ZARZĄDZENIE NR 12/2017 BURMISTRZA BARCINA z dnia 31 stycznia 2017 r. w sprawie: wprowadzenia regulaminu pracy Komisji przetargowej w Urzędzie Miejskim w Barcinie Na podstawie art. 31 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (t. j. Dz. U. z 2016 r. poz. 446 ze zm) w związku z art. 20, 20a i art. 21 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2015r. poz. 2164 ze zm.) zarządzam co następuje 1. Wprowadzam do stosowania Regulamin pracy Komisji Przetargowej w Urzędzie Miejskim w Barcinie, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Traci moc Zarządzenie nr 138/2016 Burmistrza Barcina z dnia 12 września 2016 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu pracy komisji przetargowej w Urzędzie Miejskim w Barcinie. 3. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierzam Głównemu Specjaliście ds. zamówień publicznych. 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Id: ZKDGH-ZDOEZ-JEUII-FEDKP-TXZBY. Przyjety Strona 1
Uzasadnienie W związku z wejściem życie art. 20a ustawy Prawo zamówień publicznych konieczne jest dostosowanie zapisów do obowiązujących przepisów prawnych. Id: ZKDGH-ZDOEZ-JEUII-FEDKP-TXZBY. Przyjety Strona 1
Załącznik do Zarządzenia Nr 12/2017 Burmistrza Barcina z dnia 31 stycznia 2017 r. REGULAMIN KOMISJI 1. Regulamin normuje pracę Komisji Przetargowej w Urzędzie Miejskim w Barcinie. 2. Komisja Przetargowa jest zespołem pomocniczym Kierownika Zamawiającego powołanym do przygotowania postępowania, oceny spełnienia przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, badania i oceny ofert oraz nadzoru nad realizacją zamówienia. 3. 1. Dla każdego zamówienia publicznego, którego wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30 000 euro Kierownik Zamawiającego powołuje Zarządzeniem Komisję Przetargową za wyjątkiem zamówień określonych w art. 67 ust. 3 i 4 ustawy Pzp. 2. W przypadku zamówienia na roboty budowlane lub usługi, którego wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 1 000 000 euro, do składu komisji powołuje się zespół osób do nadzoru nad realizacją udzielonego zamówienia, składający się conajmniej z dwóch osób. 3. Zespołu, którym mowa w ust. 2 nie powołuje się, jeżeli co najmniej dwóch członków komisji przetargowej będzie nadzorowało udzielone zamówienie w zakresie swoich obowiązków. 4. Komisję Przetargową obowiązują przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych zwaną dalej ustawą, przepisy aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie oraz postanowienia niniejszego Regulaminu. 5. 1. Komisja przetargowa rozpoczyna działalność z dniem jej powołania. 2. Komisja Przetargowa składa się z minimum z trzech osób, a w jej skład wchodzi pracownik ds. zamówień publicznych pełniący funkcję Sekretarza Komisji oraz osoby z odpowiednim przygotowaniem merytorycznym w zakresie przedmiotu zamówienia. 3. Członkami Komisji Przetargowej mogą być pracownicy zamawiającego i inne osoby powołane przez Kierownika Zamawiającego. 4. Komisja podejmuje decyzje w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów albo w przypadku wyboru najkorzystniejszej oferty na podstawie zsumowania indywidualnie przyznanych przez członków komisji punktów zgodnie z kryteriami zawartymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 5. W sprawach spornych Komisja Przetargowa dokonuje rozstrzygnięć w głosowaniu zwykłą większością głosów. W przypadku równej liczby głosów za i przeciw, rozstrzyga głos Przewodniczącego Komisji. 6. Członek Komisji Przetargowej nie może się wstrzymać od głosu. Id: ZKDGH-ZDOEZ-JEUII-FEDKP-TXZBY. Przyjety Strona 1
7. Bezpośrednio po głosowaniu każdy z Członków Komisji Przetargowej może napisać zdanie odrębne i załączyć je do protokołu. 8. Zakończenie prac Komisji Przetargowej następuje z chwilą zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego lub unieważnienia postępowania w sprawie zamówienia publicznego z zastrzeżeniem ust. 9. 9. W przypadku wszczęcia nowego postępowania, które zostało wcześniej unieważnione nie jest konieczne powołanie komisji przetargowej. 10. Zespół osób, o którym mowa w art. 20a ustawy Pzp kończy swoje czynności z chwilą zakończenia realizacji udzielonego zamówienia 6. 1. Kierownik Zamawiającego z własnej inicjatywy lub na wniosek Komisji może powołać biegłych, jeżeli dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania wymaga wiedzy specjalistycznej związanej z prowadzonym postępowaniem. Przedkładany Kierownikowi Zamawiającego wniosek musi zawierać uzasadnienie. 2. Przepisy dotyczące praw i obowiązków Członka Komisji stosuje się odpowiednio do biegłego. 7. Uprawnieni do bezpośredniego kontaktowania się z wykonawcami i udzielania im wyjaśnień są: w sprawach dotyczących przedmiotu zamówienia Członek Komisji Przetargowej przygotowujący przedmiot zamówienia, a w sprawach dotyczących procedury postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pracownik ds. zamówień publicznych lub inne osoby wskazane w odpowiednich dokumentach. 8. Przedmiot zamówienia wraz z oszacowaniem wartości zatwierdzony przez Kierownika Referatu, a następnie po uzyskaniu akceptacji Skarbnika Gminy o zabezpieczaniu środków finansowych w budżecie na wykonanie zadania i po jego zatwierdzeniu przez Kierownika Zamawiającego jest podstawą do wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 9. 1. Korespondencja wpływająca do Urzędu dotycząca udzielenia wyjaśnień z zakresu przedmiotu zamówienia jest kierowana do Członka Komisji przygotowującego przedmiot zamówienia, a następnie z projektem odpowiedzi przekazana Komisji do akceptacji. 2. Pozostała korespondencja kierowana jest do Sekretarza Komisji. 10. Komisja Przetargowa w trakcie swoich prac korzysta z pomocy organizacyjnej Sekretariatu Urzędu. Sekretariat Urzędu przyjmuje i rejestruje oferty oraz inną korespondecję dotyczącą postępowania. 11. 1. Pracą Komisji kieruje Przewodniczący Komisji, w przypadku jego nieobecności Zastępca Przewodniczącego Komisji. 2. W czasie zastępstwa Przewodniczącego Komisji do Zastępcy Przewodniczącego Komisji stosuje się zapisy 11 ust. 3 niniejszego Regulaminu. 3. Do zadań Przewodniczącego Komisji, w szczególności należy: 1) zwołanie pierwszego spotkania Komisji, 2) przewodniczenie obradom, 3) wyznaczanie miejsca i terminów posiedzeń Komisji oraz ich prowadzenie, 4) podział prac między Członków Komisji Przetargowej w trybie roboczym, Id: ZKDGH-ZDOEZ-JEUII-FEDKP-TXZBY. Przyjety Strona 2
5) informowanie Członków Komisji o odpowiedzialności w przypadku naruszenia przepisów ustawy lub niniejszego Regulaminu, 6) przekładanie Kierownikowi Zamawiającego do zatwierdzenia dokumentów przygotowanych przez Komisję, 7) odbieranie od Członków Komisji oraz innych osób wykonujących czynności związane z postępowaniem o zamówienie publiczne, oświadczeń o treści określonej w art. 17 ust. 2 i 2a ustawy, 8) informowanie Kierownika Zamawiającego o problemach związanych z pracami Komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia, 9) informowanie Kierownika Zamawiającego o wniesieniu odwołania lub informacji o której mowa w art. 181 ust. 1 ustawy oraz zwołanie nadzwyczajnego posiedzenia Komisji, 10) po zakończeniu postępowania przekazanie Kierownikowi Zamawiającego akt sprawy do zatwierdzenia. 12. 1. Członek Komisji ma prawo i obowiązek uczestniczenia we wszystkich pracach Komisji oraz prawo wglądu we wszystkie dokumenty związane z pracą Komisji. 2. Członkowie Komisji mają prawo do zgłoszenia Przewodniczącemu Komisji pisemnych zastrzeżeń do pracy Komisji. 13. 1. Obowiązkiem przełożonego Członka Komisji jest umożliwienie członkowi Komisji udział w pracach Komisji. 2. Członek Komisji jest zobowiązany, najwcześniej jak to możliwie, powiadomić Przewodniczącego Komisji o swojej nieobecności na posiedzeniu Komisji, podając przyczyny nieobecności. 14. 1. Członkowie Komisji wykonują powierzone im czynności w dobrej wierze, z zachowaniem najwyższej staranności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, swoją wiedzą i doświadczeniem. 2. Do zadań Członka Komisji w szczególności należy: 1) czynny udział w posiedzeniach komisji, 2) wykonywanie innych czynności związanych z pracami Komisji, zgodnie z poleceniami Przewodniczącego Komisji. 15. Członkom Komisji nie wolno ujawnić jakichkolwiek informacji związanych z przebiegiem prac Komisji, w tym w szczególności informacji związanych z: 1) przygotowaniem postępowania, 2) liczbą złożonych ofert - do upływu terminu składania ofert, 3) przebiegiem badania, oceny i porównania treści złożonych ofert. 16. 1. Członkowie Komisji Przetargowej, po ujawnieniu Wykonawców ubiegających się lub zamierzających się ubiegać o zamówienie publiczne, składają pisemne oświadczenie, że nie podlegają wyłączeniu z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienie publicznego, na podstawie art. 17 ust. 2 i 2a ustawy. Id: ZKDGH-ZDOEZ-JEUII-FEDKP-TXZBY. Przyjety Strona 3
2. W przypadku ujawnienia się w toku prowadzonego postępowania okoliczności, o których mowa w pkt 1 Członek Komisji obowiązany jest niezwłocznie wyłączyć się z udziału w postępowaniu powiadamiając o tym na piśmie przewodniczącego komisji przetargowej. 3. Kierownik Zamawiającego wyłącza z prac Komisji Członka Komisji, który: 1) złożył oświadczenie o zaistnieniu którejkolwiek z okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy, 2) nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art. art. 17 ust. 2 i 2a ustawy, 3) złożył oświadczenie niezgodne z prawdą w takim wypadku wyłączenie następuje z chwilą uzyskania wiadomości wskazujących na nieprawdziwość oświadczenia, 4) złożył zgodnie z prawdą oświadczenie o braku okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy, jeśli po złożeniu oświadczenia okoliczności takie zaistniały. 4. Kierownik Zamawiającego, odwołując Członka Komisji Przetargowej może powołać do składu Komisji nową osobę. 17. Członek Komisji odpowiedzialny za przygotowanie przedmiotu zamówienia, w szczególności: 1) opisuje przedmiot zamówienia w sposób zgodny z wymaganiami określonymi w ustawie, 2) ustala wartość zamówienia zgodnie z ustawą, 3) w zależności od przedmiotu zamówienia przedkłada oprócz przedmiotu zamówienia inne dokumenty wymagane ustawą i aktami wykonawczymi do ustawy. 18. Członek Komisji, który przygotował przedmiot zamówienia przekazuje Skarbnikowi Gminy zgodnie z ustawą informacje o zwrocie zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz informuje Sekretarza Komisji o konieczności jego przedłużenia. 19. Komisja Przetargowa przygotowuje i przekazuje do zatwierdzenia Kierownikowi Zamawiającego, w szczególności: 1) propozycję trybu udzielania zamówienia wraz z uzasadnieniem, 2) projekt ogłoszenia lub informacji o zastosowaniu dialogu technicznego lub zaproszenia wymaganego dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, 3) propozycje listy wykonawców, do których mogłoby być skierowane zaproszenie w trybach innych niż podstawowe, 4) projekt specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 20. Przeprowadzając postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego Komisja Przetargowa, w szczególności: 1) przygotowuje projekt wyjaśnień dotyczący treści ogłoszenia, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, 2) wnioskuje o wprowadzenie modyfikacji treści ogłoszenia, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, Id: ZKDGH-ZDOEZ-JEUII-FEDKP-TXZBY. Przyjety Strona 4
3) prowadzi dialog lub negocjacje z wykonawcami w przypadkach przewidzianych ustawą, 4) dokonuje otwarcia wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, ofert, 5) dokonuje oceny ofert lub wniosków oraz wnioskuje o wykluczenie wykonawców w przypadkach określonych w ustawą. 6) wnioskuje o odrzucenie oferty w przypadkach określonych w ustawie, 7) ocenia, na podstawie przyjętych kryteriów oferty, 8) przygotowuje propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej bądź występuje o unieważnienie postępowania w przypadkach określonych w ustawie. 9) przyjmuje i analizuje wnoszone odwołania lub informacje o których mowa w art. 181 ust. 1 ustawy oraz przygotowuje projekt odpowiedzi. 21. 1. W części jawnej posiedzenia Komisja Przetargowa: 1) Dokonuje otwarcia ofert w terminie i miejscu określonym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszeniu do składania ofert. 2) Przewodniczący Komisji Przetargowej informuje o: a) postępowaniu, którego dotyczy posiedzenie, b) składzie Komisji, c) kwocie jaka zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, d) liczbie złożonych ofert, ze wskazaniem nazw (firm) i adresów Wykonawców, które zostały złożone po terminie składania ofert, e) ilości ofert, które wpłynęły w wyznaczonym terminie, okazując, iż złożone zostały w stanie nieuszkodzonym oraz nie noszą śladów wskazujących na próbę naruszenia ich zawartości. 3) Przewodniczący Komisji otwiera oferty, podaje do odnotowania przez Sekretarza Komisji w protokole nazwę (firmę) oraz adres Wykonawcy, którego oferta jest otwierana a, także informacje dotyczące ceny oferty, terminu wykonania zamówienia publicznego, okresu gwarancji, warunków płatności zawartych w ofercie. 4) Informacje, o których mowa w ust. 1 pkt. 2 lit. c i pkt. 3 Sekretarz Komisji zamieszcza na stronie internetowej. 5) Przygotowuje wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3 ustawy. 6) Przewodniczący Komisji zamyka część jawną posiedzenia Komisji Przetargowej. 2. W części niejawnej posiedzenia: 1) Członkowie Komisji Przetargowej składają pisemne oświadczenie na podstawie art. 17 ust. 2 i 2a ustawy, 2) Komisja, w szczególności: a) bada oferty złożone przez wykonawców, Id: ZKDGH-ZDOEZ-JEUII-FEDKP-TXZBY. Przyjety Strona 5
b) wzywa, jeśli to niezbędne, do uzupełnienia i wyjaśnienia dokumentów i oświadczeń, wyjaśnienia treści oferty, wyjaśnienia rażąco niskiej ceny oraz poprawia omyłki w ofercie (w przypadku wystąpienia przesłanek ustawowych) c) przygotowuje pisma do Wykonawców dot. wykluczenia z postępowania bądź odrzucenia oferty, d) przeprowadza ocenę ofert, w celu ustalenia, która oferta zostanie oceniona najwyżej, e) wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym oświadczeń i dokumentów, f) wzywa, jeśli to niezbędne wykonawcę wskazanego w lit. e) do poprawienia, uzupełnienia lub wyjaśnienia przedłożonych dokumentów i oświadczeń, g) w przypadku negatywnej weryfikacji wybranego wykonawcy powtarza czynności określone w lit. d e), h) przygotowuje propozycje wyboru oferty najkorzystniejszej bądź występuje o unieważnienie postępowania. 22. 1. Z każdego posiedzenia Komisji Sekretarz Komisji sporządza protokół, zawierający: 1) datę posiedzenia, 2) nazwę postępowania, 3) listę obecności Członków Komisji, biegłych i innych obecnych podczas posiedzenia, 4) zakres czynności i decyzji podejmowanych przez Komisję podczas posiedzenia. 2. Protokół z posiedzeń Komisji podpisują wszyscy Członkowie Komisji. 3. Jeżeli powodem braku podpisu są zastrzeżenia Członka Komisji co do prawidłowości postępowania, do protokołu załącza się również zastrzeżenia Członka Komisji. 23. 1. Sekretarz Komisji Przetargowej sporządza protokół z postępowania o udzielenie zamówienia oraz zapewnia formę pisemną postępowania o udzielenie zamówienia publicznego według wymagań określonych przepisami ustawy. 2. Jeżeli powodem braku podpisu są zastrzeżenia Członka Komisji co do prawidłowości postępowania, do protokołu załącza się również zastrzeżenia Członka Komisji. 24. 1. Wszyscy Członkowie Komisji są zobowiązani udzielić wyjaśnień, niezbędnych dla opracowania stanowiska Komisji w sprawie odwołania lub informacji, o której mowa w art. 181 ust. 1 ustawy. 2. Odwołanie, informację o której mowa w art. 181 ust. 1 ustawy, pisma Wykonawców, którzy przyłączyli się do odwołania oraz stanowisko Komisji w sprawie rozpatrzenia Przewodniczący Komisji przekazuje Kierownikowi Zamawiającemu. Id: ZKDGH-ZDOEZ-JEUII-FEDKP-TXZBY. Przyjety Strona 6
25. Kierownik Zamawiającego, akceptuje i podpisuje dokumenty, przekazywane uczestnikom postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zatwierdza wybór najkorzystniejszej oferty, jeżeli czynności dokonane w postępowaniu są zgodne z przepisami ustawy i przepisami wykonawczymi lub zatwierdza wniosek o unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w przedmiocie danego zamówienia. 26. W przypadku, gdy czynności zostaną dokonane z naruszeniem przepisów prawa, Kierownik Zamawiającego, po stwierdzeniu wystąpienia takich okoliczności poleca Komisji powtórzenie tych czynności. W przypadku wystąpienia okoliczności skutkujących koniecznością unieważnienia postępowania, postępowanie unieważnia się. 27. Protokół z prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzony jest w oparciu o wzory określone w aktach wykonawczych do ustawy. 28. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych i akty wykonawcze do ustawy. Id: ZKDGH-ZDOEZ-JEUII-FEDKP-TXZBY. Przyjety Strona 7