I BLOK TEMATYCZNY Przedstawienie Procedury wprowadzania zmian w projekcie obowiązującej w Programie od dnia r.

Podobne dokumenty
Zmiany do projektów mogą być wprowadzane przede wszystkim w przypadku braku możliwości zrealizowania projektu na warunkach określonych w

Program Operacyjny Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) Brandenburgia

Zmiany do projektów mogą być wprowadzane przede wszystkim w przypadku braku możliwości zrealizowania projektu na warunkach określonych w

Procedura wprowadzania zmian w projekcie

Dodatkowo, uwzględniając ich główny przedmiot, zmiany można podzielić na następujące kategorie:

PROGRAM WSPÓŁPRACY INTERREG POLSKA SAKSONIA Zmiany w projekcie, stosowanie ryczałtów w projekcie, informacja i promocja projektów

WPROWADZANIE ZMIAN W PROJEKCIE

Realizacja projektów. w ramach Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) Brandenburgia

WPROWADZANIE ZMIAN W PROJEKCIE. Kraków, maj 2017 r.

PROGRAM WSPÓŁPRACY INTERREG POLSKA SAKSONIA Zmiany w projekcie, stosowanie ryczałtów w projekcie, informacja i promocja projektów

Raportowanie postępu realizacji projektu. Rabka Zdrój, lipca 2017 r.

Raport z postępu realizacji projektu najczęstsze błędy

Raportowanie postępu realizacji projektu

INTERREG V-A Republika Czeska Polska. Zmiany w projekcie. Wałbrzych: 8 czerwca 2017 r.

Zmiany w projekcie i wydatki niezaplanowane ze szczególnym uwzględnieniem zagospodarowania oszczędności kursowych

Realizacja projektów najważniejsze zagadnienia spotkanie informacyjne

Realizacja projektów najważniejsze zagadnienia spotkanie informacyjne

ZMIANY W PROJEKCIE. Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki - Wydział Certyfikacji i Funduszy Europejskich

Regulamin KM Programu Współpracy Transgranicznej INTERREG V-A Polska Słowacja

Regulamin KM Programu Współpracy Transgranicznej INTERREG V-A Polska Słowacja Artykuł 1

XI. Zmiany w projektach

Uruchomienie i rozliczenie środków w umowach o dofinansowanie zadań realizowanych przez państwowe jednostki budżetowe

PROGRAM WSPÓŁPRACY INTERREG POLSKA SAKSONIA Zmiany w projekcie, stosowanie ryczałtów w projekcie, informacja i promocja projektów

Procedura dokonywania wyboru wniosku o dofinansowanie. Warszawa, 21 grudnia 2015 r.

Zasady opracowania projektów, przygotowanie i składanie wniosków oraz wybór i realizacja projektów

Program Leonardo da Vinci

WERYFIKACJA RAPORTÓW PRZEZ WSPÓLNY SEKRETARIAT TECHNICZNY

Zmiany Planu Wdrażania Projektu

Kontrola pierwszego stopnia w ramach Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) Brandenburgia

Załącznik nr 3 Reguły prowadzenia kontroli wniosków o płatność beneficjenta. Rozdział 1 - Tryb prowadzenia kontroli wniosków o płatność beneficjenta

Procedura i terminy raportowania w ramach Raportu z Postępu Realizacji Mikroprojektu:

Etap Kiedy? Kto? Po złożeniu wniosku w generatorze. Po pozytywnej ocenie formalno-administracyjnej

Szkolenie dla Beneficjentów. Realizacja projektów w ramach POIG

Zasady i instrukcja wypełniania harmonogramu składania wniosków o płatność

Umowa o dofinansowanie. Joanna Niewiadomska-Wielgus Wydział Umów Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego

INFORMACJA O ZMIANACH W DOKUMENTACJI KONKURSOWEJ W ZAKRESIE MOŻLIWOŚCI PRZEDŁUŻENIA PROJEKTU

PODSEKRETARZ STANU Marceli Niezgoda. Zatwierdził

Szkolenie dla Beneficjentów część merytoryczna

Zmiany w realizacji projektów PO KL wynikające z ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych Warszawa, 17 grudnia 2009 r.

Rozliczenie projektu w Programie Interreg V-A Republika Czeska Polska PROBLEMY? Śląski Urząd Wojewódzki Bielsko-Biała, 19 października 2018 r.

Program Leonardo da Vinci

ZMIANY UMOWY O DOFINANSOWANIE

Rozliczenie finansowe działań w ramach Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich Małopolska Lokalnie, edycja 2017 MŁODE ORGANIZACJE POZARZĄDOWE

Umowa o dofinansowanie projektu w ramach RPO WD

ZASADY WYŁANIANIA ZADAŃ DO MŁODZIEŻOWEGO BUDŻETU OBYWATELSKIEGO Rozdział I Postanowienia ogólne

Kraków, 23 października 2013 r.

Procedura wnioskowania beneficjenta o płatność pośrednią i końcową Wydział Budżetu

Zasady i tryb przeprowadzania konsultacji społecznych w zakresie budżetu obywatelskiego powiatu sochaczewskiego na rok 2020.

DZIENNIK URZĘDOWY. Warszawa, dnia 4 grudnia 2014 r. Pozycja 44 ZARZĄDZENIE MINISTRA KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO 1) z dnia 4 grudnia 2014 r.

I NABÓR WNIOSKÓW W PWT PL-RU UMOWA PARTNERSKA I UMOWA O DOFINANSOWANIE

Zasady wprowadzania zmian w projektach w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego

ZASADY ROZLICZANIA I POŚWIADCZANIA PONIESIONYCH WYDATKÓW DLA PROJEKTÓW REALIZOWANYCH W RAMACH MRPO

ZASADY WYŁANIANIA ZADAŃ DO PRZEDSZKOLNEGO BUDŻETU OBYWATELSKIEGO. Rozdział I Postanowienia ogólne

DZIENNIK URZĘDOWY. Warszawa, dnia 3 kwietnia 2015 r. Poz. 27. ZARZĄDZENIE Nr 19 MINISTRA INFRASTRUKTURY I ROZWOJU 1) z dnia 27 marca 2015 r.

Sprawozdanie końcowe z wykonania prac konserwatorskich, restauratorskich lub robót budowlanych przy zabytku. Aneta Winciorek Monika Gering

Regulamin oceny programów rewitalizacji przez Zespół ds. rewitalizacji w województwie podkarpackim

Najczęściej popełniane błędy we wnioskach o płatność - analiza na każdym z etapów przygotowania

UMOWA FINANSOWA KONKURS 2018

Decyzja nr.. Zarządu Województwa Śląskiego pełniącego rolę Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Śląskiego

Rozliczenie finansowe działań w ramach Programu FIO Małopolska Lokalnie - Północ, edycja 2019 GRUPY NIEFORMALNE

Jak należy wypełnić i aktualizować harmonogram płatności będący załącznikiem do umowy o dofinansowanie Projektu w ramach RPO WM ?

Sprawozdanie końcowe z wykonania prac konserwatorskich, restauratorskich lub robót budowlanych przy zabytku. Magdalena Sowińska Aneta Winciorek

PROCEDURA I. WPROWADZENIE

Przygotowanie projektu w ramach Programu Interreg V-A Polska-Słowacja

Procedura Odbioru. 1. Niniejsza Procedura odbioru obejmuje:

Ocena i wybór mikroprojektów do dofinansowania w ramach Programu Interreg V-A Polska-Słowacja

Rozliczenie finansowe działań w ramach Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich Małopolska Lokalnie, edycja 2017 GRUPY NIEFORMALNE Z PATRONEM

Jak należy wypełnić i aktualizować harmonogram płatności będący załącznikiem do umowy o dofinansowanie projektu w ramach RPO WM ?

4/12/2017. Wypełnianie Wniosku o dofinansowanie. Procedura aplikowania o środki. Wniosek o dofinansowanie 1

EISP PROGRAM WSPÓŁPRACY TRANSGRANICZNEJ POLSKA-BIAŁORUŚ-UKRAINA SZKOLENIA DLA WNIOSKODAWCÓW: 3 NABÓR OCENA PROJEKTÓW.

Najczęściej popełniane błędy

PROCEDURA I KRYTERIA OCENY WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE

UCHWAŁA NR 117/2019 ZARZĄDU POWIATU W TOMASZOWIE MAZOWIECKIM. z dnia 24 kwietnia 2019 r.

Wykaz zmian wprowadzonych do Szczegółowego opisu osi priorytetowych RPO WO [Uszczegółowienie] - wersja nr 13

Zasady naboru propozycji i oceny operacji do realizacji w ramach Planu operacyjnego KSOW na lata etap I rok dla województwa

ZAŁĄCZNIK REGULAMIN BUDŻETU OBYWATELSKIEGO GMINY MIEJSKIEJ CIECHOCINEK. Rozdział II. POSTANOWIENIA OGÓLNE

Ministerstwo Rozwoju Regionalnego 3 marca

Zasady związane z umowami o dofinansowanie


Uszczegółowienie dot. informowania o nieprawidłowościach i kwotach do odzyskania w ramach programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej

Plan wydatków i plan finansowania

Ośrodek Przetwarzania Informacji WNIOSEK O PŁATNOŚĆ CZĘŚĆ SPRAWOZDAWCZA

DZIENNIK URZĘDOWY. Warszawa, dnia 7 stycznia 2014 r. Poz. 2. ZARZĄDZENIE Nr 1 MINISTRA INFRASTRUKTURY I ROZWOJU

PROGRAM WSPÓŁPRACY TRANSGRANICZNEJ POLSKA-BIAŁORUŚ-UKRAINA

ZASADY WYBORU EKSPERTÓW OCENIAJĄCYCH PROJEKTY ZŁOŻONE W RAMACH REGIONALNEGO PROGRAMU OPERACYJNEGO WOJEWÓDZTWA MAZOWIECKIEGO

Zespół Monitoringu MCP Grudzień Kraków, 18 grudnia 2012r.

Program Team, Welcome i Homing Plus

Kwoty ryczałtowe w ramach PO KL krok po kroku

Założenia dotyczące zasad kwalifikowalności wydatków w projektach realizowanych w ramach EFS w perspektywie finansowej

Realizacja projektu w ramach Programu Interreg V-A Polska- Słowacja

REGULAMIN BUDŻETU OBYWATELSKIEGO. Gminy Olecko na 2018 rok. Rozdział 1. (projekt)

WSPÓŁPRACA INSTYTUCJONALNA

Zasady dokumentowania wydatków i opisywania dokumentów dowodowych

REGULAMIN IV EDYCJI KONKURSU FUNDUSZU SPOŁECZNEGO NOTARIATU NA FINANSOWANIE PROJEKTÓW SŁUŻĄCYCH ZWALCZANIU WYKLUCZENIA SPOŁECZNEGO DZIECI I MŁODZIEŻY

REGULAMIN NABORU WNIOSKÓW. Agroenergia

ZMIANY W PROJEKTACH SYSTEMOWYCH OPS/ PCPR REALIZOWANYCH W RAMACH PRIORYTETU VII PO KL Wydłużenie okresu realizacji projektu

Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku. Spotkanie informacyjne Gdańsk, r.

REGULAMIN. 1. Cele Konkursu

UMOWA FINANSOWA. Konkurs Warszawa, październik 2017

Szkolenie dla koordynatorów projektów Programu Równać Szanse Regionalny Konkurs Grantowy 2016

Transkrypt:

I BLOK TEMATYCZNY Przedstawienie Procedury wprowadzania zmian w projekcie obowiązującej w Programie od dnia 8.03.2013 r.

PROCEDURA ZAWIERA: zmiany w budżecie (powyżej i poniżej 20%); zmiany w harmonogramie rzeczowo-finansowym; zmiany wskaźników; oszczędności poprzetargowe; roboty dodatkowe; aneksowanie umów o dofinansowanie projektu; inne zmiany.

Co do zasady projekty powinny być realizowane zgodnie z koncepcją przedstawioną w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie, który zawiera m.in. szczegółowy opis planowanych do realizacji działań oraz podział budżetu projektu. Zmiany do projektów mogą być wprowadzane m.in. w przypadku braku możliwości zrealizowania projektu na warunkach określonych w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie oraz w przypadku pojawienia się konieczności przeprowadzenia robót dodatkowych.

Jednocześnie, zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie wprowadzone zmiany nie mogą prowadzić do znaczących zmian celów projektu oraz nie mogą powodować zwiększenia dofinansowania dla projektu określonego w umowie z Instytucją Zarządzającą. Próg zmian wprowadzanych w projekcie dotyczy poziomu kategorii budżetowej.

Zmiany nie wymagające decyzji WST 1. Procedura wprowadzania zmian do włącznie 20% w stosunku do ich pierwotnych wartości. 2. Zmiany Harmonogramu rzeczowo-finansowego do 3 miesięcy.

Procedura wprowadzania zmian do włącznie 20% w stosunku do ich pierwotnych wartości. Wymagane jest, aby zarówno wartość zmiany pierwotnej kategorii budżetowej (w której stwierdzono oszczędności), jak i wartość zmiany docelowej kategorii budżetowej (do której przenoszone będą zaoszczędzone środki) nie przekraczała 20%; BW ponosi całkowitą odpowiedzialność za wprowadzenie zmian do projektu poniżej 20% oraz zmian powyżej 20% dotyczących przesunięć pomiędzy podkategoriami budżetowymi w ramach tej samej kategorii budżetowej; Próg zmian poniżej 20 % kalkuluje się na poziomie budżetów poszczególnych PP w stosunku do budżetów obowiązujących zgodnie z aktualną wersją umowy o dofinasowanie; Zmiana obowiązuje od daty zatwierdzenia jej przez BW; Wprowadzone zmiany mogą polegać wyłącznie na zmianie wartości kategorii zapisanych w budżecie poszczególnych PP; W ramach zmian poniżej 20% nie dopuszcza się wprowadzania zmian niefinansowych (zmiany w zakresie wskaźników, opisu działań itp.), bądź wprowadzania nowych podkategorii lub/i kategorii budżetowych.

Zmiany Harmonogramu rzeczowo-finansowego do 3 miesięcy. BW przygotowuje aktualizację Harmonogramu rzeczowo finansowego w obu wersjach językowych oraz przekazuje wszystkim PP. PP przekazują zaktualizowany Harmonogram rzeczowo finansowy właściwym Kontrolerom I stopnia wraz z raportami cząstkowymi (w odpowiedniej wersji językowej: BW przesyła bezzwłocznie do WST elektroniczne wersje ww. dokumentów do wiadomości na adres e-mail: Info@plbb.eu (skany podpisanych i zaparafowanych dokumentów, wniosku o zmianę, tabele w Excel'u). BW przekazuje do WST wersję papierową ww. dokumentów w języku polskim i niemieckim wraz z raportem całościowym z postępu realizacji projketu UWAGA. Kontrolerzy krajowi poświadczają wydatki przedstawione do refundacji w odniesieniu do budżetu PP oraz zatwierdzonego przez BW Wniosku nr 1. Niedostarczenie przez PP zatwierdzonego przez BW Wniosku nr 1 wraz z raportem cząstkowym z postępu realizacji projektu do odpowiedniego kontrolera krajowego może spowodować uznanie wydatków za niekwalifikowalne.

Zmiany wymagające decyzji WST 1. Zmiana wartości kategorii budżetowych powyżej 20% w stosunku do ich pierwotnych wartości, 2. Zmiany Harmonogramu rzeczowo-finansowego powyżej 3 miesięcy, 3. Wprowadzanie nowych podkategorii i kategorii budżetowych, 4. Dodawanie nowych działań w projekcie / zmiana zapisów wniosku o dofinansowanie (nieskutkujące zmianami finansowymi), 5. Zmiana wskaźników, 6. Konieczne dodatkowe roboty lub usługi. Procedura wprowadzania zmian wymagających decyzji WST nie dotyczy oszczędności powstałych w wyniku przeprowadzenia postępowania przetargowego w kategorii budżetowej 4 Inwestycje powyżej 5%.

Zasady i terminy wprowadzania zmian w projekcie Kompletny i poprawny pod względem formalnym i merytorycznym wniosek BW o wprowadzenie zmian/y musi zostać złożony do WST najpóźniej na 14 tygodni przed planowanym terminem ich wprowadzenia i min. 14 tygodni przed datą zakończenia realizacji projektu (decyduje data wpływu dokumentu). Wniosek złożony w terminie późniejszym zostanie automatycznie odrzucony. W przypadku błędów i braków, WST w ciągu 10 dni roboczych prosi BW o uzupełnienie, poprawę wniosku o zmianę i załączonych dokumentów i/lub dodatkowe wyjaśnienia. BW może dokonać poprawy dokumentów maksymalnie dwukrotnie. BW ma obowiązek dostarczyć do WST skorygowane dokumenty w ciągu 10 dni roboczych od dnia otrzymania uwag WST drogą elektroniczną - decyduje data wpływu dokumentów do WST. Niedotrzymanie terminu będzie uważane jako złożenie nieprawidłowej wersji. Jeżeli dokumentacja nie będzie poprawna po drugiej korekcie, wniosek o zmianę automatycznie będzie odrzucony, o czym WST poinformuje BW drogą elektroniczną. Decyzje Komitetu Monitorującego (KM) i WST są ostateczne i nie przysługuje od nich odwolanie.

Procedura wprowadzania zmian powyżej 20 % wartości w stosunku do ich pierwotnych wartości

Procedurę stosuje się również w przypadku wprowadzania nowych kategorii i podkategorii budżetowych, bez względu na to czy ich wartość przekracza czy nie przekracza 20 % wartości poszczególnej (zmienianej) pozycji budżetowej, o których mowa w punkcie 1.1 podpunkt 3.

Zmiany niefinansowe w budżecie projektu, polegające na modyfikacji opisów poszczególnych pozycji budżetowych lub wprowadzaniu nowych pozycji do budżetu projektu mogą być dokonywane wyłącznie za zgodą WST, zgodnie z procedurą wprowadzania zmian.

Sposób postępowania: PP wnioskujący o zmianę informuje o tym fakcie BW w formie pisemnej, przesyłając Wniosek o wprowadzenie zmian powyżej 20 % wartości kosztów kwalifikowalnych poszczególnych (zmienianych) kategorii budżetowych (Załacznik nr 2) zawierający między innymi wyczerpujące uzasadnienie dla wprowadzenia proponowanej zmiany oraz dokumenty potwierdzające zasadność jej wprowadzenia. Po otrzymaniu prośby od PP, BW weryfikuje jej zasadność i poprawność. Następnie BW przesyła do WST prośbę o zgodę na wprowadzenie zmian do wniosku o dofinansowanie i załączników. Prośba powinna zawierać Wnioski nr 2, wypełnione z osobna przez każdego PP, który proponuje zmiany ( także przez BW). BW ma obowiązek dołączenia do zaktualizowanego wniosku o dofinansowanie propozycji zmienionego budżetu projektu wraz z budżetami PP (Załącznik nr 3 do wniosku o dofinansowanie) oraz zaktualizowany Harmonogram rzeczowo-finansowy, jeśli zmiana ma na niego wpływ (dokumenty są przesyłane do WST w polskiej i niemieckiej wersji językowej). BW jest odpowiedzialny za dostarczenie kompletnego i poprawnie wypełnionego wniosku wraz z zaktualizowaną dokumentacją projektową.

Sposób postępowania c.d.: Po otrzymaniu dokumentacji WST dokonuje jej analizy w terminie 10 dni roboczych, ewentualnie występuje do BW o przekazanie uzupełnień bądź dodatkowych wyjaśnień. BW dokonuje ewentualnych korekt bądź uzupełnień i ma obowiązek dostarczyć do WST skorygowane dokumenty w ciągu maksymalnie 10 dni roboczych (w uzasadnionych przypadkach termin może ulec skróceniu) od dnia otrzymania uwag WST drogą elektroniczną decyduje data wpływu dokumentów do WST. Dopuszcza się możliwość przesłania przez BW ww. dokumentów oraz ich korekt w wersji elektronicznej w formie skanu zawierającego odpowiednie podpisy oraz pieczątki. Oryginalna wersja papierowa jest natomiast przesyłana do WST tradycyjną drogą pocztową. BW może dokonać poprawy dokumentów maksymalnie dwukrotnie. Niedotrzymanie terminu będzie uważane jako złożenie nieprawidłowej wersji. Jeżeli dokumentacja nie będzie poprawna po drugiej korekcie, wniosek o zmianę automatycznie będzie odrzucony, o czym WST poinformuje BW drogą elektroniczną.

Sposób postępowania c.d.: WST informuje BW i kontrolerów 1-go stopnia o decyzji oraz przesyła odpowiednią wersję językową zaktualizowanego rejestru zmian do umowy wraz z zaktualizowaną dokumentacją. Zmiany powyżej 20 % mogą być zgłaszane nie więcej niż 2 razy w ciągu roku kalendarzowego. Zmiana obowiązuje od daty zatwierdzenia jej przez WST

Zmiany Harmonogramu rzeczowo-finansowego (Harmonogram)

Powyżej 3 miesięcy analogiczne jak w przypadku zmian powyżej 20 % BW przesyła do WST zaktualizowany Załącznik nr 1 do wniosku o dofinansowanie. BW przesyła do WST również zaktualizowany wniosek o dofinansowanie lub skorygowane inne załączniki do wniosku, jeżeli wystąpi taka konieczność. W przypadku, gdy zmiana ma wpływ na datę zakończenia realizacji projektu WST przygotowuje odpowiedni aneks zgodnie z punktem 4 Procedury.

Dodawanie nowych działań w projekcie/zmiana zapisów wniosku o dofinansowanie (nieskutkujące zmianami finansowymi) Zmiany niefinansowe polegające na modyfikacji opisów poszczególnych punktów wniosku o dofinansowanie lub wprowadzaniu nowych działań spójnych z założeniami, celami projektu mogą być dokonywane wyłącznie za zgodą WST, zgodnie z procedurą opisaną w punkcie 2.1. Zmiany te nie dotyczą wprowadzenia nowych działań w projekcie w oparciu o oszczędności poprzetargowe uzyskane przez partnerów w kategorii budżetowej nr 4 Inwestycje". W tym przypadku ma zastosowanie odrębna procedura opisana w punkcie 3.

Zmiany wskaźników Zmiany dotyczące wartości danego wskaźnika projektu (zwiększenie lub zmniejszenie wartości wskaźnika) należy ustalać indywidualnie z WST, zgodnie z procedurą opisaną w punkcie 2.1. W przypadku zmian dotyczących tylko i wyłącznie wskaźników projektu nie ma konieczności załączania dokumentu Załącznik nr 1. Zmiana szczegółowego budżetu projektu. Wprowadzone zmiany są rejestrze zmian. odnotowywane przez IZ w

Zmiany wartości wskaźników nie mające wpływu na Harmonogram rzeczowo-finansowy i/lub budżet projektu (np. bezkosztowe informacje prasowe, większe zainteresowanie konferencją itp.) należy zgłaszać wraz z najbliższym raportem z postępu realizacji projektu (z opisem zmiany w treści). W przypadku pozostałych zmian dotyczących wskaźników ma zastosowanie zapis mówiący o konieczności złożenia dokumentów na 14 tygodni przed planowanym terminem wprowadzenia zmiany. Zmniejszenie wartości danego wskaźnika może powodować zmniejszenie wartości całego budżetu, co skutkuje zmniejszeniem dofinansowania, wprowadzonym w drodze aneksu do umowy o dofinansowanie projektu.

Konieczne dodatkowe roboty lub usługi. Dodatkowe roboty budowlane względnie usługi w rozumieniu przepisów regulujących zamówienia publiczne po stronie polskiej tj. ustawa z dnia Prawo Zamówień Publicznych z późn. zm i po stronie niemieckiej tj. aktualna wersja Brandenburskiego Prawa Budowlanego 24 stycznia 2004 r. (BbgBO), jak również przepisów dotyczących zamówień publicznych w 55 ff Krajowego Prawa Budżetowego Brandenburgii (LHO BbG), które nie zostały wcześniej zaplanowane w budżecie projektu, mogą zostać uznane jako wydatek kwalifikowalny na zasadzie wprowadzenia zmiany w projekcie zgodnie z procedurą opisaną w rozdziale 2, punkt 2.1 lub 3 niniejszej Procedury (w zależności od formy finansowania).

Dodatkowo, aby roboty dodatkowe lub/i uzupełniające mogły zostać uznane za wydatek kwalifikowalny, powinny zostać spełnione łącznie następujące warunki: wydatek jest uzasadniony i niezbędny dla realizacji celu projektu, wydatek był niemożliwy do przewidzenia na etapie przygotowania projektu oraz jest obecnie niezbędny do prawidłowego wykonania projektu, dofinansowanie projektu po uwzględnieniu wydatku na roboty dodatkowe nie może przekroczyć kwoty określonej w decyzji IZ o dofinansowanie projektu. Dodatkowo WST przy podejmowaniu decyzji w wypadku polskiego BW/PP może zasięgnąć opinii eksperta zewnętrznego/ekspertów zewnętrznych celem potwierdzenia zasadności przedstawionej przez BW/PP propozycji robót dodatkowych lub uzupełniających

Decyzja WST/KM jest decyzją ostateczną, od której wnioskodawcom nie przysługuje odwołanie.

Oszczędności poprzetargowe w ramach kategorii 4 Inwestycje

Wszelkie oszczędności powstałe w wyniku zakończonych postępowań przetargowych w ramach kategorii budżetowej 4 Inwestycje stanowią środki Programu. Decyzja dotycząca ich ewentualnego wykorzystania w projekcie jest podejmowana wyłącznie przez WST, bądź KM.

W celu zapewnienia prawidłowej realizacji projektu propozycje zmian dotyczących wykorzystania powstałych oszczędności poprzetargowych należy przekazać do WST co najmniej 14 tygodni przed planowanym terminem ich wprowadzenia oraz minimum na 14 tygodni przed planowanym zakończeniem realizacji projektu. Zmiany dotyczące kategorii budżetowej Inwestycje należy zgłaszać nie więcej niż 2 razy w ciągu roku kalendarzowego.

BW/PP może wykorzystać poprzez: oszczędności poprzetargowe 1.Dokonanie ich przesunięcia do istniejących podkategorii/kategorii budżetowych (modyfikacja istniejących pozycji budżetowych) oraz gdy złożona przez BW/PP propozycja wykorzystania oszczędności w projekcie w ramach kategorii budżetowej 4 Inwestycje nie przekracza 5% wartości kosztów kwalifikowalnych planowanej przez danego BW/PP wartości danego przetargu na infrastrukturę (liczone odrębnie dla poszczególnych postępowań przetargowych). W tym przypadku zgodę na takie wykorzystanie oszczędności podejmuje WST.

2. Dokonanie ich przesunięcia do nowo utworzonych podkategorii/kategorii budżetowych lub/i wykorzystanie ich na dodatkowe działania w projekcie oraz gdy złożona przez BW/PP propozycja wykorzystania oszczędności w projekcie w ramach kategorii budżetowej 4 Inwestycje przekracza 5% wartości kosztów kwalifikowalnych planowanej przez danego BW/PP wartości danego przetargu na infrastrukturę (liczone odrębnie dla poszczególnych postępowań przetargowych). W tym przypadku, zgodę na takie wykorzystanie oszczędności podejmuje KM. Dodatkowe działania zwiększające zakres projektu muszą mieć ścisły związek z celem i charakterem projektu oraz być uzasadnione z punktu widzenia potrzeby ich realizacji.

Sposób postępowania Decyzja WST: 1. PP wnioskuje o zmianę u BW (wniosek) + propozycja odpowiednich załączników. 2. BW przesyła prośbę o zmianę do WST (wniosek + inne dokumenty - pismo przewodnie, wypełniony wniosek PL/DE, uaktualniony wniosek projektowy PL/DE. 3. W przypadku wnioskowania o wykorzystanie oszczędności poprzetargowych na roboty dodatkowe lub/i uzupełniające muszą zostać spełnione warunki określone w punkcie 2.6. Odpowiednia dokumentacja (np. protokoły konieczności) potwierdzającą konieczność wykonania ww. robót (w języku narodowym BW lub/i PP) 4. WST dokonuje jej analizy w terminie 15 dni roboczych, ewentualnie występuje do BW o przekazanie uzupełnień bądź dodatkowych wyjaśnień. BW dokonuje ewentualnych korekt bądź uzupełnień w terminie 10 dni roboczych od dnia otrzymania uwag WST drogą elektroniczną (decyduje data wpływu do WST).

5. Dokumenty oraz ich korekty uważa się również wtedy za przekazane, jeśli zostaną przesłane w wersji elektronicznej w formie skanu zawierającego odpowiednie podpisy oraz pieczątki. Oryginalna wersja papierowa musi być następnie przesłana do WST tradycyjną pocztą. 6. BW może dokonać poprawy dokumentów maksymalnie dwukrotnie. Jeżeli po dwukrotnej korekcie dokumenty w dalszym ciągu nie będą poprawne, wniosek o wykorzystanie oszczędności zostanie odrzucony automatycznie, o czym WST poinformuje BW drogą elektroniczną. BW będzie zobowiązany do przygotowania dokumentów do aneksu do umowy o dofinansowanie obniżającego wartość projektu o wysokość oszczędności.

WST podejmuje decyzję dotyczącą proponowanego wykorzystania oszczędności poprzetargowych: W przypadku zaakceptowania proponowanych przez BW zmian WST informuje pisemnie BW oraz przekazuje swoją decyzję do IZ, która odnotowuje wprowadzone zmiany w rejestrze zmian do umowy. Jeżeli wprowadzenie zatwierdzonych zmian wymaga aneksowania umowy WST przygotowuje aneks wraz z załącznikami. Jeżeli WST nie wyrazi zgody na proponowane wykorzystanie oszczędności poprzetargowych w projekcie, WST informuje o decyzji BW, a następnie przygotowuje aneks do umowy zmniejszający wartość projektu zgodnie z oszczędnościami powstałymi w wyniku przeprowadzonego postępowania przetargowego. Po wprowadzeniu zmian zmodyfikowane dokumenty w zakresie realizacji projektu oraz gdy wymagany jest również aneks są przekazywane przez WST do właściwych kontrolerów I-go stopnia. Decyzja WST jest decyzją ostateczną, od której wnioskodawcom nie przysługuje odwołanie.

Sposób postępowania Decyzja KM 1.Tryb postępowania jest analogiczny jak w punkcie 3.1 a-d, z tym że Wniosek nr 3 = w języku polskim i niemieckim. 2.WST informuje IZ + prośba o wyrażenie zgody na uruchomienie procedury obiegowej KM. 3.WST uruchamia procedurę obiegową (max 10 dni roboczych). 4.Po uzyskaniu decyzji KM WST przygotowuje w ciągu 10 dni roboczych odpowiednie dokumenty projektowe i przekazuje je do IZ celem odnotowania w rejestrze zmian do umowy lub zawarcia aneksu do umowy o dofinansowanie. Po wprowadzeniu zmian zmodyfikowane dokumenty projektowe są przekazywane przez WST do BW oraz właściwych kontrolerów I-go stopnia. Decyzja dotycząca zagospodarowania oszczędności poprzetargowych w poszczególnych projektach może być także podejmowana podczas posiedzeń KM.

Aneksowanie umów o dofinansowanie projektu Aneksy do umowy o dofinansowanie projektu przygotowywane są wyłącznie w przypadku, gdy proponowane przez BW zmiany wymagają zmiany treści umowy o dofinansowanie projektu (np. zmiana terminu realizacji projektu, wartości dofinansowania itp.). WST przygotowuje projekt aneksu do umowy, w tym celu zwraca się do BW z prośbą o dostarczenie niezbędnych dokumentów. Wszystkie dokumenty wymagane do podpisania aneksu do umowy o dofinansowanie (poprawne i kompletne) = w IZ najpóźniej 6 tygodni przed planowanym wprowadzeniem zmian i zakończeniem projektu. Aneksy do umów o dofinansowanie mogą być podpisywane wyłącznie w okresie trwania projektu (zgodnie z 4 umowy o dofinansowanie).

Inne zmiany Wszelkie inne zmiany dotyczące realizacji projektu, które nie zostały opisane w niniejszej procedurze podlegają zatwierdzeniu przez WST lub KM. Beneficjent Wiodący kontaktuje się bezpośrednio ze WST w celu uzgodnienia sposobu ich ewentualnego wprowadzenia. Uwaga!: Oprócz powyżej wymienionych zmian partner ma również obowiązek powiadomić WST, o wszystkich innych istotnych zmianach i okolicznościach, które wpływają, mogą wpływać lub są związane z przeznaczeniem dofinansowania lub w jakikolwiek sposób przeznaczenia dofinansowania dotyczą. W szczególności dotyczy to ewentualnego negatywnego wyniku kontroli skarbowej, sporów sądowych lub wszczęcia postępowania karnego.

II BLOK TEMATYCZNY Przykłady najczęściej popełnianych błędów we wniosku o zmianę w projekcie

Przykłady najczęściej popełnianych błędów we wniosku o zmianę w projekcie 1. Zmiany powyżej 20% i dot. kategorii budżetowej Inwestycje zgłaszane więcej niż 2 razy w ciągu roku kalendarzowego nie są dozwolone. 2.Przekraczanie progu 20% kosztów kwalifikowalnych poszczególnych kategorii budżetowych przez BW/PP powoduje uznanie wydatków podczas weryfikacji za niekwalifikowalne do refundacji. 3.Propozycje zmian projektowych muszą zostać przekazane do WST na min. 14 tyg. przed planowanym terminem ich wprowadzenia i min. 14 tyg. przed zakończeniem projektu, aby zapewnić prawidłowe wdrażanie projektu. 4.Należy zgłaszać zmiany wskaźników wraz z najbliższym raportem z postępu realizacji projektu.

Przykłady najczęściej popełnianych błędów we wniosku o zmianę w projekcie 5. Kurs przeliczenia oszczędności przez polskich PP jest niepoprawny. 6. Dane we wniosku całościowym są niespójne z wnioskiem PP. 7. Pojawianie się błędów matematycznych. 8. Brak konkretnego i logicznego uzasadnienia zmian lub/i brak uzasadnienia dot. podania powodu nie przewidzenia działania na etapie aplikowania. 9. Wprowadzanie sprzecznych danych liczbowych i/lub merytorycznych w ramach danego wniosku.

Przykłady najczęściej popełnianych błędów we wniosku o zmianę w projekcie 10. Nie wszystkie pola we wniosku są wypełnione. 11. Terminy nie są dotrzymywane. 12. Odpowiednia dokumentacja nie jest dołączana (protokoły konieczności). 13. Zmieniony wniosek o dofinansowanie nie zgadza się z wnioskiem o zmiany. Oprócz wcześniej wymienionych zmian BW/PP ma obowiązek powiadomić WST również o: - innych istotnych zmianach i okolicznościach dot. dofinansowania; - negatywnym wyniku kontroli skarbowej; - sporach sądowych lub - wszczęciu postępowania karnego.

Dziękujemy za uwagę! Wspólny Sekretariat Techniczny ul. Kościelna 2 65-065 Zielona Góra tel./fax: 068 323 06 74 e-mail: info@plbb.eu