ZARZĄDZENIE NR OPS 021.1.45.2013 DYREKTORA OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W SANDOMIERZU z dnia 20 maja 2013 w sprawie wprowadzenia procedury postępowania administracyjnego w sprawach świadczeń nienależnie pobranych Na podstawie ust.3 załącznika Nr 2 do regulaminu organizacyjnego Ośrodka Pomocy Społecznej stanowiącego załącznik do zarządzenia dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu Nr OPS 0152/80/11 z dnia 22.12.2011 w sprawie nadania Ośrodkowi Pomocy Społecznej w Sandomierzu regulaminu organizacyjnego z późn. zm.(tekst jednolity wprowadzony zarządzeniem Nr ORG 021.1.43.2012 z dnia 26.07.2012 z późn. zm.), zarządzam co następuje : 1 Wprowadza się procedurę postępowania administracyjnego w sprawach świadczeń nienależnie pobranych ze środków pomocy społecznej stanowiącą załącznik Nr 1 do zarządzenia. 2 Wykonanie zarządzenia powierza się kierownikowi sekcji świadczeń oraz administratorowi koordynującemu 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Załącznik Nr 1 do zarządzenia Dyrektora OPS Nr 021.1.45.2013 z dnia 20.05.2013 PROCEDURA POSTĘPOWANIA ADMINISTRACYJNEGO W SPRAWACH ŚWIADCZEŃ NIENALEZNIE POBRANYCH Z POMOCY SPOŁECZNEJ Postanowienia wstępne 1 Procedura określa tryb postępowania administracyjnego przy ustalaniu świadczeń nienależnie pobranych i żądania zwrotu tych świadczeń. 2 Niniejsza procedura została oparta o następujące akty prawne: - ustawę z dnia z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 poz.267) - ustawę z dnia 12.03.2004 o pomocy społecznej ( Dz. U. z 2013 Nr 182) z późn. zm. 3 Ilekroć mowa w procedurze o : - świadczeniach nienależnie pobranych należy rozumieć świadczenie pieniężne uzyskane na podstawie przedstawionych nieprawdziwych informacji lub niepoinformowania o zmianie sytuacji materialnej lub osobistej; - Ośrodku Ośrodek Pomocy Społecznej - Dyrektorze- Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej - KPA- kodeks postępowania administracyjnego - ustawie ustawę z dnia 12.03.2004 o pomocy społecznej - referencie - pracownika Ośrodka zajmującego się sporządzaniem projektów decyzji administracyjnych, projektów postanowień i pism urzędowych sporządzanych w toku postępowania administracyjnego - stronie- osobę fizyczną na wniosek której wszczęto postępowanie administracyjne lub wobec której z urzędu wszczęto postępowanie administracyjne w zakresie przyznania, uchylenia, zmiany świadczenia pomocy społecznej Wszczęcie postępowania administracyjnego 4. 1. Postępowanie administracyjne w sprawie świadczeń nienależnie pobranych wszczyna się z chwilą uzyskania informacji o zmianie sytuacji bytowej lub innych okoliczności mających wpływ na wysokość, formę pobieranych świadczeń z Ośrodka przez stronę pozyskanych : - od strony - od jednej ze stron - w toku innego postępowania administracyjnego - z innych organów - od osób obcych 2. Decyzje w sprawie wszczęcia postępowania administracyjnego podejmuje kierownik sekcji świadczeń lub Dyrektor odnotowując ten fakt w części V kwestionariusza wywiadu części IV lub w części IX kwestionariusza wywiadu cz. I 3 Na podstawie zapisu o którym mowa w ust. 2, referent sporządza projekt zawiadomienia o wszczęciu postępowania, z zastrzeżeniem ust 4 Wzór zawiadomienia o wszczęciu postępowania stanowi załącznik Nr 1 do procedury
4. Nie sporządza się zawiadomienia o wszczęciu postępowania w przypadku gdy wszczęcie postępowania jest wynikiem żądania strony. 5. Zawiadomienie o wszczęciu postępowania wydaje się w terminach : - z dniem wszczęcia postępowania w sprawie ustalenia zasadności dalszej wypłaty świadczenia - po dniu w którym decyzja o uchyleniu/ zmianie decyzji o przyznaniu świadczenia stała się ostateczna w przypadku wszczęcia postępowania o ustalenie wysokości świadczeń nienależnie pobranych - po dniu w którym decyzja ustalająca wysokość świadczeń nienależnie pobranych stała się ostateczna - w przypadku wszczęcia postępowania w sprawie żądania zwrotu Postępowanie wyjaśniające 5 1. Po wszczęciu postępowania administracyjnego pracownik socjalny prowadzący sprawę, zgodnie z rejonizacją, prowadzi postępowanie wyjaśniające mające na celu ustalenie sytuacji faktycznej. 2. W toku postępowania wyjaśniającego pracownik socjalny, w szczególności : sporządza pisma do organów administracji publicznej, zakładu pracy i innych organizacji z których informacje mają znaczenie i wpływ na ustalenie stanu faktycznego - wzywają stronę i inne osoby, których przesłuchanie może mieć wpływ na ustalenie stanu faktycznego - przeprowadza wywiad środowiskowy w celu ustalenia stanu faktycznego oraz obecnej sytuacji bytowej - podejmują inne czynności, po zatwierdzeniu przez kierownika sekjci świadczeń, mające na celu ustalenie stanu faktycznego 3. Postępowania wyjaśniające przeprowadza się bez zbędnej zwłoki. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca od dnia wszczęcia postępowania, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania 6 1. Po zebraniu dowodów w sprawie, przed wydaniem decyzji, pracownik socjalny pisemnie informuje stronę o możliwości wglądu do zebranej dokumentacji i wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań, wskazując termin co najmniej 7 dniowy od dnia otrzymania informacji do podjęcia przez stronę powyższych działań. Wzór informacji o możliwości wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów, stanowi załącznik Nr 2 do procedury. 2. W przypadku postępowania na żądanie strony w innych sprawach aniżeli nienależnie pobranego świadczenia, zawiadomienie o którym mowa w 1, pracownik socjalny przekazuje stronie podczas wywiadu. 3. Zawiadomienie o zebraniu materiału dowodowego przesyła się stronie z chwilą zakończenia każdego postępowania dowodowego w sprawie: - uchylenia lub zmiany wysokości świadczeń aktualnie pobranych - ustaleniu świadczeń nienależnie pobranych - żądania zwrotu świadczeń nienależnie pobranych.
Wydawanie decyzji administracyjnych 7 1. Po zapoznaniu się strony z zebranym materiałem dowodowym analizuje się kompleksowo cały zgromadzony materiał, przy uwzględnieniu złożonych wniosków lub uzupełnienia dowodów poczynionych przez stronę, z zastrzeżeniem ust 2 2. Analiza dokumentów pod kątem zasadności wydawania decyzji prowadzi się po upływie 7 dni od dnia doręczenia stronie zawiadomienia, o którym mowa a w 6 ust 1, także w przypadku niestawienia się strony w celu zapoznania z materiałem dowodowym 3. W przypadku zapoznania się strony z materiałem dowodowym w terminie krótszym niż wskazano w zawiadomieniu, analizę materiałów dokonuje się po upływie 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, o którym mowa w 6 ust. 1 procedury. 4. Fakt zapoznania się strony z materiałem dowodowym odnotowuje się poprzez podpis strony na dowodzie do którego strona miała dostęp z oznaczeniem daty zapoznania się. 5. Strona zapoznaje się z materiałem dowodowym, wyłącznie w obecności pracownika socjalnego prowadzącego sprawę, także w jego obecności może sporządzać odpisy. 8 1. W przypadku, gdy z akt sprawy wynika iż zmiana sytuacji osobistej ma wpływ na uprawnienie lub wysokość aktualnie wypłacanych świadczeń, kierownik sekcji świadczeń podejmuje decyzję o zmianie wysokości wypłacanych świadczeń lub uchyleniu prawa do świadczeń, z zastrzeżeniem ust 2. Wzór decyzji uchylającej prawo do świadczeń stanowi załącznik Nr 3 do procedury. Wzór decyzji o zmianie decyzji stanowi załącznik Nr 4 do procedury 2. W przypadku gdy postępowanie w sprawie ustalenia bieżących wypłat świadczeń z pomocy społecznej wygasło, nie stosuje się ust 1. 3.Decyzję w sprawie świadczeń nienależnie pobranych podejmuje kierownik sekcji świadczeń, po przeanalizowaniu wraz z pracownikiem socjalnym prowadzącym sprawę całość dowodów zgromadzonych w sprawie oraz obecnej sytuacji bytowej osoby rodziny i jej możliwości zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, podejmuje decyzje w zakresie: - ustalenia czy występują przesłanki określone w ustawie do zakwalifikowania pobranych świadczeń jako nienależnie pobrane - ustalenia wysokości świadczenia nienależnie pobranego - ustalenia możliwości osoby / rodziny do zwrotu nienależnie pobranych świadczeń oraz możliwych w indywidualnej sprawie terminów zwrotu świadczeń nienależnie pobranych 4.W przypadku stwierdzenia, że informacje będące podstawą do wszczęcia postępowania administracyjnego, nie znajdują odzwierciedlenia w stanie faktycznym, kierownik sekcji świadczeń podejmuje decyzję o umorzeniu postępowania administracyjnego. 5. Po dniu, w którym decyzja o uchyleniu prawa do świadczeń lub zmiany wysokości świadczeń staje się ostateczna, referent sporządza projekt decyzji dot. wysokości świadczenia nienależnie pobranego. Wzór decyzji ustalającej wysokość świadczeń nienależnie pobranych stanowi załącznik Nr 5 do procedury.
6. Po dniu, w którym decyzja, o której mowa w ust 5 stanie się ostateczna, Ośrodek wydaje decyzję dotyczącą żądania zwrotu nienależnie pobranego świadczenia, z zastrzeżeniem ust 7 Wzór decyzji dotyczącej żądania zwrotu stanowi załącznik Nr 6 do procedury 7. W przypadku uregulowania należności przed upływem okresu do wydania decyzji o żądaniu zwrotu przez stronę, świadczeń nienależnie pobranych w całości wydaje się decyzje o umorzeniu postępowania administracyjnego w sprawie zwrotu nienależnie pobranych świadczeń. 9 1. Decyzję dotyczącą żądania zwrotu poprzedza analiza dokumentacji zgromadzonej w sprawie. 2. Decyzja, o której w ust 1, określa wysokość świadczenia nienależnie pobranego które podlega zwrotowi oraz termin zwrotu 3. Wysokość żądania zwrotu oraz termin zwrotu jest dostosowane do możliwości osoby z uwzględnieniem art. 104 ust 4 ustawy. 4. W uzasadnieniu decyzji Ośrodek wskazuje okoliczności jakie uwzględnił przy określeniu terminu zwrotu oraz wysokości żądanego świadczenia nienależnego podlegającego zwrotowi. 5. W pouczeniu decyzji strona jest informowana o możliwości egzekucji nienależnie pobranych świadczeń jak również o zapisach art. 104 ust 1 ustawy 10 1. W przypadku gdy nie upłynął termin zapłaty żądnej kwoty nienależnie pobranego świadczenie a strona wniosła o odstąpienie od żądania zwrotu, Ośrodek rozpatruje sprawę wyłącznie w kwestii odstąpienia od żądania zwrotu wydając stosowną decyzję w tej sprawie 2. Jeśli strona wniosła wniosek o umorzenie nienależnie pobranego świadczenia/ rozłożeniu na raty / odroczenia płatności, po upływie terminu przewidzianego do zapłaty, Ośrodek wydaje decyzję o umorzeniu lub odmowie umorzenia świadczenia nienależnie pobranego, na podstawie zgromadzonej w sprawie dowodów 3. W terminie do dnia 31 grudnia Ośrodek wystawia PIT-8 wskazując kwoty umorzone jako przychód strony z innych tytułów. Postanowienia końcowe 11. 1. W stosunku do nienormowanych niniejszą procedurą sposobów postępowania, obowiązują zapisy KPA oraz ustawy o pomocy społecznej. 2. Procedura obowiązuje z dniem podpisania zarządzenia 3. Decyzje określone w niniejszej procedurze jako wzorcowe są dostosowywane do indywidualnej sprawy
Załącznik Nr 1 do procedury... (pieczęć z nazwą i adresem organu wydającego)... (oznaczenie strony, do której zawiadomienie jest kierowane)...... (adres) Zawiadomienie o wszczęciu postępowania z urzędu...... (znak pisma) (miejscowość data).. (nazwa organu wydającego) działając na podstawie art. 61 4 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. 2013 Nr 267) zawiadamia o wszczęciu postępowania... (rodzaj postępowania) z urzędu. (nazwa organu wydającego) w oparciu o przepis art. 61 1 kpa wszczął z urzędu w dniu... (dzień, miesiąc, rok) w stosunku do Pana(i)... (imię i nazwisko) postępowanie... w trybie art.... (rodzaj postępowania)... z dnia... (rodzaj aktu prawnego) (data )... (tytuł aktu prawnego)... (publikator) Powodem wszczęcia postępowania z urzędu... (wyjaśnienie przyczyny wszczęcia postępowania)
Pouczenie: W oparciu o przepisy art. 10 1 oraz art. 73 i art. 79 2 kpa w każdym stadium postępowania strona ma prawo czynnego udziału, wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów, przeglądania akt sprawy, jak również brania udziału w przeprowadzeniu dowodu. Zgodnie z art. 41 1 i 2 k.p.a. pouczam o obowiązku poinformowania tutejszego organu o każdej zmianie adresu, tak aby doręczenie pisma pod dotychczasowy adres było prawnie skuteczne, w razie zaniedbania obowiązku określonego w 1 doręczenie pisma pod dotychczasowy adres ma skutek prawny. Zgodnie z art. 40 4 i 5 k.p.a. pouczam, iż strona zamieszkała za granicą lub mająca siedzibę za granicą, jeżeli nie ustanowiła pełnomocnika do prowadzenia sprawy zamieszkałego w kraju, jest obowiązana wskazać w kraju pełnomocnika do doręczeń. W razie niewskazania pełnomocnika do doręczeń przeznaczone dla tej strony pisma pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia. Zgodnie z art. 33 1 i 2 k.p.a. Pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub zgłoszone do protokołu. 1) 1... (adresat) 2) 1 a/a (podpis i pieczęć z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego) Załącznik Nr 2 do procedury ZAWIADOMIENIE Zgodnie z art. 10 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. - Kodeks postępowania administracyjnego /tj. tekst jednolity Dz. U. 2013 Nr 267 zawiadamiam, że w sprawie świadczeń nienależnie pobranych został zebrany materiał dowodowy niezbędny do wydania decyzji. W myśl art. 10 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960r - Kodeks Postępowania Administracyjnego / tekst jednolity Dz. U. 2013 Nr 267/ strony postępowania administracyjnego mają prawo czynnego udziału w każdym stadium postępowania a przed wydaniem decyzji mają możliwość wypowiedzenia się, co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań. Zgodnie z art. 28 kpa stroną jest każdy, czyjego interesu lub obowiązku dotyczy postępowanie albo, kto żąda czynności organu ze wzglądu na swój interes prawny lub obowiązek. W związku z powyższym informuję, że z zebranym materiałem dotyczącym w/w sprawy można zapoznać się oraz wnieść ewentualne uwagi i wnioski w terminie 7 dni od dnia otrzymania niniejszego zawiadomienia w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu, p....od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00-10.00 lub 14.00-15.00.
Załącznik Nr 3 do procedury..., dnia... (nazwa miejscowości siedziby organu) data wydania decyzji) DECYZJA Nr... Na podstawie art. 106 ust. 5 w związku z (art. 11, art. 12, art. 107 ust. 5)1), art. 17 (art. 18) ust...pkt...2), art. 110 ust. 7 (ust. 8)3) ustawy z 12.03.2004 r. o pomocy społecznej (Dz.U. z 2013 poz., 182 z późn. zm.), art. 163 i art. 104 ustawy z 14. 06.1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. 2013 Nr 267) oraz upoważnienia Burmistrza, Prezydenta Miasta Sandomierza z dnia... w sprawie..., po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego w sprawie... Pani... zam... Orzeka się : Uchyla się decyzję z dnia...nr...4). UZASADNIENIE POUCZENIE Od niniejszej decyzji stronie służy odwołanie do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w..., za pośrednictwem Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia. l. Pan(i)... 2. a/a 1) Jeżeli do uchylenia decyzji dochodzi wskutek okoliczności wymienionych w jednym z tych przepisów, należy wskazać odpowiednią podstawę prawną. 2) Należy powołać odpowiedni przepis określający zadania danego organu pomocy społecznej, wskutek realizacji którego doszło do przyznania świadczeń. 3)Należy wskazać odpowiedni przepis. 4)Należy wskazać decyzję podlegającą weryfikacji. (Podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej)
Załącznik Nr 4..., dnia... (nazwa miejscowości siedziby organu) data wydania decyzji) DECYZJA Nr... Na podstawie art. 106 ust. 5 w związku z (art. 11, art. 12, art. 107 ust. 5)1), art. 17 (art. 18) ust...pkt...2), art. 110 ust. 7 (ust. 8)3) ustawy z 12.03.2004 r. o pomocy społecznej (Dz.U. z 2013 poz., 182 z późn. zm.), art. 163 i art. 104 ustawy z 14. 06.1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. 2013 Nr 267) oraz upoważnienia Burmistrza, Prezydenta Miasta Sandomierza z dnia... w sprawie..., po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego w sprawie... Pani... zam... Orzeka się : Zmienia się decyzję z dnia...nr...4) w sposób następujący UZASADNIENIE POUCZENIE Od niniejszej decyzji stronie służy odwołanie do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w..., za pośrednictwem Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia. l. Pan(i)... 2. a/a 1) Jeżeli do uchylenia decyzji dochodzi wskutek okoliczności wymienionych w jednym z tych przepisów, należy wskazać odpowiednią podstawę prawną. 2) Należy powołać odpowiedni przepis określający zadania danego organu pomocy społecznej, wskutek realizacji którego doszło do przyznania świadczeń. 3)Należy wskazać odpowiedni przepis. 4)Należy wskazać decyzję podlegającą weryfikacji. (Podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej)
Załacznik Nr 5..., dnia... (nazwa miejscowości siedziby organu data wydania decyzji) DECYZJA Na podstawie art. 104 ust. 3 w związku art. 17 (art. 18)1) ust.... pkt...2), art. 110 ust. 7 (ust. 8)3) ustawy z 12.3.2004 r. o pomocy społecznej (Dz.U. z 2013 poz. 182 z późn. zm.), art. 104 ustawy z 14.6.1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego tekst jednolity Dz. U. 2013 Nr 267) oraz upoważnienia Burmistrza Miasta Sandomierza... z dnia... po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie świadczeń nienależnie pobranych przez panią... zam... ORZEKA SIĘ Ustalam wysokość świadczeń nienależnie pobranych...4), w okresie... w kwocie... UZASADNIENIE POUCZENIE Od niniejszej decyzji stronie służy odwołanie do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w..., za pośrednictwem Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia. l. Pan(i)... 2. a/a (Podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej) 1) 2) Należy powołać odpowiednie przepisy określające zadania danego organu pomocy społecznej, wskutek realizacji którego doszło do wypłacenia świadczeń nienależnie pobranych. 3) Należy wskazać odpowiedni przepis. 4) Należy podać rodzaj świadczenia, które zostało nienależnie wypłacone.
Załącznik Nr 5..., dnia... (nazwa miejscowości siedziby organu data wydania decyzji) DECYZJA Na podstawie art. 104 ust. 3 w związku z art. 98, art. 17 (art. 18)1) ust.... pkt...2), art. 110 ust. 7 (ust. 8)3) ustawy z 12.3.2004 r. o pomocy społecznej (Dz.U z 2013 poz. 182 z późn. zm.), art. 104 ustawy z 14.06.1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. 2013 Nr 267) oraz upoważnienia Burmistrza Miasta Sandomierza z dnia... w sprawie... po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie świadczeń nienależnie pobranych przez Panią... zam... ORZEKA SIĘ Ustalam wysokość świadczeń nienależnie pobranych...4), w okresie... w kwocie... UZASADNIENIE POUCZENIE 1. Od niniejszej decyzji stronie służy odwołanie do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w..., za pośrednictwem Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia. 2.Należności z tytułu świadczeń nienależnie pobranych podlegają ściągnięciu w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (art. 104 ust. 1 wyżej wymienionej ustawy). 3.W przypadkach szczególnie uzasadnionych, zwłaszcza jeżeli żądanie zwrotu wyżej wymienionej kwoty stanowiłoby dla strony nadmierne obciążenie lub też niweczyłoby skutki udzielonej pomocy, można wystąpić do Ośrodka Pomocy Społecznej z wnioskiem o: umorzenie kwoty nienależnie pobranych świadczeń w całości lub w części, odstąpienie od żądania ich zwrotu, rozłożenie kwoty nienależnie pobranych świadczeń na raty lub odroczenie terminu płatności (art. 104 ust. 4 wyżej wymienionej ustawy). l. Pan(i)... 2. a/a (Podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej) 1) 2) Należy powołać odpowiednie przepisy określające zadania danego organu pomocy społecznej, wskutek realizacji którego doszło do wypłacenia świadczeń nienależnie pobranych. 3) Należy wskazać odpowiedni przepis. 4) Należy podać rodzaj świadczenia, które zostało nienależnie wypłacone.