Łódź dnia 18 kwietnia 2012 r. ZAPYTANIE OFERTOWE Zamawiający- Miasto Łódź, reprezentowane przez Pana Bartłomieja Wojdaka, Dyrektora Biura Promocji, Turystyki i Współpracy z Zagranicą w Departamencie Prezydenta Urzędu Miasta Łodzi, ul. Piotrkowska 104, 90-926 Łódź, NIP: 725-002-89-02, Regon: 472057632, w związku z realizacją projektu pn. Promocja Marki Łódź Centrum Przemysłów Kreatywnych, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013, Działanie III.2 Podnoszenie innowacyjności i konkurencyjności przedsiębiorstw, Oś priorytetowa III: Gospodarka, Innowacyjność, Przedsiębiorczość; Marketing i Promocja Produktów i Marek Regionalnych i Lokalnych, zwraca się z prośbą o przesłanie oferty cenowej na autorskie opracowanie projektu gadŝetu kreatywnego Miasta Łodzi sygnowanego nazwiskiem/logotypem projektanta skierowanego dla gości Miasta. GadŜet musi oddawać unikatowy charakter Miasta oraz odnosić się do nowego logo Łodzi. 1. CEL ZAMÓWIENIA: Celem Zamówienia jest uzyskanie oryginalnego projektu kreatywnego gadŝetu, który będzie w ciekawy i inspirujący sposób promował Miasto Łódź. Wybrany projekt gadŝetu zostanie skierowany do produkcji, a kaŝdy egzemplarz będzie sygnowany nazwiskiem/logotypem jego projektanta. 2. ADRESACI ZAPYTANIA OFERTOWEGO: 2.1. Zapytanie ofertowe ma charakter zamknięty i jest adresowane przede wszystkim do łodzian, studentów i absolwentów łódzkich uczelni (głównie artystycznych) interesujących się i specjalizujących się w następujących dziedzinach: grafika, tkanina, biŝuteria, wzornictwo, rzeźba, komunikacja wizualna, itp. 2.2. Projekty mogą być realizowane indywidualnie lub zespołowo. 3. WARUNKI UCZESTNICTWA: 3.1. Udział w zapytaniu ofertowym jest bezpłatny i dobrowolny. 3.2. Oferta - projekt gadŝetu musi składać się z: - części opisowej - opis techniczny niezbędny dla prawidłowego wyprodukowania gadŝetu, opis właściwości produktu oraz moŝliwości jego reprodukcji w róŝnych technikach z wykorzystaniem róŝnego typu materiałów, przewidywany koszt produkcji projektu wraz z opakowaniem. Projekt powinien być przedłoŝony w wersji drukowanej w formacie A4. Dodatkowo oferent moŝe dołączyć projekt w wersji elektronicznej zapisanej na płycie CD/DVD w formacie PDF;
- części graficznej (wizualizacje 2D lub 3D, rysunki, przekroje); -przykładowego egzemplarza gadŝetu prototypu (model naleŝy złoŝyć w skali 1:1); 3.3. Oferent moŝe zgłosić max. 2 projekty. 3.4. Nadesłane oferty - projekty powinny spełniać następujące wymogi: -mają być projektami autorskimi, wcześniej nienagradzanymi oraz nie produkowanymi, -charakteryzować się kreatywnością i innowacyjnością rozwiązania; -proponowany gadŝet winien być produktem trwałym, który będzie mógł być przechowywany i dystrybuowany w dłuŝszym czasie, -wytworzone techniką moŝliwą do wdroŝenia, -koszt produkcji jednego egzemplarza do 100 zł brutto. -posiadać wartość uŝytkową i duŝą wartość estetyczną, -nosić znamiona niepowtarzalności, innowacyjności i ekskluzywności, -zakładać oznakowanie logotypem Łódź kreuje na gadŝecie (w przypadku gdy gadŝet jest niewielkich rozmiarów logotyp winien być umieszczony na metce/opakowaniu), -zakładać oznakowanie logotypem/nazwiskiem autora projektu na gadŝecie (w przypadku gdy gadŝet jest niewielkich rozmiarów logotyp winien być umieszczony na metce/opakowaniu), -zakładać oznakowanie logotypami UE na gadŝecie (w przypadku gdy gadŝet jest niewielkich rozmiarów logotyp winien być umieszczony na metce/opakowaniu), -preferowane będą gadŝety wykonane z materiałów ekologicznych, których produkcja oparta będzie o formułę sprawiedliwego handlu (Fairtrade), -zawierać dane uczestnika (imię, nazwisko, tel. kontaktowy). -zawierać opis produkcji oraz propozycje min. 2 producentów; 3.5. Oferent ma obowiązek dołączyć do pracy wypełnioną kartę zgłoszenia, na której własnym podpisem wyraŝa zgodę na podanie danych osobowych w celu wyłonienia najkorzystniejszej oferty. Poprzez podanie danych osobowych oferent wyraŝa zgodę na opublikowanie jego imienia i nazwiska/logotypu oraz pracy na stronie internetowej Zamawiającego. Zamawiający podkreśla, Ŝe nadesłane dane osobowe będą wykorzystane jedynie dla potrzeb przeprowadzenia postępowania. 3.6. Oferty - projekty nadesłane bez podpisanej karty zgłoszenia nie będą oceniane. 4. GŁÓWNI ODBIORCY GADśETU: 4.1. Goście specjalni Miasta (m.in. goście Władz Miasta, kluczowi inwestorzy, delegacje z Miast Partnerskich Łodzi etc.). 5. TERMIN I WARUNKI DOSTARCZENIA OFERTY - Projektu: 5.1. Oferta - projekt gadŝetu wraz z wypełnioną kartą zgłoszenia naleŝy przesłać pocztą na adres Biura Promocji, Turystyki i Współpracy z Zagranicą w Departamencie Prezydenta Urzędu Miasta Łodzi, ul. Piotrkowska 87, 90-423 Łódź, lub dostarczyć osobiście do sekretariatu biura (I piętro) w
zamkniętych kopertach z dopiskiem Autorskie opracowanie projektu gadŝetu kreatywnego Miasta Łodzi sygnowanego nazwiskiem/logotypem projektanta. 5.2. Termin składania/nadsyłania ofert projektów gadŝetów: 18 maja 2012 r. do godz. 15.00 (decyduje termin dostarczenia pracy do siedziby Zamawiającego). 5.3. Zamawiający nie bierze odpowiedzialności za ewentualne uszkodzenia lub zniszczenia źle zabezpieczonych prac. 5.4. Zamawiający nie odsyła prac nadesłanych w związku z zapytaniem ofertowym. 6. OCENA OFERTY: 6.1. Najkorzystniejszą ofertę wyłoni komisja, w skład której wejdą pracownicy UMŁ i eksperci społeczni. 6.2. Decyzja Komisji jest ostateczna i nie przysługuje od niej prawo odwołania. 6.3. Zamawiający zastrzega sobie prawo zakończenia postępowania bez wybrania najlepszej oferty projektu gadŝetu. 6.4. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty projekcie gadŝetu znajdzie się na stronie internetowej Urzędu Miasta Łodzi (www.uml.lodz.pl) oraz na stronie www.kreatywna.lodz.pl. 6.5. Oferent zostanie powiadomiony telefonicznie oraz mailowo o wyniku zapytania ofertowego. 6.6. Zamawiający będzie dokonywał oceny ofert na podstawie kryteriów: 1) cena brutto autorskiego opracowania projektu gadŝetu kreatywnego (waga 60%); punktacja będzie obliczana w oparciu o wzór: C najniŝsza Punkty za cenę = ------------------------------ x 60% x 100 pkt. C rozpatrywana 2) nawiązanie do Strategii Promocji i Komunikacji Marketingowej Marki Łódź (waga 20%); [3 pkt duŝe nawiązanie, 2 pkt średnie nawiązanie, 1 pkt małe nawiązanie], punktacja będzie obliczana w oparciu o wzór: ilość punktów badanej oferty Punkty za nawiązanie do strategii = -------------------------------------------- x 20% x 100 pkt. najwyŝsza ilość punktów
3) estetyka gadŝetu (waga 10%); [3 pkt bardzo estetyczny, 2 pkt średnio estetyczny, 1 pkt mało estetyczny], punktacja będzie obliczana w oparciu o wzór: ilość punktów badanej oferty Punkty za estetykę = -------------------------------------------- x 10% x 100 pkt. najwyŝsza ilość punktów 4) atrakcyjność formy oraz funkcjonalność (waga 10%); [3 pkt posiada atrakcyjną formę i jest funkcjonalny, 2 pkt posiada średnio atrakcyjną formę i jest średnio funkcjonalny, 1 pkt posiada mało atrakcyjną formę i jest mało funkcjonalny], punktacja będzie obliczana w oparciu o wzór: ilość punktów badanej oferty Punkty atrakcyjność formy = -------------------------------------------- x 10% x 100 pkt. oraz funkcjonalność najwyŝsza ilość punktów Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która otrzyma najwyŝszą ilość punktów, będąca sumą punktów za poszczególne kryteria. Zamawiający przekaŝe wynagrodzenie na podstawie umowy zawartej pomiędzy oferentem i zamawiającym w zakresie przysłanej oferty projektu gadŝetu, który wybierze Komisja. Przedmiotem umowy będzie zakupienie przez Miasto wybranego projektu (w tym prototypu) wraz z prawami autorskimi i majątkowymi (zgodnie z art. 50 Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych ) w szczególności na polu ich eksploatacji w związku z działalnością promocyjną, marketingową i reklamową, w tym prawo do: a. wyłącznego uŝywania i wykorzystywania przedmiotu umowy we wszelkiej działalności reklamowej, informacyjnej i usługowej, b. utrwalania i zwielokrotniania wszelkimi technikami graficznymi, c. zwielokrotniania poprzez dokonywanie zapisu na nośnikach elektronicznych, d. publicznego wystawienia i wyświetlania na wszelkich imprezach otwartych i zamkniętych, e. nadawania za pomocą wizji przewodowej, bezprzewodowej oraz za pośrednictwem satelity, Internetu, f. wprowadzania do obrotu, wydawania i rozpowszechniania materiałów promocyjnych i reklamowych z wykorzystaniem przedmiotu umowy, g. wykorzystania gadŝetu i jego modyfikacji oraz adaptacji we wszelakiego rodzaju dostępnych formach, m.in. w środkach reklamy, w tym reklamy telewizyjnej, radiowej, prasowej, internetowej, reklamy zewnętrznej (Outdoor), materiałach reklamowych nieprzeznaczonych do prezentacji
w mediach (BTL), plakatach, ulotkach reklamowych, broszurach oraz innych akcesoriach reklamowych. 6.7. Ponadto wybrany projekt gadŝetu na etapie produkcji będzie sygnowany nazwiskiem twórcy/oferenta, a takŝe wykorzystywany przez Miasto do promocji w kraju i za granicą. Dzięki temu będzie on szansą na zaprezentowanie pracy i zdobycie popularności wśród szerokiego grona uznanych odbiorców (w tym m.in. gości Miasta). 7. MATERIAŁY DODATKOWE: 7.1. Strategia Promocji i Komunikacji Marketingowej Marki Łódź na lata 2010-2016: http://kreatywna.lodz.pl/page/14,glowne-zalozenia.html 7.2. Nowe logo Łodzi: http://kreatywna.lodz.pl/page/19,nowe-logo.html 7.3. Strategia Zintegrowanego Rozwoju Łodzi 2020+: http://uml.lodz.pl/miasto/strategia/ 8. INFORMACJE KOŃCOWE: 8.1. Przesłane prace nie podlegają zwrotowi. 8.2. Zamawiający zastrzega sobie prawo przerwania, zmiany lub przedłuŝenia zapytania w razie wystąpienia przyczyn od niego niezaleŝnych. 8.3. Zamawiającemu przysługuje prawo uniewaŝnienia zapytania bez podania przyczyny oraz do nie wybrania oferenta. 8.4. Osoby, które nie spełnią któregokolwiek z wymogów określonych w zapytaniu lub podadzą nieprawdziwe informacje, zostaną automatycznie wyłączone z zapytania. 8.5. Przystąpienie uczestnika do zapytania ofertowego jest równoznaczne z akceptacją treści niniejszego zapytania. 8.6. Dodatkowych informacji udziela Biuro Promocji, Turystyki i Współpracy z Zagranicą UMŁ, ul. Piotrkowska 87, 90-926 Łódź. 8.8. Karta zgłoszenia stanowi integralną część regulaminu załącznik nr 1. ZłoŜenie niniejszego zapytania ofertowego nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego i otrzymanie w jego konsekwencji oferty nie jest równorzędne ze złoŝeniem zamówienia przez Miasto Łódź i nie stanowi podstawy do roszczenia sobie praw ze strony Wykonawcy do zawarcia umowy. BARTŁOMIEJ WOJDAK Łódź, 18.04.2012 DYREKTOR BIURA PROMOCJI, TURYSTYKI I WSPÓŁPRACY Z ZAGRANICĄ UMŁ (imię i nazwisko) (data)
KARTA ZGŁOSZENIOWA 1. Uczestnikiem biorącym udział w zapytaniu ofertowym jest:.... (nazwa podmiotu i jego siedziba/miejsce zamieszkania) 2. Wszelką korespondencję dotyczącą Zapytania proszę kierować na adres: NaleŜy podać adresata korespondencji Adres: Telefon: Fax: Email: 3. Oświadczenia: 3.1. Uczestnik oświadcza, Ŝe projekt nie narusza praw osób trzecich, w szczególności nie narusza ich majątkowych i osobistych praw autorskich. W przypadku wystąpienia przez osobę trzecią z roszczeniami wynikającymi z tytułu naruszenia praw określonych powyŝej osoba przekazująca zrekompensuje Miastu, jako wyłącznie odpowiedzialna, koszty poniesione w związku ze skierowaniem przeciwko niemu roszczeń odszkodowawczych, zwalniając Miasto od wszelkich zobowiązań, jakie powstaną z tego tytułu... data.. ( czytelny podpis osoby uprawnionej bądź podpis i pieczęć w przypadku gdy podpis jest nieczytelny)