Zarządzenie nr 81 /2013 Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu z dnia 20 grudnia 2013 roku w sprawie: podróży służbowych na terenie kraju Na podstawie art. 77 5 1 i 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 roku, nr 21, poz. 94, z późn. zm.) oraz Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 roku, poz. 167) oraz Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 roku, nr 27, poz. 271 z późn. zm.) zarządzam, co następuje: l 1. Na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu obowiązuje system elektronicznego obiegu delegacji pracowniczych (zwany dalej systemem). 2. Logowanie do sytemu jest możliwe pod adresem: http://delegacje.ue.poznan.pl 3. Instrukcja obsługi jest dostępna po zalogowaniu do systemu. 2 1. Podróż służbową pracownik Uczelni odbywa w celu wykonania zadania zleconego przez swojego bezpośredniego przełożonego. Postanowienia dotyczące odbywania przez pracownika Uczelni podróży służbowej stosuje się odpowiednio do osoby niebędącej pracownikiem UEP, dla której umowa o dzieło lub umowa zlecenia zawarta z Uczelnią przewiduje obowiązek pokrywania przez UEP kosztów związanych z delegacjami, z zastrzeżeniem postanowień 2 ust. 2 zd. 2 poniżej. 2. W celu uzyskania zgody na odbycie podróży służbowej należy się zalogować w systemie i wypełnić Wniosek o przyznanie delegacji zgodnie z instrukcją obsługi systemu. Formularz wniosku może wypełnić pracownik lub osoba przez niego upoważniona (wskazana w systemie). Dla osób spoza Uczelni, których umowy zawarte z UEP przewidują zwrot kosztów związanych z podróżami służbowymi Wniosek o przyznanie delegacji wypełnia osoba zlecająca wyjazd lub inna upoważniona osoba, mająca dostęp do systemu. 3. Miejscowością rozpoczęcia i zakończenia podróży jest stałe miejsce pracy pracownika albo za zgodą bezpośredniego przełożonego miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika. 4. We wniosku należy wskazać miejscowość, datę rozpoczęcia i zakończenia podróży, cel podróży, źródło finansowania i środek lokomocji oraz osoby właściwe do akceptacji Wniosku o przyznanie delegacji, to jest: a) bezpośredniego przełożonego, b) osoby rozpatrującej wniosek o przyznanie delegacji zgodnie 2 ust.7 i 8.
- 2 - c) osoby decydującej o wydaniu środków ze wskazanych źródeł finansowania (np. kierownika grantu). Za wskazanie osób właściwych do akceptacji Wniosku o przyznanie delegacji odpowiedzialna jest osoba wypełniająca wniosek. 5. Na Wniosku o przyznanie delegacji należy podać źródło jej finansowania, a mianowicie: a) wyjazdy w celach naukowych (konferencje, konsultacje, gromadzenie danych itp.) finansowane z posiadanych środków na działalność naukowo - badawczą, b) wyjazdy w celach dydaktycznych, szkoleniowych (wykłady, ćwiczenia, seminaria itp.) finansowane ze środków ujętych w kosztorysie zajęć (seminarium, kursu itp.) lub ze środków finansowych Uczelni, w ramach działalności dydaktycznej oraz z Funduszu Pomocy Materialnej dla Studentów i Doktorantów, c) inne wyjazdy celowe (konferencje, narady, posiedzenia, rozprawy itp.) finansowane ze środków ogólnouczelnianych lub innych wskazanych środków. 6. Wnioski bez wskazania źródła finansowania delegacji nie będą rozpatrywane. 7. Wnioski o przyznanie delegacji na wyjazd nauczyciela akademickiego rozpatrują: a) na wyjazd w celach naukowych oraz w odniesieniu do wyjazdów w celu realizacji badań statutowych prorektor ds. nauki i współpracy z zagranicą, b) na wyjazd w celu przeprowadzenia zajęć na studiach podyplomowych i szkoleniach organizowanych przez Uczelnię dziekan, c) na pozostałe wyjazdy o charakterze dydaktycznym prorektor ds. edukacji i studentów. 8. Pozostałe wnioski o przyznanie delegacji dla nauczycieli akademickich wyjeżdżających w celach innych niż określone w ust. 7 powyżej oraz dla pracowników Uczelni niebędących nauczycielami akademickimi rozpatrują: rektor, prorektorzy, dziekani, kanclerz zgodnie z podległością służbową tych pracowników. 9. Wypełniony Wniosek o przyznanie delegacji należy zgłosić do akceptacji zgodnie z instrukcją obsługi systemu nie później niż dwa dni robocze przed dniem wyjazdu. 10. Delegacje bez uprzedniego wniosku nie będą rozliczane. 11. W przypadku ubiegania się o zaliczkę na poczet kosztów podróży, podczas wypełniania Wniosku o przyznanie delegacji należy zaznaczyć odpowiednie pole oraz sporządzić kalkulację przewidywanych, niezbędnych kosztów podróży i wpisać tę kwotę w odpowiednim miejscu na wniosku delegacyjnym. Udzielona zaliczka nie może przekroczyć przewidywanych niezbędnych kosztów podróży służbowej (tj. kosztów przejazdu, zakwaterowania i wyżywienia). Decyzję o wypłaceniu zaliczki podejmują, na wniosek zainteresowanego, kierownik Działu Finansowego lub jego zastępca. 12. Polecenie wyjazdu służbowego, które upoważnia pracownika do rozpoczęcia podróży służbowej, jest wysyłane po zatwierdzeniu wniosku o przyznanie delegacji przez osoby wskazane do jego akceptacji w formie wiadomości e-mail na adres osoby delegowanej i nie wymaga ono podpisów.
- 3-13. Wniosek o przyznanie delegacji, skierowany do akceptacji rektora, prorektora, dziekana lub kanclerza dopiero po zrealizowaniu wyjazdu służbowego lub w trakcie jego trwania nie będzie rozpatrywany, a koszty wyjazdu obciążą bezpośrednio pracownika i nie będą podlegały zwrotowi. Z tytułu podróży służbowej przysługują pracownikowi: a) diety, b) zwrot kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, innych uzasadnionych i udokumentowanych wydatków. 3 4 1. Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej. Dieta przysługuje w wysokości określonej obowiązującymi przepisami prawa. 2. Dieta nie przysługuje: a) za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika; b) jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie. 3. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży służbowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu), po wykonaniu zleconego zadania służbowego, w następujący sposób: a) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę: mniej niż 8 godzin dieta nie przysługuje, od 8 do 12 godzin przysługuje 50% diety, ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości; b) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę: do 8 godzin przysługuje 50% diety, ponad 8 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości. 4. Kwotę diety, o której mowa w ust. 1, zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie 25% diety; obiad 50% diety; kolacja 25% diety. 5. W wypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 4 stosuje się odpowiednio. 6. Wysokość przysługującej diety oblicza Dział Finansowy według zasad określonych w odnośnych przepisach powszechnie obowiązującego prawa, dotyczących podróży służbowych, a zatwierdzają kwestor i kanclerz.
- 4-7. Pracownik przedkładający dokument delegacji do rozliczenia jest zobowiązany zadeklarować prawo do diety, z uwzględnieniem postanowień ust. 2 niniejszego paragrafu. 5 1. Środek transportu do odbycia podróży służbowej proponuje delegowany pracownik we Wniosku o przyznanie delegacji, a decyzję w tej sprawie podejmują osoby, o których mowa w 2 ust. 7 i 8 niniejszego zarządzenia. 2. Przy wyborze środka transportu (rodzaju i klasy) należy się kierować zasadami gospodarności i oszczędności. 3. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. Konieczne jest przedłożenie do rozliczenia biletu lub faktury VAT za zakup biletu. 4. Pracownicy Uczelni przy przejazdach służbowych uprawnieni są do zakupu biletów klasy II środków transportu kolejowego (pociąg zwykły, pospieszny, TLK, Ex, IC i EC) albo w razie braku połączenia kolejowego biletów środków transportu autobusowego. 5. W uzasadnionych przypadkach oraz gdy zachodzi potrzeba odbycia podróży w porze nocnej, a przejazd trwa powyżej 5 godzin, osoby, o których mowa w 2 ust. 7 i 8 niniejszego zarządzenia, mogą wyrazić zgodę na podróż środkami transportu kolejowego I albo II klasą z kuszetką albo samolotem. 6. Samowolna zmiana przez pracownika rodzaju lub klasy środka transportu spowoduje odmowę zwrotu kosztów w części przekraczającej koszty przejazdu środkiem transportu określonym w poleceniu wyjazdu służbowego. 6 1. W uzasadnionych przypadkach, na wniosek pracownika, podróż służbowa może się odbyć samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. Zgody na realizację podróży służbowej prywatnym samochodem udzielają: a) rektor prorektorom, dziekanom, prodziekanom oraz kanclerzowi i jego zastępcom, a także pracownikom niebędącym nauczycielami akademickimi podległym bezpośrednio rektorowi, b) prorektor ds. nauki i współpracy z zagranicą nauczycielom akademickim na wyjazdy w celach naukowych (konferencje, konsultacje, gromadzenie danych itp.) finansowane z posiadanych środków na działalność naukowo-badawczą, a także pracownikom niebędącym nauczycielami akademickimi bezpośrednio podległymi temu prorektorowi, c) prorektor ds. edukacji i studentów nauczycielom akademickim na wyjazdy w celach dydaktycznych, szkoleniowych (wykłady, ćwiczenia, seminaria itp.) finansowane ze środków ujętych w kosztorysie zajęć (seminarium, kursu itp.) lub ze środków finansowych Uczelni, w ramach działalności dydaktycznej oraz z Funduszu Pomocy Materialnej dla Studentów i Doktorantów, a także pracownikom
- 5 - niebędącym nauczycielami akademickimi podległym bezpośrednio temu prorektorowi, d) prorektor ds. strategii i rozwoju nauczycielom akademickim na inne wyjazdy celowe (konferencje, narady, posiedzenia, rozprawy itp.) finansowane ze środków ogólnouczelnianych, a także pracownikom niebędącym nauczycielami akademickimi podległym bezpośrednio temu prorektorowi i pracownikom naukowo-technicznym jednostek organizacyjnych UEP, e) dziekan kierownikom i pracownikom prowadzącym zajęcia poza siedzibą UEP, f) kanclerz pracownikom administracji i obsługi należącym do pionu kanclerza. 2. W przypadkach określonych w ust. 1, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu określoną w odnośnych przepisach powszechnie obowiązującego prawa. 3. Warunkiem zwrotu kosztów przejazdu samochodem prywatnym jest prowadzenie przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 i ust. 5 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 roku, nr 74, poz. 397 z późn. zm.). Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. Dodatkowo, liczbę przejechanych kilometrów kontroluje i potwierdza pracownik Działu Administracyjno-Eksploatacyjnego. Wzór karty ewidencji przebiegu pojazdu określa Uczelnia. 4. W celu ograniczenia kosztów wyjazdów służbowych w przypadku wyjazdu 2 4 osób w tym samym czasie i do tej samej miejscowości zaleca się korzystanie z jednego samochodu prywatnego. 5. Kierownicy katedr i innych jednostek organizacyjnych oraz Dział ds. Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą są zobowiązani do analizy wniosków o przyznanie delegacji pod kątem liczby osób podróżujących samochodem prywatnym w jednakowym terminie oraz do tej samej miejscowości i przekazywanie stosownej informacji w tym zakresie osobie właściwej do wydania zgody, zgodnie z ustępem 1 a) f) niniejszego paragrafu. 6. W razie braku porozumienia pomiędzy pracownikami w kwestii wspólnego korzystania przez nich z samochodu prywatnego w sytuacji opisanej w ustępach 4 i 5, osoba właściwa do wydania zgody, o której mowa w ust. 1 a)-f) powyżej, jest uprawniona do odmowy wyrażenia zgody na korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych. 7 1. W wyjątkowych wypadkach pracownicy Uczelni mogą odbywać podróż służbową samochodem Uczelni.
- 6-2. Zgody na odbycie podróży służbowej samochodem Uczelni udzielają osoby, o których mowa w 6 ust. 1, zgodnie z właściwą podległością służbową. 3. Pracownikowi odbywającemu podróż służbową samochodem Uczelni przysługuje jedynie zwrot kosztów noclegu (zgodnie z 9) oraz dieta (zgodnie z 4). 8 1. Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. 2. Ryczałt, o którym mowa w ust. 1, nie przysługuje, jeżeli: pracownik nie ponosi kosztów dojazdu, na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, pracownik odbywa podróż służbową samochodem (służbowym lub prywatnym). 9 1. Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej fakturą wystawioną na Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu. 2. Zaleca się, aby pracownicy Uczelni ograniczali czas pobytu w miejscowości, do której zostali delegowani, do jednego dnia. 3. Jeżeli zachodzi konieczność pobytu powyżej jednego dnia, wskazane jest, aby pracownik korzystał z noclegu w hotelach średniej kategorii, w domach studenckich, pokojach gościnnych itp. 4. Dopuszczalne jest korzystanie przez pracownika z noclegu w hotelach wyższej kategorii tylko wtedy, gdy: a) zwrot kosztów podróży następuje ze środków własnych uzyskanych w formie darowizny, sponsoringu itp., b) podróż odbywa się na koszt jednostki zapraszającej. Powyższe fakty należy zgłosić we Wniosku o przyznanie delegacji. 5. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył faktury (rachunku), przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. 6. Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin, pomiędzy godzinami 21.00 i 7.00. 7. Prawo do zwrotu kosztów noclegu lub ryczałtu za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu. 8. Pracownik przedkładający dokument delegacji do rozliczenia ma obowiązek zadeklarowania prawa do ryczałtu za nocleg.
- 7-10 1. Usprawiedliwienie nieobecności w pracy pracownika UEP jest dokonywane na podstawie informacji o zaakceptowanej delegacji zawartych w systemie. 2. Rozliczenie przez pracownika kosztów podróży służbowej (delegacji) następuje w nieprzekraczalnym terminie 14 dni od daty powrotu z podróży. 3. Po zakończeniu podróży służbowej pracownik jest zobowiązany do wypełnienia w systemie rozliczenia delegacji i wydrukowania dokument. 4. Dokument delegacji zawierający wypełnione przez pracownika rozliczenie, podpisuje pod względem merytorycznym bezpośredni przełożony, zgodnie z art. 54 ust. 7 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 roku poz. 885). Dla identyfikacji podpisu należy używać imiennej pieczątki. 5. Rozliczony i podpisany przez pracownika oraz bezpośredniego przełożonego delegowanego pracownika dokument delegacji wraz z obowiązkowo załączonymi biletami i innymi rachunkami (dokumentami kosztów podróży) należy złożyć w Dziale Finansowym. Za rachunek (dokument) potwierdzający poniesione wydatki w czasie podróży służbowej uważa się również bilety na przejazd środkami komunikacji wystawione za pośrednictwem Internetu, niebędące fakturami VAT. Dział Finansowy zobowiązany jest w terminie pięciu dni roboczych sprawdzić rozliczenie, naliczyć diety i po zatwierdzeniu do wypłaty przez kanclerza i kwestora przekazać dokument do kasy Uczelni w celu wypłaty należności gotówką lub przelewem na konto wskazane przez osobę delegowaną. 11 W sprawach nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem mają zastosowanie przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 roku, poz. 167) oraz Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 roku, nr 27, poz. 271 ze zm.). 12 l. Niniejsze zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2014 roku. 2. Zarządzenie nr 14/2013 Rektora UEP z dnia 27 lutego 2013 roku w sprawie podróży służbowych na terenie kraju utraci moc z dniem 28 lutego 2014 roku. 3. W okresie od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia do dnia 28 lutego 2014 roku, dopuszcza się stosowanie zasad dotyczących podróży służbowych określonych w zarządzeniu, o którym mowa w ust. 2. REKTOR (prof. dr hab. Marian Gorynia, prof. zw. UEP)