Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 120.38.2017 r. BURMISTRZA MIASTA I GMINY GRYFINO z dnia 8 maja 2017 r. Regulamin udzielania zamówień publicznych w ramach realizacji projektu pn: Rewaloryzacja Parku Miejskiego w Gryfinie oraz terenu Górki Miłości i terenu przy ul. Opolskiej i Kołłątaja, współfinansowanego ze środków Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, w przypadku w którym nie stosuje się ustawy Prawo Zamówień Publicznych 1. 1. Ilekroć w opisie Procedur jest mowa o: 1) ustawie - Prawo zamówień publicznych (PZP) - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r.- Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2015 r. poz. 2164 t.j., z późn. zm.), 2) ustawie o finansach publicznych - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 3) Burmistrzu - należy przez to rozumieć Burmistrza Gminy Gryfino 4) Zamawiającym - należy przez to rozumieć Gminę Gryfino 5) Procedurze - należy przez to rozumieć - Opis wewnętrznych procedur w sprawie zasad wykonywania zamówień publicznych, w ramach realizacji projektu pn. Rewaloryzacja Parku Miejskiego w Gryfinie oraz terenu Górki Miłości i terenu przy ul. Opolskiej i Kołłątaja, współfinansowanego ze środków Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, w przypadku w którym nie stosuje się ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 6) Projekcie należy przez to rozumieć projekt współfinansowany w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata 2014 2020 Rewaloryzacja Parku Miejskiego w Gryfinie oraz terenu Górki Miłości i terenu przy ul. Opolskiej i Kołłątaja. 2. Zakres zastosowania 1. Procedurę należy stosować dla zamówień, których szacunkowa wartość przewyższa kwotę 2000 zł netto, a nie przekracza wyrażonej w złotych równoważności kwoty 30 000 euro netto. 2. Do zamówień, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartości kwoty 30.000 euro stosuje się ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2015 r. poz. 2164 t.j., z późn. zm.).
3. Szacowanie wartości zamówienia. 1. Szacowanie wartości zamówienia publicznego jest dokonywane z należytą starannością, z uwzględnieniem ewentualnych zamówień uzupełniających i jest dokumentowane. Osoba dokonująca ustalenia wartości zamówienia sporządza protokół, w którym wskazuje podstawę ustalenia wartości zamówienia. 2. W przypadku udzielania zamówienia publicznego w częściach (z określonych względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych), wartość zamówienia publicznego ustala się jako łączną wartość poszczególnych jego części. 3. Zabroniony jest podział zamówienia publicznego skutkujący zaniżeniem jego wartości szacunkowej, przy czym ustalając wartość zamówienia publicznego, należy wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełnienia następujących przesłanek: 1) usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie, 2) możliwe jest udzielenie zamówienia publicznego w tym samym czasie, 3) możliwe jest wykonanie zamówienia publicznego przez jednego wykonawcę. 4. Ogólne warunki realizacji zamówienia 1. Do opisu przedmiotu zamówienia publicznego stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień, o którym mowa w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) (Dz. Urz. WE L 340 z 16.12.2002, str. 1, z późn. zm.; Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne rozdz. 6, t. 5, str. 3). 2. Wszyscy wykonawcy mają taki sam dostęp do informacji dotyczących danego zamówienia publicznego i żaden wykonawca nie jest uprzywilejowany względem drugiego, a postępowanie przeprowadzone jest w sposób transparentny. 3. Warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego określane są w sposób proporcjonalny do przedmiotu zamówienia publicznego, przy czym nie mogą one zawężać konkurencji poprzez ustanawianie wymagań przewyższających potrzeby niezbędne do osiągnięcia celów projektu i prowadzących do dyskryminacji wykonawców. 4. Kryteria oceny ofert składanych w ramach postępowania o udzielenie zamówienia zawierają wymagania związane z przedmiotem zamówienia, przy czym: 1) kryteria te nie mogą zawężać konkurencji poprzez ustanawianie wymagań przewyższających potrzeby niezbędne do osiągnięcia celów projektu i prowadzących do dyskryminacji wykonawców,
2) kryteria te powinny, co do zasady, określać poza wymaganiami dotyczącymi ceny również inne wymagania odnoszące się do przedmiotu zamówienia, takie jak np. jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, aspekty środowiskowe, społeczne, innowacyjne, serwis, termin wykonania zamówienia oraz koszty eksploatacji. 3) Kryteria oceny ofert mogą odnosić się do właściwości wykonawcy wyłącznie w przypadku usług o charakterze niepriorytetowym, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 2a i 2b ustawy Pzp. 5. W celu uniknięcia konfliktu interesów zamówienia nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: 1) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, 2) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji, 3) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, 4) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. W celu potwierdzenia tego wymogu, należy zobowiązać oferentów do złożenia oświadczenia o braku takich powiązań wraz ofertą. 5. Prowadzenie postępowania 1. Postępowanie przygotowuje i przeprowadza pracownik, któremu zostało powierzone dokonanie takich czynności. Burmistrz może powierzyć przygotowanie lub przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia osobie trzeciej. 2. Osoba wykonująca czynności w postępowaniu o udzielenia zamówienia składa, pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy - Prawo zamówień publicznych. 3. Zamawiający udziela zamówienia wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę, zgodnie z zasadami opisanymi w niniejszej procedurze.
4. Najkorzystniejszą ofertą jest oferta, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia, albo oferta z najniższą ceną, spełniająca warunki udziału w postępowaniu. 5. Dla zamówień od kwoty 2 000 zł netto, udzielenie zamówienia następuje w oparciu o pisemną umowę określającą warunki realizacji zamówienia. 6. Wszczęcie procedury Rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia w projekcie, którego szacunkowa wartość przekracza kwotę 2.000 zł netto, a nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro, następuje po złożeniu pisemnego wniosku i uzyskaniu pisemnej zgody Burmistrza na wszczęcie procedury. 7. Tryby udzielenia zamówień 1. W celu wyboru najkorzystniejszej oferty, w zakresie zamówień objętych niniejszą procedurą, stosuje się: 1) w przypadku zamówień publicznych o wartości niższej od kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, a jednocześnie przekraczającej 50 tys. PLN netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT) - udzielnie zamówienia w ramach projektu następuje zgodnie z zasadą konkurencyjności, o której mowa w par.8. 2) w przypadku zamówień publicznych o wartości od 20 tys. włącznie PLN netto do 50 tys. PLN netto włącznie, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT) - udzielnie zamówienia w ramach projektu następuje po dokonaniu i udokumentowaniu rozeznania rynku co najmniej poprzez upublicznienie zapytania ofertowego na stronie internetowej Gminy Gryfino lub innej powszechnie dostępnej stronie przeznaczonej do umieszczania zapytań ofertowych w celu wybrania najkorzystniejszej oferty - zgodnie z par. 9. 3) w przypadku zamówień publicznych o wartości od 2 tys. PLN netto do 20 tys. PLN netto włącznie, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT) - udzielnie zamówienia w ramach projektu następuje po dokonaniu i udokumentowaniu rozeznania - zgodnie z par. 9.
8. Zasada konkurencyjności 1. W celu spełnienia zasady konkurencyjności należy: 1) upublicznić zapytanie ofertowe zgodnie z warunkami, o których mowa w ust. 3, przy czym zapytanie ofertowe zawiera co najmniej: a) opis przedmiotu zamówienia publicznego, który nie powinien odnosić się do określonego wyrobu lub źródła lub znaków towarowych, patentów, rodzajów lub specyficznego pochodzenia, chyba że takie odniesienie jest uzasadnione przedmiotem zamówienia publicznego i został określony zakres równoważności (z uwagi na konieczność ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa dopuszcza się możliwość ograniczenia zakresu opisu przedmiotu zamówienia, przy czym wymagane jest przesłanie uzupełnienia wyłączonego opisu przedmiotu zamówienia do potencjalnego wykonawcy, który zobowiązał się do zachowania poufności w odniesieniu do przedstawionych informacji), b) warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, przy czym stawianie warunków udziału nie jest obowiązkowe, c) kryteria oceny oferty, d) informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty, e) opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty, f) termin składania ofert, przy czym termin na złożenie oferty wynosi nie mniej niż 7 dni kalendarzowych od daty ogłoszenia zapytania ofertowego w przypadku dostaw i usług, a 14 dni kalendarzowych od daty ogłoszenia zapytania ofertowego w przypadku robót budowlanych. Termin 7 lub 14 dni kalendarzowych biegnie od dnia następnego po dniu upublicznienia zapytania ofertowego i kończy się z upływem ostatniego dnia, g) informacje na temat zakresu wykluczenia, o którym mowa w par.4 ust.5, h) projekt umowy lub istotne jej postanowienia, w tym wysokość kar umownych za nienależyte wykonanie zamówienia publicznego, i) określenie warunków zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, o ile przewiduje się możliwość zmiany takiej umowy, j) wybrać najkorzystniejszą spośród złożonych ofert spełniającą warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego (w przypadku, gdy zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych, postępowanie może
zakończyć się wyborem kilku wykonawców) w oparciu o ustalone w zapytaniu ofertowym kryteria oceny. k) wybór oferty jest dokumentowany protokołem z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, o którym mowa w par. 11. 2. Upublicznienie zapytania ofertowego oznacza wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w ramach projektu. 3. Upublicznienie zapytania ofertowego polega na jego umieszczeniu na stronie internetowej wskazanej w komunikacie ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego umieszczonym na stronie internetowej ministra właściwego ds. rozwoju (zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rozwoju z dnia 18.12.2015 r. (znak: DWI.VI.8620.14.2015.DK.1 NK: 342798/15), 10 grudnia 2015 r. została uruchomiona Baza Konkurencyjności Funduszy Europejskich, która jest dostępna pod następującymi adresami: bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl oraz www.konkurencyjnosc.gov.pl). 4. Wszyscy wykonawcy mają taki sam dostęp do informacji dotyczących danego zamówienia publicznego i żaden wykonawca nie jest uprzywilejowany względem drugiego, a postępowanie przeprowadzone jest w sposób transparentny. 5. Dla udokumentowania zawarcia umowy z wykonawcą i sporządzenia protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, o którym mowa w par. 11, konieczna jest forma pisemna. 6. Informację o wyniku postępowania umieszcza się na stronie internetowej o której mowa w ust.3. Informacja o wyniku postępowania powinna zawierać co najmniej nazwę wybranego wykonawcy. 7. Na wniosek wykonawcy, który złożył ofertę, istnieje obowiązek udostępnienia wnioskodawcy protokołu postępowania o udzielenie zamówienia, przy czym nie dotyczy to załączników, o których mowa w par. 11 ust.1 pkt 8 lit b. 8. Po przeprowadzeniu procedury uregulowanej w niniejszym paragrafie następuje podpisanie umowy z wykonawcą wybranym zgodnie z zasadą konkurencyjności. W przypadku, gdy wykonawca odstąpi od podpisania umowy z zamawiającym, możliwe jest podpisanie umowy z kolejnym wykonawcą, który w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów. 9. W przypadku, gdy pomimo właściwego upublicznienia zapytania ofertowego: 1) wpłynie tylko jedna nie podlegająca odrzuceniu oferta uznaje się zasadę konkurencyjności za spełnioną, 2) nie wpłynie żadna oferta dopuszcza się zawarcie umowy z wykonawcą wybranym bez zachowania procedury, o której mowa w niniejszym paragrafie, przy czym zawarcie umowy z podmiotem powiązanym, o którym mowa w par. 5 ust.3, jest
dopuszczalne wyłącznie za zgodą właściwej instytucji będącej stroną umowy oraz jeżeli podmiot powiązany spełnia warunki, o których mowa w ust. 1, pkt 1, lit. b. 10. Nie jest możliwe dokonywanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy, o której mowa w ust. 8, w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że w zapytaniu ofertowym została przewidziana możliwość dokonania takiej zmiany oraz zostały określone warunki takiej zmiany. 11. Istnieje możliwość udzielenia wykonawcy wyłonionemu w trybie zasady konkurencyjności zamówień publicznych uzupełniających, w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości zamówienia publicznego określonej w umowie zawartej z wykonawcą, o ile te zamówienia publiczne są zgodne z przedmiotem zamówienia publicznego podstawowego oraz możliwość udzielenia takiego zamówienia publicznego została przewidziana w zapytaniu ofertowym oraz w umowie z wykonawcą. W takim przypadku nie jest konieczne ponowne stosowanie zasady konkurencyjności. 12. Istnieje możliwość udzielenia dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień publicznych dodatkowych, nieobjętych zamówieniem podstawowym i nieprzekraczających 50% wartości realizowanego zamówienia publicznego, niezbędnych do jego prawidłowego wykonania, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia, jeżeli: 1) z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów lub 2) wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego. W takim przypadku nie jest konieczne ponowne stosowanie zasady konkurencyjności 9. Zamówienia, których wartość szacunkowa wynosi od 2 000 zł. do 50 000 zł 1. W przypadku wydatków, których wartość szacunkowa wynosi od 2 tys. PLN netto włącznie do 50 tys. PLN netto włącznie, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT) istnieje obowiązek dokonania i udokumentowania rozeznania rynku. 2. Dokumenty potwierdzające rozeznanie rynku mogą przyjąć w szczególności formę: pisma, wydruku listu elektronicznego, wydruku strony internetowej przedstawiającej oferty lub informacje handlowe (zawierającego datę wydruku), oferty lub informacji handlowej przesłanej przez wykonawców z własnej inicjatywy. 3. Notatka potwierdzająca przeprowadzenie rozmów telefonicznych z potencjalnymi wykonawcami nie będzie uznawana za udokumentowanie rozeznania rynku.
4. Dla zamówień, których wartość szacunkowa wynosi powyżej 20 tyś. zł upublicznienie zapytania ofertowego na stronie internetowej Zamawiającego lub innej powszechnie dostępnej stronie przeznaczonej do umieszczania zapytań ofertowych jest obowiązkowe. Po opublikowaniu ogłoszenia należy wydrukować ogłoszenie o zamówieniu zamieszczonego na stronie internetowej celem udokumentowania. 5. Oferenci w ramach procedury rozeznania rynku zobowiązani są do złożenia oświadczenia o którym mowa w par. 4 ust.5. 10. Sposób oceny ofert 1. Każdy z wykonawców może zaproponować tylko jedną cenę i nie może jej zmienić. 2. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z niższą ceną. 3. Jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w którym jedynym kryterium oceny ofert jest cena, nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający: 1) przeprowadza negocjacje w celu wyboru najkorzystniejszej oferty, lub 2) wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. 4. Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli: 1) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, 2) zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, 3) została złożona przez wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, 4) wykonawca w terminie 2 dni od dnia doręczenia zawiadomienia nie zgodził się na poprawienie omyłki polegającej na niezgodności oferty z treścią zapytania ofertowego o cenę lub ogłoszenia o zamówieniu, innej niż oczywista omyłka pisarska lub oczywista omyłka rachunkowa; przepis art. 87 ustawy - Prawo zamówień publicznych stosuje się odpowiednio, 5) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów. 5. Zamawiający udziela zamówienia, jeżeli złożono co najmniej jedną ważną ofertę, z zastrzeżeniem, że w postępowaniu bez publicznego ogłoszenia o zamówieniu publicznym, muszą zostać złożone co najmniej dwie ważne oferty. 6. Zamawiający unieważnia postępowanie, jeżeli:
1) nie złożono wystarczającej liczby ważnych ofert, 2) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że Zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty, 3) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym lub interesie ekonomicznym Zamawiającego, czego nie można było wcześniej przewidzieć; 4) postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy. 11. Protokół z postępowania 1. Protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zawiera co najmniej: 1) informację odpowiednio: o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego, listę oferentów i sposób i dzień przesłania zapytania ofertowego, 2) wykaz ofert, które wpłynęły w odpowiedzi na zapytanie ofertowe, wraz ze wskazaniem daty wpłynięcia oferty do zamawiającego, 3) informację o spełnieniu warunku, o którym mowa w par.4 ust.3, przez wykonawców, 4) informację o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu przez wykonawców, o ile takie warunki były stawiane, 5) informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny i sposobie przyznawania punktacji poszczególnym wykonawcom za spełnienie danego kryterium, 6) wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru, 7) datę sporządzenia protokołu i podpis zamawiającego, 8) następujące załączniki: a) potwierdzenie publikacji zapytania na stronie internetowej (o ile dotyczy). b) złożone oferty, c) oświadczenie/oświadczenia o braku powiązań z wykonawcami, którzy złożyli oferty, podpisane przez beneficjenta lub osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta i osoby wykonujące w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, a także realizacją lub zmianami umowy zawartej z wykonawcą.
12. 1. Dokumentacja z postępowania o udzielenie zamówienia prowadzona jest przez pracownika wyznaczonego, który jest odpowiedzialny za jego wykonanie i archiwizację. 2. Obowiązkiem wyznaczonego pracownika odpowiedzialnego za przeprowadzenie postępowania jest bezstronne oraz staranne przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia. 13. W sprawach nieuregulowanych w Procedurze Zamawiający może stosować odpowiednio przepisy ustawy - Prawo zamówień publicznych.