ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/OWES/2016

Zielona Góra, 4 listopada 2016 r. Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej Ośrodek Regionalny w Zielonej Górze Al. Niepodległości 16/9 65-048 Zielona Góra ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/OWES/2016 Przedmiotem zapytania ofertowego jest wybór trenerów, świadczących usługi szkoleniowe z zakresu zakładania i prowadzenia Podmiotów Ekonomii Społecznej dla uczestników i uczestniczek projektu pn. Rozkręcamy społeczny biznes, realizowanego w ramach Poddziałania 7.6.1. Wsparcie rozwoju ES poprzez działania ośrodków wsparcia ekonomii społecznej RPO Lubuskie 2020 I. ZAMAWIAJĄCY : Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej Ośrodek Regionalny w Zielonej Górze Al. Niepodległości 16/9 65-048 Zielona Góra, II. MIEJSCE PUBLIKACJI OGŁOSZENIA : 1. Siedziba Zamawiającego, 2. Strona internetowa Zamawiającego: www.frdl.org, III. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA : Zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. Zamówienie stanowiące przedmiot niniejszego zapytania jest finansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. IV. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: Kod CPV: 80000000-5 usługi szkoleniowe Przedmiotem zapytania ofertowego jest wybór trenerów, świadczących usługi szkoleniowe z zakresu zakładania i prowadzenia Podmiotów Ekonomii Społecznej dla grup inicjatywnych projektu pn. Rozkręcamy społeczny biznes, realizowanego w ramach Poddziałania 7.6.1. Wsparcie rozwoju ES poprzez działania ośrodków wsparcia ekonomii społecznej RPO Lubuskie 2020 a) Czas trwania i forma przeprowadzenia szkoleń: 1

15 cykli szkoleniowych x 4 dni x 8 h dydaktycznych każdy x śr.15 osób w grupie łącznie 480 godzin, przewidywana liczba godzin w poszczególnych latach: 2016: 96h, 2017: 224h; 2018: 160h w podziale na: - Część 1 Prawne aspekty prowadzenia i zakładania Podmiotów Ekonomii Społecznej przewidywana liczba godzin 240h w tym w poszczególnych latach: 2016: 48h, 2017: 112h; 2018: 80h - Część 2 Zarządzanie i finanse w Podmiotach Ekonomii Społecznej przewidywana liczba godzin 240h w tym w poszczególnych latach: 2016: 48h, 2017: 112h; 2018: 80h Czas realizacji szkoleń- listopad 2016 - marzec 2018, Miejsce realizacji szkoleń: Zielona Góra, powiat świebodziński, krośnieński, zielonogórski, nowosolski, wschowski, żarski, sulęciński, słubicki Terminy poszczególnych szkoleń będą ustalane na bieżąco z wykonawcą po zrekrutowaniu grup inicjatywnych do założenia podmiotów ekonomii społecznej b) Zakres szkoleń: 1. Prawne aspekty prowadzenia i zakładania Podmiotów Ekonomii Społecznej (podstawy formalno-prawne Podmiotów Ekonomii Społecznej, zasady funkcjonowania, organy spółdzielni, Statut, Rejestracja) 2. Zarządzanie i finanse w Podmiotach Ekonomii Społecznej (zarządzanie budżetem, księgowość i finanse, źródła finansowania) Sprzedaż i marketing w PS (specyfika, zarządzania marką, produktem, ceną i dystrybucją, analiza potrzeb klientów i interesariuszy) Czynniki sukcesu PS (Model biznesowy, czynniki sukcesu PS, Umiejętności interpersonalne w biznesie) c) Zakres pracy trenera: Przeprowadzenie szkoleń w oparciu o przygotowany przez Wykonawcę i zatwierdzony przez Zamawiającego program szczegółowy szkoleń, opracowanie autorskiej prezentacji w postaci Power Point oraz materiałów szkoleniowych dla uczestników/czek szkoleń, przedstawienie dobrych praktyk. Wydruk materiałów leży po stronie Zamawiającego. Opracowanie sprawozdania ze zrealizowanego szkolenia w oparciu o wzór dostarczony przez Zamawiającego. przygotowania kart pracy, testów adekwatnych do tematyki szkolenia, stałego kontaktu z Zamawiającym (na czas trwania usługi), informowania Zamawiającego o pojawiających się problemach i innych zagadnieniach istotnych dla realizacji usługi. UWAGA: Wykonawca zobowiązuje się do pokrycia kosztów dojazdu oraz noclegów we własnym zakresie 2

V. WARUNKI UDZIAŁU W POSTEPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY ICH SPEŁNIENIA O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki: Część 1. Prawne aspekty prowadzenia i zakładania Podmiotów Ekonomii Społecznej Trenerzy prowadzący szkolenia muszą posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie, w szczególności muszą: Posiadać doświadczenie w zakresie realizacji co najmniej 300 godzin szkoleń z zakresu Prawnych aspektów prowadzenia i zakładania Podmiotów Ekonomii Społecznej lub 3-letnie doświadczenie zawodowe w danym obszarze tematycznym. Część 2 Zarządzanie i finanse w Podmiotach Ekonomii Społecznej Trenerzy prowadzący szkolenia muszą posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie, w szczególności muszą: Posiadać doświadczenie w zakresie realizacji co najmniej 300 godzin szkoleń z zakresu Zarządzanie i finanse w Podmiotach Ekonomii Społecznej lub 3-letnie doświadczenie zawodowe w danym obszarze tematycznym. a) Liczba godzin/lat doświadczenia jest oceniana osobno dla aspektów prawnych i aspektów finansowych. WARUNEK posiadania uprawnień do wykonywania określonej czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania - weryfikacja na podstawie oświadczenia stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zapytania. Warunek będzie spełniony, jeżeli z oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, będzie wynikało, że Wykonawca spełnia przedmiotowy warunek. b) WARUNEK posiadania wiedzy i doświadczenia. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże się doświadczeniem w wykonaniu w okresie ostatnich trzech lat przed terminem składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie), że wykonał min. 300 godzin szkoleń w obszarze aspektów księgowych prowadzenia podmiotów ekonomii społecznej lub 3 lata doświadczenia zawodowego w prowadzeniu księgowości dla podmiotów ekonomii społecznej oraz 300 godzin szkoleń w obszarze aspektów prawnych prowadzenia podmiotów ekonomii społecznej lub 3 lata doświadczenia zawodowego w obsłudze prawnej podmiotów ekonomii społecznej weryfikacja na podstawie załącznika nr 2 do niniejszego zapytania oraz dowodów (referencje, protokoły odbioru, itp.) oraz na podstawie oświadczenia Wykonawcy. c) WARUNEK w zakresie dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Osoba prowadząca w ramach OWES w sposób regularny szkolenia posiada co najmniej następujące kompetencje (ocena na podstawie Oświadczenia Wykonawcy): potrafi rozpoznać potrzeby szkoleniowe, w oparciu o nie przygotować szkolenie, czyli określić jego cele, oczekiwane efekty uczenia się, plan szkolenia oraz metody i materiały szkoleniowe oraz przeprowadzić ocenę efektów szkolenia, 3

dysponuje wystarczającą wiedzą merytoryczną i umiejętnościami praktycznymi z zakresu objętego szkoleniem oraz wiedzą i umiejętnościami trenerskimi potrzebnymi do realizacji programu szkoleniowego, potrafi przygotować proces szkoleniowy, który będzie uwzględniał rozwój grupy i jej potrzeby edukacyjne, potrafi zaprojektować proces szkoleniowy ukierunkowany na wykorzystanie zdobytych kompetencji w praktyce, potrafi rozwiązywać sytuacje trudne podczas szkolenia w sposób konstruktywny dla procesu uczenia, posiada umiejętność przeprowadzenia szkoleń metodami aktywnymi, posiada niezbędne umiejętności techniczne związane z prowadzeniem szkolenia i wykorzystania odpowiednich środków dydaktycznych. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli trener prowadzący szkolenia będzie posiadał: a. wykształcenie wyższe prawnicze i /lub wyższe z zakresu finansów Weryfikacja na podstawie przedłożonych dokumentów oraz na podstawie oświadczenia Wykonawcy. d) WARUNEK sytuacji ekonomicznej i finansowej- weryfikacja na podstawie oświadczenia stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego zapytania Warunek będzie spełniony, jeżeli z oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, będzie wynikało, że Wykonawca spełnia przedmiotowy warunek. VI. KRYTERIA OCENY OFERTY: a) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: Spełniają wszystkie warunki zamieszczone w pkt V, b) Przy ocenie i porównaniu ofert zastosowane będą następujące kryteria: 1. Cena maksymalnie 60% (maksymalnie 60 punktów) 2. Doświadczenie oferenta maksymalnie 40% (maksymalnie 40 punktów): VII. ZNACZENIE I OPIS OCENY POSZCZEGÓLNYCH KYTERIÓW OFERTY: 1. Cena 60% punktacji (maksymalnie 60 punktów), obliczana według wzoru: Najkorzystniejsza cenowo oferta otrzyma 60 pkt., pozostałe według zależności: punktów 2. Doświadczenie zawodowe oferenta 40% punktacji (maksymalnie 40 punktów). 4

Doświadczenie Punkty za kryterium doświadczenie zostaną obliczone na podstawie liczby: godzin szkoleń w danym obszarze tematycznym lub doświadczenia zawodowego w danym obszarze tematycznym. Liczone będą punkty za: godziny szkolenia powyżej wymaganego minimum (300 godzin). Zamawiający przyzna 10 pkt za każde 50 godzin szkoleń w danym obszarze tematycznym, przy czym maksymalna liczba punktów wynosi 40 (czyli 200 godzin szkoleń w danym obszarze tematycznym ponad wymagane minimum); lub lata doświadczenia powyżej wymaganego minimum (3 lata doświadczenia). Zamawiający przyzna 4 pkt za każdy rok doświadczenia, przy czym maksymalna liczba punktów wynosi 40 (czyli 10 lat doświadczenia zawodowego w danym obszarze tematycznym ponad wymagane minimum). W przypadku wykazania przez oferenta zarówno doświadczenia w prowadzeniu szkoleń, jak i doświadczenia zawodowego w tym samym obszarze tematycznym, przy ocenie oferty będzie brana pod uwagę opcja korzystniejsza dla oferenta. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która otrzyma najwyższą liczbę punktów. Jeżeli nie będzie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z niższą ceną. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. Z wybranymi wykonawcami zostanie podpisana umowa. VIII. Opis sposobu obliczenia ceny; Wykonawca zobowiązany jest skalkulować cenę ofertową za wykonanie zamówienia tak, aby obejmowała wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia oraz warunki stawiane przez Zamawiającego. Zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, może zwrócić się do wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. Zamawiający, oceniając wyjaśnienia, bierze pod uwagę obiektywne czynniki, w szczególności oszczędność metody wykonania zamówienia, wybrane rozwiązania techniczne, wyjątkowo sprzyjające warunki wykonywania zamówienia dostępne dla wykonawcy, oryginalność projektu wykonawcy oraz wpływ pomocy publicznej udzielonej na podstawie odrębnych przepisów (a także przedstawione dowody). IX. Przewidywane zmiany do umowy: Zamawiający przewiduje następujące zmiany: a) zmianę terminu wykonania przedmiotu umowy ze względów organizacyjnych ze szczególnym uwzględnieniem konieczności przedłużenia rekrutacji, Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień umowy także w przypadkach, gdy: 5

a) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia, b) konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wprowadzonych w umowach pomiędzy Zamawiającym a inną niż Wykonawca stroną, w tym instytucjami nadzorującymi realizację projektu, w ramach którego realizowane jest zamówienie, c) konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wytycznych dotyczących Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubuskiego lub wytycznych i zaleceń Instytucji Zarządzającej, d) wynikną rozbieżności lub niejasności w umowie, których nie można usunąć w inny sposób a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów przez strony. b) TERMIN ORAZ SPOSÓB SKŁADANIA OFERT Prosimy o złożenie oferty wyłącznie na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1 wraz z załącznikami do niniejszego Zapytania w terminie do 14.11.2016 do godziny 12.00 (decyduje data wpływu w siedzibie Zamawiającego w Zielonej Górze), drogą pocztową, przesyłką kurierską lub osobiście,. W przypadku przesłania oferty drogą pocztową koperta zawierająca ofertę powinna być zaadresowana: Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej Ośrodek Regionalny w Zielonej Górze Al. Niepodległości 16/9 65-048 Zielona Góra Oferta Szkolenia dla GI Oferta oraz załączniki muszą być podpisane przez Oferenta. Kopie dokumentów muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem przez Oferenta. X. KONTAKT Z ZAMAWIAJĄCYM Osobą upoważnioną ze strony Zamawiającego do kontaktu z Wykonawcami jest Sylwia Świderska, email: s.swiderska@frdl.org tel. tel. 68 453 22 92 kom. 531 104 272 XI. UWAGI KOŃCOWE 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia bądź unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny w przypadku zaistnienia okoliczności nieznanych Zamawiającemu w dniu sporządzania niniejszego zapytania ofertowego. 2. Oferent może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej. 6

3. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny ofert wiarygodności przedstawionych przez Oferentów dokumentów, wykazów, danych i informacji. 4. Zamawiający wykluczy z postępowania Oferentów, którzy złożą ofertę niezgodną z prawdą (poświadczą nieprawdziwe informacje). 5. Ofertę Oferenta wykluczonego z postępowania uznaje się za odrzuconą. 6. Ze względu na założenia budżetowe i ograniczenia finansowe, w przypadku, gdy kwoty przedstawione w odpowiedziach na zapytanie będą wyższe od zaplanowanych w budżecie ww. projektu Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji z Wykonawcami, którzy nie zostali wykluczeni z postępowania. Na wypadek takiej sytuacji Zamawiający zastrzega sobie prawo ustalenia dodatkowych kryteriów oceny. 7. Ostateczny wybór oferentów, z którym nastąpi podpisanie umowy, nastąpi po zakończeniu ewentualnych negocjacji, zgodnie z procedurą wyboru opisaną powyżej. 8. Oferty złożone po terminie nie zostaną rozpatrzone. 9. Zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 1 k.c. 10. Oferenci uczestniczą w postępowaniu ofertowym na własne ryzyko i koszt, nie przysługują im żadne roszczenia z tytułu odstąpienia przez Zamawiającego od postępowania ofertowego. 11. Ocena zgodności ofert z wymaganiami Zamawiającego przeprowadzona zostanie na podstawie analizy dokumentów i materiałów, jakie Oferent zawarł w swej ofercie. Ocenie podlegać będzie zarówno formalna jak i merytoryczna zgodność oferty z wymaganiami. 12. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 13. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. 14. Zamawiający może zwrócić się do Oferenta o wyjaśnienie treści oferty lub dokumentów wymaganych od Oferenta. 15. Oferenci, których oferta zostanie wybrana, zostaną poinformowani mailowo. 16. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy. opis w pkt. VIII. 17. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru kolejnej wśród najkorzystniejszych ofert, jeżeli oferent, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, uchyli się od zawarcia umowy w przedmiocie realizacji przedmiotu niniejszego zamówienia. 18. W celu uniknięcia konfliktu interesów zamówienie nie może być udzielone podmiotom powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązanie kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonywującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b) Posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji, c) Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, 7

d) Pozostawaniu w związku małżeńskim, stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Dodatkowo informujemy, iż wybrany Wykonawca zobowiązany będzie do przeprowadzenia innych działań wynikających z wymogów realizacji usług na rzecz projektów dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, w tym w szczególności: umożliwienie Instytucji Zarządzającej (Województwem Lubuskim) i innym upoważnionym przez Instytucję Zarządzającą instytucjom wglądu do dokumentów związanych z realizacją usług w ramach projektu, w tym dokumentów finansowych. 19. Z uwagi na fakt, że niniejsze Zapytanie ofertowe zostało opublikowane przed podpisaniem umowy o dofinansowanie realizacji projektu Rozkręcamy społeczny biznes Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym jego etapie. 20. Zamawiający zapłaci za faktycznie wykonaną usługę na podstawie protokołu sporządzonego przez Wykonawcę, wskazującym prawidłowe wykonanie zadań, liczbę oraz ewidencję godzin w danym miesiącu kalendarzowym poświęconych na wykonanie zadań w projekcie. 21. Zapłata zostanie dokonana w terminie do 14 dni po otrzymaniu poprawnie wystawionego rachunku/faktury. 22. Wykonawca ponosi wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania. Zamawiający nie odpowiada za koszty poniesione przez Wykonawcę w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty 23. Wynagrodzenie jest współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach projektu Rozkręcamy społeczny biznes, realizowanego w ramach Poddziałania 7.6.1. Wsparcie rozwoju ES poprzez działania ośrodków wsparcia ekonomii społecznej RPO Lubuskie 2020 24. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert. 25. Termin związania ofertą: 30 dni kalendarzowych. 26. W przypadku zaangażowania w realizację zadań w ramach innych projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych zleceniodawcy i innych podmiotów, bądź zawarcia więcej niż jednej umowy cywilno-prawnej w ramach niniejszego projektu, Wykonawca musi posiadać możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych w ramach zleconej usługi. Łączne zaangażowanie zawodowe tej osoby w realizację wszystkich projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych beneficjenta i innych podmiotów, nie przekracza 276 godzin miesięcznie. 27. Limit zaangażowania zawodowego, o którym mowa w pkt 26, dotyczy wszystkich form zaangażowania zawodowego, w szczególności: a) w przypadku stosunku pracy uwzględnia liczbę dni roboczych w danym miesiącu wynikających ze stosunku pracy, przy czym do limitu wlicza się czas nieobecności pracownika związanej ze zwolnieniami lekarskimi i urlopem wypoczynkowym, a nie wlicza się czasu nieobecności pracownika związanej z urlopem bezpłatnym, b) w przypadku stosunku cywilnoprawnego, samozatrudnienia oraz innych form zaangażowania 8

uwzględnia czas faktycznie przepracowany, w tym czas zaangażowania w ramach własnej działalności gospodarczej poza projektami (o ile dotyczy). c) W przypadku zatrudnienia w innych projektach finansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności wykonawca będzie składać godzinową ewidencję czasu pracy w ramach wszystkich projektów. d) Wykonanie zadań przez Wykonawcę jest potwierdzone protokołem sporządzonym przez tę osobę, wskazującym prawidłowe wykonanie zadań, liczbę oraz ewidencję godzin w danym miesiącu kalendarzowym poświęconych na wykonanie zadań w projekcie. XII. ZAWARTOŚĆ OFERTY Kompletna oferta powinna zawierać: 1. Cenę usługi na formularzu oferty zgodnie ze wzorem załącznik nr 1 2. Oświadczenie o posiadanych uprawnieniach oraz od dysponowaniu odpowiednimi osobami zdolnymi do wykonania zamówienia- załącznik nr 2, 3. Wykaz doświadczenia trenera załącznik nr 2 4. CV trenera/trenerów załącznik nr 3 5. Kopie referencji potwierdzających doświadczenie oferenta oraz dyplom ukończenie studiów. Serdecznie zapraszamy do składania ofert 9