Załącznik nr 1 do Instrukcji Udzielania Zamówień Publicznych PRZEDSIĘBIORSTWO USŁUG KOMUNALNYCH KOMORNIKI SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ REGULAMIN PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ wprowadzony zarządzeniem spółki Przedsiębiorstwo Usług Komunalnych Komorniki Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z dnia 01 lutego 2016 roku
Spis treści Artykuł 1. Definicje... 3 Artykuł 2. Postanowienia ogólne... 3 Artykuł 3. Powołanie Komisji Przetargowej... 3 Artykuł 4. Skład Komisji Przetargowej... 4 Artykuł 5. Organizacja prac oraz sposób podejmowania decyzji... 5 Artykuł 6. Prawa i obowiązki członków Komisji Przetargowej... 6 Artykuł 7. Udział biegłych w pracach Komisji Przetargowej... 6 Artykuł 8. Zadania i czynności Komisji Przetargowej... 7 Artykuł 9. Zakończenie prac Komisji Przetargowej... 7 Strona 2 z 7
Artykuł 1. Definicje Do wyjaśnienia znaczenia pojęć występujących w Regulaminie należy stosować definicje tych pojęć określone we wstępie do Instrukcji Udzielania Zamówień. Artykuł 2. Postanowienia ogólne 1. Postanowienia Regulaminu mają zastosowanie do prac Komisji Przetargowych powoływanych przez Kierownika Zamawiającego w celu przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie Zamówienia Publicznego. 2. Komisja zobowiązana jest prowadzić prace zgodnie z postanowieniami Instrukcji. 3. W zakresie nie uregulowanym w Regulaminie zastosowanie ma Instrukcja. 4. Posługiwanie się Regulaminem nie zwalnia członków Komisji z odpowiedzialności za przeprowadzenie postępowania zgodnie z przepisami prawa oraz Instrukcją. Artykuł 3. Powołanie Komisji Przetargowej 1. Komisja zostaje powołana zarządzeniem lub wnioskiem o udzielenie Zamówienia Publicznego, który zatwierdza Kierownik Zamawiającego. 2. Kierownik Zamawiającego do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie Zamówienia Publicznego, może powołać Komisję Przetargową. 3. W przypadku, gdy zgodnie z Instrukcją, Kierownik Zamawiającego odstępuje od powołania Komisji, Zamawiający powołuje osobę odpowiedzialną za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie Zamówienia Publicznego, zgodnie z postanowieniami Instrukcji. Wobec powołanej w ten sposób osoby postanowienia Regulaminu stosuje się odpowiednio. 4. Osobą odpowiedzialną za przygotowanie lub/i przeprowadzenie postępowania o udzielenie Zamówienia Publicznego może być pracownik Zamawiającego. 5. Zamawiający może powierzyć przygotowanie lub/i przeprowadzenie postępowania o udzielenie Zamówienia Publicznego osobie trzeciej. 6. Podmioty, o których mowa w ust. 5, działają jako pełnomocnicy Zamawiającego. 7. Komisja przetargowa może mieć charakter stały lub być powoływana do przygotowania i przeprowadzenia określonych postępowań o udzielenie Zamówienia Publicznego. 8. Komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym Kierownika Zamawiającego powoływanym do oceny spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie Zamówienia Publicznego oraz do badania i oceny ofert. 9. Kierownik Zamawiającego może także powierzyć komisji przetargowej lub osobie trzeciej, o której mowa w ust. 5 dokonanie innych, niż określone w ust. 8, czynności w postępowaniu o udzielenie Zamówienia Publicznego oraz czynności związanych z przygotowaniem postępowania o udzielenie Zamówienia Publicznego. 10. Komisja przetargowa, przedstawia Kierownikowi Zamawiającego w szczególności propozycje wykluczenia Wykonawcy, odrzucenia oferty oraz wyboru najkorzystniejszej oferty, a także w zakresie, o którym mowa w ust. 8, występuje z wnioskiem o unieważnienie postępowania o udzielenie Zamówienia Publicznego. Strona 3 z 7
Artykuł 4. Skład Komisji Przetargowej 1. W przypadku Zamówień Publicznych, Komisja składa się z co najmniej trzech członków Komisji. 2. W skład Komisji za każdy razem wchodzi: 2.1. Przewodniczący; 2.2. Sekretarz; 2.3. Członek Komisji, których zadania określone są w art. 6 Regulaminu. 3. Osoba uprawniona do powoływania Komisji, może niezależnie, bądź na wniosek Przewodniczącego lub Kierownika Zamawiającego, powołać do Komisji inne osoby zgodnie z postanowieniami Regulaminu. 4. Osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie Zamówienia Publicznego podlegają wyłączeniu, jeżeli: 4.1. ubiegają się o udzielenie tego Zamówienia; 4.2. pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z Wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych Wykonawców ubiegających się o udzielenie Zamówienia Publicznego; 4.3. przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie Zamówienia Publicznego pozostawały w stosunku pracy lub zlecenia z Wykonawcą lub były członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych Wykonawców ubiegających się o udzielenie Zamówienia Publicznego; 4.4. pozostają z Wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób; 4.5. zostały prawomocnie skazane za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie Zamówienia Publicznego, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. 5. Osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie Zamówienia Publicznego składają, pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 4. 6. Czynności w postępowaniu o udzielenie Zamówienia Publicznego podjęte przez osobę podlegającą wyłączeniu po powzięciu przez nią wiadomości o okolicznościach, o których mowa w ust. 4, powtarza się, z wyjątkiem czynności otwarcia ofert oraz innych czynności faktycznych niewpływających na wynik postępowania. 7. Przewodniczącym, Sekretarzem lub Członkiem Komisji przetargowej, może być osoba fizyczna z zewnątrz Spółki, a w szczególności osoba trzecia, o której mowa w 3 ust. 5. 8. Przewodniczący Komisji, wnioskuje o wyłączenie z prac Komisji Członka Komisji, który: 8.1. złożył oświadczenie o zaistnieniu którejkolwiek z okoliczności, o których mowa w ust. 4; 8.2. nie złożył oświadczenia, o którym mowa w ust. 5, w terminie wyznaczonym przez Przewodniczącego Komisji; Strona 4 z 7
8.3. złożył oświadczenie, o którym mowa w ust. 5, niezgodne z prawdą w takim wypadku wyłączenie następuje z chwilą uzyskania wiadomości wskazujących na nieprawdziwość oświadczenia; 8.4. złożył zgodne z prawdą oświadczenie o braku okoliczności, o których mowa w ust. 4, a po złożeniu oświadczenia okoliczności takie zaistniały. 9. Wniosek o wyłączenie z prac Komisji jej Członka, Przewodniczący Komisji przekazuje Kierownikowi Zamawiającego uprawnionemu do powoływania Komisji, która podejmuje decyzję o odwołaniu Członka Komisji ze składu Komisji i ewentualnym powołaniu nowego Członka Komisji. Nowy Członek Komisji składa oświadczenie, o którym mowa w ust. 5, w najkrótszym możliwym terminie. 10. Wobec Przewodniczącego Komisji, czynności odebrania oświadczenia, o którym mowa w ust. 5 i ewentualnego wyłączenia dokonuje bezpośrednio Kierownik Zamawiającego uprawniony do powoływania Komisji. 11. Kierownik Zamawiającego uprawniony do powoływania Komisji podejmuje decyzję o odwołaniu Przewodniczącego Komisji i powołaniu nowego Przewodniczącego. 12. Odwołanie Członka Komisji, poza sytuacjami wskazanymi w ust. 8, może nastąpić jeżeli: 12.1. z przyczyn obiektywnych nie może on wykonywać swoich obowiązków; 12.2. Członek Komisji nie wykonuje nałożonych na niego obowiązków lub obowiązków wynikających z przepisów prawa, postanowień Regulaminu oraz decyzji Przewodniczącego Komisji, innych niż obecność na posiedzeniach Komisji. 13. Członek Komisji to zarówno Przewodniczący jak i Sekretarz. Artykuł 5. Organizacja prac oraz sposób podejmowania decyzji 1. Pracami Komisji kieruje jej Przewodniczący, a w czasie jego nieobecności wyznaczony przez niego Członek Komisji. 2. Komisja obraduje na posiedzeniach, zwoływanych przez Przewodniczącego Komisji. 3. Wszelkie czynności podejmowane przez Komisję powinny być dokumentowane na piśmie. 4. Spotkania robocze Komisji, za wyjątkiem akceptacji końcowej wersji Dokumentacji postępowania, otwarcia ofert oraz negocjacji handlowych, które to czynności podejmowane są na posiedzeniach Komisji, mogą odbywać się w trybie obiegowym, z wykorzystaniem poczty elektronicznej lub innych narzędzi elektronicznych. 5. Komisja podejmuje ustalenia dążąc do konsensusu. Jeżeli nie jest to możliwe, Komisja podejmuje decyzje zwykłą większością oddanych głosów. 6. Jeżeli w trakcie głosowania nie mogą zostać podjęte ustalenia ze względu na równą ilość głosów, decyduje głos Przewodniczącego Komisji. 7. Każdy z przegłosowanych Członków Komisji ma prawo wyrażenia na piśmie zdania odrębnego. 8. W przypadku spotkań roboczych, o których mowa w ust 4., odbywających się w trybie obiegowym, z wykorzystaniem narzędzi elektronicznych, Członek Komisji, który w wyznaczonym przez Przewodniczącego terminie nie przystąpił do danej czynności, traktowany jest jako nieobecny. Strona 5 z 7
Artykuł 6. Prawa i obowiązki członków Komisji Przetargowej 1. Członkowie Komisji, będący pracownikami Zamawiającego, wykonują swoje obowiązki związane z udziałem w pracach Komisji w ramach swoich obowiązków służbowych. 2. Obowiązkiem Członka Komisji jest czynny udział w jej pracach, w tym złożenie wymaganych oświadczeń. 3. Członek Komisji ma prawo do udziału we wszystkich jej pracach oraz do wglądu do wszystkich dokumentów, związanych z postępowaniem o udzielenie Zamówienia Publicznego. 4. Członek Komisji jest zobowiązany, najwcześniej jak to jest możliwe, powiadomić pisemnie lub droga mailową Przewodniczącego Komisji o swojej nieobecności na posiedzeniu Komisji, podając przyczyny nieobecności. 5. Decyzję w sprawie usprawiedliwienia nieobecności Członka Komisji podejmuje Przewodniczący Komisji. 6. Członkom Komisji nie wolno ujawniać jakichkolwiek informacji związanych z przebiegiem jej prac, w tym w szczególności informacji związanych z liczbą i treścią złożonych ofert oraz przebiegiem badania, oceny i porównania treści złożonych ofert. 7. Do obowiązków Przewodniczącego Komisji Przetargowej należy w szczególności: 7.1. wyznaczanie zadań Członkom Komisji i egzekwowanie należytego ich wykonania; 7.2. wyznaczenie spośród Członków Komisji osoby pełniącej funkcję Zastępcy Przewodniczącego Komisji, w przypadku nieobecności Przewodniczącego; 7.3. zbieranie wymaganych oświadczeń lub deklaracji od Członków Komisji; 7.4. wyznaczanie miejsc i terminów posiedzeń Komisji oraz terminów spotkań roboczych; 7.5. prowadzenie posiedzeń Komisji i spotkań roboczych; 7.6. nadzór nad terminowym i prawidłowym dokonywaniem czynności przez Komisję w postępowaniu o udzielenie Zamówienia; 7.7. nadzór nad prawidłowym prowadzeniem Dokumentacji postępowania o udzielenie Zamówienia Publicznego, w zakresie prac Komisji; 7.8. informowanie Kierownika Zamawiającego o problemach związanych z pracami Komisji; 8. Do obowiązków Sekretarza Komisji Przetargowej należy w szczególności: 8.1. wsparcie Komisji w zakresie procedur udzielania Zamówień Publicznych; 8.2. uczestniczenie w posiedzeniach Komisji i spotkaniach roboczych; 8.3. przygotowywanie korespondencji związanej z postępowaniem o udzielenie Zamówienia Publicznego; 9. Do obowiązków i uprawnień Członka Komisji należy: 9.1. uczestniczenie w posiedzeniach Komisji i spotkaniach roboczych; 9.2. rzetelne i terminowe wykonywanie zadań zleconych przez Przewodniczącego Komisji, związanych z pracą Komisji. Artykuł 7. Udział biegłych w pracach Komisji Przetargowej 1. Jeżeli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiadomości specjalnych, w tym wiedzy i kompetencji eksperckich, Przewodniczący Komisji składa Kierownikowi Zamawiającego wniosek o powołanie biegłych. Strona 6 z 7
2. Wniosek powinien wskazywać osobę biegłego oraz przewidywaną wysokość jego wynagrodzenia. Do wniosku powinien zostać załączony projekt umowy z biegłym. 3. Decyzję o powołaniu biegłego podejmuje Kierownik Zamawiającego. 4. Po podpisaniu Umowy z biegłym, ale przed przystąpieniem do wykonania jakichkolwiek czynności, biegły składa oświadczenie, o którym mowa art. 4 ust. 5. 5. Przewodniczący Komisji nie dopuszcza do wykonania czynności przez biegłego, w stosunku, do którego zajdzie którakolwiek z okoliczności, o których mowa w art. 4 ust. 4. 6. Biegły przedstawia opinię na piśmie w terminie określonym w umowie z biegłym, a na zaproszenie Przewodniczącego Komisji bierze udział w posiedzeniach Komisji z głosem doradczym i udziela dodatkowych wyjaśnień. Artykuł 8. Zadania i czynności Komisji Przetargowej Do zadań Komisji należy w szczególności: 1) opracowanie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia dla postępowań o udzielenie Zamówienia Publicznego; 2) przygotowanie propozycji odpowiedzi na pytania dotyczące treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia; 3) ocena spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu, w szczególności badanie, czy Wykonawcy nie podlegają wykluczeniu z postępowania; 4) badanie i dokonanie oceny złożonych ofert pod względem ich zgodności z opisem przedmiotu Zamówienia, wymaganiami postępowania, w tym jakościowymi, technicznymi, funkcjonalnymi czy dokumentacją techniczną; 5) dokonanie porównania ofert, zgodnie z przyjętymi kryteriami ich oceny; 6) wezwanie do złożenia wyjaśnień odnośnie treści złożonych ofert; 7) wezwanie do uzupełnienia dokumentów w określonym terminie; 8) kwalifikowanie danego postępowania do negocjacji handlowych, zgodnie z art. 35 ust. 1 Instrukcji; 9) prowadzenie negocjacji; 10) przedstawienie Kierownikowi Zamawiającego propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej lub Zakończenia postępowania. Artykuł 9. Zakończenie prac Komisji Przetargowej Komisja kończy prace związane z udzieleniem danego Zamówienia Publicznego z dniem Zakończenia postępowania. Strona 7 z 7