Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 35/2011 PROCEDURA ZWIĄZANA Z WYJAZDAMI KRAJOWYMI I ZAGRANICZNYMI DOKTORANTÓW MIĘDZYNARODOWEGO STUDIUM DOKTORANCKIEGO INSTYTUTU FIZYKI JĄDROWEJ IM. HENRYKA NIEWODNICZAŃSKIEGO POLSKIEJ AKADEMII NAUK W KRAKOWIE 1 1. Niniejsza procedura ma zastosowanie do krajowych i zagranicznych wyjazdów doktorantów Międzynarodowego Studium Doktoranckiego, związanych z działalnością IFJ PAN (dalej: IFJ). 2. O wyjazd krajowy i zagraniczny, zwany dalej wyjazdem, mogą ubiegać się doktoranci za zgodą bezpośredniego przełożonego oraz po akceptacji Dyrektora IFJ. 3. Koszty wyjazdu, o których mowa w niniejszej procedurze, finansowane są ze środków będących w dyspozycji IFJ. 4. Osoba delegowana na wyjazd zagraniczny zwana dalej Wnioskodawcą winna złożyć Wniosek wyjazdowy, stanowiący załącznik nr 1 do niniejszej procedury. 5. Wnioskodawca, przed złożeniem wniosku, powinien uzyskać potwierdzenie środków na jego realizację przez dysponenta kosztów. 2 1. Wniosek wyjazdowy na wyjazd zagraniczny, po spełnieniu warunków, o których mowa w 1, należy złożyć w Dziale Obsługi Badań Naukowych. 2. Do wniosku Wnioskodawca ma obowiązek załączyć formularz rejestracyjny/ zgłoszeniowy udziału w konferencji, jeżeli zachodzi konieczność dokonania przez IFJ przedpłaty za uczestnictwo. 3 1. Realizacja procedury wyjazdowej rozpoczyna się po spełnieniu warunków, o których mowa w 1 i 2 oraz po zawarciu Umowy na wyjazd zwanej dalej umową, stanowiącej załącznik nr 2 do niniejszej procedury. 2. W przypadku, gdy wraz ze zgłoszeniem wyjazdu konieczne jest dokonanie płatności przelewem lub kartą kredytową Instytutu, czynności związane z rejestracją na konferencję (opłaty konferencyjne) dokonywane są za pośrednictwem Działu Obsługi Badań Naukowych (wyjazdy zagraniczne) lub/i Działu Finansowo-Księgowego (wyjazdy krajowe). 4 1. W przypadku wyjazdu odbywanego w oparciu i na zasadach określonych w niniejszej procedurze, do świadczeń, które mogą być przyznane Wnioskodawcy, zalicza się: a) w przypadku wyjazdu krajowego, zwrot kosztów z tytułu: - przejazdu środkiem transportu określonym przez dysponenta kosztów, - noclegów lub ryczałtu za nocleg, zgodnie z zasadami określonymi w obowiązującym w dniu wyjazdu Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na terenie kraju, - diet przeznaczonych na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży w wysokości limitów ustalonych w w/w Rozporządzeniu, - dojazdów środkami komunikacji miejscowej, w wysokości określonej w w/w Rozporządzeniu, - opłaty zjazdowej, konferencyjnej itp.
b) w przypadku wyjazdu zagranicznego, zwrot kosztów z tytułu: - przejazdu środkiem transportu określonym przez dysponenta kosztów, - opłaty hotelowej do wysokości limitu hotelowego określonego dla danego państwa zgodnie z obowiązującym w dniu wyjazdu Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju lub ryczałtu noclegowego naliczanego w wysokości ¼ limitu hotelowego, - diet pobytowych i dojazdowych do wysokości limitów ustalonych w w/w Rozporządzeniu, - opłaty zjazdowej, konferencyjnej itp. 2. Do rozliczenia kosztów podróży Wnioskodawca ma obowiązek załączyć dokumenty, tj. faktury/rachunki potwierdzające poszczególne wydatki, z wyjątkiem tych objętych ryczałtem. 3. Na pokrycie kosztów podróży, Wnioskodawca może otrzymać zaliczkę, którą należy odebrać osobiście w kasie IFJ. 5 1. Wnioskodawca zobowiązany jest, w terminie 14 dni od powrotu z wyjazdu, do rozliczenia kosztów wyjazdu, w przypadku podróży krajowej na druku rachunek kosztów wyjazdu krajowego stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszej Procedury, w przypadku podróży zagranicznej na druku rachunek kosztów wyjazdu zagranicznego stanowiącym załącznik nr 4, wraz z dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki. 2. Rozliczenia kosztów wyjazdu należy dokonać na podstawie dołączonych do rozliczenia biletów za przejazd oraz oryginalnych dokumentów potwierdzających wydatki poniesione przez Wnioskodawcę (tj. rachunki, faktury), wystawione na Instytut Fizyki Jądrowej im. Henryka Niewodniczańskiego PAN, ul. Radzikowskiego 152, 31-342 Kraków, NIP: 675-000-04-44. 3. Za płatności dokonane bezpośrednio przez IFJ przelewem lub kartą kredytową Wnioskodawca winien uzyskać fakturę/rachunek wystawiony na IFJ, które należy po powrocie dostarczyć wraz z rozliczeniem oraz ze szczegółowym opisem na odwrocie. 4. W przypadku nie rozliczenia się z wyjazdu w terminie określonym w ust.1, braku wymaganych dokumentów, przekroczenia obowiązujących limitów, nieuzasadnionego przedłużenia pobytu, Wnioskodawca może nie otrzymać zwrotu kosztów wyjazdu, a ponadto zobowiązany będzie do zwrotu pobranej zaliczki. 6 W sprawach nie uregulowanych niniejszą procedurą zastosowanie mają przepisy dotyczące warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na terenie kraju lub z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju w obowiązującym na dzień wyjazdu Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej oraz odpowiednie przepisy wewnętrzne.
Załącznik nr 1 do Procedury związanej z wyjazdami krajowymi INSTYTUT FIZYKI JĄDROWEJ im. H. NIEWODNICZAŃSKIEGO POLSKIEJ AKADEMII NAUK WNIOSEK WYJAZDOWY * NR... 1. Imię i nazwisko 2. Kraj Adres zamieszkania Partner w kraju docelowym Stanowisko /Zakład /Pracownia/ Nr paszportu Data wyjazdu... Data powrotu... (dzień wyjazdu z zagr.) 3. Cel wyjazdu: 4. Rodzaj finansowania: diety kontrakt stypendium IFJ odprowadza składkę ZUS: tak nie 5. Koszty pobytu za granicą pokrywa: Partner zagr. IFJ: Grant Wsp. Inne Diety: pobytowe... Opłata konferencyjna... hotelowe... ryczałt limit Przedpłata gotówka dojazdowa... ubezpieczenie... Nr kosztów / nr zadania... dysponenta... 6. Koszty podróży pokrywa: Partner zagr. IFJ: Grant Wsp. Inne Nr kosztów / nr zadania... dysponenta... Bilety kupuje: IFJ wyjeżdżający 7. Środki transportu:... cena biletu:... Trasa:... Wyjazd własnym samochodem: zwrot kosztów wg: ceny biletu kolejowego stawki za 1 km 8. Podpis wyjeżdżającego Akceptacja zwierzchnika Akceptacja dyrektora 9. Zmiany w ch wyjazdu / powrotu Data wyjazdu Data powrotu Kto zmienił,,
Symbol kosztów:... Załącznik nr 2 do Procedury związanej z wyjazdami krajowymi Popis dysponenta kosztów: UMOWA NA WYJAZD NR.../... Zawarta w dniu w Krakowie pomiędzy: Instytutem Fizyki Jądrowej im. Henryka Niewodniczańskiego PAN z siedzibą w Krakowie, przy ul.radzikowskiego 152, wpisanym do rejestru instytutów naukowych pod nr RIN-III-61/04, nr NIP:675-000- 04-44, REGON: 000326983, reprezentowanym przez: 1... przy udziale: 2. Pani Danuty Adamskiej p.o. Głównego Księgowego zwanym dalej Zleceniodawcą, a Panią/Panem... zamieszkałą/ym w... przy ul... legitymującą/y, się dowodem osobistym seria. nr... zwaną/ym dalej Wykonawcą o następującej treści: 1 W związku z realizacją zadania......(źródło finansowania...) Zleceniodawca kieruje Wykonawcę do udziału w:...w dniach... w celu... (akceptowany środek transportu)... 2 1. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania zadania, o którym mowa w 1. 2. Zleceniodawca zwróci Wykonawcy koszty podróży i pobytu, zgodnie z przepisami określającymi wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju lub poza jego granicami do wysokości dofinansowania przyznanego zgodnie z wnioskiem. 3. Wypłata świadczenia, o którym mowa w ust.2 nastąpi po potwierdzeniu wykonania przez Zleceniobiorcę zadania określonego w 1 przez osobę upoważnioną do dysponowania środkami finansowymi, z których pokryte zostaną koszty podróży i pobytu. 4. Wykonawca jest zobowiązany przedstawić Zleceniodawcy rozliczenie kosztów podróży i pobytu, dokonane zgodnie z przepisami wskazanymi w ust.2, w terminie 14 dni od zakończenia podróży. 5. Brak rozliczenia kosztów zgodnie z ust.4 jest równoznaczny z oświadczeniem Wykonawcy, że nie poniósł żadnych kosztów związanych z wykonaniem zadania. 6. W przypadku pobrania zaliczki na wyjazd oraz braku rozliczenia, o którym mowa w ust.4, w terminie 14 dni od powrotu z wyjazdu Wykonawca zobowiązany jest do zwrotu pobranej zaliczki. 7. Zgłoszenie na wyjazd, o którym mowa w 1, Wykonawca składa: samodzielnie lub za pośrednictwem Działu Obsługi Badań Naukowych. 3 Wszelkie zmiany treści umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 4 W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego. 5 Sprawy wynikłe na tle niniejszej umowy rozstrzygał będzie sąd właściwy miejscowo dla Zleceniodawcy. 6 Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednej dla każdej ze stron.. Wykonawca.... Zleceniodawca
Załącznik nr 3 do Procedury związanej z wyjazdami krajowymi RACHUNEK KOSZTÓW Z WYJAZDU KRAJOWEGO DO UMOWY WYJAZDU NR. z dnia Imię i Nazwisko Wnioskodawcy cel wyjazdu źródło finansowania Czas podróży Wyjazd Przyjazd Śr.transportu miejscowość godzina miejscowość godzina Oświadczam, że w czasie pobytu służbowego za granicą zapewniono/ nie zapewniono mi częściowego wyżywienia, korzystałem/ nie korzystałem/łam z bezpłatnych noclegów* Koszty podróży (zaznacz odpowiednie)* Liczba Kwota Razem 1. Diety 2. Noclegi : rachunek hotelowy / ryczałt * 3. Przejazd 4. Ryczałty na dojazdy 5. Opłata konferencyjna 6. Inne 7. Pobrana zaliczka: 8. Kwota do zwrotu / do wypłaty: Ogółem koszty... i Wnioskodawcy Sprawdzono pod względem merytorycznym oraz potwierdzono wykonanie celu wyjazdu:, Kierownika projektu/oddziału* Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym Podpisy zatwierdzających () () * niepotrzebne skreślić () () () () Uwaga! Do rozliczenia należy dołączyć rachunki za hotel, bilety za przejazd i inne wydatki
Załącznik nr 4 do Procedury związanej z wyjazdami krajowymi RACHUNEK KOSZTÓW Z WYJAZDU ZAGRANICZNEGO DO UMOWY WYJAZDU NR. z dnia Imię i Nazwisko Wnioskodawcy cel wyjazdu źródło finansowania Czas podróży Wyjazd Przyjazd miejscowość godzina miejscowość godzina Oświadczam, że w czasie pobytu służbowego za granicą zapewniono/ nie zapewniono mi częściowego wyżywienia, korzystałem/ nie korzystałem/łam z bezpłatnych noclegów* Koszty podróży (zaznacz odpowiednie)* Liczba Kwota 1. Opłata konferencyjna 2. Diety 3. Noclegi : rachunek hotelowy / ryczałt * 4. Przejazd 5. Dieta dojazdowa 6. Ryczałt na dojazdy 7. Inne Ogółem koszty 8. Pobrana zaliczka: 9. Kwota zwrotu waluty do kasy / do wypłaty: Razem kwota waluty obcej... i Wnioskodawcy 9. Kwota do wypłaty w złotych DON stwierdza fakt odbycia podróży oraz należyte wykorzystanie czasu delegacji i właściwe użycie środków komunikacji kwota waluty kurs kwota w złotych Sprawdzono pod względem merytorycznym oraz potwierdzono wykonanie celu wyjazdu.. Kierownika projektu/oddziału Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym Podpisy zatwierdzających * niepotrzebne skreślić Uwaga! Do rozliczenia należy dołączyć rachunki za hotel, bilety za przejazd i inne wydatki