Załącznik do uchwały Rady Nadzorczej nr 8/2008 z dnia 29 stycznia 2008 r. REGULAMIN realizacji zamówień na roboty, dostawy i usługi budowlane wykonywane na rzecz Jasielskiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Jaśle Rozdział I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 Zamówienia na roboty, dostawy i usługi budowlane wykonywane na rzecz Jasielskiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Jaśle, zwanej dalej Spółdzielnią, należy składać w postępowaniu publicznym. 2 1. Zamówienia udziela się w trybie: a) przetargu nieograniczonego, b) przetargu ograniczonego, c) przetargu dwustopniowego, d) negocjacji z zachowaniem konkurencji, e) zapytania o cenę, f) zamówienia z wolnej ręki. 2. Postępowanie publiczne polega na ogłoszeniu pisemnego przetargu ofertowego (nieograniczonego, ograniczonego lub dwustopniowego), publicznego przetargu ustnego albo publicznego zaproszenia do rokowań. 3. Udzielanie zamówienia złożonego w postępowaniu publicznym dokonuje się w formie umowy pisemnej. 4. Podstawowym trybem udzielania zamówienia jest przetarg nieograniczony. 3 Postępowania publicznego nie stosuje się do robót, dostaw i usług budowlanych: 1) gdy wskutek nadzwyczajnych okoliczności konieczne jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, 2) o wartości nie przekraczającej 5.000 zł. 4 1. Przy realizacji zamówienia, którego wartość nie przekracza równowartości kwoty 50.000 zł, nie jest obowiązkowy tryb przetargu nieograniczonego, nie stosuje się pisemności postępowania, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, terminów. 2. Wybór innego trybu niż przetarg nieograniczony przy udzielaniu zamówienia, którego wartość przekracza równowartość kwoty 50.000 zł. wymaga zatwierdzenia przez Radę Nadzorczą. 5 1. Każde postępowanie o udzielenie zamówienia, z wyłączeniem trybu, o którym mowa w 2 ust. 1 lit.f, przeprowadza komisja przetargowa. 2. Skład komisji przetargowej i Regulamin pracy komisji przetargowej zatwierdza Zarząd Spółdzielni. 6
Przy zamówieniach o wartości powyżej 50.000 zł. Spółdzielnia może żądać od oferentów przystępujących do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia n/w dokumentów potwierdzających wiarygodność oferenta: a) wypisu z rejestru handlowego lub uwierzytelnionej kserokopii z wypisu z rejestru działalności gospodarczej prowadzonej przez gminę, b) zaświadczenia o prowadzeniu działalności gospodarczej c) zaświadczenia z Urzędu Skarbowego o braku zaległości podatkowych i z ZUS o opłaceniu składek, d) dokumentów potwierdzających wysokość rocznych obrotów, e) koncesji, licencji, dyplomu lub innych dokumentów potwierdzających niezbędne kwalifikacje i uprawnienia do wykonania zamówienia, f) kwalifikacje personelu, g) wykaz wyposażenia technicznego, h) referencje od poprzednich zamawiających. 7 Podczas prowadzenia postępowania o zamówienie, komisja przetargowa sporządza protokół zawierający: 1) opis przedmiotu zamówienia, 2) nazwisko i imię lub nazwę firmy wraz z adresem oferentów ubiegających się o udzielenie zamówienia, 3) informacje o spełnieniu lub nie spełnieniu warunków przez oferentów biorących udział w tym postępowaniu stawianych przez Spółdzielnię, 4) cenę oraz inne istotne elementy ofert, 5) wskazanie najkorzystniejszej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru. 8 Spółdzielnia obowiązana jest do traktowania na równych prawach wszystkich oferentów ubiegających się o zamówienie i prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji. Rozdział II. PRZETARG NIEOOGRANICZONY I OGRANICZONY 9 1. Przetarg jest organizowany przez Spółdzielnię w celu wyboru najkorzystniejszej oferty na wykonanie zamówienia. 2. W przetargu nieograniczonym oferty mogą złożyć wszyscy dostawcy lub wykonawcy, którzy chcą wziąć udział w przetargu. 3. Oferty w przetargu ograniczonym mogą złożyć jedynie dostawcy lub wykonawcy zaproszeni przez Spółdzielnię do składania ofert. 10 1. Spółdzielnia zaprasza do udziału w przetargu nieograniczonym zamieszczając ogłoszenie o przeprowadzeniu postępowania na tablicach ogłoszeń w swojej siedzibie, na stronie internetowej Spółdzielni. 2. Przy zamówieniach przekraczających wartość 50.000 zł. ogłoszenie o przeprowadzeniu postępowania Spółdzielnia dodatkowo zamieszcza w prasie codziennej o zasięgu co najmniej regionalnym w kanale informacyjnym TVK.
11 Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym zawiera co najmniej: 1) nazwę i adres Spółdzielni, 2) ilość, liczbę i rodzaj zamawianych dostaw lub usług, a w odniesieni do robót budowlanych ich rodzaj oraz zakres, 3) lokalizację realizacji dostaw, usług lub robót budowlanych, 4) termin realizacji zamówienia, 5) informacje o warunkach jakie muszą spełniać wykonawcy i dostawcy, 6) miejsce i termin składania ofert, 7) miejsce i termin otwarcia ofert. 12 W przypadku, gdy wartość zamówienia nie przekracza 50.000 zł, a na wniosek komisji przetargowej Zarząd Spółdzielni może zorganizować przetarg ograniczony. 13 1. W przypadku określonym w 12, Spółdzielnia zaprasza imiennie do udziału w przetargu ograniczonym wszystkich znanych jej dostawców i wykonawców, nie mniej jednak jak trzech, którzy mogą zrealizować przedmiot zamówienia. 2. W zaproszeniu do udziału w postępowaniu przetargowym zawiera się co najmniej informacje określone w 11. Przy zaproszeniach, o którym mowa w ust. 1, obowiązuje forma pisemna. 14 1. W przetargu nieograniczonym Spółdzielnia sporządza specyfikację istotnych warunków zamówienia. 2. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia zawiera: a) określenie przedmiotu zamówienia, b) opis sposobu przygotowania ofert, c) opis kryteriów i sposobów dokonywania oceny spełnienia wymaganych warunków, d) informacje o dokumentach, jakie mają dostarczyć dostawcy i wykonawcy, e) pożądany lub wymagany termin wykonania zamówienia, f) opis wszelkich innych niż cena kryteriów, którymi Spółdzielnia będzie się kierować przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów, g) wszelkie wymagania, w szczególności kwotę dotyczącą wadium oraz zabezpieczenia należytego wykonania, h) wskazanie miejsca i terminu składania ofert, i) wskazanie miejsca i terminu otwarcia ofert oraz informacje o trybie otwarcia i oceny ofert, j) ogólne warunki umowy, k) termin, do którego dostawca lub wykonawca będzie związany złożoną ofertą. 3. Spółdzielnia zobowiązana jest w odniesieniu do robot budowlanych posiadać dokumentację techniczną określającą przedmiot przetargu. 4. W wyjątkowych przypadkach Zarząd Spółdzielni może również ogłosić przetarg nieograniczony, gdy nie posiada dokumentacji technicznej o ile jest możliwe szczegółowe określenie parametrów technologicznych robót, zakres zdolności produkcyjnych, jakość produkcji, lokalizację, a także inne dane niezbędne do opracowania oferty. 5. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Spółdzielnia może w każdym czasie przed upływem terminu do składania ofert zmodyfikować treść dokumentów zawierających specyfikację istotnych warunków zamówienia. Dokonane w ten sposób uzupełnienie przekazuje się niezwłocznie wszystkim dostawcom i wykonawcom i jest ono dla nich wiążące.
15 1. Ofertę złożoną po terminie składania ofert zwraca się bez otwierania. 2. Wyznaczony przez Spółdzielnię termin składania ofert nie może być krótszy niż: a) w przetargu nieograniczonym - 3 tygodnie od daty ogłoszenia przetargu, b) w przetargu ograniczonym - 2 tygodnie od daty wystawienia zaproszeń do udziału w przetargu. 3. W uzasadnionych przypadkach na wniosek komisji przetargowej Zarząd Spółdzielni może wyrazić zgodę na wyznaczenie terminów krótszych niż wskazane w ust.2, jednak nie krótsze niż 7 dni roboczych. 16 1. Dostawca lub wykonawca przystępujący do przetargu nieograniczonego jest obowiązany wnieść wadium. Wysokość wadium ustala Zarząd Spółdzielni na wniosek komisji przetargowej. Wadium powinno odpowiadać 1-5 % wartości zamówienia, a jego wysokość winna być określona w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 2. Wadium wnoszone jest w pieniądzu. 3. W przypadku gdy suma zamówienia nie jest znaczna Zarząd Spółdzielni może odstąpić od obowiązku wnoszenia wadium przez przystępujących do przetargu. 4. Opłata jakiej wolno żądać za formularz zawierający specyfikację istotnych warunków zamówienia winna pokrywać co najmniej koszty jego przygotowania i przesłania. 17 1. Spółdzielnia dokonuje zwrotu wadium z chwilą: a) zawarcia umowy i wniesienia wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, b) zakończenia postępowania przetargowego bez wyboru oferenta, c) wycofanie oferty przed upływem terminu do składania ofert, d) upływu terminu określonego w 18 2. Oferent, którego oferta została wybrana traci wadium na rzecz Spółdzielni wyłącznie jeżeli: a) odmówi podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie, b) odmówi wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 18 Składający ofertę pozostaje nią związany przez czas określony w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, jednak nie dłużej niż 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem składania ofert. 19 1. Rozpoczęcie przetargu odbywa się w miejscu i terminie określonym w ogłoszeniu o przetargu. 2. Do przeprowadzenia przetargu Zarząd Spółdzielni powołuje komisję przetargową, której zakres działania obejmuje, w szczególności: a) stwierdzenie prawidłowości ogłoszenia przetargu, b) zbadanie nienaruszalności kopert zawierających oferty oraz sprawdzenie numeru nadanego przy składaniu oferty, c) otwarcie wniesionych ofert, d) stwierdzenie, które oferty zostają odrzucone i ustalenie przyczyn ich odrzucenia, e) odczytanie ofert spełniających wymagania Spółdzielni i dopuszczonych do dalszego postępowania nadających się do rozpatrzenia, f) sporządzenie protokółu komisyjnego otwarcia ofert, g) odczytanie i podpisanie protokółu z zaznaczeniem, czy został on przyjęty z zastrzeżeniem lub bez. 3. Szczegółowe zasady pracy komisji przetargowej określa regulamin, o którym mowa w 5 ust.2.
20 1. Przy dokonywaniu wyboru oferty najkorzystniejszej stosuje się wyłącznie zasady i kryteria określone w niniejszym regulaminie oraz specyfikacji istotnych warunków i zamówienia. 2. Do podstawowych kryteriów oceny złożonej oferty należą: a) najniższa cena, b) oferta ekonomicznie najkorzystniejsza - przyjmując w zależności od konkretnego przetargu, np. termin zakończenia robót, koszty bieżące, opłacalność i zalety techniczne. 3. W przypadku gdy oferowana cena jest rażąco niska, Spółdzielnia ma obowiązek potraktować taką cenę jako dumpingową i zażądać wyjaśnień od oferenta przed ewentualnym odrzuceniem oferty. Jeżeli oferent odmówi udzielenia wyjaśnień i przekazania niezbędnych danych oferta może być nieuwzględniona. 21 l. W przypadku złożenia mniej niż jednej ważnej oferty lub odrzucenia wszystkich ofert przetarg unieważnia się, zawiadamiając niezwłocznie o tym fakcie wszystkich oferentów. 2. Z tytułu odrzucenia ofert oferentom nie przysługują żadne roszczenia przeciwko Spółdzielni. 22 1. O wyborze oferty Zarząd Spółdzielni niezwłocznie zawiadamia pozostałych oferentów. 2. Ogłoszenie zawierające informacje, o których mowa w ust.1 oraz 21 Zarząd Spółdzielni niezwłocznie zamieszcza na stronie internetowej Spółdzielni oraz w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie Spółdzielni. 23 Jeżeli Spółdzielnia dokona wyboru oferty, składający ofertę obowiązany jest do zawarcia umowy w terminie wyznaczonym przez Zarząd Spółdzielni, jednak nie dłuższym niż 15 dni roboczych od dnia ogłoszenia wyników postępowania, o którym mowa w 22 ust.2. 24 Jeżeli oferent, którego oferta została wybrana uchyla się od zawarcia umowy w terminie wyznaczonym przez Zarząd Spółdzielni albo nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, wybór oferty przeprowadza się ponownie spośród ofert już złożonych. Rozdział III. PRZETARG DWUSTOPNIOWY 25 Przetarg dwustopniowy stosuje się w przypadku, gdy zachodzi jedna z następujących okoliczności: 1) nie można z góry określić cech technicznych i jakościowych zamawianych dostaw, usług lub robót budowlanych, 2) z powodu specjalistycznego charakteru dostaw, usług lub robót budowlanych konieczne są negocjacje z dostawcami lub wykonawcami, 3) przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie badań, eksperymentu, sporządzenie opinii naukowej lub ekspertyzy technicznej albo świadczenie innych usług. 26 Do przetargu dwustopniowego stosuje się przepisy dotyczące przetargu nieograniczonego, chyba, że przepisy niniejszego rozdziału stanowią inaczej.
27 1. Przetarg dwustopniowy składa się z dwóch etapów. Pierwszy polega na składaniu ofert wstępnych bez podawania ceny. Spółdzielnia może żądać od dostawców i wykonawców określenia parametrów przedmiotu zamówienia. Drugi etap jest przetargiem, którego zasięg jest ograniczony do wybranych oferentów i może być poprzedzony negocjacjami Spółdzielni z oferentami. 2. Negocjacje, o których mowa w ust. 1 przeprowadza komisja przetargowa. Na wniosek komisji przetargowej Zarząd Spółdzielni może poszerzyć skład negocjatorów o specjalistów spoza pracowników Spółdzielni z dziedziny odpowiadającej przedmiotowi zamówienia. Specjaliści nie biorą udziału w podejmowaniu rozstrzygnięć. 28 1. Ogłoszenie o organizacji przetargu dwustopniowego zawiera co najmniej: a) nazwę i adres Spółdzielni, b) opis przedmiotu zamówienia, w tym wymaganych parametrów technicznych i innych, a w przypadku robót budowlanych ich rodzaj, zakres i lokalizację, c) opis kryteriów, którymi Spółdzielnia będzie się kierować przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów, d) wysokość wadium, e) termin i miejsce złożenia oferty wstępnej. 2. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia Spółdzielnia może żądać od dostawców i wykonawców określenia sposobu i czasu wykonania, parametrów technicznych, jakości oraz innych charakterystycznych cech dostaw, usług lub robót budowlanych. 3. Zarząd Spółdzielni, na wniosek komisji przetargowej, może odstąpić od pobierania wadium. 29 1. Po złożeniu ofert wstępnych zamawiający może dokonać zmiany wymagań technicznych i jakościowych określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia a także zmienić kryteria oceny ofert ostatecznych. 2. O dokonanych zmianach informuje dostawców lub wykonawców w zaproszeniu do składania ofert ostatecznych. 30 1. Do drugiego etapu przetargu, wybiera się dostawców i wykonawców, których oferty spełniają wymagania określone w specyfikacji wstępnej, zapraszając ich do składania ofert ostatecznych zawierających cenę. W zaproszeniu określa się miejsce i termin składania ofert. 2. Dostawca lub wykonawca, który nie zamierza złożyć oferty ostatecznej może wycofać się z przetargu, co nie powoduje przepadku wniesionego wadium. Rozdział IV. PUBLICZNY PRZETARG USTNY 31 Publiczny przetarg ustny przeprowadza się tylko wówczas jeżeli pożądany jest udział większej liczby oferentów, a wartość zamówienia nie przekracza 50.000 zł. 32 Przy publicznym przetargu ustnym stosuje się odpowiednio przepisy o przetargu nieograniczonym z poniższymi zmianami: 1) na początku przetargu należy odczytać warunki przetargowe wobec oferentów biorących udział w przetargu, 2) oferenci powinni zgłosić się na przetarg osobiście lub za pośrednictwem pełnomocników,
3) oferenci zgłaszają ustnie w czasie przetargu kolejne coraz niższe ceny, dopóki mimo trzykrotnego wywołania nie ma dalszego zgłoszenia. Rozdział V INNE TRYBY UDZIELANIA ZAMÓWIENIA 33 Negocjacje z zachowaniem konkurencji to tryb udzielania zamówienia, w którym Spółdzielnia negocjuje warunki umowy z taką liczbą oferentów, która zapewni konkurencję, lecz nie mniejszą niż trzech. 34 Negocjacje stosować można, gdy zachodzi jedna z następujących okoliczności: 1) zachodzi konieczność pilnego udzielenia zamówienia z powodu nadzwyczajnego pośpiechu wywołanego zdarzeniem nieprzewidzianym przez ogłaszającego przetarg, a termin określony dla przetargu nie może być dotrzymany, 2) wszczęto postępowanie przetargowe i nie wpłynęła wymagana liczba złożonych ofert lub wszystkie oferty odrzucono, a można w sposób uzasadniony przypuszczać, że powtórny przetarg nie doprowadzi do zawarcia umowy. 35 1. Negocjacje z zachowaniem konkurencji mogą być poprzedzone wysłaniem do dostawców lub wykonawców zaproszenia do składania ofert wstępnych. 2 Prowadzone negocjacje mają charakter poufny. 3. Po przeprowadzeniu negocjacji Spółdzielnia zwraca się do wszystkich dostawców i wykonawców o złożenie ofert ostatecznych zawierających cenę i wybiera ofertę najkorzystniejszą. 4. Do porównania, badania i wyboru oferty stosuje się takie same kryteria i zasady, jak przy przetargu nieograniczonym. 36 Zapytanie o cenę, to tryb udzielania zamówienia, w którym Spółdzielnia pyta o cenę dostawy rzeczy lub usług taką liczbą oferentów, która zapewnia wybór najkorzystniejszej oferty, konkurencję i sprawny przebieg postępowania, nie mniej niż trzech 37 Zapytanie o cenę może być stosowane gdy przedmiotem zamówienia są dostawy rzeczy lub usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych. 38 Każdy oferent może zaproponować jedną cenę i nie może jej zmieniać. Nie prowadzi się żadnych negocjacji w sprawie ceny. Cena jest jedynym kryterium przy ocenie ofert. Spółdzielnia udziela zamówienia oferentowi, który zaoferował najniższą cenę realizacji zamówienia. 39 Zamówienie z wolnej ręki, to tryb udzielania zamówienia, w którym Spółdzielnia zleca realizacje zamówienia po przeprowadzeniu rokowań tylko z jednym dostawcą lub wykonawcą. 40 Zamówienia z wolnej ręki można udzielić gdy zachodzi jedna z następujących okoliczności:
l) przy zamówieniach dodatkowych, nie przekraczających 15% wartości uprzedniego zamówienia, a zachodzi konieczność zachowania tych samych parametrów, 2) przy zawieraniu umowy o przeprowadzenie badań, eksperymentu lub sporządzeniu opinii naukowej lub technicznej, 3) kiedy jedyny odpowiedni oferent jest z góry znany, 4) gdy ze względu na szczególne okoliczności gospodarcze lub społeczne, których zamawiający nie mógł przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia. Rozdział VI UMOWY W SPRAWACH ZAMÓWIEŃ 41 1. Do umów w sprawach zamówień na roboty, dostawy i usługi budowlane wykonane na rzecz Spółdzielni mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego i kodeksu postępowania cywilnego oraz zasady niniejszego regulaminu. 2. Umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. 41 Zabrania się dokonywania zmian w umowie, które są niekorzystne dla Spółdzielni, jeżeli przy ich wprowadzeniu należałoby zmienić treść oferty na podstawie której dokonano wyboru oferenta, chyba że konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawierania umowy. 42 1. Jeżeli dostawca lub wykonawca ma zastrzeżenia do sposobu wywiązania się Spółdzielni z umowy może zwrócić się z reklamacją lub wnioskiem o rozstrzygniecie do Rady Nadzorczej. Reklamację składa się za pośrednictwem Zarządu Spółdzielni. 2. Rada Nadzorcza winna w terminie 21 dni ustosunkować się do roszczeń dostawcy lub wykonawcy. Sekretarz RN Przewodniczący RN Bożesława Madej Szymon Żarnowski