Polityka antyspamowa platformy mailingowej Mail3 1
Szanując prawo Subskrybentów do nieotrzymywania niezamawianych wiadomości handlowych, operator platformy mailingowej Mail3, firma K2 Search sp. z o.o., zobowiązuje się dołożyć wszelkich starań by oferowana Usługa nie była wykorzystywana niezgodnie z prawem, zasadami współżycia społecznego oraz standardami prowadzenia komunikacji e-mail marketingowej. W tym celu ustanawia niniejszą politykę antyspamową regulującą zasady korzystania z Usługi przez jej Użytkowników oraz postępowania w razie naruszeń prawa, a w szczególności praw subskrybentów. Dokonując rejestracji w serwisie, Użytkownik zobowiązuje się przestrzegać zasad określnym niniejszym dokumentem. Niniejszy dokument opracowano na podstawie obowiązujących norm prawnych, ale Operator platformy mailingowej zastrzega sobie możliwość bardziej restrykcyjnej interpretacji praw Subskrybentów, niż jest to przyjęte w prawie. W Polityce antyspamowej Mail3 opisano: definicje dotyczące polityki antyspamowej, prawa subskrybentów i sposoby zgłaszania przez nich nieprawidłowości, zobowiązania użytkownika platformy Mail3, zobowiązania operatora platformy Mail3. 2
DEFINICJE Użytkownik to osoba lub firma korzystająca z platformy mailingowej Mail3 (Usługa), udostępnianej jej przez Operatora w celu masowej wysyłki wiadomości e-mail do znajdujących się w jego bazie adresów e-mail Odbiorców (także: subskrybentów; osoby fizyczne lub prawne posiadające dostęp do skrzynki e-mailowej). W świetle obowiązującego prawa, każdy adres e-mail Subskrybenta traktować należy jest jakby był daną osobową, przez co powinien on podlegać szczególnej ochronie. Spam to wiadomość e-mailowa, najczęściej o charakterze handlowym, przesyłana masowo dużej liczbie odbiorców bez ich uprzedniej zgody. Wiadomość wprowadzająca w błąd to rodzaj e-maila, którego zawartość lub cechy sprawiają, że jego odbiorca może zostać wprowadzony w błąd co do jego nadawcy, tematu, przeznaczenia lub treści. Są to w szczególności e-maile, których nadawca podszywa się pod kogoś innego, obiecuje niemożliwe do spełnienia profity, przekierowuje na strony zawierające złośliwe oprogramowanie. Zgoda na otrzymywanie wiadomości drogą elektroniczną musi zostać wyrażona przez Subskrybenta osobiście, w sposób w pełni świadomy konsekwencji udzielenia takiej zgody. Zgoda może zostać cofnięta przez Subskrybenta w dowolnej chwili, zarówno w sposób automatyczny (poprzez umieszczony w mailingu odsyłacz), jak i poprzez poinformowanie Operatora lub Użytkownika o chęci wypisania się z bazy drogą e- mailową. Skarga to zgłoszenie ze strony osoby fizycznej lub prawnej na temat otrzymanej od Użytkownika platformy Mail3 wiadomości e-mailowej, która nosi znamiona spamu lub wiadomości. Lista stale wypisanych to lista adresów e-mail, których właściciele wyrazili chęć całkowitego wypisania się z baz wszystkich Użytkowników platformy Mail3. Adresy dodane do tej listy zostaną automatycznie wypisane z wszystkich baz Użytkowników i nie zostaną zaimportowane do systemu ponownie. *** 3
ODBIORCA Prawa odbiorcy Subskrybentowi przysługuje szereg praw, które wynikają z obowiązującego prawa, zasad współżycia społecznego oraz dobrych praktyk i zasad komunikacji e-mail marketingowej. W szczególności są to: Prawo do ochrony danych osobowych, w tym adresu e-mail Prawo do nieotrzymywania niezamówionych wiadomości e-mailowych od Użytkowników platformy mailingowej Prawo do uzyskania informacji na temat sposobu pozyskania przez Użytkownika platformy mailingowej jego adresu e-mailowego Prawo do skutecznego wypisania się z bazy adresów Użytkownika Prawo do zmiany adresu znajdującego się w bazie adresów Użytkownika Prawo do dopisania się na listę stale wypisanych Powyższa lista praw nie wyczerpuje w pełni katalogu praw subskrybentów, ale ich przestrzeganie i poszanowanie przez Użytkownika platformy jest wymogiem koniecznym do korzystania z Usługi. Zgłaszanie nadużyć Wszelkie zgłoszenia dotyczące ochrony praw subskrybentów mogą być zgłaszane bezpośrednio operatorowi usługi (pod adresem abuse@mailing.system3.pl) lub Użytkownikowi (o ile w wiadomości podał odpowiedni, monitorowany przez niego adres). W zgłoszeniu do operatora należy podać informacje na temat otrzymanego mailingu (adres, jakiego dotyczy zgłoszenie, tytuł mailingu, adres nadawcy, treść samego zgłoszenia), a najlepiej przesłać mailing za pomocą funkcji Przekaż dalej ( Forward ). 4
Każde zgłoszenie nadużycia przesłane operatorowi będzie rozpatrywane indywidualnie w jak najkrótszym czasie od jego otrzymania przez operatora, a potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zostanie przesłane Subskrybentowi w ciągu 24 godzin (w dni robocze; w dni wolne od pracy w ciągu 24 godzin od godz. 9.00 pierwszego dnia roboczego po zgłoszeniu). Pełne wyjaśnienie sprawy może jednak zabrać więcej czasu, wymaga bowiem korespondencji operatora platformy z Użytkownikiem, który wysłał mailing. UŻYTKOWNIK PLATFORMY MAILINGOWEJ Przestrzeganie prawa Użytkownik platformy mailingowej Mail3 zobowiązuje się bezwzględnie przestrzegać obowiązującego prawa, regulaminu świadczenia usługi oraz niniejszej polityki antyspamowej. Zobowiązanie to dotyczy zarówno przepisów wynikających z ustaw o ochronie danych osobowych, świadczeniu usług drogą elektroniczną, jak i każdej innej obowiązującej ustawy. W przypadku zauważenia przez operatora serwisu działań użytkownika mogących stanowić naruszenie prawa, operator podejmie wszelkie kroki konieczne do powstrzymania użytkownika od tych działań. W tym celu może wstrzymać lub anulować wysyłkę podejrzanego mailingu, ograniczyć lub pozbawić użytkownika dostępu do jego konta. Każdorazowo, użytkownik będzie informowany o podjętych środkach, ich przyczynie i wezwany do ustosunkowania się do zarzutów operatora. W przypadku użytkowników uporczywie naruszających postanowienia Regulaminu, Polityki Antyspamowej lub powszechnie obowiązujących norm prawnych, operator może całkowicie skasować jego konto i uniemożliwić założenie kolejnego konta w systemie. W takim przypadku, użytkownikowi nie przysługuje rekompensata za niewykorzystaną część wykupionego pakietu maili. Baza adresowa Użytkownik zobowiązany jest traktować każdy adres e-mail importowany do systemu, jakby był on daną osobową. W tym celu powinien przedsięwziąć wszelkie możliwe środki ostrożności, aby zapewnić swojej bazie najwyższy możliwy poziom zabezpieczeń. 5
Każdy adres e-mail znajdujący się w bazie Użytkownika powinien zostać pozyskany w legalny sposób. Preferowanym modelem uzyskiwania przez Użytkownika platformy Mail3 zgody na otrzymywanie wiadomości drogą elektroniczną jest tzw. metoda double opt-in (zapis z potwierdzeniem): po wpisaniu adresu na listę, Odbiorca powinien dostać wiadomość z linkiem weryfikacyjnym; jego adres powinien zostać dodany do bazy dopiero wtedy, gdy ponownie wyrazi chęć dopisania się do niej poprzez kliknięcie w link weryfikacyjny. Poprawna baza adresowa to taka, w której wszystkie adresy zostały pozyskane metodą zapisu z potwierdzeniem, a Użytkownik posiada Niepoprawna baza adresowa to taka, w której: Poprawna baza adresowa Odbiorcy pozyskani metodą zapisu z potwierdzeniem Użytkownik posiada aktualną zgodę na wysyłkę Niepoprawna baza adresowa Adresy odbiorców pozyskane ze źródeł ogólnodostępnych Brak wyraźnej zgody na otrzymywanie korespondencji Odbiorcy nie otrzymywali wiadomości od ponad 2 lat Zgoda na korespondencję udzielona innemu podmiotowi Niewysyłanie spamu Użytkownik platformy Mail3 zobowiązany jest powstrzymać się od wysyłania niezamówionej korespondencji, zarówno do odbiorców indywidualnych, jak i przedsiębiorstw. Choć polskie prawo nie zakazuje wprost masowego wysyłania wiadomości e-mailowych do odbiorców niebędących osobami fizycznymi, proceder ten jest niezgodny z dobrymi praktykami e-mail marketingu i nosi znamiona wysyłki spamu, dlatego 6
nie będzie tolerowany. Konta użytkowników wysyłających masowo mailingi na adresy firmowe (biuro@, office@ itd.), które nie wyraziły swojej zgody na otrzymywanie takich wiadomości, będą blokowane. Odstępstwem od powyższej zasady jest wysyłka do baz wynajmowanych od renomowanych dostawców. W takim przypadku w kreacji mailingowej należy wyraźnie zaznaczyć w jaki sposób Użytkownik wszedł w posiadanie adresu Odbiorcy, podając przy tym nazwę i adres dostawcy bazy. Nieprawdziwe informacje Użytkownik platformy Mail3 zobowiązany jest do umieszczania w mailingach informacji prawdziwych, tj. niewprowadzających Odbiorcę w błąd odnośnie ich nadawcy, celu wysłania, tematu oraz przekazywanych w nich treści. 7