Załącznik nr 12 do Umowy Operacyjnej nr [*] Obowiązki informacyjno - promocyjne Pośrednika Finansowego 1. Pośrednik Finansowy zobowiązuje się do prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych zgodnie z obowiązującymi regulacjami unijnymi oraz krajowymi, w tym z wymogami Rozporządzenia Ogólnego, Wytycznymi w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020, Wytycznymi Menadżera oraz zgodnie z Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji. 2. Obowiązek informowania o wdrażanych Instrumentach Finansowych powstaje w momencie podpisania Umowy Operacyjnej. 3. Do obowiązków informacyjno promocyjnych Pośrednika Finansowego należy: 1) oznaczanie znakiem Funduszy Europejskich ze wskazaniem Programu Regionalnego, znakiem Unii Europejskiej z rozszerzeniem Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, oficjalnym logo promocyjnym Województwa Opolskiego Opolskie kwitnące oraz znakiem promocyjnym Projektu: a. wszystkich działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących wdrażanych Instrumentów Finansowych, w tym materiałów promocyjnych (m. in. ulotki, broszury, foldery), publikacji, notatek prasowych i informacyjnych, stron internetowych, newsletterów, mailingu, materiałów filmowych, konferencji, seminariów, spotkań, szkoleń i warsztatów, b. wszystkich dokumentów związanych z wdrażanymi Instrumentami Finansowymi, podawanych do publicznej wiadomości, w tym dokumentacji przetargowej, ogłoszeń o naborach, analiz, raportów, wzorów umów, wzorów wniosków, c. dokumentów i materiałów dla Ostatecznych Odbiorców, w tym korespondencji, umów, zaproszeń, materiałów informacyjnych, programów spotkań / szkoleń / warsztatów, list obecności, prezentacji multimedialnych; 2) oznakowanie miejsca realizacji Umowy, tj. umieszczenie w widocznym i dostępnym publicznie miejscu co najmniej jednego plakatu lub jednej tablicy informacyjnej w siedzibie i punktach obsługi klienta, w których wdrażane są Instrumenty Finansowe; 3) stworzenie podstrony / zakładki na stronie internetowej Pośrednika Finansowego dedykowanej realizowanej Umowie, wraz z opisem wdrażanych Instrumentów Finansowych, w szczególności ich parametrów, takich jak minimalna i maksymalna wysokość wsparcia, okres karencji, okres spłaty, informacji o opłatach i prowizjach oraz źródle pochodzenia środków (Programu, EFRR oraz w stosownych przypadkach budżetu państwa), z uwzględnieniem informacji nt. roli Menadżera Funduszu Funduszy; 4) prowadzenie działań informacyjno - promocyjnych za pośrednictwem mediów społecznościowych (Facebook, Twitter, itp.) i promowanie działań prowadzonych przez Menadżera Funduszu Funduszy na Facebooku (w tym udostępnianie postów); 5) przekazywanie podczas spotkań (m.in. konferencji, warsztatów, szkoleń, wystaw, targów) Ostatecznym Odbiorcom słownej informacji, że wsparcie pozadotacyjne jest możliwe dzięki finansowaniu ze środków Unii Europejskiej. Wszystkie spotkania muszą zostać odpowiednio oznakowane; 6) przekazywanie Menadżerowi Funduszu Funduszy informacji dotyczących dostępnych Instrumentów Finansowych na potrzeby zamieszczenia ich na Portalu Funduszy Europejskich oraz na stronie internetowej dedykowanej Projektowi a zarządzanej przez Menadżera Funduszu Funduszy;
7) przekazywanie Menadżerowi informacji o ciekawych przedsięwzięciach zrealizowanych przez Ostatecznych Odbiorców, na potrzeby promowania Instrumentów Finansowych w regionie. 4. Treść informacji przekazywanej Ostatecznym Odbiorcom powinna jasno wskazywać źródło pochodzenia środków, z których ustanowiono Instrument Finansowy. 5. Każdorazowa informacja nt. Instrumentu Finansowego powinna zawierać odniesienie do faktu, że jest on dofinansowany z EFRR. 6. Obowiązuje zakaz łączenia znaków Unii Europejskiej i Funduszy Europejskich z ofertą Pośrednika Finansowego, której finansowanie nie pochodzi ze środków UE. 7. Pośrednicy Finansowi zapewnią standard informacji zamieszczanych na stronach internetowych oraz w materiałach promocyjnych, który w sposób łatwy i dostępny dostarczy Ostatecznym Odbiorcom informacji dotyczących, m.in. terminu naboru wniosków, warunków udzielanego wsparcia, spodziewanych efektów i korzyści, danych osób do kontaktu, zasad składania zapytań i udzielania odpowiedzi. 8. Do obowiązków Pośredników Finansowych należy dokumentowanie wszystkich prowadzonych w ramach niniejszej Umowy działań informacyjnych i promocyjnych z uwzględnieniem następujących zasad: a. dokumentację należy przechowywać razem z pozostałymi dokumentami na zasadach określonych w 18 Umowy, b. dokumentację należy przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej, np. jako skany dokumentów, zdjęcia, kopie (zrzuty) stron internetowych; jeśli na potrzeby Operacji powstały materiały informacyjne należy przechowywać ich pojedyncze egzemplarze (np. ulotki, foldery, broszury, publikacje) lub ich zdjęcia. 9. Pośrednik Finansowy na potrzeby informacji i promocji Programu udostępnia Instytucji Zarządzającej / Instytucji Pośredniczącej, Menadżerowi na wezwanie utwory informacyjno - promocyjne powstałe w wyniku realizacji Umowy, w postaci m.in.: materiałów zdjęciowych, materiałów audio - wizualnych i prezentacji. 10. Jeśli w trakcie realizacji Projektu Umowa Operacyjna zostanie rozwiązana, znaku Unii Europejskiej oraz znaku Funduszy Europejskich do oznaczania prowadzonych działań nie stosuje się. 11. W celu doprecyzowania zasad określonych w ust. 1 10 powyżej, Menadżer może wydać odpowiednie Wytyczne w zakresie promocji i informacji. 12. Sposób oznaczenia miejsca realizacji umowy, dokumentów i działań informacyjno promocyjnych: a. Do oznakowania działań informacyjno-promocyjnych należy używać wyłącznie znaków graficznych udostępnionych przez Instytucję Zarządzającą, Instytucję Pośredniczącą lub Menadżera. Wizualizacja każdego materiału promocyjnego musi zawierać znak Funduszy Europejskich ze wskazaniem Programu Regionalnego, znak Unii Europejskiej z rozszerzeniem Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, oficjalne logo promocyjne Województwa Opolskiego Kwitnące Opolskie dostępne na stronie internetowej RPO WO 2014-2020: www.rpo.opolskie.pl. oraz logo promocyjne Projektu przekazane PF po zawarciu umowy. b. W przypadku reklamy dostępnej w formie dźwiękowej bez elementów graficznych (np. spoty/audycje radiowe) na końcu tej reklamy powinien znaleźć się komunikat słowny. c. Plakat (wydrukowany w formie papierowej) lub tablica (wykonany z trwałego tworzywa, np. z plastiku) powinny być o minimalnym rozmiarze A3 (297mm 420 mm). Plakat lub tablica, pod warunkiem zachowania minimalnego obowiązkowego rozmiaru może mieć formę plansz informacyjnych, stojaków reklamowych itp. Plakat lub tablicę należy odpowiednio zabezpieczyć tak, by przez cały czas ekspozycji wyglądał estetycznie. Obowiązkiem PF jest dbanie o to, aby informacja przez cały okres obowiązywania umowy była wyraźnie widoczna. Uszkodzony lub nieczytelny plakat należy wymienić. 2
Wymagane informacje na plakacie: i. Nazwa PF ii. Nr umowy/umów iii. Obowiązkowe znaki graficzne o których mowa w pkt 3.1 powyżej. Na plakacie można umieścić także dodatkowe informacje o instrumentach, ważne jest, aby elementy, które muszą się znaleźć na plakacie, były nadal czytelne i wyraźnie widoczne. d. Oznaczenie miejsca realizacji Umowy, tj. umieszczenie w widocznym i dostępnym publicznie miejscu co najmniej jednego plakatu lub jednej tablicy informacyjnej w siedzibie i punktach obsługi klienta, w których wdrażane są Instrumenty Finansowe. Oznaczenie może znajdować się np. przy wejściu do budynku lub w recepcji. Jeśli działania w ramach umowy realizowane są w kilku lokalizacjach, plakaty/tablice należy zamieścić w każdej z nich. Jeśli w jednej lokalizacji realizowanych jest kilka umów, można umieścić jeden plakat/jedną tablice opisującą wszystkie te umowy. e. Wszystkie materiały informacyjno-promocyjne, które wymagają zastosowania innych sposobów oznakowania lub innej niż opisane powyżej formy, lokalizacji lub wielkości oznaczeń projektu wymagają zgody Menadżera. Zgoda na odstępstwa przy działaniach promocyjnych, może być wydana wyłącznie w przypadkach, kiedy ze względu na przepisy prawa nie można zastosować przewidzianych w Załączniku wymogów informowania o projekcie lub kiedy zastosowanie takich form wpływałoby negatywnie na realizację projektu lub jego rezultaty. Zgoda na odstępstwa lub zmiany musi być wyrażona w formie pisemnej i należy ją przechowywać na wypadek kontroli. f. Strona internetowa. i. Pośrednik Finansowy jest zobowiązany do stworzenie podstrony / zakładki na stronie internetowej Pośrednika Finansowego dedykowanej realizowanej Umowie, wraz z opisem wdrażanych Instrumentów Finansowych, w szczególności ich parametrów, takich jak minimalna i maksymalna wysokość wsparcia, okres karencji, okres spłaty, informacji o opłatach i prowizjach oraz źródle pochodzenia środków (Programu, EFRR oraz w stosownych przypadkach budżetu państwa), z uwzględnieniem informacji nt. roli Menadżera Funduszu Funduszy; ii. Znaki i informacje o wdrażanym instrumencie należy umieścić na głównej stronie lub podstronie dedykowanej realizowanej umowie. Ważne jest, aby użytkownikom łatwo było tam trafić. Uwaga! Komisja Europejska wymaga, aby flaga UE z napisem Unia Europejska była widoczna w momencie wejścia użytkownika na stronę internetową, to znaczy bez konieczności przewijania strony w dół. Dlatego, aby właściwie oznaczyć swoją stronę internetową, należy zastosować jedno z dwóch rozwiązań: Rozwiązanie nr 1 Rozwiązanie pierwsze polega na tym, aby w widocznym miejscu umieścić zestawienie złożone ze znaku Funduszy Europejskich z nazwą programu, znaku Unii Europejskiej z nazwą funduszu oraz oficjalnego logo promocyjnego Województwa Opolskiego Opolskie Kwitnące. Umieszczenie w widocznym miejscu oznacza, że w momencie wejścia na stronę internetową użytkownik nie musi przewijać strony, aby zobaczyć zestawienie znaków. Można uzupełnić zestawienie znaków logo promocyjnym projektu lub logo PF. Jeśli nie ma możliwości, aby na stronie umieścić zestawienie znaków FE, UE i logo województwa w widocznym miejscu należy zastosować rozwiązanie nr 2. Rozwiązanie nr 2 3
Rozwiązanie drugie polega na tym, aby w widocznym miejscu umieścić flagę UE tylko z napisem Unia Europejska według jednego z następujących wzorów: Dodatkowo na stronie (niekoniecznie w miejscu widocznym w momencie wejścia) należy umieścić zestaw znaków Fundusze Europejskie i Unia Europejska, oficjalne logo promocyjne Województwa Opolskiego Opolskie Kwitnące oraz logo promocyjne projektu. W przypadku tego rozwiązania flaga Unii Europejskiej pojawi się dwa razy na danej stronie internetowej. 13. Szczegółowe zasady wykorzystywania znaków graficznych Znak Funduszy Europejskich oraz znak Unii Europejskiej muszą być zawsze umieszczone w widocznym miejscu. Ważne, aby ich umiejscowienie oraz wielkość były odpowiednie do rodzaju i skali materiału, przedmiotu lub dokumentu. Dla spełnienia tego warunku wystarczy, jeśli tylko jedna, np. pierwsza strona lub ostatnia dokumentu, zostanie oznaczona ciągiem znaków.należy zwrócić szczególną uwagę, aby znaki i napisy były czytelne dla odbiorcy i wyraźnie widoczne. a. Kolejność znaków. Znak Funduszy Europejskich należy umieścić zawsze z lewej strony, natomiast znak Unii Europejskiej z prawej. Oficjalne logo promocyjne Województwa Opolskiego Opolskie Kwitnące oraz logo promocyjne projektu można umieścić pomiędzy znakiem FE a znakiem UE. Gdy nie jest możliwe umiejscowienie znaków w poziomie, można zastosować układ pionowy. W tym ustawieniu znak Funduszy Europejskich z nazwą programu znajduje się na górze, a znak Unii Europejskiej na dole. Oficjalne logo promocyjne projektu oraz Województwa Opolskiego Opolskie Kwitnące należy umieścić pomiędzy znakiem FE a znakiem UE. b. Liczba znaków. Liczba znaków w zestawieniu to znaczy w jednej linii nie może przekraczać czterech, łącznie ze znakami FE, UE oraz oficjalnym logo promocyjnym Województwa Opolskiego Opolskie Kwitnące. W zestawieniu znaków na materiałach informacyjnych i promocyjnych (z wyjątkiem tablic informacyjnych i pamiątkowych) oraz na dokumentach można umieścić logo PF. Nie należy umieszczać znaków wykonawców, którzy realizują działania w ramach umowy, ale którzy nie są beneficjentami. Inne znaki można umieścić poza zestawieniem (linią znaków FE-UE). Uwaga! Jeśli w zestawieniu lub na materiale występują inne znaki (logo), to nie mogą być one większe (mierzone wysokością lub szerokością) od flagi Unii Europejskiej. c. Kolorystyka znaków Fundusze Europejskie i Unia Europejska. Znaki FE i UE powinny w miarę możliwości występować w kolorze. 4
Wersję jednobarwną wolno stosować w uzasadnionych przypadkach, np. braku możliwości wykorzystania wersji kolorowej ze względów technicznych (tłoczenie, grawerunek itp.). Szczególnym przypadkiem, pozwalającym na zastosowanie wersji achromatycznej (czarnobiałej), jest druk dokumentów (w tym pism, materiałów szkoleniowych itp.), które nie zawierają innych kolorów poza czernią. Przykładowe zestawienie znaków w wersji czarno-białej dla RPO WO 2014-2020: Wszystkie dopuszczone achromatyczne i monochromatyczne, warianty znaków, zasady stosowania oficjalnego logo promocyjnego Województwa Opolskiego Opolskie Kwitnące oraz gotowe wzory zestawienia logotypów znajdują się na stronie internetowej Programu: www.rpo.opolskie.pl. d. Znak: Fundusze Europejskie i Unia Europejska na kolorowym tle. W sytuacji w której, nie jest możliwe stosowanie znaków pełnokolorowych na białym tle, co zapewnia ich największą widoczność, należy zachować odpowiedni kontrast, który zagwarantuje odpowiednią czytelność znaku. Kolory tła powinny być pastelowe i nie powinny przekraczać 25% nasycenia. Można zastosować znak FE na tłach wielokolorowych, takich jak zdjęcia lub wzorzyste podłoża, po wcześniejszym zastosowaniu rozjaśnienia tła. W przypadku znaku Unii Europejskiej, jeśli nie ma innego wyboru niż użycie kolorowego tła, należy umieścić wokół flagi białą obwódkę o szerokości równej 1/25 wysokości tego prostokąta. Jeśli w zestawieniu występują inne znaki, należy sprawdzić, czy mogą one występować na kolorowych tłach. W przypadku oficjalnego logo Województwa Opolskiego Opolskie Kwitnące taka informacja znajduje się na stronie internetowej www.rpo.opolskie.pl. e. Oznaczenie małych przedmiotów promocyjnych. Jeśli przedmiot jest mały (np. długopis, ołówek, pendrive) i nazwa funduszu oraz nazwa programu nie będą czytelne, należy umieścić znak Funduszy Europejskich z napisem Fundusze Europejskie (bez nazwy programu) oraz znak UE tylko z napisem Unia Europejska. Zawsze stosuje się pełny zapis nazwy Unia Europejska i Fundusze Europejskie. W takich przypadkach nie ma konieczności stosowania słownego odniesienia do odpowiedniego funduszu/funduszy lub odniesienia do Europejskich Funduszy 5
Strukturalnych i Inwestycyjnych. Na małych przedmiotach promocyjnych stosowanie logo promocyjnego Województwa Opolskiego Opolskie Kwitnące nie jest obowiązkowe. Jednocześnie należy każdorazowo rozważyć, czy małe przedmioty itp. są na pewno skutecznym i niezbędnym narzędziem promocji dla realizacji umowy. f. Oznaczanie materiałów promocyjnych w sposób nierzucający się w oczy. Zestawienia znaków z właściwymi napisami muszą być widoczne. Nie mogą być umieszczane np. na wewnętrznej, niewidocznej stronie przedmiotów. Jeśli przedmiot jest tak mały, że nie można na nim zastosować czytelnych znaków FE i UE, nie można go używać do celów promocyjnych. Celem przedmiotu promocyjnego jest bowiem informowanie o tym, że pomoc pozadotacyjna jest możliwa dzięki unijnemu dofinansowaniu. 6