Dz.Urz. Min. Sprawiedliwości z 1996r. Nr 5 poz. 38 Uchylone z dniem: 2001.10.17 ZARZĄDZENIE MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI z dnia 14 listopada 1996 r. w sprawie zakresu czynności radcy kolegium do spraw wykroczeń przy sądzie rejonowym oraz w sprawie nadzorowanych przez tego radcę czynności administracyjnych sekretariatu kolegium (Dz. Urz. MS z dnia 14 listopada 1996 r.) Na podstawie art. 17 4 ustawy z dnia 20 maja 1971 r. o ustroju kolegiów do spraw wykroczeń (Dz. U. Nr 12, poz. 118, z 1972 r. Nr 49, poz. 312, z 1974 r. Nr 24, poz. 142, z 1975 r. Nr 16, poz. 91, z 1982 r. Nr 45, poz. 291, z 1989 r. Nr 35, poz. 192, z 1990 r. Nr 43, poz. 251, z 1991 r. Nr 32, poz. 131 i z 1994 r. Nr 27, poz. 96) w związku z art. 110 1 kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia w brzmieniu określonym ustawą z dnia 8 czerwca 1990 r. o zmianie ustaw: kodeks postępowania karnego, kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia, o ustroju kolegiów do spraw wykroczeń i kodeks pracy (Dz. U. Nr 43, poz. 251) zarządza się, co następuje: Rozdział 1.Przepisy wstępne 1. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o: 1) radcy kolegium - rozumie się przez to radcę kolegium do spraw wykroczeń przy sądzie rejonowym, 2) kolegium - rozumie się przez to kolegium do spraw wykroczeń przy sądzie rejonowym, 3) sądzie - rozumie się przez to sąd rejonowy, przy którym działa kolegium do spraw wykroczeń. 2. 1. Obsługę prawną kolegium wykonuje osobiście radca kolegium. W dużych kolegiach, w których wpływ wniosków o ukaranie przekracza liczbę 5.000 rocznie, może być utworzone stanowisko zastępcy radcy kolegium. 2. Obsługę organizacyjno-biurową kolegium wykonuje radca kolegium przy pomocy pracowników administracyjnych sądu, tworzących sekretariat kolegium. 3. Pracę sekretariatu kolegium organizuje i nadzoruje radca kolegium, podległy bezpośrednio prezesowi sądu i odpowiedzialny przed nim za prawidłowe i terminowe wykonywanie czynności administracyjnych i kancelaryjnych sekretariatu, warunkujących sprawne funkcjonowanie kolegium. Rozdział 2.Obsługa prawna kolegium 4. 1. Do obowiązków radcy kolegium w zakresie obsługi prawnej należy w szczególności: 1) zapoznawanie się z wpływającymi do kolegium wnioskami o ukaranie, środkami zaskarżenia oraz innymi pismami procesowymi i przedstawianie ich przewodniczącemu kolegium wraz z opinią w sprawie dalszego postępowania, 2) omawianie przed rozprawą z członkami składu orzekającego przepisów mogących mieć zastosowanie przy rozpatrywaniu spraw wyznaczonych do rozpoznania, 3) udzielanie pomocy członkom kolegium w rozstrzyganiu wątpliwości prawnych,
4) zapoznawanie się z rozstrzygnięciami kolegium i omawianie dostrzeżonych uchybień z członkami kolegium, przede wszystkim z tymi, którzy brali udział w wydaniu rozstrzygnięcia, 5) przedstawianie prawomocnych rozstrzygnięć prezesowi sądu w celu wystąpienia z wnioskiem o uchylenie rozstrzygnięcia w trybie nadzoru, jeżeli zachodzą okoliczności wymienione w art. 112 kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia, 6) organizowanie szkolenia członków kolegium, 7) prowadzenie zbioru przepisów prawnych i literatury prawniczej, pomocnej w pracy kolegium. 2. Prezes sądu może zlecać radcy kolegium wykonywanie również innych czynności niż określone w ust. 1, jeżeli nie są one zastrzeżone dla przewodniczącego kolegium. Rozdział 3.Obsługa organizacyjno-biurowa kolegium 5. 1. Do obowiązków radcy kolegium w zakresie obsługi organizacyjno-biurowej należy w szczególności: 1) organizowanie rozpraw, 2) kontrolowanie, sporządzonych przez sekretariat na podstawie zarządzenia przewodniczącego kolegium, wezwań i zawiadomień, 3) sprawdzanie odpowiednio wcześnie przed terminem rozprawy, czy wysłane w sprawach wezwania i zawiadomienia zostały doręczone, a w wypadku braku dowodu doręczenia lub stwierdzenia, że adresat nie otrzymał przesyłki albo że którakolwiek z osób nie stawi się na rozprawę, przedstawianie akt przewodniczącemu kolegium lub przewodniczącemu składu orzekającego w celu dokonania stosownych czynności, które mogą zapobiec odroczeniu rozprawy, 4) przyjmowanie interesantów, udzielanie im informacji i udostępnianie pod kontrolą osobom upoważnionym akt sprawy do przejrzenia oraz uwierzytelnianie sporządzonych przez te osoby odpisów dokumentów znajdujących się w aktach sprawy, 5) badanie zasadności odraczania rozpraw oraz kontrolowanie biegu spraw, w których postępowanie przedłuża się, i omawianie tych zagadnień z przewodniczącym kolegium, 6) zapobieganie powstawaniu zaległości, a w razie ich powstania opracowywanie planu ich zlikwidowania oraz kontrolowanie realizacji tego planu, a także informowanie przewodniczącego kolegium i prezesa sądu o stanie spraw zaległych, 7) sporządzanie sprawozdań, analiz i informacji dotyczących działalności kolegium. 2. Czynności określone w ust. 1 należą do samodzielnego zakresu czynności radcy kolegium, który podpisuje również pisma dotyczące tych czynności. 3. Radca kolegium może upoważnić określonych pracowników sekretariatu do podpisywania wezwań i zawiadomień oraz wykonywania czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 2 i 3, a za zgodą przewodniczącego kolegium także do wykonywania innych czynności, o których mowa w ust. 1. 4. Przepis ust. 3 nie dotyczy wezwań i zawiadomień doręczanych za pośrednictwem funkcjonariusza policji lub naczelnika zakładu karnego. 6. Pracownicy sekretariatu upoważnieni przez radcę kolegium do samodzielnego wykonywania czynności, o których mowa w 5 ust. 1 powołują się w treści pism wysyłanych w zakresie tych czynności na upoważnienie radcy kolegium. 7. Do obowiązków radcy kolegium w zakresie czynności administracyjnych należy w szczególności: 1) organizowanie pracy sekretariatu, a w tym ustalanie podziału czynności podległych pracowników, 2) bieżące sprawdzanie prawidłowości prowadzenia akt i urządzeń ewidencyjnych w sprawach o wykroczenia i nadzorowanie wykonywania innych czynności należących do pracowników sekretariatu, 3) stałe inspirowanie pracowników sekretariatu w kierunku podnoszenia przez nich kwalifikacji zawodowych i stwarzanie im warunków organizacyjnych dla tego celu, zaznajamianie pracowników ze zmianami przepisów regulaminowych i instrukcyjnych dotyczących działalności kolegium, a także przedstawianie prezesowi sądu wniosków dotyczących awansowania, nagradzania i karania tych pracowników, 4) prowadzenie ewidencji oraz akt w sprawach z zakresu administracji i nadzoru należących do przewodniczącego kolegium i radcy kolegium, 5) czuwanie nad odpowiednim zaopatrzeniem sekretariatu w formularze urządzeń ewidencyjnych, druków i materiałów piśmiennych oraz nad racjonalnym ich używaniem.
8. 1. Stały nadzór nad całokształtem pracy sekretariatu kolegium sprawuje prezes sądu lub wyznaczony przez prezesa sędzia, a w zakresie spraw ściśle związanych z organizacją pracy oraz z zapewnieniem odpowiednich warunków jej wykonywania także kierownik oddziału administracyjnego, który informuje prezesa sądu o dokonanych ustaleniach. 2. Okresowe wizytacje i lustracje w zakresie organizacji i techniki pracy sekretariatu przeprowadzają inspektorzy do spraw biurowości sądowej, którzy przedstawiają wnioski z dokonanych ustaleń sędziom wizytatorom w ramach wykonywanych przez nich czynności nadzorczych powierzonych przez prezesa sądu wojewódzkiego. Rozdział 4.Biurowość w sprawach o wykroczenia 9. W prowadzeniu akt i urządzeń ewidencyjnych w sprawach o wykroczenia stosuje się odpowiednio przepisy o biurowości w sprawach sądowych (instrukcja sądowa), jeżeli przepisy poniższe nie stanowią inaczej. 10. 1. W kolegium prowadzi się podstawowe urządzenia ewidencyjne: - repertorium "Kw", - repertorium "Okw", - wykaz "Ow". 2. W kolegium prowadzi się również pomocnicze urządzenia ewidencyjne: - skorowidze, - zbiór wokand, - kontrolkę postanowień o zatrzymaniu prawa jazdy, - kontrolkę akt wysyłanych, - kontrolkę spraw przekazanych sądowi do wykonania rozstrzygnięć. W dużym kolegium mogą być prowadzone również inne urządzenia pomocnicze (np. kontrolka spraw doręczonych biegłym), jeżeli radca kolegium uzna to za celowe. 3. Urządzenia ewidencyjne prowadzi się według ustalonych wzorów. 4. Urządzenia ewidencyjne służą do rejestrowania spraw i podejmowanych w nich czynności, kontrolowania biegu postępowania, sporządzania sprawozdań statystycznych oraz stanowią podstawę oznaczania, układu i przechowywania akt w sekretariacie kolegium. 5. Wpisów informacji w urządzeniach ewidencyjnych dokonuje się niezwłocznie po zaistnieniu podstawy do ich zamieszczenia. 11. 1. Do repertorium "Kw" wpisuje się chronologicznie, pod kolejnymi numerami porządkowymi, wpływające do kolegium wnioski o ukaranie, w których przewodniczący kolegium wydał postanowienie o wszczęciu postępowania. 2. Wnioski o ukaranie, co do których przewodniczący kolegium wydał postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania, wpisuje się do repertorium "OKw". 12. 1. W repertorium "Kw" rubryka "Symbol sprawy" służy do oznaczania spraw, których wyodrębnienie z ogólnej liczby spraw wpisanych do tej księgi jest celowe (m.in. dla potrzeb statystycznych). W rubryce tej zamieszcza się następujące oznaczenia skrótowe: - "n" sprawa rozpoznawana w postępowaniu nakazowym, - "p" sprawa rozpoznawana w postępowaniu przyspieszonym. 2. W wypadku zmiany trybu rozpoznawania sprawy oznaczenie, o którym mowa w ust. 1, należy usunąć lub odpowiednio zmienić. 13. 1. W poszczególnych rubrykach repertorium "Kw", stosownie do ich treści określonej w nagłówkach, wpisuje się cały przebieg postępowania, sposób rozstrzygnięcia przez kolegium, informacje o wniesionych środkach zaskarżenia, o uprawomocnieniu się rozstrzygnięcia oraz o przekazaniu akt sądowi do wykonania orzeczenia. 2. Wpisując informację o rozstrzygnięciu zaocznym, należy na wstępie zamieścić czerwonym kolorem adnotację "r. zaoczne". 14. 1. Numer porządkowy sprawy zakreśla się w repertorium "Kw", gdy wydane zostało rozstrzygnięcie kończące postępowanie w sprawie przed kolegium, a także gdy wniosek o ukaranie został przekazany innemu organowi. 2. Zakreślenie numeru porządkowego sprawy polega na umieszczeniu kolorowego znaku "L", obejmującego z lewej strony numer porządkowy, i oznacza, że sprawę uznaje się za załatwioną w
postępowaniu przed kolegium. 3. W wypadku przekazania do ponownego rozpoznania przez kolegium sprawy, której numer poprzednio zakreślono, np. po uchyleniu rozstrzygnięcia kolegium przez sąd wojewódzki w trybie nadzoru (art. 117 kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia), sprawę należy ponownie wpisać do repertorium "Kw" pod nowym numerem porządkowym. 4. Rejestrując sprawę pod nowym numerem porządkowym, należy pod nową datą wpisu umieścić również datę pierwotnej rejestracji, a pod nowym numerem poprzedni numer sprawy. Przy wpisie poprzednim odnotowuje się w rubryce "Uwagi" numer, pod jakim sprawa została ponownie zarejestrowana w repertorium "Kw". 15. 1. W odniesieniu do spraw, w których wydano rozstrzygnięcie nie wymagające wykonania (np. umorzenie postępowania, uniewinnienie obwinionego), rubrykę "Data przekazania akt do archiwum zakładowego" w repertorium "Kw" wypełnia się z chwilą przekazania akt do archiwum zakładowego. 2. W odniesieniu do spraw, które zostały przekazane sądowi do wykonania orzeczenia, rubrykę, o której mowa w ust. 1, wypełnia się dopiero po otrzymaniu z sądu kopii wykazu akt spraw przekazanych do archiwum zakładowego. 16. Numer porządkowy sprawy w repertorium "OKw" zakreśla się po wydaniu postanowienia przewodniczącego kolegium o odmowie wszczęcia postępowania. 17. 1. Do wykazu "Ow" wpisuje się wszelkie pisma i czynności w sprawach o wykroczenia nie podlegające wpisowi do innych urządzeń ewidencyjnych, a w szczególności dotyczące: 1) udzielenia pomocy prawnej, 2) przekazania do właściwych miejscowo kolegiów akt spraw mylnie skierowanych przez wnioskodawcę. 2. Wpisując do wykazu sprawy wymienione w ust. 1, umieszcza się na marginesie, obok numeru porządkowego dokonanego wpisu, odpowiednie oznaczenie skrótowe: "p.pr" - pomoc prawna. 3. Numer porządkowy w wykazie "Ow" zakreśla się po załatwieniu pisma (wykonaniu czynności). 4. Korespondencję w sprawach ewidencjonowanych w wykazie "Ow" przechowuje się w specjalnym segregatorze. 18. 1. Dla każdego repertorium i wykazu prowadzi się skorowidz alfabetyczno-numerowy. Można prowadzić jeden wspólny skorowidz dla kilku ksiąg. 2. W skorowidzu, pod odpowiednimi literami alfabetu, wpisuje się nazwiska i imiona osób, co do których wpłynęły wnioski o ukaranie, oraz oznaczenia urządzeń ewidencyjnych i numery porządkowe pozycji, pod którymi wnioski zostały zarejestrowane. 19. Radca kolegium lub wyznaczony przez niego pracownik sekretariatu prowadzi zbiór wokand w teczkach oddzielnych dla każdego roku kalendarzowego. Wokandy układa się w porządku chronologicznym i przechowuje przez dwa lata. 20. 1. Wokanda jest spisem spraw wyznaczonych do rozpoznania na rozprawie lub posiedzeniu kolegium w danym dniu, ze wskazaniem godzin, na które sprawy wyznaczono, oraz imion i nazwisk osób wezwanych, a także rodzaju zarzucanego wykroczenia. 2. Wokandę sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden otrzymuje oskarżyciel, drugi wywiesza się przed salą, w której odbywa się posiedzenie, a trzeci otrzymuje przewodniczący składu orzekającego. 3. Po zakończonym posiedzeniu protokolant wpisuje wyniki rozpoznania spraw wymienionych na wokandzie, a na odwrotnej stronie wokandy odnotowuje czas faktycznego rozpoczęcia i zakończenia posiedzenia, imiona i nazwiska członków składu orzekającego, protokolanta i oskarżyciela publicznego, jeżeli wziął udział w rozprawie, liczbę przesłuchanych osób oraz zgłoszone w czasie posiedzenia żądania przyznania przysługujących należności (np. wynagrodzenia za pracę biegłego, zwrotu kosztów podróży) i wydane w tym przedmiocie postanowienia przewodniczącego składu orzekającego. 4. Wypełniony egzemplarz wokandy podpisuje przewodniczący składu orzekającego i protokolant. Egzemplarz ten zostaje niezwłocznie dołączony do zbioru wokand, o którym mowa w 19.
21. 1. W kontrolce postanowień o zatrzymaniu prawa jazdy wpisuje się w szczególności: - oznaczenie akt sprawy Kw, - imię i nazwisko obwinionego oraz miejsce jego zamieszkania, - datę postanowienia o zatrzymaniu, - informację o wniesionym zażaleniu, - datę i zwięzłą treść rozstrzygnięcia kolegium, - datę przekazania prawa jazdy do właściwego - wg miejsca zamieszkania obwinionego - wydziału komunikacji i oznaczenie tego wydziału. 2. Przekazanie prawa jazdy do wydziału komunikacji następuje po uprawomocnieniu się rozstrzygnięcia kolegium w tym przedmiocie. 22. (skreślony). 23. 1. W sekretariacie kolegium prowadzi się kontrolkę akt wysłanych, zawierającą następujące rubryki: 1) liczba porządkowa, 2) oznaczenie sprawy, 3) data wysłania akt, 4) oznaczenie adresata, 5) daty wysłanych ponagleń o zwrot akt, 6) data zwrotu akt, 7) uwagi. 2. O wysłaniu akt i ich zwrocie sporządza się również wzmiankę w rubryce "Uwagi" właściwego repertorium. 3. Radca kolegium przegląda kontrolkę w odstępach miesięcznych i wysyła w miarę potrzeby ponaglenia o zwrot akt. 24. 1. W kontrolce spraw przekazanych sądowi do wykonania orzeczeń wpisuje się oznaczenia spraw, w których prawomocne rozstrzygnięcia kolegium, wymagające podjęcia czynności wykonawczych, zostają w danym dniu przekazane sądowi do wykonania, oraz daty wydanych orzeczeń. 2. Przyjęcie do wykonania przez sąd rozstrzygnięć w sprawach wymienionych w kontrolce pod określoną datą potwierdza własnoręcznym podpisem i stemplem firmowym pracownik sądu. 3. O przekazaniu sądowi do wykonania prawomocnego rozstrzygnięcia sporządza się również adnotację w stosownej rubryce repertorium "Kw". 4. Kontrolka spraw przekazanych sądowi do wykonania orzeczeń służy do bieżącej kontroli terminowości podejmowania czynności w sprawach - po wydaniu rozstrzygnięcia kolegium. Rozdział 5.Przepisy końcowe 25. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia, z wyjątkiem przepisów rozdziału 4 dotyczących urządzeń ewidencyjnych w sprawach o wykroczenia, które wchodzą w życie z dniem 1 stycznia 1997 r.