Toruń, 10.10.2014 r. ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY Województwo Kujawsko-Pomorskie z siedzibą w Toruniu informuje, iż w najbliższym czasie będzie poszukiwało oferty na opracowanie i wdrożenie e-systemu, wraz z dostawą podstawowego wyposażenia informatycznego, do zarządzania zasobami archiwalnymi opartymi o kody kreskowe. Zamawiający Departament Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego, Plac Teatralny 2, 87-100 Toruń. I. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest opracowanie i wdrożenie e-systemu, wraz z dostawą podstawowego wyposażenia informatycznego, do zarządzania zasobami archiwalnymi opartymi o kody kreskowe. Wymagane techniczne Zamawiający oczekuje dostawy: 1) w zakresie dostawy podstawowego sprzętu informatycznego: a) drukarka kodów kreskowych typu biurowego (z obsługą sieci) z możliwością nadruku w technologii termo transferowej 1 szt. Do drukarki musi być dołączone pełne okablowanie i oprogramowanie komputerowe, a także zestaw podstawowych materiałów eksploatacyjnych (w tym min. 1000 szt., etykiet); b) ręczny czytnik kodów kreskowych wraz z niezbędnymi akcesoriami i oprogramowaniem 1 szt.; c) ręczny, bezprzewodowy czytnik kodów kreskowych (z obsługą WiFi) wraz z niezbędnymi akcesoriami i oprogramowaniem 1 szt.; d) komputer typu All-In-One z systemem montażu ściennego VESA 100, jako stałe wyposażenie archiwum spełniający następujące wymagania techniczne: - Pamięć operacyjna: 8GB DDR3 1600MHz oraz możliwość rozbudowy do min 16GB;
- Parametry pamięci masowej: min. 500 GB; - Grafika: praca dwumonitorowa ze wsparciem DirectX 11.1, OpenGL 3.0, Shader 5.0; - Obudowa: Typ All-in-One zintegrowana z monitorem min. 23 ; - Matryca: min. 23, matowa, FHD (1920 x 1080), Contrast min. 1000:1, Kąty widzenia pion/poziom -178/178 stopni; - Zgodność z systemami operacyjnymi i standardami: Oferowany model komputera musi posiadać certyfikat Microsoft, potwierdzający jego poprawną współpracę z systemem operacyjnym Windows 7 oraz Windows 8.1 (załączyć wydruk ze strony Microsoft WHCL); - Inne: Obudowa musi umożliwiać zastosowanie zabezpieczenia fizycznego w postaci linki metalowej (złącze blokady Kensingtona) lub kłódki (oczko w obudowie do założenia kłódki). Zasilacz wewnętrzny o mocy max 200W i sprawności 90%. Komputer powinien być oznaczony niepowtarzalnym numerem seryjnym umieszonym na obudowie, oraz musi być wpisany na stałe w BIOS. Wymagana 3-letnia gwarancja producenta świadczona na miejscu u klienta wraz ze wsparciem technicznym dla fabrycznie zainstalowanych aplikacji; przyjmowanie zgłoszeń serwisowych w trybie 24/7/365. Ponadto przed fizyczną dostawą komputera konieczna jest wcześniejsza konsultacja na temat technicznych możliwości umiejscowienia sprzętu z uwagi na ograniczoną, dostępną powierzchnię archiwum. Komputer w oferowanej konfiguracji musi osiągać w teście wydajnościowym BAPCo SYSmark 2014 Results wyniki nie gorsze niż: - Office Productivity minimum 1200 punktów - Media Cration minimum 1500 punktów, - Web Development minimum 1800 punktów, Zamawiający wymaga, aby powyższy wynik osiągnięty był dla trzech iterakcji na komputerze o konfiguracji oferowanej przy rozdzielczości monitora 1920x1080 @ 60Hz WAŻNE: wszystkie wymienione, w punktach 1a-1d, urządzenia muszą ze sobą współpracować i być kompatybilne z systemami: Windows XP, Windows 7 i Windows 8.x, użytkowanymi w tutejszym urzędzie.
2) w zakresie wartości niematerialnych i prawnych: Oferent opracuje i wdroży e-system do zarządzania zasobami archiwalnymi w oparciu o kody kreskowe. Cały system powinien obowiązkowo charakteryzować się następującymi funkcjonalnościami / modułami: - rejestracja użytkowników; - rejestracja operacji w systemie (przyjęcia segregatora na stan, przekazania klientowi, zwrotu segregatora, likwidacji segregatora z podaniem przyczyny) z użyciem ręcznego skanera kodów kreskowych podłączonego bezprzewodowo oraz zamiennie przez kabel USB lub inny; - archiwizowanie dokumentów według struktury, gdzie najwyższy poziom stanowić będzie,,numer sprawy, środkowy poziom to,,numer segregatora powiązanego z daną sprawą, końcowy poziom to,,lokalizacja segregatora w kolejności: numer regału, strona regału, rząd regału i numer półki na regale ; - identyfikacja osoby pobierającej segregatory z archiwum na podstawie danym wprowadzony z klawiatury i innych danych otrzymanych za pośrednictwem technologii LDAP, czy też RFID (możliwość zamiennego stosowania typów źródła danych); - zakładanie/modyfikacja/zamknięcie kartoteki w systemie dla każdego segregatora; - zakładanie/modyfikacja/zamknięcie kartoteki w systemie dla każdego klienta/pracownika; - obowiązkowe wymuszenie ostatusowania celu pobrania segregatora z archiwum (np. do prac własnych, na potrzeby kontroli wew., na potrzeby kontroli zew., inny cel itd.); - rejestracja operacji przeniesienia segregatorów pomiędzy klientami/pracownikami. Generacja w tle dokumentu zwrotu i wydania; - rozwiązanie mobilne online (poprzez sieć WiFi) na terminalach mobilnych do rejestracji operacji: wydania, zwrotu, likwidacji, przeniesienia; - zestawienie segregatorów będących w posiadaniu przez wybranego pracownika; - zestawienie wszystkich segregatorów w archiwum; - zestawienie zbiorcze historii wykorzystywania segregatorów; - zestawienie zlikwidowanych pozycji; - moduł sprawozdawczy, jako raporty generowane na podstawie zapisów: zarejestrowanych w systemie dokumentów i zdarzeń; - możliwość przeglądania historii operacji; - system nadawania uprawnień dla użytkowników do wykonywania określonych operacji w systemie; - archiwizacja danych wraz z raportowaniem;
- inwentaryzacja danych (przeprowadzana na terminalu) całości stanu wraz z raportowaniem i statusowaniem poinwentaryzacyjnym; - skalowalność dająca możliwość zastosowania e-systemu, w przyszłości, w innych pomieszczeniach, poprzez nadanie identyfikatora dla miejsca przechowywania. Wymagane jest zapewnienie minimum dwuletniego wsparcia technicznego (czas liczony od dnia dostawy) dla dostarczonego e-systemu w zakresie: - poprawy błędów w strukturze i konfiguracji oprogramowania, - reagowania na nieprawidłowości w działaniu e-systemu, - dopasowania e-systemu do ewentualnych zmian prawnych. Zgłoszenie zadania ze strony Zamawiającego musi zostać przyjęte i przekazane do realizacji najpóźniej w następnym dniu roboczym. Ponadto system musi współpracować z urządzeniami i oprogramowaniem, które umożliwiają wydruk etykiet z kodem kreskowym, o których mowa powyżej. Zasoby archiwum zostaną oznakowane trwałą etykietą z zakodowanym, za pomocą kodu kreskowego, numerem inwentarzowym (numerem sprawy). System musi pilnować unikalności oznaczeń i dawać możliwość uzupełnienia etykiety o opis znaku, jego charakterystykę itd. II. Termin realizacji dostawy i instalacji Od dnia podpisania umowy do dnia 21.11.2014 r. III. Sposób przygotowania oferty i kryterium oceny ofert Oferent zobowiązany jest do przedstawienia łącznej oferty cenowej za opracowanie i wdrożenie e-systemu, wraz z dostawą podstawowego wyposażenia informatycznego, do zarządzania zasobami archiwalnymi opartymi o kody kreskowe. Oferta powinna zawierać cenę brutto za cały przedmiot zamówienia wyrażoną w złotych polskich. IV. Kryteria wyboru Najniższa cena za realizację zamówienia spełniającego wszystkie wymagania zawarte w niniejszym zapytaniu ofertowym.
V. Miejsce i termin złożenia oferty Gotową ofertę należy dostarczyć osobiście lub przesłać listownie najpóźniej do dnia 17.10.2014 r. do godz. 14:00. Istnieje również możliwość wysłania oferty drogą elektroniczną na adres: m.koscielny@kujawsko-pomorskie.pl Adres korespondencyjny: Departament Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko Pomorskiego, Plac Teatralny 2, 87-100 Toruń O dotrzymaniu terminu decyduje data wpływu, a nie data nadania oferty. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od wyboru oferty i ponowienia zapytania ofertowego w przypadku, gdy oferty nie spełnią założonych wymagań.