Projekt nr: WND-RPWP.01.04.01-30-0190/15 pt.: Rozwój działalności eksportowej KOMAT na rynku niemieckim, francuskim i skandynawskim ZAPYTANIE OFERTOWE z dnia 14.09.2016r. na usługę cateringową na Targach POLAGRA GASTRO odbywających się w Poznaniu w terminie 26-29 września 2016r. INFORMACJE O OGŁOSZENIU Termin składania ofert: do dnia 21.09.2016 do godziny 23.59.59 Nazwa Zamawiającego: KOMAT Mieczysław Kozłowski Adres: Romanowo Dolne 105, 64-704 Romanowo Dolne Numer telefonu: (67) 255 98 20 e-mail: a.kostuszynska@gmail.com NIP: 7630014059 Tytuł projektu: Rozwój działalności eksportowej KOMAT na rynku niemieckim, francuskim i skandynawskim Numer projektu: RPWP.01.04.01-30-0190/15 Miejsce i sposób składania ofert: Oferta może być złożona: - elektronicznie na adres: a.kostuszynska@komat.com.pl - osobiście - przesyłką pocztową / kurierską na adres siedziby firmy: KOMAT Mieczysław Kozłowski, Romanowo Dolne 105, 64-704 Romanowo Dolne Oferta powinna zostać przygotowana zgodnie z wymogami zawartymi w niniejszym Zapytaniu Ofertowym, w języku polskim. Do oferty należy dołączyć wymagane załączniki potwierdzające spełnianie przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu. Oferta powinna być sporządzona czytelnym pismem. Zaleca się sporządzenie oferty na komputerze. Oferta powinna być podpisana przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy, a wszystkie jej strony parafowane. W przypadku wersji papierowej, strony oferty powinny być ponumerowane i zabezpieczone przed zdekompletowaniem (np. szycie, zbindowanie). Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Oferty składane drogą elektroniczną winny posiadać tytuł wiadomości: Zapytanie Ofertowe z dnia 14.09.2016 OFERTA; odczytać dnia 22.09.2016 r. o godz. 10.00. Oferty składane osobiście lub przesyłką pocztową / kurierską na adres siedziby firmy: KOMAT Mieczysław Kozłowski, Romanowo Dolne 105, 64-704 Romanowo Dolne, winny być złożone w
zaklejonej kopercie. Koperta winna posiadać oznaczenie: Zapytanie Ofertowe z dnia 14.09.2016 OFERTA; odczytać dnia 22.09.2016 r. o godz. 10.00. Oferty złożone po wskazanym terminie nie będą rozpatrywane. Liczy się data i godzina wpłynięcia oferty do Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym jego etapie, bez podawania przyczyny. Zamawiający może w każdym czasie bez podania przyczyny odwołać lub zmienić treść niniejszego Zapytania ofertowego. W przypadku zaistnienia takich okoliczności Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Zamawiającego. Jeżeli zmiany będą miały wpływ na treść ofert składanych w toku postępowania, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. Adres e-mail, na który należy wysłać ofertę a.kostuszynska@komat.com.pl Osoba do kontaktu w sprawie ogłoszenia Anna Kostuszyńska, tel. (67) 255 98 20, e-mail: a.kostuszynska@komat.com.pl Skrócony opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest usługa cateringowa dla przedsiębiorstwa KOMAT w czasie udziału w Targach POLAGRA GASTRO w Poznaniu (Polska) odbywających się w terminie 26-29 września 2016r. Kategoria ogłoszenia Usługi Miejsce realizacji zamówienia Województwo: wielkopolskie, Powiat: Poznań Miasto, Poznańskich) Miejscowość: Poznań (Teren Targów OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Cel zamówienia Zamówienie jest planowane w ramach projektu Rozwój działalności eksportowej KOMAT na rynku niemieckim, francuskim i skandynawskim, współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2014-2020 ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest usługa cateringowa (przygotowanie i dostarczenie kanapek bankietowych oraz dostarczenie i zapewnienie serwisu w zakresie wydawania: kawy, herbaty, napojów zimnych bezalkoholowych i alkoholowych) dla gości odwiedzających stanowisko wystawiennicze przedsiębiorstwa KOMAT w czasie udziału w Targach POLAGRA GASTRO w Poznaniu (Polska) odbywających się w terminie 26-29 września 2016r. W skład usługi wchodzi: 1. Poczęstunek na stoisko targowe w postaci mini kanapek bankietowych wg poniższego zapotrzebowania: - dzień 26.09.2016r. 500 szt. - dzień 27.09.2016r. 500 szt. - dzień 28.09.2016r. 500 szt. - dzień 29.09.2016r. 500 szt. Dostawa o 9:00 każdego dnia targów (26-29.09.2016r.) na stoisko nr 40 w hali 6A. 2. Napoje na stanowisko targowe w czasie trwania targów : - kawa 1,5 kg - herbata 4 rodzaje po 100 saszetek (Earl Grey, zielona, owocowa, biała) - soki i napoje 50 l - mleko 10 l
3. Napoje alkoholowe na stanowisko targowe w czasie trwania targów : - rum 2 l - wódka 2 l - whisky 2 l - gin 2 l - martini 2 l - likier - 10 l - piwo 10 l 4. Naczynia (najem): szklanki do napojów i koktajli 30 szt., filiżanki do kawy 30 szt., filiżanki do herbaty 30 szt., talerzyki 30 szt. 5. Owoce, słomki i inne do ozdabiania koktajli wydawane około 100 koktajli dziennie. 6. Obsługa stoiska targowego w zakresie wydawania poczęstunków i serwowania napojów (2 osoby) w dniach od 26-29.09.2016r., każdego dnia w godz. od 9:00 do 17:00 Kod CPV i nazwa: 55520000-1 (usługi dostarczania posiłków) 55321000-6 (usługi przygotowywania posiłków) 55400000-4 (usługi podawania napojów) 55320000-9 (usługi podawania posiłków) Harmonogram realizacji zamówienia: Termin wykonania przedmiotu zamówienia: wskazano powyżej w ramach przedmiotu zamówienia Załączniki do Zapytania ofertowego: 1. Formularz oferty 2. Oświadczenie o braku powiązań osobowych/kapitałowych z Zamawiającym 3. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków: Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności: Wykonawca powinien posiadać uprawnienia do prawidłowego wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, w tym adekwatne PKD w dokumencie rejestrowym. Warunek ten uważa się za spełniony, jeśli Wykonawca złoży stosowne oświadczenie w przedmiotowym zakresie zawarte w treści formularza oferty, stanowiącego załącznik do niniejszego Zapytania Ofertowego. Wiedza i doświadczenie: Wykonawca powinien posiadać wiedzę i doświadczenie umożliwiające prawidłowe wykonanie przedmiotu zamówienia. Warunek ten uważa się za spełniony, jeśli Wykonawca złoży stosowne oświadczenie, iż posiada wiedzę i doświadczenie umożliwiające prawidłowe wykonanie przedmiotu zamówienia, zawarte w treści formularza oferty, stanowiącego załącznik do niniejszego Zapytania Ofertowego. Potencjał techniczny: Wykonawca powinien dysponować odpowiednim potencjałem technicznym do prawidłowego wykonania zamówienia. Warunek ten uważa się za spełniony, jeśli Wykonawca złoży stosowne oświadczenie, iż dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym do prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia, zawarte w treści formularza oferty, stanowiącego załącznik do niniejszego Zapytania Ofertowego. Osoby zdolne do wykonania zamówienia: Wykonawca powinien dysponować odpowiednimi osobami zdolnymi do prawidłowego wykonania zamówienia. Warunek ten uważa się za spełniony, jeśli Wykonawca złoży stosowne oświadczenie, iż
dysponuje odpowiednimi osobami zdolnymi do prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia, zawarte w treści formularza oferty, stanowiącego załącznik do niniejszego Zapytania Ofertowego Sytuacja ekonomiczna i finansowa: Wykonawca powinien znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej prawidłowe wykonanie przedmiotu zamówienia. Warunek ten uważa się za spełniony, jeśli Wykonawca złoży stosowne oświadczenie, iż jego sytuacja ekonomiczna i finansowa umożliwia prawidłowe wykonanie przedmiotu zamówienia, zawarte w treści formularza oferty, stanowiącego załącznik do niniejszego Zapytania Ofertowego. Wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1. Wypełniony Formularz Oferty, stanowiący załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego z załącznika. 2. Wypełnione Oświadczenie o braku powiązań osobowych / kapitałowych, stanowiące załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego z załącznika. 3. Wypełnione Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, stanowiące załącznik nr 3 do Zapytania Ofertowego z załącznika. Zamawiający dokonywać będzie oceny spełnienia przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu na podstawie informacji zawartych w dokumentach i oświadczeniach wymienionych w Zapytaniu Ofertowym (Wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu), zgodnie z formułą spełnia nie spełnia. Wykonawca, który nie spełnia warunków udziału w postępowaniu określonych powyżej, podlegać będzie wykluczeniu z udziału w postępowaniu, a złożona przez niego oferta zostanie uznana za odrzuconą. Dodatkowe warunki: 1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 3. Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez 20 dni kalendarzowych. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Złożenie oferty jest jednoznaczne z tym, że Wykonawca jest związany ofertą do końca terminu jej ważności. 4. Zamawiający złoży zamówienie Wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę (z uwzględnieniem Kryteriów wyboru oferty). 5. Wykonawca jest zobowiązany do przyjęcia zamówienia w przypadku wyboru jego oferty w wyniku postępowania wyboru ofert. 6. Wybrany Wykonawca zobowiązuje się do archiwizowania dokumentacji, związanej z zamówieniem w okresie wymaganym przez obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa. Warunki zmiany umowy: Zamawiający nie przewiduje zmiany umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w ramach projektu. Jednakże, wszelkie zmiany w umowie, która może zostać zawarta w wyniku postępowania, wymagają formy pisemnej, pod rygorem nieważności. Zamówienia uzupełniające: Zamawiający nie przewiduje składania zamówień uzupełniających. Kary: W związku z realizacją zamówienia nie przewidziano kar umownych. OCENA OFERTY Kryteria oceny i opis sposobu przyznawania punktacji Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria i wagi: Cena netto: waga kryterium: 90% Punkty w ramach kryterium cena netto zostaną wyliczone zgodnie z poniższym wzorem:
C = Cena minimalna / Cena oferowana x 90% x 100 gdzie: C ilość punktów przyznanych danej ofercie w kryterium cena netto Cena minimalna najniższa cena spośród wszystkich złożonych ofert Cena oferowana cena wskazana przez oferenta Cena ofertowa to wartość netto wyrażona w polskich złotych, za którą Oferent zobowiązuje się wykonać całość przedmiotu zamówienia. Cena ofertowa powinna zostać określona z dokładnością do 2 miejsc po przecinku. Termin płatności waga kryterium: 10% Punkty w ramach kryterium termin płatności zostaną wyliczone zgodnie z poniższym wzorem: Ocena = (TB / TN) x 10% x 100 gdzie: TB termin badany (w dniach) TN termin najdłuższy (w dniach) Termin płatności wyrażony jako okres między dniem powstania a dniem wymagalności wierzytelności, którą Zamawiający jest zobowiązany zapłacić (np. okres 30 dni). Dni liczone są od daty wystawienia faktury. Punkty przyznane w poszczególnych kryteriach danej oferty zostaną do siebie dodane. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta uzyskała największą liczbę punktów. W przypadku uzyskania takiej samej ilości punktów przez dwóch Wykonawców lub więcej, o miejscu i liście rankingowej zadecyduje termin (data i godzina) złożenia oferty (oferta złożona wcześniej będzie wyżej na liście). Wykluczenia: Wykluczone zostaną oferty nie spełniające wymagań technicznych oraz warunków i wymogów formalnych opisanych Zapytaniu Ofertowym oraz Załącznikach. Zamówienie nie może być udzielone podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: -uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; -posiadaniu co najmniej10 % udziałów lub akcji; -pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; -pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Wyjaśnianie i zmiany treści Zapytania Ofertowego: 1. Oferenci mogą zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zapytania Ofertowego, a Zamawiający zobowiązany jest do udzielenia wyjaśnień. Zamawiający niezwłocznie udzieli wyjaśnień, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści Zapytania Ofertowego wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa terminu wyznaczonego na składanie ofert w przedmiotowym postępowaniu. Treść wyjaśnień Zamawiającego zostanie zamieszczona na stronie internetowej Zamawiającego. 2. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść Zapytania Ofertowego. Dokonana zmiana Zapytania Ofertowego zostanie zamieszczona na stronie internetowej Zamawiającego.