Polityka Informacyjna Banku Spółdzielczego w Andrespolu wrzesień 2013 Załącznik Nr 1 do Uchwały Zarządu Nr 37.3/2013 z dnia 30.09.2013 r. Załącznik do Uchwały Rady Nadzorczej Nr 23/2013 z dnia 28.10.2013 r.
1. Postanowienia ogólne 1 1. W celu wdrożenia zapisów Nowej Umowy Kapitałowej Bank Spółdzielczy w Andrespolu zwany dalej Bankiem wprowadza Politykę informacyjną Banku Spółdzielczego w Andrespolu. 2. Wskazany w ust.1. dokument zawiera zakres i metody ujawnienia informacji o charakterze jakościowym i ilościowym dotyczących adekwatności kapitałowej w Banku, zgodnie z art. 111a Prawa bankowego oraz Uchwałą Nr 385/2008 Komisji Nadzoru Finansowego z dnia 17.12.2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i sposobu ogłaszania przez banki informacji o charakterze jakościowym i ilościowym dotyczących adekwatności kapitałowej oraz zakresu informacji podlegających ogłoszeniu (z późniejszymi zmianami) zwana dalej uchwałą w sprawie ogłaszania informacji. Niniejsza regulacja określa w szczególności: 2 1. wytyczne dotyczące zasad i metod ujawniania informacji o charakterze jakościowym i ilościowym dotyczących adekwatności kapitałowej Banku; 2. zakres zadań i odpowiedzialności w procesie ujawniania informacji, o których mowa w pkt. 1. Ilekroć w niniejszej polityce jest mowa o: 2. Podstawowe definicje 1. miejscu wykonywania czynności należy przez to rozumieć placówki operacyjne Banku; 3 2. jednostkach organizacyjnych należy przez to rozumieć elementy struktury organizacyjnej, działające dla osiągnięcia celów strategicznych Banku. W Banku jednostkami organizacyjnymi są Centrala i Oddziały; 3. komórkach organizacyjnych należy przez to rozumieć wewnętrzne elementy struktury jednostek organizacyjnych. W Banku komórkami organizacyjnymi są: działy, zespoły i stanowiska pracy; 4. Centrali - należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną Banku, usytuowaną w siedzibie Banku w Andrespolu, realizującą kluczowe dla całości Banku zadania merytoryczne i organizacyjne oraz nadzorującą ich wykonanie w stosunku do pozostałych jednostek organizacyjnych Banku; 5. adekwatności kapitałowej należy przez to rozumieć wymagany poziom kapitału niezbędny na pokrycie wszystkich rodzajów ryzyka występujących w Banku; 2
6. uchwale w sprawie funduszy własnych banków należy rozumieć przez to uchwałę nr 325/2011 Komisji Nadzoru Finansowego z dnia 20.12.2011 r. w sprawie innych pomniejszeń funduszy podstawowych, ich wysokości, zakresu i warunków pomniejszania o nie funduszy podstawowych banku, innych pozycji bilansu banku zaliczanych do funduszy uzupełniających, ich wysokości, zakresu i warunków zaliczania do funduszy uzupełniających banku, pomniejszeń funduszy uzupełniających, ich wysokości, zakresu i warunków pomniejszania o nie funduszy uzupełniających banku oraz zakresu i sposobu uwzględniania działania banków w holdingach w obliczaniu funduszy własnych. 3. Zasady ujawniania informacji dotyczących adekwatności kapitałowej 4 Bank ogłasza wszystkim zainteresowanym w miejscu wykonywania czynności tj. w każdej jednostce organizacyjnej, w sposób ogólnie dostępny tj. z reguły na tablicy ogłoszeń jednostki, informacje na temat dostępu klientów do informacji o charakterze jakościowym i ilościowym dotyczących adekwatności kapitałowej. 5 Informacja na temat dostępu klientów do informacji o charakterze jakościowym i ilościowym określa w szczególności: 1. zakres ogłaszanych informacji - wskazany w 7 ust.1 niniejszej regulacji; 2. częstotliwość ogłaszania wskazana w 7, ust 3 niniejszej regulacji; 3. formę i miejsce - wskazane w 7, ust 4 niniejszej regulacji; 4. zasady zatwierdzania i weryfikacji informacji, podlegających ogłaszaniu, a nie ujętych w sprawozdaniu finansowym przedstawione w 7, ust 2 niniejszej regulacji; 5. zasady weryfikacji polityki informacyjnej Banku przedstawione w 12 niniejszej regulacji 6 Każda jednostka organizacyjna Banku ogłasza informacje wskazane w 5 i uregulowane szczegółowo w 7 13 najpóźniej w dniu wejścia w życie niniejszej regulacji. 1. Informacje podlegające ogłaszaniu obejmują: 1) Nazwę Banku oraz wykaz jego jednostek objętych konsolidacją pełną; 7 2) Strategię zarządzania poszczególnymi ryzykami; 3) Opis procesów (w tym strukturę organizacyjną) zarządzania poszczególnymi rodzajami ryzyka, tj.: kredytowym, płynności, stopy procentowej, walutowym, operacyjnym, braku zgodności, koncentracji, rezydualnym; 4) Zasady stosowania polityki w zakresie zarządzania ryzykami w tym polityki zabezpieczeń i ograniczania ryzyka tj. polityki kredytowej, polityki bezpieczeństwa, polityki kapitałowej, 3
polityki zarządzania ryzykiem operacyjnym, polityki zarządzania ryzykiem stopy procentowej, polityki zarządzania ryzykiem walutowym, polityki zarządzania ryzykiem płynności, polityki zgodności; 5) Opis systemów raportowania i pomiaru poszczególnych rodzajów ryzyka oraz monitorowania skuteczności stosowanych metod ograniczania ryzyka; 6) Przyjęte w Banku metody wyznaczania wymogów kapitałowych z tytułu poszczególnych rodzajów ryzyka; 7) Opis procesu szacowania oraz oceny kapitału wewnętrznego; 8) W odniesieniu do funduszy własnych: a. podstawowe informacje, dotyczące głównych właściwości i warunków odnoszących się do wszystkich pozycji i składników funduszy własnych; b. suma funduszy własnych oraz wartość poszczególnych składników i pomniejszeń funduszy podstawowych i uzupełniających określonych w art. 127 ustawy Prawo bankowe i uchwale w sprawie funduszy własnych banków; c. współczynnik adekwatności kapitałowej. 9) W zakresie przestrzegania wymogów kapitałowych, o których mowa w art. 128 Prawa bankowego informacje obejmujące: a. kwoty stanowiące 8% ekspozycji ważonej ryzykiem oddzielnie dla każdej z klas ekspozycji; b. kwota minimalnych wymogów kapitałowych łącznie oraz oddzielnie dla każdego rodzaju ryzyka: ryzyka rynkowego (walutowego), ryzyka przekroczenia progu koncentracji kapitałowej, przekroczenia limitu koncentracji zaangażowań i limitu dużych zaangażowań oraz ryzyka operacyjnego. 10) W zakresie ryzyka kredytowego informacje obejmujące: a. definicje należności zagrożonych; b. opis stosowanego podejścia i metod przyjętych do ustalania rezerw; c. łączna kwota ekspozycji według wyceny bilansowej (po korektach rachunkowych) w podziale na klasy ; d. struktura branżowa ekspozycji w podziale na klasy ekspozycji; e. wielkość ekspozycji zagrożonych oraz utworzonych rezerw w rozbiciu na branże; f. uzgodnienie zmian stanów rezerw z tytułu ekspozycji zagrożonych, obejmujące: opis rodzajów rezerw, salda początkowe, kwoty umorzeń należności w ciężar odpisów w danym okresie, kwoty odpisów albo rozwiązań na szacowane prawdopodobne straty na ekspozycjach w danym okresie, wszelkie inne korekty, salda końcowe, 4
kwoty odzyskane zaliczone bezpośrednio do rachunku zysków i strat. 11) w zakresie ryzyka operacyjnego informacje obejmujące: sumę strat brutto z tytułu ryzyka operacyjnego odnotowanych w danym roku, w podziale na rodzaje zdarzeń w ramach danej kategorii zdarzenia (zgodnie z załącznikiem nr 2 do Procedury zarządzania ryzykiem operacyjnym), działania mitygujące, jakie zostały przez Bank podjęte w celu uniknięcia strat w przyszłości, z zastrzeżeniem, że prezentowane informacje nie mogą ujawniać wrażliwych szczegółów mechanizmów zabezpieczających Banku, mogących znacząco zwiększyć narażenie Banku na ryzyko operacyjne, w zależności od decyzji Zarządu Banku - informacje o najpoważniejszych, w ocenie Banku, zdarzeniach operacyjnych, jakie wystąpiły w minionym roku. W szczególnych sytuacjach, kiedy publikacja informacji mogłaby zagrażać bieżącemu bezpieczeństwu procesów operacyjnych Banku, publikacja informacji o tym zdarzeniu powinna zostać opóźniona do czasu kolejnego ogłoszenia. 12) Rodzaje, charakter i kwota ekspozycji w kapitałowych papierach wartościowych. Ich wartość bilansowa i godziwa. 13) W zakresie narażenia na ryzyko stopy procentowej - informacje dotyczące charakteru ryzyka stopy procentowej, podstawowych założeń oraz częstotliwości pomiaru ryzyka stopy procentowej oraz oszacowany wpływ ryzyka stopy procentowej na zmianę wyniku finansowego (ocena testów szokowych); 14) Zasady polityki w zakresie zmiennych składników wynagrodzeń osób zajmujących stanowiska kierownicze, obejmujące: a. proces ustalania polityki osoby biorące udział w procesie decyzyjnym przy opracowaniu zasad polityki; b. informacje o kryteriach pomiaru i oceny wyników Banku stanowiących podstawę uprawnień do zmiennych składników wynagrodzeń; c. zasady powiązania wynagrodzeń z wynikami Banku; d. zbiorcze informacje ilościowe o wynagrodzeniach osób zajmujących stanowiska kierownicze w Banku, zawierające dane o: wartości wynagrodzeń za rok obrotowy z podziałem na wynagrodzenia stałe i zmienne oraz liczbą osób je otrzymujących; wartości wynagrodzenia zmiennego z podziałem na płatne w gotówce i z odroczoną wypłatą 2. Informacje wymienione w ust. 1 podlegają zatwierdzeniu i weryfikacji na zasadach określonych w 10. 3. Informacje wymienione w ust. 1 są ogłaszane w cyklach rocznych najpóźniej 30 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego przez Zebranie Przedstawicieli. 5
4. Informacje, o których mowa w ust. 1 są udostępniane Klientom w formie papierowej w miejscu wykonywania czynności przez Bank, tj. w Centrali Banku w Andrespolu, ul. Rokicińska 130a, w pokoju nr 9. w czasie pracy Banku, w godzinach od 9ºº do 12ºº. 5. Informacje ogłaszane na podstawie przepisów innych niż uchwała w sprawie ogłaszania informacji (jeżeli nie są zawarte w sprawozdaniu finansowym), udostępniane są w miejscu wykonywania czynności, na tablicy informacyjnej lub w innym miejscu przeznaczonym do zamieszczania informacji dla klientów. 8 W oparciu o zasady ustalone w Polityce informacyjnej oraz informacje przygotowane przez poszczególne komórki organizacyjne wskazane w 16 niniejszej instrukcji, Stanowisko zarządzania ryzykiem opracowuje komplet informacji podlegających ujawnieniu. 9 Ujawniane informacje powinny spełniać następujące wymogi: 1) kompleksowość, przedstawiająca aktualny obraz (profil) ryzyka związanego z działalnością Banku; 2) przydatność i aktualność, pozwalające ocenić bezpieczeństwo i stabilność działań Banku; 3) wiarygodność, odzwierciedlająca ekonomiczną treść zdarzeń i transakcji; 4) porównywalność, umożliwiająca ocenę pozycji finansowej i wyniku finansowego Banku względem innych banków; 5) istotność, przydatność do oceny ryzyka Banku. 10 1. Ogłaszane informacje zatwierdzane są przez Zarząd Banku. 2. Przed zatwierdzeniem o którym mowa w ust. 1, Zarząd Banku przeprowadza ocenę przygotowanych informacji pod kątem spełnienia wymogów określonych w 9, w tym w szczególności oceniając czy przygotowane informacje są kompleksowe i wyczerpujące biorąc pod uwagę aktualny profil ryzyka Banku. 3. Przeprowadzając ocenę o której mowa w ust.2, Zarząd Banku uwzględnia wyniki analiz poszczególnych rodzajów ryzyka sporządzonych na datę zgodną z datą ujawnianych informacji, a otrzymanych w ramach funkcjonującego systemu informacji zarządczej. 4. W przypadku stwierdzenia, iż ujawniane informacje spełniają wymogi o których mowa w ust 2, Zarząd Banku zatwierdza przygotowane informacje w formie złożenia podpisów pod przygotowanymi do ujawnienia materiałami. 5. W sytuacji, gdy Zarząd stwierdzi, że przygotowane do ujawnienia informacje nie są wyczerpujące z uwagi na profil ryzyka Banku: 1) zestaw informacji przekazywany jest do Stanowiska zarządzania ryzykiem w celu przygotowania informacji dodatkowych; 6
2) Stanowisko zarządzania ryzykiem, przy współpracy innych jednostek / komórek organizacyjnych, przygotowuje wskazane przez Zarząd informacje dodatkowe; 3) uzupełnione informacje ponownie przedkładane są Zarządowi Banku do zatwierdzenia. 11 1. Przeglądu przestrzegania zasad Polityki informacyjnej Banku dokonuje w okresach rocznych Stanowisko audytu i kontroli wewnętrznej. 2. Przedmiotem przeglądu o którym mowa w ust.1, jest w szczególności: 1) zgodność informacji przygotowanych do ujawnienia z zakresem określonym w Polityce informacyjnej Banku; 2) adekwatność przedstawianych informacji z uwagi na profil ryzyka Banku. 3. Stanowisko zarządzania ryzykiem, uwzględniając między innymi wyniki audytu, przygotowuje propozycję weryfikacji lub korekty ogłoszonych informacji. 4. Zmiana w zakresie prezentowanych informacji podlega opiniowaniu przez Komitet Zarządzania Ryzykiem oraz zatwierdzeniu przez Zarząd Banku. 12 1. Bank może przy ujawnianiu informacji o charakterze jakościowym i ilościowym dotyczących adekwatności kapitałowej pominąć te, które uzna za poufne lub chronione. 2. Z wnioskiem o zaniechanie ujawniania informacji z podaniem przyczyny występuje do Zarządu Stanowisko zarządzania ryzykiem. 3. Zarząd podejmuje decyzję o zaniechaniu ujawniania informacji, którą uzna za poufną lub chronioną. 4. Rada Nadzorcza zatwierdza decyzję Zarządu o zaniechaniu ujawniania informacji uznanych za poufne lub chronione. 13 1. Polityka informacyjna Banku jest weryfikowana co najmniej raz w roku. 2. Przeglądu ustaleń przyjętej polityki informacyjnej pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami prawa dokonuje Stanowisko audytu i kontroli wewnętrznej. 3. Stanowisko zarządzania ryzykiem, uwzględniając między innymi wyniki audytu, przygotowuje propozycję weryfikacji Polityki informacyjnej Banku. 4. Każda istotna zmiana Polityki informacyjnej Banku podlega opiniowaniu przez Komitet Zarządzania Ryzykiem. 5. Stanowisko zarządzania ryzykiem przedkładana propozycję weryfikacji Polityki informacyjnej, przygotowaną zgodnie z ust. 2-4 Zarządowi i Radzie Nadzorczej Banku. 6. Zarząd i Rada Nadzorcza Banku zatwierdzają weryfikację Polityki informacyjnej w tym rodzajów informacji podlegających ogłaszaniu w drodze uchwały. 7
4. Zakres zadań i odpowiedzialności w procesie ujawniania informacji 14 W procesie ujawniania informacji, których zakres zawiera Polityka informacyjna Banku uczestniczą: 1. Zebranie Przedstawicieli zatwierdzające wyniki finansowe Banku, w tym współczynnik adekwatności kapitałowej; 2. Rada Nadzorcza zatwierdzająca Politykę informacyjną oraz zakres ujawnianych informacji. Rada Nadzorcza sprawuje nadzór nad realizacją Polityki informacyjnej Banku; 3. Zarząd Banku odpowiadający za weryfikację i realizację Polityki informacyjnej, przedstawia w sposób syntetyczny Radzie Nadzorczej informacje w tym zakresie. Bezpośredni nadzór nad opracowaniem i realizacją Polityki informacyjnej Banku sprawuje Wiceprezes Zarządu ds. finansowo-księgowych; 4. Komitet Zarządzania Ryzykiem zajmujący się opiniowaniem proponowanych weryfikacji Polityki informacyjnej oraz materiałów informacyjnych ujawnianych na jej podstawie; 5. Stanowisko zarządzania ryzykiem odpowiedzialne za przygotowanie weryfikacji Polityki informacyjnej oraz realizację zadań związanych z koordynowaniem przygotowania i ujawnianiem informacji oraz ich weryfikowaniem; 6. Zespół planowania, analiz i sprawozdawczości oraz Dział Kredytów odpowiedzialni za przygotowanie ustalonego zakresu ujawnianych informacji; 7. Kierownicy Oddziałów / Zespół organizacyjno administracyjny i marketingu odpowiedzialni za udostępnienie informacji określonych w Polityce informacyjnej klientom w kierowanych jednostkach organizacyjnych / centrali Banku. 15 Bank może zlecić realizację zadań związanych z kontrolą wewnętrzną, w zakresie przestrzegania zasad Polityki informacyjnej, Bankowi Zrzeszającemu na podstawie odrębnie zawartych umów. 16 1. Bank ujawnia opisy celów i procedur zarządzania poszczególnymi rodzajami ryzyka wskazane w 7 ust.1 pkt 1-7, za których przygotowanie odpowiada Stanowisko zarządzania ryzykiem. 2. W odniesieniu do funduszy własnych oraz w zakresie przestrzegania wymogów kapitałowych, informacje o których mowa w 7 ust.1 pkt 8 9 przygotowywane są przez Zespół planowania, analiz i sprawozdawczości. 3. W zakresie ryzyka kredytowego ujawniane informacje opracowywane są przez: W odniesieniu do informacji wskazanych w 7 ust.1 pkt 10 a, b. Dział kredytów, W odniesieniu do informacji wskazanych w 7 ust.1 pkt 10 c f. - Zespół planowania, analiz i sprawozdawczości. 8
4. W zakresie narażenia na ryzyko stopy procentowej ujawniane informacje, o których mowa w 7 ust.1 pkt 12 przygotowywane są przez Stanowisko zarządzania ryzykiem. 5. W zakresie ekspozycji w kapitałowych papierach wartościowych, informacje o których mowa w 7 ust.1 pkt 11 informacje przygotowuje Zespół planowania analiz i sprawozdawczości. 6. W zakresie polityki zmiennych składników wynagrodzeń osób zajmujących stanowiska kierownicze o których mowa w 7 ust. 1 pkt. 13 informacje przygotowuje Zespół ds. organizacyjno - administracyjnych i marketingu oraz Zespól finansowo - księgowy. 17 Wszyscy pracownicy uczestniczący w procesie realizacji zapisów Polityki informacyjnej zobowiązani są do zapoznania się z niniejszą regulacją oraz wypełniania przypisanych im zadań. Zatwierdził: Zarząd: Rada Nadzorcza: 9