Załącznik nr 2 do Zarządzenia Nr 78/2005 Wójta Gminy Limanowa z dnia 25 listopada 2005 r. PROCEDURA NABORU NA WOLNE STANOWISKA KIEROWNICZE W URZĘDZIE GMINY L I M A N O W A Procedura zapewnia obsadzenie określonych stanowisk kierowniczych w Urzędzie Gminy Limanowa poprzez zatrudnienie na nich pracowników o odpowiednich kwalifikacjach i predyspozycjach, zapewniających sprawność i efektywność realizacji zadań związanych ze stanowiskiem, tak aby z jednej strony zadania te odpowiadały możliwościom, aspiracjom i oczekiwaniom pracowników, z drugiej zaś, by cele Urzędu Gminy Limanowa były realizowane prawidłowo. Rozdział 1 POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. 1. Procedura określa szczegółowe zasady związane z naborem kandydatów na pracowników w Urzędzie Gminy Limanowa w oparciu o przejrzyste kryterium fachowości gwarantujące równy, otwarty i konkurencyjny dostęp na wolne stanowiska kierownicze z wyłączeniem stanowisk obsadzanych w drodze wyboru i powołania. 2. Właścicielem procedury jest Urząd Gminy Limanowa. 2. Ilekroć w regulaminie jest mowa o : 1) urzędzie- należy przez to rozumieć Urząd Gminy Limanowa, 2) wójcie- należy przez to rozumieć Wójta Gminy Limanowa dokonującego czynności w sprawach z zakresu prawa pracy za Urząd jako pracodawcę, 3) kierowniku wydziału należy przez to rozumieć również pracownika zatrudnionego na samodzielnym stanowisku pracy, 4) Biuletynie Informacji Publicznej należy przez to rozumieć Biuletyn, o którym mowa w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. Nr 112. poz. 1198 z późn. zm.), 4) stanowiskach kierowniczych - należy przez to rozumieć kierownicze stanowiska urzędnicze określone w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. Nr 146, poz. 1223 z późn. zm.), 6) planowaniu zatrudnienia należy przez to rozmieć przewidywanie
odpowiedniej liczby i rodzaju pracowników o określonych zawodowokwalifikacyjnych cechach we właściwym czasie i miejscu, niezbędnych do realizacji założonych celów i zadań urzędu, 7) rekrutacji należy przez to rozumieć wieloetapowy proces polegający na wyszukaniu, rozpoznaniu i przyciągnięciu kandydatów o właściwych kompetencjach dla celów selekcji wystarczającej liczby kandydatów, 8) selekcji - należy przez to rozumieć proces zbierania informacji o kandydatach i wyboru spośród nich najbardziej odpowiedniego na wolne stanowisko, 9) zatrudnieniu należy przez to rozumieć nawiązanie stosunku pracy z kandydatem na podstawie umowy o pracę, 10) stanowisku pracy należy przez to rozumieć najmniejszy, niepodzielny system działania zawodowego w strukturze organizacyjnej wydziału lub urzędu, 11) opisie stanowiska należy przez to rozumieć zbiór informacji o celu stanowiska i treści pracy wykonywanej na danym stanowisku oraz wymaganiach stawianych osobom wykonującym tę pracę. Rozdział 2 PLANOWANIE ZATRUDNIENIA 3. 1. Nabór nowych pracowników na stanowiska kierownicze powinien być zawsze określeniem przyszłych potrzeb urzędu wynikających z prognozy jego funkcjonowania. 2. Podstawowymi wyznacznikami planowania zatrudnienia w urzędzie są w szczególności: 1) planowane zmiany w strukturze organizacyjnej urzędu i związane z tym tworzenie nowych stanowisk kierowniczych, 2) zmiana przepisów prawnych nakładająca na urząd nowe kompetencje i zadania, 3) oceny pracy zatrudnionych pracowników na kierowniczych stanowiskach, stanowiące podstawowe źródło informacji o istniejących rezerwach w potencjale kadrowym urzędu, 4) planowane fluktuacje kadr. 4. 1. W przypadku powstania konieczności zatrudnienia nowego pracownika na wolnym stanowisku kierowniczym w urzędzie, sekretarz gminy składa z co najmniej trzymiesięcznym wyprzedzeniem wniosek do wójta, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszej procedury. 2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, powinien zawierać:
1) krótkie uzasadnienie o przyczynie powstania wakatu, 2) opis stanowiska pracy według wzoru będącego załącznikiem nr 2 do niniejszej procedury, 3) zakres czynności na wolne stanowisko pracy według wzoru będącego załącznikiem nr 3 do niniejszej procedury. 5. Akceptacja projektu opisu stanowiska pracy przez zastępcę wójta oraz pisemna zgoda wójta powoduje rozpoczęcie procedury naboru kandydatów na wolne stanowisko kierownicze. Rozdział 3 REKRUTACJA KANDYDATÓW 6. 1. Otwarta i jawna rekrutacja mają na celu pozyskanie najlepszych kandydatów na wolne stanowisko kierownicze w urzędzie. 7. 1. Procedurę naboru na wolne stanowisko kierownicze przeprowadza Komisja Konkursowa o stałym składzie, z zastrzeżeniem 8 i 9 ust. 1 powoływana przez wójta. 2. W skład Komisji Konkursowej na stanowiska kierownicze wchodzą: 1) wójt lub zastępca wójta, 2) sekretarz gminy lub upoważniona przez niego osoba, 3) pracownik kadr, będący jednocześnie sekretarzem komisji. 8. Wójt może powołać w skład Komisji Konkursowej dodatkowo inne osoby posiadające odpowiednie przygotowanie merytoryczne mające znaczenie dla właściwej oceny kandydatów. 9. 1. Ze składu Komisji Konkursowej wyklucza się osobę, która pozostaje w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub jest związana z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z kandydatem. 2. Jeśli zajdą okoliczności, o których mowa w ust. 1, wójt dokonuje zmian w składzie Komisji Konkursowej. 10. Postępowanie konkursowe, zwane dalej postępowaniem jest dwustopniowe i obejmuje następujące etapy: 1) Etap pierwszy składa się z : a) ogłoszenia o naborze, b) składania dokumentów,
c) wstępnej selekcji, d) ogłoszenia w Biuletynie Informacji Publicznej listy kandydatów spełniających wymagania formalne określone w ogłoszeniu o naborze. 2) Etap drugi składa się z: a) testu kwalifikacyjnego, b) rozmowy kwalifikacyjnej, c) sporządzenia protokołu z przeprowadzonego naboru, d) podjęcia decyzji o zatrudnieniu i podpisaniu umowy, e) ogłoszenia wyników naboru w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na tablicy informacyjnej w siedzibie urzędu, f) pisemnym powiadomieniu wszystkich uczestników o zakończeniu postępowania konkursowego. 11. 1. Ogłoszenie o wolnym stanowisku kierowniczym umieszcza się obligatoryjnie w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na tablicy informacyjnej w siedzibie urzędu. 2. Możliwe jest umieszczenie ogłoszenia, o którym mowa w ust. 1 dodatkowo w innych miejscach, jak np. w prasie, czy Powiatowym Urzędzie Pracy w Limanowej. 3. Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko kierownicze zawiera w szczególności: 1) nazwę i adres jednostki, 2) określenie stanowiska kierowniczego, 3) określenie wymagań związanych ze stanowiskiem kierowniczym zgodnie z opisem danego stanowiska, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe, 4) wskazanie zakresu zadań wykonywanych na stanowisku kierowniczym, 5) wskazanie wymaganych dokumentów, 6) określenie terminu i miejsca składania dokumentów. 4. Ogłoszenie o wolnym stanowisku kierowniczym oraz o naborze kandydatów na to stanowisko umieszcza się w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na tablicy informacyjnej w urzędzie. Wzór ogłoszenia stanowi załącznik nr 4 do niniejszej procedury. 5. Termin do składania dokumentów, określony w ogłoszeniu o naborze nie może być krótszy niż 14 dni od dnia opublikowania tego ogłoszenia w Biuletynie Informacji Publicznej. 12. 1. Na dokumenty, o których mowa w 11 ust. 5 składają się: 1) list motywacyjny, 2) życiorys curriculum vitae, 3) kserokopie świadectw pracy, 4) kserokopie dyplomów potwierdzających wykształcenie, 5) kserokopie zaświadczeń o ukończonych kursach, szkoleniach, 6) referencje, 7) oryginał kwestionariusza osobowego. 2. Dokumenty, o których mowa w 11 ust.5 są przyjmowane tylko po umieszczeniu ogłoszenia o naborze na wolne stanowisko kierownicze, w terminie określonym w ogłoszeniu
w zamkniętych kopertach z dopiskiem Nabór na wolne stanowisko kierownicze w Urzędzie Gminy Limanowa. Dokumenty te można składać w sekretariacie urzędu lub przesłać pocztą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru na adres urzędu, w taki sposób, aby do urzędu dotarły najpóźniej w ostatnim dniu terminu do składania dokumentów, określonego w ogłoszeniu o naborze. Rozdział 4 SELEKCJA KANDYDATÓW 13. 1. W pierwszym etapie postępowania Komisja Konkursowa zapoznaje się z dokumentami złożonymi przez kandydatów, dokonując ich analizy i wykluczając te, które nie spełniają formalnych kryteriów określonych w ogłoszeniu. 2. Wynikiem analizy dokumentów jest wstępna selekcja, polegająca na określeniu listy kandydatów spełniających wymagania formalne określone w ogłoszeniu o naborze. Kandydaci spełniający wymagania formalne zostają dopuszczeni do drugiego etapu postępowania. 14. 1. Po upływie terminu do złożenia dokumentów, określonego w ogłoszeniu o naborze i wstępnej selekcji, umieszcza się w Biuletynie Informacji Publicznej listę kandydatów, którzy spełniają wymagania formalne określone w ogłoszeniu o naborze, której wzór stanowi załącznik nr 5 do niniejszej procedury. 2. Lista, o której mowa w ust. 1, zawiera imiona i nazwiska kandydatów oraz ich miejsca zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego. 3. Lista kandydatów spełniających wymagania formalne będzie umieszczona w Biuletynie Informacji Publicznej do momentu ogłoszenia ostatecznych wyników naboru. 4. Informacje o kandydatach, którzy zgłosili się do naboru, stanowią informację publiczną w zakresie objętym wymaganiami związanymi z wolnym stanowiskiem kierowniczym w urzędzie, określonymi w ogłoszeniu o naborze. 15. 1. W drugim etapie postępowania kandydaci, o których mowa w 14 ust. 2 poddani zostają testowi kwalifikacyjnemu i rozmowie kwalifikacyjnej.. 2. Celem testu kwalifikacyjnego jest sprawdzenie wiedzy i umiejętności niezbędnych do wykonywania pracy w urzędzie na stanowisku kierowniczym. 3. Celem rozmowy kwalifikacyjnej jest nawiązanie bezpośredniego kontaktu z kandydatem i weryfikacja informacji zawartych w dokumentach, o których mowa w 11 ust. 5. 4. Rozmowa kwalifikacyjna pozwoli również zbadać:
1) predyspozycje i umiejętności kandydata gwarantujące prawidłowe wykonanie powierzonych obowiązków, 2) posiadaną wiedzę na temat samorządu gminnego, w którym ubiega się o stanowisko, 3) obowiązki i zakres odpowiedzialności na stanowiskach zajmowanych poprzednio przez kandydata, 4) cele zawodowe kandydata. 5. Każdy członek Komisji Konkursowej ocenia kandydata przyznając mu punkty w skali od 1 do 10. Przy ocenie kandydata uwzględnia się stopień spełnienia wymagań formalnych, wyniki testu kwalifikacyjnego oraz rozmowę kwalifikacyjną. 16. Po przeprowadzeniu selekcji końcowej, Komisja Konkursowa wybiera kandydata, który uzyskał najwyższą liczbę punktów. 17. 1. Z przeprowadzonego postępowania konkursowego, sekretarz Komisji Konkursowej sporządza protokół, który podpisują wszyscy jej członkowie. 2. Protokół w szczególności zawiera: 1) określenie stanowiska kierowniczego, na które był prowadzony nabór, 2) liczbę kandydatów oraz imiona, nazwiska i adresy nie więcej niż 5 najlepszych kandydatów uszeregowanych według spełnienia przez nich poziomu wymagań określonych w ogłoszeniu o naborze, 3) informację o zastosowanych metodach i technikach naboru, 4) uzasadnienie danego wyboru. 3. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 6 do niniejszej procedury. 18. 1. Kandydat wyłoniony w drodze naboru, przed zawarciem umowy o pracę, zobowiązany jest przedłożyć zaświadczenie o niekaralności i zaświadczenie lekarskie potwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na danym stanowisku pracy. 2. Zaświadczenia, o których mowa w ust. 1, są dołączane do jego akt osobowych. 3. Informacje o kandydatach, którzy zgłosili się do naboru, stanowią informację publiczną w zakresie objętym wymaganiami związanymi ze stanowiskiem kierowniczym, określonymi w ogłoszeniu o naborze. 19. Decyzja o zatrudnieniu kandydata, który uzyskał najwyższą liczbę punktów należy do wójta. 20. Jeżeli żaden z kandydatów nie spełnił warunków zawartych w ogłoszeniu, wówczas procedura naboru zostaje zakończona, a wójt podejmuje decyzję o ogłoszeniu nowego naboru na wolne stanowisko kierownicze w urzędzie.
21. 1. Informację o wynikach naboru upowszechnia się w terminie 14 dni od dnia zatrudnienia wybranego kandydata lub zakończenia procedury naboru, w przypadku gdy w jego wyniku nie doszło do zatrudnienia żadnego kandydata. 2. Informacja, o której mowa w ust. 1, zawiera: 1) nazwę i adres jednostki, 2) określenie stanowiska kierowniczego, 3) imię i nazwisko wybranego kandydata oraz miejsce zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego, 4) uzasadnienie dokonanego wyboru kandydata lub uzasadnienie niezatrudnienia żadnego kandydata. 3. Informację o wyniku naboru, której wzór stanowi załącznik nr 7 i 7a, upowszechnia się w Biuletynie i na tablicy informacyjnej w urzędzie przez okres co najmniej 3 miesięcy. Rozdział 5 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 22. 1. Jeżeli stosunek pracy osoby wyłonionej w drodze postępowania konkursowego ustał w ciągu trzech miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy, możliwe jest zatrudnienie kolejnej osoby spośród najlepszych kandydatów wymienionych w protokole naboru. 2. Przepisy 21 stosuje się odpowiednio. 23. 1. Dokumenty złożone przez kandydata, który został zatrudniony w wyniku naboru, dołącza się do jego akt osobowych. 2. Dokumenty złożone przez kandydatów, którzy w procesie naboru zakwalifikowali się do dalszego etapu i zostali umieszczeni w protokole, będą przechowywane, zgodnie z instrukcją kancelaryjną przez okres 2 lat, a następnie przekazane do archiwum zakładowego. 3. Pozostali kandydaci informowani są o miejscu i terminie, w którym mogą odebrać złożone dokumenty. W przypadku nie odebrania dokumentów w wyznaczonym terminie, są one przechowywane w siedzibie urzędu do końca roku kalendarzowego, w którym odbyło się postępowanie konkursowe, a następnie niszczone.