Zarządzenie Nr 82/2010 Burmistrza Miasta Górowo Iławeckie z dnia 29 grudnia 2010 roku w sprawie: ustalenia regulaminu kontroli zarządczej Urzędu Miasta Górowo Iławeckie i zasad jej prowadzenia. Na podstawie art. 69 ust 1 pkt. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240) oraz art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142 poz. 1591 z późniejszymi zmianami) zarządzam, co następuje: 1 Określa się regulamin kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Górowo Iławeckie i jednostkach organizacyjnych miasta oraz zasady jej prowadzenia stanowiące załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2 Określa się wzór upoważnienia do kontroli zgodnie z załącznikiem Nr 2 do zarządzenia. 3 Zarządzenie wchodzi z życie z dniem podjęcia. Burmistrz Miasta Górowo Iławeckie
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 82/2010 Burmistrza Miasta Górowo Iławeckie z dnia 29 grudnia 2010 r. Regulamin kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Górowo Iławeckie i jednostkach organizacyjnych miasta oraz zasady jej prowadzenia 1 1. Regulamin kontroli zarządczej został opracowany na podstawie ustawyz dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz.1240z późn. zm.) oraz w oparciu o wytyczne zawarte w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansówz dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansówpublicznych (Dz. Urz. Min. Fin. nr 15, poz.84). 2. Zadaniem Urzędu Miasta Górowo Iławeckie jest sprawne i skuteczne zarządzanie, oraz realizowanieefektywniewe współpracy z innymi partnerami określonych prawem zadań i usług na rzecz rozwojumiasta i jego społeczności. 3. Nadrzędnym celem Urzędu Miasta Górowo Iławeckie jest świadczenie usług najwyższej jakościspełniających potrzeby i oczekiwania społeczności lokalnej oraz innych naszychpartnerów, na podstawie i w granicach obowiązującego prawa oraz wspieranie rozwojuspołeczno-gospodarczego Miasta i jego skuteczne zarządzanie. 2 1. Ustalenia niniejszego regulaminu dotyczą: 1) sposobu organizacji i zasad wykonywania kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Górowo Iławeckie i jednostkach organizacyjnych miasta 2) ustalenia zasad koordynacji kontroli zarządczej 3) cele i zadania kontroli zarządczej 4) elementy kontroli zarządczej 5) zakres kontroli finansowej 2. Kontrolę zarządczą wewnętrzną i zewnętrzną sprawowaną przez Burmistrza Miasta wykonują: 1) Doradca Burmistrza Miasta 2) Sekretarz Miasta 3) Skarbnik Miasta 4) Naczelnicy wydziałów 5) Pracownicy Urzędu Miasta na polecenie Burmistrza lub osób wymienionych w pkt. 1, 2, 3, 4 6) Podmioty zewnętrzne na zasadzie umowy cywilno-prawnej. 7) Dyrektorzy jednostek organizacyjnych Miasta Górowo Iławeckie. 3
1. Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy opracowany w celu dostarczenia racjonalnego zapewnienia co do realizacji celów w następujących obszarach: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi 2) skuteczności i efektywności działania 3) wiarygodności sprawozdań 4) ochrony zasobów ( m.in. pracowników, mienia, infrastruktury) 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji 7) zarządzania ryzykiem 2. System kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Górowo Iławeckie jest to zintegrowany zbiór elementów i czynności kontrolnych obejmujący: 1) samokontrolę 2) kontrolę funkcjonalną 3) kontrolę instytucjonalną 3. Istotę wspólną czynności kontrolnych jest szczegółowe zbadanie stanu faktycznego i porównanie go z obowiązującą dla niego normą oraz ustalenie odchyleń od tej normy. 4 1. Ocena badanego stanu faktycznego powinna odbywać się według następujących kryteriów: 1) Sprawdzenie czy wydatki dokonywane są: a) w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasad - uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów - optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonego celu b) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań c) w wysokości i terminach wynikających z wcześniejszych zaciągniętych zobowiązań. 2) Porównanie stopnia realizacji podjętych celów i zadań z przyjętymi założeniami 3) Ocenianie prawidłowość pracy. 5 1. Kontrola zarządcza winna być: 1) adekwatna 2) skuteczna 3) efektywna 2. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy zatrudnieni w Urzędzie Miasta Górowo Iławeckie bez względu na stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy. Samokontrola polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez pracowników w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki z posiadanego zakresu czynności służbowych z uwzględnieniem postanowień niniejszego regulaminu. Samokontrola realizowana jest w ramach powierzonych obowiązków służbowych w toku codziennego wykonywania zadań. 3. W przypadku ujawniania nieprawidłowości pracownik dokonujący samokontroli jest zobowiązany: 1) podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości 2) niezwłocznie poinformować Burmistrza Miasta 6 1. Etapy postępowania kontrolnego niezbędne do osiągnięcia zamierzonego celu obejmują: 1)porównanie stanu faktycznego z założeniami oraz ze stanem określonym w normach prawnych i technicznych
2) ustalenie nieprawidłowości 3) ustalenie przyczyn nieprawidłowości 4) sformułowanie wniosków i zaleceń pokontrolnych zmierzających do likwidacji nieprawidłowości, usprawnienia działalności, osiągnięcia lepszych efektów 5) omówienia wyników kontroli z dyrektorem kontrolowanej jednostki 6) analizowanie informacji zarządczych w występujących zagrożeniach w osiągnięciu celów i inicjowanie działań korekcyjnych, korygujących, naprawczych, wspomagających. 7 1. Kontrola zarządcza zewnętrzna (w jednostkach organizacyjnych miasta) może być prowadzona jako: 1) kompleksowa - obejmująca całokształt zasadniczych funkcji i statutowych zadań kontrolowanej jednostki 2) problemowa - obejmująca wybrane zagadnienia w jednej lub kilku kontrolowanych jednostkach, 3) doraźna - interwencyjna, wynikająca z bieżącej, pilnej potrzeby sprawdzenia stanu faktycznego, prowadzona w różnych kierunkach, 4) sprawdzająca - stosowna do potrzeb, obejmująca ocenę stopnia realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych wydanych w wyniku uprzednio prowadzonych kontroli. 5) w ramach zewnętrznej kontroli zarządczej organ nadzorujący celem pozyskania informacji może żądać, w każdym czasie, przedłożenia wszelkich dokumentów w zakresie działalności danej jednostki organizacyjnej. 2. Kontrole kompleksowa i problemowa powinny być realizowane zgodnie z zatwierdzonym planem kontroli, zatwierdzonym przez Burmistrza. 3. Kontrole sprawdzające mogą być prowadzone w każdym czasie i nie wymagają planowego usankcjonowania. 4. Kontrole doraźne są prowadzone w zależności od zaistniałych potrzeb. 5. Kontrola zarządcza wewnętrzna dotyczy Urzędu Miasta. 6. Przy analizowaniu kosztów funkcjonowania wszystkich jednostek organizacyjnych można łączyć zakres kontroli wewnętrznej i zewnętrznej. 8 1. Na minimum 3 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia kontroli kompleksowej i problemowej, zarządzający kontrolę pisemnie lub telefonicznie zawiadamia jednostkę kontrolowaną o terminie i przedmiocie kontroli. 2. Kontrola sprawdzająca i doraźna nie wymaga obowiązku uprzedniego informowania jednostki kontrolowanej o terminie planowanej kontroli. 9 1. Kontrola zarządcza składa się z pięciu wzajemnie powiązanych obszarów: 1) Środowisko wewnętrzne, na które składają się następujące elementy: a) przestrzeganie wartości etycznych, b) kompetencje zawodowe, c) struktura organizacyjna, d) delegowanie uprawnień. 2). Cele i zarządzanie ryzykiem, które określają: a) misja, b) wyznaczenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji,
c) identyfikacja ryzyka, d) analiza ryzyka, e) reakcja na ryzyko. 3). Mechanizmy kontroli polegające w szczególności na: a) dokumentowaniu systemu kontroli zarządczej, b) prowadzeniu nadzoru, c) utrzymaniu ciągłości działalności, d) ochronie zasobów, e) realizacji szczegółowych mechanizmów kontroli dotyczących operacji finansowych i gospodarczych, f) określeniu mechanizmów kontroli systemów informatycznych. 4). Informacja i komunikacja w ramach której wyróżnia się: a) bieżącą komunikację, b) komunikację wewnętrzną, c) komunikację zewnętrzną. 5). Monitorowanie i ocena, przez co rozumie się: a) monitorowanie systemu kontroli zarządczej, b) samoocenę, c) audyt wewnętrzny, d) uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej. 10 1. W celu zapewnienia adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta ustala się następujące standardy kontroli zarządczej: 1) Środowisko wewnętrzne odzwierciedla postawę oraz rzeczywiste działania Kierownictwa w odniesieniu do znaczenia kontroli w urzędzie. Wpływa na świadomość pracowników. Zapewnia dyscyplinę i strukturę umożliwiającą realizację podstawowych celów kontroli zarządczej. a) wszyscy pracownicy, wykonując powierzone im zadania i obowiązki, kierują się osobistą i zawodową uczciwością. Kierownictwo przez codzienne decyzje wspiera i promuje przyjęte wartości etyczne oraz osobistą i zawodową uczciwość pracowników b) pracownicy posiadają taki poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia, który pozwala im na skuteczne i efektywne wypełnianie powierzonych zadań i obowiązków, a także rozumieć znaczenie systemu kontroli zarządczej. c) proces naboru prowadzony jest w sposób, który zapewnia wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. d) Burmistrz zapewnia podnoszenie kompetencji zawodowych podległym pracownikom. Szkolenia pracowników są właściwie zaplanowane, zgodnie z potrzebami i celami jednostki. e) każdy pracownik zatrudniony na stanowisku urzędniczym podlega ocenie okresowej zgodnie z przyjętą w urzędzie procedurą. f) struktura organizacyjna Urzędu Miasta jest dostosowana do jego aktualnych celów i zadań. Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych oraz zakres podległości służbowej jest określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny. g) każdemu pracownikowi przedstawia się zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Ma on formę pisemną, jest precyzyjnie określony oraz odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi
związanego. Tworzy go bezpośredni przełożony, zatwierdza Burmistrz. Przyjęcie zakresu jest potwierdzone przez pracownika jego podpisem i określeniem daty. h) zakres delegowanych uprawnień poszczególnym osobom zarządzającym lub pracownikom jest precyzyjnie określony oraz odpowiednio dostosowany do wagi podejmowanych decyzji. Przyjęcie delegowanych uprawnień jest potwierdzone podpisem w formie upoważnień i pełnomocnictw, które są rejestrowane. 2) Cele i zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań przez jednostkę. Proces zarządzania ryzykiem powinien być udokumentowany. a) w urzędzie określono misję jednostki, która sprzyja ustaleniu hierarchii celów i zadań oraz efektywnemu zarządzaniu ryzykiem. b) cele i zadania Urzędu Miasta są określone jasno w co najmniej rocznej perspektywie. Są one realizowane przez Urząd Miasta i miejskie jednostki organizacyjne. Planowanie zadań i celów ma realistyczne podstawy, które wynikają z posiadanych zasobów kadrowych, majątkowych i finansowych. Zadania wyznaczone do realizacji są powiązane z zagwarantowaniem środków na ich realizację. c) ocena realizacji celów i zadań pod względem oszczędności, skuteczności i efektywności jest przeprowadzana każdego roku. d) pracownicy na stanowiskach funkcyjnych są zobowiązani do zidentyfikowania zadań, przy wykonywaniu których pracownicy mogą być szczególnie podatni na wpływy szkodliwe dla gospodarki finansowej lub wizerunku jednostki oraz ustanowienia środków zaradczych. 3). Zarządzanie ryzykiem opiera się na zestawie wzajemnie uzupełniających się celów połączonych ze sobą na wszystkich szczeblach organizacji. Obejmuje rozpoznanie i analizę zewnętrznych i wewnętrznych ryzyk zagrażających realizacji celów na szczeblu danej działalności, jak i całej organizacji. a) kierownictwo oraz pracownicy zatrudnieni na stanowiskach funkcyjnych systematycznie, nie rzadziej niż raz w roku, dokonują identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego z poszczególnymi celami i zadaniami realizowanymi przez Urząd Miasta. Należy uwzględnić także, czy cele i zadania określone w dokumentach strategicznych realizowane są przez jednostki podległe lub nadzorowane. b) zidentyfikowane ryzyka poddawane są analizie mającej na celu określenie możliwych skutków i prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka. Burmistrz lub upoważnieni pracownicy określają akceptowany poziom ryzyka. c) wobec zidentyfikowanych ryzyk określa się rodzaj możliwych reakcji (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie) Burmistrz lub upoważnieni pracownicy określają działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu.
4). Mechanizmy kontroli zestawienie podstawowych mechanizmów, które będą funkcjonować w ramach systemu kontroli zarządczej realizowanej przez Urząd Miasta. Są to zasady, procedury, przepisy wewnętrzne, zarządzenia i instrukcje, przy pomocy których zapewnia się realizację wytycznych kierownictwa w odpowiedzi na ryzyko zagrażające realizacji celów. Wszystkie mechanizmy kontroli powinny być maksymalnie jasne i proste. Podstawowe cechy mechanizmów kontroli zarządczej to: - elastyczność, - dostosowanie do potrzeb urzędu, jego specyfiki i zmienności, - odpowiedź na konkretne ryzyko, - analiza kosztów wdrożenia w stosunku do uzyskanych korzyści. Skuteczne mechanizmy kontrolne powinny być realizowane: - na czas wykrycie powinno pozwolić na wczesną korektę odchyleń, - oszczędnie kontrole powinny dawać racjonalne zapewnienie osiągnięcia oczekiwanych wyników, z uwzględnieniem analizy kosztów korzyści, - dobrze umiejscowione punkty kontrolne powinny się znajdować tam, gdzie jest najbardziej prawdopodobne, że pomiary pozwolą wykryć krytyczne odchylenia od celów jednostki, - elastyczne kontrole powinny uwzględniać zmiany organizacyjne, - odpowiednie powinny odpowiadać potrzebom Kierownictwa i powinny być dopasowane do struktury organizacyjnej. Muszą rzetelnie odzwierciedlać wydarzenia, do pomiaru których zostały zaprojektowane, - spójne z odpowiedzialnością ustanawiają odpowiedzialność za wyniki, - zdolne identyfikować przyczyny korekta jest bardziej prawdopodobna, jeśli została zaplanowana jako odpowiedź na znane potencjalne przyczyny. Funkcjonujące mechanizmy kontroli zarządczej w urzędzie: 1) rejestr przepisów wewnętrznych ( procedury, regulaminy, zakresy obowiązków iinne dokumenty) stanowiącą dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja jest spójna i dostępna dla wszystkich osób, którym te informacje są niezbędne. 2) prowadzony jest właściwy nadzór nad wykonywaniem zadań w celu ich skutecznej, efektywnej i skutecznej realizacji, które obejmuje w szczególności: a) jasne komunikowanie obowiązków, zadań i odpowiedzialności każdego z pracowników i system oceny ich pracy w niezbędnym zakresie, b) zatwierdzanie wyników pracy w decydujących momentach, w celu uzyskania zapewnienia, że przebywa ono zgodnie z zamierzeniami. 3) zapewnione jest istnienie mechanizmów służących utrzymaniu ciągłości działalności urzędu poprzez: a) wskazanie osób zastępujących każdego z pracowników, w tym kadry kierowniczej, w przypadku jego nieobecności b) istnienie ciągłości działania systemów informatycznych poprzez zapobieganie utracie danych, przerw w działaniu systemów informatycznych, 4) dostęp do zasobów urzędu mają wyłącznie upoważnione osoby poprzez: a) powierzenie odpowiedzialności materialnej za przekazane składniki majątkowe, b) właściwy system zabezpieczenia technicznego pomieszczeń, c) jasną i czytelną instrukcję inwentaryzacyjną. 5) w Urzędzie Miasta istnieją mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych w tym: a) rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych przez Burmistrza lub osoby przez niego upoważnione, b) zatwierdzanie ( autoryzacja ) operacji finansowych przez Burmistrza lub osoby przez niego upoważnione ( instrukcja obiegu dokumentów księgowych, instrukcja kasowa, zakresy czynności, wykaz osób upoważnionych do zatwierdzenia operacji),
c) podział kluczowych obowiązków dotyczących zatwierdzenia ( autoryzacji) realizacji i rejestrowania operacji finansowych i gospodarczych pomiędzy poszczególnych pracowników ( rejestr upoważnień), d) weryfikacji operacji gospodarczych i finansowych przed i po realizacji. 6) w urzędzie zapewnia się bezpieczeństwo systemów informatycznych. 5. Informacja i komunikacja kierownictwo i pracownicy powinni mieć zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków. System komunikacji powinien umożliwiać właściwy przepływ informacji wewnątrz jednostki, tj.: 1) informacja i komunikacja należy zidentyfikować, zebrać i przekazać istotne zewnętrzne lub wewnętrzne informacje w odpowiednim czasie i we właściwy sposób. 2) system informacyjny może być formalny lub nieformalny. Wykorzystuje on informacje wewnętrzne i zewnętrzne w celu generowania sprawozdań finansowych, operacyjnych i zgodności. 3) informacja powinna być dokładna, aktualna, dostępna i terminowa. 4) przekazywanie informacji (komunikacja) w urzędzie powinno umożliwiać wykonywanie obowiązków związanych ze sprawozdawczością finansową, operacjami i zgodnością. 5) informacja zewnętrzna należy zapewnić efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań przez jednostkę. 6. Monitorowanie i ocena system kontroli zarządczej winien podlegać bieżącemu monitorowaniu i ocenie, poprzez: - wyniki monitorowania systemu kontroli zarządczej, - samoocenę, - przeprowadzone badania audytowe, - przeprowadzone kontrole. 1) Monitorowanie systemu kontroli zarządczej odbywa się podczas bieżącego wykonywania obowiązków Kierownictwa Urzędu Miasta. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej zobowiązani są także pozostali pracownicy pełniący funkcje kierownicze. 2) Burmistrz w ramach wykonywania bieżących obowiązków ocenia skuteczność realizowanej kontroli zarządczej i jej poszczególnych elementów. 3) Co najmniej raz w roku przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach funkcyjnych, zgodnie z opracowanym na dany rok planem. 11 1. Kontrola finansowa stanowi jeden z elementów kontroli zarządczej. 2. Kontroli finansowej podlegają jednostki organizacyjne miasta. 12 1. Kontrola finansowa obejmuje: 1) przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, 2) badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, 3) prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowania procedur dotyczących procesów, o których mowa w pkt 2. 13 1. Podstawowych kryteriów doboru do kontroli finansowej dokonuje się na podstawie: 1)analizy sprawozdań okresowych, 2) analizy wniosków i zleceń pokontrolnych przez kontrole instytucjonalne,
3) konieczności przeprowadzenia kontroli krzyżowej 4) analiza wniosków jednostek podlegających i nadzorowanych przez Burmistrza o zwiększenie ich budżetu przekazanego do dyspozycji na podstawie planów finansowych, 5) kontrola prawidłowości wykorzystanych dotacji 6) inne informacje zarządcze z otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego Urzędu Miasta. 14 1. W przypadkach wymagających specjalnych kwalifikacji Burmistrz może powołać rzeczoznawcę lub biegłego rewidenta, 2. Rzeczoznawca lub biegły rewident powołany do udziału w czynnościach kontrolnych otrzymuje wynagrodzenie wynikające z podpisanej umowy cywilno-prawnej, 3. Przeprowadzone czynności kontrolne należy dokumentować w postaci protokołu pokontrolnego. 15 1. Protokół z kontroli powinien zawierać co najmniej: 1)pełne brzmienie nazwy jednostki kontrolowanej, 2) okres prowadzenia kontroli, 3) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe przeprowadzającego kontrolę oraz dane pracowników udzielających wyjaśnień, 4) określenie przedmiotu kontroli, 5) ustalenia w przebiegu kontroli, 6) określenie wydanych wniosków i zaleceń, 7) termin poprzedniej kontroli i stopień realizacji zaleceń pokontrolnych, 8) wzmiankę o prawie zgłaszania zastrzeżeń i wyjaśnień do treści protokołu w ciągu 7 dni od daty jego podpisania, 9) wyszczególnienie załączników, 10) miejsce i datę sporządzenia protokołu oraz podpisy osób kontrolujących i dyrektora jednostki. 16 Kontrolujący jest upoważniony do wstępu oraz poruszania się na terenie jednostki kontrolowanej na podstawie upoważnienia podpisanego przez Burmistrza Miasta. 17 Zobowiązuje się pracowników Urzędu Miasta do zapoznania się z treścią niniejszego zarządzenia. Burmistrz Miasta Górowo Iławeckie
Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 82/2010 Burmistrza Miasta Górowo Iławeckie z dnia 29 grudnia 2010 r. Górowo Iławeckie, dn.... Upoważnienie Nr... Upoważniam Pana/ Panią... Do przeprowadzenia kontroli... w zakresie... Termin rozpoczęcia prowadzenia działań kontrolnych Termin orientacyjny zakończenia kontroli Burmistrz Miasta Górowo Iławeckie