Regulamin konkursu 100 PROCENT - Nagrody Wolontariatu Pracowniczego edycja 2012 I. ORGANIZATOR KONKURSU I.1. I.2. II. II.1. II.1.1 II.1.2 II.1.3 III. III.1. Organizatorem konkursu jest Stowarzyszenie Centrum Wolontariatu siedzibą w Warszawie, adres: ul. Nowolipki 9b, 00-151 Warszawa zarejestrowanym w rejestrze przedsiębiorców oraz rejestrze stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji i publicznych zakładów opieki zdrowotnej przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000235808, NIP 525-15-76-177 zwane w dalszej części Regulaminu Organizatorem. Konkurs powstał w oparciu o metodologię Europejskich Nagród Wolontariatu Pracowniczego 2011, które realizowane były w 23 krajach Europejskich w tym w Polsce w latach 2010-2011. CELE KONKURSU Konkurs 100 PROCENT Nagrody Wolontariatu Pracowniczego, zwanym w dalszej części regulaminu Konkursem, ma na celu: wybranie, nagrodzenie i promowanie najlepszych polskich praktyk wolontariatu pracowniczego, edukację w zakresie wolontariatu pracowniczego i działań wolontariackich, promocję, rozwój i podnoszenie jakości wolontariatu pracowniczego w Polsce. DEFINICJE Do celów Konkursu stosuje się następujące definicje: Wolontariat - działania podejmowane przez osoby, które ochotniczo i bez wynagrodzenia wykonują świadczenia według zasad określonych w Ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie III.2. Organizacja - podmiot posiadający osobowość prawną i zatrudniający pracowników. Organizacją może być przedsiębiorstwo komercyjne, instytucja publiczna bądź organizacja pozarządowa mająca swoją siedzibę w Polsce lub za granicą. W przypadku podmiotów posiadających swoją siedzibę poza Polską, za Organizację może być uznany Oddział zarejestrowany w Polsce. III.3. Wolontariat pracowniczy - angażowanie się pracowników Organizacji w wolontariat. Organizacja wspiera pracownika w tych działaniach w zależności od swoich możliwości oferując: specjalistyczne przygotowanie do wolontariatu, wsparcie organizacyjne, merytoryczne, logistyczne i finansowe, przekazując pomoc rzeczową lub zapewniając pracownikom wolontariuszom udogodnienia np. w postaci dnia wolnego od pracy na wolontariat. Pracownicy-wolontariusze za zgodą i przy
III.4. III.5. III.6. III.7. III.8. IV. IV.1. IV.1.1 wsparciu swojego pracodawcy świadczą różnego rodzaju prace na rzecz potrzebujących, wykorzystując przy tym swoje umiejętności i zdolności, a jednocześnie podnosząc swoje kompetencje zawodowe, społeczne i inne. Program wolontariatu pracowniczego - zorganizowane, kompleksowe i długofalowe działania podejmowane przez Organizację polegające na systemie wspierania pracowników w ich działaniach wolontariackich. W skład programu mogą wchodzić projekty wolontariackie. Projekt wolontariacki - działania wolontariackie trwające powyżej jednego miesiąca, posiadające strukturę organizacyjną i cele, grupę beneficjentów, budżet, harmonogram i osiągające założone rezultaty. Akcja wolontariacka - krótkie (min. parogodzinne) jednorazowe lub cykliczne (max. jednomiesięczne) działanie wolontariackie posiadające strukturę organizacyjną i cele, grupę beneficjentów, budżet, harmonogram i osiągające założone rezultaty. Beneficjent wolontariatu pracowniczego - podmiot wskazany w Ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie jako korzystający ze świadczeń wolontariuszy. Adresaci - osoby korzystające z usług Beneficjenta (np. beneficjentem działań wolontariatu pracowniczego jest przedszkole, a Adresatami są dzieci, które z tego przedszkola korzystają). KATEGORIE KONKURSU Nagrody przyznaje się w następujących trzech kategoriach: Program wolontariatu pracowniczego - zorganizowane, kompleksowe i długofalowe działania podejmowane przez Organizację polegające na systemie wspierania pracowników w ich działaniach wolontariackich. W skład programu mogą wchodzić projekty wolontariackie. IV.1.2 Debiut - program wolontariatu pracowniczego, który został przygotowany do wdrożenia nie wcześniej niż w roku poprzedzającym konkurs i został wdrożony tj. przed złożeniem Zgłoszenia do Konkursu rozpoczęto w Organizacji wykonywanie działań z udziałem pracowników-wolontariuszy. IV.1.3 IV.2. IV.2.1 IV.2.2 Akcja wolontariacka - krótkie (min. parogodzinne) jednorazowe lub cykliczne (max. jednomiesięczne) działanie wolontariackie posiadające strukturę organizacyjną i cele, grupę beneficjentów, budżet, harmonogram i osiągające założone rezultaty. Wnioski w każdej z kategorii rozpatrywane będą w dwóch grupach podzielonych ze względu na wielkość Organizacji: Duża Organizacja - zatrudniająca łącznie ponad 250 osób, Mała Organizacja - zatrudniająca łącznie nie więcej niż 250 osób. V. WARUNKI UCZESTNICTWA W KONKURSIE V.1. W Konkursie mogą uczestniczyć wszystkie Organizacje realizujące wolontariat pracowniczy spełniające warunki określone w definicji Organizacji w pkt. III.2 Regulaminu Konkursu.
V.2. V.3. V.4. V.4.1 V.4.2 V.5. VI. VI.1. VI.2. VI.2.1 VI.2.2 Realizacja opisanych w Zgłoszeniu do Konkursu działań (zwanym dalej Zgłoszenie ) musi odbywać się na terytorium Polski. W kategorii Debiut, Organizacja może zgłosić uczestnictwo w Konkursie tylko jeden raz i przy zastrzeżeniu, że spełnia warunki Debiutu określone w pkt. IV.1.2. Regulaminu Konkursu. W jednej edycji Konkursu Organizacja może zgłosić uczestnictwo w maksymalnie dwóch spośród trzech poniższych Kategorii: Program Wolontariatu Pracowniczego lub Debiut (alternatywnie), Akcja wolontariacka. Organizacje, które zostaną Laureatami Nagród nie mają prawa zgłoszenia udziału w kolejnej edycji Konkursu w Kategorii, w której otrzymały Nagrodę. ZGŁOSZENIA DO KONKURSU Zgłoszeń do Konkursu należy dokonać poprzez wypełnienie Zgłoszenia (plik EXCEL) dostępnego na stronie Konkursu www.100procent.org.pl. Dla każdej Kategorii Konkursu należy wypełnić odrębny formularz zgłoszeniowy. Zgłoszenie zostanie przyjęte do Konkursu po spełnieniu następujących warunków: Pobranie ze strony Konkursu i wypełnienie wszystkich wymaganych pól Zgłoszenia, a następnie wysłanie Zgłoszenia poprzez stronę Konkursu podając imię, nazwisko, adres e-mail i nazwę Organizacji. Po rejestracji Zgłoszenia w systemie elektronicznym, osoba zgłaszająca otrzyma potwierdzenie na wskazany adres e- mail. Dostarczenie do Organizatora przez Organizację listownie lub osobiście oryginału wydrukowanego Formularza zgłoszeniowego, zawierającego pieczęć organizacji i podpisanego przez osobę upoważnioną do prawnej reprezentacji Organizacji. VI.3. Zgłoszenia do Konkursu przyjmowane będą w terminie do 28 października 2012 roku do godz. 24.00. Po tym terminie Zgłoszenia nie będą rozpatrywane. O dacie wpłynięcia Zgłoszenia decyduje łącznie spełnienie warunków wymienionych w pkt. VI.2. VI.4. VI.5. VII. VII.1. VII.2. Organizator Konkursu nie ponosi odpowiedzialności za Zgłoszenia zagubione bez jego winy. Obowiązkiem Organizacji zgłaszających się do Konkursu jest dopilnowanie, by Zgłoszenie dotarło właściwie wypełnione, kompletne i w wyznaczonym przez Organizatora nieprzekraczalnym terminie. WERYFIKACJA Nadesłane Zgłoszenia i zawarte w nich informacje mogą zostać poddane Weryfikacji przeprowadzonej przez osoby wskazane przez Organizatora. Weryfikacja polegać będzie na przeprowadzeniu wywiadu weryfikacyjnego, podczas którego Organizacja może zostać poproszona o wskazanie stosownych dokumentów celem potwierdzenia wybranych informacji zawartych w Zgłoszeniu.
VII.3. VII.4. Organizacje, których Zgłoszenia będą wybrane do Weryfikacji zostaną powiadomione o terminie przeprowadzenia Weryfikacji z wyprzedzeniem minimum 4 dni kalendarzowych. Zgłoszenie Organizacji, która odmówi poddania się Weryfikacji zostanie odrzucone i nie będzie brane pod uwagę w procesie oceny Zgłoszeń. VIII. ZASADY OCENY ZGŁOSZEŃ VIII.1. VIII.2. Oceny Zgłoszeń dokonuje powołana przez Organizatora grupa Ekspertów oraz Kapituła, w skład których wejdą przedstawiciele Organizatora Konkursu i zaproszeni przez Organizatora specjaliści. W przypadku wystąpienia konfliktu interesów Ekspert lub członek Kapituły zostanie wyłączony z procesu oceny, a Organizator może powołać dodatkowego eksperta i/lub członka Kapituły. VIII.3. Zgłoszenia w pierwszej kolejności przechodzą etap oceny formalnej przeprowadzonej przez Organizatora. Nie będą brane pod uwagę w procesie oceny i nie zostaną zamieszczone w materiałach informacyjnych Konkursu zgłoszenia nie spełniające wymogów formalnych: wypełnione nieprawidłowo, niekompletne, zawierające niewłaściwe dane, przesłane po wyznaczonym przez Organizatora terminie. VIII.4. W procesie oceny będą brane pod uwagę znane publicznie przypadki naruszenia interesu społecznego i kwestii ochrony środowiska naturalnego w działalności prowadzonej przez Organizacje zgłaszające udział w Konkursie, oraz w ich relacjach z podmiotami funkcjonującymi w ich otoczeniu. VIII.5. Prawidłowe pod względem formalnym zgłoszenia oceniane będą przez grupę Ekspertów (pkt.viii.1) VIII.6. VIII.7. VIII.8. VIII.9. Do kolejnego etapu oceny zakwalifikowanych zostanie maksymalnie 5 zgłoszeń w każdej z Kategorii z uwzględnieniem wielkości Organizacji. O tym, które Zgłoszenie zostanie rekomendowane Kapitule Konkursu, decyduje średnia ocen punktowych uzyskanych od poszczególnych Ekspertów oraz pozytywne przejście procesu Weryfikacji. W uzasadnionych przypadkach Organizator zastrzega sobie rekomendację Kapitule Konkursu większej ilości zgłoszeń niż 5. Kapituła Konkursu wybierze jednego Laureata Konkursu w każdej z Kategorii dokonując wyboru większością głosów. Kapituła Konkursu może przyznać Wyróżnienia w poszczególnych Kategoriach Konkursu. VIII.10. Decyzja Kapituły Konkursu jest ostateczna, nie podlega odwołaniu i nie może być w żaden sposób zaskarżana, czy kwestionowana przez Organizacje. VIII.11. Oficjalne ogłoszenie wyników Konkursu odbędzie się podczas uroczystości wręczenia Nagród w grudniu 2012 roku.
IX. IX.1. IX.2. IX.3. NAGRODY Nagrodą w każdej z Kategorii jest statuetka ufundowana przez Organizatora oraz tytuł Laureata konkursu 100 PROCENT Nagrody Wolontariatu Pracowniczego. Wyróżnieniem w Konkursie jest dyplom i tytuł Organizacji Wyróżnionej w konkursie 100 PROCENT Nagrody Wolontariatu Pracowniczego. Kapituła Konkursu może nie zostać przyznać Nagrody w jednej lub więcej kategorii. X. DZIAŁANIA POKONKURSOWE X.1. X.2. X.3. X.4. Organizacje, których Zgłoszenia uzyskają akceptację formalną otrzymają od Organizatora Konkursu pisemny Raport zawierający informacje o ocenie swoich Zgłoszeń. Raporty zostaną przygotowane i przesłane do Organizacji do 28 lutego 2013 roku. Wraz z Raportem Organizacje otrzymają informację o możliwości skorzystania z konsultacji świadczonych przez Organizatora Konkursu. O terminach, zakresie i warunkach skorzystania z konsultacji Organizacje biorące udział w Konkursie poinformowane zostaną przez Organizatora mailowo i/lub pisemnie. Organizator będzie promował Laureatów Nagród poprzez: X.4.1 informacje o Konkursie w serwisach internetowych: www.100procent.org.pl, www.wolontariatpracowniczy.pl, www.wolontariat.org.pl, X.4.2 X.4.3 X.4.4 XI. XI.1. XI.2. XI.3. XI.4. XI.5. dystrybucję informacji prasowych, publikację opisów nagrodzonych Programów i Akcji wolontariackich w Albumie Dobrych Praktyk (wydanie dotyczące roku edycji Konkursu 2012), zapraszanie Laureatów do prezentacji swoich dobrych praktyk podczas niektórych konferencji i seminariów organizowanych przez Organizatora. ZASADY WYKORZYSTYWANIA MATERIAŁÓW GRAFICZNYCH I TREŚCI Prawo wyłącznego dysponowania logotypem Konkursu należy do Organizatora. Inne podmioty, mogą otrzymać prawo posługiwania się logotypem Konkursu, na wyraźny, pisemny wniosek skierowany do Organizatora, uzasadniający sposób jego wykorzystania. Wykorzystanie logotypu Konkursu przez Laureatów i Wyróżnionych przewiduje między innymi możliwość umieszczenia logotypu Konkursu i informacji o przyznanym tytule w kampaniach reklamowych i materiałach promocyjnych Laureatów i Wyróżnionych. Szczegółowe zapisy dotyczące wykorzystania logotypu Konkursu będą regulowane odrębnymi umowami pomiędzy Organizatorem i każdym z Laureatów i Wyróżnionych z osobna. Organizacje biorące udział w Konkursie mają prawo informować o tym, że biorą w nim udział. Dopuszczalna formuła informacji brzmi: (nazwa organizacji) zgłoszona do udziału w konkursie 100 PROCENT - Nagrody Wolontariatu Pracowniczego. Lista zgłoszonych do Konkursu Organizacji zostanie upubliczniona przez Organizatora.
XI.6. XI.7. XII. XII.1. XII.2. XII.3. XII.4. Przystępując do Konkursu, Organizacje wyrażają zgodę na udostępnianie swoich danych teleadresowych, dysponując jednocześnie prawem wglądu do swoich danych i prawem do ich poprawiania. Treść informacji zawartych w Zgłoszeniu może być wykorzystana przez Organizatora w celach przeprowadzenia Konkursu. W przypadku innych działań, których celem jest popularyzacja wolontariatu pracowniczego treść informacji zawartych w Zgłoszeniu może być wykorzystana przez Organizatora po uprzednim otrzymaniu zgody Organizacji. POSTANOWIENIA KOŃCOWE W sprawach interpretacji zapisów i wymogów regulaminowych, decyzję podejmuje Organizator Konkursu. W uzasadnionych przypadkach Organizator zastrzega sobie prawo do dokonania zmian w Regulaminie Konkursu. Organizator zastrzega sobie możliwość odwołania Konkursu w przypadkach uzasadnionych, uniemożliwiających jego przeprowadzenie, niezależnych od Organizatora. Przystąpienie do udziału w Konkursie jest jednoznaczne z przyjęciem warunków niniejszego Regulaminu. XII.5. Organizator zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia uniemożliwiające prawidłowe przeprowadzenie Konkursu, których nie był w stanie przewidzieć, lub którym nie mógł zapobiec, w szczególności w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych w tym siły wyższej. XII.6. XII.7. XII.8. XII.9. Konkurs nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 lipca 1992 roku o grach i zakładach wzajemnych (Dz. U. z 2004 roku Nr 4, poz. 27 z późn. zm.). W przypadku powstania obowiązku zapłaty podatku w związku z otrzymaniem nagród Organizacje zobowiązane będą do ich pokrycia we własnym zakresie, na co przystępując do Konkursu wyrażają zgodę. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem Konkursu zastosowanie mają odpowiednie przepisy kodeksu cywilnego. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem ogłoszenia Konkursu i obowiązuje do czasu jego zakończenia. Projekt dofinansowany w 2012 roku ze środków Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich