Żywiec, 18 luty 2013r. ZAPYTANIE OFERTOWE Stowarzyszenie - Lokalna Grupa Działania Żywiecki Raj z siedzibą w Żywcu, ul. Pod Górą 4 oraz LGD Fundacja Partnerstwo Dorzecza Kocierzanki i Koszarawy z siedzibą w Świnnej, ul. Wspólna 13 w związku z realizacją zadań w ramach działania 421 Wdrażanie projektów współpracy objętego Programem na lata 2007-2013, zaprasza do złożenia oferty cenowej na catering podczas warsztatów aktywizacyjnych przeprowadzanych przez LGD Żywiecki Raj i LGD Partnerstwo Dorzecza Kocierzanki i Koszarawy wg poniższej specyfikacji. I. Zamawiający: Stowarzyszenie - Lokalna Grupa Działania Żywiecki Raj, ul. Pod Górą 4, 34-300 Żywiec, Lokalna Grupa Działania Fundacja Partnerstwo Dorzecza Kocierzanki i Koszarawy, ul. Wspólna 13, 34-331 Świnna II. Opis Przedmiotu Zamówienia: Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na przygotowaniu i dostarczeniu cateringu: kawa i herbata w termosach, woda mineralna butelkowana, soki pomarańczowy i jabłkowy, ciastka różnego rodzaju, drożdżówki, kanapka cateringowa mieszana (pieczywo jasne, dekorowane sałatą, ogórkiem, pomidorem koktajlowym, oliwkami, pastami i mieszanym obkładem: salami, szynką, polędwicą Sopocką), mleko i cukier do kawy i herbaty, dodatki wraz z naczyniami jednorazowymi dla uczestników warsztatów aktywizujących 16 osób, podczas warsztatów aktywizacyjnych, które mają odbyć się w 11 gminach LGD Żywiecki Raj (Czernichów, Istebna, Jeleśnia, Koszarawa, Milówka, Lipowa, Łodygowice, Radziechowy- Wieprz, Rajcza, Ujsoły, Węgierska Górka) oraz 4 gmin LGD Partnerstwo Dorzecza Kocierzanki i Koszarawy (Gilowice, Łękawica, Ślemień, Świnna). Przewiduje się 3 warsztaty na gminę dla 15 osób + moderator w terminie wrzesień październik 2013r. w godzinach popołudniowych. III. SPOSÓB I WARUNKI REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Zadanie - świadczenie usługi cateringowej polegającej na przygotowaniu, dostarczeniu i podaniu cateringu (rozłożenie na stole) do wskazanej sali szkoleniowej oraz odbioru naczyń/opakowań po zakończonych warsztatach na terenie 11 gmin LGD Żywiecki Raj (Czernichów, Istebna, Jeleśnia, Koszarawa, Milówka, Lipowa, Łodygowice, Radziechowy-Wieprz, Rajcza, Ujsoły, Węgierska Górka) oraz 4 gmin LGD Partnerstwo Dorzecza Kocierzanki i Koszarawy (Gilowice, Łękawica, Ślemień, Świnna), dla 15 grup po 16 osób każda grupa, 45 dni szkoleniowych, z zachowaniem jakości i warunków usługi, zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami Strona 1 z 7
prawa, w tym zgodnie z art. 354 Kodeksu cywilnego. Wagi kanapek winny mieścić się w średnich wskaźnikach, przyjętych w obrocie tymi artykułami. Adres dostawy i termin/y realizacji podany/e zostanie/ną w Umowie. Realizacja poszczególnych zadań zgodnie z założonym harmonogramem może odbywać się w tym samym czasie. Okres i czas dostawy: Okres dostawy: od ok. 1 września 2013r. do 30 października 2013r. według harmonogramu warsztatów, który zostanie uwzględniony w umowie. Adresy dostawy podane będą wybranemu/ym Oferentowi/om w umowie. Czas dostawy: w dni warsztatów aktywizacyjnych od g. 16.30 17.30. Przeciętna ilość dni warsztatowych w tygodniu: 3-4 dni. Grupa I - Ślemień, Gilowice, Łękawica 3 spotkania w każdej gminie dla 16 osób każde spotkanie, w sumie 9 spotkań, Grupa II - Świnna, Jeleśnia, Koszarawa 3 spotkania w każdej gminie dla 16 osób każde, w sumie 9 spotkań, Grupa III - Ujsoły, Rajcza, Istebna 3 spotkania w każdej gminie dla 16 osób każde, w sumie 9 spotkań, Grupa IV - Milówka, Węgierska Górka, Radziechowy-Wieprz 3 spotkania w każdej gminie dla 16 osób każde, w sumie 9 spotkań, Grupa V - Łodygowice, Czernichów, Lipowa 3 spotkania w każdej gminie dla 16 osób każde, w sumie 9 spotkań. Wykonawca zobowiązany jest do: 1. Świadczenia usług cateringowej wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi w tym zakresie. 2. Przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych ( m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia Dz. U. Nr 171 poz. 1125 z późn. zm.). 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli jakości posiłków przez wytypowanych pracowników Zamawiającego. W razie stwierdzenia wad w realizacji usługi, Zamawiający niezwłocznie poinformuje o ich zaistnieniu Wykonawcę. Wykonawca jest zobowiązany do usunięcia wad niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia. Odbiór wykonania przedmiotu zamówienia Odbiór przedmiotu zamówienia nastąpi poprzez podpisanie bez zastrzeżeń, przez obie strony protokołu zdawczo-odbiorczego. Protokół zostanie sporządzony po realizacji całego zamówienia. Warunki zapłaty: Zapłata za realizację przedmiotu zamówienia nastąpi w jednej transzy do 14 dni po otrzymaniu prawidłowo wystawionej faktury VAT, po protokolarnym odbiorze bez zastrzeżeń realizacji Strona 2 z 7
całego zamówienia. Zamawiający nie przyjmuje możliwości zaliczkowania na poczet realizacji zamówienia. IV. TERMIN REALZIACJI ZAMÓWIENIA Termin realizacji zadania określa się na od 1 września 2013r. do 30 października 2013r. V. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, posiadają uprawnienia do wykonywania zamówienia, posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu zamówienia, znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. VI. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Oferent powinien przedłożyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania (załącznik nr 1). Dopuszcza się możliwość złożenia oferty na innym druku pod warunkiem, że oferta zawiera wszystkie elementy składowe zawarte w druku oferty. 2. Oferta powinna być: sporządzona w języku polskim, opatrzona pieczątką firmową lub zawierać pełną nazwę oferenta, posiadać datę sporządzenia, podpisana czytelnie przez wykonawcę. 3. Do oferty należy dołączyć: Oświadczenie Oferenta o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (załącznik nr 2). VII. OCENA OFERT O wyborze najkorzystniejszej oferty będzie w 100% cena usługi. Zamówienie zostanie udzielone wykonawcy, który spełni wszystkie wymagania określone w zaproszeniu do składania ofert. Dopuszcza się oferty częściowe z uwzględnieniem podziału gmin na 5 grup: 1. Ślemień, Gilowice, Łękawica 2. Świnna, Jeleśnia, Koszarawa, 3. Ujsoły, Rajcza, Milówka, 4. Istebna, Węgierska Górka, Radziechowy Wieprz, 5. Łodygowice, Czernichów, Lipowa. VIII. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT: 1. Ofertę należy dostarczyć: Strona 3 z 7
1). W wersji elektronicznej (skan oferty) za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mil: biuro@leader-zywiec.pl 2). W kopercie z dopiskiem Oferta zapytanie ofertowe baza trakcji turystycznych osobiście w : siedzibie Stowarzyszenia - LGD Żywiecki Raj ul. Pod Górą 4, 34-300 Żywiec lub 3). Przesyłką pocztową lub kurierską z dopiskiem na kopercie Oferta zapytanie ofertowe baza trakcji turystycznych na adres: Stowarzyszenie - LGD Żywiecki Raj ul. Pod Górą 4, 34-300 Żywiec Termin składania ofert upływa w dniu 28 lutego 2013r. Decyduje data wpływu oferty do LGD Żywiecki Raj 1. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 2. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej. 3. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 4. Oferent, którego oferta zostanie wybrana, zostanie poinformowany pisemnie. IX. UWAGI Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania w każdym czasie bez podania przyczyny. Zamówienie będzie udzielone zgodnie z zasadą konkurencyjności i nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych. Zapytanie jest zamieszczone na stronie internetowej celem wybrania najkorzystniejszej oferty. Zapytanie ofertowe służy rozeznaniu rynku i nie zobowiązuje Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania Żywiecki Raj oraz Fundacji Partnerstwo Dorzecza Kocierzanki i Koszarawy do złożenia Zamówienia Strona 4 z 7
Załącznik Nr 1... (pieczęć Wykonawcy) FORMULARZ OFERTY na catering podczas warsztatów aktywizacyjnych przeprowadzanych przez LGD Żywiecki Raj i LGD Partnerstwo Dorzecza Kocierzanki i Koszarawy I. Dane Oferenta : 1. Nazwa rejestracyjna Oferenta: 2. Dane rejestracyjne, nr KRS, nr ewidencji działalności itp. 3. Nr NIP:........................................................... 4. Osoba/y uprawnione do reprezentowania Oferenta (złożenia oferty, podpisania umowy) imię i nazwisko, funkcja 5. Adres Wykonawcy: 6. Numer telefonu:................................................ 7. Numer Faxu:.................................................. 8. Adres e-mail:.................................................. II. Nazwa i adres Zamawiającego: Stowarzyszenie - Lokalna Grupa Działania Żywiecki Raj, ul. Pod Górą 4, 34-300 Żywiec, Lokalna Grupa Działania Fundacja Partnerstwo Dorzecza Kocierzanki i Koszarawy, ul. Wspólna 13, 34-331 Świnna III. Nazwa przedmiotu zamówienia: na catering podczas warsztatów aktywizacyjnych przeprowadzanych przez LGD Żywiecki Raj i LGD Partnerstwo Dorzecza Kocierzanki i Koszarawy Strona 5 z 7
IV. Zapytanie ofertowe 1. Oferuję/emy wykonanie przedmiotu zamówienia za: a) cenę netto na 1 spotkanie (16 osób):... zł +..% podatek VAT.....zł, kwota brutto... zł za spotkanie, (słownie złotych:...), w takich gminach jak: Grupa I - Ślemień, Gilowice, Łękawica Grupa II - Świnna, Jeleśnia, Koszarawa Grupa III - Ujsoły, Rajcza, Istebna Grupa IV - Milówka, Węgierska Górka, Radziechowy-Wieprz Grupa V - Łodygowice, Czernichów, Lipowa 2. Oświadczamy, że cena określona w ofercie zawiera wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia. 3. Deklaruję/my termin wykonania zamówienia, z uwzględnieniem etapów jego realizacji zgodnie z zapytaniem ofertowym od 1 września 2013r. do 30 października 2013r. 4. Oświadczam/y, że: zapoznałem/liśmy się z opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę/simy do niego zastrzeżeń, w razie wybrania mojej/naszej oferty zobowiązuję/emy się do podpisania umowy na warunkach zawartych w specyfikacji, w miejscu i terminie określonym przez Zamawiającego. 5. Osobą upoważnioną do kontaktu z Zamawiającym w przypadku udzielenia mi/nam zamówienia jest: Imię i nazwisko:... Numer telefonu:... Adres e-mail: Oświadczamy, że uważamy się za związanych z niniejszą ofertą do 30.09.2013 r.... dn....... podpisy osoby/osób upoważnionej/ych do reprezentowania Wykonawcy Strona 6 z 7
Załącznik Nr 2... (pieczęć Wykonawcy) OŚWIADCZENIE WYKONAWCY o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu Składając ofertę na: catering podczas warsztatów aktywizacyjnych przeprowadzanych przez LGD Żywiecki Raj i LGD Partnerstwo Dorzecza Kocierzanki i Koszarawy oświadczam/y, że posiadam/y uprawnienia do wykonywania zamówienia, posiadam/y niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuję/emy potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu zamówienia, znajduję/emy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Jednocześnie stwierdzam/y, iż świadom/i jestem/śmy odpowiedzialności karnej związanej ze składaniem fałszywych oświadczeń.... dn....... podpisy osoby/osób upoważnionej/ych do reprezentowania Wykonawcy Strona 7 z 7