Obowiązki biur rachunkowych

Kamila Grabowska, Ewa Sławińska Obowiązki biur rachunkowych przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu z pakietem aktywnych druków Wydanie II zaktualizowane stan prawny czerwiec 2015

Grupa INFOR PL Prezes Zarządu Ryszard Pieńkowski INFOR PL Spółka Akcyjna 01-042 Warszawa, ul. Okopowa 58/72 www.infor.pl Dyrektor Centrum Rynku Firm Marzena Nikiel Redakcja merytoryczna Ewa Sławińska Redaktor graficzno-techniczny Edyta Wojtecka Korekta Barbara Redzyńska Adres redakcji 01-042 Warszawa, ul. Okopowa 58/72 Biuro Reklamy Monika Jukiewicz e-mail: monika.jukiewicz@infor.pl tel. 22 530 40 27 Biuro Obsługi Klienta 01-042 Warszawa, ul. Okopowa 58/72 tel. 22 212 07 30, 801 626 666 faks: 22 212 07 32 e-mail: bok@infor.pl strona: www.sklep.infor.pl Copyright by INFOR PL Spółka Akcyjna. Publikacja jest chroniona przepisami prawa autorskiego. Wykonywanie kserokopii lub powielanie inną metodą oraz rozpowszechnianie bez zgody wydawcy w całości lub części jest zabronione i podlega odpowiedzialności karnej. Materiałów niezamówionych nie zwracamy, zachowując sobie prawo do skrótów i zmian tytułu. Nie ponosimy odpowiedzialności za treść reklam zamieszczonych na łamach.

Spis treści I. Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu w biurach rachunkowych... 5 II. Biura rachunkowe w systemie walki z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu... 7 III. Przykładowy wzór procedury wewnętrznej biura rachunkowego... 10 IV. Instrukcja wypełniania obowiązków nałożonych na biura rachunkowe ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu... 45 V. Tabela obowiązków nałożonych na biura rachunkowe ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu... 53 VI. Komunikaty Generalnego Inspektora Informacji Finansowej... 64 VII. Wyjaśnienia GIIF w sprawie realizacji obowiązków nałożonych ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w formie pytań i odpowiedzi... 75 USTAWA z dnia 16 listopada 2000 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 455)... 93 USTA WA z dnia 25 czerw ca 2009 r. o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz o przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. Nr 166, poz. 1317) (wy ciąg)... 119 ROZPORZĄDZENIE MINISTRA FINANSÓW z dnia 30 kwietnia 2013 r. w sprawie listy państw równoważnych... 120 ROZ PO RZĄ DZE NIE MI NI STRA FI NAN SÓW z dnia 21 wrze śnia 2001 r. w spra wie okre śle nia wzo ru re je stru trans ak cji, spo so bu je go pro wa dze nia oraz try bu do star cza nia da nych z re je stru Ge ne ral ne mu In spek to ro wi In for ma cji Fi nan so wej (Dz.U. z 2001 r. Nr 113, poz. 1210; zm.: Dz.U. z 2002 r. Nr 32, poz. 308; z 2003 r. Nr 101, poz. 935)... 121 Pakiet aktywnych druków na http://www.infor.pl/procedury2015: 1. Procedura wewnętrzna w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu 2. Karta transakcji 3. Oświadczenie w sprawie zajmowania eksponowanego stanowiska politycznego 4. Wzór formularza identyfikacyjnego 5. Zawiadomienie o transakcji podejrzanej 6. Oświadczenie pracownika biura o zapoznaniu się z procedurą 7. Struktura zapisu rejestru w formie elektronicznej 8. Struktura i zasady budowy plików w formacie tekstowym 9. Struktura i zasady budowy plików w formacie xml

WSTĘP 5 I. Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu w biurach rachunkowych Biura rachunkowe, czyli podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych są zaliczane przez ustawę o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu do grona tzw. jednostek obowiązanych. Jako takie, biura rachunkowe mają obowiązek wykonywać liczne obowiązki nałożone przez tę ustawę. Zagrożenia ( ) Niedopełnienie tych obowiązków jest zagrożone sankcjami: karami pieniężnymi, grzywnami, a nawet karami pozbawienia wolności do lat 3. Kara pieniężna nakładana przez GIIF może wynieść do 750 000 zł, a w przypadku naruszenia obowiązku szkolenia pracowników do 100 000 zł. Podstawowe obowiązki biur rachunkowych wynikające z ustawy o praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu to: posiadanie pisemnej wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za przestrzeganie procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego, bieżąca ocena i analiza ryzyka występowania podejrzanych transakcji, zapewnienie udziału pracowników w szkoleniach nt. przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, rejestracja podejrzanych transakcji, przekazywanie informacji o podejrzanych transakcjach do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej. Przygotowana publikacja pomoże prawidłowo wykonać obowiązki nałożone ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Zawiera ona: Przykładowy wzór procedury wewnętrznej wraz z niezbędnymi załącznikami Instrukcję, jak wypełnić obowiązki nałożone ustawą, aby uniknąć sankcji Wyjaśnienia urzędowe MF nt. przestrzegania przepisów o praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu Przepisy ustawy o praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu oraz przepisy wykonawcze do tej ustawy

6 WSTĘP Ponadto na stronie http://www.infor.pl/procedury2015 nasi Czytelnicy otrzymają dostęp do pełnego katalogu aktywnych dokumentów w wersji elektronicznej, niezbędnych przy realizacji obowiązków wynikających z ustawy. Są to: 1) Procedura wewnętrzna w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu 2) Karta transakcji 3) Struktura zapisu elektronicznego rejestru prowadzonego w formie elektronicznej 4) Oświadczenie w sprawie zajmowania eksponowanego stanowiska politycznego 5) Struktura i zasady budowy plików w formacie tekstowym 6) Struktura i zasady budowy plików w formacie XML 7) Wzór formularza identyfikacyjnego 8) Zawiadomienie o transakcji podejrzanej 9) Oświadczenie pracownika biura o zapoznaniu się z procedurą. Ewa Sławińska redaktor naczelna Monitora księgowego

SYSTEM WALKI Z PRANIEM PIENIĘDZY 7 II. Biura rachunkowe w systemie walki z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu Od 22 października 2009 r. do systemu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu zostały włączone podmioty zajmujące się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Przepisy ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (dalej ustawy ) są w wielu miejscach nieprecyzyjne i sprawiają poważne kłopoty interpretacyjne właścicielom i osobom zarządzającym biurami rachunkowymi. 1. Rejestrowanie transakcji ponadprogowych Do problematycznych należy między innymi obowiązek określony w art. 8 ust. 1 ustawy, tj. rejestrowania transakcji powyżej 15 tys. euro przez podmioty, które je przeprowadzają. Z literalnej treści przepisów ustawy wynika, że podmioty prowadzące działalność gospodarczą polegającą na usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych powinny takie transakcje rejestrować. Faktycznie należy jednak przyjąć, że przepis ten nie dotyczy biur rachunkowych, których standardową działalnością jest księgowanie operacji gospodarczych, a nie ich przeprowadzanie. Należy zatem uznać, iż zarówno biura rachunkowe, jak i indywidualni księgowi nie będą tego obowiązku realizować w praktyce. Księgowi z reguły nie przyjmują bowiem zleceń pieniężnych od klientów. Nie przeprowadzają też w ich imieniu innych transakcji, np. przeniesienia własności lub zamiany wierzytelności na udziały. 2. Rejestrowanie transakcji podejrzanych Nie ma natomiast wątpliwości, że biura rachunkowe muszą rejestrować transakcje podejrzane. W przypadku zarejestrowania transakcji tego rodzaju podmioty mają obowiązek poinformowania o transakcji Generalnego Inspektora Informacji Finansowej. Z art. 12 ww. ustawy wynika, że informacje te biura rachunkowe i księgowi powinni przekazać niezwłocznie. Chodzi przy tym o takie transakcje, których okoliczności wskazują, że mogą mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu bez względu na ich wartość. Obowiązek rejestrowania operacji podejrzanych dotyczy tych operacji, które są przeprowadzane przez inny podmiot obowiązany, np. przez bank (księgowy nie jest podmiotem, który przyjmuje dyspozycje lub zlecenie), a o których biuro rachunkowe wie lub przy zachowaniu należytej staranności powinno wiedzieć w związku z wykonaniem umowy z klientem (art. 8 ust. 3a ustawy). Biuro prowadzące bieżącą obsługę księgową klienta musi zatem analizować wszystkie transakcje, o których wiedzę nabyło w związku z obsługą, ustalić te podejrzane, zarejestrować je i poinformować o nich Generalnego Inspektora. Poza transakcjami podejrzanymi, o których mowa w art. 8 ust. 3 i 3a ustawy, potencjalny obowiązek zawiadomienia Generalnego Inspektora dotyczy także transakcji, które klient biura rachunkowego zamierza przeprowadzić za pośrednictwem innej niż biuro rachunkowe instytucji obowiązanej, a które mogą mieć związek z popełnieniem przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, o których mowa w art. 165a lub art. 299 k.k. (art. 16 ust. 1 ww. ustawy).

8 SYSTEM WALKI Z PRANIEM PINIĘDZY 3. Przejściowe zwolnienie z obowiązku rejestracji Biura rachunkowe są zwolnione z obowiązku rejestracji transakcji, o których mowa w art. 8 ust. 1 ustawy (czyli tzw. transakcji ponadprogowych), oraz przekazywania informacji o nich do Generalnego Inspektora. Zwolnienie obowiązuje do dnia wejścia w życie przepisów wykonawczych wydanych na podstawie art. 13 ustawy. Tak stanowi art. 18 ust. 3 ustawy z 25 czerwca 2009 r. o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz o przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu oraz o zmianie niektórych innych ustaw (zwanej dalej ustawą zmieniającą ). I tu pojawia się kolejny problem interpretacyjny. Mianowicie z powołanego art. 18 ust. 3 ustawy zmieniającej wynika, że zwolnienie z obowiązku rejestracji transakcji oraz przekazywania informacji o tych transakcjach do GIIF obejmuje tylko tzw. transakcje ponadprogowe, o których mowa w art. 8 ust. 1 ustawy. Jak wspomnieliśmy wcześniej, w praktyce biura rachunkowe i tak nie mają obowiązku rejestrowania tych transakcji. Natomiast wspomniany przepis art. 18 ust. 3 ustawy zmieniającej nie zwalnia biur rachunkowych z obowiązku rejestrowania i przekazywania do GIIF informacji o transakcjach podejrzanych, o których mowa w art. 8 ust. 3 i 3a ustawy. Wynika stąd, że biura rachunkowe nie są zwolnione z obowiązku rejestrowania transakcji podejrzanych oraz przekazywania do GIIF informacji o takich transakcjach. 4. Inne obowiązki biur rachunkowych Na tym nie kończą się obowiązki biur rachunkowych. Do podstawowych zadań księgowych w świetle przepisów znowelizowanej ustawy należy stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego, a w szczególności identyfikacji oraz weryfikacji Klienta i beneficjenta rzeczywistego, bieżące monitorowanie przeprowadzanych transakcji, badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych. Środki bezpieczeństwa finansowego stosowane są wyłącznie wobec Klientów, z którymi zawierane są umowy na dostarczanie usług w zakresie rachunkowości i dokumentacji podatkowej zgodnie z art. 4 ust. 3 pkt 2 6 i art. 76a ust. 2 ustawy o rachunkowości. Ważnym elementem jest także stała bieżąca analiza ryzyka związanego z obsługą Klientów pod kątem wystąpienia niebezpieczeństwa prania pieniędzy i finansowania terroryzmu. 5. Sankcje za naruszenie przepisów ustawy Ustawa wprowadza sankcje za niewypełnianie obowiązków wynikających z ustawy. Są to sankcje zarówno finansowe (kary pieniężne, grzywny), jak i kary pozbawienia wolności do lat 3. Zagrożenia ( ) Kary pieniężne Biuro rachunkowe może być ukarane karą pieniężną, jeżeli nie dopełnia obowiązku: przeprowadzenia analizy ryzyka w celu zastosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa finansowego,

SYSTEM WALKI Z PRANIEM PIENIĘDZY 9 stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, przechowywania przez wymagany okres udokumentowanych wyników analizy, zapewnienia udziału pracowników w programie szkoleniowym. Tak stanowi art. 34a ustawy. Karę pieniężną nakłada Generalny Inspektor w drodze decyzji. Wysokość kary zależy od rodzaju i zakresu naruszenia, dotychczasowej działalności instytucji obowiązanej oraz jej możliwości finansowych. Nie może być ona wyższa niż 750 000 zł, a w przypadku naruszenia obowiązku szkolenia pracowników nie może przekroczyć 100 000 zł. Kary pozbawienia wolności Księgowi, którzy nie dopełnią obowiązku: zachowania środków bezpieczeństwa finansowego, zgodnie z procedurą wewnętrzną, lub przechowywania informacji uzyskanych w związku ze stosowaniem środków bezpieczeństwa finansowego, zawiadomienia Generalnego Inspektora o podejrzanej transakcji związanej z popełnieniem przestępstwa prania pieniędzy i finansowania terroryzmu, wstrzymania transakcji, wprowadzenia wewnętrznej procedury, wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za wykonanie przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu podlegają karze pozbawienia wolności od 1 miesiąca do lat 3. Jeżeli działają nieumyślnie, podlegają karze grzywny uzależnionej od możliwości zarobkowych. Jeszcze wyższe kary (od 3 miesięcy do 5 lat pozbawienia wolności) są przewidziane za odmowę przekazania informacji do GIIF oraz przekazanie informacji nieprawdziwych lub zatajenie prawdziwych (art. 36 ustawy). Jeżeli w związku z naruszeniem przepisów ustawy instytucja obowiązana wyrządziła znaczną szkodę, musi się liczyć z karą od 6 miesięcy nawet do 8 lat pozbawienia wolności (art. 37 ustawy). Podstawa prawna: art. 8 ust. 1, 3 i 3a, art. 10a, art. 12, art. 16, art. 34a, art. 35 ustawy z 16 listopada 2000 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 455 art. 17 i art. 18 ustawy z 25 czerwca 2009 r. o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz o przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu oraz o zmianie niektórych innych ustaw Dz.U. Nr 166, poz. 1317 Kamila Grabowska specjalista ds. prawnych Vattax sp. z o.o.

10 PRZYKŁADOWY WZÓR PROCEDURY WEWNĘTRZNEJ BIURA RACHUNKOWEGO III. Przykładowy wzór procedury wewnętrznej biura rachunkowego Przedstawiamy przykładowy wzór procedury wewnętrznej biura rachunkowego opracowany przez Kamilę Grabowską, specjalistę ds. prawnych w Vattax sp. z o.o. W treści procedury obowiązki biura rachunkowego oraz samych księgowych zostały ujęte dosyć szeroko i nadają się do zastosowania w zależności od zakresu usług świadczonych Klientom. Warto w tym miejscu zaznaczyć, iż zapoznanie księgowych oraz pracowników biur rachunkowych z obowiązkami wynikającymi z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu powinno następować nie tylko poprzez wdrożenie procedury wewnętrznej, ale przede wszystkim poprzez przeprowadzenie szkoleń z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Obowiązek taki wynika również z przepisów ustawy. Biorąc pod uwagę zakres i charakter obowiązków dla podmiotów zajmujących się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych wynikających z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, należy stwierdzić, że podmioty te stanowią jeden z elementów systemu walki z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu. Z uwagi jednak na charakter usług świadczonych przez księgowych i biura rachunkowe na rzecz ich Klientów należy uznać, iż rozmiar zadań nałożonych na te podmioty nie stawia ich w pierwszoplanowej roli wśród podmiotów obowiązanych. Niemniej rola ta w całym systemie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu jest z pewnością bardzo istotna w związku z rodzajem danych finansowych, do których mają dostęp z racji charakteru świadczonych usług. PROCEDURA WEWNĘTRZNA Biura Alfa w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu obowiązująca na podstawie art. 10a ustawy z dnia 16 listopada 2000 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu I. Podstawy prawne ustawa z 16 listopada 2000 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 455), zwana dalej Ustawą, art. 299 ustawy z 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (Dz.U. z 1997 r. Nr 88, poz. 553 ze zm.), rozporządzenie Ministra Finansów z 21 września 2001 r. w sprawie określenia wzoru rejestru transakcji, sposobu jego prowadzenia oraz trybu dostarczania danych z rejestru Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej (Dz.U. z 2001 r. Nr 113, poz. 1210 ze zm.), zwane dalej Rozporządzeniem, rozporządzenie (WE) nr 1781/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z 15 listopada 2006 r. w sprawie informacji o zleceniodawcach, które towarzyszą przekazom pieniężnym (DzUrz. UE L 345 z 08.12.2006, str. 1), inne powszechnie obowiązujące przepisy prawa.

PRZYKŁADOWY WZÓR PROCEDURY WEWNĘTRZNEJ BIURA RACHUNKOWEGO 11 II. Cel Procedury Celem niniejszej Procedury jest określenie polityki Biura Alfa w zakresie czynności wykonywanych w ramach usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczących transakcji w rozumieniu art. 2 pkt 2 Ustawy, a w szczególności: przestrzegania obowiązujących przepisów prawa, w szczególności przepisów Ustawy i przepisów wykonawczych do niej, określenia kierunków działania w przypadku pojawienia się wątpliwości co do celu i charakteru transakcji przeprowadzanych z udziałem Klienta, skonkretyzowania zadań, które ma realizować pracownik Biura Alfa w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. III. Podstawowe pojęcia w rozumieniu przepisów Ustawy oraz niniejszej Procedury 1) Biuro Alfa podmiot zobowiązany do stosowania przepisów Ustawy i opracowania niniejszej Procedury jako podmiot prowadzący działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych; 2) księgowy Biura Alfa osoba zatrudniona w Biurze Alfa bez względu na formę zatrudnienia wykonująca czynności w zakresie obsługi księgowej Klientów; 3) Klient podmiot, z którym została zawarta umowa w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych; 4) pranie pieniędzy zamierzone postępowanie polegające na: a) zamianie lub przekazaniu wartości majątkowych pochodzących z działalności o charakterze przestępczym lub z udziału w takiej działalności, w celu ukrycia lub zatajenia bezprawnego pochodzenia tych wartości majątkowych albo udzieleniu pomocy osobie, która bierze udział w takiej działalności w celu uniknięcia przez nią prawnych konsekwencji tych działań, b) ukryciu lub zatajeniu prawdziwego charakteru wartości majątkowych lub praw związanych z nimi, ich źródła, miejsca przechowywania, rozporządzania, faktu ich przemieszczania, ze świadomością, że wartości te pochodzą z działalności o charakterze przestępczym lub udziału w takiej działalności, c) nabyciu, objęciu w posiadanie albo używaniu wartości majątkowych pochodzących z działalności o charakterze przestępczym lub udziału w takiej działalności, d) współdziałaniu, usiłowaniu popełnienia, pomocnictwie lub podżeganiu w przypadkach zachowań określonych w ppkt a) c), również jeżeli działania, w ramach których uzyskano wartości majątkowe, były prowadzone na terytorium innego państwa niż Rzeczpospolita Polska; 5) transakcja dokonywane we własnym, jak i w cudzym imieniu, na własny, jak i na cudzy rachunek: a) wpłaty i wypłaty w formie gotówkowej lub bezgotówkowej, w tym przekazy pieniężne w rozumieniu art. 2 pkt 7 rozporządzenia nr 1781/2006, zlecone zarówno na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jak i poza nim, b) kupno i sprzedaż wartości dewizowych,

12 PRZYKŁADOWY WZÓR PROCEDURY WEWNĘTRZNEJ BIURA RACHUNKOWEGO c) przeniesienie własności lub posiadania wartości majątkowych, w tym oddanie w komis lub pod zastaw takich wartości, oraz przeniesienie wartości majątkowych pomiędzy rachunkami należącymi do tego samego Klienta, d) zamiana wierzytelności na akcje lub udziały; 6) wartości majątkowe środki płatnicze, instrumenty finansowe w rozumieniu art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi, a także inne papiery wartościowe lub wartości dewizowe, prawa majątkowe, rzeczy ruchome oraz nieruchomości; 7) rachunek rachunek bankowy, rachunek prowadzony w instytucji finansowej, rachunek prowadzony w instytucji kredytowej, rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, rachunek płatniczy prowadzony przez inny upoważniony podmiot, rachunek papierów wartościowych i rachunek zbiorczy oraz służący do ich obsługi rachunek pieniężny w rozumieniu ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi, a także rejestr uczestników funduszu i ewidencję uczestników funduszu inwestycyjnego; 8) przeprowadzanie transakcji wykonanie zlecenia lub dyspozycji Klienta przez księgowego Biura Alfa; 9) beneficjent rzeczywisty: a) osoba fizyczna lub osoby fizyczne, które są właścicielami osoby prawnej lub sprawują kontrolę nad klientem albo mają wpływ na osobę fizyczną, w imieniu której przeprowadzana jest transakcja lub prowadzona jest działalność, b) osoba fizyczna lub osoby fizyczne, które są udziałowcami lub akcjonariuszami lub posiadają prawo głosu na zgromadzeniu wspólników w wysokości powyżej 25% w tej osobie prawnej, w tym za pomocą pakietów akcji na okaziciela, z wyjątkiem spółek, których papiery wartościowe są w obrocie zorganizowanym, podlegających lub stosujących przepisy prawa Unii Europejskiej w zakresie ujawniania informacji, a także podmiotów świadczących usługi finansowe na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej albo państwa równoważnego w przypadku osób prawnych, c) osoba fizyczna lub osoby fizyczne, które sprawują kontrolę nad co najmniej 25% majątku w przypadku podmiotów, którym powierzono administrowanie wartościami majątkowymi oraz rozdzielanie takich wartości, z wyjątkiem podmiotów wykonujących czynności, o których mowa w art. 69 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi; 10) stosunki gospodarcze relacje Biura Alfa z klientem związane z działalnością gospodarczą, w rozumieniu ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, które w chwili ich nawiązywania rokują długotrwałą współpracę; 11) osoby zajmujące eksponowane stanowiska polityczne osoby fizyczne mające miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej: a) szefowie państw, szefowie rządów, ministrowie, wiceministrowie lub zastępcy ministrów, członkowie parlamentu, sędziowie sądów najwyższych, trybunałów konstytucyjnych oraz innych organów sądowych, których orzeczenia nie podlegają

PRZYKŁADOWY WZÓR PROCEDURY WEWNĘTRZNEJ BIURA RACHUNKOWEGO 13 zaskarżeniu, z wyjątkiem trybów nadzwyczajnych, członkowie trybunałów obrachunkowych, członkowie zarządów banków centralnych, ambasadorowie, chargé d affaires oraz wyżsi oficerowie sił zbrojnych, członkowie organów zarządzających lub nadzorczych przedsiębiorstw państwowych którzy sprawują lub sprawowali te funkcje publiczne w okresie roku od dnia zaprzestania spełniania przesłanek określonych w tych przepisach, b) małżonkowie osób, o których mowa w lit. a), lub osoby pozostające z nimi we wspólnym pożyciu, rodzice i dzieci osób, o których mowa w lit. a), małżonkowie tych rodziców i dzieci lub osoby pozostające z nimi we wspólnym pożyciu, c) które pozostają lub pozostawały z osobami, o których mowa w lit. a), w ścisłej współpracy zawodowej lub gospodarczej lub są współwłaścicielami podmiotów prawa, a także jedynymi uprawnionymi do majątku podmiotów prawa, jeżeli zostały one założone na rzecz tych osób; 12) finansowanie terroryzmu czyn zabroniony w art. 165a ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (Dz.U. Nr 88, poz. 553 ze zm.); 13) Generalny Inspektor Generalny Inspektor Informacji Finansowej; 14) podmiot świadczący usługi finansowe instytucja, która posiada siedzibę poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz prowadzi we własnym imieniu i na własny rachunek, na podstawie zezwolenia właściwego państwowego organu nadzoru nad takim podmiotem, działalność polegającą na: a) przyjmowaniu depozytów lub innych wartości majątkowych powierzonych pod tytułem zwrotnym, b) udzielaniu kredytów, c) zawieraniu umów leasingu finansowego, d) udzielaniu gwarancji i poręczeń, e) obrocie na własny rachunek lub na rachunek Klienta instrumentami rynku pieniężnego, dewizami, opcjami i terminowymi umowami na instrumenty finansowe typu futures, f) uczestniczeniu w emisji instrumentów finansowych i świadczeniu usług związanych z taką emisją, g) doradztwie dla przedsiębiorców w zakresie struktury kapitałowej, strategii przemysłowej oraz doradztwie dotyczącym łączenia się oraz nabywania przedsiębiorstw, h) pośrednictwie na rynku pieniężnym, i) zarządzaniu portfelem lub doradztwie inwestycyjnym, j) przechowywaniu instrumentów finansowych lub administrowaniu nimi, k) udostępnianiu skrytek sejfowych. IV. Podstawowe przesłanki rejestracji transakcji 1 1. Księgowy Biura Alfa ma obowiązek rejestracji każdej transakcji, której okoliczności wskazują, że może ona mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, bez względu na jej wartość i charakter.

14 PRZYKŁADOWY WZÓR PROCEDURY WEWNĘTRZNEJ BIURA RACHUNKOWEGO 2. W przypadku gdy księgowy Biura Alfa nie jest osobą przeprowadzającą transakcję, obowiązek rejestracji występuje także, gdy wie lub przy zachowaniu należytej staranności powinien wiedzieć o takiej transakcji w związku z wykonaniem umowy z Klientem. 2 1. Obowiązek rejestracji transakcji spoczywa na księgowym Biura Alfa wyłącznie wtedy, gdy działa na podstawie dyspozycji lub zlecenia Klienta, z zastrzeżeniem 1 ust. 2. 2. Transakcje wymagające rejestracji są to wszelkie transakcje Klienta, spełniające kryteria określone w 1, w tym transakcje przeprowadzone przez księgowego Biura Alfa w formie gotówkowej lub bezgotówkowej (przelewu), z wyłączeniem: a) przelewu z rachunku na rachunek lokaty terminowej, które należą do tego samego Klienta w tej samej instytucji obowiązanej, b) przelewu na rachunek z rachunku lokaty terminowej, które należą do tego samego Klienta w tej samej instytucji obowiązanej, c) przelewów przychodzących, z wyjątkiem przelewów przychodzących z zagranicy, d) transakcji związanych z gospodarką własną Biura Alfa, e) transakcji zawieranych na rynku międzybankowym, f) banków zrzeszających banki spółdzielcze, o ile transakcja została zarejestrowana w zrzeszonym banku spółdzielczym, g) transakcji tymczasowego przewłaszczenia na zabezpieczenie wartości majątkowych, wykonanej na czas trwania umowy przewłaszczenia z instytucją obowiązaną, h) przypadków gdy Klient jest podmiotem świadczącym usługi finansowe, mającym siedzibę na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej albo państwa równoważnego, i) w stosunku do organów administracji rządowej, organów samorządu terytorialnego oraz organów egzekucyjnych, j) w stosunku do umów ubezpieczenia na życie, w przypadku gdy składka roczna nie przekracza równowartości 1000 euro lub składka jednorazowa nie przekracza równowartości 2500 euro, k) w stosunku do polis ubezpieczeniowych występujących w powiązaniu z ubezpieczeniem emerytalnym, o ile warunki ubezpieczenia nie zawierają klauzuli o odpłatnym zrzeczeniu się przez ubezpieczonego praw wynikających z polisy oraz o ile polisy te nie mogą być użyte jako zabezpieczenie kredytu lub pożyczki, l) w stosunku do pieniądza elektronicznego, w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych, pod warunkiem że: maksymalna kwota wartości pieniężnej przechowywanej na instrumencie płatniczym nie przekracza równowartości w walucie polskiej kwoty 250 euro i nie jest możliwe ponowne zasilenie tego instrumentu wartością pieniężną, maksymalna kwota transferu pieniądza elektronicznego nie przekracza równowartości w walucie polskiej kwoty 2500 euro rocznie, chyba że kwota wykupu pieniądza elektronicznego stanowi co najmniej równowartość w walucie polskiej kwoty 1000 euro w danym roku kalendarzowym, ł) w stosunku do transakcji, gdy dostawca usług płatniczych odbiorcy jest w stanie za pomocą indywidualnego numeru referencyjnego monitorować wstecz, do zleceniodawcy, przekaz

PRZYKŁADOWY WZÓR PROCEDURY WEWNĘTRZNEJ BIURA RACHUNKOWEGO 15 pieniężny pochodzący od osoby prawnej, jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej lub osoby fizycznej, która zawarła z odbiorcą umowę na dostawę towarów i usług, także gdy kwota transakcji nie przekracza równowartości 1000 euro. 3. Księgowy Biura Alfa dokonujący czynności stanowiącej transakcję, o której mowa w 1 ust. 1 2, ma obowiązek zarejestrować taką transakcję w rejestrze transakcji zgodnie z przepisami Rozporządzenia. V. Sposób prowadzenia rejestru transakcji 3 1. Rejestr transakcji, o którym mowa powyżej, prowadzi indywidualnie każdy księgowy Biura Alfa prowadzący obsługę Klienta. 2. Dane do rejestru transakcji księgowy Biura Alfa wprowadza niezwłocznie, nie później jednak niż następnego dnia roboczego po zrealizowaniu transakcji. 3. Rejestr transakcji może być prowadzony w formie papierowej lub elektronicznej. V. 1. Zasady prowadzenia rejestru w formie papierowej 4 1. Rejestr prowadzony w formie papierowej ma postać zbroszurowanych i kolejno ponumerowanych kart transakcji, sporządzanych i wypełnianych oddzielnie dla każdej rejestrowanej transakcji. 2. Wzór karty transakcji określa załącznik nr 1 do niniejszej Procedury. 3. Karty transakcji powinny być wypełniane ręcznie lub maszynowo w sposób staranny, czytelny i trwały, a stwierdzone błędy poprawia się przez: a) skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, b) umieszczenie daty oraz czytelnego podpisu osoby dokonującej poprawki. V. 2. Zasady prowadzenia rejestru w formie elektronicznej 5 1. Rejestr elektroniczny, tj. prowadzony przy użyciu elektronicznych nośników informacji, składa się z zapisów elektronicznych sporządzanych oddzielnie dla każdej rejestrowanej transakcji. 2. Rejestr elektroniczny powadzony jest w systemie informatycznym, umożliwiającym niezwłoczny odczyt lub wydruk całości lub części zapisanych danych. 3. Błędy w rejestrze są poprawiane za pomocą zapisu korygującego. 4. Dane z rejestru przechowywane są na twardym dysku komputera księgowego Biura Alfa oraz dodatkowo na statycznych nośnikach informacji w postaci płyt CD, na których zapisy archiwizowane są raz w tygodniu przez księgowego Biura Alfa. 5. Strukturę zapisu elektronicznego określa załącznik nr 2 do Procedury. V. 3. Czas przechowywania rejestru transakcji 6 Rejestr transakcji, o których mowa w 2, jest przechowywany przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym transakcje zostały zarejestrowane.

16 PRZYKŁADOWY WZÓR PROCEDURY WEWNĘTRZNEJ BIURA RACHUNKOWEGO VI. Analiza przeprowadzonych transakcji 7 1. Księgowy Biura Alfa zobowiązany jest prowadzić bieżącą analizę przeprowadzanych transakcji. 2. Analiza, o której mowa w ust. 1, polega na dokonywaniu raz w tygodniu przez księgowego Biura Alfa przeglądu wszystkich przeprowadzonych transakcji Klientów, których obsługę prowadzi, pod kątem wystąpienia przesłanek rejestracji transakcji, o których mowa w 1 ust. 1 2. 3. Wyniki analiz powinny być udokumentowane w formie papierowej i mają postać wydruku tabeli/zestawienia zawierającego wykaz analizowanych transakcji, o których mowa w 1 ust. 1 2. 4. Wyniki analiz przechowywane są przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym zostały przeprowadzone. VII. Analiza Klienta 8 1. Księgowy Biura Alfa prowadzi na bieżąco analizę Klientów w celu dokonania oceny ryzyka związanego z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu. 2. Analiza Klientów polega na gromadzeniu informacji i danych o Klientach oraz przeprowadzaniu na ich podstawie klasyfikacji Klientów według kategorii ryzyka. 3. Księgowy Biura Alfa kwalifikuje Klientów do następujących grup ryzyka: 1) kategoria I Klient niskiego ryzyka, 2) kategoria II Klient standardowy, 3) kategoria III Klient wysokiego ryzyka. 4. Kwalifikacja Klientów do poszczególnych grup ryzyka następuje z uwzględnieniem następujących kryteriów: a) rodzaju Klienta, b) formy prawnej Klienta, c) charakteru i celu przeprowadzanych transakcji, d) nietypowych okoliczności towarzyszących transakcji. 5. Do III kategorii Klientów, tj. Klientów wysokiego ryzyka, zalicza się niezależnie od oceny wystąpienia okoliczności, o których mowa powyżej w ust. 4, następujących Klientów: a) Klientów nieobecnych przy zawieraniu umowy z Biurem Alfa lub przy przeprowadzaniu transakcji, jeżeli umowa z Klientem nie została zawarta, b) Klientów będących osobami zajmującymi eksponowane stanowiska polityczne. 6. Do I kategorii Klientów, tj. Klientów niskiego ryzyka, zalicza się, niezależnie od wystąpienia okoliczności, o których mowa powyżej w ust. 4 i 5, następujących Klientów: a) podmioty świadczące usługi finansowe, mające siedzibę na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej albo państwa równoważnego, b) organy administracji rządowej, organy samorządu terytorialnego oraz organy egzekucyjne,

PRZYKŁADOWY WZÓR PROCEDURY WEWNĘTRZNEJ BIURA RACHUNKOWEGO 17 c) Klientów zawierających umowy ubezpieczenia na życie, w przypadku gdy składka roczna nie przekracza równowartości 1000 euro lub składka jednorazowa nie przekracza równowartości 2500 euro, d) Klientów składających polisy ubezpieczeniowe występujące w powiązaniu z ubezpieczeniem emerytalnym, o ile warunki ubezpieczenia nie zawierają klauzuli o odpłatnym zrzeczeniu się przez ubezpieczonego praw wynikających z polisy oraz o ile polisy te nie mogą być użyte jako zabezpieczenie kredytu lub pożyczki, e) Klientów posługujących się pieniądzem elektronicznym, w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych, pod warunkiem że: maksymalna kwota wartości pieniężnej przechowywanej na instrumencie płatniczym nie przekracza równowartości w walucie polskiej kwoty 250 euro i nie jest możliwe ponowne zasilenie tego instrumentu wartością pieniężną, maksymalna kwota transferu pieniądza elektronicznego nie przekracza równowartości w walucie polskiej kwoty 2500 euro rocznie, chyba że kwota wykupu pieniądza elektronicznego stanowi co najmniej równowartość w walucie polskiej kwoty 1000 euro w danym roku kalendarzowym, f) Klientów dokonujących transakcji, gdy dostawca usług płatniczych odbiorcy jest w stanie za pomocą indywidualnego numeru referencyjnego monitorować wstecz, do zleceniodawcy, przekaz pieniężny pochodzący od osoby prawnej, jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej lub osoby fizycznej, która zawarła z odbiorcą umowę na dostawę towarów i usług, także gdy kwota transakcji nie przekracza równowartości 1000 euro. g) Klientów będących spółką, której papiery wartościowe są dopuszczone do publicznego obrotu na rynku regulowanym w co najmniej jednym państwie członkowskim Unii Europejskiej lub w państwie równoważnym, h) inne podmioty, których kategorię lub rodzaj prowadzonej działalności określają przepisy wykonawcze do Ustawy. 9 Przy dokonywaniu analizy w celu kwalifikacji Klienta do grupy ryzyka uwzględniane są następujące cechy transakcji: 1) ekonomiczne polegające na ocenie transakcji Klienta pod względem celu prowadzonej przez niego działalności gospodarczej; 2) geograficzne polegające na dokonywaniu transakcji nieuzasadnionych charakterem działalności gospodarczej zawieranych z podmiotami z państw, w których występuje wysokie zagrożenie prania pieniędzy i finansowania terroryzmu; 3) przedmiotowe polegające na prowadzeniu przez Klienta działalności gospodarczej wysokiego ryzyka z punktu widzenia podatności na pranie pieniędzy i finansowanie terroryzmu; 4) behawioralne polegające na nietypowym, w danej sytuacji, zachowaniu Klienta. VIII. Zastosowanie środków bezpieczeństwa finansowego 10 1. Biuro Alfa stosuje wobec swoich Klientów środki bezpieczeństwa finansowego.

18 PRZYKŁADOWY WZÓR PROCEDURY WEWNĘTRZNEJ BIURA RACHUNKOWEGO 2. Zakres stosowania środków bezpieczeństwa finansowego jest określany na podstawie oceny ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu, dokonanej w wyniku analizy transakcji przeprowadzanych przez Klienta z uwzględnieniem kwalifikacji do grup ryzyka zgodnie z 8 oraz analizy z uwzględnieniem innych cech transakcji określonych w 9 Procedury. 11 Środki bezpieczeństwa finansowego polegają na: 1) identyfikacji Klienta i weryfikacji jego tożsamości na podstawie dokumentów lub informacji publicznie dostępnych; 2) podejmowaniu czynności, z zachowaniem należytej staranności, w celu identyfikacji beneficjenta rzeczywistego i stosowaniu uzależnionych od oceny ryzyka odpowiednich środków weryfikacji jego tożsamości w celu uzyskania przez księgowego Biura Alfa danych dotyczących tożsamości beneficjenta rzeczywistego, w tym ustalaniu struktury własności i zależności Klienta; 3) uzyskiwaniu informacji dotyczących celu i zamierzonego przez Klienta charakteru stosunków gospodarczych; 4) bieżącym monitorowaniu stosunków gospodarczych z Klientem, w tym badaniu przeprowadzanych transakcji w celu zapewnienia, że przeprowadzane transakcje są zgodne z wiedzą Biura Alfa o Kliencie i profilu jego działalności oraz z ryzykiem, a także, w miarę możliwości, badaniu źródła pochodzenia wartości majątkowych oraz bieżącym aktualizowaniu posiadanych dokumentów i informacji. 12 1. Środki bezpieczeństwa finansowego są stosowane przez Biuro Alfa w szczególności w następujących przypadkach: a) przy zawieraniu umowy z Klientem, b) przy przeprowadzaniu transakcji z Klientem, z którym Biuro Alfa nie zawarło uprzednio umowy, której równowartość przekracza 15 000 euro, bez względu na to czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja czy kilka operacji, których okoliczności wskazują, że są one ze sobą powiązane, c) gdy istnieje podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu bez względu na wartość transakcji, formę organizacyjną oraz rodzaj Klienta, d) gdy zachodzi wątpliwość czy otrzymane wcześniej dane są prawdziwe lub pełne. 2. Brak możliwości zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego, o których mowa w 10 w stosunku do Klienta skutkuje koniecznością: a) zaniechania podpisania umowy z Klientem lub b) rozwiązania zawartej umowy oraz c) przekazania Generalnemu Inspektorowi według ustalonego wzoru informacji o danym Kliencie wraz z posiadanymi informacjami o planowanej przez niego transakcji, z uwzględnieniem ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu.

PRZYKŁADOWY WZÓR PROCEDURY WEWNĘTRZNEJ BIURA RACHUNKOWEGO 19 VIII.1. Stosowanie wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego 13 1. Na podstawie analizy ryzyka Biuro Alfa stosuje wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego wobec Klienta zakwalifikowanego na podstawie 8 do kategorii III oraz w przypadkach, które mogą wiązać się z wyższym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, a w szczególności w przypadkach określonych w 8 ust. 5. 2. W zakresie stosowania wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego Biuro Alfa stosuje w stosunku do Klienta nieobecnego, o którym mowa w 8 ust. 5 lit. a), w celu zmniejszenia ryzyka, co najmniej jeden z następujących środków: 1) ustalenie tożsamości Klienta na podstawie dodatkowych dokumentów lub informacji; 2) dodatkową weryfikację autentyczności przedstawionych dokumentów lub poświadczenie ich zgodności z oryginałem przez notariusza, organ administracji rządowej, organ samorządu terytorialnego lub podmiot świadczący usługi finansowe; 3) ustalenie, że pierwsza transakcja została przeprowadzona za pośrednictwem rachunku Klienta w podmiocie świadczącym usługi finansowe. 3. W odniesieniu do osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne, o których mowa w 8 ust. 5 lit. b), Biuro Alfa: 1) dokonuje ustalenia, czy Klient jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne; 2) stosuje środki odpowiednie do określonego przez Biuro Alfa ryzyka w celu ustalenia źródła pochodzenia wprowadzanych do obrotu wartości majątkowych; 3) prowadzi stałą kontrolę przeprowadzanych transakcji; 4) zawiera umowę z Klientem po uprzednim uzyskaniu zgody Zarządu, wskazanego Członka Zarządu lub osoby wyznaczonej przez Zarząd lub odpowiedzialnej za działalność Biura Alfa. 4. Przy zawieraniu umowy na świadczenie usług księgowych Biuro Alfa przyjmuje oświadczenia na piśmie, czy dany Klient jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, pod rygorem odpowiedzialności karnej za podanie danych niezgodnych ze stanem faktycznym. Wzór wymienionego oświadczenia stanowi załącznik nr 3 do niniejszej Procedury. VIII. 2. Odstąpienie od identyfikacji i weryfikacji Klienta i beneficjenta rzeczywistego 14 1. Księgowy Biura Alfa, przy uwzględnieniu ryzyka prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, może odstąpić od stosowania przepisów 11 pkt 1 3 w stosunku do Klientów kategorii I, określonych w 8 ust. 6. 2. W przypadkach określonych w ust. 1 Biuro Alfa gromadzi informacje w celu ustalenia, czy Klient spełnia warunki określone w tych przepisach stanowiące podstawę do odstąpienia od identyfikacji i weryfikacji tożsamości Klienta i beneficjenta rzeczywistego. VIII. 3. Identyfikacja Klienta i innych podmiotów 15 1. Identyfikacja Klienta, o której mowa w 11 pkt 1, obejmuje: 1) w przypadku osób fizycznych i ich przedstawicieli ustalenie i zapisanie: a) cech dokumentu stwierdzającego na podstawie odrębnych przepisów tożsamość osoby,

20 PRZYKŁADOWY WZÓR PROCEDURY WEWNĘTRZNEJ BIURA RACHUNKOWEGO b) imienia i nazwiska, c) obywatelstwa, d) adresu osoby dokonującej transakcji, e) numeru PESEL lub daty urodzenia w przypadku osoby nieposiadającej numeru PESEL, lub numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość cudzoziemca, lub kodu kraju w przypadku przedstawienia paszportu; 2) w przypadku osób prawnych zapisanie aktualnych danych z wyciągu z rejestru sądowego (KRS) lub innego dokumentu, wskazującego: a) nazwę (firmę), b) formę organizacyjną osoby prawnej, c) siedzibę i jej adres, d) numer identyfikacji podatkowej, e) imię, nazwisko i numer PESEL osoby reprezentującej tę osobę prawną albo datę urodzenia w przypadku osoby nieposiadającej numeru PESEL; 3) w przypadku jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej zapisanie aktualnych danych z dokumentu wskazującego: a) nazwę, b) formę organizacyjną, c) siedzibę i jej adres, d) numer identyfikacji podatkowej, e) imię i nazwisko oraz numer PESEL osoby reprezentującej tę jednostkę albo datę urodzenia w przypadku osoby nieposiadającej numeru PESEL. 2. Identyfikacja, o której mowa w ust. 1, dotyczy także stron transakcji niebędących Klientami i obejmuje ustalenie i zapisanie ich nazwy (firmy) lub imienia i nazwiska oraz adresu, w zakresie, w jakim dane te księgowy Biura Alfa może ustalić przy zachowaniu należytej staranności. 3. Identyfikacja beneficjenta rzeczywistego, o której mowa w 11 pkt 2, obejmuje ustalenie i zapisanie imienia, nazwiska i adresu oraz dodatkowo innych danych identyfikacyjnych, o których mowa w ust. 1, w zakresie, w jakim księgowy Biura Alfa może je ustalić przy zachowaniu należytej staranności. VIII. 4. Weryfikacja Klienta i beneficjenta rzeczywistego 16 1. Weryfikacja Klienta i beneficjenta rzeczywistego polega na sprawdzeniu i potwierdzeniu danych, o których mowa w 15 ust. 1 i 3, i następuje przed zawarciem umowy z Klientem lub przed przeprowadzeniem transakcji. 2. Weryfikacja, o której mowa powyżej w ust. 1, może być zakończona po nawiązaniu stosunków gospodarczych, jedynie jeżeli jest to konieczne dla zapewnienia dalszego prowadzenia działalności gospodarczej oraz gdy występuje niewielkie ryzyko prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu ustalone na podstawie przeprowadzonej analizy.

PRZYKŁADOWY WZÓR PROCEDURY WEWNĘTRZNEJ BIURA RACHUNKOWEGO 21 VIII. 5. Czas przechowywania informacji zgromadzonych w wyniku zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego 17 Informacje uzyskane w wyniku gromadzenia informacji, o których mowa w 11 16, są przechowywane przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym przeprowadzono transakcję z Klientem. VIII. 6. Transakcje lub produkty pozwalające na zachowanie anonimowości 18 Biuro Alfa stosuje odpowiednie środki bezpieczeństwa finansowego w celu przeciwdziałania praniu pieniędzy lub finansowaniu terroryzmu w przypadku ryzyka, które może wynikać z produktów lub transakcji pozwalających na zachowanie anonimowości. VIII. 7. Współpraca z podmiotami świadczącymi usługi finansowe w zakresie zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego 19 1. W przypadku przeprowadzania przez Biuro Alfa transakcji na podstawie zlecenia lub dyspozycji przyjętej lub otrzymanej przez podmiot świadczący usługi finansowe, mający siedzibę na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub państwa równoważnego, można uznać obowiązki, o których mowa w 11 pkt 1 3, za wykonane, pod warunkiem zapewnienia przekazania na każde żądanie Biura Alfa kopii dokumentów lub informacji potwierdzających zastosowanie środków bezpieczeństwa finansowego. 2. W przypadku przyjęcia zlecenia lub dyspozycji Klienta przez Biuro Alfa jest ono zobowiązane do niezwłocznego udostępnienia, na żądanie instytucji przeprowadzającej transakcję, kopii dokumentów i informacji potwierdzających zastosowanie środków bezpieczeństwa finansowego. 3. Biuro Alfa nie stosuje ust. 1 w przypadkach, gdy środki bezpieczeństwa finansowego zostały już wykonane przez podmiot świadczący usługi finansowe, związane z transferem środków pieniężnych. IX. Przekazywanie informacji o transakcjach Generalnemu Inspektorowi 20 Biuro Alfa przekazuje Generalnemu Inspektorowi informacje o transakcjach zarejestrowanych zgodnie z 1. Przekazanie to polega na przesłaniu lub dostarczeniu danych z rejestru transakcji także z wykorzystaniem informatycznych nośników danych. IX. 1. Zakres informacji o transakcjach oraz terminy ich przekazywania Generalnemu Inspektorowi 21 Minimalny zakres informacji o zarejestrowanej transakcji zgodnie z 1 obejmuje: 1) datę przeprowadzenia transakcji; 2) dane identyfikacyjne stron transakcji, o których mowa w 11 pkt 1 i 2;

22 PRZYKŁADOWY WZÓR PROCEDURY WEWNĘTRZNEJ BIURA RACHUNKOWEGO 3) kwotę, walutę i rodzaj transakcji; 4) numery rachunków, które zostały wykorzystane do przeprowadzenia transakcji, w przypadku transakcji z udziałem takich rachunków; 5) uzasadnienie oraz miejsce, datę i sposób złożenia dyspozycji w przypadku przekazywania informacji o transakcji, której okoliczności wskazują, że może ona mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, 22 1. Informacje o transakcjach zarejestrowanych zgodnie z 1 ust. 1 2, zawierające dane określone w 21, przekazuje się do Generalnego Inspektora niezwłocznie w przypadku transakcji, o których mowa w 1 ust. 1 i 2. 2. W przypadku transakcji, o której mowa w 1 ust. 1, Biuro Alfa przekazuje dodatkowe dane o stronach transakcji, będące w jego posiadaniu, w tym informacje o ich rachunkach osobistych oraz związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, niewykorzystanych w przedmiotowej transakcji. IX. 2. Czas przechowywania informacji o transakcjach 23 Informacje o transakcjach przeprowadzanych przez Biuro Alfa oraz dokumenty dotyczące transakcji są przechowywane przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym dokonano ostatniego zapisu związanego z transakcją. IX. 3. Forma przekazywania danych z rejestru transakcji do Generalnego Inspektora 24 1. Dane z rejestru transakcji są dostarczane przez Biuro Alfa, z zastrzeżeniem ust. 2 5, w postaci papierowej kopii karty transakcji lub w formie zapisu na dyskietce komputerowej, w standardzie: 3,5 cala FAT 1,4 lub na płycie CD-ROM, w standardzie ISO 9660. 2. Dane z rejestru można przekazywać w formie papierowej kopii karty transakcji wyłącznie w przypadku, gdy dostarczane w ten sposób informacje dotyczą jednej transakcji. 3. Jeżeli Biuro Alfa w danym miesiącu, za który powstaje obowiązek przekazania informacji o transakcjach, przeprowadzi więcej niż jedną transakcję objętą obowiązkiem rejestracji, dane do Generalnego Inspektora zostaną przekazane przy użyciu elektronicznych nośników informacji. 4. Jeżeli kopia, o której mowa w ust. 2, została sporządzona z karty transakcji, na której w związku ze stwierdzonymi błędami naniesione zostały poprawki, to do przekazywanej Generalnemu Inspektorowi papierowej kopii karty transakcji dołącza się dodatkową kartę dotyczącą tej samej transakcji, wypełnioną prawidłowymi danymi, bez jakichkolwiek poprawek. W takim przypadku błędna i poprawna kopia karty transakcji powinny być ze sobą zszyte. 5. Papierowe kopie kart transakcji przekazywane Generalnemu Inspektorowi zostają potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę odpowiedzialną w Biurze Alfa za wykonanie obowiązków wynikających z Ustawy. 6. W przypadku przekazywania danych drogą teletransmisji lub przy użyciu elektronicznych nośników informacji wymagane jest zachowanie struktury przekazywanych plików

PRZYKŁADOWY WZÓR PROCEDURY WEWNĘTRZNEJ BIURA RACHUNKOWEGO 23 w formacie tekstowym lub rozszerzalnego języka znaczników (XML), z wyłączeniem zmian struktury plików dokonanych w wyniku kodowania lub zastosowania podpisu elektronicznego, o którym mowa w ustawie z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450 oraz z 2002 r. Nr 153, poz. 1271). 7. Wzór struktury plików w formacie tekstowym określa załącznik nr 5 do Procedury. 8. Wzór struktury plików w formacie rozszerzalnego języka znaczników (XML) określa załącznik nr 6 do Procedury. 9. Dane przekazywane w formie elektronicznej są opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym osoby odpowiedzialnej w Biurze Alfa za wykonanie obowiązków wynikających z Ustawy. 10. Dane na nośniku elektronicznym są przekazywane wraz z opisem, wykonanym przez osobę odpowiedzialną w Biurze Alfa za wykonanie obowiązków wynikających z Ustawy, na etykiecie zewnętrznej nośnika. 11. Opis, o którym mowa w ust. 10, zawiera: a) pełną nazwę Biura Alfa, b) nazwy plików i liczby zawartych w nich rekordów, c) imię i nazwisko oraz podpis osoby odpowiedzialnej w Biurze Alfa za wykonanie obowiązków wynikających z Ustawy. IX. 4. Pierwsze dostarczenie danych z rejestru transakcji do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej 25 1. W przypadku dostarczenia danych z rejestru transakcji po raz pierwszy, Biuro Alfa przekazuje równocześnie wypełniony formularz identyfikacyjny, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do Procedury. 2. W przypadku zaistnienia błędu lub zmiany danych zawartych w formularzu identyfikacyjnym Biuro Alfa przesyła do Generalnego Inspektora nowy formularz identyfikacyjny. IX. 5. Sposoby przekazywania danych z rejestru transakcji do Generalnego Inspektora 26 1. Dane z rejestru transakcji w formie papierowych kopii kart transakcji lub przy użyciu elektronicznych nośników informacji są przekazywane przez pracownika Biura Alfa bezpośrednio do jednostki organizacyjnej Generalnego Inspektora Informacji Finansowej lub za pośrednictwem państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej Poczta Polska. 2. Dane, o których mowa w ust. 1, przekazywane za pośrednictwem Poczty Polskiej mogą być nadawane wyłącznie przesyłką za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. W tych przypadkach wymagane jest umieszczenie na przesyłce widocznego dopisku w kancelarii nie otwierać. IX. 6. Korygowanie błędnych danych przekazanych Generalnemu Inspektorowi 27 1. W przypadku stwierdzenia przez Biuro Alfa błędów w dostarczonej Generalnemu Inspektorowi informacji, Biuro Alfa przekazuje Generalnemu Inspektorowi skorygowane dane