D.Dobkowski sp.k. Grudzień 2014 December 2014 Zmiana zasad ujawniania i aktualizacji danych przedsiębiorców Change in revealing and updating data of entrepreneurs
Zmiana zasad ujawniania i aktualizacji danych przedsiębiorców Nowe zasady, nowe formularze W dniu 1 grudnia 2014 roku weszła w życie ustawa z dnia 26 czerwca 2014 roku o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Ustawa). Ustawa wprowadziła szereg zmian w obszarze funkcjonującej dotychczas w postępowaniu rejestrowym zasady jednego okienka o praktycznym znaczeniu dla podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), w szczególności spółek handlowych. Ich konsekwencją jest także zmiana stosowanych w postępowaniu rejestrowym formularzy wniosków oraz formularzy zgłoszeń lub formularzy aktualizacyjnych stosowanych przed właściwymi urzędami. Jedno okienko przed 1 grudnia 2014 r. Do 1 grudnia 2014 r. podmiot podlegający wpisowi do rejestru przedsiębiorców KRS, składając do sądu rejestrowego wniosek o dokonanie wpisu lub jego zmianę, był zobowiązany jednocześnie z tym wnioskiem złożyć formularze zgłoszeń identyfikacyjnych lub aktualizacyjnych skierowane do Głównego Urzędu Statystycznego (GUS), naczelnika urzędu skarbowego (US) i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Rolą sądu rejestrowego było jedynie przekazanie tych formularzy właściwym organom w celu ich rozpoznania. W praktyce funkcjonowanie zasady jednego okienka sprowadziło się jedynie do ustalenia jednego obowiązkowego miejsca składania całości wymaganej dokumentacji w zakresie zgłoszenia lub aktualizacji danych, którym to stał się sąd rejestrowy. Nie rozwiązało to problemu powielania szeregu informacji przez spółki w formularzach wniosków kierowanych odrębnie do różnych organów, choć składanych w jednym miejscu, ani nie przyspieszyło procedur rozpoznawania tych wniosków przez właściwe organy i nadawania identyfikatora podatkowego NIP i numeru identyfikacyjnego REGON. Automatyzacja Od 1 grudnia 2014 r. po dokonaniu wpisu spółki do KRS, w wyniku przekazania danych z KRS do właściwych urzędów, nastąpi automatyczne nadanie numeru identyfikacyjnego REGON i NIP (o ile wcześniej spółka w organizacji nie 2014 D.Dobkowski spółka komandytowa jest kancelarią prawniczą stowarzyszoną z KPMG w Polsce. Nazwa i logo KPMG oraz hasło cutting through complexity są zastrzeżonymi znakami towarowymi bądź znakami towarowymi KPMG International.
3 podlegających rozpoznaniu przez właściwe organy administracji publicznej. Dodatkowo po dokonaniu wpisu spółki w KRS spółka nie musi już wnioskować o uzupełnienie wpisu w rejestrze o dane NIP i numer identyfikacyjny REGON. i nowe obowiązki Obowiązek samodzielnego zgłaszania danych identyfikacyjnych do ewidencji podatkowej oraz rejestru podmiotów gospodarki narodowej nie został całkowicie wyeliminowany. Jednakże dotyczy on już tylko niewielkiego zakresu tzw. danych uzupełniających na potrzeby prowadzonych przez US, GUS i ZUS rejestrów i ewidencji, takich jak informacje o rachunkach bankowych. Z uwagi na to, że wykraczają one poza zakres danych wpisywanych do KRS spółka musi zgłosić je do właściwych urzędów samodzielnie w terminie 21 dni od dnia wpisu spółki do KRS a w przypadku zgłoszenia aktualizacyjnego składanego do właściwego urzędu skarbowego w terminie 7 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających zmianę lub skreślenie danych z rejestru podmiotów. Kolejną praktyczną zmianą wprowadzoną przez Ustawę jest to, że od 1 grudnia 2014 r. w KRS jest ujawniane maksymalnie 10 pozycji przedmiotu działalności spółki według Polskiej Klasyfikacji Działalności. Dodatkowo spółki mają obowiązek wskazania w KRS przeważającego rodzaju prowadzonej działalności. występowała o uzyskanie numeru NIP i REGON). Nadane numery zostaną następnie automatycznie przekazane przez systemy teleinformatyczne GUS-u i US do KRS i zamieszczone w tym rejestrze. Oznacza to, że podmiot wpisany do KRS bezpośrednio po uzyskaniu wpisu w rejestrze, uzyska też automatycznie identyfikator podatkowy NIP i numer identyfikacyjny REGON, a zatem w tym samym momencie jednocześnie uzyska faktyczną możliwość prowadzenia działalności gospodarczej. Wymiana danych pomiędzy systemami teleinformatycznymi KRS i organów administracji bezpośrednio po dokonaniu wpisu w tym rejestrze i po jego każdorazowej zmianie, jest już dokonywana automatycznie. Ułatwienia Wyeliminowany został zatem dla nowo powstających podmiotów obowiązek rejestrowy w zakresie samodzielnego zgłaszania do KRS danych o NIP i REGON w celu uzupełnienia wpisu w rejestrze. Udogodnienie to dotyczyć będzie wszystkich podmiotów wpisanych do KRS, w zakresie obu identyfikatorów. Oznacza to, że z chwilą składania wniosku o wpis lub zmianę wpisu do KRS podmiot nie będzie miał obowiązku składania żadnych formularzy identyfikacyjnych W związku z powyższą zmianą należy pamiętać także, że na podmioty wpisane do KRS według starych zasad Ustawa nakłada obowiązek zgłoszenia zmiany w zakresie przedmiotu działalności w celu dostosowania wpisu do nowej regulacji, przy pierwszym wniosku o zmianę danych w KRS, ale nie później niż w terminie 5 lat od dnia wejścia w życie Ustawy. Zgłoszenie takie nie wymaga zmiany umowy spółki, aktu założycielskiego lub statutu, jeżeli to z nich wynika przedmiot działalności spółki. Autor: Katarzyna Kutrzepa Radca prawny E: kkutrzepa@kpmg.pl 2014 D.Dobkowski spółka komandytowa jest kancelarią prawniczą stowarzyszoną z KPMG w Polsce. Nazwa i logo KPMG oraz hasło cutting through complexity są zastrzeżonymi znakami towarowymi bądź znakami towarowymi KPMG International.
Change in revealing and updating data of entrepreneurs New rules, new forms On 1 December 2014, the Act of 26 June 2014 amending the act on National Business Register and several other acts (the Act ) entered into force. The Act introduced several changes regarding the single desk principle, applicable so far in the registry proceedings, and of practical importance for entities entered to the register of entrepreneurs of the National Business Register (the NBR ), in particular commercial companies. As a result of those amendments, changed also both forms applicable in registry proceedings and update forms used before competent authorities. Single desk before 1 December 2014 Before 1 December 2014 an entity being subject to entry in the NBR, filing application to the registry court for making entry or changing entry, was required at the same time to file forms of notification or update addressed to the Central Statistical Office (the CSO ), a head of a tax office (the TO ) and the Social Security Office (the SSO ). The registry court s role was only to pass these forms on to relevant authorities in order to have them examined. In practice, the rule of the single desk was reduced to establishing one obligatory place to file all documents regarding notification of data or updating data, which was the registry court. The problem of copying a lot of information by companies included in application forms addressed separately to different authorities, although filed in one place, was not solved and the proceeding of examination of these applications by competent authorities and granting tax identifier NIP and identification number REGON was not speeded up either. Automation From 1 December 2014, after the entry of a company is made in the NBR, as a result of transferring data from the NBR to relevant authorities, the identification number REGON and NIP (unless a company in creation had applied for NIP and REGON numbers). Next, the numbers granted 2014 D.Dobkowski sp.k., a Polish limited partnership is a law firm associated with KPMG in Poland. The KPMG name, logo and cutting through complexity are registered trademarks or trademarks of KPMG International.
5 addition, after the entry of the company is made in the NBR, the company does not have to apply for supplement of the entry in the register by NIP and identification number REGON anymore. and new obligations Requirement to notify identification data to the tax register and the register of entities of national economy by entities on their own has not been completely eliminated. However, it regards currently narrow scope of data, so called supplementary data required by registers kept by the TO, CSO and SSO such as information on bank accounts. Giving regard to the fact that such data exceed the scope of data that are revealed in the NBR, a company must notify of them relevant authorities by itself within 21 days from entry of the company in the NBR, and in case of notification of data update submitted to a relevant tax office within 7 days from the day on which circumstance that justify change or deletion of data from the register occurred. Another practical change introduced by the Act is the fact that from 1 December 2014 maximum 10 types of business activity according to the Polish Classification of Activity is revealed in the NBR. Additionally, companies are required to indicate in the NBR prevailing type of conducted activity. will be automatically transferred by data communication network of the CSO and the TO to the NBR and inserted in this register. It means that an entity entered to the NBR, directly after obtaining the entry in the register will also automatically obtain the NIP tax identifier and identification number REGON, an therefore, at the same moment, the entity will obtain factual possibility to conduct business activity. Exchange of data between data communication network of the NBR and administrative bodies directly after the entry in the NBR is made or changed, is made automatically. Simplifications The requirement of newly created entities to register by themselves in the NBR data regarding NIP and REGON in order to supplement the entry in the register was therefore eliminated. This simplification will be applicable to all entities entered in the NBR, comprising both identifiers. It means that as of the moment of filing an application for entry or change of entry to NBR an entity will not be required to file any identification forms to have them recognized by relevant public administrative bodies. In In connection with the above change, entities entered in the NBR based on old rules are required by the Act to notify of change in respect of the scope of business activity in order to have it adjusted to the new rule along with firs application for change of data in the NBR, however, not later than within 5 years from the Act coming into force. Such notification does not require change of Articles of Association, Deed of Association or statutes if the scope of business activity results from them. Author: Katarzyna Kutrzepa Attorney-at-Law E: kkutrzepa@kpmg.pl 2014 D.Dobkowski sp.k., a Polish limited partnership is a law firm associated with KPMG in Poland. The KPMG name, logo and cutting through complexity are registered trademarks or trademarks of KPMG International.
Osoba kontaktowa: Elżbieta Dobrzyńska-Bajger E: edobrzynska@kpmg.pl D.Dobkowski sp.k. ul. Chłodna 51 00-867 Warszawa T: +48 (22) 528 13 00 E: legal@kpmg.pl www.kpmglegal.pl 2014 D.Dobkowski spółka komandytowa jest kancelarią prawniczą stowarzyszoną z KPMG w Polsce. Nazwa i logo KPMG oraz hasło cutting through complexity są zastrzeżonymi znakami towarowymi bądź znakami towarowymi KPMG International.