Załącznik Nr 1 REGULAMIN GROMADZENIA ŚRODKÓW PIENIĘŻNYCH NA SUBKONTACH POD- OPIECZNYCH ORAZ DYSPONOWANIA ŚRODKAMI NA SUBKONTACH 1 1. Niniejszy Regulamin określa zasady udostępniania przez Stowarzyszenie na Rzecz Dzieci z Dysfunkcjami Rozwojowymi Bruno, zwane w dalszej treści Regulaminu Stowarzyszeniem, swojego rachunku bankowego na rzecz Podopiecznych Stowarzyszenia oraz reguły dysponowania środkami zgromadzonymi na tworzonych subkontach, w tym refundacji wydatków Podopiecznych ze zgromadzonych na subkoncie środków. 2. Termin subkonto używany jest na określenie księgowego wyodrębnienia, dokonywanego przez Stowarzyszenie, środków pieniężnych przeznaczonych dla danego Podopiecznego. 3. Wydzielone księgowo subkonto, opisane imieniem i nazwiskiem, utworzone jest na odrębnym od ogólnego konta Stowarzyszenia rachunku, przeznaczonym wyłącznie do celu tworzenia subkont dla Podopiecznych. GROMADZENIE ŚRODKÓW PIENIĘŻNYCH NA SUBKONTACH PODOPIECZNYCH 2 a) Gromadzenie środków pieniężnych na subkoncie Podopiecznego może być prowadzone wyłącznie na cele związane z potrzebami Podopiecznego wynikającymi z jego niepełnosprawności, zgodnie z zaświadczeniem lekarskim (zob. 4 Ust. 3). Cele te muszą pozostawać w zgodzie z celami Stowarzyszenia wynikającymi ze Statutu Stowarzyszenia. b) Środki pieniężnych na subkoncie Podopiecznego może pochodzić wyłącznie z wpłat 1% podatku dochodowego ze wskazaniem Podopiecznego. c) Środki zgromadzone na subkoncie mogą być wykorzystane wyłącznie na cele wynikające ze Statutu Stowarzyszenia, a dookreślone m. in. niniejszym Regulaminem i zawartym Porozumieniem, do którego niniejszy Regulamin stanowi załącznik. 3 1. Ze środków zgromadzonych na subkoncie, z chwilą ich wpływu Stowarzyszenie zatrzymuje 10% wpłaty, którą przeznacza na cele statutowe Stowarzyszenia, przelewając tę kwotę na ogólny rachunek bankowy Stowarzyszenia. Koszty utrzymania rachunku bankowego, na którym tworzone są subkonta ponosi Stowarzyszenie. 2. Podopiecznemu bądź Osobie reprezentującej Podopiecznego Stowarzyszenie umożliwia dostęp do sprawdzania stanu środków zgromadzonych na subkoncie Podopiecznego po uprzednim kontakcie mailowym. strona 1 z 6
3. Odsetki od środków zgromadzonych na subkoncie przeznacza się na cele statutowe Stowarzyszenia. 4 1. Subkonto utworzone zostaje przez Stowarzyszenie po zawarciu z Podopiecznym / Rodzicem / Prawnym Opiekunem * Podopiecznego (zwanym dalej Osobą reprezentującą Podopiecznego ) Porozumienia, do którego niniejszy Regulamin stanowi załącznik. 2. Porozumienie pod rygorem nieważności musi mieć formę pisemną. 3. Wnioskujący o utworzenie subkonta zobowiązany jest do przedstawienia wraz z podpisanym własnoręcznie Porozumieniem, do którego niniejszy Regulamin stanowi załącznik, następujących dokumentów: a) orzeczenia o niepełnosprawności Podopiecznego, b) zaświadczenia lekarskiego z opisem diagnostycznym. 5 1. Stowarzyszenie może domagać się uzupełnienia informacji przedstawionych we wniosku, jeżeli przedstawione dokumenty i oświadczenia budzą wątpliwości, co do ich prawdziwości bądź nie dają pełnego obrazu sytuacji zdrowotnej i uzyskiwanej pomocy materialnej. 2. Stowarzyszenie odmawia utworzenia subkonta i zawarcia porozumienia, jeżeli okaże się, że przedstawione przez wnioskującego okoliczności są nieprawdziwe. 3. Stowarzyszenie może odmówić utworzenia subkonta, jeżeli zaistniałe w jego ocenie wątpliwości co do prawdziwości dokumentów i oświadczeń wnioskującego nie zostały dostatecznie wyjaśnione przez wnioskującego. 6 1. Podopieczny / Osoba reprezentująca Podopiecznego powinna organizować we własnym zakresie i własnymi środkami gromadzenie funduszy na utworzonym subkoncie. 2. Podopieczny / Osoba reprezentująca Podopiecznego nie może organizować zbiórek publicznych w rozumieniu Ustawy z dnia 14 marca 2014 r. o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 498), tzn. zbierać ofiar w gotówce lub naturze w miejscach publicznych. 7 Inicjujący zbiórki indywidualne Podopieczny / Osoba reprezentująca Podopiecznego ma obowiązek uzgadniać ze Stowarzyszeniem w sposób określony Porozumieniem treść apeli, próśb i innych form oświadczeń skierowanych do potencjalnych darczyńców, która musi być zgodna z celami statutowymi Stowarzyszenia i odpowiadać potrzebom wynikającym z treści dokumentacji lekarskiej. 8 1. Porozumienie o utworzeniu subkonta może być rozwiązane przez każdą ze stron przez jego wypowiedzenie z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia, strona 2 z 6
liczonego od dnia otrzymania oświadczenia o wypowiedzeniu przez drugą stronę. W wypowiedzeniu należy wskazać jego przyczynę. 2. W przypadku rozwiązania przez Stowarzyszenie porozumienia z przyczyn naruszenia przez Podopiecznego / Osobę reprezentującą Podopiecznego warunków Porozumienia pozostałe w dniu rozwiązania Porozumienia na subkoncie Podopiecznego środki zostają przekazane na ogólny rachunek Stowarzyszenia i będą wykorzystane na jego cele statutowe. 3. W przypadku rozwiązania Porozumienia przez Podopiecznego / Osobę reprezentującą Podopiecznego lub przez Stowarzyszenie z przyczyn innych niż wskazane w ust. 2, pozostałe na subkoncie Podopiecznego środki zostają przekazane na wskazany przez Podopiecznego / Osobę reprezentującą Podopiecznego rachunek innej organizacji udzielającej pomocy społecznej. 4. W przypadkach losowych (np. śmierć Podopiecznego), skutkujących wygaśnięciem Porozumienia, pozostałe na subkoncie środki zostają przeznaczone na cele działalności statutowej Stowarzyszenia. WYDATKI REFUNDOWANE ZE ŚRODKÓW ZGROMADZONYCH NA SUBKONTACH 9 Ze środków zgromadzonych na subkoncie, na pisemny wniosek Podopiecznego / Osoby reprezentującej Podopiecznego, Stowarzyszenie może ponosić lub refundować w całości lub częściowo koszty związane z: a) turnusami rehabilitacyjnymi i wyjazdami zdrowotnymi Podopiecznego i jego opiekuna, o ile Podopieczny wymaga wsparcia ze strony opiekuna, b) leczeniem, rehabilitacją, zajęciami usprawniającymi, zabiegami leczniczymi, terapią psychologiczną i psychoterapią, terapią logopedyczną / neurologopedyczną, terapią pedagogiczną i innymi terapiami stymulującymi rozwój Podopiecznego oraz wpływającymi na poprawę jego funkcjonowania, c) usługami opiekuńczymi, d) lekarstwami przyjmowanymi na stałe i doraźnie, szczepionkami, suplementami diety, e) operacjami, pobytami w szpitalach, wizytami u specjalistów, f) zakupem sprzętu rehabilitacyjnego, medycznego i ortopedycznego dla Podopiecznego, g) zakupem środków higienicznych i pielęgnacyjnych, h) transportem Podopiecznego w celach diagnostycznych, leczniczych i rehabilitacyjnych niezbędne jest potwierdzenie w jednej z poniższych form: pieczęci placówki leczniczej lub specjalisty na odwrocie faktur/rachunków/biletów przejazdowych, dowodu księgowego, strona 3 z 6
zaświadczenia potwierdzającego odbycie leczenia / rehabilitacji / wizyty lekarskiej w terminie, którego dotyczy transport Podopiecznego. i) zakupem pomocy dydaktycznych dla Podopiecznego i jego edukacją (opłaty za studia / kursy podnoszące kwalifikacje Podopiecznego lub jego prawnych opiekunów w zakresie niezbędnym do poprawy funkcjonowania Podopiecznego), j) usprawnieniem funkcjonowania Podopiecznego w jego otoczeniu (np. koszty likwidacji barier w poruszaniu się, koszty likwidacji barier w komunikowani się, itp.), jeżeli zalecone zostały przez kompetentne w tym zakresie osoby, tj. lekarza, psychologa, terapeutę, instruktora, pedagoga, opiekuna społecznego w formie zaświadczenia, a w wyjątkowych wypadkach szczegółowo uzasadnione przez rodziców, k) zakupem zwierząt do terapii, także ich utrzymaniem i szkoleniami, zaleconym przez kompetentne w tym zakresie osoby w formie zaświadczenia l) specjalistycznymi dietami (np. bezglutenowa, ketogeniczna, itp.). REFUNDACJA KOSZTÓW ZE ŚRODKÓW ZGROMADZONYCH NA SUBKONTACH 10 1. Stowarzyszenie pokrywa poniesione koszty wyłącznie w formie przelewów, na podstawie otrzymanych oryginałów rachunków, faktur lub innych dowodów księgowych do wysokości środków pieniężnych posiadanych przez Podopiecznego na subkoncie. 2. W dokumentach potwierdzających wydatki należy wskazać jako płatnika Stowarzyszenie oraz podać nazwisko i imię Podopiecznego. 3. Stowarzyszenie może ponosić lub refundować koszty, o których mowa wyżej, jeśli są one zgodne z treścią Porozumienia, dla którego niniejszy Regulamin stanowi załącznik, i redagowanych apeli oraz odpowiadają obowiązującym wymogom formalnym i merytorycznym wynikającym z ustawy o rachunkowości. 4. Rachunki, faktury i inne dowody księgowe potwierdzające poniesione koszty mogą być refundowane przez Stowarzyszenie tylko wówczas, gdy na odwrocie zostały opisane oraz czytelnie podpisane przez Podopiecznego / Osobę reprezentującą Podopiecznego co do zasadności tych kosztów. Dokumenty nie nie mogą budzić żadnych wątpliwości co do ich rzetelności, oryginalności oraz poprawności merytorycznej. 5. Faktury, rachunki lub inne dowody księgowe podlegające refundacji należy przesłać na adres Stowarzyszenia wraz z Zestawieniem kosztów sporządzonym wg wzoru stanowiącego Załącznik do niniejszego Regulaminu. Faktury, rachunki lub inne dowody księgowe opłacone w formie przelewów bankowych udokumentować potwierdzeniem wykonania przelewu. 6. Faktury i rachunki, które wystawione są na Stowarzyszenie, z adnotacją imienia i nazwiska Podopiecznego, mogą być także opłacane bezpośrednio na rzecz sprzedawcy lub świadczeniodawcy wystawiającego fakturę / rachunek. 7. Jednorazowa łączna kwota do refundacji nie powinna być mniejsza niż 100,00 zł. strona 4 z 6
8. Stowarzyszenie dopełni starań by dokonać refundacji kosztów w terminie 1 miesiąca, licząc od dnia otrzymania dowodów księgowych w/w. 11 1. Decyzję o dofinansowaniu lub refundacji kosztów podejmuje Zarząd Stowarzyszenia lub Pełnomocnik ds. refundacji środków zgromadzonych na subkontach Podopiecznych. 2. Stowarzyszenie może odmówić wypłaty z subkonta Podopiecznego, jeśli przedstawione rachunki, faktury VAT lub oświadczenia Podopiecznego / Osoby reprezentującej Podopiecznego nie są zgodne z wymogami określonymi w 11 Ust.1-2, budzą wątpliwości co do ich merytorycznej rzetelności i celowości ponoszonych kosztów lub nie odpowiadają pod względem formalnym wymogom określonym w niniejszym Regulaminie oraz ustawie o rachunkowości. 12 Podopieczny / Osoba reprezentująca Podopiecznego ma prawo znać stan swojego subkonta. 13 W związku z ustawą o ochronie danych osobowych, Stowarzyszenie nie udostępnia Podopiecznym / Osobom reprezentującym Podopiecznych danych darczyńców. 14 W zakresie zgodności wykorzystania środków finansowych z celami statutowymi Stowarzyszenia zastosowanie mają ustawa o Prawo o stowarzyszeniach oraz Statut Stowarzyszenia. *) niepotrzebne skreślić strona 5 z 6
Załącznik do regulaminu gromadzenia środków pieniężnych na subkontach Podopiecznych oraz dysponowania środkami na subkontach ZESTAWIENIE KOSZTÓW - WZÓR Imię i Nazwisko:... Data wysłania:... Adres:... Nr telefonu:... Zwracam się z prośbą o zwrot kosztów leczenia, rehabilitacji, zakupów oraz innych... (Nazwisko i imię Podopiecznego) wg przedstawionego zestawienia: SUMA:...... Załączam faktury/rachunki w ilości:...... egz. Zaakceptowaną kwotę refundacji proszę przekazać na podany poniżej nr konta bankowego:... UWAGI: W przypadku większej ilości dokumentów prosimy o rozszerzenie zestawienia, Przypominamy, że każdy dokument musi być na odwrocie czytelnie podpisany i dokładnie opisany przez Podopiecznego bądź osoby reprezentujące Podopiecznego co do celowości poniesionych kosztów.... Podpis Podopiecznego / Osoby reprezentującej Podopiecznego strona 6 z 6