Załącznik Nr 1 do Umowy Najmu Przestrzeni Coworkingu w PPNT Gdynia REGULAMIN PRZESTRZENI COWORKINGU W POMORSKIM PARKU NAUKOWO-TECHNOLOGICZNYM GDYNIA Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 39 Dyrektora PPNT Gdynia z dnia 30.04.2015 roku
Słownik pojęć i skrótów użytych w Regulaminie: Abonament - opłata za określony pakiet godzin najmu możliwych do wykorzystania w okresie 2 lub 12 miesięcy (w zależności od rodzaju abonamentu), liczonych od daty podpisania Umowy pomiędzy PPNT Gdynia i Użytkownikiem. Dostępne są dwa rodzaje abonamentów: Start i Up. Specyfikacja obu abonamentów określona została w Cenniku abonamentów - Załącznik nr 2. Branże preferowane - branże wspierane w Pomorskim Parku Naukowo-Technologicznym Gdynia, tj. ICT, automatyka, robotyka, biotechnologia, ochrona środowiska oraz przemysły kreatywne, m.in. design, multimedia, architektura, przemysł wydawniczy. Centrum Kreatywnej Przedsiębiorczości - Dział Pomorskiego Parku Naukowo-Technologicznego Gdynia, odpowiedzialny za funkcjonowanie przestrzeni coworkingu, zlokalizowanej w Strefie Startup Gdynia (Strefa). Pomorski Park Naukowo-Technologiczny Gdynia (PPNT Gdynia) - jednostka budżetowa Miasta Gdyni, której celem jest realizacja zadań związanych z rozwojem przedsięwzięć innowacyjnych na terenie Gdyni. Przedsiębiorca - każdy podmiot sprzedający towary lub usługi bez względu na formę prawną i sposób finansowania. Przestrzeń coworkingu (coworking) - otwarta przestrzeń biurowa z wydzielonymi stanowiskami pracy (biurko, fotel), przeznaczona do pracy cichej, z dostępem do infrastruktury biurowej (komputer, kserokopiarka, szafka, kontenerek, kanapy, stoliki). System rezerwacji stanowiska pracy - system rezerwacji umożliwiający rezerwację biurka w wybranym terminie, dostępny na stronie internetowej www.ppnt.pl/startup Umowa - umowa najmu przestrzeni coworkingu zawarta pomiędzy PPNT Gdynia i Użytkownikiem. Użytkownik coworkingu (Użytkownik) przedsiębiorca, który podpisze umowę najmu przestrzeni coworkingu i wykupi abonament. Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 39 Dyrektora PPNT Gdynia z dnia 30.04.2015r. Strona 2
1 POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Postanowienia niniejszego Regulaminu obowiązują Użytkowników coworkingu, gości Użytkowników coworkingu, uczestników wydarzeń organizowanych w coworkingu. PRZESTRZEŃ COWORKINGU 2. 1. Celem funkcjonowania przestrzeni coworkingu jest: a) umożliwienie rozwoju przedsiębiorczości poprzez zapewnienie Użytkownikowi realizującemu projekt w obszarze branż preferowanych, przestrzeni do kreatywnej i innowacyjnej pracy, w tym rozwijania pomysłów biznesowych, b) umożliwienie nawiązywania kontaktów, wymiany doświadczeń i wiedzy pomiędzy Użytkownikami coworkingu, c) wspieranie inicjatyw i pomysłów z obszaru branż preferowanych. 3. KORZYSTANIE Z PRZESTRZENI COWORKINGU 1. Udostępnianie przestrzeni coworkingowej stanowi pomoc de minimis, w związku z tym przed podpisaniem umowy na najem przestrzeni coworkingowej należy dostarczyć wymagane prawem dokumenty w tym: - formularz informacji stanowiący Załącznik nr 1R. - kopie zaświadczeń lub oświadczenie o otrzymanej w ciągu ostatnich 3 lat pomocy de minimis lub oświadczenie o nieotrzymaniu takiej pomocy o treści zgodnej z Załącznikiem nr 2R. - formularz aplikacyjny stanowiący Załącznik nr 3R. 2. Uprawnieni do korzystania z przestrzeni coworkingu są przedsiębiorcy, którym przysługuje pomoc de minimis, co potwierdzi weryfikacja przez PPNT Gdynia dokumentacji, o której mowa w ust. 1, a następnie podpiszą Umowę oraz wykupią abonament. 3. Uprawnieni do korzystania z przestrzeni coworkingu są przedsiębiorcy, którzy spełniają następujące warunki: - realizują projekt z zakresu branż preferowanych, - w przypadku prowadzenia działalności są zarejestrowani, co do zasady nie dłużej niż 60 miesięcy (licząc od dnia zarejestrowania działalności gospodarczej lub spółki w odpowiednich ewidencjach lub rejestrach). 4. Przedsiębiorcy w ramach Umowy przysługuje prawo do wykupienia maksymalnie 3 abonamentów Start (po 1 abonamencie maksymalnie dla 3 osób) w dniu podpisania Umowy oraz 42 abonamentów Up (po 14 abonamentów dla maksymalnie 3 osób). 5. W przypadku aneksowania Umowy, na kolejne 12 miesięcy, przedsiębiorcy przysługuje prawo do wykupienia maksymalnie 42 abonamentów Up (po 14 abonamentów dla maksymalnie 3 osób). 6. Coworking jest czynny od poniedziałku do piątku, w godz. 08.00-20.00, z wyjątkiem dni świątecznych, z możliwością pracy przed godziną 08.00 i po godzinie 20.00, po wcześniejszym uzgodnieniu z obsługą Strefy. 7. Użytkownik przed rozpoczęciem korzystania z coworkingu zobowiązany jest do każdorazowego wpisywania się do dziennika wejść/wyjść, dostępnego u obsługi Strefy. 8. Użytkownik nie może odstępować stanowiska pracy osobom trzecim. 9. Użytkownik w ramach abonamentu ma możliwość dostępu do stanowiska z komputerem (po wcześniejszym dokonaniu rezerwacji i jej potwierdzeniu) oraz korzystania z kserokopiarki (ilość kopii uzależniona od wykupionego abonamentu). 10. Użytkownik w ramach abonamentu ma nielimitowany dostęp do bezprzewodowego internetu lub, po Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 39 Dyrektora PPNT Gdynia z dnia 30.04.2015r. Strona 3
uzgodnieniu z obsługą, do sieci przewodowej. Szczegółowe warunki korzystania z internetu zostały zawarte w 4. 11. Użytkownik przebywający w coworkingu, w ramach wykupionego abonamentu, może korzystać z szafki i kontenerka zamykanych na klucz. Za rzeczy pozostawione w szafce i kontenerku odpowiedzialność ponosi Użytkownik. 12. Do coworkingu zabrania się wstępu po spożyciu alkoholu i/lub innych środków odurzających. 13. Przestrzeń coworkingu nie pełni funkcji wirtualnego biura. Użytkownik nie może rejestrować pod adresem coworkingu swojej firmy, ani podawać go jako miejsca realizacji swojej działalności oraz świadczenia usług. 14. Użytkownik ma możliwość zapraszania gości. Spotkania mogą odbywać się w wydzielonych miejscach w przestrzeni coworkingu, po wcześniejszym uzyskaniu zgody obsługi Strefy. Goście nie mogą przebywać w przestrzeni coworkingu bez Użytkownika, który ich zaprosił. 15. Cennik abonamentów stanowi Załącznik nr 2 do Umowy najmu przestrzeni coworkingu i jest dostępny na stronie www.ppnt.pl/startup. 4. KORZYSTANIE Z INTERNETU 1. Istnieje bezwzględny zakaz korzystania z programów peer to peer, pobierania i/lub rozpowszechniania materiałów niezgodnych z prawem polskim i warunkami licencji. 2. Złamanie zakazu, o którym mowa w ust. 1 może skutkować zaprzestaniem świadczenia usługi abonamentowej w trybie natychmiastowym, bez prawa do otrzymania zwrotu pieniędzy za niewykorzystany abonament. 3. Wszelkie konsekwencje wynikające z pobierania i/lub udostępniania materiałów niezgodnych z prawem ponosi Użytkownik. 4. Po skończonej pracy Użytkownik jest zobowiązany do usunięcia swoich plików z komputera udostępnionego przez PPNT Gdynia. PPNT Gdynia nie ponosi odpowiedzialności za pliki pozostawione na komputerze, w tym za ewentualne usunięcie bądź skopiowanie ich przez innych Użytkowników. 5. PPNT Gdynia nie odpowiada za jakiekolwiek szkody powstałe wskutek nieprawidłowego działania łącza internetowego. 5. REZERWACJA STANOWISKA PRACY W PRZESTRZENI COWORKINGU 1. Użytkownik ma zagwarantowane miejsce do pracy jedynie po wcześniejszym dokonaniu rezerwacji. 2. Rezerwacji można dokonywać tylko na pełne godziny zegarowe. 3. Rezerwacje są przyjmowane przez system rezerwacyjny 24h na dobę, ale weryfikowane i zatwierdzane są w godzinach funkcjonowania przestrzeni coworkingu. 4. Potwierdzenie rezerwacji dokonywane jest przez obsługę Strefy drogą mailową na adres wskazany przez Użytkownika, w przeciągu 48h, w dni robocze od daty zgłoszenia rezerwacji. 5. Tylko potwierdzenie rezerwacji wysłane przez obsługę Strefy gwarantuje rezerwację wskazanego stanowiska pracy we wskazanym terminie. 6. PPNT Gdynia zastrzega sobie możliwość odmowy przyjęcia rezerwacji w przypadku, gdy w danym terminie nie ma dostępnych miejsc. 7. PPNT Gdynia zastrzega sobie możliwość odmowy przyjęcia rezerwacji lub odwołania wcześniejszej rezerwacji, w przypadku organizacji wydarzeń uniemożliwiających korzystanie z przestrzeni coworkingu w terminie rezerwacji. Informacja o tym zostanie wysłana do Użytkownika drogą mailową na adres wskazany przez Użytkownika, nie później niż 12 godzin przed planowanym terminem rezerwacji stanowiska przez Użytkownika. 8. Z tytułu wskazanego w ust. 6 i 7 ograniczenia dostępu Użytkownikowi nie przysługuje odszkodowanie. 9. Użytkownikowi przysługuje prawo do odwołania rezerwacji, jednak nie później niż 12 godzin przed terminem jej rozpoczęcia, za wyjątkiem sytuacji, o której mowa w ust. 10. Odwołania rezerwacji należy dokonać drogą mailową, na adres startup@ppnt.gdynia.pl. Nieodwołanie rezerwacji w podanym terminie będzie traktowane Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 39 Dyrektora PPNT Gdynia z dnia 30.04.2015r. Strona 4
jako wykorzystanie godzin przysługujących w ramach abonamentu. 10. Użytkownikowi, przebywającemu w coworkingu, przysługuje prawo do skrócenia lub wydłużenia czasu rezerwacji w danym dniu. Zmiany godzin rezerwacji należy dokonać osobiście u pracownika obsługi Strefy, nie później niż 1 godzinę przed końcem rezerwacji wskazanej w systemie. Zmiana godzin rezerwacji zostanie potwierdzona drogą mailową na adres wskazany przez Użytkownika. PPNT Gdynia zastrzega sobie prawo do odmowy wydłużenia czasu rezerwacji, w przypadku gdy nie ma dostępnych miejsc. Ostateczna liczba wykorzystanych w danym dniu godzin zweryfikowana zostanie na podstawie informacji z dziennika wejść/wyjść. ZASADY PORZĄDKOWE 1. Użytkownik przebywający w coworkingu jest zobowiązany do: a) Przestrzegania niniejszego Regulaminu. b) Poszanowania osób i mienia. c) Zachowania ciszy w miejscu pracy. d) Stosowania się do zaleceń obsługi Strefy. 6 7 INNE POSTANOWIENIA 1. PPNT Gdynia nie ponosi odpowiedzialności za szkodę: utratę, ubytek, uszkodzenie sprzętu, odzieży oraz innych przedmiotów pozostawionych przez Użytkownika w przestrzeni coworkingu. 2. Użytkownik jest zobowiązany do niezwłocznego poinformowania obsługi coworkingu o wszystkich uszkodzeniach i zniszczeniach udostępnionej infrastruktury. W przypadku, gdy są one następstwem okoliczności, za które ponosi odpowiedzialność (niewłaściwe użytkowanie stanowiska pracy i infrastruktury biurowej), Użytkownik zostanie obciążony kosztami naprawy. Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 39 Dyrektora PPNT Gdynia z dnia 30.04.2015r. Strona 5