mgr Janusz Myszczyszyn Akademia Rolnicza Szczecin Zak ad Ekonomii mgr Wioletta Myszczyszyn Zespó Szkó Elektryczno-Elektronicznych Szczecin Informacja czwartym czynnikiem produkcji Informacja traktowana jest coraz cz ciej we wspó czesnej gospodarce oraz nowocze nie zarz dzanych firmach obok trzech klasycznych ziemi, kapita u i pracy ludzkiej, jako czwarty czynnik produkcji 1. Powszechny i u atwiony dost p do informacji, post puj ca globalizacja gospodarki umo liwia ewolucj ca ych spo ecze stw z ery przemys owej (industrialnej) do spo ecze stw informacyjnych. Cech przedsi biorstw nowej ekonomii jest koncentracja na zasobach niematerialnych, a na szczególn rol zas uguj : wykorzystywanie najnowszych osi gni informatyczno-telekomunikacyjnych, globalizacja wiatowego rynku, wzrost znaczenia kapita u intelektualnego. Podstaw kapita u intelektualnego przedsi biorstwa s zasoby wiedzy jego pracowników i motywacja do ich wykorzystania na rzecz swojej firmy, a tak e zasoby informacyjne zgromadzone w specjalnie zaprojektowanych systemach informacyjnych. Z tych wzgl dów w poni szym artykule przedstawiono rol i znaczenie informacji oraz systemów informacyjnych dla organizacji gospodarczych. S owa kluczowe: informacja, system informacyjny, system informatyczny, rola informacji 1. Definicje, rola i znaczenie informacji dla wspó czesnych organizacji Od dawna wiedziano, e dobra jako ciowo, prawdziwa, uzyskana w odpowiednim czasie informacja zwi ksza prawdopodobie stwo podj cia trafnej decyzji. Jednak w ostatnich latach pod wp ywem zmian wewn trz organizacji i otoczenia zewn trznego informacj zacz to rozpatrywa jako zasób (czynnik produkcji) i bro strategiczn, który pozwala na realizacj funkcji zarz dzania 2. Wspó czesne organizacje, funkcjonuj ce w bardzo podatnym na zmiany otoczeniu zmuszone s do szukania przewagi konkurencyjnej zarówno w sferze realnej jak i w sferze regulacji systemu gospodarczego. Informacja i procesy informacyjne s istotnym elementem sk adowym sfery regulacji. 1 2 Por.: A. Pomykalski: Zarz dzanie innowacjami, PWN, Warszawa- ód 2001, s. 169; J. Penc, Strategie zarz dzania. Perspektywiczne my lenie systemowe dzia anie, Placet, Warszawa 1994, s. 82. Por.: J. Go ci ski, Elementy cybernetyki w zarz dzaniu, PWE, Warszawa, 1969, s. 11.
134 Janusz Myszczyszyn, Wioletta Myszczyszyn Post puj ca globalizacja gospodarki, wzrost zamo no ci spo ecze stw powi - zany ze wzrostem wymaga wobec zakupywanych dóbr i us ug, wzrost znaczenia konkurencji pozacenowej to tylko niektóre czynniki sprawcze anga owania znacznych zasobów kapita owych przez wspó czesne organizacje celem zdobycia zasobu jakim jest wiedza i informacja 3. Czym zatem jest informacja? W literaturze istnieje wiele definicji informacji i trudno by szuka jednej uznanej, niektóre definicje rozpatruj j w w skim inne w szerokim znaczeniu. Dla przyk adu N. Winer okre la informacj jako tre zaczerpni t ze wiata zewn trznego w procesie naszego dostosowywania si do niego i przystosowywania si do niego naszych zmys ów 4. Z. Mesner okre la informacj jako dane o procesach i zjawiskach gospodarczych, wykorzystywane w procesie podejmowania decyzji 5. E. Niedzielska przytacza francuskie przys owie, które g osi, e bez materii nie ma nic, bez energii wszystko jest nieruchome, bez informacji jest chaos 6. C. Berman rozpatruje informacj w czterech znaczeniach jako rzecz, wielko mierzaln, potencja oraz zmian. Informacja w znaczeniu rzeczy jest produktem okre lonego procesu, maj cym wykonawc ( ród o informacji,) oraz u ytkownika (odbiorca, adresata), i jako taka mo e by poddawana rozmaitym operacjom, takim jak wytwarzanie, magazynowanie, przesy anie, przetwarzanie, wymiana, kupno, sprzeda itp 7. Mo na jej przypisa rozmaite w a ciwo ci, a wi c tre, form, wielko, warto, u yteczno i wiele innych. Ma natur znakow : jest czym, ma w asn posta i struktur fizyczn. Podstaw równowa no ci ró nych postaci fizycznych informacji jest zbiór okre lonych stanów, ich liczba oraz zachodz ce pomi dzy nimi zwi zki. Tworzywo to jak dowodzi C. Berman jest potrzebne, aby nada informacji posta zdoln do oddzia ywania na adresata, umo liwiaj c jej identyfikacj i odpowiedni interpretacj Informacja ma swoje odniesienie do okre lonego stanu rzeczy, tj. przedmiotów, faktów, zdarze, zjawisk, zwi zków pomi dzy nimi, a tak e stanów cia i duszy, a wi c odwzorowuje wszystko to, co jest przedmiotem komunikacji jest wi c nadrz dna w stosunku do komunikacji. Jest wreszcie przeznaczona dla kogo, czyli ma odbiorc, rzeczywistego lub potencjalnego, indywidualnego lub zbiorowego. Znaczenie informacji jako wielko ci mierzalnej wynika z potrzeby ilo ciowej charakterystyki wiadomo ci, niezb dnej w ocenie skuteczno ci procesu komunikacji. Okazuje si bowiem, e wyst puj sytuacje i konteksty, w których przekazana wiadomo zawiera za ma o b d za du o informacji 8. St d jednym z problemów podejmo- 3 4 5 6 7 8 Por.: G. Girszewska, M. Romanowska, Analiza strategiczna przedsi biorstwa, PWE, Warszawa 1999, s. 221; J. Penc wskazuje, e informacje decyduj dzi o inteligencji przedsi biorstwa (corporate intelligence) Zarz dzanie dla przysz o ci. Twórcze kierowanie firm, Wyd. Profesjonalnej Szko y Biznesu, Kraków 1998, s. 106; Ph. Kotler, Kotler o marketingu. Jak kreowa i opanowywa rynki, Profesjonalna Szko a Biznesu, Kraków 1999. N. Wiener, Cybernetyka i spo ecze stwo, KiW, Warszawa 1961. Z. Messner, Informacja ekonomiczna a zarz dzanie przedsi biorstwem, PWN, Warszawa 1971. E. Niedzielska, Informatyka ekonomiczna, Akademia Ekonomiczna we Wroc awiu, Wroc aw 1998. C. Berman, Informacja i aspekty komunikacji, Zagadnienia Naukoznawstwa nr 3-4/1991, s. 427. Aktualne pozostaje twierdzenie H. Simona, e krytycznym zadaniem nie jest generowanie, przechowywanie lub przekazywanie informacji, lecz jej filtrowanie. Por.: H. Simon, Podejmowanie decyzji kierowniczych, Nowe Nurty, PWE, Warszawa, 1982, s. 158.
Informacja - czwartym czynnikiem produkcji 135 wanych na gruncie ilo ciowej teorii informacji jest optimum informacji w procesach komunikowania. Ze znaczeniem tym koresponduje uj cie informacji jako potencja u, które C. Berman wi e z ilo ciowym aspektem informacji, zawartym w wiadomo ci, i uto samia ze zdolno ci informacji do okre lonej zmiany stanu rzeczy tj. zmniejszenia lub eliminacji niepewno ci odbiorcy w odniesieniu do rozwa anych przez niego stanów, wybranych ze zbioru stanów mo liwych 9. Informacja jako zasób ekonomiczny organizacji wymaga poniesienia okre lonych kosztów, reprezentuj c tym samym pewn warto, wp ywaj c tym samym na warto towarów, us ug. Dla celów zarz dzania organizacj informacja okre lana jest jako wiedza potrzebna do okre lenia i realizacji zada s u cych do osi gania celów organizacji, a w szczególno ci waciwo ci, wiadomo ci lub sygna u polegaj cych na zmniejszaniu nieokre lono ci lub niepewno ci co do stanu albo dalszego rozwoju sytuacji, której ta wiadomo dotyczy 10. Informacje dla zarz dzania wyró niaj takie cechy jak: zawsze s one zwi zane z realizacj funkcji zarz dzania (planowanie, organizowanie, motywowanie, kontrolowanie) umo liwiaj podejmowanie decyzji na ró nych szczeblach zarz dzania. Odpowiednio wykorzystana informacja umo liwia podj w a ciwe decyzje dotycz ce sposobu wykorzystania przez organizacj posiadanych mo liwo ci, zdolno ci dostosowania si do nowych sytuacji i planowania swego ci g ego rozwoju, a w d u- gim okresie czasu osi ganie wymiernych korzy ci w warunkach ci g ych zmian, które s wyzwaniem i szans, a nie s postrzegane tylko jako zagro enia 11. Mened erowie powinni gromadzi informacje odznaczaj ce si pewnymi cechami, w ród których mo na wyró ni pewno, rang, zwi z o, u yteczno, dost pno w odpowiednim czasie itd. Nie powinni gromadzi tzw. metainformacji (np. zawartych w s ownikach), ma o znacz cych, nieistotnych, gdy utrudnia to korzystanie z zasobów informacji, podnosi koszty i utrudnia podj cie szybkiej i trafnej decyzji 12. Informacje spe niaj w ka dej organizacji wielorakie funkcje. Z punktu widzenia kierownictwa mo na wyró ni trzy rodzaje tego zasobu: 9 Ibidem, s. 428. 10 Por. J. Penc, Zarz dzanie dla przysz o ci. Twórcze kierowanie firm, Wyd. Profesjonalnej Szko y Biznesu, Kraków, 1998, s. 108. 11 Por.: S. Kwiatkowski, Procesy innowacyjne, Przegl d Organizacji nr 6/1998, s. 20. 12 Wybitni francuscy specjali ci w zakresie zarz dzania informacj wskazuj, e przeci enie informacyjne wyst puje gdy jaka osoba otrzymuje wi cej informacji, ni mo e (lub chce) wykorzysta. Por.:. H. Lesca, E. Lesca, Gestion de linformation. Qualité de linformation et performances de lenterprise, Litec, 1995, s. 76; przyt. za: J. Czekaj, Metody zarz dzania informacj w przedsi biorstwie, Wyd. Akademia Ekonomiczna W Krakowie, Kraków 2000, s. 43. Dalej specjali ci francuscy mówi, e w pewnych przypadkach przeci enie informacyjne mo e dawa poczucie bezpiecze stwa u decydenta, co wcale nie oznacza, e b dzie on podejmowa najlepsze decyzje. One mog by najgorsze! (Por.: ibidem, s. 77). Poj ciu przeci enia informacyjnego w literaturze polskiej Z. Martyniak przeciwstawia poj cie anemii informacyjnej, pisz c e... w anemii informacyjnej wyst puje ubóstwo informacji zwane te os abieniem pola widzenia, por.: Z. Martyniak, Przejawy niesprawno ci informacyjnej i kryteria oceny jako ci informacji, Zeszyty Naukowe Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Kraków 2000.
136 Janusz Myszczyszyn, Wioletta Myszczyszyn s u ce pomoc w podejmowaniu decyzji zapewniaj ce odpowiedni komunikacj pomi dzy pracownikami a prze o onymi zaspokajaj ce inne potrzeby ich u ytkowników. Z punktu widzenia pracowników informacje mo na podzieli na dotycz ce ca e- go przedsi biorstwa oraz informacje dotycz ce warunków i rezultatów ich wasnej pracy, a tak e pozycji w przedsi biorstwie. Wszystkie rodzaje wymienionych informacji s wa ne, a ich posiadanie zapewnia sprawno funkcjonaln organizacji. Ka da organizacja powinna dobrze zna swoje potrzeby informacyjne i wiedzie, jakie informacje s niezb dne kadrze zarz dzaj cej do wykonywania podstawowych funkcji i dzia a, tworzenia oraz realizacji planów i wizji. Powinno si tak e okre li jakie informacje istotne dla firmy s zaspokajane w stopniu niedostatecznym, a jakie nie s w ogóle dost pne. Cz sto jest potrzebna pomoc fachowców, gdy decydenci potrafi okre li jakie informacje s im potrzebne, ale nie zawsze s w stanie wybra odpowiednie ród o, które dostarczy im tego strategicznego zasobu. Poza tym istotn rol odgrywa szybko uzyskania informacji, pewno, spójno itd. Im organizacja bardziej zo ona i cz stsze zmiany w jej otoczeniu tym bardziej wielostronne i bogatsze musz by pozyskiwane informacje. Mimo ci g ego wzrostu znaczenia informacji wiele kadr kierowniczych nie dostrzega lub nie jest wiadomych jak rol mo e odegra w skutecznej walce z konkurencj i umacnianiu swej pozycji na rynku. Cz sto informacja wykorzystywana jest w postaci szcz tkowej, fragmentarycznej, jest spó niona, a w takim przypadku trudno postrzega j jako czynnik strategiczny. Pogarszaj ce si warunki funkcjonowania firm (wysokie podatki, fiskalizm pa stwa, ograniczone subwencje pa stwa) sprawiaj, e organizacje ograniczaj swoje wydatki, cz sto kosztem innowacji w dziedzinie informatyzacji, wdra ania systemów informatycznych wspomagaj cych zarz dzanie. 2. Cechy informacji Organizacje w obecnym czasie uzyskuj dost p do olbrzymich zbiorów informacji. Przekonanie, e im szerszym i bogatszym zakresem informacji dysponuje kierownictwo tym atwiej mo e podejmowa decyzje kierownicze mo e okaza si b dne. Badania przeprowadzone w firmach, w których wdra ano zintegrowany system informatyczny klasy ERP, wskazuj, e nadmiar informacji mo e by niepo dany a nieprawid owa ich selekcja znacznie obni a efektywno podejmowanych decyzji 13. 13 Por.: Informacyjne przeci enie mened erów, Zarz dzanie na wiecie nr 7/1998. Podkre la si, e w przysz o ci warto ci b dzie nie zdobywanie mo liwie wielu informacji, lecz mo liwie nielicznych, ale w a ciwych. Przeprowadzone badania potwierdzaj t tez.
Tabela 1. Informacja - czwartym czynnikiem produkcji 137 Cechy u ytecznej informacji Nazwa cechy Syntetyczne obja nienie cechy informacji Dost pna w czasie umo liwiaj cym w a ciwe podejmowanie decyzji przez mened era, np. informacja o bie - Aktualno cym saldzie zobowi za, splywie nale no ci pozwoli efektywnie zarz dza posiadan gotówk, czy rodkami finansowymi na rachunku bankowym Bezpiecze stwo Mo liwo przechowywania, archiwizacji i odtwarzania informacji Decyzyjno Stopie wp ywu na podejmowane decyzje, informacje nieistotne powinny by odrzucone U yteczno Przydatno informacji Dok adno Dostarcza wiarygodnego odzwierciedlenia rzeczywisto ci Dost pno Mo liwo korzystania z informacji w danym miejscu i czasie przez u ytkownika Zdolno do wywo ywania okre lonego efektu np. informacja Efektywno o przychodach i poniesionych kosztach wydzia o- wych za ostatni miesi mo e wp yn na przyznane presmie pracownicze Elastyczno Zdolno do zaspokajania potrzeb informacyjnych ró - nych u ytkowników Ilo Zmniejszenie stopnia niepewno ci w podejmowaniu decyzji Kompletno Brak potrzeby si gania do innych informacji Kosztowno Poziom nak adów finansowych niezb dnych na uzyskanie informacji Porównywalno Mo liwo analizy porównawczej Przetwarzalno Okre lenie funkcji w postaci danych i form ich przetwarzania Przyswajalno Obj to ciowy zakres informacji, który jest w stanie efektywnie wykorzysta mened er Redundancja Stopie nadmiarowo ci informacji Rzetelno Prawdziwa i wiarygodna, bez zniekszta ce intencjonalnych Szybko uzyskiwania Ilo czasu niezb dna dla uzyskania niezb dnych informacji Wiarygodno Brak zniekszta ce porównywalnych informacji ród o: opracowanie w asne.
138 Janusz Myszczyszyn, Wioletta Myszczyszyn W fachowej literaturze mo na spotka wiele opracowa dotycz cych wymaga stawianych systemom informacyjnym, cech informacji 14. W. Flakiewicz pisz c o problematyce informacji wskazuje na jej jako, podkre laj c zarazem, e Nie istnieje bowiem ani definicja jako ci informacji, ani ustalony i przyj ty ogólnie wykaz oraz definicje poszczególnych jej tez, a jej pomiar dotyczy niewielkiej liczby przypadków. Dalej W. Flakiewicz pisze, e poj cie jako ci informacji jest tak ogólne i wielokryteryjne, e na ogó nie próbuje si go okre li wprost. Wielokryteryjno poj cia jako ci sprawia, e wykazy jej cech, proponowane przez ró nych autorów, odznaczaj si z jednej strony ró nym poziomem abstrakcji, a z drugiej ró nym nazewnictwem... 15. Griffin okre laj c cechy informacji odwo uje si do poj cia u ytecznej informacji, która jest dok adna, aktualna, pe na i odpowiednia 16. Poni ej przedstawiam zestawienie cech informacji, sformu owan w oparciu o literatur przedmiotu oraz na podstawie w asnych bada. 3. Projektowanie i znaczenie systemu informacji Pozyskiwanie informacji, sposoby ich zbierania i przep ywu powinny by zorganizowane na zasadzie systemu, który obejmowa by ca e zbiory informacyjne oraz te elementy, które umo liwiaj zasilanie, nabywanie, przetwarzanie i dostarczanie u ytkownikom tych zasobów 17. W literaturze poj cie systemu informacyjnego jest definiowane w ró ny sposób. Cz sto definicja uzale niona jest od dyscypliny naukowej uprawianej przez autora inaczej b dzie ona brzmie dla ekonomisty i matematyka 18. Z tego te wzgl du A. Nowicki prezentuje w swoich pracach ogóln definicj systemu informacyjnego w aspekcie cybernetyki 19, która mówi, e system informacyjny jest to wyró niony przestrzennie i uporz dkowany czasowo zbiór informacji, nadawców informacji, odbiorców informacji, kana ów informacyjnych oraz technicznych rodków przesy ania i przetwarzania informacji, których funkcjonowanie s u y do sterowania obiektem gospodarczym. 14 15 16 17 18 19 M. Nied wiedzi ski, Cechy informacji próba systematyzacji, Systemy Informatyczne nr 1/1987; J. Kisielnicki, Kryteria jako ci systemów informatycznych funkcjonuj cych w gospodarce narodowej, Systemy Informatyczne nr 1/1987; W. Flakiewicz, Informacyjne systemy zarz dzania podstawy budowy i funkcjonowania, PWE, Warszawa, 1990, s. 102 i n.; J. Kisielnicki, H. Sroka, Systemy..., op. cit., s. 35 i n.; R. W. Griffin, Podstawy..., op. cit., s. 676-678; J. Stoner, Ch. Wankel, Kierowanie..., op. cit., s. 476-477. Jako dowód Flakiewicz podaje ró ne cechy jako ci informacji wed ug M. Nied wiedzi skiego oraz J. Kisielnickiego. Ch. A. OReilly, Variations in decision makers use of information sources: the impact of Quality and Accessibility of information, Academy of Management Journal, grudzie 1982, s. 756-771 (za: R. W. Griffin, Podstawy..., op. cit., s. 676. J. Kisielnicki, Informatyczna infrastruktura zarz dzania, PWN, Warszawa 1992, s. 15. J. Kisielnicki, H. Sroka, Systemy Informacyjne Biznesu, Placet Agencja Wydawnicza, Warszawa 1999, s. 19. A. Nowicki, Strategia doskonalenie systemu informacyjnego w zarz dzaniu przedsi biorstwem, Wydawnictwo Akademia Ekonomiczna we Wroc awiu, Wroc aw 1999, s. 17; Modernizacja systemu informacyjnego w przedsi biorstwie przemys owym, PWE Warszawa 1979, s. 25; A Nowicki (red.), Doskonalenie systemu informacyjnego w obiekcie gospodarczym. Procesy. Modele. Zastosowania, Wydawnictwo Akademia Ekonomiczna we Wroc awiu, Wroc aw 1987, s. 16.
Informacja - czwartym czynnikiem produkcji 139 Podkre la jednocze nie, e u yty termin sterowanie dotyczy zarz dzania za obiektem gospodarczym jest dowolny typ przedsi biorstwa. Dla porównania G. Morgan 20 pisze, e Je li si dobrze zastanowi, to wszelkie aspekty funkcjonowania organizacji zale od tego, czy innego rodzaju informacji stwierdzaj c, e... organizacje to system informacji. Zrozumienie organizacji jest mo liwe wówczas, kiedy znane s jej cechy zwi - zane z przetwarzaniem informacji. A. Ko mi ski i W. Piotrowski 21 system informacyjny okre laj jako specyficzny uk ad nerwowy organizacji, który czy w jedn ca o elementy systemu zarz dzania. Dobrze funkcjonuj cy system informacyjny organizacji powinien umo liwi wszystkim szczeblom decyzyjnym dop yw po danych informacji pod wzgl dem tre ci i w odpowiednim czasie. Nale y podkre li, e w dobie powszechnej komputeryzacji zanika ró nica pomi dzy systemem informacyjnym i informatycznym. Wynika to z faktu, e wspó czesne, nawet najmniejsze organizacje uywaj sprz tu komputerowego do budowy systemu informacyjnego. Ma to odzwierciedlenie w literaturze angloj zycznej, gdzie powszechnie u ywa si poj cia MIS czyli Management Information Systems. Dla przyk adu R. Stair wskazuje, e system informacyjny zarz dzania to zorganizowany zbiór ludzi, procedur przetwarzania, baz danych, oraz urz dze u ywanych do dostarczania informacji dla mened erów i decydentów 22. System informacyjny budowany jest w celu u atwienia realizacji stawianych zada przed organizacj. Organizacja ma wiele celów o ró nej hierarchii wa no ci i horyzoncie czasowym, a system informacyjny powinien dostarczy niezb dnych informacji u atwiaj cych podj cie decyzji strategicznych, taktycznych jak i operacyjnych. Wspó czesny system informacyjny wykorzystuje zdobycze techniki, telekomunikacji w celu zautomatyzowania metod zbierania, opracowywania, przechowywania, udost pniania, aktualizowania i przetwarzania danych oraz ich dostarczania w mo liwie przydatnej formie kadrze kierowniczej do realizacji zada i celów organizacji 23. Ka da firma powinna stworzy swój w asny model dzia alno ci informacyjnej, zapewniaj cy szybki dost p do informacji dla ró nych szczebli zarz dzania. Analiza najprostszego systemu informacyjnego zosta a przedstawiona na rys 1. Poszczególne jednostki organizacyjne pe ni rol nadawców i odbiorców informacji, cz sto s to role podwójne 24. Mi dzy u ytkownikiem a zasobami danych istniej 20 21 22 23 24 G. Morgan, Obrazy organizacji, PWN, Warszawa 1997. A. Ko mi ski, W. Piotrowski (red.), Zarz dzanie, PWN, Warszawa 1996. M. Stair, Principles of information systems, Boyd&Fraser, Boston 1992. Por:. J. Penc, Zarz dzanie dla..., op. cit., s. 116. Informacja traktowana jest jak kapita finansowy, który organizacje lokuj np. w bankach, istnieje coraz wi cej firm proponuj cych organizacjom dzieraw systemu informatycznego, zdalne przechowywanie informacji na odleg ym serwerze, co zwi k- sza bezpiecze stwo danych. Por.: J. Kisielnicki, H. Sroka, Systemy informacyjne biznesu, Placet Agencja Wydawnicza, Warszawa, 1999, s. 22.
140 Janusz Myszczyszyn, Wioletta Myszczyszyn kana y informacji, a tak e sprz enie zwrotne pomi dzy nadawc a odbiorc informacji. Do podstawowych elementów warunkuj cych funkcjonowanie systemu informacyjnego zarz dzania nale : wej cie do systemu, kana informacyjny, procesy informacyjne, wyj cie systemu, informacyjne sprz enie zwrotne. Wej cie do systemu obejmuje informacje o zasobach materialnych, ludzkich, finansowych. ród ami informacji mog by zarówno jednostki wewn trzne i zewn trzne organizacji (np. dzia windykacji nale no ci, dzia ksi gowo ci, firma konsultingowa, Zak ad Ubezpiecze Spo ecznych itd.). Podczas procesu przesy ania informacji za pomoc kana ów informacyjnych mamy do czynienia ze stratami informacyjnymi. Przyczyn strat s ró norodne zak ó- cenia, co wp ywa na zniekszta cenie pierwotnej informacji. Wielko zniekszta cenia informacji mo e by przyczyn oceny systemu informacji danej organizacji, której skutkiem mo e by zmiana funkcjonuj cego systemu informowania 25. Wyj cie systemu informacji jest rezultatem dzia a rozpoczynaj cych si od wej cia poprzez procesy informacyjne, w wyniku których przesy ane zostaj informacje w postaci zestawie, raportów, wska ników itd. Ostatnim elementem systemu informacyjnego jest sprz enie zwrotne. Dzi ki temu mechanizmowi mo liwa jest kontrola ca ego systemu informacyjnego, korekta i eliminacja nieprawid owo ci, mo liwa jest ocena i nadzór przygotowanej informacji. Przy projektowaniu systemu informacyjnego organizacji nale y uwzgl dni zadania, jakie powinien on spe nia : powinien by dostosowany do potrzeb i obejmowa wszystkie dziedziny dzia alnoci przedsi biorstwa, wszystkie szczeble kierowania i poziomy decyzyjne, dostarcza informacji kompleksowych i aktualnych, aby organizacja mog a szybko reagowa na zmieniaj ce si warunki zewn trzne i wewn trzne, dostarcza informacji przedstawicielom odpowiednich szczebli organizacyjnych w postaci nadaj cej si do atwego wykorzystania, zapewnia efektywne wykorzystanie informacji, umo liwia mo liwie najkrótsz drog przep ywu informacji, koszty pozyskania informacji powinny by niewysokie, umo liwia (przynajmniej cz ciow ) komputeryzacj systemu, forma prezentacji powinna by dostosowana do mo liwo ci odczytywania przez zainteresowanych, powinien by zabezpieczony przed wp ywem informacji nieformalnych, by stale doskonalony, umo liwia dost p do strategicznych danych tylko kadrze kierowniczej itd 26. 25 26 Por. J. Kisielnicki, H. Sroka, Systemy..., Por. ibidem, s. 22 i n. Autorzy wyró niaj tzw... filtry, które nie przepuszczaj ca ej przes anej informacji, wskazuj równie na niebezpiecze stwo redundancji. Por.: J. Penc, Zarz dzanie..., op. cit., s. 117 i n.
Informacja - czwartym czynnikiem produkcji 141 Rysunek 1. Schemat funkcjonowania prostego systemu informacyjnego zarz dzania. STRATY INFORMACJI WEJ CIE nadawca PROCESY INFORMACYJNE gromadzenie danych przetwarzanie danych przesy anie informacji magazynowanie danych WYJ CIE odbiorca System informacyjny budowany jest dla okre lonej organizacji lub pewnej ich grupy. Mo e by dedykowany dla organizacji jako ca o ci jak równie dla okre lonych grup u ytkowników w ramach jednej organizacji. J. Penc pisze, e system informacyjny zarz dzania powinien zawiera informacje uszeregowane wed ug pewnej hierarchii, a mianowicie: informacje dla celów strategicznych, taktycznych i operacyjnych, co bezpo rednio ma wp yw na wyró nienie trzech grup u ytkowników poszczególnych szczebli zarz dzania 27. Pierwsz grup stanowi mened erowie najwy szego szczebla (kierownictwo strategiczne). Grupa ta jest wzgl dnie niewielka, obejmuje dyrekcj (dyrektor naczelny, prezes itd.). Mened erowie tego szczebla zarz dzania podejmuj decyzje d ugofalowe, dotycz ce celu organizacji, ogólnej strategii, polityki operacyjnej. Na ich potrzeby funkcjonuj cy system informacyjny musi dostarcza informacji p yn cych z otoczenia zewn trznego (np. sposób zachowania konkurencji, polityka makroekonomiczna) niezb dnych do podj cia decyzji strategicznych., jak równie globalnych informacji wewn trznych, które w po czeniu z informacjami zewn trznymi s niezb dne do kontroli kierowniczej. Kierownictwo najwy szego szczebla cz sto pracuje d u ej ni zwyk y pracownik i sp dza znaczn cz swego czasu na spotkaniach i rozmowach telefonicznych 28. 27 28 Nie nale y zapomina o u ytkownikach znajduj cych si na zewn trz organizacji, którzy (z ró nych powodów) b d chcieli (np. akcjonariusze spó ki) lub wprost b d nadzorowa dzia alno organizacji (urz dy skarbowe, urz dy statystyczne itd.). H. Mintzberg, The nature of managerian work, Harper & Row, New York 1973.
142 Janusz Myszczyszyn, Wioletta Myszczyszyn Mened erowie redniego szczebla to najprawdopodobniej najliczniejsza grupa w wi kszo ci organizacji 29. W sk ad tego szczebla wchodz kierownicy wydzia ów, produkcji, eksploatacji. Odpowiadaj oni za realizacj polityki i planów wyznaczonych przez kierownictwo szczebla strategicznego a tak e nadzoruj i koordynuj dzia ania szczebla operacyjnego. Informacje, które s im niezb dne do podejmowania decyzji cechuj si wi ksz szczegó owo ci ni dla kierowników najwy szego szczebla, dotycz np. bie cej kontroli zapasów, kontroli jako ci, poziomu kosztów produkcji, obsady stanowisk itd. Podejmowane przez kierownictwo redniego szczebla decyzje warunkuj sprawne funkcjonowanie firmy pod wzgl dem technicznym, organizacyjnym, finansowym itd. Horyzont czasowy podejmowanych decyzji z regu y dotyczy krótkiego b d redniego okresu czasowego. Mened erowie pierwszej linii nadzoruj i koordynuj dzia ania pracowników wykonawczych. S to w szczególno ci mistrzowie produkcji, brygadzi ci, nadzorcy. Mened erowie tego szczebla wi ksz cz swego czasu po wi caj nadzorowi pracy podw adnych. Niezb dne dla nich informacje s z regu y znacznie uszczegó owione i dotycz otoczenia wewn trznego. Istotna jest informacja aktualna (codzienna) o maym stopniu agregacji (np. zu ycie materia ów dla okre lonej budowy w uj ciu dziennym, tygodniowym, wykorzystanie odpadów, okre lanie kosztu budowy itd.), niezb d- na do podejmowania decyzji operacyjnych. Systemy informacyjne odgrywaj niebagateln rol w osi ganiu sukcesu przez ka de przedsi biorstwo. Przed rozpowszechnieniem si zastosowa informatyki w zarz dzaniu, cz sto kierownicy ró nych szczebli nie mogli skutecznie korzysta z dost pnej informacji. Powód by cz sto dwojaki albo informacja dociera a zbyt pó no, albo zebranie jej w okre lonej formie by o zbyt kosztowne 30. Wprowadzenie systemów informatycznych u atwi o kontrol sprawowan przez kierowników w organizacjach. Bibliografia 1. Berman C., Informacja i aspekty komunikacji, Zagadnienia Naukoznawstwa 1991. 2. Czekaj J., Metody zarz dzania informacj w przedsi biorstwie, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków 2000. 3. Dziedziczak I., Nowakowski A., Organizacja przetwarzania danych, PWE, Warszawa 1991. 4. Flakiewicz W., Informacyjne systemy zarz dzania podstawy budowy i funkcjonowania, PWE, Warszawa 1990. 5. Girszewska G., Romanowska M., Analiza strategiczna przedsi biorstwa, PWE, Warszawa 1999. 6. Go ci ski J., Elementy cybernetyki w zarz dzaniu, PWE, Warszawa 1969. 7. Griffin R. W., Podstawy zarz dzania organizacjami, PWN, Warszawa 1996. 8. Kisielnicki J., Sroka H., Systemy Informacyjne Biznesu, Placet Agencja Wydawnicza, Warszawa 1999. 29 30 R. W. Griffin, Podstawy zarz dzania organizacjami, PWN, Warszawa 1996, s. 46 i n. Por.: J. Stoner, Ch. Wankel, Kierowanie, PWE, Warszawa 1994, s. 475.
Informacja - czwartym czynnikiem produkcji 143 9. Kisielnicki J., Informatyczna infrastruktura zarz dzania, PWN, Warszawa 1993. 10. Kolbusz E., Kram E., Informatyka w praktyce. Wdra anie systemów informatycznych w przedsi biorstwie przemys owym, PWE, Warszawa 1977. 11. Kotler Ph., Kotler o marketingu. Jak kreowa i opanowywa rynki, Profesjonalna Szko a Biznesu, Kraków 1999. 12. Ko mi ski A., Piotrowski W. (red.), Zarz dzanie, PWN, Warszawa 1996. 13. Kwiatkowski S., Procesy innowacyjne, Przegl d Organizacji nr 6/1988. 14. Lesca H., Lesca E., Gestion de linformation. Qualité de linformation et performances de lenterprise, Litec 1995. 15. Martyniak Z. Komunikacja wewn trzna w przedsi biorstwach francuskich, Przegl d Organizacji nr 6/1992. 16. Martyniak Z., Przejawy niesprawno ci informacyjnej i kryteria oceny jako ci informacji, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków 2000. 17. Messner Z., Informacja ekonomiczna a zarz dzanie przedsi biorstwem, PWN, Warszawa 1971. 18. Mintzberg H., The nature of managerian work, Harper & Row, New York 1973. 19. Morgan G., Obrazy organizacji, PWN, Warszawa 1997. 20. Niedzielska E., Informatyka ekonomiczna, Akademia Ekonomiczna we Wroc a- wiu, Wroc aw 1998. 21. Nowicki A. (red.), Doskonalenie systemu informacyjnego w obiekcie gospodarczym. Procesy. Modele. Zastosowania, Akademia Ekonomiczna we Wroc awiu, Wroc aw 1987. 22. Nowicki A., Strategia doskonalenie systemu informacyjnego w zarz dzaniu przedsi biorstwem, Akademia Ekonomiczna we Wroc awiu, Wroc aw 1999. 23. Nowicki A., Modernizacja systemu informacyjnego w przedsi biorstwie przemys owym, PWE, Warszawa 1979. 24. Penc J., Strategie zarz dzania. Perspektywiczne my lenie systemowe dzia anie, Placet, Warszawa 1994. 25. Penc J., Zarz dzanie dla przysz o ci. Twórcze kierowanie firm, Wyd. Profesjonalnej Szko y Biznesu, Kraków 1998. 26. Pomykalski A., Zarz dzanie innowacjami, PWN, Warszawa- ód 2001. 27. Simon H., Podejmowanie decyzji kierowniczych. Nowe Nurty, PWE, Warszawa 1982. 28. Stair M., Principles of information systems, Boyd&Fraser, Boston 1992. 29. Stefanowicz B., Wst p do przetwarzania danych, SGH, Warszawa 1992. 30. Stoner J., Wankel Ch., Kierowanie, PWE, Warszawa 1994. 31. Wiener N., Cybernetyka i spo ecze stwo, KiW, Warszawa 1961. 32. Zimniewicz K., Wspó czesne koncepcje i metody zarz dzania, PWE, Warszawa 1999.