Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie (22) 628-28-62, 628-78-42, Fax. RIO 628-31-16 Adres, ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa Wydz. Kontroli (22) 625-38-59, 625-21-55, Fax. RIO 629-43-29 RIO-II-0913/254/2011 Warszawa, dn. 19 sierpnia 2011r. Wójt Gminy Strzegowo ul. Pl. Wolności 32 06-445 Strzegowo Dotyczy: protokółu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia 24.06.2011r. Wystąpienie pokontrolne Działając na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb, liczby członków kolegium i trybu postępowania (Dz. U. Nr 167 z 2004 r. poz. 1747) przeprowadzona została w dniach od 11 kwietnia 2011r. do 22 czerwca 2011r. kontrola kompleksowa gospodarki finansowej. Kontrolą objęto okres od 01.01.2010r. do 31.12.2010r., zgodnie z programem kontroli. Kontrola wykazała nieprawidłowości i niedociągnięcia. W celu ich usunięcia i usprawnienia badanej działalności na podstawie art. 9 ust. 2 w/w ustawy kieruję następujące wystąpienie pokontrolne: I. USTALENIA OGÓLNOORGANIZACYJNE 1. Stwierdzono: w Gminie Strzegowo w okresie objętym kontrolą nie był prowadzony audyt wewnętrzny str. 2 protokółu kontroli. prowadzić w Gminie audyt wewnętrzny jeżeli ujęta w uchwale budżetowej kwota dochodów i przychodów lub kwota wydatków i rozchodów przekracza wysokość 40.000 tys. zł stosownie do przepisów art. 274 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2009r. Nr 157, poz. 1240 ze zm.). 1
2. Stwierdzono: na składanych przez podatników deklaracjach na podatek od środków transportowych oraz na fakturach wpływających do Urzędu Gminy brak daty wpływu str. 24, 48, 49 i 50 protokółu kontroli. umieszczać na składanych przez podatników deklaracjach na podatek od środków transportowych oraz na fakturach pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania deklaracji i faktur, stosownie do 40 ust. 1 i ust. 3 pkt. 2 Załącznika Nr 1 Instrukcja Kancelaryjna do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011r. Nr 14, poz. 67). II. KSIĘGOWOŚĆ I SPRAWOZDAWCZOŚĆ BUDŻETOWA 3. Stwierdzono: Urząd Gminy oraz podległe jednostki budżetowe nie sporządzały jednostkowych miesięcznych i rocznych sprawozdań budżetowych Rb 27S z wykonania planu dochodów budżetowych str. 14 protokółu kontroli. sporządzać dla Urzędu Gminy sprawozdania jednostkowe z wykonania planu dochodów budżetowych stosownie do przepisów 4 ust. 3 pkt. a w powiązaniu z 2 ust. 1 i 8 ust. 1 Załącznika Nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010r. Nr 20, poz. 103). Egzekwować od kierowników podległych jednostek organizacyjnych obowiązek sporządzania i przedkładania sprawozdań jednostkowych Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych stosownie do przepisów 4 ust. 3 pkt. b, 6 ust. 1 pkt. 1 i 18 ust. 1 wyżej cytowanego rozporządzenia. 4. Stwierdzono: w budżecie nie jest prowadzona ewidencja księgowa syntetyczna i analityczna do konta 222 Rozliczenie dochodów budżetowych -str. 65 protokołu kontroli. rozliczenia zrealizowanych dochodów budżetowych dokonywać na koncie 222 Rozliczenie dochodów budżetowych stosownie do zasad funkcjonowania konta zawartych w załączniku nr 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010r. Nr 128, poz. 861). 5. Stwierdzono: przyjęte do kasy dochody i zaewidencjonowane pod poz. 37 w raporcie kasowym Nr 37/10/WB sporządzonym za okres od 01. do 15.10.2010r. zostały odprowadzone do banku w kwocie wyższej od przyjętej str. 7 protokółu kontroli. odprowadzać do banku dochody wpływające do kasy w wysokości faktycznie przyjętej do kasy. 2
6. Stwierdzono: raporty kasowe nie były sprawdzane, co potwierdza brak podpisu osoby sprawdzającej raporty str. 7 protokółu kontroli. poddawać czynnościom sprawdzającym sporządzane raporty kasowe zgodnie z treścią wymaganych informacji zawartych na formularzu raportu kasowego. 7. Stwierdzono: zapisy na koncie 133 Rachunek budżetu nie są zgodne z zapisami na wyciągach bankowych str. 8 protokółu kontroli. zapisów na koncie 133 Rachunek budżetu dokonywać w pełnej zgodności obrotów i sald z wyciągami bankowymi stosownie do zasad funkcjonowania konta 133 określonych w załączniku nr 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010r. Nr 128, poz. 861). Niezgodność zapisów pomiędzy wyciągami bankowymi a księgami rachunkowymi skutkuje nierzetelnym prowadzeniem ksiąg rachunkowych co narusza art. 77 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2009r. - Dz. U. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). 8. Stwierdzono: podatnicy zwolnieni z podatku od nieruchomości na podstawie Uchwały Nr XXXII/231/2009 Rady Gminy z dnia 3 grudnia 2009r. nie złożyli deklaracji podatkowych. W sprawozdaniach budżetowych: Rb-27 S z wykonania planu dochodów budżetowych j.s.t. i Rb-PDP z wykonania dochodów podatkowych Gminy za okres 2010r. nie wykazano skutków zwolnień z podatku od nieruchomości wynikających z w/w uchwały str. 26 protokółu kontroli. - w stosunku do podatników podatku od nieruchomości, których nieruchomości zostały zwolnione z podatku uchwałą Rady Gminy, wszcząć postępowanie i wyegzekwować obowiązek złożenia deklaracji o nieruchomościach na podatek od nieruchomości stosownie do art.165 1 i art. 274a ustawy z dnia z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity - Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) w związku z art. 6 ust. 6 i ust. 9. pkt 1 oraz art. 6 ust. 10 ustawy z dnia 12 stycznia 1991r o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity Dz. U. z 2010r. Nr 95, poz. 613 ze zm.). - sporządzić korekty sprawozdań Rb-27S i Rb-PDP, za okresy w których wystąpiły nieprawidłowości, z wykazaniem skutków udzielonych ulg i zwolnień zgodnie z dyspozycją zawartą w 3 ust.1 pkt 10 oraz w 7 ust. 3 załącznika Nr 39 Instrukcja sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010r. Nr 20, poz. 103) oraz przekazać do regionalnej izby obrachunkowej zgodnie z dyspozycją 17 ust. 1. załącznika Nr 39 cyt. rozporządzenia. 3
III.2. DOCHODY BUDŻETOWE 9. Stwierdzono: na deklaracjach na podatek od środków transportowych brak daty i podpisu osoby przyjmującej w/w deklaracje str. 24 protokółu kontroli. dokonywać czynności sprawdzających złożonych deklaracji stosownie do art. 272 pkt. 1 i 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005r. Dz. U. Nr 8, poz. 60 ze zm.). 10. Stwierdzono: zastosowane nieprawidłowe stawki podatku w złożonych przez podatników deklaracjach na podatek od środków transportowych nie zostały skorygowane, co skutkowało zaniżeniem podatku na łączną kwotę 1.905,00 zł str. 24 i 25 protokółu kontroli. korygować deklaracje, dokonując stosownych poprawek w przypadku, jeżeli zmiana wysokości zobowiązania podatkowego, w wyniku tej korekty nie przekracza kwoty 1.000 zł stosownie do art. 274 1 pkt. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005r. - Dz. U. Nr 8, poz. 60 ze zm.). Podatnikowi doręczyć uwierzytelnioną kopię skorygowanej deklaracji wraz z informacją o związanej z korektą deklaracji zmianie wysokości zobowiązania podatkowego stosownie do art. 274 2 pkt. 1 i 2 wyżej cytowanej ustawy. 11.Stwierdzono: ustalono wymiar podatku od środków transportowych dla podatnika posiadającego ciągniki siodłowe i naczepę pomimo nie wykazania w złożonej deklaracji dopuszczalnej masy całkowitej zespołu pojazdów, która decyduje o wysokości stawki podatku dla tych środków transportowych str. 24 protokółu kontroli. wzywać podatników podatku od środków transportowych składających deklaracje bez określenia danych niezbędnych do wyliczenia podatku od środków transportowych do ich uzupełnienia, stosownie do art. 274a 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005r. - Dz. U. Nr 8, poz. 60 ze zm.). 12. Stwierdzono: odpisu podatku od środków transportowych dokonano na podstawie przedłożonej przez podatnika faktury sprzedaży środka transportowego str. 25 protokółu kontroli. dokonywać odpisu podatku od środków transportowych w przypadku zbycia środka transportowego zgodnie z art. 9 ust. 6 pkt. 2 ustawy z dnia 12 stycznia 1991r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2010r. - Dz. U. Nr 95, poz. 613 ze zm.). Podstawą do udokumentowania odpisu podatku jest deklaracja, z której wynika kwota zmniejszająca zobowiązanie podatkowe zgodnie z 4 ust. 1 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych j.s.t. (Dz. U. z 2010r. Nr 208, poz. 1375). 4
13. Stwierdzono: nie podejmowanie w stosunku do osób prawnych czynności zmierzających do wyegzekwowania posiadanych zaległości podatkowych oraz prowadzenie z opóźnieniem egzekucji należności podatkowych od osób fizycznych str. 26 protokółu kontroli. wszczynać postępowanie egzekucyjne w stosunku do podatników posiadających zaległości podatkowe, bez względnej zwłoki stosownie do przepisów art. 3 1 i art. 15 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U z 2005r. Nr 229, poz. 1954 ze zm.) w związku z 3 ust. 1, 5 ust. 1 i 7 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U z 2001r. Nr 137, poz. 1541 ze zm.) oraz 3 pkt. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010r. w sprawie w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2010r. Nr 208, poz. 1375). 14. Stwierdzono: przy wydawaniu na wniosek podatników, decyzji przyznających zwolnienie z podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów nie został zachowany termin 1 miesiąca str. 28 protokółu kontroli. sprawy podatkowe załatwiać w terminach określonych w art. 139 1 i 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005r.- Dz. U. Nr 8, poz. 60 ze zm.). 15. Stwierdzono: nie pobieranie opłaty skarbowej w dniu złożenia wniosków o wydanie decyzji o warunkach zabudowy oraz wypisów i wyrysów z planu zagospodarowania przestrzennego str. 33 protokółu kontroli. egzekwować obowiązek zapłaty opłaty skarbowej w chwili składania wniosku o dokonanie czynności urzędowej stosownie do art. 6 ust. 1 pkt. 1 ustawy z dnia 16 listopada 2006r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2006r. Nr 225, poz. 1635 ze zm.). III.3. WYDATKI BUDŻETOWE 16. Stwierdzono: przekroczenie zakresu upoważnienia do dokonywania wydatków ze środków publicznych o kwotę 970,59 zł - str. 34 i 35 protokołu kontroli. bezwzględnie przestrzegać zapisów art. 254 pkt. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009r. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), zgodnie z którym dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym. Ponadto zgodnie z art. 162 pkt. 3 ww. ustawy dokonywanie wydatków następuje z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Dopuszczenie przez kierownika jednostki do dokonania wydatku powodującego przekroczenie kwoty wydatków ustalonej w rocznym planie finansowym jednostki narusza art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U z 2005r. Nr 14, poz. 114 ze zm.). 5
17. Stwierdzono: na sporządzonej w dniu 28.12.2010r. dla Wójta Gminy liście płac za m-c grudzień 2010r. składniki wynagrodzenia nie były zgodne z wynagrodzeniem ustalonym Uchwałą Nr III/13/2010 Rady Gminy z dnia 22 grudnia 2010r. oraz na liście płac sporządzonej dla pracowników UG składniki wynagrodzenia Zastępcy Wójta nie były zgodne z wynagrodzeniem ustalonym przez Wójta Gminy z dniem 03 grudnia 2010r. w piśmie z dnia 09 grudnia 2010r. str. 36 protokółu kontroli. wynagrodzenia naliczać i wypłacać w prawidłowych wysokościach wynikających z dokumentów ustalających poszczególne składniki wynagrodzenia. Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest: - Wójt Gminy (Kierownik Urzędu, Organ Podatkowy); - Skarbnik Gminy (Główny Księgowy). Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie oczekuje (w 2 egz.) zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia. Przekazując powyższe, proszę jednocześnie o zapoznanie z treścią wystąpienia pokontrolnego Radnych na najbliższej sesji Rady Gminy. Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Wójtowi Gminy prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa przez błędną jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie. Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Zastępca Prezesa /-/ mgr Teresa Gołębiewska Do wiadomości: Rada Gminy Strzegowo. 6