Regulamin świadczenia usługi erecruiter 1 DEFINICJE Użyte w niniejszym regulaminie określenia posiadają następujące znaczenie: 1. Usługodawca lub erecruitment Solutions erecruitment Solutions spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie przy ul. Prostej 51, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000282554, posiadająca numer identyfikacji podatkowej NIP: 5272541511 oraz numer REGON: 140980270. 2. Klient osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, a także osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, korzystająca z usług świadczonych przez Usługodawcę w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, jak również podmiot działający w imieniu Klienta i na jego rzecz lub na rzecz Klienta, ale w imieniu własnym. 3. Aplikacja erecruiter aplikacja internetowa będąca własnością erecruitment Solutions, dostępna pod adresem internetowym https://system.erecruiter.pl, umożliwiająca Klientowi samodzielne kontrolowanie i zarządzanie prowadzonymi procesami rekrutacyjnymi, bazą Kandydatów aplikujących na ogłoszenia rekrutacyjne Klienta oraz na zamieszczanie ogłoszeń rekrutacyjnych w dowolnych mediach internetowych. 4. Usługa erecruiter lub Usługa usługa oferowana w modelu SaaS (ang. Software as a Service) przez erecruitment Solutions na rzecz Klienta, polegająca na udzieleniu Klientowi dostępu do Aplikacji erecruiter, a także na świadczeniu wszelkich usług dodatkowych związanych z korzystaniem z Aplikacji erecruiter w zakresie określonym w Umowie. 5. SaaS (Software as a Service) model dystrybucji oprogramowania, w którym kod programu jest przechowywany przez dostawcę na jego sprzęcie i udostępniany użytkownikom poprzez Internet. 6. Umowa o świadczenie usługi erecruiter lub Umowa umowa, na podstawie której Usługodawca zobowiązuje się do świadczenia Usług na rzecz Klienta. 7. Zamówienie Umowa zawarta w formie indywidualnie wypełnionego formularza konkretyzującego Usługi, jakimi zainteresowany jest Klient, opatrzonego pieczątką firmową oraz podpisami osób upoważnionych do reprezentacji Klienta. 8. Rekruter wyznaczona przez Klienta osoba uprawniona do korzystania z Usług, otrzymująca login i hasło, o określonym przez Klienta poziomie uprawnień dostępu do Usługi; od wskazanej przez Klienta liczby Rekruterów uzależniona jest wysokość Opłat. 9. Użytkownik wyznaczona przez Klienta osoba uprawniona do korzystania z Usługi, otrzymująca login i hasło, o uprawnieniach mniejszych niż uprawnienia Rekrutera; od wskazanej przez Klienta liczby Użytkowników uzależniona jest wysokość Opłat. - 1 -
10. Kandydat osoba fizyczna biorąca udział w procesach rekrutacyjnych Klienta. 11. Opłata Abonamentowa miesięczna opłata za korzystanie z Usługi erecruiter, w wysokości wynikającej z Cennika lub Umowy, zależna w szczególności od wybranego przez Klienta minimalnego okresu korzystania z Usługi erecruiter oraz ilości wskazanych Użytkowników lub Rekruterów. 12. Opłata Aktywacyjna jednorazowa opłata należna za uruchomienie Usług, w wysokości określonej w Cenniku lub Umowie. 13. Asysta Wdrożeniowa instrukcja korzystania z Aplikacji erecruiter udzielana przez konsultanta Usługodawcy w formie telefonicznej, w miejscu wskazanym przez Usługodawcę lub w siedzibie Klienta dla wskazanych przez Klienta osób. 14. Opłata za Asystę Wdrożeniową opłata za udzielenie Asysty Wdrożeniowej w wysokości wynikającej z Cennika lub Umowy, zależna od potrzeb Klienta i poziomu zaangażowania Usługodawcy. 15. Opłaty Opłata Abonamentowa, Opłata Aktywacyjna i Opłata za Asystę Wdrożeniową lub inne opłaty wprowadzone przez Usługodawcę. 16. Cennik obowiązujący u Usługodawcy cennik Usług udostępniony Klientowi przed zawarciem Umowy. 17. Dane Osobowe dane osobowe Kandydatów zawarte w formularzu oraz dokumentach aplikacyjnych przesyłanych Klientowi w trakcie procesu rekrutacyjnego oraz wszelkie inne dane osobowe powierzone Usługodawcy przez Klienta. 18. Oprogramowanie oprogramowanie komputerowe należące do Usługodawcy, będące podstawą funkcjonowania Aplikacji erecruiter, na które składają się m.in. kody źródłowe, grafika, pliki HTML, bazy danych i inne elementy oprogramowania niezbędne do niezależnego funkcjonowania Aplikacji erecruiter. 19. Ustawa ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.). 20. Rozporządzenie rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. z 2004 r. Nr 100, poz. 1024). 21. Regulamin niniejszy regulamin. 2 POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Regulamin określa zasady i warunki świadczenia Usługi erecruiter oraz prawa i obowiązki stron Umów o świadczenie usługi erecruiter zawartych z Usługodawcą. 2. Regulamin stanowi integralną część Umowy zawartej z Usługodawcą, w tym Umowy opartej o złożone Usługodawcy Zamówienie. - 2 -
3. Usługodawca nieodpłatnie udostępnia Klientowi Regulamin przed zawarciem Umowy, a także na jego żądanie w sposób, który umożliwia pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie treści Regulaminu za pomocą systemu teleinformatycznego, którym posługuje się Klient. 4. Klient zobowiązany jest do przestrzegania postanowień Regulaminu od chwili podjęcia pierwszej czynności prowadzącej do skorzystania z Usługi. 3 ŚWIADCZENIE USŁUGI 1. Świadczenie Usługi erecruiter polega na udzieleniu Klientowi dostępu do Aplikacji erecruiter. 2. Dostęp do Aplikacji erecruiter udzielany jest poprzez przyznanie Klientowi zindywidualizowanego loginu i hasła dostępu do Aplikacji. Klient samodzielnie decyduje o czasie rozpoczęcia i zakończenia korzystania z Usługi erecruiter w ramach zadeklarowanego i wykupionego okresu korzystania z Usług. 3. Usługa erecruiter świadczona jest przez czas nieokreślony, z zadeklarowanym minimalnym okresem korzystania z Usług, wskazanym przez Klienta, nie krótszym niż 6 miesięcy i nie dłuższym niż 36 miesięcy. Po upływie wskazanego okresu Usługi są kontynuowane na warunkach wynikających z zadeklarowanego minimalnego okresu korzystania z Usług, z zastrzeżeniem postanowień 4 ust. 5 i rozliczane w cyklach miesięcznych, chyba że Klient wypowiedział Usługi w terminach określonych w 5 ust. 2. 4. Klient może w każdej chwili zmienić zadeklarowany minimalny okres korzystania z Usług na dłuższy. Zmiana taka wymaga powiadomienia erecruitment Solutions z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem oraz podpisania aneksu do Umowy lub Zamówienia. 4 OPŁATY 1. Z tytułu korzystania z Aplikacji erecruiter Klient będzie uiszczał Opłatę Abonamentową. 2. Opłata Abonamentowa będzie płatna miesięcznie z dołu, na podstawie faktur wystawianych w ostatni dzień roboczy danego miesiąca. Za miesiąc kalendarzowy, w którym dokonywana jest aktywacja Aplikacji erecruiter dla Klienta, Opłata Abonamentowa nie jest pobierana. 3. Opłata Aktywacyjna i Opłata za Asystę Wdrożeniową pobierane są w miesiącu kalendarzowym, w którym dokonywana jest aktywacja Aplikacji erecruiter dla Klienta. 4. Opłaty będą płatne przelewem na podstawie faktur w terminie 14 dni od daty ich wystawienia. Za dzień płatności uznaje się dzień uznania rachunku bankowego Usługodawcy kwotą Opłat. 5. Wysokość Opłaty Abonamentowej po upływie minimalnego zadeklarowanego okresu korzystania z Aplikacji erecruiter określa Cennik. - 3 -
5 ZAWARCIE UMOWY I WYPOWIEDZENIE 1. Umowa zostaje zawarta z chwilą jej podpisania przez obie strony lub z chwilą odesłania Zamówienia podpisanego przez osobę upoważnioną do reprezentacji Klienta na adres erecruitment Solutions, co zostaje potwierdzone odpowiednią wiadomością przesłaną na adres e-mail podany przez Klienta w Zamówieniu. 2. Klient może wypowiedzieć Umowę w każdym czasie z zachowaniem następujących terminów wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego: a) przy minimalnym zadeklarowanym okresie korzystania z Usługi trwającym do 18 miesięcy okres wypowiedzenia trwa 3 miesiące, b) przy minimalnym zadeklarowanym okresie korzystania z Usługi trwającym 19 miesięcy lub dłużej okres wypowiedzenia trwa 6 miesięcy. 3. erecruitment Solutions może wypowiedzieć Umowę w każdym czasie z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. 4. Wysokość Opłaty Abonamentowej w okresie wypowiedzenia określa Cennik. 6 PRAWA I OBOWIĄZKI KLIENTA 1. Zawierając Umowę lub składając Zamówienie, Klient oświadcza jednocześnie, iż zapoznał się z Regulaminem, przyjął go do wiadomości w całości, akceptuje go i zobowiązuje się go przestrzegać. 2. Klient zobowiązany jest do podania Usługodawcy wszelkich wymaganych informacji niezbędnych do prawidłowego świadczenia Usług. Klient oświadcza jednocześnie, że podane przez niego dane są prawdziwe, zgodne z obowiązującymi przepisami prawa (w szczególności prawa autorskiego i handlowego) oraz nie naruszają jakichkolwiek dóbr osób trzecich. 3. Klient oświadcza, że ma prawo do dysponowania informacjami, znakami towarowymi, graficznymi i handlowymi wykorzystywanymi w ramach korzystania z Aplikacji erecruiter i do wykonania formularza aplikacyjnego w szacie graficznej Klienta. 4. Klient zobowiązany jest do nieudostępniania loginu i hasła dostępu do Aplikacji erecruiter osobom nieupoważnionym. Klient ponosi odpowiedzialność wobec Usługodawcy za wszelkie nieuprawnione udostępnienie loginu i hasła dostępu do Aplikacji erecruiter osobom trzecim oraz za wynikłe stąd szkody poniesione przez Usługodawcę. 5. Klient ponosi odpowiedzialność za wszelkie działania i zaniechania Rekruterów i/lub Użytkowników jak za własne działania i zaniechania, w tym odpowiedzialny jest za wszelkie szkody wyrządzone Usługodawcy lub Kandydatom na skutek takich działań lub zaniechań. 6. Klient zobowiązany jest do przestrzegania warunków płatności określonych w Regulaminie, Umowie lub Cenniku. - 4 -
7. Klient przyjmuje do wiadomości, iż erecruitment Solutions przysługują wszelkie prawa autorskie do Aplikacji erecruiter, Oprogramowania oraz wszelkich ich elementów, mających charakter utworów w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych, bez ograniczeń w stosunku do osób trzecich. 8. Klient zobowiązany jest do wykorzystywania Aplikacji erecruiter, Oprogramowania oraz wszelkich ich elementów wyłącznie w celach wynikających z Umowy. 9. Klient nie jest uprawniony do wykorzystywania Aplikacji erecruiter, Oprogramowania oraz ich elementów w jakichkolwiek celach komercyjnych, ani też w celu ich udostępnienia w jakiejkolwiek formie osobom trzecim, bez pisemnej zgody Usługodawcy. Klient ponosi odpowiedzialność wobec Usługodawcy za wszelkie nieuprawnione udostępnienie osobom trzecim oraz wykorzystanie w jakichkolwiek celach komercyjnych Aplikacji erecruiter, Oprogramowania i ich elementów bez zgody Usługodawcy oraz za wynikłe stąd szkody poniesione przez Usługodawcę. 10. Klient zobowiązuje się nie kopiować, nie powielać ani nie rozpowszechniać w jakikolwiek sposób Aplikacji erecruiter, Oprogramowania lub jakichkolwiek ich elementów i ponosi odpowiedzialność wobec Usługodawcy za jakiekolwiek ich nieuprawnione rozpowszechnianie lub powielenie oraz za wynikłe stąd szkody poniesione przez Usługodawcę. 11. Klient zobowiązuje się do niewykorzystywania Aplikacji erecruiter, Oprogramowania ani jakichkolwiek ich elementów w celu rozwoju, produkcji lub wprowadzenia do obrotu programu komputerowego, w formie identycznej lub zbliżonej do Aplikacji erecruiter, jak też do niepodejmowania czynności lub działań mających na celu naruszenie w jakiejkolwiek formie praw autorskich przysługujących Usługodawcy do Aplikacji erecruiter, Oprogramowania oraz ich elementów. 7 PRAWA I OBOWIĄZKI ERECRUITMENT SOLUTIONS 1. erecruitment Solutions zobowiązany jest do udostępnienia Aplikacji erecruiter w terminie 5 Dni Roboczych od dnia zawarcia Umowy lub odesłania podpisanego Zamówienia oraz do świadczenia Usług zgodnie z Umową lub Zamówieniem, z zastrzeżeniem postanowień poniższych. Na wniosek Klienta Usługodawca może opóźnić termin aktywacji Aplikacji erecruiter. 2. erecruitment Solutions zobowiązuje się do przeprowadzenia jednorazowej Asysty Wdrożeniowej dla wskazanych przez Klienta osób w ilości wskazanej w Umowie. Wysokość Opłaty za Asystę Wdrożeniową zależna jest od potrzeby Klienta oraz poziomu zaangażowania Usługodawcy. 3. W okresie korzystania przez Klienta z Aplikacji erecruiter, erecruitment Solutions zobowiązuje się do udzielania Klientowi wsparcia technicznego w postaci bezpłatnych konsultacji telefonicznych lub mailowych. Korespondencję w sprawie skorzystania z konsultacji należy kierować na adres poczty elektronicznej pomoc@erecruiter.pl. - 5 -
4. erecruitment Solutions zastrzega sobie prawo do wstrzymania realizacji Usług objętych Umową w przypadku zalegania przez Klienta z jakimikolwiek płatnościami na jego rzecz przez okres dłuższy niż 14 dni, do momentu uregulowania zaległej wpłaty powiększonej o ustawowe odsetki. Usługi mogą zostać wznowione po uregulowaniu zaległych płatności. 5. erecruitment Solutions uprawniony jest do zaprzestania świadczenia Usług w razie rażącego naruszenia przez Klienta postanowień Regulaminu, po uprzednim wezwaniu go do zaprzestania naruszeń w wyznaczonym dodatkowym, 7-dniowym terminie. 6. erecruitment Solutions nie odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy, które jest następstwem okoliczności, będących od niego niezależnymi. W szczególności erecruitment Solutions nie odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy będące następstwem przerw w dostępie lub braku dostępu do sieci Internet. 7. erecruitment Solutions zastrzega sobie prawo do przejściowego zaprzestania świadczenia Usług ze względu na czynności konserwacyjne lub czynności związane ze zmianą właściwości lub funkcjonalności Aplikacji. 8. Niezależnie od uprawnień określonych w niniejszym paragrafie, w razie naruszenia przez Klienta postanowień Regulaminu, erecruitment Solutions uprawniony jest do rozwiązania Umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia. 8 PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH 1. Klient jest administratorem Danych Osobowych Kandydatów zbieranych i przetwarzanych za pomocą Aplikacji erecruiter. 2. W celu umożliwienia prawidłowej realizacji Umowy o świadczenie Usługi erecruiter, Klient powierza Usługodawcy do dalszego przetwarzania Dane Osobowe w następującym zakresie: a) zbierania Danych Osobowych, b) bezpiecznego utrwalania Danych Osobowych, c) przechowywania Danych Osobowych, d) przekazywania Danych Osobowych w celach wynikających z Umowy, e) dokonywania zmian w Danych Osobowych na żądanie osób, których dotyczą przekazane Klientowi lub Usługodawcy, f) usuwania Danych Osobowych na żądanie Klienta lub osoby, której Dane Osobowe dotyczą. 3. Zawierając Umowę o świadczenie Usługi erecruiter Klient wyraża jednocześnie zgodę na dalsze powierzenie przetwarzania Danych Osobowych w zakresie nie szerszym niż wynikający z ust. 2 powyżej i wyłącznie w celu prawidłowego wykonywania praw i obowiązków wynikających z Umowy, spółce K2 Internet S.A. z siedzibą w Warszawie przy Al. Solidarności 74 A. Usługodawca oświadcza, że dalsze powierzenie Danych - 6 -
Osobowych spółce K2 Internet S.A. odbywa się na podstawie umowy o świadczenie usług hostingowych, zawartej w celu kolokacji urządzeń teleinformatycznych, udostępnienia łącz teleinformatycznych i oprogramowania oraz administracji i utrzymania infrastruktury informatycznej Usługodawcy, niezbędnych do prawidłowego świadczenia Usługi. 4. Klient wyraża ponadto zgodę na dalsze powierzenie przetwarzania Danych Osobowych w zakresie nie szerszym niż wynikający z ust. 2 powyżej i wyłącznie w celu prawidłowego wykonywania praw i obowiązków z niej wynikających, spółce Grupa Pracuj Solutions sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Prostej 51. Usługodawca oświadcza, że dalsze powierzenie Danych Osobowych wynikających z Umowy spółce Grupa Pracuj Solutions sp. z o.o. odbywa się na podstawie umowy o świadczenie usług zawartej m.in. w celu prawidłowego wdrożenia Usługi erecruiter, zapewnienia obsługi technicznej Aplikacji oraz opieki serwisowej nad Oprogramowaniem. 5. Usługodawca zobowiązuje się do przetwarzania Danych Osobowych zgodnie z Ustawą oraz przepisami Rozporządzenia. 6. Usługodawca oświadcza, że spółka K2 Internet S.A. oraz Grupa Pracuj Solutions sp. z o.o., którym powierzył przetwarzanie Danych Osobowych, zapewniają spełnianie wymogów bezpieczeństwa określonych w przepisach Ustawy i Rozporządzenia. 7. Zawarcie Umowy o świadczenie Usługi erecruiter jest równoznaczne z przyznaniem Usługodawcy prawa do przetwarzania Danych Osobowych po zakończeniu rekrutacji prowadzonych przez Klienta oraz przez czas nieokreślony po zakończeniu świadczenia Usługi dla celów reklamy, badania rynku oraz zachowań i preferencji Kandydatów, po poddaniu ich danych anonimizacji w rozumieniu art. 19 ust. 4 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2002 r. Nr 144, poz. 1204 z późn. zm.). 8. W terminie 14 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy Usługodawca, na pisemny wniosek Klienta, w zależności od jego wyboru, zwróci Klientowi wszystkie powierzone Dane Osobowe oraz ich kopie albo zniszczy je lub przeprowadzi ich anonimizację. 9 POUFNOŚĆ 1. Wszelkie informacje uzyskane przez strony w trakcie trwania Umowy lub w związku z jej realizacją, w tym w szczególności informacje dotyczące warunków finansowych, mogą być wykorzystywane wyłącznie w celu prawidłowej realizacji Umowy przez każdą ze stron, chyba że druga strona zwolni ją z obowiązku zachowania poufności lub obowiązek ich ujawnienia wynika z obowiązujących przepisów prawa. 2. erecruitment Solutions zastrzega sobie prawo udostępniania osobom trzecim, w celach promocyjnych, informacji o fakcie zawarcia Umowy z Klientem i jej przedmiocie oraz udziela Klientowi prawa do udzielania osobom trzecim, w celach promocyjnych, informacji o fakcie zawarcia Umowy i o jej przedmiocie. 3. Wykorzystywanie lub ujawnianie informacji poufnych w celach innych niż określone w ust. 1 i 2 powyżej, traktowane będzie jako czyn nieuczciwej konkurencji. - 7 -
10 POSTANOWIENIA KONCOWE 1. Regulamin wchodzi w życie z dniem 2 stycznia 2013 r. 2. Postanowienia Regulaminu stanowią integralną część Umowy zawartej pomiędzy erecruitment Solutions a Klientem i są wiążące, o ile postanowienia Umowy nie stanowią inaczej. 3. Usługodawca zastrzega sobie prawo do jednostronnej zmiany postanowień Regulaminu. O zmianie Regulaminu erecruitment Solutions zawiadomi Klienta, zamieszczając odpowiednią informację na stronie logowania do Usługi erecruiter oraz wysyłając e-mail na adres poczty elektronicznej osoby kontaktowej Klienta, określony w Umowie. 4. W razie niewyrażenia zgody na zmiany w Regulaminie Klient ma prawo wypowiedzieć Umowę o świadczenie Usługi w terminach wypowiedzenia określonych w 5 ust. 2 powyżej. Brak wypowiedzenia Umowy w ciągu 14 dni od powzięcia przez Klienta informacji o zmianie Regulaminu uważa się za akceptację zmian w Regulaminie. 5. Wszelkie spory wynikłe na tle realizacji Umowy, w tym spory o zapłatę wynagrodzenia, będą rozpatrywane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby erecruitment Solutions. 6. Wszelkie zmiany do Umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu pod rygorem nieważności. - 8 -