Załącznik do Uchwały Nr 09/01/2012 Zarządu Banku Spółdzielczego w Ozorkowie z dnia 28.02. 2012 r. Polityka Informacyjna Banku Spółdzielczego w OZORKOWIE
2012 1. 1. Polityka informacyjna Banku Spółdzielczego w Ozorkowie określa zakres, częstotliwość, formę i miejsce ogłaszania informacji o charakterze jakościowym i ilościowym dotyczących adekwatności kapitałowej oraz zasady i sposób weryfikacji ogłaszanych informacji. 2. Informacje podlegające ogłaszaniu obejmują: 1) Strategię zarządzania poszczególnymi ryzykami; 2) opis procesów (w tym strukturę organizacyjną) zarządzania poszczególnymi rodzajami ryzyka, tj.: kredytowym, płynności, stopy procentowej, operacyjnym, braku zgodności zasady stosowania polityki w zakresie zarządzania ryzykami tj. polityki kredytowej (w tym zabezpieczeń), polityki bezpieczeństwa, polityki kapitałowej, polityki informacyjnej, polityki zgodności; 3) opis systemów raportowania i pomiaru poszczególnych rodzajów ryzyka; 4) przyjęte w Banku metody wyznaczania wymogów kapitałowych z tytułu poszczególnych rodzajów ryzyka; 5) opis procesu szacowania oraz oceny kapitału wewnętrznego. 3. Informacje wymienione w ust. 2 podlegają zatwierdzeniu i weryfikacji przez Zarząd oraz Radę Nadzorczą Banku na zasadach określonych w 2. 4. Informacje wymienione w ust. 2 są ogłaszane w cyklach rocznych najpóźniej 30 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego przez Zgromadzenie Przedstawicieli. 5. Informacje, o których mowa w ust. 2 są udostępniane Klientom w formie papierowej w miejscu wykonywania czynności przez Bank, tj. w Centrali Banku w Ozorkowie, ul. Pl. Jana Pawła II 6. w godzinach 8.00 do 15.30 2
2. 1. Polityka informacyjna jest weryfikowana co najmniej raz w roku, w terminie do 30.czerwca, przez Zarząd i Radę Nadzorczą Banku. 2. Przeglądu przestrzegania zasad Polityki informacyjnej Banku dokonuje w okresach rocznych Zespół zarządzania ryzykami i analiz. 3. Przegląd poddawany jest audytowi przez Stanowisko audytu wewnętrznego. 4. Zespół zarządzania ryzykami i analiz, uwzględniając między innymi wyniki audytu, przygotowuje propozycję weryfikacji Polityki informacyjnej Banku. 5. Każda zmiana Polityki informacyjnej Banku podlega opiniowaniu przez Komitet Zarządzania Ryzykami. 6. Weryfikację Polityki informacyjnej Banku może również przeprowadzić, na podstawie oddzielnie zawartej umowy zlecenia, merytoryczna komórka Banku Zrzeszającego. 7. Zespół zarządzania ryzykami i analiz przedkładana Zarządowi i Radzie Nadzorczej Banku propozycję weryfikacji Polityki informacyjnej, przygotowaną zgodnie z ust. 2-4 lub ust. 5, w terminie do końca października każdego roku. 8. Zarząd i Rada Nadzorcza Banku dokonują weryfikacji Polityki informacyjnej, w tym rodzajów informacji opisanych w 1 ust. 2, podlegających ogłaszaniu, a nie ujętych w sprawozdaniu finansowym, w drodze uchwały. 3. Szczegółowy zakres i sposób przygotowania informacji podlegających ogłaszaniu zawiera Instrukcja sporządzania i ogłaszania informacji dotyczących adekwatności kapitałowej w Banku Spółdzielczym w Ozorkowie Zatwierdził: Zarząd: Rada Nadzorcza 3
Załącznik do Polityki informacyjnej Banku Spółdzielczego w Ozorkowie.. Instrukcja sporządzania i ogłaszania informacji dotyczących adekwatności kapitałowej 4
SPIS TREŚCI 1. Postanowienia ogólne... 6 2. Podstawowe definicje... 6 3. Zasady ujawniania informacji dotyczących adekwatności kapitałowej... 7 4. Zakres zadań i odpowiedzialności w procesie ujawniania informacji... 8 5. Zakres ujawnianych informacji o charakterze ilościowym i jakościowym... 9 6. Postanowienia końcowe... 11 5
1. Postanowienia ogólne 1. 1. Zarząd Banku Spółdzielczego w Ozorkowie., zwanego dalej Bankiem wprowadza Instrukcję sporządzania i ogłaszania informacji dotyczących adekwatności kapitałowej, zwaną w dalszej części Instrukcją. 2. Instrukcja zawiera zakres i metody ujawnienia informacji o charakterze jakościowym i ilościowym dotyczących adekwatności kapitałowej w Banku, zgodnie z art. 111a Prawa bankowego oraz Uchwałą Nr 258/2011 Komisji Nadzoru Finansowego (KNF) z dnia 04.10.2011r w sprawie szczegółowych warunków szacowania przez banki kapitału wewnętrznego oraz zakresu informacji podlegających ogłoszeniu. Niniejsza Instrukcja określa w szczególności: 2. 1) wytyczne dotyczące zasad i metod ujawniania informacji o charakterze jakościowym i ilościowym; 2) zakres zadań i odpowiedzialności w procesie ujawniania informacji, o których mowa w pkt. 1. 2. Podstawowe definicje Ilekroć w Instrukcji jest mowa o: 3. 1) miejscu wykonywania czynności należy przez to rozumieć placówki operacyjne (handlowe), Banku; 2) jednostkach organizacyjnych należy przez to rozumieć elementy struktury organizacyjnej, działające dla osiągnięcia celów strategicznych Banku. W Banku jednostkami organizacyjnymi są Centrala i Oddziały; 3) komórkach organizacyjnych należy przez to rozumieć wewnętrzne elementy struktury jednostek organizacyjnych. W Banku komórkami organizacyjnymi są: działy, zespoły, stanowiska pracy; 4) Centrali - należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną Banku, usytuowaną w siedzibie Banku w Ozorkowie, realizującą kluczowe dla całości Banku zadania merytoryczne i organizacyjne oraz nadzorującą ich wykonanie w stosunku do pozostałych jednostek organizacyjnych Banku; 5) Oddziale należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną podlegającą Centrali, odpowiedzialną za działalność sprzedażową prowadzoną na terenie swojego działania. W Oddziale komórkami organizacyjnymi są:, działy, zespoły, stanowiska pracy; 6) adekwatności kapitałowej należy przez to rozumieć wymagany poziom kapitału niezbędny na pokrycie wszystkich rodzajów ryzyka występujących w Banku; 7) Polityce informacyjnej należy przez to rozumieć dokument zawierający zakres, sposób weryfikacji, częstotliwość, formę oraz miejsce ujawniania informacji o charakterze jakościowym i ilościowym dotyczących adekwatności kapitałowej. 6
3. Zasady ujawniania informacji dotyczących adekwatności kapitałowej Bank jest zobowiązany do ogłaszania w miejscu wykonywania czynności, w sposób ogólnie dostępny wszystkim zainteresowanym, informacji na temat dostępu klientów do informacji o charakterze jakościowym i ilościowym dla wszystkich obszarów działania Banku. 4. Zakres, miejsce i zasady dostępu do informacji, o których mowa w 4, określone są w Polityce informacyjnej Banku. 5. Polityka informacyjna określa w szczególności: 1) zakres ogłaszanych informacji ; 6. 2) częstotliwość raz w roku w terminie 30 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający, tj. Zebranie Przedstawicieli; 3) formę i miejsce - każda jednostka organizacyjna Banku ma obowiązek udostępnienia w miejscu określonym w Polityce informacyjnej, ogólnie dostępnym dla klientów Banku informacji o których mowa w pkt. 1; 4) zasady zatwierdzania i weryfikowania przez Zarząd i Radę Nadzorczą informacji, podlegających ogłaszaniu, a nie ujętych w sprawozdaniu finansowym. Każda jednostka organizacyjna ma obowiązek wywiesić Politykę informacyjną na tablicy ogłoszeń 7. 1. Projekt Polityki informacyjnej Banku przygotowuje Zespół Zarządzania ryzykami i analiz. 2. Polityka informacyjna Banku podlega opiniowaniu przez Komitet Zarządzania Ryzykami. 8. 3. Za opracowanie Polityki informacyjnej odpowiada Zarząd Banku. 4. Rada Nadzorcza zatwierdza Politykę informacyjną Banku oraz sprawuje nadzór nad jej realizacją. 1. Na podstawie Polityki informacyjnej Zespół zarządzania ryzykami i analiz opracowuje komplet informacji podlegających ujawnieniu. 9. 2. Informacje, o których mowa w ust. 1, z zastrzeżeniem 11, muszą być udostępnione klientom najpóźniej w terminie 30 dni od zatwierdzenia danych przez Zebranie Przedstawicieli. 7
10. Ujawniane informacje powinny spełniać następujące wymogi: 1) kompleksowość (obszerność), przedstawiająca aktualny obraz ryzyk związanych z działalnością Banku; 2) przydatność i aktualność, pozwalające ocenić bezpieczeństwo i stabilność działań Banku; 3) wiarygodność, odzwierciedlająca ekonomiczną treść zdarzeń i transakcji; 4) porównywalność, umożliwiająca ocenę pozycji finansowej i wyniku finansowego Banku względem innych banków; 5) istotność, przydatność do oceny ryzyka Banku. 11. 1. Informacje o charakterze jakościowym i ilościowym dotyczące adekwatności kapitałowej, ujawniane w okresach rocznych dla wszystkich obszarów działania Banku w formie papierowej w Monitorze Spółdzielczym łącznie ze sprawozdaniem finansowym Banku, składane są w Wydawnictwie Monitora Spółdzielczego nie później niż w terminie 30 dni od zatwierdzenia przez Zgromadzenie Przedstawicieli sprawozdania finansowego. 2. Informacje o charakterze jakościowym i ilościowym dla wszystkich obszarów działania Banku ujawniane w okresach kwartalnych udostępniane są w miejscu wykonywania czynności. 12. 1. Bank może przy ujawnianiu informacji o charakterze jakościowym i ilościowym dotyczących adekwatności kapitałowej pominąć te, które uzna za poufne, chronione lub nieistotne. 2. Z wnioskiem o zaniechanie ujawniania informacji z podaniem przyczyny występuje do Zarządu Zespół zarządzania ryzykami i analiz. 3. Zarząd podejmuje decyzję o zaniechaniu ujawniania informacji, którą uzna za poufną, chronioną lub nieistotną. 4. Zakres zadań i odpowiedzialności w procesie ujawniania informacji 13. W procesie ujawniania informacji, których zakres zawiera Polityka informacyjna Banku uczestniczą: 1) Zebranie Przedstawicieli, zatwierdzające wyniki finansowe Banku, w tym współczynnik adekwatności kapitałowej; 2) Rada Nadzorcza, zatwierdzająca Politykę informacyjną oraz zakres ujawnianych informacji. Rada Nadzorcza sprawuje nadzór nad realizacją Polityki informacyjnej Banku; 3) Zarząd Banku odpowiada za opracowanie i realizację Polityki informacyjnej, przedstawia w sposób syntetyczny Radzie Nadzorczej informacje w tym zakresie. Bezpośredni nadzór nad opracowaniem i realizacją Polityki informacyjnej Banku sprawuje Prezes Zarządu ; 4) Komitet Zarządzania Ryzykami zajmuje się opiniowaniem Polityki informacyjnej oraz materiałów informacyjnych ujawnianych na jej podstawie; 8
5) Zespół zarządzania ryzykami i analiz odpowiedzialny za przygotowanie projektu Polityki informacyjnej oraz realizację zadań związanych z ujawnianiem informacji i sporządzanie okresowych sprawozdań z realizacji Polityki informacyjnej dla Zarządu oraz Rady Nadzorczej; 14. 1. Kontrolę przestrzegania zasad Polityki informacyjnej Banku przeprowadza Stanowisko audytu wewnętrznego. 2. Bank może zlecić realizację zadań związanych z kontrolą wewnętrzną, w tym w zakresie, o którym mowa w ust. 1, Bankowi Zrzeszającemu na podstawie odrębnie zawartych umów. 5. Zakres ujawnianych informacji o charakterze ilościowym i jakościowym 15. 1. Bank ujawnia opisy celów i procedur zarządzania poszczególnymi rodzajami ryzyka obejmujące: 1) Strategię zarządzania poszczególnymi ryzykami; 2) opis procesów (w tym strukturę organizacyjną) zarządzania poszczególnymi rodzajami ryzyka, tj.: kredytowym, płynności, stopy procentowej, operacyjnym, braku zgodności zasady stosowania polityki w zakresie zarządzania ryzykami tj. polityki kredytowej (w tym zabezpieczeń), polityki bezpieczeństwa, polityki kapitałowej, polityki informacyjnej, polityki zgodności; 3) opis systemów raportowania i pomiaru poszczególnych rodzajów ryzyka; 4) przyjęte w Banku metody wyznaczania wymogów kapitałowych z tytułu poszczególnych rodzajów ryzyka; 5) opis procesu szacowania oraz oceny kapitału wewnętrznego. 2. Informacje, o których mowa w ust. 1 opracowywane są przez Zespół zarządzania ryzykami i analiz oraz raportowane w okresach rocznych do Zarządu i Rady Nadzorczej w terminie do 30 czerwca.. każdego roku. 16. 1. W odniesieniu do funduszy własnych Bank ujawnia następujące informacje: 1) podstawowe informacje, dotyczące głównych właściwości i warunków odnoszących się do wszystkich pozycji i składników funduszy własnych; 2) suma funduszy własnych oraz wartość poszczególnych składników i pomniejszeń funduszy podstawowych i uzupełniających określonych w art. 127 ustawy Prawo bankowe i uchwale w sprawie funduszy własnych; 3) współczynnik adekwatności kapitałowej łączny oraz w podziale na poszczególne ryzyka. 2. Informacje, o których mowa w ust. 1 opracowywane są przez Zespół ZRiA oraz raportowane do: 9
1) Zarządu - w okresach miesięcznych; 1) Rady Nadzorczej Banku w okresach kwartalnych. 17. 2. W zakresie przestrzegania wymogów kapitałowych, o których mowa w art. 128 Prawa bankowego Bank ujawnia następujące informacje: 1) kwoty stanowiące 8% ekspozycji ważonej ryzykiem oddzielnie dla każdej z klas ekspozycji; 2) kwota minimalnych wymogów kapitałowych łącznie oraz oddzielnie dla każdego rodzaju ryzyka: ryzyka rynkowego, ryzyka kredytowego, przekroczenia progu koncentracji kapitałowej, przekroczenia limitu koncentracji zaangażowań i limitu dużych zaangażowań oraz ryzyka operacyjnego. 3. Informacje, o których mowa w ust. 1 opracowywane są przez Zespół ZRiA oraz raportowane do: 1) Zarządu - w okresach miesięcznych; 2) Rady Nadzorczej Banku w okresach kwartalnych. 18. 1. W zakresie ryzyka kredytowego Bank ujawnia następujące informacje: 1) definicje należności przeterminowanych i rozpoznaną utratą wartości - stosowane dla celów rachunkowości; 2) opis stosowanego podejścia i metod przyjętych do ustalania korekt wartości i rezerw; 3) łączna kwota ekspozycji według wyceny bilansowej (po korektach rachunkowych), bez uwzględnienia skutków ograniczania ryzyka kredytowego i średnia kwota ekspozycji w danym okresie w podziale na klasy; 4) uzgodnienie zmian stanów korekt wartości i rezerw z tytułu ekspozycji zagrożonych, obejmujące: a) opis rodzajów korekt wartości i rezerw, b) salda początkowe, c) kwoty umorzeń należności w ciężar odpisów w danym okresie, d) kwoty odpisów albo rozwiązań na szacowane prawdopodobne straty na ekspozycjach w danym okresie, wszelkie inne korekty, w tym korekty wynikające z różnic kursowych, połączeń podmiotów, przejęć i zbycia podmiotów zależnych oraz przemieszczeń pomiędzy grupami odpisów i rezerw, e) salda końcowe, przy czym korekty wartości i kwoty odzyskane zaliczone bezpośrednio do rachunku zysków i strat powinny być ogłoszone oddzielnie. 2. Informacje, o których mowa w ust. 1 opracowywane są przez Zespół ZRiA oraz raportowane do: 1) Zarządu - w okresach miesięcznych; 2) Rady Nadzorczej Banku w okresach rocznych. 10
19. W zakresie narażenia na ryzyko stopy procentowej Bank ogłasza: 1) informacje dotyczące charakteru ryzyka stopy procentowej, podstawowe założenia (w tym założenia dotyczące przyszłych i wcześniejszych spłat kredytów oraz zachowania depozytów o nieustalonym terminie wymagalności) oraz częstotliwości pomiaru ryzyka stopy procentowej. Ponadto Bank prezentuje wpływ ryzyka stopy procentowej na zmianę wyniku finansowego (scenariusze szokowe zgodnie z przyjętą w Banku metodyka pomiaru ryzyka stopy procentowej); 2) informacje ujęte w pkt. 1 opracowywane są przez Zespół zarządzania ryzykami i analiz oraz raportowane do: a) Zarządu - w okresach kwartalnych; b) Rady Nadzorczej Banku w okresach rocznych. 20. 1. W zakresie technik redukcji ryzyka kredytowego: 1) wartość ekspozycji przed i po zastosowaniu technik redukcji ryzyka kredytowego; 2) politykę i procedury dotyczące saldowania ekspozycji bilansowych, wraz ze wskazaniem w jakim stopniu Bank je stosuje; 3) politykę i procedury dotyczące wycen zabezpieczeń kredytowych i zarządzania zabezpieczeniami; 4) opis głównych rodzajów zabezpieczeń przyjmowanych przez Bank (Instrukcja prawnych form zabezpieczeń i monitorowania zabezpieczeń); 5) informację o koncentracji ryzyka kredytowego w zakresie zastosowanych instrumentów ograniczania ryzyka zgodnie z uchwałą nr 384/2008 z dn. 17.12.2008 r w sprawie wymagań dotyczących identyfikacji, monitorowania i kontroli koncentracji zaangażowani.. 2. Informacje, o których mowa w ust. 1 opracowywane są przez Zespół ZRiA oraz raportowane w okresach rocznych do Zarządu i Rady Nadzorczej Banku. 6. Postanowienia końcowe 21. Wszyscy pracownicy Banku zobowiązani są do zapoznania się oraz realizowania zadań w zakresie określonym w niniejszej Instrukcji. 22. Instrukcja sporządzania i ogłaszania informacji dotyczących adekwatności kapitałowej wchodzi w życie z dniem określonym w uchwale Zarządu Banku. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia. 11