REGULAMIN KONTROLI ZARZĄDCZEJ W SZKOLE PODSTAWOWEJ W SZCZEPANKOWIE Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 2/2010/11 Dyrektora Szkoły Podstawowej w Szczepankowie z dnia 11 października 2010r. Podstawa prawna Ustawa z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jedn. Dz. U. 2004 Nr 256, poz. 2572 ze zm.), Ustawa z 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009r. Nr 157, poz 1240 ze zm.), Ustawa z 27 sierpnia 2009r. Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych (Dz. U. z 2009r. Nr 157, poz 1241 ze zm.), Komunikat Ministra Finansów Nr 23 z 16 grudnia 2009r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. U. MF. Nr 84, poz. 15) Postanowienia ogólne 1. 1. Ustalenia niniejszego regulaminu dotyczą organizacji i zasad przeprowadzania kontroli zarządczej w Szkole Podstawowej w Szczepankowie. 2. Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, opracowany w celu dostarczenia racjonalnego zapewnienia co do realizacji celów w następujących obszarach: a) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, b) skuteczności i efektywności działania, c) wiarygodności sprawozdań, d) ochrony zasobów, e) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, f) efektywności i skuteczności przepływu informacji, g) zarządzania ryzykiem. 3. Kontrola zarządcza powinna być: a) adekwatna to znaczy zgodna z zasadami określonymi w obowiązujących aktach prawnych oraz niniejszym regulaminem, dokładnie odpowiadająca założonym celom kontroli zarządczej, b) skuteczna to znaczy, że postępowanie kontrolne powinno się zakończyć wydaniem zaleceń bądź wniosków pokontrolnych, c) efektywna to znaczy, że kontrola powinna powodować osiąganie założonych celów. R E G U L A M I N K O N T R O L I Z A R Z Ą D C Z E J W S Z K O L E P O D S T A W O W E J W S Z C Z E P A N K O W I E str. 1
4. Zadaniem funkcjonowania systemu kontroli zarządczej jest: a) prewencja, czyli zapobieganie w porę niepożądanym rezultatom, poprzez właściwy podział obowiązków, bieżącą kontrolę wstępną operacji finansowych, identyfikację ryzyka przy realizacji celów i zadań oraz sposobów ograniczania jego szkodliwego działania, b) wykrywanie zdarzeń, odbiegającą od przyjętych kryteriów, c) korekta parametrów systemu by zapobiec przyszłym szkodom, stratom, bądź utracie dobrego wizerunku, a przede wszystkim popełnianiu dalszych błędów. 5. Funkcjonowanie kontroli zarządczej: a) gdy mowa o Ustawie o systemie oświaty rozumieć należy przez to ustawę z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2010 r nr 54/320 z póź. zm.), b) gdy mowa o Karcie nauczyciela rozumieć należy przez to ustawę z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2009 roku nr 219 poz. 1706 ze zm.) Standardy kontroli zarządczej 2. 1. Na system kontroli zarządczej w Szkole Podstawowej w Szczepankowie składają się procedury zatwierdzone przez Dyrektora w instrukcjach i regulaminach wewnętrznych. Procedury normują postępowanie pracowników jednostki, potwierdzające zgodność podjętych działań z obowiązującymi ustawowymi regulacjami prawnymi i ze standardami kontroli zarządczej. 2. Procedury obowiązujące w Szkole Podstawowej w Szczepankowie nazywa się procedurami kontroli zarządczej i dokonuje się podziału na dwie grupy: a) procedury finansowe są to procedury wynikające bezpośrednio z ustawy o finansach publicznych i z ustawy o rachunkowości oraz wydanych na ich podstawie rozporządzeń wykonawczych, b) procedury okołofinansowe są to procedury wskazane w innych niż finansowe aktach prawnych regulujących pracę w Szkole Podstawowej w Szczepankowie 3. Dyrektor szkoły zobowiązany jest do opracowania w formie pisemnej i stałego uaktualniania wszystkich procedur. 4. Do grupy procedur finansowych należą miedzy innymi: a) polityka rachunkowości, na którą składają się: 1) ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, 2) metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego; 3) sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych z dokładnym planem kont, wykazem ksiąg rachunkowych i opisem przetwarzania danych, 4) opis systemu ochrony danych i zbiorów, 5) instrukcja obiegu i kontroli dokumentów, 6) instrukcja kasowa, 7) instrukcja inwentaryzacyjna, 8) instrukcja w sprawie egzekucji należności (windykacyjna), 9) instrukcja w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania. b) procedury postępowania w sprawach o ustalenie zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro, R E G U L A M I N K O N T R O L I Z A R Z Ą D C Z E J W S Z K O L E P O D S T A W O W E J W S Z C Z E P A N K O W I E str. 2
c) procedury w sprawie ewidencji i sporządzania sprawozdań w zakresie wydatków strukturalnych, d) regulamin wynagradzania. 5. Do grupy procedur okołofinansowych należą: a) statut, b) regulamin pracy, c) regulamin okresowych ocen pracowników, d) regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, e) zakresy czynności pracowników, f) pełnomocnictwa i upoważnienia. 3. 1. Istotą wspólną czynności kontrolnych jest szczegółowe zbadanie stanu faktycznego i porównanie go z obowiązującą dla niego normą, oraz ustalenie odchyleń od tej normy. 2. W trakcie czynności kontrolnych ocena badanego stanu faktycznego powinna odbywać się według kryteriów, do których zalicza się: 1) poprawność organizacyjną komórki lub stanowiska pracy z punktu widzenia realizowanych celów (kompetencje, sprawność, prawidłowość i efektywność przyjętych rozwiązań organizacyjnych i kierunków działania, a także doboru środków w celu wykonania założonych zadań), 2) legalność, czyli zgodność z obowiązującymi przepisami i normami prawnymi, 3) gospodarność - ocena kontrolowanych zjawisk, procesów gospodarczych i finansowych z punktu widzenia racjonalności, efektywności i celowości podejmowanych decyzji, a następnie ich realizacji: gospodarowanie aktywami jednostki, które umożliwią uzyskanie przy najniższych nakładach (w danych warunkach) optymalnych efektów, 4) celowość - zapewniająca eliminacje działań niekorzystnych i zbędnych z punktu widzenia interesów jednostki, realizuje się przez sprawdzenie, czy środki finansowe zostały wydatkowane zgodnie z przeznaczeniem określonym w planie finansowym, 5) rzetelność - zgodność dokumentacji ze stanem faktycznym. 2. Charakter mechanizmów kontrolnych: 1) zapobiegawczy - w celu zapobiegania występowaniu niepożądanych zjawisk, 4. 2) wykrywający - w celu wykrycia i skorygowania niepożądanych zjawisk, które już wystąpiły, 3) dyrektywny - w celu spowodowania lub pobudzenia wystąpienia pożądanego zjawiska. 3. W przypadku, gdy mechanizmy określone w ust. 1 nie występują, lub zastosowanie ich jest zbyt kosztowne w stosunku do uzyskiwanych korzyści, należy zastosować mechanizmy kontrolne kompensujące łagodzące. 5. Formami uzupełniającymi system kontroli zarządczej są: 1. Samokontrola, czyli sposób organizacji pracy umożliwiający pracownikowi sprawdzenie i ewentualną korektę własnych działań 1) do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy zatrudnieni w szkole bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy, R E G U L A M I N K O N T R O L I Z A R Z Ą D C Z E J W S Z K O L E P O D S T A W O W E J W S Z C Z E P A N K O W I E str. 3
2) samokontrola polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez pracowników w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające z posiadanego zakresu czynności służbowych w toku codziennego wykonywania zadań. Samokontrola nie wyklucza samooceny pracowników. 3) w przypadku ujawnienia nieprawidłowości pracownik dokonujący samokontroli jest zobowiązany: a) podjąć niezbędne działania zmierzając e do usunięcia nieprawidłowości w bieżącej działalności, b) zgłosić potrzebę sprawdzania miary do zadania, czynności lub procedury, której podlega bezpośredniemu przełożonemu, c) podjąć niezbędne działania dla zapewnienia prawidłowości wykonywania zadań na zajmowanym stanowisku. 2. Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych oraz innych stanowiskach biorących udział w realizacji określonych zadań, operacji, procesów, itp., których obowiązki wykonywania zadań kontroli funkcjonalnej zostały określone w zakresach czynności służbowych, bądź którzy do wykonywania tej kontroli zostali zobligowani na podstawie innych przepisów. Cel, zadania oraz elementy kontroli funkcjonalnej określa niniejszy regulamin. Kontrola funkcjonalna nie może objąć innych niż ww. pracownicy, stosownie do potrzeb, zmian organizacyjnych, zmian charakteru pracy lub zadań na stanowisku. 3. Kontrola wstępna kontrola przeprowadzona przed podjęciem operacji gospodarczej. 4. Kontrola następcza kontrola przeprowadzona po zaistnieniu zdarzenia, mająca na celu wykrycie nieprawidłowości. System kontroli zarządczej 6. Kontrola zarządcza składa się z wzajemnie powiązanych elementów: 1. Środowiska wewnętrznego. 2. Celach i zarzadzania ryzykiem. 3. Czynności kontrolnych. 4. Informacji i komunikacji. 5. Monitoringu i oceny. 7. Środowisko wewnętrzne to podłoże funkcjonowania szkoły i w sposób zasadniczy wpływa na jakość kontroli zarządczej. budowa środowiska wewnętrznego polega na: 1. Przestrzeganiu wartości etycznych poprzez kierowanie się dbałością i uczciwością przy wykonywaniu powierzonych obowiązków oraz podstawowych obowiązków pracownika określonych w art. 100 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy ( Dz. U. z 1998r. Nr 21, poz. 94ze zm.), a w szczególności art. 6 ustawy z dnia 26 stycznia 1982r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006r. Nr 97 poz. 674 ze zm.) i art. 24 ustawy z 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych. 2. Posiadaniu takiego poziomu wiedzy, umiejętności i doświadczenia, który pozwala na skuteczne i efektywne wypełnianie powierzonych zadań i obowiązków. R E G U L A M I N K O N T R O L I Z A R Z Ą D C Z E J W S Z K O L E P O D S T A W O W E J W S Z C Z E P A N K O W I E str. 4
3. Procesie rekrutacji pracowników prowadzonym w taki sposób, że zapewnia wybór najlepszego kandydata na wolne stanowisko. 4. Zapewnieniu rozwoju kompetencji zawodowych pracowników poprzez udział w szkoleniach i kursach. 5. Delegowaniu uprawnień pracownikom odpowiednio do wagi podejmowanych decyzji, stopnia skomplikowania i ryzyka z nimi związanego. Przyjęcie delegowanych uprawnień powinno być potwierdzone podpisem. 6. Każdemu pracownikowi dyrektor przedstawia na piśmie zakres jego obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. 7. Przyjęcie zakresu jest potwierdzone przez pracownika jego podpisem. 8. Pracownicy na stanowiskach funkcyjnych są zobowiązani do zidentyfikowania zadań, przy wykonywaniu których pracownicy mogą być szczególnie podatni na wpływy szkodliwe dla gospodarki finansowej lub wizerunku jednostki oraz ustanowienia środków zaradczych 8. 1. Zarządzanie ryzykiem - opiera się na zestawie wzajemnie uzupełniających się celów, o których mowa w 1 ust. 2, połączonych ze sobą na wszystkich szczeblach organizacji. Obejmuje rozpoznanie i analizę zewnętrznych i wewnętrznych ryzyk zagrażających realizacji celów na szczeblu danej działalności, jaki i całej organizacji. 2. Zestawienie obszarów i zadań wrażliwych narażonych na ryzyko stanowi załącznik nr1 do niniejszego regulaminu. 3. Dyrektor szkoły systematycznie, nie zadziej niż raz do roku, dokonuje identyfikacji, obiektywnej oceny i ewidencji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego z poszczególnymi celami i zadaniami szkoły, wzór ewidencji stanowi załącznik nr 2 do regulaminu. 4. Zidentyfikowane ryzyka poddawane są analizie mającej na celu określenie możliwych skutków i prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka. Dyrektor lub upoważniony pracownik określają akceptowalny poziom ryzyka. 5. Wobec zidentyfikowanych ryzyk określa się rodzaj możliwych reakcji (tolerowanie, wycofanie się, działanie). Dyrektor lub upoważnieni pracownicy określają działanie, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowalnego poziomu. 6. Reakcja na zidentyfikowane ryzyko znaczące z punktu widzenia zadań i celów szkoły określonych w ustawach szczególnych, zarządzeniach i statucie może mieć charakter działań faktycznych, pracach organizujących zadania, w tym wdrażania nowych procedur zewnętrznych stanowiących odpowiedź i reakcję na konkretne ryzyko. 9. 1. Czynności / mechanizmy kontrolne to zasady i procedury, o których mowa w 2 i przy pomocy, których zapewnia się realizację zadań szkoły w odpowiedzi na ryzyko zagrażające realizacji celów. Dyrektor Szkoły Podstawowej w Szczepankowie w razie potrzeby może wydać dodatkowe wytyczne. 2. Skuteczne mechanizmy kontrolne mają być: 1) na czas wykrycie powinno pozwolić na wczesną korektę odchyleń, 2) oszczędne kontrole powinny dawać racjonalne zapewnienia osiągnięcia oczekiwanych wyników z uwzględnieniem analizy kosztów korzyści, 3) dobrze umiejscowione punkty kontrolne powinny się znajdować tam, gdzie jest najbardziej prawdopodobne że pomiary pozwolą wykryć odchylenia od celów organizacyjnych, R E G U L A M I N K O N T R O L I Z A R Z Ą D C Z E J W S Z K O L E P O D S T A W O W E J W S Z C Z E P A N K O W I E str. 5
4) elastyczne kontrole powinny uwzględniać zmiany, 5) odpowiednie dostosowane do struktury organizacyjnej, 6) spójne z odpowiedzialnością ustanawiają odpowiedzialność za wyniki. 3. Nadzór nad stosowaniem zasad procedur sprawuje dyrektor i inni pracownicy w ramach kontroli, o których mowa w 6. 4. Wszyscy pracownicy są zobowiązani do ochrony i poszanowania mienia szkoły, właściwego gospodarowania oraz zabezpieczania zasobów w ramach powierzonych zakresów czynności. 10. 1. Informacja i komunikacja należy zidentyfikować, zbierać i przekazywać rzetelne i istotne zewnętrzne lub wewnętrzne informacje w odpowiednim czasie i we właściwy sposób w celu zapewnienia realizacji zadań. 2. Informacje mogą być przekazywane w formie pisemnej lub ustnej. 3. Informacja powinna być odpowiednia, na czas, aktualna, dokładna i dostępna. 11. 1. Monitoring jest to proces obserwacji i oceny jakości działania systemu kontroli zarządczej w określonym czasie. 2. Kontrolę zarządczą w Szkole Podstawowej w Szczepankowie sprawuje: 1) dyrektor szkoły w zakresie nadzoru nad stanem kontroli zarządczej w Szkole Podstawowej w Szczepankowie, organizacji systemu kontroli zarządczej i nadzoru nad skutecznością działania tego systemu oraz w zakresie wykonania celów i zadań wynikających ze statutu szkoły. 2) skarbnik Urzędu Gminy w Śniadowie w zakresie realizacji polityki rachunkowości, 3) komisja inwentaryzacyjna w zakresie inwentaryzowania składników majątkowych. 3. Ocena systemu kontroli zarządczej polega na ustaleniu czy system ten funkcjonuje w sposób ciągły, a także czy jest adekwatny, kompleksowy, efektywny, skuteczny oraz szczelny. 1) adekwatny system kontroli to taki, w którym ilość kontroli w stosunku do określonych zadań jest wystarczająca. Oznacza to, że ilość stosowanych kontroli w procesach i operacjach nie jest nadmierna, jak również nie jest za mała, 2) kompleksowy system oznacza, że przyjęte procedury jasno i zrozumiale wskazują na poszczególne etapy realizowanych procesów i operacji w szkole, 3) efektywny i skuteczny to system, w którym w porę wykrywa się błędy, 4) szczelny system kontroli to taki, w którym wszystkie operacje są sprawdzane. 4. Przy dokonywanej oceny istotnym jest w jakim stopniu wykorzystywane są wyniki sprawowanej kontroli zarządczej do uzyskania racjonalnej pewności, że osiągane są zamierzone rezultaty. Opracował: A r k a d i u s z T w a r d o w s k i Dyrektor Szkoły Podstawowej w Szczepankowie R E G U L A M I N K O N T R O L I Z A R Z Ą D C Z E J W S Z K O L E P O D S T A W O W E J W S Z C Z E P A N K O W I E str. 6
ZESTAWIENIE OBSZRÓW I ZADAŃ WRAŻLIWYCH w Szkole Podstawowej w Szczepankowie Lp. Obszar Zadanie Załącznik nr 1 do Regulaminu Kontroli Zarządczej w Szkole Podstawowej w Szczepankowie I Działalność dydaktyczno opiekuńcza-wychowawcza 1. Przyjmowanie i skreślanie uczniów 2. Opieka wychowawcza 3. Wyniki egzaminów zewnętrznych 4. Działalność profilaktyczna 5. Udostępnianie danych osobowych uczniom 6. Ewidencja uczniów II Działalność finansowo - księgowa 1. Udzielanie zamówień publicznych 2. Dokonywanie zakupów towarów i usług o wartości poniżej 3000 PLN 3. Gospodarka kasowo-bankowa 4. Windykacja należności 5. Sprzedaż składników majątkowych 6. Ewidencja zdarzeń gospodarczych 7. Sprawozdawczość finansowo-budżetowa III Działalność kadrowo-pracownicza 1. Proces rekrutacji i zatrudniania pracowników 2. Realizacja i rozliczanie harmonogramu pracy 3. Dysponowanie funduszem świadczeń socjalnych 4. Proces wynagradzania i oceniania pracowników 5. Poziom zatrudnienia IV Gospodarka mieniem 1. Rozliczanie bieżących zapasów materiałowych 2. Inwentaryzacja mienia 3. Wykorzystanie mienia 4. Najem lokali R E G U L A M I N K O N T R O L I Z A R Z Ą D C Z E J W S Z K O L E P O D S T A W O W E J W S Z C Z E P A N K O W I E str. 7
Załącznik nr 2 do Regulaminu Kontroli Zarządczej w Szkole Podstawowej w Szczepankowie EWIDENCJA RYZYKA Lp. 1. 2. 3. 4. Dział merytoryczny Obszar ryzyka Nazwa ryzyka Ujawnione nieprawidłowości Poziom akceptacji Reakcja Uwagi R E G U L A M I N K O N T R O L I Z A R Z Ą D C Z E J W S Z K O L E P O D S T A W O W E J W S Z C Z E P A N K O W I E str. 8