www. eventmanagernews.pl kwiecień / 23 / 2015 Na temat Case Study prawo w eventach Fotograf od strony formalnej / 10 Rockwool Roadshow / 20 Nieznajomość prawa szkodzi / 24
19-20 maja 2015 Warszawa Ponad 50 Ekspertów / 2 sceny 12 warsztatów / Round Table Digitalowa Strefa Expo: narzędzia, usługi, produkty Strefa Start-up www.digitalmarketingrevolution.pl
od redakcji... Wstęp do tego numeru powstawał w niezwykłym miejscu, jakim jest Dolina Chochołowska. Dlaczego jest ono niezwykłe? Raz w roku, jedynie na 2-3 tygodnie dolinę pokrywa morze fioletowych krokusów, które na tle ośnieżonych gór robią piorunujące wrażenie. Krokusy są także symbolem nadchodzącej wiosny i stąd to skojarzenie wiosna jest bowiem dla naszej branży okresem wytężonej pracy. Dorota RogoZińska Redakcja Event Manager News Nadchodzi czas integracji i outdoor ów, czas pikników, koncertów i wydarzeń plenerowych. Ciekawe czy pojawią się nowe atrakcje choć wydawałoby się, że wszystko już było i wszystko widzieliśmy podwykonawcy co roku zaskakują nas nowymi pomysłami. Jednym z takich pomysłów były food trucki jeszcze niedawno zupełna nowość, dziś alternatywa cateringowa obecna niemal na wszystkich imprezach odbywających się na świeżym powietrzu. O fenomenie restauracji na kółkach opowiedziała nam Małgorzata Tomczyk, współwłaściciel Rollos Crepes i współorganizator Festiwalu Smaków Food Trucków zapraszam Was zatem do smacznej lektury. Siedziba redakcji: Krakowskie Przedmieście 79 00-079 Warszawa www.eventmanagernews.pl mail: redakcja@eventmanagernews.pl tel.: (+48) 22 308 00 11 tel. kom.: (+48) 698 682 267 Adres korespondencyjny: Kasprowicza 95, 01-823 Warszawa Event Manager Training Group EMTG NIP:118-174-78-31 REGON:142125616 Zdjęcie okładka: Zdjęcie: Bartek Dziedzic,www.zdjecia-reklamowe.pl Lokalizacja: Folwark Zalesie Kraków SKAD I ŁAMANIE: Robert Stolarek ZnajdZ nas na:
Spis treści 6 5 6 8 9 Aktualności Venue Ludzie branży Jacek Żerdziński Przemysław Pichalski 14 10 14 Na temat Fotograf od strony formalnej Festiwal Smaków Food Trucków, czyli zlot restauracji na kółkach 18 VES Poznajcie 18 20 20 22 24 Case Study Rockwool Roadshow Inspiracje Prawo w eventach Nieznajomość prawa szkodzi
aktualności Czyli porcja NEWSóW z branży eventowej Gramy Otwarcie - dodatkowe informacje o wydarzeniu W październiku 2014, na zaproszenie i zlecenie Onlight Studio, do pracy przy Ceremonii Otwarcia Wystawy Głównej Muzeum Historii Żydów Polskich POLIN zostało zaproszone studio bymelt, które współtworzyło videomappingową oprawę wizualną uroczystości. Naszym zadaniem, przy tym ambitnym wydarzeniu, było przygotowanie i zagranie na żywo animacji w technice videomappingu w czasie koncertów Tomasza Stańko (reż. animacji Kuba Matyka) i Davida Krakauera (reż. animacji Kamila Staszczyszyn). Mimo, że cała fasada budynku jest przeszklona, to monumentalna i jedyna w swoim rodzaju krzywoliniowa ściana wewnątrz muzeum okazała się idealnym płótnem do malowania światłem. Reżyserując animacje, musieliśmy zwracać szczególną uwagę na nawiązania do muzeum i wystawy. Przede wszystkim jednak, chcieliśmy zrobić show, które byłoby wyrazistym tłem dla koncertów. Przez nasze korzenie w CGI i filmach krótkometrażowych, nasze animacje nie są stricte mappingowe. Wszystko więc było przygotowane w środowisku 3D z ogromną dbałością o detale. Już na poziomie scenariusza planowaliśmy mapping bezpośrednio pod muzykę. Każdy utwór traktowaliśmy, jako osobną całość i, podobnie jak muzycy, musieliśmy cały spektakl grać na żywo i często razem z nimi improwizować. Przygotowaliśmy więc ponad 270 sampli krótkich i dłuższych animowanych fragmentów, które miksowaliśmy pod muzykę w czasie koncertów używając Resolume Arena 4. Każdy fragment był zaprojektowany pod mappingową maskę, którą mogliśmy stworzyć zaledwie 3 tygodnie przed spektaklem. Na podstawie maski powstał trójwymiarowy model krzywoliniowej ściany oraz fasady. Nie mogliśmy wręcz uwierzyć, że udało nam się idealnie trafić w żyletki pokrywające elewację, ponieważ zamiast je wszystkie odrysowywać, wyznaczyliśmy ich położenie matematycznie. W niektórych utworach wspomagali nas artyści streetartowi. Swanskiemu wymyśliliśmy i nagraliśmy timelapse procesu malowania na odrysowanej na płótnie masce budynku, a Aqualoopa zaopatrzył nas w kolorowe, ilustrowane tekstury inspirowane Synagogą z Gwoźdźca. Dziękujemy Green Beam Design za genialną współpracę i fuzję świateł scenicznych z naszymi animacjami. Jesteśmy bardzo dumni z rezultatu i cieszy nas, że ogrom pracy, jaki włożyliśmy w spektakl, został doceniony. opowiedział Kuba Matyka ze studio bymelt, odpowiedzialnego przy wydarzeniu za scenariusz, reżyserię, animacje 3D i live performance videomappingu. Czym jest efekt WOW w eventach? Stowarzyszenie Branży Eventowej zaprosiło przedstawicieli polskiego rynku eventowego 23 lutego 2015 do Teatru Kamienica na kolejną odsłonę cyklu debat branżowych. Debata zatytułowana Czym jest efekt WOW w eventach i jak go osiągnąć? była pierwszą w tegorocznym cyklu debat SBE. Zaproszeni goście mieli możliwość zapoznania się z różnymi punktami widzenia na tzw. efekt WOW zarówno prezentowanymi przez agencje, jak i ich klientów. W debacie dyskusję na ten temat podjęli: Łukasz Deoniziak Mea Group, Seweryn Jakubiec IFI- NITY, Bartłomiej Juszczyk Agencja Interaktywna ADWEB, Anna Łukasik MICE Poland, Agnieszka Majkowska Prudential Polska oraz Agnieszka Sołtysiak Endorfina Events. Debatę poprowadził Andrzej Jacaszek z Harvard Business Review Polska. Uczestnicy debaty zgodnie potwierdzili, że nie istnieje jedna i jednoznaczna definicja tzw. efektu WOW, bowiem zależy on od oczekiwań odbiorców, wszyscy jednak zgodnie stwierdzili, że jego budowanie polega na umiejętności zaskoczenia uczestników eventu, stworzenia pomysłu, który zapadnie w pamięć, a także ogólnego wrażenia, które zbuduje pozytywny odbiór realizowanego wydarzenia. kwiecień / 23 / 2015 5
venue event manager news / Venue Przedstawiamy miejsca z potencjałem eventowym Talaria Ladies Spa - wyjątkowe miejsce dla kobiety Może się zdarzyć, że urodziłaś się bez skrzydeł, ale najważniejsze, żebyś nie przeszkadzała im wyrosnąć Coco Chanel. Otwarta w marcu Talaria Ladies Spa w Trojanowie k. Garwolina (woj. mazowieckie) to pierwszy w Polsce obiekt hotelowy wellness & spa, którego oferta pobytowa zarezerwowana jest wyłącznie dla kobiet. Obiekt otoczony jest stawami i zielenią 16-hektarowego parku, a XIX-wieczny trojanowski pałac stanowi centrum tego wyjątkowego miejsca. Na gości w Talaria Ladies Spa czekają 34 komfortowe apartamenty i pokoje w Pałacu oraz Pawilonie Parkowym, dwie restauracje, wyjątkowa strefa wellness & spa, fitness, herbaciarnia, oranżeria, lobby & cocktail bar, biblioteka oraz rozległy teren zieleni parkowej ze stawami (25 ha). Talaria Ladies Spa to idealne miejsce na kobiece spotkania biznesowe lub integrację damskich działów firmowych. Oranżeria, wtopiona w przestrzeń pałacowo-parkową jest idealnym miejscem, w którym mogą odbywać się nawet kilkusetosobowe konferencje. Trojanów 158, 08-455 Trojanów tel. (+48) 22 397 73 08 e-mail: recepcja@talaria.pl 6 kwiecień / 23 / 2015
event manager news / venue 3.BABKA do wynajęcia BABKA do wynajęcia to nowa przestrzeń kreatywna w sercu Warszawy. To ponad 1000 m2 minimalistycznej powierzchni eventowej i konferencyjnej. Budynek mieści się tuż obok CH Arkadia i modnej ulicy Burakowskiej. Przestrzeń eventowa podzielona jest na kilka połączonych ze sobą powierzchni, rozłożonych na dwóch poziomach. W obiekcie można zorganizować konferencje, szkolenia, imprezy korporacyjne, wesela, pokazy mody i wystawy. To też dobra przestrzeń dla targów mody, designu i żywności. Miejsce tętni sztuką, kreatywnością i dobrą energią. Na co dzień w BABCE działa studio fotograficzne, galeria sztuki i tymczasowe sklepy modowe. Jest to część kompleksu B4 * Design Corner, Burakowska 4, stworzonego przez GPG - Green Property Group, z myślą o miłośnikach dobrego stylu i designu. Młocińska 5/7, 01-065 Warszawa tel. (+48) 692 244 003 e-mail: info@babkadowynajecia.pl Moon Fashion Creation prezentuje halę eventową Moon Space Moon Space to nowa hala eventowa o surowym design, a zarazem idealna do nowoczesnych koncepcji. Doskonałe połączenie autobusowe z centrum Warszawy oraz pobliska stacja PKP Praga sprawia, iż dojazd jest dodatkowym atutem tego miejsca. Niezwykła przestrzeń 8 tys. m 2 daje pole do wyobraźni nawet najbardziej wymagającym i kreatywnym. W godzinach wieczornych przez szklany dach widać niebo i księżyc. Słupy i konstrukcje ułatwiają zamontowanie oświetlenia czy nagłośnienia niezbędnego przy każdej imprezie. Na terenie dostępnych jest ponad 1200 miejsc parkingowych, a przed samym budynkiem można ustawić ponad 300 aut. Doskonałe miejsce do wykorzystania na koncerty, targi, festiwale, pokazy mody, imprezy firmowe, gale, kiermasze czy produkcje telewizyjne. Jest to odważne przedsięwzięcie któremu nie boimy się stawić czoła. Obecnie brakuje w Warszawie miejsc o tak dużej powierzchni na różnego rodzaju imprezy. Hala ma łącznie 10 tys. m 2. Od kwietnia uruchamiamy jej większą część - 8 tys m 2 do czynnego wynajmu na różnego rodzaju imprezy kulturowo-rozrywkowe. Wystrój wnętrza może się zmieniać w zależności od charakteru mających tu miejsce wydarzeń. W późniejszym terminie uruchomimy również paręnaście pomieszczeń o powierzchni od 50 do 100 m 2, które można wykorzystać na zaplecze produkcji oraz garderoby. podsumowała Monika Guzińska, dyrektor naczelny i twórca marki Moon Fashion Creation. Batalionu Platerówek 9/11, 03-308 Warszawa tel. (+48) 734 454 904 e-mail: monika@moonfashioncreation.com kwiecień / 23 / 2015 7
ludzie branży event manager news /??????????????????? Jacek Żerdziński Firma: MAKATA Creative Group Stanowisko: Event Director Strona: www.makata.com.pl Kontakt: jacek@makata.com.pl W branży eventowej niewiele jest osób, o tak mocnym i nieugiętym charakterze, jak Jacek. To właśnie jego silna osobowość sprawia, że każdy projekt, którego się podejmuje zrealizowany jest na najwyższym poziomie. Jacek jest szalenie pracowity, a jego totalny perfekcjonizm niejednokrotnie znacząco podnosił poziom adrenaliny jego współpracowników i podwykonawców. Ma to jednak jedną, ogromną zaletę klienci Jacka zawsze mogą spać spokojnie. Niepokorny kreatywny, eventowy fanatyk, który kocha to co robi. Jest nie tylko dobrym organizatorem, ale przede wszystkim specjalistą, który doskonale zna się na wszystkich elementach produkcji takich jak logistyka, technika, scenografia czy multimedia. Dzięki temu przy każdej realizacji aktywnie współtworzy każdy ich detal. Ponadto od roku Jacek rozwija swoje umiejętności z zakresu projektowania eventów w programie 3D. Ta zdolność bardzo chętnie wykorzystywana jest przez klientów, którzy jeszcze przed realizacją są w stanie zobaczyć projekt wydarzenia dokładnie tak, jak będzie on wyglądał w rzeczywistości, z dbałością o każdy detal. Swoją karierę w branży rozwija od ponad 11 lat. Pracował w kilku agencjach nabywając coraz to nowe umiejętności. Pierwszym zorganizowanym przez niego większym wydarzeniem była produkcja eventu modowego dla marki Atlantic. Kolejne kroki, które miały znaczący wpływ na jego doświadczenie były realizowane w firmie Media Sukces, gdzie tworzył wydarzenia wraz z Dorotą i Włodzimierzem Wróblewskimi. Wśród produkcji realizowanych wspólnie z nimi znalazło się największe i pierwsze otwarte modowe wydarzenie w Polsce Warsaw Fashion Street czy inne, bardziej artystyczne Street of Design. Jacek uczestniczył też w produkcjach programu telewizyjnego Supermodels i pokazach modowych dla marki Orsay. Od 2011 roku związany z domem produkcyjnym MAKATA Crative Group, w którym to wspólnie z Prezesem, Wiktorem Zbroją stworzył wyspecjalizowaną komórkę eventową. Dziś dział, którym kieruje to zespół specjalistów, którzy każdego roku realizują szeroki wachlarz różnorodnych wydarzeń, począwszy od konferencji prasowych, po gale czy imprezy firmowe. Wśród klientów firmy znajdują się takie marki jak: Avene, Avon, Biotherm, Clarisonic, Giorgio Armani, Lancome, magazyn Elle, magazyn Gala, magazyn Glamour, La Petit Marseillais, Mitsubishi, National Geographic, Opel, PKP, Reebok, Vizir, Yves Saint Laurent i wiele innych. 8 kwiecień / 23 / 2015
event manager news / Ludzie branży Przemysław Pichalski Firma: Bartbo agencja eventowa Stanowisko: Prezes Zarządu, Dyrektor Działu Marketingu Strona: www.bartbo.pl Kontakt: przemek.pichalski@bartbo.pl, +48 600 303 246 Urodzony i wychowany w Olsztynie, w którym pozostał aż do dzisiaj. Zodiakalny lew, oficjalnie syn Leszka i Bożenny Pichalskich, chociaż jego eventowi rodzice to Bartek i Kamila Boguccy właściciele firmy Bartbo. Obecnie, jak mówi, nie wierzy w życie poza-bartbowe. Absolwent Uniwersytetu Warmińsko Mazurskiego i Olsztyńskiej Wyższej Szkoły Informatyki i Zarządzania. Z branżą eventową na stałe związany od 8 lat. Pracę poznawał od podstaw, przechodząc wszystkie szczeble kariery. Początkowo, jako instruktor od paintballa, quadów, następnie przedstawiciel handlowy firmy, a obecnie manager odpowiedzialny za marketing agencji oraz od tego roku prezes zarządu Bartbo Sp. z o.o. Członek Stowarzyszenia Branży Eventowej. Pod skrzydłami Bartbo miał przyjemność odbierać wiele nagród, w tym: nagrodę dla przedsiębiorstwa odpowiedzialnego społecznie WaMa BoSS, certyfikat Produkt Warmia- Mazury przyznawany dla najlepszej usługi turystycznej (Parku Rozrywki Aktywnej należącego do Bartbo Sp. z o.o.) oraz statuetkę MP Power Awards dla najlepszej agencji outdorowo-teambuildingowej w Polsce. Jest przekonany, że dzięki tej statuetce będzie mógł, wraz ze współpracownikami, świętować częściej ich codzienne małe zwycięstwa za każdym razem, gdy usłyszą słowa: Wybraliśmy Bartbo do przeprowadzenia naszej imprezy. Najciekawsze projekty, które realizował to m.in.: Survivalowe Zawody Polskich Aktorek, organizowane wspólnie z Fundacją Byłych Żołnierzy Jednostek Specjalnych GROM oraz Aktywna Majówka charytatywny piknik, z którego dochód przeznaczony jest na potrzeby fundacji Przyszłość dla dzieci. Jako skrywany fakt z życiorysu podaje, że w trakcie studiów przez 2 lata pracował również jako reporter i prezenter radiowy w rozgłośni UWM FM. Pasjonuje się siatkówką, grą w squasha, tańcem latino, polskimi filmami i psychologią. Uwielbia muzykę alternatywną, czekoladę z orzechami, kawę z mlekiem i kreskówkę Pingwiny z Madagaskaru. Po skoku ze spadochronem i nurkowaniu na rafie, chciałby zrealizować kolejne marzenie i nauczyć się pływać na windsurfingu. W lipcu organizuje imprezę, która będzie dla niego największym wyzwaniem własne wesele. Narzeczona jest bardzo zadowolona, że pracę powierzyła profesjonaliście. kwiecień / 23 / 2015 9
Na temat event manager news /??????????????????? Fotograf od strony formalnej Przy współpracy z różnymi agencjami eventowymi zdarza się, że nie podpisuję umowy na wykonanie zdjęć. Większość ustaleń prowadzona jest mailowo, ale czy to dobre zabezpieczenie dla agencji i dla fotografa? Poniżej dowiesz się dlaczego lepiej jest podpisać umowę, a także znajdziesz informacje o tym, jak taka umowa powinna wyglądać. Dlaczego warto podpisać umowę? Tak jak w przypadku każdej współpracy, jeśli zlecenie przebiegło bezproblemowo, do umowy i zawartych w niej warunków praktycznie się nie wraca. Sprawy jednak zaczynają się komplikować, gdy coś pójdzie nie tak, jakbyśmy tego oczekiwali. W takich przypadkach normalnym jest, że fotograf oraz agencja zaczynają bronić swoich interesów. Wówczas można powołać się na wcześniejsze ustalenia potwierdzone pisemnie przez obie strony. Warto pamiętać, iż brak zachowania formy pisemnej może prowadzić do braku skutecznego przeniesienia majątkowych praw autorskich do utworu na zamawiającego, a co za tym idzie można domniemywać, że agencja zawarła z fotografem umowę licencyjną niewyłączną. Jakie informacje powinny znaleźć się w umowie z fotografem? 1. Dokładny adres oraz data wydarzenia 2. Dane kontaktowe do osób które będą koordynowały event na miejscu oraz dane kontaktowe fotografa. 3. Agenda wydarzenia 4. Sposób oddania zdjęć oraz warunki techniczne, jakie muszą spełnić zdjęcia 5. Ustalenia dotyczące praw autorskich oraz pól eksploatacji zdjęć 6. Wynagrodzenie za wykonanie zlecenia oraz inne dodatkowe koszty (np. stawka godzinowa za dodatkowy czas pracy) 7. Termin oddania gotowych zdjęć Na jakie aspekty prawne trzeba zwrócić uwagę wynajmując fotografa? Umowa między fotografem a agencją może przenosić autorskie prawa majątkowe do zdjęć lub może dawać prawo do korzystania z nich na podstawie udzielonej licencji. Najważniejszą kwestią prawną podczas zlecania zdjęć jest ustalenie zakresu i możliwości ich wykorzystania. Powinniśmy zatem, wymienić w umowie pola eksploatacji zdjęć dla jakich nabywamy majątkowe prawa autorskie lub licencję. Pola eksploatacji wyróżnione są głównie przez kwestie finansowe i techniczne. Poniżej przedstawiam przykładową listę którą można skopiować do umowy (można też określić inne lub bardziej szczegółowe warunki eksploatacji zdjęć): 1. Realizacja i druk materiałów reklamowych m.in.: ulotek, folderów, katalogów 2. Zwielokrotnianie zdjęć dowolną techniką dla celów marketingowych 3. Wprowadzanie zdjęć do pamięci komputera 4. Wyświetlanie zdjęć 5. Publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w tym prezentacja i rozpowszechnianie w sieci internet m.in.: na stronie internetowej firmy oraz na portalach internetowych. 6. Udostępnianie do przeglądów, katalogów i wystaw 7. Utrwalanie 8. Wprowadzanie do obrotu nośników na których utrwalono utwór, użyczenie ich lub najem oryginału albo dalszych egzemplarzy 10 kwiecień / 23 / 2015
event manager news / na temat Czym różni się zbycie majątkowych praw autorskich do fotografii od wydania licencji? o prawie autorskim i prawach pokrewnych, który mówi, że W braku wyraźnego postanowienia o przeniesieniu prawa, uważa się, że twórca udzielił licencji. W przypadku zawarcia umowy o zbyciu majątkowych praw autorskich do zdjęć przez fotografa, agencja (oraz każda firma, na którą agencja przeniesie to prawo) może dowolnie korzystać z utworu w zakresie wymienionych pól eksploatacji. Inaczej jest w przypadku umowy licencyjnej, w której fotograf na zasadzie licencji udziela agencji prawa do korzystania ze zdjęć. Licencje na użytkowanie zdjęć dzielimy na: 1. Licencję niewyłączną fotograf może na te same zdjęcia udzielić licencji kilku firmom 2. Licencję wyłączną fotograf udziela licencji na zdjęcie tylko dla jednej firmy i tylko ta firma przez okres trwania licencji może z niego korzystać Autorskie prawa majątkowe a umowa o dzieło Autorskie prawa majątkowe są zbywalne. Jeśli agencja podpisuje umowę o dzieło z fotografem to dotyczy ona dzieła (zdjęć), które będzie dopiero wykonane. Umowa powinna określać czy fotograf przekazuje prawa autorskie majątkowe czy udziela prawa do używania zdjęć w formie licencji. Ważną kwestię dotyczącą umów podejmuje artykuł 65 ustawy Główne cechy licencji: 1. Licencja może być udzielona na czas nieokreślony lub określony, maksymalnie na 5 lat. Po 5 latach staje się również licencją na czas nieokreślony 2. Twórcy przysługuje prawo do wynagrodzenia 3. Licencja obejmuje swoim zasięgiem terytorium Państwa na którym znajduje się siedziba firmy licencjobiorcy 4. Licencja na czas nieokreślony może być wypowiedziana na rok naprzód na koniec roku kalendarzowego 5. Licencje wyłączną trzeba wyraźnie zaznaczyć w umowie 6. Licencjobiorca nie może przenosić swoich praw na kogoś innego Co powinno znaleźć się w umowie licencyjnej? 1. Jednoznaczne oznaczenie, jakich zdjęć dotyczy umowa 2. Wymienione pola eksploatacji 3. Czas, na jaki zostaje udzielona licencja 4. Sposoby korzystania ze zdjęć kwiecień / 23 / 2015 11
Na temat event manager news /??????????????????? 2. Rozmiar zdjęć polecam zapis o dostarczeniu zdjęć w minimalnym rozmiarze 2362 pikseli x 3543 pikseli w rozdzielczości 300 dpi. Jeśli potrzebujemy zdjęć do wyświetlania na monitorach wystarczy rozdzielczość Full HD czyli 1920px x 1080px, 72 dpi. Jeśli zdjęcia mają być w jakiejkolwiek formie drukowane polecam zapis, aby zdjęcia były w maksymalnym rozmiarze w rozdzielczości 300 dpi. Optymalne minimum to rozmiar 2362 pikseli x 3543 pikseli w rozdzielczości 300 dpi, pozwalający wykonać bardzo dobrej jakości odbitkę fotograficzną na papierze w formacie A4 (20cm x 30cm). W umowie można zawrzeć także punkt, zgodnie z którym fotograf dostarczy zdjęcia w maksymalnie możliwym rozmiarze (które umożliwią druk), a także zdjęcia pomniejszone. 3. Liczba zdjęć o ile w wypadku zdjęć reklamowych, biznesowych czy produktowych takie ustalenia jest łatwo wykonać, o tyle problem może pojawić się w przypadku zdjęć z eventów. Jest to rzecz, którą ciężko oszacować, a większość klientów tego wymaga. Ja opieram się na szacowaniu ujęć na podstawie liczby osób, czasu trwania imprezy, a także rodzaju imprezy. Inaczej będzie się fotografowało imprezę firmową na 400 osób z wieloma atrakcjami, a inaczej kongres czy konferencję z podobną liczbą gości. Mimo trudności w oszacowaniu liczby gotowych zdjęć warto zaznaczyć w umowie, jakiej liczby może oczekiwać klient. Aspekty techniczne dotyczące zdjęć: 1. Format gotowych zdjęć gotowy materiał powinien być dostarczony w odpowiednim formacie. Najpopularniejszym jest format JPG i do większości zastosowań wystarczy. Dla bezpieczeństwa jednak polecam zaznaczyć w umowie, aby fotograf wykonywał zdjęcia w RAW ach z których możemy wygenerować zdjęcia w dowolnym formacie. Zdarza się, że klient będzie chciał wydrukować powiększenie jakiegoś zdjęcia (czy to w formie plakatu, baneru lub jakiekolwiek innej) i wtedy dobrze byłoby, aby fotograf posiadał zarchiwizowane Rawy. Do druku wielkoformatowego wykorzystuje się często zdjęcia w formacie TIFF, który zapewni dużo lepszą jakość niż JPG. Z punktu widzenia zawodowego fotografa wykonywanie zdjęć w formacie RAW jest oczywiste i nie powinno to być żadnym problemem. Fotograf za przygotowanie zdjęć do druku wielkoformatowego może zażądać dodatkowego wynagrodzenia. 4. Sposób dostarczenia zdjęć warto ustalić, w jakiej formie dostarczone będą gotowe zdjęcia. Mogą się z tym wiązać dodatkowe koszty lub może być potrzebny dodatkowy czas na przesłanie zdjęć, który trzeba wziąć pod uwagę. Najlepszą formą i według mnie najszybszą jest przesłanie zdjęć przez internet. Polecam do tego typu rzeczy wykorzystać popularne usługi typu Dropbox, WeTransfer.com lub własny serwer Ftp. Dodatkowe ustalenia Poniżej przykładowa lista dodatkowych ustaleń, które mogą znaleźć się w umowie z fotografem: 1. Do kiedy fotograf powinien mieć zarchiwizowane pliki Raw? 2. Wyszczególnienie dodatkowych kosztów np. dojazdu, retuszu dodatkowych ujęć, dodatkowych usług fotograficznych (np. Fotobudka, wydruki zdjęć na evencie itp.) 3. Informacje dotyczące istotnych elementów, które powinny być sfotografowane lub wykonane przez fotografa Pobierz przykładowy wzór umowy z fotografem Autor artykułu: Bartek Dziedzic www.zdjecia-reklamowe.pl 12 kwiecień / 23 / 2015
event manager news / na temat kwiecień / 23 / 2015 13
Na temat event manager news /??????????????????? Festiwal Smaków Food Trucków, czyli zlot restauracji na kółkach Food trucki od wielu już lat cieszą się ogromną popularnością u naszych zachodnich sąsiadów. Od blisko dwóch lat możemy obserwować ich stale rosnącą popularność w Polsce. Food trucki towarzyszą nam na co dzień, czy to w pracy, czy podczas spaceru, nocnych wypadów do klubu, jak również w trakcie wydarzeń kulturalnych i sportowych. Ich mobilność daje możliwość pojawiania się wszędzie tam, gdzie potrzeba dobrego, zdrowego i ciekawego jedzenia. Food trucki doczekały się więc swojego własnego eventu, jakim jest Festiwal Smaków Food Trucków. Historia Pierwszy Festiwal Smaków Food Trucków odbył się w Gdyni 13 października 2013 r. W tej edycji udział wzięło zaledwie 6 samochodów (bo tylko tyle było na rynku trójmiejskim w tamtym czasie). Mimo, iż pogoda nie należała do wymarzonych przy tego typu evencie, frekwencja przekroczyła najśmielsze oczekiwania organizatorów, a kolejki ciągnęły się nieustannie od południa aż do wieczora, kiedy to wszystkim food truckom skończyły się zapasy. I tak powstał pomysł na kolejne edycje. W 2014 roku festiwal doczekał się II edycji, która odbyła się w Gdańsku na terenie Parku Handlowego. Tym razem na rynku trójmiejskim było już ok. 20 restauracji na kółkach, a do udziału w wydarzeniu zostały zaproszone samochody z całej Polski. I tym sposobem w II Festiwalu Smaków Food Trucków udział wzięło 25 restauracji, a wydarzenie przybrało formę dwudniowej imprezy, przygotowanej dla znacznie większego grona miłośników food trucków. II edycja osiągnęła ogromny sukces pod względem frekwencji. Pyszne, zróżnicowane jedzenie, zadaszona sala do konsumpcji, muzyka, atrakcja dodatkowa w postaci zlotu aut amerykańskich wszystko to przyciągnęło tłumy wspaniałych food truckożerców, którzy byli zachwyceni taką formą spędzenia weekendu. Idea festiwalu Ideą festiwalu jest promowanie różnorodnego, ciekawego, smacznego i przede wszystkim zdrowego, wykonanego z najwyższej jakości składników jedzenia. Zapotrzebowanie na mobilne restauracje jest ogromne, gdyż mogą dotrzeć wszędzie tam, gdzie dobre jedzenie jest potrzebne, wypierając przypadkowy, anonimowy catering. Food truck to nie tylko samochód, to przede wszystkim marka tworzona poprzez nazwę, identyfikację wizualną, wystrój oraz ludzi to wszystko wspierane poprzez stałą komunikację z właścicielami za pomocą m.in.: portali społecznościowych. Właściciele food trucków biorą na siebie pełną odpowiedzialność za jakość, smak, obsługę i klimat swojej restauracji na kółkach. To powoduje, że każdy, kto jest uczciwy wobec swojego klienta, zyska uznanie nie ma tu miejsca na przypadkowość, ignorancję i przede wszystkim anonimowość. Dlatego też festiwal dedykowany food truckom to przede wszystkim ukłon 14 kwiecień / 23 / 2015
event manager news / na temat (C) karolina kornata (C) karolina kornata (C) karolina kornata w stronę właścicieli, którzy wkładają ogromny wysiłek, swój czas i energię po to, aby dać ludziom to, co najlepsze w jedzeniu wszędzie tam, gdzie tego potrzebują. I to właśnie dzięki nim na ulicach miast oraz wszelkich eventach możemy cieszyć się dobrym i zdrowym jedzeniem, a przy okazji podziwiać ciekawe samochody i porozmawiać z uśmiechniętą ekipą otwartą na wszelkie sugestie. III Festiwal Smaków Food Trucków Sukcesy dwóch edycji oraz stale rosnące zainteresowanie ze strony miłośników food trucków sprawiły, iż organizatorzy zdecydowali się na zwiększenie skali wydarzenia i organizację trzech edycji festiwalu 2015 w samym Trójmieście oraz po raz pierwszy w innych miastach Polski. III Festiwal Smaków Food Trucków odbył się w Gdańsku w dniach 11-12 kwietnia 2015 r. Tym razem fani ulicznego jedzenia również nie zawiedli. Już w czasie trwania działań promujących wydarzenie można było zobaczyć ogromne zainteresowanie. W zaledwie kilka dni, do udziału w wydarzeniu utworzonym na Facebooku, przyłączyło się ponad 1000 osób. Ostatecznie informacja trafiła, aż do 400 tysięcy odbiorców, a jest to 4 krotnie więcej, niż podczas dru- kwiecień / 23 / 2015 15
Na temat event manager news /??????????????????? (C) karolina kornata Ideą festiwalu jest promowanie różnorodnego, ciekawego, smacznego i przede wszystkim zdrowego, wykonanego z najwyższej jakości składników, jedzenia (C) karolina kornata giej edycji wydarzenia. I tym razem organizatorzy starali się zapewnić jak najwięcej pozytywnych emocji i wrażeń festiwalowych. Wśród 30 restauracji na kółkach można było spróbować najróżniejszych potraw: od tak popularnych burgerów, poprzez jedzenie meksykańskie, pizze z pieca, frytki belgijskie, naleśniki, kultowe zapiekanki, aż po kuchnię japońską, wegańską i pyszną kawę. Tradycyjnie odbył się pokaz aut amerykańskich, a do nich dołączyły Harley e. DJ e z jednego z najpopularniejszych klubów w Trójmieście zajęli się oprawą muzyczną, a przesympatyczne dziewczyny z Fundacji Cudów Szafa zorganizowały czas dla najmłodszych poprzez konkursy, malowanie buziek, gry i zabawy. Również na dorosłych czekało wiele atrakcji z nagrodami: turniej gry w piłkarzyki czy gra terenowa W poszukiwaniu smaków. Pogoda także dopisała. Organizatorzy wstęp- 16 kwiecień / 23 / 2015
event manager news / na temat (C) karolina kornata nie szacują, że w wydarzeniu wzięło udział 15 tys. osób. Tym samym była to największa z dotychczasowych edycji, a pozytywny oddźwięk festiwalowiczów daje ogromną energię na organizację i rozbudowę idei festiwalu. Tak liczna frekwencja świadczy przede wszystkim o tym, że food trucki zdobyły serca i żołądki ogromnej rzeszy Polaków (i nie tylko), którzy doceniają trud, jaki władają właściciele restauracji na kółkach po to, aby serwować najlepsze jedzenie i tworzyć wyjątkowy klimat. Festiwal Smaków Food Trucków rusza w Polskę Z informacji, jakie organizatorzy otrzymują od mieszkańców innych miast w Polsce, wynika iż, zapotrzebowanie na tego typu wydarzenie jest ogromne. Stąd pomysł na edycje również poza Trójmiastem. I tak w najbliższym czasie festiwal odbędzie się w: Poznaniu - Park Handlowy Franowo (9-10.05.2015), Łodzi (16-17.05.2015), Szczecinie (6-7.06.2015). Organizatorzy zamierzają rozwijać formę festiwalu o nowe miejsca, większą liczbę food trucków oraz atrakcje towarzyszące. Wszelkie informacje zwrotne od odbiorców są ważne i zawsze brane pod uwagę tak, aby weekend z food truckami kojarzył się z pysznym, ciekawym, zdrowym jedzeniem oraz pozytywną energią i miło spędzonym czasem w gronie przyjaciół i rodziny. Autor Artykułu: Małgorzata Tomczyk Współwłaściciel Rollos Crepes i współorganizator Festiwalu Smaków Food Trucków reklama kwiecień / 23 / 2015 17
Poznajcie event manager news /??????????????????? VES Adres: ul. Kabaretowa 21, 01-942 Warszawa Strona: www.ves.pl Mail: marketing@ves.pl Telefon: (+48)22 839 49 35 VES Sp. z o.o. (dawniej TRIAS EE Sp. z o.o.) wchodzi w skład Grupy Kapitałowej TRIAS S.A. i od blisko 20 lat buduje swoją pozycję na rynku techniki eventowej w Polsce i na świecie. W roku 2014 spółka zakończyła proces rebrendingu związany z wdrożeniem nowej strategii venue & event support. Wieloletnie doświadczenie w branży eventowej oraz unikatowe kompetencje, pozwoliły VES wkroczyć w nowy obszar działania jakim jest Kompleksowe Zarządzanie Obiektami. Firma uczestniczy rocznie w realizacji ponad tysiąca eventów, imprez masowych i korporacyjnych, targów, kampanii reklamowych, pokazów filmowych oraz telewizyjnych, gwarantując obsługę na najwyższym poziomie. VES, jako pionier na rynku event engeenering w Polsce oraz wiodący przedstawiciel branży, posiada w swoim dorobku liczne nowatorskie projekty, które miały znaczący wpływ na popularyzację innowacyjnych rozwiązań technologicznych tj.: projekcja 360 ponad 1.000m 2 wyświetlanej powierzchni przy użyciu 20 projektorów o łącznej jasności 400.000 ANSI lumenów [Zobacz materiał z realizacji] mapping 3D największy w Polsce o powierzchni przeszło 4.700m 2 [Zobacz materiał z realizacji] projekcja na wodzie ekran wodny o powierzchni równej 200m 2 [Zobacz materiał z realizacji] technologie diodowe w tym pierwszy ekran panoramiczny o rozdzielczości 6400 x 768 pikseli [Zobacz materiał z realizacji] Spółka zrealizowała również wiele wyjątkowych, unikatowych projektów. W 2014 był to m.in. pokaz specjalny filmu Miasto 44, którego projekcja miała miejsce na specjalnie skonstruowanym, największym w Europie ekranie projekcyjnym o wymiarach 50x21m, zlokalizowanym na Stadionie Narodowym [Zobacz materiał z realizacji]. Obecnie, poza szeroką gamą profesjonalnego sprzętu multimedialnego i oświetleniowego (projektory firm Christie oraz Barco o łącznej mocy projekcyjnej 290.000 ANSI lumenów, blisko 950m2 technologii diodowych oraz ponad 1.000 szt. inteligentnych urządzeń oświetleniowych największych światowych producentów Robe, Martin, Studio Due, JTE, Clay Paky, Vari*Lite), spółka oferuje klientom kompleksowe rozwiązania z obszaru AVL, dostosowane do specyfiki każdego rodzaju eventu począwszy od pomysłu, projektu oraz dostarczeniu profesjonalnego sprzętu multimedialnego i oświetleniowego, na obsłudze realizacji wydarzenia kończąc. Dzięki doświadczeniu profesjonalnego zespołu, w skład którego wchodzi ponad 40 wyspecjalizowanych techników i realizatorów oświetlenia i multimediów oraz uważnej obserwacji światowych trendów, VES kreuje niepowtarzalne, spektakularne widowiska na miarę XXI wieku. VES zadbał o oprawę wizualną największych wydarzeń kulturalnych i biznesowych w Polsce m.in.: Przystanek Woodstock, Męskie Granie, Open er Festival, Sylwester Miejski w Warszawie 2014/2015, Sylwester Miejski w Krakowie 2014/2015, Wianki nad Wisłą, Finał WOŚP, pokaz filmu Miasto 44, Paszporty Polityki, Fryderyki, Koncert Chrisa Botti, Koncert Andrea Bocelli, Multimedialne Widowisko Taniec Wolności, Pixar in Concert, Bestsellery Empiku, Bal Mistrzów Sportu, Polacy z werwą, Bal Forbesa, Forum Gospodarcze TIME, Międzynarodowa Konferencja PIKE, Party Like A Somersby, Desperados Endless Night Party, Program Mamy Cię, Ludzie Wolności, Europejski Kongres Gospodarczy. 18 kwiecień / 23 / 2015
event manager news / poznajcie... Fot. Teodor Klepczynski, Team Agencja Allegro kwiecień / 23 / 2015 19
case study Rockwool Roadshow Nazwa agencji: Eskadra Nazwa klienta: Rockwool Kategoria projektu: roadshow Liczba uczestników: 5 tys. Lokalizacja: 90 lokalizacji w Polsce i za granicą Termin realizacji: 2012-2014 Eskadra to wszechstronna agencja reklamowa, działająca od ponad 20 lat i świadcząca usługi typu full service. Tworzy rozwiązania strategiczne i kreatywne dla marek komercyjnych ze wszystkich kategorii. Ich specjalizacją jest także marketing publiczny i terytorialny. Na przestrzeni ostatnich 20 lat zdobyli uznanie największych klientów i liczne nagrody na znaczących festiwalach reklamowych. Rockwool to światowy lider w produkcji skalnej wełny mineralnej alternatywy dla innych materiałów służących do ociepleń budynków. Wełna, jako kategoria produktowa, postawiła przed producentami pewne wyzwania, z którymi musieli się zmierzyć. Było to przede wszystkim: postrzeganie wełny jako materiału zbyt drogiego (np. w stosunku do tradycyjnego styropianu), brak fachowego podejścia i umiejętności pracy z wełną mineralną, ogólna niechęć i negatywny stosunek do nowości ( lepsze to, co znane i wypróbowane ). Rockwool Roadshow to mobilne centrum szkoleniowe, składające się z cyklu wykładów i warsztatów praktycznych, podczas których uczestnicy poznawali nowe, rewolucyjne rozwiązania stosowane w izolacji ścian zewnętrznych. Rockwool Roadshow stworzone było z myślą o małych i średnich firmach budowlanych, indywidualnych wykonawcach i inwestorach, pracownikach branży budowlanej, mężczyznach w wieku 20+, zainteresowanych tematyką budowlaną. Dzięki eventom uczestnicy mogli: poszerzyć swoją wiedzę, eliminować błędy, poznać możliwości wprowadzenia nowych usług i technik, nawiązać znajomości i pozyskać kontakty biznesowe. Natomiast dla firmy Rockwool seria eventów szkoleniowych stała się efektywnym sposobem na edukację w zakresie ociepleń i izolacji, efektywności energetycznej, akustyki czy bezpieczeństwa pożarowego oraz promocję konkretnego materiału skalnej wełny mineralnej marki Rockwool, a także wzmocnienie pozycji firmy na rynku materiałów budowlanych i zwiększenie jej rozpoznawalności wśród ścisłej grupy docelowej. Eskadra organizowała Roadshow od 2012 do 2014 roku. Ekipa Rockwool Roadshow pojawiała się w ponad 90 lokalizacjach na terenie całej Polski i nie tylko! Szkolenia odbyły się także kilkukrotnie za granicą, m.in. na Litwie, Łotwie, Węgrzech, w Estonii czy Czechach. Rockwool Roadshow pokonało ponad 20 tys. kilometrów, a ekipa wraz ze specjalistami spędziła w trasie niemal 400 dni! Podczas Roadshow udało się przeszkolić ponad 5 tysięcy uczestników, przy czym kontakt z marką miało średnio kilkanaście razy więcej osób. 20 kwiecień / 23 / 2015
zdjęcia: Materiały własne Eskadra kwiecień / 23 / 2015 21
INSPIRACJE event manager news /??????????????????? Elegancko i oryginalnie Muszki marthu to idealny gadżet firmowy, jak i doskonały prezent na każdego rodzaju eventy, imprezy firmowe oraz promocje marki. Spersonalizowane muchy drukowane są na bawełnie, co daje bardzo ciekawy efekt lekko matowego wykończenia. Sprawia to, że jest to mucha dla każdego, na każdą okazję! Istnieje możliwość wykonania muchy męskiej oraz damskiej z indywidualną propozycją grafiki np. logo. Do każdej muszki może być dołączone etui z nadrukowaną grafiką oraz pudełko. Minimalne zamówienie spersonalizowanych gadżetów można składać od 10 sztuk. Marthu to polska, szybko rozwijająca się firma. Produkty są projektowane i szyte w Krakowie od 4 lat. Marthu to oryginalne i pełne koloru muchy, zarówno te gotowe, jak i te, które można wiązać samodzielnie. www.marthu.com 22 kwiecień / 23 / 2015
Rakiety w dłoń! Speed-ball to genialny w swojej prostocie sport z wykorzystaniem piłeczki i rakiet. Zawitał do naszego kraju nieco ponad rok temu dzięki pierwszemu reprezentantowi Polski na Mistrzostwach Świata. Od tamtej pory speed-ball rozpowszechnia się głównie w szkołach i na orlikach, jako doskonała forma rekreacji. Oprócz tego, doskonale przyjął się również jako atrakcja podczas pikników czy eventów outdoorowych. Dzięki swojej prostocie i mobilności, a za razem liczbie rozwiązań i konfiguracji w jakich można prowadzić rywalizację, jest świetnym pomysłem na zorganizowanie konkursów i turniejów podczas obozów czy wyjazdów integracyjnych. Stowarzyszenie Speed-ball Polska najczęściej na imprezy i eventy wysyła Reprezentanta Polski aby ukazać uczestnikom poziom na jakim grają profesjonaliści. www.speed-ball.pl Dekoracje Plenerowe Outdoor Lighting Ideą dekoracji plenerowych Outdoor Lighting jest doświetlenie i wyeksponowanie terenów takich jak: ogrody, parki, stawy, plenery wokół zamków, pałaców czy hoteli, domów weselnych, kurortów SPA, pól golfowych, plaż lub kempingów, które za dnia są piękne i zadbane, a w nocy zupełnie niewidoczne i niedocenione. Źródło światła w dekoracji plenerowej Outdoor Lighting pochodzi z żarówki o mocy 200 W, z której uzyskujemy światło o natężeniu 11000 Lumenów. Klosze wykonane są ze specjalnej tkaniny, która powoduje, że światło, mimo dużej mocy, jest przyjemne dla oka nawet z odległości 20 cm. Całość osadzona jest na metalowym stelażu z solidną podstawą przez co każda lampa dekoracyjna jest odporna na warunki atmosferyczne takie jak wiatr, deszcz, śnieg oraz niskie i wysokie temperatury. Dostępne w rozmiarach: kula o średnicy 100 cm na statywie o wysokości 100-200 cm kula o średnicy 150 cm stojąca bezpośrednio na podłożu www.confettiart.pl kwiecień / 23 / 2015 23
prawo w eventach event manager news / prawo w eventach Nieznajomość prawa szkodzi W przypadku organizacji eventów, a w szczególności imprez o charakterze masowym, niezastosowanie się do obowiązujących norm prawnych może mieć dotkliwe konsekwencje, nie tylko finansowe (koszty odwołania imprezy czy naprawienie szkody), ale również karne, w tym pozbawienie wolności nawet do 8 lat. Poniżej przedstawiamy podstawowe zasady dla organizatora eventu i konsekwencje, grożące za ich nieprzestrzeganie. Czy organizowany event jest imprezą masową? Pierwszą z kwestii, którą należy rozważyć przy organizacji eventu jest weryfikacja czy wydarzenie, które organizujemy jest imprezą masową. Definicja powyższego wydarzenia została ustalona przez Ustawę z dnia 20 marca 2009r. o bezpieczeństwie imprez masowych, zgodnie z którą przez imprezę masową należy rozumieć imprezę artystyczno-rozrywkową, jak również zorganizowanie publicznego oglądania przekazu telewizyjnego na ekranach lub urządzeniach umożliwiających uzyskanie obrazu o przekątnej przekraczającej 3m oraz imprezę sportową, w tym mecz piłki nożnej, o charakterze masowym. Masowość imprezy zależy od liczby uczestników i udostępnionych dla nich miejsc przez organizatora, o czym pisaliśmy w NR 5 Event Manager News [Zobacz artykuł archiwalny]. To na organizatorze eventu ciąży obowiązek zweryfikowania czy planowana impreza jest imprezą masową w rozumieniu Ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych i czy musi się on stosować do wymogów tejże Ustawy. Jeżeli impreza podlega przepisom Ustawy to organizator w pierwszej kolejności zobowiązany jest do uzyskania zezwolenia od odpowiedniego organu administracji publicznej. W tym celu należy złożyć wniosek do urzędu gminy właściwego ze względu na miejsce przeprowadzenia eventu. Do wydania decyzji uprawniony jest wójt burmistrz, prezydent miasta. Wniosek musi być złożony nie później niż 30 dni od planowanego terminu rozpoczęcia imprezy i podlega opłacie w wysokości 82 zł, której potwierdzenie musi zostać załączone do wniosku. Innymi obligatoryjnymi załącznikami do wniosku są w szczególności program oraz regulamin imprezy oraz plan obiektu lub terenu, na którym impreza ma mieć miejsce. Nadto organizator zobowiązany jest uzyskać opinię o niezbędnej wielkości sił i środków potrzebnych do zabezpieczenia imprezy masowej, zastrzeżeniach do stanu technicznego obiektu oraz o przewidywanych zagrożeniach od właściwego miejscowo komendanta powiatowego (rejonowego miejskiego) Policji oraz właściwego miejscowo komendanta powiatowego Państwowej Straży Pożarnej, a także kierownika jednostki organizacyjnej pomocy doraźnej (pogotowia ratunkowego) i Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego. Opinie te zachowują ważność przez 6 miesięcy i muszą być załączone do wniosku najpóźniej na 14 dni przed startem imprezy. W przypadku organizacji imprezy w strefie nadgranicznej, organizator musi powiadomić właściwego miejscowo komendanta oddziału Straży Granicznej. Zezwolenie lub odmowa jego wydania, jest wydawane w formie decyzji, na co najmniej 7 dni przed planowanym terminem przeprowadzenia eventu. Przyczyną negatywnej decyzji jest zwłaszcza nieprzedłożenie przez organizatora wymaganych dokumentów do wniosku lub niespełnienie przez niego innych obowiązków. W trakcie postępowania organ może zażądać od organizatora dodatkowej dokumentacji. W zezwoleniu organ może również stwierdzić, iż organizowany event jest imprezą masową podwyższonego ryzyka, z której organizacją wiążą się dodatkowe obostrzenia. W przypadku gdy imprezy masowe są przeprowadzane przez tego samego or- 24 kwiecień / 23 / 2015
event manager news / prawo w eventach ganizatora w tych samych obiektach (terenach) umożliwiających przeprowadzenie imprezy masowej, co najmniej 2 razy w roku lub są to imprezy masowe, dla których opracowano terminarz imprez masowych organizowanych cyklicznie, organ wydaje zezwolenie na przeprowadzenie wskazanej przez organizatora liczby imprez masowych lub ich przeprowadzenie w okresie jednego roku. Od wydanej decyzji przysługuje odwołanie do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji, które wnosi się za pośrednictwem organu, który wydał decyzję. Odwołanie jest rozpatrywane w terminie 4 dni od jego wniesienia. Zaznaczyć trzeba, że wniesienie odwołania nie wstrzymuje wykonania określonej decyzji. Zezwolenie lub odmowa jego wydania, jest wydawane w formie decyzji, na co najmniej 7 dni przed planowanym terminem przeprowadzenia eventu. Przyczyną negatywnej decyzji jest zwłaszcza nieprzedłożenie przez organizatora wymaganych dokumentów do wniosku lub niespełnienie przez niego innych obowiązków. Organizator imprezy masowej zobowiązany jest ponadto do: zapewnienia bezpieczeństwa imprezy masowej poprzez spełnienie wymogów w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa osobom uczestniczącym w imprezie, ochrony porządku publicznego, zabezpieczenia pod względem medycznym oraz zapewnienia odpowiedniego stanu technicznego obiektów budowlanych wraz ze służącymi tym obiektom instalacjami i urządzeniami technicznymi, w szczególności przeciwpożarowymi i sanitarnymi. Szczegółowy opis obowiązków organizatora w tym zakresie zawiera Ustawa, opracowania i udostępnienia osobom uczestniczącym w imprezie masowej regulaminu obiektu (terenu) oraz regulaminu imprezy masowej zawierającego warunki uczestnictwa i zasady zachowania się osób na niej obecnych. Organizator opracowuje również instrukcję postępowania w przypadku powstania pożaru lub innego miejscowego zagrożenia w miejscu i czasie imprezy, w przypadku odpłatności imprezy, organizator jest zobowiązany dodatkowo do posiadania ubezpieczenia OC za szkody wyrządzone uczestnikom imprezy. Ponadto organizator odpłatnego eventu odpowiada za szkody obejmujące równowartość zniszczonego lub uszkodzonego mienia, które poniosły Policja, Żandarmeria Wojskowa, straż gminna (miejska), Państwowa Straż Pożarna i inne jednostki ochrony przeciwpożarowej oraz służba zdrowia, w związku z ich działaniami w miejscu i czasie trwania imprezy masowej, dodatkowe obowiązki ciążą na organizatorze w przypadku eventu podwyższonego ryzyka. W szczególności organizator musi zapewnić większą liczebność służby porządkowej oraz służby informacyjnej, obowiązuje zakaz sprzedaży i podawania napojów alkoholowych, organizator jest zobowiązany do utrwalenia eventu czy też zapewnienia identyfikacji osób biorących udział w takiej imprezie. Nadto organ kontroluje zgodność przebiegu imprezy masowej podwyższonego ryzyka z warunkami określonymi w zezwoleniu, organizator może utrwalać przebieg eventu za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk, jednakże może on również zostać zobowiązany przez wojewodę do rejestrowania przebiegu imprezy na potrzeby bezpieczeństwa, a dla niektórych obiektów jest to nawet obowiązkowe (obiekty umieszczone w wykazie sporządzonym przez wojewodę). Na organizatorze ciążą konsekwencje w razie przeprowadzenia imprezy niezgodnie z Ustawą. Jeżeli organizator nie posiada zezwolenia na organizację imprezy masowej lub organizuje ją niezgodnie z warunkami określonymi w zezwoleniu albo przeprowadza ją wbrew wydanemu zakazowi to podlega on grzywnie nie mniejszej niż 240 stawek dziennych, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności od 6 miesięcy do lat 8. Jeżeli nie zostaną zachowane wymogi i warunki bezpieczeństwa organizator podlega grzywnie nie mniejszej niż 180 stawek dziennych. Poza odpowiedzialnością karną, w przypadku stwierdzenia niespełnienia przez organizatora warunków określonych w zezwoleniu lub niestosowaniu się do zasad bezpieczeństwa, organ, który wydał zezwolenie, wydaje decyzję o przerwaniu imprezy masowej, a decyzja ta ma charakter natychmiastowej wykonalności. Również wojewoda może przerwać imprezę masową, jeśli jej dalszy przebieg może zagrozić życiu lub zdrowiu osób albo mieniu w znacznych rozmiarach, a działania podejmowane przez organizatora są niewystarczające do zapewnienia bezpieczeństwa i porządku publicznego. Nadto wojewoda jest uprawniony do wprowadzenia, na czas określony albo nieokreślony zakazu przeprowadzania przez organizatora imprez masowych na terenie województwa lub jego części. Od powyższych decyzji administracyjnych służy odwołanie. kwiecień / 23 / 2015 25
event manager news / prawo w eventach Loteria w trakcie eventu Kwestie związane z urządzaniem loterii zostały uregulowane w Ustawie z dnia 9 listopada 2009r. o grach hazardowych, która wymienia m.in. loterie promocyjne, audiotekstowe i fantowe. Zważyć należy, że loterią jest wszystko, co uzależnia wynik od przypadku. Z zasady na organizację loterii wymagane jest zezwolenie Dyrektora Izby Celnej, jednakże istnieje również wyjątek w postaci organizacji małej loterii fantowej, którą organizuje się na podstawie zgłoszenia loterii. Mała loteria fantowa to gra losowa, w której uczestniczy się przez nabycie losu lub innego dowodu udziału w grze, a podmiot urządzający loterię oferuje wyłącznie wygrane rzeczowe, a wartość puli wygranych nie przekracza kwoty bazowej (w 2015r. to kwota 3.941,49 zł). Dochód z organizacji tej loterii należy w całości przeznaczyć na cel społecznie użyteczny, w szczególności dobroczynny. Zgłoszenie należy złożyć do właściwego naczelnika urzędu celnego na co najmniej 30 dni przed rozpoczęciem loterii, a wniosek nie podlega opłacie. Do wniosku należy załączyć regulamin gry. Niezależnie od powyższego, organizator loterii fantowej musi przesłać właściwemu naczelnikowi urzędu celnego odrębne zgłoszenie rozpoczęcia działalności zwierające m.in. wykaz miejsc, w których będzie prowadzona sprzedaż losów lub innych dowodów udziału w grze. Załącznikiem do zgłoszenia jest również kopia zgłoszenia loterii wraz z kopią regulaminu gry. W terminie 30 dni od daty zakończenia loterii należy przedstawić właściwemu naczelnikowi urzędu celnego rozliczenia wyniku finansowego loterii. A co z muzyką? Jeżeli na evencie o charakterze masowym będzie odtwarzana lub grana muzyka to organizator podlega Ustawie z dnia 4 lutego 1994r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Organizator jest zobowiązany w szczególności do podpisania umowy licencyjnej na korzystanie z utworu z Organizacją Zbiorowego Zarządzania prawami autorskimi lub pokrewnymi m.in. z ZAiKSem i uiścić ustaloną opłatę (tantiema). W trakcie imprezy może nastąpić kontrola prawidłowego wykonania umowy ze stanem faktycznym. Nie dotyczy to przykładowo muzyki, co do której wszelkie prawa autorskie przysługują podmiotowi, który nie chce, aby jego interesy reprezentowana Organizacja Zbiorowego Zarządzania, jak również muzyki udostępnianej na wolnych licencjach. Za nielegalne odtwarzanie utworów organizator może zostać pociągnięty do odpowiedzialności z tytułu przepisu art. 79 Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, zgodnie z którym uprawniony, którego autorskie prawa majątkowe zostały naruszone może żądać od osoby, która naruszyła te prawa, zaniechania naruszania, usunięcia jego skutków, naprawienia wyrządzonej szkody na zasadach ogólnych albo poprzez zapłatę sumy pieniężnej w wysokości odpowiadającej dwukrotności, a w przypadku gdy naruszenie jest zawinione trzykrotności stosownego wynagrodzenia, które w chwili jego dochodzenia byłoby należne tytułem udzielenia przez uprawnionego zgody na korzystanie z utworu, jak również wydania uzyskanych korzyści. Konsekwencją zorganizowania loterii bez zezwolenia lub zgłoszenia jest kara w wysokości 100% przychodu uzyskanego ze zorganizowanej gry, a organizator może również ponieść odpowiedzialność za przestępstwo lub wykroczenie skarbowe z art. 107 Kodeksu karnego skarbowego. Konsekwencją zorganizowania loterii bez zezwolenia lub zgłoszenia jest kara w wysokości 100% przychodu uzyskanego ze zorganizowanej gry, a organizator może również ponieść odpowiedzialność za przestępstwo lub wykroczenie skarbowe z art. 107 Kodeksu karnego skarbowego. Biorąc pod uwagę, że każda loteria wymaga zgłoszenia lub zezwolenia, to czy organizator ma jakąś alternatywę? Tak, jest nią konkurs, który w powszechnych rozumieniu definiowany jest jako publiczne przyrzeczenie nagrody za wykonanie oznaczonej czynności w określonym terminie. Projekcja filmu Odtworzenie filmu to między innymi jego udostępnienie przy pomocy nośników dźwięku i obrazu, na których został zapisany. Natomiast publiczne odtworzenie filmu to projekcja, która nie odbywa się w zakresie własnego użytku upraszczając będzie to pokaz filmu poza domem, dla osób pozostających w innych relacjach niż rodzinne więzy. Publiczne odtwarzanie filmu jest jednym z tzw. pól eksploatacji utworu, za którą autorowi bądź producentowi należy się odpowiednie wynagrodzenie. Zatem, aby legalnie odtworzyć film należy uzyskać zgodę podmiotu uprawnionego z tytułu autorskich praw majątkowych (zawrzeć stosowna umowę licencyjną) oraz uiścić z tego tytułu stosowną opłatę. Często należy również uiścić wynagrodzenie dla współtwórców i artystów wykonawców, które jest regulowane na rzecz Organizacji Zbiorowego Zarządzania prawami autorskimi lub pokrewnymi. W przeciwnym razie pokaz jest nielegalny i narażamy się na sankcje przewidziane w Ustawie o prawie autorskim i prawach pokrewnych, podobnie jak w przypadku nieuprawnionego odtwarzania muzyki. 26 kwiecień / 23 / 2015