ZAMAWIAJĄCY Łódzkie Centrum Wydarzeń ul. Piotrkowska 87 90-423 Łódź tel.: +48 (42) 280 10 17 fax: +48 (42) 280 10 20 e-mail: centrum@lcw.lodz.pl Łódź, 23.06.2017 ZP.371.29.2017 ZAPYTANIE OFERTOWE zamówienie o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro pn.: Letnie plenerowe wydarzenia artystyczne na ul. Piotrkowskiej - zapewnienie zaplecza sprzętowego wraz z usługą transportową. Tryb udzielenia zamówienia: Postępowanie o udzielenie zamówienia, którego wartość szacunkowa nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, prowadzone w trybie zapytania ofertowego na podstawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, do których ustawy Prawo zamówień publicznych nie stosuje się (art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r.) wprowadzonego Zarządzeniem Nr 1/2017 Dyrektora Łódzkiego Centrum Wydarzeń. Opis przedmiotu zamówienia, termin i miejsce wykonania zamówienia Przedmiot zamówienia obejmuje: Część 1: pięć spektakli teatralnych pn. Teatralny Pasaż Róży, które odbędą się w dniach 07.07.2017 r., 14.07.2017 r., 21.07.2017 r., 11.08.2017 r., 18.08.2017 r. w podwórku przy ul. Piotrkowskiej 3: 1. Zapewnienie sceny i infrastruktury technicznej niezbędnej do wystawienia 5 plenerowych spektakli teatralnych na podwórku przy ul. Piotrkowskiej 3 w Łodzi. Scena o rozmiarach minimum 6x4 metry, podesty na wysokości min. 85 cm., zadaszona, stabilna, wypoziomowana oraz spełniająca aktualne wymogi BHP oraz atesty dotyczące konstrukcji tymczasowych. Preferowana jest scena mobilna z możliwością podwieszenia oświetlenia bez dodatkowej konstrukcji. Scena musi być osłonięta czarną siatką z trzech stron. Konieczne są również schody umiejscowione z boku sceny stabilnie przymocowane i wyposażone w barierkę. 2. Zapewnienie infrastruktury technicznej według poniższej specyfikacji: 07.07.2017 r. 10 reflektorów typu PC ( minimum 1000 W); minimum 70 metrów oraz rozdzielnia prądowa przy scenie. 14.07.2017 r. minimum 70 metrów oraz rozdzielnia prądowa przy scenie;
3 mikroporty wyposażone w mikrofony nagłownie z gąbkami (wiatrołap), w kolorze cielistym, możliwie jak najmniej widoczne. Zestawy bezprzewodowe muszą spełniać aktualne normy dotyczące zakresu częstotliwości dostępnych dla urządzeń bezprzewodowych. Z możliwością zamocowania na pasku. 21.07.2017 r. minimum 70 metrów oraz rozdzielnia prądowa przy scenie. Uwaga: schody do wejścia na scenę są wymagane na froncie sceny 11.08.2017 r. minimum 70 metrów oraz rozdzielnia prądowa przy scenie; projektor multimedialny o mocy minimum 6000 ansi wraz z okablowaniem oraz komputerem umożliwiającym wyświetlenie projekcji (zdjęcia oraz filmy z dźwiękiem) z ekranem minimum 1,5m na 2m. Projekcja na scenie, sterowanie projekcją ze stanowiska FOH (20-25 metrów od sceny). 18.08.2017 r. minimum 70 metrów oraz rozdzielnia prądowa przy scenie; 6 mikroportów wyposażonych w mikrofony nagłownie z gąbkami (wiatrołap), w kolorze cielistym, możliwie jak najmniej widoczne. Zestawy bezprzewodowe muszą spełniać aktualne normy dotyczące zakresu częstotliwości dostępnych dla urządzeń bezprzewodowych, z możliwością zamocowania na pasku. 3. Montaż i demontaż sceny oraz infrastruktury technicznej dla każdego spektaklu według poniższego harmonogramu: 10:00-15:00 montaż sceny i światła 15:00 pełna gotowość sceny oraz oświetlenia 15:00-17:00 montaż nagłośnienia będącego własnością Zamawiającego, o którym mowa w pkt 6 oraz ustawienie elementów scenografii i innych. 17:00-19:30 czas na próby podmiotów wykonawczych 20:00-21:30 przedstawienia 21:30 zakończenie przedstawień, początek demontażu wszystkich elementów 4. Zapewnienie elementów scenografii na każdy spektakl teatralny obejmujących: czerwony dywan o wymiarach 4x3 m, rodzaj materiału welur lub podobne, dywan czysty, w stanie niezużytym, montaż oraz demontaż materiału przed wejściem do kamienicy ul. Piotrkowska 3; słupki teatralne (6 sztuk) w kolorze złotym o wysokości min. 80 cm, połączone sznurem, ustawione po 3 słupki po dwóch stronach wejścia przy ul. Piotrkowskiej 3; czarna, estetyczna ambonka/mównica o wysokości min. 100 cm i szerokości min.40 cm, zabudowana lub osłonięta czarnym materiałem z trzech stron, na której ustawiona będzie przez Zamawiającego kasa do sprzedaży biletów;
czerwona kotara składająca się z dwóch równych części o wymiarach min. 3,8 m x 2 m, materiał welur lub podobne, udrapowana przy bramie przy ul. Piotrkowskiej 3, jej montaż w prześwicie bramy przy ul. Piotrkowskiej 3 (bez ingerencji w elewację) i demontaż; 5. Wynajem, transport, montaż i demontaż 250 krzeseł na każdy z 5 spektakli i ich rozstawienie według wskazówek Zamawiającego; 6. Wynajem, transport, montaż i demontaż jednej toalety przenośnej typu VIP na każdy z 5 spektakli i jej ustawienie według wskazówek Zamawiającego; 7. Transport (tam i z powrotem ul. Piotrkowska 53 ul. Piotrkowska 3) nagłośnienia (mieszczącego się w busie np. VW T4); montaż i demontaż nagłośnienia zgodnie z godzinami podanymi w punkcie 3; 8. Transport (tam i z powrotem ul. Piotrkowska 53 ul. Piotrkowska 3), montaż i demontaż nośników reklamowych: dwie flagi, namiot stelażowy o wymiarach stelażu do transportu: 1,6 m x 0,4 m + torba z pokryciem dachowym, sztaluga, zgodnie z godzinami podanymi w punkcie 3. Część 2: dziewięć koncertów plenerowych pn. Piotrkowska Kameralnie, które odbędą się w dniach: 05.07.2017 r., 12.07.2017 r., 19.07.2017 r., 26.07.2017 r., 02.08.2017 r., 09.08.2017 r., 16.08.2017 r., 23.08.2017 r., 30.08.2017 r. w Pasażu Rubinsteina: 1. Transport (tam i z powrotem ul. Piotrkowska 53 Pasaż Rubinsteina), montaż i demontaż czterech podestów o wymiarach 1m x 2 m; a) Montaż podestów do godz. 16.00; b) Demontaż podestów po godz. 22.00; 2. Transport nagłośnienia Zamawiającego (tam i z powrotem ul. Piotrkowska 53 Pasaż Rubinsteina) zgodnie z godzinami podanymi pkt 1 lit. a i b (nagłośnienie mieści się w busie typu np. VW T4). 3. Transport (tam i z powrotem ul. Piotrkowska 53 Pasaż Rubinsteina), montaż i demontaż nośników reklamowych: dwie flagi, namiot stelażowy o wymiarach stelażu do transportu: 1,6 m x 0,4m + torba z pokryciem dachowym, sztaluga, zgodnie z godzinami podanymi w pkt 1 lit. a i b. 4. Montaż i demontaż podestów oraz pozostałej infrastruktury technicznej dla każdego koncertu według poniższego harmonogramu: 16:00 montaż podestów 16:00-18:00 montaż nagłośnienia i pozostałej infrastruktury 18:00-19:00 próba zespołu 19:00 pełna gotowość 20:00-22:00 koncerty 22:00 początek demontażu Warunki udziału w postępowaniu 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy wykażą, że: a) nie otwarto w stosunku do nich likwidacji, w zatwierdzonym przez sąd układzie restrukturyzacyjnym jest przewidziane zaspokojenie wierzycieli przez likwidację jego majątku lub sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 332 ust. 1 ustawy z dnia 15 maja 2015 r. Prawo restrukturyzacyjne (Dz. U. poz. 978, z późn. zm.) lub którego upadłość ogłoszono, z wyjątkiem wykonawcy, który po ogłoszeniu upadłości zawarł układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego, chyba że sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 366 ust. 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. Prawo upadłościowe (Dz. U. z 2015 r. poz. 233, z późn. zm.); b) posiadają aktualne na dzień składania ofert ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia;
c) posiadają aktualną na dzień składania ofert dokumentację techniczną sceny określonej w części 1 zapytania, wraz z kopiami atestów elementów, z których jest wykonana. 2. Dokumenty potwierdzające spełnianie ww. warunków, wymagane będą przed podpisaniem umowy. Przygotowanie oferty: 1. Ofertę należy sporządzić zgodnie z treścią formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. 2. Oferta musi być złożona przez Wykonawcę lub osobę/osoby uprawnione do jego reprezentacji. 3. Cena oferty winna być wyrażona w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Kwoty należy zaokrąglić do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 i wyższe zaokrągla się do 1 grosza (ostatnią pozostawioną cyfrę powiększa się o jednostkę). 4. Cena oferty musi obejmować wszystkie koszty niezbędne do realizacji zamówienia, a także podatek VAT. 5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Termin związania ofertą Okres związania ofertą wynosi 30 dni, licząc od upływu terminu składania ofert. Opis kryteriów oceny ofert 1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami: Kryterium Oceny Oferty Waga kryterium A Cena oferty 80% B C Koszt rezerwacji sprzętu dla jednego spektaklu Koszt rezerwacji sprzętu dla jednego koncertu 10% 10% Razem 100% Łączna liczba punktów dla poszczególnych ofert zostanie wyliczona w sposób następujący: Liczba punktów za kryterium A + liczba punktów za kryterium B + liczba punktów za kryterium C = łączna liczba punktów Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie osiągniętej liczby punktów w oparciu o kryteria i ustaloną punktację. Punkty za kryterium A cena oferty Maksymalną ilość punktów otrzyma Wykonawca, który zaproponuje najniższą cenę, pozostali Wykonawcy otrzymają ilość punktów obliczonych matematycznie w oparciu o wzór: cena najniższa Punkty za cenę = ----------------------------- x 80% cena rozpatrywana Punkty za kryterium B koszt rezerwacji sprzętu dla jednego spektaklu Maksymalną ilość punktów otrzyma Wykonawca, który zaproponuje najniższy koszt, który Zamawiający poniesie za rezerwację sprzętu dla jednego spektaklu w przypadku jego odwołania
z powodu złych warunków atmosferycznych, pozostali Wykonawcy otrzymają ilość punktów obliczonych matematycznie w oparciu o wzór: koszt najniższy Punkty za koszt rezerwacji = ----------------------------- x 10% koszt rozpatrywany Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania spektaklu do godz. 8.00 w dniu jego realizacji. Punkty za kryterium C koszt rezerwacji sprzętu dla jednego koncertu Maksymalną ilość punktów otrzyma Wykonawca, który zaproponuje najniższy koszt, który Zamawiający poniesie za rezerwację sprzętu dla jednego koncertu w przypadku jego odwołania z powodu złych warunków atmosferycznych, pozostali Wykonawcy otrzymają ilość punktów obliczonych matematycznie w oparciu o wzór opisany powyżej. Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania koncertu do godz. 12.00 w dniu jego realizacji. 2. Zamawiający udzieli niniejszego zamówienia temu(tym) Wykonawcy (Wykonawcom), którego(ych) oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, tj. uzyska największą łączną ilość punktów. 3. Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z najniższą ceną, a jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej cenie, zamawiający wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych. Sposób i termin składania ofert: 1. Ofertę należy przesłać na adres mailowy Łódzkiego Centrum Wydarzeń: centrum@lcw.lodz.pl, w nieprzekraczalnym terminie do 29.06.2017 r. do godz. 10.00 2. W temacie maila należy wpisać treść: ZP.371.29.2017 3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 4. Zamawiający niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty przekaże Wykonawcom biorącym udział w postępowaniu oraz opublikuje na stronie www.lcw.lodz.pl następujące informacje: - kwotę przeznaczoną na sfinansowanie zamówienia, - nazwy wykonawców, - informacje dotyczące punktacji ofert jeżeli odpowiednio informacje te dotyczą przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego 1. Zamawiający poinformuje Wykonawcę, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza o terminie i miejscu podpisania umowy. 2. Zamawiający wymaga od Wykonawcy, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych we wzorze umowy stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania. 3. Osoby reprezentujące Wykonawcę przy podpisywaniu umowy powinny posiadać ze sobą dokumenty potwierdzające ich umocowanie do podpisania umowy. 4. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert. 5. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: - została złożona po terminie składania ofert, - jej treść nie odpowiada treści niniejszego Zapytania ofertowego, - zawiera błędy w obliczeniu ceny, których nie można poprawić na zasadzie oczywistych omyłek rachunkowych, - jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów.
Sposób porozumiewania się z Zamawiającym: 1. Korespondencję do Zamawiającego (powołując się w tytule na nr referencyjny postępowania: (ZP.371.29.2017) należy kierować: pisemnie na adres: Łódzkie Centrum Wydarzeń, ul. Piotrkowska 87, 90-423 Łódź drogą elektroniczną na adres: centrum@lcw.lodz.pl Załączniki do poczty elektronicznej powinny być w formatach obsługiwanych przez programy Word 2007, Excel 2007, Adobe Reader 2. Przed upływem terminu składania ofert Wykonawcy mogą zwracać się do Zamawiającego o wyjaśnienia treści Zapytania ofertowego. Zamawiający udzieli wyjaśnień nie później niż na 2 dni przed wyznaczonym terminem składania ofert, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Unieważnienie postępowania: Zamawiający unieważni postępowanie, jeżeli: - do upływu terminu składania ofert nie złożono żadnej oferty lub nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu, - cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że Zamawiający podejmie decyzję o zwiększeniu tej kwoty do ceny najkorzystniejszej oferty, - wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym czego nie można było wcześniej przewidzieć, - postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia publicznego. Izabela Zbonikowska Dyrektor Łódzkiego Centrum Wydarzeń