WSKAZÓWKI MINISTERSTWA SKARBU PAŃSTWA DOTYCZĄCE WYKONYWANIA CZYNNOŚCI PRZEZ RADĘ NADZORCZĄ JEDNOOSOBOWEJ SPÓŁKI SKARBU PAŃSTWA ORAZ SPÓŁKI Z WIĘKSZOŚCIOWYM UDZIAŁEM SKARBU PAŃSTWA Wskazówki Ministerstwa Skarbu Państwa dotyczące wykonywania czynności przez radę nadzorczą jednoosobowej spółki Skarbu Państwa oraz spółki z większościowym udziałem Skarbu Państwa stanowią materiał pomocniczy dla członków rad nadzorczych jednoosobowych spółek Skarbu Państwa (dalej jssp) oraz spółek z większościowym udziałem Skarbu Państwa. Niniejsze Wskazówki powinny być stosowane z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa oraz statutów (umów) spółek. I. Zwołanie i porządek obrad pierwszego posiedzenia rady nadzorczej Zwołanie pierwszego posiedzenia rady nadzorczej spółki nowopowstałej należy do obowiązków zarządu spółki. Zwołanie posiedzenia powinno być dokonane w formie pisemnej z podaniem projektu porządku obrad posiedzenia. Na pierwsze posiedzenie rady nadzorczej zarząd powinien przygotować dla wszystkich członków rady nadzorczej następujące dokumenty: 1) kopię statutu /umowy spółki i dowód wpisania spółki do Krajowego Rejestru Sądowego, 2) informację o strukturze organizacyjnej spółki, 3) informacje o sytuacji ekonomiczno-finansowej wraz ze sprawozdaniem F-01 za ostatni kwartał, 4) podstawowe informacje o członkach zarządu, 5) kopię oświadczenia Ministra Skarbu Państwa w sprawie ustalenia wynagrodzenia dla członków rad nadzorczych w jednoosobowych spółkach Skarbu Państwa, kopię uchwały Walnego Zgromadzenia/Zgromadzenia Wspólników w sprawie ustalenia wynagrodzenia dla członków rad nadzorczych w spółkach z większościowym udziałem Skarbu Państwa, 6) projekt Regulaminu Zarządu przyjęty uchwałą zarządu. Porządek obrad pierwszego posiedzenia rady nadzorczej, poza zapoznaniem się z dokumentami i informacjami, o których mowa powyżej, powinien przewidywać: 1) wybór Przewodniczącego, Wiceprzewodniczącego i Sekretarza rady nadzorczej, 2) ustalenie propozycji wynagrodzeń dla członków zarządu spółki, 3) przyjęcie, w formie uchwały, Regulaminu rady nadzorczej, 4) zatwierdzenie Regulaminu Zarządu. W przypadku gdy rada nadzorcza na pierwszym posiedzeniu nie uchwali Regulaminu rady nadzorczej, niezbędne jest na tym posiedzeniu ustalenie trybu i sposobu zwołania następnego posiedzenia rady nadzorczej. Pierwsze posiedzenie rady nadzorczej kolejnej kadencji zwołuje Przewodniczący rady nadzorczej poprzedniej kadencji w terminie jednego miesiąca od dnia Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia, o ile uchwała Walnego Zgromadzenia nie stanowi inaczej. W przypadku nie zwołania posiedzenia w tym trybie, posiedzenie rady nadzorczej zwołuje zarząd. II. Wybór Przewodniczącego, Wiceprzewodniczącego i Sekretarza rady nadzorczej Na pierwszym posiedzeniu rada nadzorcza powinna wybrać ze swego grona w głosowaniu tajnym, bezwzględną większością głosów Przewodniczącego, Wiceprzewodniczącego i Sekretarza. Przeprowadzone wybory dokumentuje się uchwałą rady nadzorczej. Rada nadzorcza może odwołać z pełnionej funkcji Przewodniczącego, Wiceprzewodniczącego i Sekretarza. 1
III. Ustalanie wynagrodzeń członków zarządu Wynagradzanie członków zarządów jednoosobowych spółek Skarbu Państwa i spółek z większościowym udziałem Skarbu Państwa podlega regulacjom i ograniczeniom zawartym w ustawie z dnia 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (Dz. U. Nr 26, poz. 306, z późn. zm.) oraz aktach prawnych wykonawczych do tej ustawy. Jednoosobowe spółki Skarbu Państwa Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (Dz. U. Nr 26, poz. 306, z późn. zm.) organem właściwym do ustalenia wynagrodzenia Prezesa zarządu w jednoosobowych spółkach Skarbu Państwa jest organ właściwy do reprezentowania Skarbu Państwa. Minister Skarbu Państwa ustala wynagrodzenie Prezesa zarządu w drodze cywilno-prawnego oświadczenia. Wysokość wynagrodzenia dla pozostałych członków zarządu i zasady wynagradzania zarządu, zgodnie z przepisami statutu (umowy) spółki ustala uchwałą Walne Zgromadzenie. Do kompetencji rady nadzorczej należy wnioskowanie w sprawie zasad wynagradzania i wynagrodzeń Prezesa i pozostałych członków zarządu. Rada nadzorcza na pierwszym posiedzeniu powinna przygotować wniosek, w formie uchwały, do Ministra Skarbu Państwa i Walnego Zgromadzenia (Zgromadzenia Wspólników) o ustalenie zasad wynagradzania i wysokości wynagrodzenia Prezesa i pozostałych członków zarządu jssp. Rada nadzorcza przygotowując wniosek powinna dokładnie przeanalizować możliwości spółki i obowiązujące przepisy prawa. Każda spółka znajduje się w określonej sytuacji ekonomiczno-finansowej, rynkowej i społecznej. Poziom wynagrodzenia zarządu może się różnie kształtować w zależności od regionu, branży, wielkości przedsiębiorstwa spółki, konkurencji na rynku pracy, poziomu płac w spółce, poziomu płac zarządów w podobnych spółkach. Nie bez znaczenia jest też poziom dotychczasowego wynagrodzenia członków zarządu przed objęciem stanowisk w spółce. Wszystkie te kryteria powinny zostać przeanalizowane przy opracowywaniu wniosku przez radę nadzorczą. Uchwała rady nadzorczej powinna być niezwłocznie przesłana do Ministerstwa Skarbu Państwa. Zalecane jest przesłanie wraz z uchwałą rady nadzorczej uzasadnienia do uchwały. Spółki z większościowym udziałem Skarbu Państwa Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (Dz. U. Nr 26, poz. 306, z późn. zm.) organem właściwym do ustalenia wynagrodzenia Prezesa zarządu w spółkach z większościowym udziałem Skarbu Państwa jest Walne Zgromadzenie/ Zgromadzenie Wspólników. O ile statut spółki nie stanowi inaczej organem właściwym do ustalenia wynagrodzenia pozostałych członków zarządu w spółce akcyjnej jest rada nadzorcza (art. 378 1 KSH). W związku z powyższym, w zależności od postanowień określonych w statucie / umowie spółki wynagrodzenia członków zarządu ustala Walne Zgromadzenie (Zgromadzenie Wspólników) lub rada nadzorcza (oprócz Prezesa zarządu dla którego wynagrodzenie ustala zawsze WZ/ZW). W przypadku gdy organem właściwym do ustalenia wynagrodzenia jest Walne Zgromadzenie (Zgromadzenie Wspólników) do kompetencji rady nadzorczej należy wnioskowanie w sprawie ustalenia wynagrodzeń Prezesa i pozostałych członków zarządu. Zarówno przy ustalaniu propozycji wynagrodzenia jak i przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia rada nadzorcza powinna kierować się wskazówkami opisanymi dla jednoosobowych spółek Skarbu Państwa. 2
IV. Zawarcie umów o pracę z członkami zarządu Zgodnie z art. 210 i art. 379 Kodeksu spółek handlowych oraz postanowieniami umowy/statutu spółki w umowach pomiędzy spółką a członkami zarządu oraz w sporach pomiędzy tymi stronami spółkę reprezentuje rada nadzorcza (o ile zgromadzenie wspólników/ walne zgromadzenie nie ustanowiło do tych spraw pełnomocnika). Z powyższych przepisów wynika m.in. obowiązek zawarcia przez radę nadzorczą umów stanowiących podstawę zatrudnienia członków zarządu. Sprawa ta powinna być przedmiotem obrad rady nadzorczej na najbliższym posiedzeniu po podjęciu: przez zgromadzenie wspólników/ walne zgromadzenie uchwał w sprawie zasad i wysokości wynagrodzenia miesięcznego członków zarządu oraz ustaleniu przez Ministra Skarbu Państwa wysokości wynagrodzenia Prezesa zarządu (jssp), przez właściwy organ (WZ/ZW lub RN) uchwały w sprawie określenia wysokości wynagrodzenia członków zarządu (spółki z większościowym udziałem SP). Rada nadzorcza powinna uchwałą delegować jednego z członków do zawarcia umów o pracę (zgodnych z projektami przyjętymi uchwałą przez radę nadzorczą) z Prezesem i członkami zarządu, na warunkach określonych w uprzednio podjętych uchwałach (oświadczeniu Ministra). Dopuszczalne jest zawarcie umowy o pracę na czas określony jak i umowy o pracę na czas nie określony. W przypadku wyboru pierwszego wariantu, tj. umowy o pracę na czas określony, dłuższy niż 6 miesięcy strony powinny przewidzieć dopuszczalność wcześniejszego rozwiązania tej umowy za dwutygodniowym wypowiedzeniem (art. 33 Kodeksu pracy). Istotne elementy umowy o pracę z członkami zarządu w spółkach z udziałem Skarbu Państwa omówiono w załączniku Nr 2 do Zasad nadzoru. W przypadku zarządu jednoosobowego, w umowie o pracę należy zastrzec, że wszystkie czynności dotyczące stosunku pracy członka zarządu (udzielanie urlopów, zwolnień od pracy, przyznawanie świadczeń, zwrotu kosztów itp.) wykonywać będzie rada nadzorcza (wyznaczony uchwałą przedstawiciel rady nadzorczej). W umowie o pracę powinny być uwzględnione wszystkie elementy wynagrodzenia, w tym również wynikające z przepisów wykonawczych do ustawy z dnia 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (Dz. U. Nr 26, poz. 306, z późn. zm.) np. świadczenia dodatkowe zgodne z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 21 stycznia 2003 r. w sprawie szczegółowego wykazu świadczeń dodatkowych, które mogą być przyznane osobom kierującym niektórymi podmiotami prawnymi, oraz trybu ich przyznawania (Dz. U. Nr 14, poz. 139). Jeżeli w uchwale o zasadach wynagradzania Zgromadzenie Wspólników/Walne Zgromadzenie nie rozstrzyga ostatecznie o przyznaniu członkom zarządu odprawy w razie odwołania ze stanowiska lub rozwiązania umowy o pracę z innych przyczyn niż naruszenie podstawowych obowiązków wynikających ze stosunku zatrudnienia, rada nadzorcza winna zdecydować indywidualnie w stosunku do poszczególnych członków zarządu o przyznaniu (bądź nie przyznaniu) prawa do odprawy i ustalić jej wysokość w granicach określonych w ustawie. Kopie podpisanych umów o pracę rada nadzorcza powinna przesłać do Ministerstwa Skarbu Państwa. Równocześnie Członkowie zarządu powinni przekazać do Ministerstwa Skarbu Państwa wypełnione przez nich Kwestionariusze Osobowe członka zarządu (wzór Kwestionariusza osobowego członka zarządu dostępny jest na stronie internetowej MSP). V. Regulaminy wewnętrzne spółki Rada nadzorcza, stosownie do postanowień statutu (umowy) spółki, zatwierdza uchwałą Regulamin Zarządu oraz uchwala własny Regulamin Rady Nadzorczej. Postanowienia tych dokumentów powinny uszczegółowić określone w Kodeksie spółek handlowych oraz statucie (umowie) spółki, prawa i obowiązki zarządu i rady nadzorczej oraz zasady funkcjonowania tych organów spółki (organizację ich pracy i sposób wykonywania czynności). Rada nadzorcza zatwierdza również uchwałą Regulamin organizacyjny przedsiębiorstwa spółki. 3
Regulamin Zarządu Spółki i Regulamin organizacyjny przedsiębiorstwa Spółki, przedłożone do zatwierdzenia radzie nadzorczej, muszą być wcześniej uchwalone przez zarząd. Rada nadzorcza może je zatwierdzić lub odrzucić, wskazując przyczyny odrzucenia. Rada nadzorcza nie może dokonywać samodzielnie zmian w tych Regulaminach. Regulamin Rady Nadzorczej powinien szczegółowo określać tryb zwoływania posiedzeń rady nadzorczej oraz ustalania i zmiany porządku obrad, zasady protokołowania i prowadzenia dokumentacji rady nadzorczej, obowiązki związane ze sprawowaniem funkcji w radzie nadzorczej. Zalecane jest uchwalenie Regulaminu Rady Nadzorczej na pierwszym posiedzeniu rady nadzorczej. W przypadku nie uchwalenia na pierwszym posiedzeniu Regulaminu Rady Nadzorczej, niezbędne jest podjęcie uchwały określającej tryb zwołania i porządek obrad następnego posiedzenia. Stosownie do postanowień statutu (umowy) spółki rada nadzorcza uchwala również: 1) Regulamin wyborów członków Rady Nadzorczej wybieranych przez pracowników Spółki, 2) Regulamin wyborów członków Rady Nadzorczej wybieranych przez rolników (rybaków, plantatorów) jeżeli są uprawnieni do wyboru członków rady nadzorczej, 3) Regulamin wyborów członka Zarządu wybieranego przez pracowników Spółki w przypadku, gdy spółka zatrudnia średniorocznie powyżej 500 pracowników. Postanowienia tych dokumentów winny uszczegóławiać przepisy określone w ustawie o komercjalizacji i prywatyzacji oraz statucie/umowie spółki. VI. Obowiązki związane ze sprawozdaniami finansowymi Jednym z pierwszych obowiązków zarządu jednoosobowej spółki Skarbu Państwa powstałej w wyniku komercjalizacji jest sporządzenie sprawozdania za ostatni okres funkcjonowania przedsiębiorstwa państwowego. Rada nadzorcza zobowiązana jest dokonać oceny (w formie uchwały) wniosku zarządu dotyczącego podziału zysku lub pokrycia straty. Za okres funkcjonowania przedsiębiorstwa państwowego zarząd powinien złożyć w Ministerstwie Skarbu Państwa: 1) sprawozdanie finansowe zbadane przez biegłego rewidenta, podpisane przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i wszystkich członków zarządu, w tym: - wprowadzenie do sprawozdania, - bilans sporządzony na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej, tj. dzień poprzedzający dzień komercjalizacji, - rachunek zysków i strat za okres od początku roku obrotowego do dnia poprzedzającego zmianę formy prawnej, - zestawienie zmian w funduszu własnym (jeżeli sprawozdanie obejmuje pełny rok obrotowy i taki obowiązek wynika z art. 45 ust. 3 i art. 64 ustawy o rachunkowości), - rachunek przepływów pieniężnych (jeżeli sprawozdanie obejmuje pełny rok obrotowy i taki obowiązek wynika z art. 45 ust. 3 i art. 64 ustawy o rachunkowości), - dodatkowe informacje i wyjaśnienia, sporządzone według wzorów stanowiących załączniki do ustawy o rachunkowości, 2) sprawozdanie z działalności jednostki, 3) opinię i raport biegłego rewidenta z badania sprawozdania finansowego, 4) wniosek zarządu (w formie uchwały) dotyczący podziału zysku lub sposobu pokrycia straty wraz z uzasadnieniem, 5) uchwałę Rady Nadzorczej oceniającą wniosek zarządu dotyczący podziału zysku lub pokrycia straty. Po zakończeniu każdego roku obrotowego spółki zarząd i rada nadzorcza zobowiązane są przygotować dokumentację niezbędną do odbycia Zwyczajnego WZ/ZW. Szczegółowe zasady i sposób przygotowania dokumentów sprawozdawczych z działalności jednoosobowych spółek Skarbu Państwa i spółek z większościowym udziałem Skarbu Państwa w roku obrotowym regulują Wytyczne wydawane corocznie przez Ministra Skarbu Państwa, publikowane na stronach internetowych MSP. 4
Roczne sprawozdania finansowe spółek, określonych w art. 64 ust. 1 ustawy o rachunkowości, podlegają badaniu przez biegłych rewidentów. Na mocy przepisów statutów / umów spółek badaniu przez biegłych rewidentów podlegają również sprawozdania finansowe wszystkich jednoosobowych spółek Skarbu Państwa. Wyboru podmiotu badającego sprawozdanie finansowe (biegłego rewidenta) dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie jednostki, chyba że statut, umowa lub inne wiążące jednostkę przepisy stanowią inaczej. Wybór bezstronnego i niezależnego biegłego rewidenta do badania sprawozdania finansowego spółki należy do kompetencji rady nadzorczej lub pełnomocnika wspólnika, o ile statut/umowa spółki nie stanowi inaczej. Zarządzenie Nr 34 Ministra Skarbu Państwa z dnia 29 września 2008 r. zmienione zarządzeniem Nr 29 z dnia 23 lipca 2009 r. określa szczegółowo zasady i tryb wyboru biegłych rewidentów do badania sprawozdań finansowych spółek z udziałem Skarbu Państwa. Analizując oferty rada nadzorcza bierze pod uwagę zachowanie bezstronności i niezależności biegłego rewidenta. Dokonując wyboru rada nadzorcza powinna uwzględnić również m.in. dotychczasowe doświadczenia biegłego rewidenta w zakresie badania sprawozdań finansowych, znajomość branży przez biegłego rewidenta, wysokość wynagrodzenia za przeprowadzenie badania. Wyboru biegłego rada nadzorcza powinna dokonać w takim terminie, aby mógł on brać udział w inwentaryzacji przeprowadzanej na koniec okresu sprawozdawczego. W uchwale rady nadzorczej oprócz wskazania wybranego audytora, konieczne jest określenie: granicznej wysokości wynagrodzenia biegłego rewidenta, wskazania konieczności zawarcia w umowie zapisów odnośnie udziału biegłego w posiedzeniach organów oceniających (rada nadzorcza) jak również (o ile będzie to konieczne) zatwierdzających (Walne Zgromadzenie/Zgromadzenie Wspólników). W spółkach, którym Minister Skarbu Państwa udzielił pomocy publicznej, rada nadzorcza w swojej uchwale powinna również uwzględnić konieczność rozszerzenia zakresu badania o sprawy związane z prawidłowością wydatkowania otrzymanej pomocy publicznej oraz realizacji planów restrukturyzacji. Zawarcie stosownych umów z wybranym biegłym rewidentem powinno nastąpić w terminie umożliwiającym biegłemu rewidentowi udział w inwentaryzacji składników majątkowych spółki. W większości przypadków wybór biegłego rewidenta powinien nastąpić do końca III-go kwartału roku obrotowego, a podpisanie z nim umowy do końca października tego roku. Szczegółowe informacje jakie powinny być zawarte w umowie o badanie sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta zawiera załącznik Nr 2. Rada nadzorcza, po zapoznaniu się z wynikami badania przez biegłego rewidenta, dokonuje oceny sprawozdania finansowego, sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz opiniuje wniosek zarządu w sprawie podziału zysku lub pokrycia straty. Opinie i oceny dotyczące sporządzonego sprawozdania finansowego rada nadzorcza zawiera w stosownym sprawozdaniu przyjętym uchwałą. Rada nadzorcza zobowiązana jest również do podjęcia stosownych uchwał dotyczących innych dokumentów sporządzanych na WZ/ZW (zgodnie z regulacjami zawartymi w Wytycznych ). Walne Zgromadzenie/Zgromadzenie Wspólników zwołuje zarząd zgodnie z przepisami określonymi w Kodeksie spółek handlowych. W jednoosobowych spółkach Skarbu Państwa zarząd nie zwołuje Walnego Zgromadzenia lecz występuje z wnioskiem do Ministra Skarbu Państwa o odbycie Walnego Zgromadzenia (Zgromadzenia Wspólników) w trybie art. 405 1 lub art. 240 KSH. Zarząd powinien zaproponować porządek obrad i przygotować projekty uchwał Zgromadzenia. 5
VII. Wynagrodzenie rady nadzorczej Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (Dz. U. Nr 26, poz. 306, z późn. zm.) członkom rad nadzorczych jednoosobowych spółek Skarbu Państwa i spółek z większościowym udziałem Skarbu Państwa przysługuje z tytułu pełnionej funkcji wyłącznie wynagrodzenie miesięczne, którego wysokość nie może przekraczać jednego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw, bez wypłat nagród z zysku, w czwartym kwartale roku poprzedniego, ogłoszonego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Minister Skarbu Państwa ustala wynagrodzenie członków rad nadzorczych w jednoosobowych spółkach Skarbu Państwa w drodze cywilno-prawnego oświadczenia. Wynagrodzenia członków rad nadzorczych spółek z większościowym udziałem Skarbu Państwa określa Walne Zgromadzenie/Zgromadzenie Wspólników. Minister Skarbu Państwa w swoim oświadczeniu ustalił następujące zasady wynagradzania członków rad nadzorczych jssp: 1. Wysokość miesięcznego wynagrodzenia członków rady nadzorczej jest równa kwocie jednego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw bez wypłat nagród z zysku w czwartym kwartale roku poprzedniego określonej w obwieszczeniu Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego niezależnie od pełnionej funkcji w radzie. 2. Członkowi rady nadzorczej przysługuje wynagrodzenie, o którym mowa w pkt. 1 bez względu na częstotliwość formalnie zwołanych posiedzeń. 3. Wynagrodzenie nie przysługuje za ten miesiąc, w którym członek rady nadzorczej nie był obecny na żadnym z formalnie zwołanych posiedzeń z powodów nieusprawiedliwionych. 4. O usprawiedliwieniu lub nieusprawiedliwieniu nieobecności członka rady nadzorczej na jej posiedzeniu decyduje rada nadzorcza w drodze uchwały. 5. Wynagrodzenie, o którym mowa w pkt. 1 jest obliczane proporcjonalnie do ilości dni pełnienia funkcji w przypadku gdy powołanie lub odwołanie nastąpiło w czasie trwania miesiąca kalendarzowego. 6. Wynagrodzenie, o którym mowa w pkt. 1 jest wypłacane z dołu, do 10 dnia każdego miesiąca. 7. Wynagrodzenie obciąża koszty działalności spółki. 8. Spółka pokrywa również koszty poniesione w związku z wykonywaniem przez członków rady nadzorczej powierzonych im funkcji, a w szczególności koszty przejazdu z miejsca zamieszkania do miejsca odbycia posiedzenia rady nadzorczej i z powrotem, lub koszty wykonywania indywidualnego nadzoru oraz koszty zakwaterowania i wyżywienia. 9. Spółka, stosownie do postanowień ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361, z późn. zm.), oblicza i pobiera w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzeń członków rady nadzorczej. 10. Wynagrodzenie, o którym mowa w pkt. 1 przysługuje członkom rady nadzorczej od dnia rejestracji spółki ze skutkiem od pierwszego dnia miesiąca przypadającego po wydaniu postanowienia o wpisaniu spółki do rejestru. W spółkach z większościowym udziałem Skarbu Państwa powyższe zasady mogą być określone w uchwałach Walnego Zgromadzenia/ Zgromadzenia Wspólników ustalających zasady wynagradzania rady nadzorczej. VIII. Zasady formułowania uchwał podejmowanych przez radę nadzorczą Prawidłowo podjęta uchwała powinna zawierać następujące elementy: 1. numer, datę, tytuł (w tym, dla odróżnienia uchwał rad nadzorczych kolejnych kadencji proponujemy w numerze oznaczać cyfrą rzymską kolejną kadencję np. nr kolejny/ II /2009), 2. podstawę prawną podjęcia uchwały - należy przywołać odpowiedni przepis Kodeksu spółek handlowych lub innej ustawy, aktu prawnego wykonawczego do ustawy, statutu (umowy) spółki, uchwały zgromadzenia lub regulaminu rady nadzorczej, 6
3. treść uchwały (w miarę potrzeby oznaczoną paragrafami i ustępami), 4. uzasadnienie (uchwały opiniujące winny być przedstawiane wraz z uzasadnieniem zawierającym szczegółowe stanowisko rady nadzorczej, np. w przypadku wniosków dotyczących zbycia/ nabycia aktywów trwałych, rady nadzorcze powinny przeanalizować dokumenty źródłowe, zwrócić uwagę na uzasadnienie ekonomiczne przedsięwzięcia, zgodność inwestycji z planami rocznymi i strategicznymi, źródła finansowania itp.), 5. termin wejścia w życie uchwały, 6. tryb podjęcia uchwały (tajny-jawny) i wynik głosowania (liczba obecnych, liczba głosów za, przeciw i wstrzymujących się ), 7. podpisy: a) w spółce akcyjnej: podpisy wszystkich obecnych członków rady nadzorczej, jeżeli uchwała jest załącznikiem do protokołu (zgodnie z art. 391 2 i art. 376 KSH), podpis osoby upoważnionej wyznaczonej w Regulaminie Rady Nadzorczej (np. Przewodniczącego lub Sekretarza Rady), jeżeli tekst uchwały jest wyciągiem z protokołu posiedzenia rady nadzorczej, b) w spółce z o.o. wg zasady ustalonej w Regulaminie Rady Nadzorczej. W uchwałach należy jasno i jednoznacznie określić stanowisko rady nadzorczej w rozpatrywanej sprawie, wskazując podstawowe informacje identyfikujące daną sprawę. Z podstawy prawnej powinny wynikać kompetencje rady nadzorczej do podjęcia uchwały w danej sprawie. Jeżeli uchwała dotyczy dokumentu zgłoszonego do rozpatrzenia przez radę nadzorczą, dokument ten powinien stanowić załącznik do uchwały. Jeżeli opinia rady nadzorczej zawarta w uchwale jest niezbędna do rozpatrzenia sprawy i podjęcia uchwały przez Walne Zgromadzenie/Zgromadzenie Wspólników w uchwale rady nadzorczej powinno być zawarte uzasadnienie zajętego stanowiska. Zdanie odrębne zgłasza się bezpośrednio po głosowaniu uchwały. Prawo zgłoszenia zdania odrębnego przysługuje wyłącznie członkowi rady nadzorczej, który głosował przeciwko uchwale. Zdanie odrębne powinno zostać zapisane w protokole z posiedzenia lub załączone na piśmie do protokołu (wówczas w protokole zamieszcza się wzmiankę o złożeniu zdania odrębnego w formie załącznika). Wzory uchwał rady nadzorczej przedstawiono w załączniku Nr 1 (a, b, c). IX. Protokołowanie posiedzeń rady nadzorczej Zasady protokołowania posiedzeń rady nadzorczej spółki akcyjnej określa Kodeks spółek handlowych. Do protokołów rady nadzorczej stosuje się odpowiednio przepisy o protokołach zarządu (art. 391 2 i art. 376 KSH). Wg. wymagań Kodeksu spółek handlowych, protokół z posiedzenia rady nadzorczej spółki akcyjnej powinien zawierać: a) porządek obrad, b) imiona i nazwiska obecnych członków rady nadzorczej, c) treść uchwał, d) ilość głosów oddanych na poszczególne uchwały, e) zdania odrębne, f) podpisy obecnych członków rady nadzorczej. Niezależnie od wskazań Kodeksu spółek handlowych, protokół powinien zawierać: a) miejsce i datę posiedzenia, b) numer protokołu (sposób numeracji powinien zostać przyjęty przez radę nadzorczą), c) stwierdzenie zdolności do podejmowania uchwał (prawomocności posiedzenia), d) przyjęcie przez radę nadzorczą w głosowaniu porządku obrad. Protokołowane powinny być także istotne zdarzenia z przebiegu obrad np. zmiany w składzie osób uczestniczących w posiedzeniu, zmiany w realizacji porządku obrad, wnioski zgłaszane przez członków rady nadzorczej, a także każdorazowo na wyraźne żądanie istotne wypowiedzi i uwagi zgłaszane przez członków rady nadzorczej. Nie ma obowiązku protokołowania całości dyskusji z posiedzenia rady nadzorczej. 7
Kodeks spółek handlowych nie określa zasad protokołowania posiedzeń rady nadzorczej w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Nakazuje jedynie by z przebiegu posiedzenia rady nadzorczej sporządzać protokół (art. 222 2 KSH). Wynika stąd, że przebieg obrad rady nadzorczej powinien być odzwierciedlony w protokole. W tym przypadku szczegółowe zasady protokołowania posiedzeń rady nadzorczej powinien określać Regulamin Rady Nadzorczej. Protokoły powinien sporządzać Sekretarz rady nadzorczej, a akceptować je powinni członkowie obecni na posiedzeniu. Regulamin Rady Nadzorczej może wprowadzać inne rozwiązania w zakresie osoby sporządzającej protokoły, oraz prowadzenia księgi protokołów. Protokoły rady nadzorczej powinny być przechowywane w siedzibie spółki, w miejscu uzgodnionym z zarządem. Dostęp do protokołów powinni mieć wszyscy członkowie rady nadzorczej. Księgę protokołów i dokumentację rady nadzorczej prowadzi Sekretarz rady nadzorczej. X. Sprawozdawczość wobec MSP rady nadzorczej jssp i reprezentantów SP w radach nadzorczych spółek z większościowym udziałem Skarbu Państwa Dla zapewnienia możliwości sprawowania nadzoru nad działalnością spółek, Ministerstwo Skarbu Państwa winno dysponować informacjami dotyczącymi sytuacji ekonomiczno -finansowej spółki. W związku z powyższym: Rada nadzorcza jssp obowiązana jest niezwłocznie przekazywać do Ministerstwa Skarbu Państwa: 1. kopie wszystkich podjętych uchwał, 2. kopie protokołów z tych posiedzeń rady nadzorczej, na których: a) dokonywana jest roczna ocena działalności spółki związana z zakończeniem roku obrotowego, b) podejmowane są uchwały w sprawie powoływania, odwoływania albo zawieszania w czynnościach członków zarządu, c) podejmowane są uchwały w sprawie delegowania członków Rady do czasowego wykonywania czynności członków zarządu, d) złożono zdania odrębne do podjętych uchwał, 3. kopie uchwalonych (zatwierdzonych) regulaminów zarządu i rady nadzorczej oraz regulaminów wyborczych członka zarządu i członków rady nadzorczej wybieranych przez pracowników (rolników) a także kopie uchwał o zmianach dokonanych w tych regulaminach. Rada nadzorcza powinna informować departament nadzoru Ministerstwa Skarbu Państwa o zaistniałych w spółce zagrożeniach w funkcjonowaniu spółki, nieprawidłowościach w działaniach zarządu oraz występujących niepokojach społecznych. Reprezentanci SP w radach nadzorczych jednoosobowych spółek Skarbu Państwa oraz spółek z większościowym udziałem Skarbu Państwa obowiązani są niezwłocznie przekazywać do Ministerstwa Skarbu Państwa informacje o: 1. działaniach rady nadzorczej w zakresie: a) powoływania, odwoływania albo zawieszania w czynnościach członków zarządu, b) delegowania członków Rady do czasowego wykonywania czynności członków zarządu, 2. złożonych przez nich zdaniach odrębnych do uchwał podjętych przez radę nadzorczą. Reprezentanci SP w radach nadzorczych powinni również: a) w przypadku podejrzenia, iż działania podejmowane przez organy spółki mogą być niekorzystne dla akcjonariusza/wspólnika Skarbu Państwa natychmiast powiadamiać Ministerstwo Skarbu Państwa, b) informować departament nadzoru Ministerstwa Skarbu Państwa o pojawiających się istotnych problemach w działalności spółki, poważnych zmianach w sytuacji finansowej, zaistniałych zagrożeniach w funkcjonowaniu spółki, nieprawidłowościach w działaniach zarządu, oraz występujących problemach i niepokojach społecznych. Reprezentanci Skarbu Państwa w radach nadzorczych jssp i spółek z większościowym udziałem SP zobowiązani są do niezwłocznego informowania departamentu nadzoru Ministerstwa Skarbu Państwa 8
o zaistniałych przypadkach nieprawidłowości w działalności spółki stwierdzonych w wyniku bieżącego monitorowania spółek w zakresie: a) stopnia realizacji przedstawionych przez spółkę w planie rzeczowo-finansowym lub strategicznych planach wieloletnich parametrów ekonomicznych, docelowych wyników ekonomiczno-finansowych oraz zleconych konkretnych zadań do wykonania w spółce; b) prawidłowości i efektywności wykorzystania przekazanej spółce przez Ministra Skarbu Państwa z Funduszu Restrukturyzacji Przedsiębiorców pomocy publicznej, a w szczególności prawidłowości wydatkowania środków otrzymanych w ramach pomocy publicznej i realizacji planów restrukturyzacji finansowanych z tych środków. Inne obowiązki sprawozdawcze wobec Ministerstwa Skarbu Państwa: 1. Rada nadzorcza jssp powinna nadzorować terminowe przesyłanie przez spółkę do Ministerstwa Skarbu Państwa Kwartalnej Informacji o Jednoosobowej Spółce Skarbu Państwa opisującej działalność jednoosobowej spółki Skarbu Państwa w kwartale sprawozdawczym, której część wypełnia rada nadzorcza. Sprawozdanie to jest sporządzane zgodnie z wytycznymi przekazanymi spółce osobno i przesyłane w formie druku oraz w formie elektronicznej w terminie do końca miesiąca następującego po upływie kwartału sprawozdawczego (wyjątkowo za IV kwartał do 10 lutego). Spółka nowopowstała sporządza pierwszą "Kwartalną informację" po pierwszym pełnym kwartale działalności jako spółka wzór Kwartalnej informacji o Jednoosobowej Spółce Skarbu Państwa dostępny jest na stronie internetowej MSP. Do Kwartalnej informacji należy załączyć Sprawozdanie F-01 o przychodach, kosztach i wyniku finansowym za kwartał sprawozdawczy. 2. Reprezentanci SP w radzie nadzorczej spółki z większościowym udziałem SP powinni nadzorować terminowe przesyłanie przez spółkę do Ministerstwa Skarbu Państwa Kwartalnej Informacji o Spółce z Większościowym Udziałem Skarbu Państwa (WUSP) opisującej działalność spółki z większościowym udziałem Skarbu Państwa w kwartale sprawozdawczym, której część wypełniają reprezentanci Skarbu Państwa w radzie nadzorczej. Sprawozdanie to jest sporządzane zgodnie z wytycznymi przekazanymi spółce osobno i przesyłane w terminie do końca miesiąca następującego po upływie kwartału sprawozdawczego (wyjątkowo za IV kwartał do 10 lutego) wzór Kwartalnej Informacji o Spółce z Większościowym Udziałem Skarbu Państwa dostępny jest na stronie internetowej MSP. Do Kwartalnej informacji należy załączyć Sprawozdanie F-01 o przychodach, kosztach i wyniku finansowym za kwartał sprawozdawczy. Spółki publiczne przesyłają do Ministerstwa Skarbu Państwa Kwartalną Informację o Spółce z WUSP w zakresie uwzględniającym dane publikowane, w terminie 7 dniu po opublikowaniu przez spółkę raportów kwartalnych lub raportu półrocznego, podając w Kwartalnej informacji datę opublikowania raportu. Przesyłając informację zarząd spółki winien uwzględnić przepisy art. 428 6 KSH. XI. Kontrola wpływu wzrostu płac na sytuację finansową jednoosobowej spółki Skarbu Państwa Rada nadzorcza, w ramach nadzoru i kontroli działalności spółki, obowiązana jest dokonywać kwartalnej oceny wzrostu wynagrodzeń oraz jego wpływu na sytuację finansową spółki. Rada nadzorcza powinna w sposób ciągły kontrolować sytuację ekonomiczno-finansową spółki, ze szczególnym uwzględnieniem następujących elementów: 1. osiągniętego wyniku ze sprzedaży, 2. udziału kosztów wynagrodzeń w ogólnych kosztach działalności spółki, 3. proporcji pomiędzy poziomem kosztów działalności operacyjnej (z wyłączeniem kosztów wynagrodzeń) do kosztów wynagrodzeń, 4. proporcji wzrostu wynagrodzeń do wyniku na działalności gospodarczej spółki, 5. wpływu wzrostu wynagrodzeń na zachowanie płynności finansowej spółki, 6. terminowości regulowania zobowiązań, ze szczególnym uwzględnieniem zobowiązań podatkowych oraz wobec ZUS, 7. stopnia wykorzystania amortyzacji na odtworzenie majątku produkcyjnego. 9
Informacje dotyczące kształtowania przyrostu wynagrodzeń spółka przesyła do Ministerstwa Skarbu Państwa w ramach kwartalnej informacji o spółce (stosowna tabela C.1. w Informacji kwartalnej, jako wskaźnik WPPMW należy przyjąć wskaźnik wzrostu wynagrodzeń określony na podstawie planowanego wzrostu wynagrodzeń przyjętego do rocznego planu rzeczowo-finansowego zarówno w ujęciu kwartalnym, jak i narastającym). W kwestionariuszu Kwartalnej Informacji o Jednoosobowej Spółce Skarbu Państwa rada nadzorcza przedstawia także dodatkowe wyjaśnienia, dotyczące działań podejmowanych przez radę nadzorczą dyscyplinujących zarząd, w przypadku wzrostu płac powodującego pogorszenie sytuacji finansowej spółki. XII. Opinie i ekspertyzy Rada nadzorcza ma prawo zasięgania opinii radców prawnych zatrudnionych w spółce oraz w uzasadnionych przypadkach powoływania odpowiednich ekspertów w celu zasięgnięcia opinii i podjęcia właściwej decyzji. W takim przypadku rada nadzorcza podejmuje uchwałę o wyborze eksperta (firmy audytorskiej, konsultingowej), a zarząd spółki zawiera stosowną umowę. XIII. Ograniczenia w możliwości pełnienia funkcji w zarządach spółek Skarbu Państwa oraz w prowadzeniu działalności konkurencyjnej Członkowie zarządu powinni złożyć stosowne oświadczenia na piśmie, że w stosunku do nich nie mają zastosowania ograniczenia i zakazy pełnienia funkcji we władzach spółek Skarbu Państwa oraz w prowadzeniu działalności konkurencyjnej, wynikające z przepisów prawa, a w szczególności zawarte w niżej wymienionych aktach prawnych: 1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz. U. Nr 94, poz. 1037 z późn. zm.); 2. Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne (Dz. U. z 2006 r., Nr 216, poz. 1584, z późn. zm.); 3. Ustawa z dnia z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. Nr 50, poz. 331, z późn. zm.); 4. Ustawa z dnia 9 maja 1996 r. o wykonywaniu mandatu posła i senatora (Dz. U. z 2011 r. Nr 7, poz. 29). 5. Ustawa z dnia 30 sierpnia 1996 r. o komercjalizacji i prywatyzacji (Dz.U. z 2002 r., Nr 171, poz. 1397, z późn. zm.). XIV. Rezygnacja z pełnionej funkcji Zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych do złożenia rezygnacji przez członka zarządu (także likwidatora), członka rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej stosuje się odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu zlecenia przez przyjmującego zlecenie. (art. 202 5, art. 218 3, art. 369 6 i art. 386 2 KSH) Przepisy kodeksu cywilnego określają, że przyjmujący zlecenie może je wypowiedzieć w każdym czasie. Jednakże gdy zlecenie jest odpłatne, a wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, przyjmujący zlecenie jest odpowiedzialny za szkodę (art. 746 2 KC). Wskutek rezygnacji wygasa mandat. W związku z tym nie odwołuje się ze składu organu osoby, która złożyła rezygnację lecz jedynie uzupełnia skład organu o nową osobę na nieobsadzony mandat. Aby uniknąć odpowiedzialności za ewentualną szkodę wyrządzoną spółce członek zarządu lub rady nadzorczej nie powinien składać rezygnacji lecz podjąć odpowiednie działania w sposób umożliwiający spółce zastąpienie go inną osobą. Powinien więc złożyć wniosek o odwołanie go z pełnionej funkcji. Jedynie w przypadku szczególnym, motywowanym ważnym powodem powinno się składać rezygnację w trybie natychmiastowym lub z podanym konkretnym terminem ustąpienia. Członek zarządu wniosek o odwołanie lub rezygnację składa na piśmie radzie nadzorczej i do wiadomości Ministrowi Skarbu Państwa. 10
Członek rady nadzorczej jssp/ reprezentant SP w radzie nadzorczej spółki z większościowym udziałem Skarbu Państwa wniosek o odwołanie lub rezygnację składa na piśmie zarządowi i do wiadomości Ministrowi Skarbu Państwa. Wykaz załączników: Załącznik Nr 1 Wzory Uchwał rady nadzorczej: a) Załącznik Nr 1a Załącznik do Protokołu z posiedzenia Rady Nadzorczej, b) Załącznik Nr 1b Wyciąg z Protokołu z posiedzenia Rady Nadzorczej, c) Załącznik Nr 1c Uchwała RN podjęta w trybie głosowania przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Załącznik Nr 2 Informacje o zakresie umowy na badanie sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta. 11
Załącznik Nr 1a (WZÓR 1) Załącznik Nr... do Protokołu z posiedzenia Rady Nadzorczej... S.A. z dnia... UCHWAŁA Nr... /.. /20... ( nr kolejny / kadencja / rok ) Rady Nadzorczej... S.A. ( nazwa spółki ) z dnia... 20... r. w sprawie:...... Działając na podstawie... (podstawa prawna) Rada Nadzorcza postanawia, co następuje: 1..... 2 Uchwała wchodzi w życie z dniem... Głosowanie przeprowadzono w trybie jawnym / tajnym.* Ilość obecnych:... Ilość głosów "za":... Ilość głosów "przeciw":... Ilość wstrzymujących się:... Podpisy obecnych członków Rady: (Imię nazwisko) (Podpis) 1.... 2.... 3.... 4.... 5.... ------------------------------ * niepotrzebne skreślić 12
Załącznik Nr 1b (WZÓR 2) Wyciąg z Protokołu z posiedzenia Rady Nadzorczej...S.A.w dniu... UCHWAŁA Nr... /.. /20... ( nr kolejny / kadencja / rok ) Rady Nadzorczej... S.A. ( nazwa spółki) z dnia... 20... r. w sprawie:...... Działając na podstawie... (podstawa prawna) Rada Nadzorcza postanawia co następuje: 1 2 Uchwała wchodzi w życie z dniem... Głosowanie przeprowadzono w trybie jawnym / tajnym.* Ilość obecnych:... Ilość głosów "za":... Ilość głosów "przeciw":... Ilość wstrzymujących się:... Podpisy upoważnionych członków Rady**...... (imię i nazwisko funkcja - podpis) (imię i nazwisko funkcja - podpis) ------------------------------ * niepotrzebne skreślić ** należy wpisać członków Rady upoważnionych do podpisywania uchwał, wskazanych w Regulaminie Rady Nadzorczej (np. przewodniczący, lub przewodniczący i sekretarz) 13
Załącznik Nr 1c (WZÓR 3) Uchwała RN podjęta w trybie głosowania przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. UCHWAŁA Nr... /.. /20... ( nr kolejny / kadencja / rok) Rady Nadzorczej... S.A. (nazwa spółki) z dnia... 20... r. w sprawie:...... Działając na podstawie (podstawa prawna) Rada Nadzorcza postanawia co następuje: 1 2 Uchwała wchodzi w życie z dniem... *** Głosowanie przeprowadzono w trybie telekonferencji, w której wzięli udział wszyscy członkowie Rady Nadzorczej. Wszyscy członkowie Rady zostali powiadomieni o treści uchwały. Ilość osób głosujących:... Ilość głosów "za":... Ilość głosów "przeciw":... Ilość wstrzymujących się:... Przewodniczący Rady Nadzorczej... (imię i nazwisko - podpis) 14
Załącznik Nr 2 Informacje o zakresie umowy na badanie sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta. 1. Umowa powinna zawierać zapisy odnośnie: a) terminu przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego, b) terminu przedłożenia opinii i raportu z przeprowadzonego badania, c) wysokości wynagrodzenia za przeprowadzone badanie 2. Zgodnie z normami wykonywania zawodu biegłego rewidenta umowa winna również zawierać zapisy odnośnie: a) odpowiednio wczesnego poinformowania o terminach spisów z natury w celu ich obserwacji przez biegłego rewidenta, b) przekazania przez badaną jednostkę harmonogramu prac związanych z zamknięciem ksiąg rachunkowych i sporządzeniem sprawozdania finansowego, c) udzielenia przez osobę sprawującą obsługę prawną badanej jednostki potrzebnych informacji, dotyczących między innymi spraw przygotowanych do postępowania sądowego oraz znajdujących się w toku tego postępowania, d) zobowiązania się kierownictwa badanej jednostki do złożenia stosownych oświadczeń, e) określenia organu, któremu należy przedłożyć opinię i raport oraz liczbę ich egzemplarzy, f) określenia dodatkowych lub szczególnie pogłębionych - na życzenie jednostki - tematów badania, o ile nie stanowią one przedmiotu oddzielnej umowy, g) określenia sposobu rozłożenia badania w czasie, zwłaszcza jeżeli jego część następuje przed zamknięciem ksiąg, h) zapewnienia przez badaną jednostkę nieograniczonego dostępu do wszystkich danych, w tym również informacji o indywidualnych wynagrodzeniach, oraz protokołów z posiedzeń zarządu, organów nadzorczych i wspólników (właścicieli), jak również danych osobowych, i) zapewnienia zachowania przez podmiot uprawniony do badania sprawozdań finansowych i jego personel w tajemnicy faktów i okoliczności poznanych w toku badania. 3. Zaleca się zawarcie w umowie następujących dodatkowych zapisów: a) określenie, że organami którym należy przedłożyć opinię i raport jest Zarząd i Rada Nadzorcza, b) wskazanie obowiązku udziału biegłego rewidenta w posiedzeniach organów oceniających (Rada Nadzorcza bądź właściwe Komisje), c) wskazanie obowiązku udziału biegłego rewidenta (o ile będzie to konieczne) w posiedzeniach organów zatwierdzających (Walne Zgromadzenie/ Zgromadzenie Wspólników), d) określenie niezależności podmiotu uprawnionego i biegłych rewidentów wobec badanej jednostki. W spółkach, którym Minister Skarbu Państwa udzielił pomocy publicznej z Funduszu Restrukturyzacji Przedsiębiorców, umowa powinna zawierać zapisy o uwzględnieniu w zakresie badania spraw związanych z prawidłowością wydatkowania otrzymanej pomocy publicznej oraz realizacją planów restrukturyzacji. 15