CZĘŚĆ II SPECYFIKACJA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Strona 1 z 6
I. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest Świadczenie usług logistycznych obsługi podróży służbowych w PSE SA 1. Kompleksowe świadczenie usług logistycznych obsługi podróży służbowych będzie polegało na rezerwacji, sprzedaży i dostawie pod wskazany adres biletów lotniczych (krajowych i międzynarodowych), kolejowych (międzynarodowych), anulacji i zwrocie u przewoźnika wyżej wymienionych biletów, w przypadku anulowania wyjazdu; zakupie i dostarczaniu (elektronicznie) polis ubezpieczeniowych dla delegatów wyjeżdżających za granicę (zakres musi odpowiadać wymogom określonym w ust. 17); wykonywaniu czynności związanych z formalnościami wizowymi, w tym wykupieniem wiz dla przedstawicieli Zamawiającego oraz wynajmie samochodu w kraju i za granicą. 2. Poszczególne czynności w zakresie usług logistycznych obsługi podróży służbowych realizowane będą na podstawie odrębnych pisemnych zleceń szczegółowych udzielonych przez Zamawiającego, zaś strony każdorazowo ustalać będą ich zakres i termin wykonania. 3. Zlecone usługi winny być wykonane z najwyższą starannością, zgodnie z zasadami współczesnej wiedzy, normami i przepisami prawa. 4. Wykonawca udzieli Zamawiającemu upustu liczonego w % za zapewnienie usługi w zakresie zakupionych biletów lotniczych, liczony od wartości biletu. Wykonawca udzieli Zamawiającemu bonifikaty od wartości zamówionych usług logistycznych. Upust zostanie udzielony jako procent od rynkowej ceny biletów (rynkowa cena biletu - podstawa taryfy uwzględniająca zniżki przysługujące Zamawiającemu na podstawie umów partnerskich z liniami lotniczymi, bez opłaty transakcyjnej za wystawienie biletu, bez opłat lotniskowych). Zamawiający dopuszcza upust w wysokości 0%. Bonifikata zostanie udzielona jako wartość pieniężna w zł netto. Zamawiający dopuszcza bonifikatę w wysokości 0 zł. Strony uzgodnią szczegółowy sposób rozliczania oferowanego upustu / bonifikaty, przy czym Zamawiający dopuszcza rozliczanie upustu / bonifikaty w cyklu kwartalnym, na fakturze własnej Wykonawcy. Strony po podliczeniu upustu / bonifikaty należnego Zamawiającemu, uzgodnią formę rozliczenia upustu / bonifikaty z Wykonawcą. 5. Wykonawca zobowiązany jest do każdorazowego wystawienia Zamawiającemu faktur VAT za wykonane usługi wraz ze szczegółową specyfikacją, zawierającą poszczególne, szczegółowo określone usługi (w szczególności nazwisko Pracownika PSE S.A., trasę podróży oraz daty rozpoczęcia i zakończenia podróży), ich cenę jednostkową netto, wynagrodzenie Wykonawcy, podatek VAT, cenę brutto, w terminie do 7 dni od daty realizacji usług. 6. Zamawiający będzie opłacać faktury VAT w terminie 21 dni od daty otrzymania faktury. Strona 2 z 6
7. Wykonawca jest zobowiązany do realizacji szczegółowo określonej usługi zgodnie z jego warunkami w terminie najpóźniej do godz. 12:00 dnia poprzedzającego rozpoczęcie służbowej podróży zagranicznej i krajowej każdego przedstawiciela Zamawiającego oraz z zastosowaniem stałych opłat prowizyjnych w oparciu o stawki wskazane w umowie. 8. Wszelkie dokumenty, których przekazanie jest możliwe drogą elektroniczną (mail, skan dokumentu) będą dostarczane przez Wykonawcę w ten sposób. 9. Zamawiający dopuszcza dostawę biletów w formie fizycznej, przy czym, w takim wypadku, Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia zamówionych biletów, bądź, w przypadku rezygnacji z podróży, ich odbioru, w przeciągu 120 minut od zgłoszenia Zamawiającego. (dotyczy Centrali PSE S.A. w Konstancinie-Jeziornie, Warszawy). Koszt dostawy dokumentów musi być zawarty w opłacie transakcyjnej. 10. Zamawiający i Wykonawca zobowiązani są do współdziałania przy wykonywaniu usług. 11. Umowa zostanie zawarta na okres 12 miesięcy i obowiązuje od 1 marca 2017 roku. 12. Wykonawca w ramach realizacji Umowy zobowiązuje się do dostarczania Zamawiającemu miesięcznych sprawozdań dotyczących zamówionych i zrealizowanych w danym miesiącu usług. Sprawozdanie zawierać będzie opis danego zamówienia (imię, nazwisko podróżnych, data podróży, destynacja, koszt zamówionych usług, lokalizacja zlecająca dane zamówienie). Sprawozdanie będzie przekazywane do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego raport dotyczy. Wykonawca raporty będzie przekazywał Zamawiającemu za pomocą poczty elektronicznej na adres wskazany w 10 ust. 1 pkt. 1) lit. a Umowy. 13. W przypadku sytuacji awaryjnych Wykonawca dołoży wszelkich starań, aby działać z należytą starannością stosownie do charakteru sytuacji 14. Wykonawca gwarantuje Zamawiającemu zwrot należności za niewykorzystane bilety w terminie 7 dni, z zastrzeżeniem potrącenia części opłat wynikających z ogólnych przepisów taryfowych stosowanych przez poszczególnych przewoźników. 15. Wykonawca zobowiązuje się do działalności swych przedstawicieli w biurze w godzinach 08:00-16:30 16. Wykonawca w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w 2 ust. 7 Umowy zobowiązuje się do udostępnienia poza godzinami działalności biura awaryjnego numeru telefonu, dostępnego całodobowo dla osób wyjeżdżających, wskazanych przez PSE S.A., w sytuacjach spowodowanych w szczególności odwołaniem/zmianą lotu bądź w przypadku zaistnienia zdarzeń nadzwyczajnych. Kontakt z przedstawicielem Wykonawcy pod awaryjnym numerem telefonu dotyczyć będzie w szczególności informowania o dostępnych połączeniach oraz rezerwowaniu/zamawianiu biletów lotniczych. 17. Ubezpieczenie dla delegatów wyjeżdżających za granicę, o którym mowa w ust. 1 będzie odpowiadać co najmniej następującym warunkom: 17.1. Ubezpieczenie obejmować będzie: Strona 3 z 6
1) ubezpieczenie kosztów leczenia, 2) ubezpieczenie assistance, 3) ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków, 4) ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej Ubezpieczonego, 5) ubezpieczenie bagażu. 17.2. Ubezpieczenie kosztów leczenia: 17.2.1. Ubezpieczenie obejmować będzie organizację i pokrycie niezbędnych kosztów leczenia w związku z następstwami nagłego zachorowania lub nieszczęśliwego wypadku w czasie podróży służbowej, niezbędnych do przywrócenia Ubezpieczonemu stanu zdrowia umożliwiającego bezpieczny i niezagrażający życiu lub zdrowiu powrót lub transport do Polski lub kontynuowanie zaplanowanej podróży. 17.2.2. Ubezpieczenie obejmować będzie także szkody powstałe: 1) w wyniku wykonywania pracy fizycznej, 2) w następstwie wypadków komunikacyjnych, 3) w następstwie zawałów serca lub krwotoków śródczaszkowych (udarów mózgu), 4) w następstwie chorób lub stanów chorobowych, w tym w następstwie chorób przewlekłych, 17.2.3. Główna suma ubezpieczenia powinna wynosić nie mniej niż 200.000 zł na jednego ubezpieczonego. 17.3. Ubezpieczenie assistance: 17.3.1. Ubezpieczenie będzie obejmować organizację i pokrycie kosztów pomocy Assistance w związku z następstwami nagłego zachorowania lub nieszczęśliwego wypadku w czasie podróży służbowej. 17.4. Ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków: 17.4.1. Przedmiotem ubezpieczenia będą następstwa nieszczęśliwych wypadków doznanych przez Ubezpieczonego w czasie odbywania zagranicznych podróży służbowych tj. śmierć ubezpieczonego oraz trwały uszczerbek na zdrowiu. 17.4.3. Wysokość świadczenia z tego tytułu śmierci wynosić będzie 100% sumy ubezpieczenia. 17.4.4. Suma ubezpieczenia dla wyżej wymienionych ryzyk wynosić będzie co najmniej 50.000 zł na jednego ubezpieczonego. 17.4.5. Świadczenia dodatkowe: Ubezpieczenie powinno obejmować co najmniej wskazane w poniższej tabeli świadczenia dodatkowe z nie niższymi niż wskazane limitami odpowiedzialności: Lp. Rodzaj świadczenia Wysokość świadczenia Strona 4 z 6
1. zwrot kosztów nabycia przedmiotów 5 000,00 zł ortopedycznych, protez, środków pomocniczych, kosztów odbudowy zębów 2. zwrot kosztów pogrzebu 5 000,00 zł 17.5. Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej: 17.5.1. Ubezpieczenie obejmować będzie odpowiedzialność cywilną za szkody w mieniu lub na osobie wyrządzone osobom trzecim przez Ubezpieczonego w trakcie podróży służbowej. 17.5.2. Suma gwarancyjna na jednego Ubezpieczonego będzie wynosiła co najmniej 200 000 zł (na szkody osobowe i rzeczowe). 17.6. Ubezpieczenie bagażu 17.6.1. Ubezpieczenie obejmować będzie zniszczenie, uszkodzenie, utratę bagażu podróżnego zaistniałą podczas podróży służbowej. 17.6.2. Suma ubezpieczenia wynosić będzie co najmniej 5 000 zł na każdego ubezpieczonego. 17.7. Zamawiający w odniesieniu do ubezpieczeń wskazanych w niniejszym ust. 17 pozostawia sobie możliwość zawarcia ubezpieczenia we własnym zakresie. 18.Wykonawca będzie obciążać Zamawiającego za wystawienie polis ubezpieczeniowych zgodnie z kwotami na które wystawione będą polisy. Zwrot i wygaszenie ubezpieczeń dokonywane będą bez prowizji. 19. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług logistycznych dla następujących lokalizacji biurowych PSE S.A.: Centrala PSE S.A. w Konstancinie Jez., Warszawa, Radom, Katowice, Bydgoszcz, Poznań. Wykonawca zobowiązuje się do zawarcia Umowy na świadczenie usług logistycznych na warunkach finansowych nie gorszych, niż warunki niniejszej Umowy, ze spółką wchodzącą w skład Grupy Kapitałowej Polskich Sieci Elektroenergetycznych, tj. z: PSE Inwestycje S.A., 02-305 Warszawa Al. Jerozolimskie 132, NIP 526-10-27-348 REGON 010953590 KRS 0000092539 Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, o ile wskazany podmiot wystąpi do Wykonawcy z odrębnym wnioskiem o zawarcie umowy na świadczenie usług logistycznych Zamawiający wskaże Wykonawcy osoby upoważnione do realizacji umowy z danej lokalizacji PSE S.A. wskazanej powyżej. II. PROGNOZOWANA PRZEZ ZAMAWIAJĄCEGO ILOŚĆ USŁUG OBSŁUGI PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH Nazwa usługi Prognozowana liczba zleceń Strona 5 z 6
1. Wystawienie pojedynczego biletu lotniczego krajowego i międzynarodowego, w tym tzw. tanie linie 2. Zwrot lub zmiana pojedynczego biletu lotniczego 50 3. Wystawienie pojedynczego biletu kolejowego zagranicznego 20 4. Zwrot lub zmiana pojedynczego biletu kolejowego zagranicznego 5 5. Pośrednictwo przy wynajmie samochodu kraj/zagranica (w tym przy użyciu karty kredytowej, w serwisie rezerwacyjnym wskazanym przez Zamawiającego) 6. Pojedyncze pośrednictwo wizowe (dla jednej osoby 5 1500 Prognozowana ilość usług nie stanowi podstawy do roszczeń Wykonawcy o zlecenie określonej liczby usług 5 Strona 6 z 6