Informator. o użyczeniu konta oraz o zasadach refundacji ze środków zgromadzonych na koncie Stowarzyszenia Hospicjum Królowej Apostołów w Mławie

Transkrypt

1 Informator o użyczeniu konta oraz o zasadach refundacji ze środków zgromadzonych na koncie Stowarzyszenia Hospicjum Królowej Apostołów w Mławie Mława 2017 r.

2 Spis treści 1.Użyczenie konta Stowarzyszenia Regulamin użyczenia konta Stowarzyszenia Instrukcja refundacji środków Podziękowania dla darczyńców Zamykanie użyczonego konta Stowarzyszenia W przypadku śmierci podopiecznego...12 strona:

3 Użyczenie konta Stowarzyszenia Informujemy, że Stowarzyszenie Hospicjum Królowej Apostołów w Mławie nie pobiera prowizji od zgromadzonych środków na użyczonym koncie podopiecznych i nie pobiera opłat za prowadzenie użyczonego konta. Komu pomagamy? Stowarzyszenie Hospicjum Królowej Apostołów w Mławie działa na rzecz dzieci i dorosłych terminalnie chorych,niepełnosprawnych. Nie ma schorzeń, które dyskwalifikowałyby dzieci z objęcia naszą pomocą. Aby użyczyć konto dla chorego lub niepełnosprawnego dziecka lub dorosłego, należy skontaktować się z nami pod adresem apostolka3@wp.pl Prosimy o przesłanie informacji dotyczących choroby dziecka lub dorosłego, jego imienia, nazwiska i numeru PESEL oraz adresu zamieszkania. W jaki sposób można uzyskać użyczenie konta dla chorego dziecka lub dorosłego? W pierwszej kolejności prosimy się zapoznać się regulaminem użyczonego konta oraz instrukcją refundacji. Następnie prosimy wystąpić o przesłanie Wniosku o użyczenie konta i Zgody na przetwarzanie danych osobowych. Potwierdzenie użyczenia konta otrzymacie Państwo pocztą lub mailem (preferujemy kontakty elektroniczne). Użyczenie konta stanowi konto ogólne Stowarzyszenia Hospicjum Królowej Apostołów w Mławie. Po podpisaniu umowy ze Stowarzyszeniem otrzymują Państwo prawo do użyczenia konta,na które Stowarzyszenie może zbierać darowizny od osób prywatnych i firm, a także z licznych akcji prowadzonych przez Stowarzyszenie oraz na użyczone konto przesyłane będą kwoty z odpisów 1% podatku, które wpłyną na dane dziecko lub osobę dorosłą. Rodzice podopiecznych zobowiązani są do: przesyłania aktualnych zdjęć i informacji o leczeniu i rozwoju dzieci w celu zamieszczania ich na stronie oraz stronie aktywnego udziału w akcjach organizowanych przez Stowarzyszenie Hospicjum Królowej Apostołów na rzecz podopiecznego. złożenia oświadczenia, które stanowić będzie załącznik do POROZUMIENIA, iż ich sytuacja materialna nie pozwala na samodzielne sfinansowanie leczenia i rehabilitacji dziecka lub innych związanych z tym wydatków. Rodzice zobowiązani będą poinformować Stowarzyszenie na piśmie, jeżeli ich sytuacja finansowa ulegnie znacznej poprawie.

4 REGULAMIN UŻYCZENIA KONTA STOWARZYSZENIA HOSPICJUM KRÓLOWEJ APOSTOŁÓW W MŁAWIE NA RZECZ PODOPIECZNYCH STOWARZYSZENIA W RAMACH ZBIÓREK -WPŁAT 1% 1. Terminem użyczenie określa się wyodrębnienie środków pieniężnych na ogólnym koncie Stowarzyszenia na które darczyńcy wpłacają z dopiskiem na na rzecz podopiecznego Stowarzyszenia. Podopieczny ani osoby reprezentujące Podopiecznego nie ponoszą żadnych kosztów związanych z użyczeniem konta. Bycie Podopiecznym Stowarzyszenia i użyczenie konta jest nieodpłatne. 2. Celem Stowarzyszenia Hospicjum Królowej Apostołów w Mławie jest pomoc i wsparcie w leczeniu, rehabilitacji, rozwoju, przysposabianiu do samodzielnego życia, oraz pomoc w innych trudnych sytuacjach życiowych Podopiecznych Stowarzyszenia. 3. Użyczenie konta może być uruchomione na rzecz dziecka/osoby chorej lub niepełnosprawnej lub będącej w innej trudnej sytuacji życiowej,ale pod warunkiem, że dana osoba jest podopieczną Stowarzyszenia lub zostaje nią wraz z użyczeniem konta. Numer użyczonego konta nadany jest przez Stowarzyszenie Hospicjum Królowej Apostołów w Mławie. 4. Stowarzyszenie nie pobiera od Podopiecznego ani od osób reprezentujących Podopiecznego oraz Darczyńców żadnych opłat ani prowizji za użyczenie konta. 5. Użyczenie konta zakładane jest na podstawie przesłanych do Stowarzyszenia wymaganych dokumentów i wniosku o sytuacji i chorobie Podopiecznego. Decyzję o użyczeniu konta podejmuje Zarząd Stowarzyszenia. 6. Podopieczny lub osoby reprezentujące Podopiecznego nie mogą organizować we własnym zakresie i własnymi środkami gromadzenie funduszy z wykorzystaniem-podawaniem użyczonego konta przez Stowarzyszenie Hospicjum Królowej Apostołów w Mławie. 7. Podopieczny lub osoby reprezentujące Podopiecznego zobowiązują się nie prowadzić samodzielnie zbiórek publicznych (tj. zbiórek do puszek, skarbon i innych określonych w ustawie o zbiórkach publicznych z dnia ) ponieważ zbiórki publiczne jak i wszelkie akcje w ramach Podopiecznych, którym użyczono konto może realizować Stowarzyszenie na zasadach określonych w w/w ustawie. 8. Zbiórki publiczne na rzecz Podopiecznego, któremu użyczone zostało konto może przeprowadzać wyłącznie Stowarzyszenie. 9. Gromadzenie środków pieniężnych na użyczonym koncie Podopiecznego może być prowadzone przez: a) indywidualne akcje prowadzone przez Stowarzyszenie dla Podopiecznego lub osób reprezentujących Podopiecznego

5 b) zbiórki publiczne c) wpłaty 1% podatku. 10. Treść apeli Podopiecznego lub osób reprezentujących Podopiecznego musi być uprzednio uzgadniana z Stowarzyszeniem, zgodna z celami statutowymi Stowarzyszenia i dokumentacją lekarską lub inną przekazaną do Stowarzyszenia. 11. Środki zgromadzone na użyczonym koncie Podopiecznego mogą być wydane na: a) leczenie Podopiecznego oraz wydatki z tym związane, zakup lekarstw i środków medycznych, b) rehabilitację Podopiecznego c) zakup sprzętu rehabilitacyjnego i medycznego dla Podopiecznego d) finansowanie lub dofinansowanie pobytu w szpitalu lub w innych placówkach medycznych e) finansowanie lub dofinansowanie operacji i kosztów z nią związanych W szczególnych przypadkach innych niż w/w wydatków konieczne jest zatwierdzenie tego przez Stowarzyszenie. 12. Środki pieniężne podopiecznego są gromadzone na użyczonym koncie danego Podopiecznego jeśli w tytule przelewu lub w zeznaniu podatkowym jest wpisane prawidłowe imię lub nazwisko Podopiecznego. 13.Rachunek Bankowy Banku PeKao SA użyczone Podopiecznemu do gromadzenia środków pieniężnych na cele określone w Regulaminie. Konto do przekazywania 1% podatku, darowizn, zbiórek i apeli oraz akcji organizowanych przez Stowarzyszenie: Stowarzyszenie Hospicjum Królowej Apostołów w Mławie BANK PEKAO S.A z podaniem imienia i nazwiska Podopiecznego 14. Refundacja następuje tylko do wysokości środków znajdujących się aktualnie na użyczonym koncie Podopiecznego. 15. Refundacja następuje na wniosek Podopiecznego lub osób reprezentujących Podopiecznego na podstawie oryginałów faktur lub rachunków dotyczących kosztów leczenia, rehabilitacji, zakupu sprzętu medycznego, operacji, wyjazdów na leczenie rehabilitacyjnych i innych opisanych w pkt. 11, które należy przesłać do siedziby Stowarzyszenia. Faktury należy wysyłać lub dostarczyć w kopercie do Stowarzyszenia Hospicjum Królowej Apostołów w Mławie wraz z dopiskiem Zestawienie kosztów. Do faktur należy dołączyć pismo z uzasadnieniem czego dotyczą przesłane faktury/rachunki. Dodatkowo każdą fakturę należy

6 podpisać ręcznie na odwrocie imieniem, nazwiskiem podopiecznego i numerem konta na jakie ma nastąpić refundacja. 16. Z użyczonego konta nie będą pokrywane wydatki nieudokumentowane. Stowarzyszenie może również odmówić wykonania operacji finansowej na użyczonym koncie Podopiecznego, jeśli przedstawione faktury VAT lub wyjaśnienia budzą wątpliwości, co do ich merytorycznej rzetelności i celowości ponoszonych kosztów, lub nie odpowiadają pod względem formalnym wymogom określonym w niniejszym Regulaminie oraz ustawie o rachunkowości. W razie wątpliwości co do możliwości refundowania kosztów należy się skontaktować z Stowarzyszeniem. 17. Wnioskowanie o pomoc Stowarzyszenia zobowiązuje Podopiecznego lub osoby go reprezentujące do oświadczenia, że ich sytuacja materialna nie pozwala samodzielnie finansować leczenie i rehabilitację Podopiecznego. Podopieczny lub osoby reprezentujące Podopiecznego zobowiązane są do informowania na piśmie Stowarzyszenie jeśli ich sytuacja materialna ulegnie znacznej poprawie i będą mogli pokrywać wydatki na leczenie i rehabilitację we własnym zakresie. 18. Podopieczny lub osoby reprezentujące Podopiecznego są zobowiązane do informowania Stowarzyszenia o bieżącym stanie zdrowia Podopiecznego. Jeśli stan zdrowia Podopiecznego ulegnie znacznej zmianie, Podopieczny lub osoby go reprezentujące są zobowiązane do poinformowania o tym Stowarzyszenie. 19. Środki pieniężne zgromadzone na użyczonym koncie Podopiecznego będą przeznaczane na pomoc Podopiecznemu w postaci świadczeń, o których mowa w ustawie z 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (Dz. U. Nr 175 poz z późn. zm.) 20.Stowarzyszenie realizuje wolę Darczyńców dokonujących wpłat na Rachunki Bankowe użyczonego konta Podopiecznego pod warunkiem, że są one zgodne z prawem regulaminem i celami statutowymi Stowarzyszenia. 21. Wypłata środków zgromadzonych na Rachunkach Bankowych użyczonego konta Podopiecznego będzie realizowana poprzez refundację kosztów poniesionych na rzecz Podopiecznego na podstawie przysłanych rachunków i faktur wraz z dołączonym pismem z uzasadnieniem czego dotyczą przesłane faktury/rachunki. Dodatkowo każdą fakturę należy podpisać ręcznie na odwrocie imieniem, nazwiskiem podopiecznego i numerem konta na jakie ma nastąpić refundacja. W sytuacjach szczególnych decyzję o wypłacie środków podejmuje Zarząd Stowarzyszenia. 22. Wraz z wnioskowaniem o pomoc Stowarzyszenia Podopieczny lub osoby reprezentujące Podopiecznego są zobowiązane przekazać Stowarzyszeniu zdjęcie/a Podopiecznego. Podopieczny lub osoby

7 reprezentujące Podopiecznego oświadczają, że przysługują im pełne prawa autorskie do zdjęcia o którym mowa, oraz że przenoszą na Stowarzyszenie prawo do korzystania ze zdjęcia poprzez jego utrwalanie, zwielokrotnianie, wprowadzenie do obrotu, wprowadzenie do pamięci komputera, udostępnianie osobom trzecim np. poprzez apel na stronie oraz udzielają Stowarzyszeniu zgody na nieograniczone wykonywanie praw zależnych związanych ze zdjęciem. 23. Podopieczny w miarę możliwości oraz osoby reprezentujące Podopiecznego uczestniczyć będą w akcjach Stowarzyszenia, których celem jest wspieranie Podopiecznego. 24. Podopieczny lub osoby reprezentujące Podopiecznego, będąc świadomym odpowiedzialności na podawanie fałszywych danych, wnioskując o pomoc Stowarzyszenia oświadczają, że przedstawione przez nich informacje są prawdziwe. 25. Podpisanie wniosku do Stowarzyszenia jest równoznaczne z akceptacją i podpisaniem niniejszego Regulaminu, który stanowi porozumienie z Stowarzyszeniem. Porozumienie jest zawarte jeśli decyzja Zarządu jest pozytywna. Wtedy użyczenie konta zostaje zatwierdzone i jest otwarte na czas określony wewnętrzną decyzją zarządu Stowarzyszenia. 26. W przypadku zgromadzenia na użyczonym kwocie kwoty przewyższającej potrzeby dotyczące leczenia Podopiecznego należy się środkami podzielić przekazać na rzecz innych dzieci/osób potrzebujących pomocy będących wyłącznie pod opieką Stowarzyszenia Hospicjum Królowej Apostołów w Mławie. 27.Zebrane na użyczonym koncie środki można wykorzystać w przeciągu dwóch lat od momentu ich wpływu na konto. Po tym czasie środki są przeznaczane na pomoc innym dzieciom/osobom aktualnie potrzebującym pomocy,a będącymi wyłącznie podopiecznymi Stowarzyszenia Hospicjum Królowej Apostołów w Mławie. W szczególnych przypadkach możliwe są odstępstwa od tej reguły za zgodą Zarządu Stowarzyszenia 28. Zbiórki publiczne mogą być prowadzone wyłącznie w walucie polskiej. 29. Stowarzyszenie posiada status organizacji pożytku publicznego. Wpłaty 1% podatku Stowarzyszenie przyjmuje według ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 873 z późn. zm.) 30. W przypadku zamknięcia użyczenia konta czyli rozwiązania niniejszego porozumienia zgromadzone na subkoncie podopiecznego środki pieniężne zostają rozdysponowane na cele statutowe Stowarzyszenia.

8 INSTRUKCJA REFUNDACJI ŚRODKÓW ZNAJDUJĄCYCH SIĘ NA UŻYCZONYM KONCIE STOWARZYSZENIA 1. Refundacja ze środków zgromadzonych na koncie Stowarzyszenia Hospicjum Królowej Apostołów w Mławie-wyłącznie z poprawnym dopiskiem dla konkretnego podopiecznego następuje na podstawie oryginałów faktur/rachunków dotyczących opłaconych przez jego rodziców/opiekunów kosztów leczenia i innych kosztów zgodnie z regulaminem. 2. Faktury/rachunki podlegające refundacji powinny być wystawione na Podopiecznego. Nie można brać faktur na Stowarzyszenie Hospicjum Królowej Apostołów w Mławie. Na fakturach nie może być danych Stowarzyszenia Hospicjum Królowej Apostołów, tylko dane Podopiecznego. 3. Przyjmowane są tylko oryginały faktur/rachunków. Kopie lub dokumenty przesłane na mail nie podlegają refundacji. Paragony wystawione w Polsce również nie podlegają refundacji, bo nie są dokumentem księgowym. 4.Oryginały dokumentów księgowych należy przesłać pocztą na adres Stowarzyszenia Hospicjum Królowej Apostołów w Mławie lub dostarczyć osobiście wcześniej kontaktując się telefonicznie. 5.Faktury należy wysyłać lub dostarczyć w kopercie do Stowarzyszenia Hospicjum Królowej Apostołów w Mławie wraz z dopiskiem Zestawienie kosztów. Do faktur należy dołączyć pismo z uzasadnieniem czego dotyczą przesłane faktury/rachunki. Dodatkowo każdą fakturę należy podpisać ręcznie na odwrocie imieniem, nazwiskiem podopiecznego i numerem konta na jakie ma nastąpić refundacja. 6. Na pierwszej stronie faktury/rachunku nie może być skreśleń. 7. Jeśli faktury/rachunki zostały opłacone przez rodzica/opiekuna przelewem należy dołączyć potwierdzenie przelewu uzasadniające, że faktura jest zapłacona. 8.Faktura nie może być proformą. Refundacji podlegają tylko oryginały faktur głównych. 9.W przypadku refundacji za paliwo - także wymagane jest dostarczenie dokumentu ewidencji pojazdu. 10.Stowarzyszenie może dokonywać przelewów bezpośrednich (do instytucji, gabinetów zabiegowych itp.) tylko na pisemny wniosek rodziców z obowiązkowo załączoną fakturą lub fakturą pro-forma. 11.Rachunki, faktury VAT i inne dowody potwierdzające poniesione koszty muszą być przekazywane do siedziby Stowarzyszenia do końca miesiąca, w którym zostały wystawione w oryginale pocztą lub osobiście. 12.Stowarzyszenie refunduje koszty do wysokości dostępnych środków na użyczonym koncie Podopiecznego. W razie pytań prośba o kontakt mailowy: apostolka3@wp.pl

9 PODZIĘKOWANIA DLA DARCZYŃCÓW Zgodnie z obowiązującą ustawą o ochronie danych osobowych, Stowarzyszenie Hospicjum Królowej Apostołów w Mławie jest zobowiązane do utajnienia danych Darczyńców. Wychodząc naprzeciw potrzebom Beneficjentów, dane Darczyńców nie zostały utajnione całkowicie. Beneficjenci otrzymują kopię załącznika do pisma Urzędu Skarbowego w sprawie danych dotyczących kwot przekazywanych na rzecz organizacji pożytku publicznego HOSPICJUM KRÓLOWEJ APOSTOŁÓW W MŁAWIE KRS Beneficjenci mają wgląd wyłącznie w imię podatnika i pierwszą literę nazwiska. Tytuł i kwota wpłaty widoczna jest w całości. Jak możesz podziękować Darczyńcom? Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych ( Stowarzyszenie Hospicjum Królowej Apostołów w Mławie ma określone działania w sferze przechowywania i przetwarzania danych osobowych zarówno jeżeli chodzi o Podopiecznych Stowarzyszenia, jak i Darczyńców przekazujących środki na poszczególnych Beneficjentów. Takie ograniczenia powstały, aby wszelkie organizacje czy instytucje nie naruszały praw i wolności osób, organizacji czy instytucji, których dane dotyczą.

10 W nawiązaniu do tej ustawy Stowarzyszenie ma określone zasady co do przekazywania Podopiecznym danych Darczyńców, nawet w przypadku gdy Beneficjenci chcą przesłać podziękowania do osób czy organizacji, które darowiznę przekazały. Stowarzyszenie udostępnia Podopiecznym jedynie imię i pierwszą literę nazwiska z przekazu darowizny (przelewu) dotyczące Darczyńcy. Stowarzyszenie nie ma prawa podać dodatkowych informacji dotyczących Darczyńcy nawet w celu przekazania podziękowania. Proponujemy kilka rozwiązań w jaki sposób można podziękować Darczyńcom: 1. udostępniaj ogólne podziękowania na swoim profilu w portalach społecznościowych takich jak Facebook, Twitter, Instagram itp., 2. zamieszczaj na swoim profilu w portalach społecznościowych zdjęcia, nagrania z informacją co udało Ci się zmienić, osiągnąć, zakupić dzięki zgromadzonym środkom na subkoncie otrzymanym darowiznom, 3. bierz udział w wydarzeniach organizowanych przez Stowarzyszenie Hospicjum Królowej Apostołów w Mławie wydarzeniach integracyjnych, sportowych, kampaniach, akcjach hospicyjnych itp., Przekazuj Stowarzyszeniu Hospicjum Królowej Apostołów w Mławie informację w jaki sposób chciałbyś podziękować Darczyńcom, dziel się sowimi pomysłami, może wspólnie uda nam się opracować formę podziękowań dla Darczyńców.

11 ZAMYKANIE UŻYCZONEGO KONTA Między Podopiecznym a Stowarzyszeniem Hospicjum Królowej Apostołów użyczanie konta do zbierania środków z 1% podatku i darowizn z akcji organizowanych przez Stowarzyszenie, zawiera się na czas nieokreślony i wchodzi w życie z dniem podpisania WNIOSKU O UŻYCZENIE KONTA. Porozumienie może zostać rozwiązane w dowolnym momencie. W celu zamknięcia użyczenia konta prosimy o zgłoszenie informacji mailowo na adres apostolka3@wp.pl lub telefonicznie na numer W odpowiedzi prześlemy mailowo lub listownie, druk rozwiązaniazamknięcia użyczonego konta, który należało będzie wypełnić, podpisać i odesłać do Stowarzyszenia pocztą tradycyjną. Po rozwiązaniu-zamknięciu użyczonego konta Podopieczny ma przyznane dodatkowe 60 dni kalendarzowych (liczonych od daty rozwiązania-zamknięcia) na wykorzystanie swoich zgromadzonych na użyczonym koncie środków, zgodnie z zasadami wydatkowania środków z użyczonego konta w Stowarzyszeniu Hospicjum Królowej Apostołów w Mławie określonymi w Regulaminie.

12 W PRZYPADKU ŚMIERCI PODOPIECZNEGO Co zrobić w przypadku śmierci Podopiecznego Stowarzyszenia Hospicjum Królowej Apostołów w Mławie? W przypadku śmierci Podopiecznego Stowarzyszenia Hospicjum Królowej Apostołów w Mławie, który miał użyczone konto do zbierania 1% i darowizn z akcji prowadzonych przez Stowarzyszenie, jego rodzina, reprezentant lub upoważniony zobowiązani są do przekazania informacji o śmierci Podopiecznego drogą mailową lub listowną w ciągu 30 dni kalendarzowych od daty zgonu. Środki zgromadzone na jego użyczonym koncie zostają wtedy do dyspozycji Stowarzyszenia Hospicjum Królowej Apostołów w Mławie zostaną przeznaczone przez Stowarzyszenie na rzecz innych Podopiecznych Stowarzyszenia lub działalność statutową Stowarzyszenia. Wpłaty darowizn otrzymane po dacie zgonu będą przeznaczone przez Stowarzyszenie na rzecz innych Podopiecznych Stowarzyszenia lub zostaną wydatkowane w inny sposób zgodnie ze statutem STOWARZYSZENIA. Ile czasu jest na wykorzystanie środków po zamknięciu użyczonego konta? Zgodnie z Regulaminem Stowarzyszenia, zamknięcie użyczonego konta w Stowarzyszeniu Hospicjum Królowej Apostołów w Mławie może nastąpić w przypadku pisemnego rozwiązania lub śmierci Podopiecznego albo zamknięcia użyczonego konta na wniosek Zarządu Stowarzyszenia. Po pisemnym rozwiązaniu lub zamknięciu użyczonego konta przez Zarząd Stowarzyszenia Podopieczny ma 60 dni kalendarzowych (liczonych od daty rozwiązania Porozumienia) na wykorzystanie środków zgromadzonych na użyczonym koncie. Rozwiązanie lub zamknięcie użyczonego konta musi nastąpić w formie pisemnej. Druki do rozwiązaniazamknięcia użyczonego konta dostępne są po mailowym kontakcie ze Stowarzyszeniem. W przypadku śmierci Podopiecznego, Rodzina, Reprezentant lub Osoba Upoważniona powinna poinformować Stowarzyszenie mailowo lub listownie o zgonie w terminie do 30 dni kalendarzowych liczonych od daty zgonu.

13 DANE KONTAKTOWE: STOWARZYSZENIE HOPSICJUM KRÓLOWEJ APOSTOŁÓW MŁAWA UL. SPICHRZOWA 2 TEL apostolka3@wp.pl STRONY INTERNETOWE: