REGULAMIN ZARZĄDU SPÓŁKI VIVID GAMES S.A. z siedzibą w Bydgoszczy (przyjęty uchwałą Rady Nadzorczej) Niniejszy regulamin ( Regulamin ) określa zasady funkcjonowania i organizację pracy Zarządu Spółki ( Zarząd ) VIVID GAMES S.A. ( Spółka ). 1 1. Zarząd jest statutowym organem zarządzającym i wykonawczym Spółki, działającym na podstawie przepisów prawa, w szczególności Kodeksu spółek handlowych, Statutu Spółki ( Statut ), uchwał Walnego Zgromadzenia oraz Rady Nadzorczej, w tym zakresie w jakim w myśl ustaw wiążą Zarząd, oraz na podstawie niniejszego Regulaminu. 2. Każdorazowo, o ile z zapisu niniejszego Regulaminu nie wynika nic innego, gdy jest mowa o członku Zarządu, dotyczy to również Prezesa Zarządu. 2 1. Zarząd, kierując się interesem Spółki, określa strategie i główne cele działania Spółki. 2. Zarząd jest odpowiedzialny za wdrożenie i realizacje strategii oraz głównych celów działania Spółki. 3. Zarząd organizuje i dba o przejrzystość i efektywność systemu zarządzania Spółki oraz prowadzenie jej spraw zgodnie z przepisami prawa i ustalonymi dobrymi praktykami. 4. Członkowie Zarządu zobowiązani są do współpracy i do informowania się wzajemnie o istotnych czynnościach podejmowanych w ramach prowadzonych przez nich sprawy. 3 1. Wszelkie sprawy związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa Spółki niezastrzeżone ustawą lub Statutem do kompetencji Walnego Zgromadzenia lub Rady Nadzorczej, należą do kompetencji Zarządu. 2. W szczególności do zakresu działania Zarządu należy: a. opracowywanie i realizacja wieloletnich i rocznych celów i priorytetów dla Spółki, b. opracowywanie i realizacja rocznych budżetów Spółki, a także monitoring ich wykonania, c. analiza nowych możliwości świadczenia usług lub dokonania inwestycji w sektorach będących przedmiotem zainteresowania Spółki, d. zwoływanie i ustalanie porządku obrad Walnych Zgromadzeń, e. składanie wniosków do Walnego Zgromadzenia, f. składanie wniosków w przedmiocie zwołania posiedzenia Rady Nadzorczej, g. sporządzanie sprawozdania finansowego Spółki oraz sprawozdania Zarządu z działalności Spółki i przedkładanie tych sprawozdań do oceny Rady Nadzorczej i do zatwierdzenia przez Walne Zgromadzenie, h. formułowanie wniosków, co do podziału zysku lub pokrycia strat Spółki, i. rozpatrywanie ocen i zaleceń kontrolnych oraz pokontrolnych, jak również ich realizacja, j. przedkładanie Radzie Nadzorczej wniosku w sprawie wyboru podmiotu powołanego do badania sprawozdań finansowych Spółki, k. wykonywanie czynności, wynikających z przepisów regulujących sprawy rejestru przedsiębiorców, l. tworzenie procedur i zasad dotyczących struktury organizacyjnej, aktów legislacji wewnętrznej Spółki, 1
m. kontakty z mediami oraz prowadzenie polityki informacyjnej, zapewniającej spójne i rzetelne informacje o Spółce, n. wypłata akcjonariuszom zaliczek na poczet dywidendy, o. udzielanie i odwoływanie pełnomocnictw procesowych, p. reprezentowanie Spółki jako pracodawcy wobec pracowników Spółki. 3. Każdy z członków Zarządu i prokurentów jest uprawniony i zobowiązany do przyjmowania oświadczeń woli oraz pism skierowanych do Spółki zarówno w lokalach Spółki jak i poza nimi. Przy przyjęciu oświadczenia woli lub pisma każdy z uprawnionych powinien udzielić pokwitowania z zaznaczeniem i udokumentowaniem dla Spółki daty przyjęcia. Przekazanie pozostałym członkom Zarządu takich oświadczeń i pism, jak i treści e-mail otrzymanych na osobiste urządzenia odbiorcze lub inne, którymi posługuje się członek Zarządu powinno nastąpić w terminie 12 godzin, a gdy sprawa jest pilna niezwłocznie. 4 Walne Zgromadzenie i Rada Nadzorcza nie mogą wydawać zarządowi wiążących poleceń dotyczących prowadzenia spraw spółki. 5 Przy podejmowaniu decyzji w sprawach Spółki Członkowie Zarządu powinni działać w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego. Oznacza to, że decyzje powinny być podejmowane przez Zarząd po rozpatrzeniu wszystkich informacji, analiz i opinii, które w rozsądnej ocenie Zarządu powinny być w danym przypadku wzięte pod uwagę ze wzglądu na interes Spółki. Przy ustalaniu interesu Spółki należy brać pod uwagę wynik finansowy Spółki, interesy akcjonariuszy, pracowników Spółki oraz innych podmiotów i osób współpracujących ze Spółką w zakresie jej działalności gospodarczej, a także jej rynkową renomę. 6 1. W przypadku gdy Zarząd jest wieloosobowy uchwała Zarządu określa wewnętrzny podział kompetencji pomiędzy poszczególnych Członków Zarządu i dziedziny działalności Spółki za które są oni odpowiedzialni. W braku takiej uchwały uznaje się, że wszyscy członkowie Zarządu solidarnie odpowiadają za cały zakres działalności Spółki, z tym, że Prezes Zarządu odpowiedzialny jest co najmniej za: a. zwoływanie posiedzeń organów Spółki, b. współpracę z członkami Rady Nadzorczej. 2. Rada Nadzorcza powołując członka Zarządu może określić dziedziny działalności Spółki, za które będzie on odpowiedzialny, z tym, że ustalenie w tej sprawie może być zmienione jednomyślną uchwałą Zarządu. 3. W granicach określonych zgodnie z niniejszym Regulaminem członkowie Zarządu kierują podległymi komórkami organizacyjnymi i samodzielnymi pracownikami im podległymi wykonując w tym zakresie funkcje kierownicze i nadzoru. 7 1. Prezes Zarządu lub Członkowie Zarządu wyznaczeni przez Prezesa Zarządu mają obowiązek uczestniczyć w posiedzeniach Rady Nadzorczej i w Walnych Zgromadzeniach Spółki. 2. Członkowie Zarządu uczestniczący w Walnym Zgromadzeniu Spółki oraz w posiedzeniach Rady Nadzorczej są zobowiązani, w granicach swych kompetencji i w zakresie niezbędnym do wyjaśnienia lub rozstrzygnięcia sprawy, udzielać wyjaśnień i informacji dotyczących Spółki Radzie Nadzorczej oraz akcjonariuszom uczestniczącym w Walnych Zgromadzeniach Spółki. 2
8 Do wykonywania poszczególnych czynności lub czynności określonego rodzaju mogą być ustanawiani pełnomocnicy, działający samodzielnie lub łącznie w granicach umocowania. Pełnomocnictwa w formie pisemnej lub innej formie szczególnej udziela Zarząd. 9 1. Pracą Zarządu kieruje Prezes Zarządu, który jednocześnie przewodniczy posiedzeniem Zarządu. 2. Zarząd, jeśli jest wieloosobowy, podejmuje uchwały. W innym wypadku Prezes Zarządu podejmuje decyzje i wydaje zarządzenia. 10 1. Wszelkie sprawy wykraczające poza zakres zwykłego zarządu wymagają uchwały Zarządu, z zastrzeżeniem, że zgoda Zarządu nie jest wymagana na dokonanie czynności będącej integralną częścią innej czynności, na dokonanie której Zarząd wyraził uprzednio zgodę, chyba że co innego wynika z uchwał Zarządu. 2. Za czynności zwykłego zarządu przyjmuje się w razie wątpliwości wszelkie działania podejmowane dla prowadzenia przedsiębiorstwa Spółki zgodnie z jego przedmiotem w granicach uzasadnionego, umiarkowanego, ryzyka gospodarczego, wykonywane w taki sposób, aby zapewnić zachowanie majątku Spółki w stanie nie pogorszonym, a funkcjonowanie przedsiębiorstwa zapewniające co najmniej utrzymanie udziału w rynku i zdolności wprowadzania produktów na rynek zapewniające konkurencyjność przy nie zmniejszonej podaży. 3. Czynności wymagające podjęcia uchwały Zarządu, a podjęte bez niej, mogą zostać przez Zarząd zatwierdzone. Zatwierdzenie takie nie uchyla odpowiedzialności Członka Zarządu za przekroczenie kompetencji. 4. Przed podjęciem działań, które z mocy kodeksu spółek handlowych lub Statutu wymagają uchwały Walnego Zgromadzenia lub Rady Nadzorczej, Zarząd zwraca się o podjęcie takiej uchwały odpowiednio do Walnego Zgromadzenia lub Rady Nadzorczej. 11 1. Zarząd może podejmować uchwały na posiedzeniach Zarządu, w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Inicjatywa w zakresie zwołania posiedzenia Zarządu lub podjęcia uchwały w innym trybie przysługuje każdemu z członków Zarządu. 2. Uchwały Zarządu mogą być powzięte, jeżeli wszyscy członkowie Zarządu zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu Zarządu lub o treści projektów uchwał do podjęcia w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. 3. W sprawach, które wymagają podjęcia uchwały przez Zarząd, a z przyczyn praktycznych nie można odbyć posiedzenia Zarządu, uchwały mogą być podejmowane przez złożenie podpisów wszystkich Członków Zarządu pod treścią uchwały, z wyłączeniem głosowania w sprawach, w których wymagane jest zachowanie tajności. 12 1. Posiedzenia Zarządu odbywają się w terminach uzależnionych od bieżących potrzeb. 2. Prezes Zarządu zwołuje posiedzenie Zarządu z własnej inicjatywy lub na wniosek innego Członka Zarządu. Posiedzenie Zarządu powinno odbyć się w ciągu 3 dni od złożenia wniosku. Członek żądający 3
zwołania posiedzenia proponuje porządek obrad. Prezes Zarządu może według uznania rozszerzyć zaproponowany porządek obrad. 3. Członkowie Zarządu powinni zostać zawiadomieni o posiedzeniu, co najmniej na 2 dni robocze przed jego terminem. Zawiadomienia dokonuje się za pośrednictwem poczty elektronicznej lub faksu. W zaproszeniach na posiedzenie powinny być wskazane: dzień i godzina rozpoczęcia oraz miejsce obrad, a także planowany porządek obrad. 4. W sprawach szczególnie ważnych Prezes Zarządu może zwoływać posiedzenie Zarządu w trybie pilnym bez konieczności zachowania terminów, o których mowa w ust. 1. 5. Zarząd może w drodze uchwały przyjmować plan posiedzeń Zarządu lub ustalić stały dzień i godzinę w tygodniu lub miesiącu, w których to terminach odbywa posiedzenia. W takiej sytuacji nie ma potrzeby zawiadamiania członków Zarządu. 6. Posiedzenia Zarządu odbywają się w biurze Spółki w Bydgoszczy, chyba, że Członkowie Zarządu postanowią inaczej. 7. W posiedzeniach Zarządu mogą uczestniczyć osoby zaproszone przez Prezesa Zarządu. 13 Członek Zarządu może uczestniczyć w posiedzeniu Zarządu i głosować za pomocą środków bezpośredniego komunikowania się lub na piśmie za pośrednictwem innego członka Zarządu, jeżeli nie może być obecny na posiedzeniu Zarządu. Uchwała Zarządu podjęta w takim trybie winna być sporządzona na piśmie i podpisana przez wszystkich pozostałych Członków Zarządu z adnotacją wskazującą na głosowanie przez niektórych członków Zarządu za pomocą środków bezpośredniego komunikowania się lub na piśmie za pośrednictwem innego członka Zarządu. 14 Posiedzenie Zarządu jest ważne, mimo braku formalnego zwołania posiedzenia jeżeli wszyscy Członkowie Zarządu wezmą w nim udział i wyrażą zgodę na zaproponowany porządek obrad. Uchwały Zarządu zapadają zwykłą większością głosów. 15 16 1. Głosowanie nad uchwałami Zarządu jest jawne. 2. W sprawach osobowych oraz na wniosek choćby jednego Członka Zarządu powinno być zarządzone głosowanie tajne. 3. Tajne głosowanie odbywa się w sposób wskazany przez Prezesa Zarządu lub inną osobę przewodniczącą posiedzeniu. Sposób przeprowadzenia tajnego głosowania jest dowolny, z zastrzeżeniem, że uniemożliwia ustalenie sposobu głosowania przez poszczególnych członków Zarządu. 17 1. Z posiedzeń Zarządu sporządza się protokoły, które podpisują obecni na posiedzeniu Członkowie Zarządu, a także protokolant, jeżeli uczestniczył w posiedzeniu Zarządu. 2. W protokołach należy wymienić osoby biorące udział w posiedzeniu, porządek obrad i treść uchwał. Protokoły z posiedzeń Zarządu przechowywane są w siedzibie Spółki. 3. Członkowie Zarządu mają prawo do żądania odpisów protokołów i wszystkich uchwał. 4
18 1. Członek Zarządu powinien zachowywać pełną lojalność wobec Spółki. 2. Członek Zarządu powinien poinformować Prezesa Zarządu o zaistniałym konflikcie interesów lub możliwości jego powstania oraz powstrzymać się od zabierania głosu w dyskusji oraz głosowania nad uchwałą w sprawie, w której zaistniał konflikt interesów. 19 1. Podstawę prawną wykonywania funkcji Członka Zarządu ustala Rada Nadzorcza. 2. W przypadku, gdy podstawą prawną wykonywania funkcji Członka Zarządu jest umowa o pracę sporządza on plan swoich urlopów i awizuje go jednocześnie Przewodniczącemu Rady Nadzorczej. Jeżeli w przeciągu 2 tygodni Przewodniczący nie zgłosi sprzeciwu, plan urlopów jest obowiązujący. 3. W przypadku nie sporządzenia planu urlopów bądź potrzeby jego zmiany członkowie Zarządu powinni awizować z wyprzedzeniem co najmniej 2 miesięcy okres, w którym zamierzają skorzystać z urlopu. To samo dotyczy sytuacji gdy podstawa wykonywania funkcji Członka Zarządu jest inna niż umowa o pracę. 4. W przypadku wystąpienia po stronie członka Zarządu zdarzeń losowych lub planowanej awizowanej nieobecności powodujących niemożliwość wykonywania funkcji w Zarządzie, jego obowiązki przejmuje zastępujący go członek Zarządu. 5. Zarząd za zgodą Rady Nadzorczej może w drodze uchwały umocować inne osoby do wykonywania zastępstwa. 20 1. W razie zmian w składzie Zarządu, ustępujący członek Zarządu jest zobowiązany do protokolarnego przekazania wszelkich prowadzonych przez siebie spraw wraz z posiadanymi dokumentami i innymi materiałami dotyczącymi Spółki, które zostały przez niego sporządzone, zebrane, opracowane lub otrzymane w trakcie pełnienia funkcji w Zarządzie Spółki albo w związku z jej wykonywaniem. 2. Prezes Zarządu lub wyznaczony przez niego inny członek Zarządu przejmuje sprawy, dokumenty i materiały, o których mowa w ust. 1. 21 Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zatwierdzenia przez Radę Nadzorczą Spółki. W tym samym trybie wchodzą w życie zmiany niniejszego Regulaminu. 5