REGULAMIN STAŁEGO SĄDU POLUBOWNEGO PRZY POLSKO - NIEMIECKIEJ IZBIE PRZEMYSŁOWO - HANDLOWEJ

REGULAMIN STAŁEGO SĄDU POLUBOWNEGO PRZY POLSKO - NIEMIECKIEJ IZBIE PRZEMYSŁOWO - HANDLOWEJ CZĘŚĆ PIERWSZA Organizacja Sądu Polubownego 1 Stały Sąd Polubowny, zwany dalej Sądem lub Sądem Polubownym działa w Warszawie przy Polsko-Niemieckiej Izbie Przemysłowo-Handlowej, zwanej dalej Izbą, jako wyodrębniona jednostka Izby na podstawie uchwały Zarządu Izby. 2 Izba zapewnia Sądowi niezbędne warunki organizacyjno-techniczne dla prowadzenia jego działalności, w tym siedzibę. 3 Na czele Sądu stoi jego Prezes oraz zastępujący go Wiceprezesi, którzy łącznie tworzą Prezydium Sądu. 4 1. Administrację Sekretariatem Sądu prowadzi Polsko-Niemiecka Izba Przemysłowo-Handlowa. 2. Sekretariatem Sądu kieruje Sekretarz Sądu i jego zastępcy. 3. Sprawowanie funkcji Sekretarza Sądu można powierzyć wyłącznie pracownikowi Izby. 5 1. Sąd prowadzi listę arbitrów. 2. Lista arbitrów zawiera dane dotyczące arbitrów, w szczególności informacje o kwalifikacjach zawodowych oraz znajomości języków obcych. Na listę arbitrów mogą być wpisywane osoby, które dają należytą rękojmie wykonywania funkcji arbitra i zgodzą się na umieszczenie na liście arbitrów. 3. O wpisie na listę arbitrów rozstrzyga uchwała Zarządu Izby. G:\RECHT\SĄD ARBITRAŻOWY_SCHIEDSGERICHT\2 REGULAMINY_ORDNUNGEN\regulaminy stare\1 SCHIEDSGERICHTSORDNUNG_2003 1.pl.doc

6 Sąd posługuje się pieczęcią ze swoją nazwą i siedzibą. Taryfa opłat za czynności Sądu stanowi załącznik do niniejszego regulaminu. 7 CZĘŚĆ DRUGA Zapis na Sąd polubowny 8 Sąd może przyjąć do rozstrzygnięcia spór bez względu na obywatelstwo, kraj zamieszkania lub siedziby stron. 9 Sąd będzie właściwy do rozpoznania sporu, o ile: a) przed powstaniem sporu, strony zamieściły w umowie klauzulę, z której wynika, że zgodziły się na poddanie ich sporów do rozstrzygnięcia Sądowi Polubownemu (klauzula arbitrażowa). Zaleca się stronom zamieszczanie w umowach stron następującej wzorcowej klauzuli arbitrażowej: Wszelkie spory, które mogą powstać na podstawie albo w związku z niniejszą umową będą rozstrzygane przez Sąd Polubowny przy Polsko- Niemieckiej Izbie Przemysłowo- Handlowej w Warszawie według regulaminu tego Sądu. Odnosi się to także do ewentualnych sporów dotyczących ważności klauzuli arbitrażowej. b) po powstaniu sporu, strony umowy zgodziły się na piśmie, aby dany spór został rozstrzygnięty przez Sąd Polubowny (kompromis). CZĘŚĆ TRZECIA Postępowanie przed Sądem Polubownym I. Wszczęcie postępowania pozew 10 Postępowanie wszczyna się poprzez wniesienie pozwu. 11 2

1. Pozew skierowany do Sądu powinien co najmniej zawierać: a) dokładne oznaczenie stron, z podaniem ich formy prawnej i aktualnych adresów do doręczania korespondencji, b) dokładne określenie roszczeń i wartości przedmiotu sporu. Podana przez stronę wartość przedmiotu sporu podlega badaniu przez Skład Orzekający, c) opis okoliczności faktycznych uzasadniających roszczenie, d) uzasadnienie właściwości Sądu wraz z kopią dokumentów, wskazujących, że strony uzgodniły, iż ich spór będzie rozpoznawał Sąd Polubowny przy Niemiecko Polskiej Izbie Przemysłowo- Handlowej. Jeżeli strony uprzednio nie uzgodniły właściwości Sądu, pozew powinien zawierać wniosek do Sekretarza Sądu o zwrócenie się do strony pozwanej o poddanie się właściwości tego Sądu, e) wykaz dowodów. Dowody z dokumentów powinny być dołączone do pozwu w postaci odpisów lub też fotokopii poświadczonych za zgodność z oryginałem przez powoda lub jego pełnomocnika, f) wyznaczenie arbitra oraz arbitra zapasowego. 2. Pozew oraz dowody z dokumentów powinny być sporządzone w takiej ilości egzemplarzy aby Sąd mógł doręczyć po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron, każdego arbitra oraz jeden egzemplarz - dla Sądu. 3. Sekretarz po otrzymaniu pozwu, wzywa stronę, która złożyła pozew do wniesienia opłat określonych w taryfie opłat. Brak dokonania wymaganych opłat w terminie powoduje zwrot pozwu, tym samym sprawę uważa się za nie wszczętą. Termin do wniesienia opłat nie może być krótszy niż 14 dni. 12 W razie gdy pozew nie spełnia wymogów określonych w 11 i dlatego nie może otrzymać prawidłowego biegu, Sekretarz wzywa stronę do uzupełnienia braków zakreślając w tym celu stosowny termin. Termin ten nie może być krótszy niż 7 dni. Jeżeli strona nie uzupełni braków w zakreślonym terminie pozew podlega zwrotowi. 13 1. W przypadku gdy pozew został należycie wniesiony i opłacony, Sekretarz niezwłocznie: a) doręcza stronie pozwanej pozew i wzywa ją do złożenia odpowiedzi, wskazania osoby arbitra i arbitra zapasowego w terminie nie krótszym niż 14 dni, załączając jednocześnie Regulamin Sądu Arbitrażowego wraz z Listą Arbitrów, b) informuje o osobie arbitra i arbitra zapasowego wyznaczonych przez powoda. 3

2. W przypadku, jeżeli strona pozwana nie dokonała wyboru arbitra i arbitra zapasowego w wyznaczonym terminie - zostaną oni wyznaczeni przez Prezesa Sądu z Listy Arbitrów. 3. Brak odpowiedzi na pozew i niewyznaczenie arbitrów nie wstrzymuje dalszego biegu sprawy. 14 W postępowaniu arbitrażowym strona może występować sama, względnie być reprezentowana przez pełnomocnika. II. Doręczenia 15 Pozew, odpowiedź na pozew, pozew wzajemny, wyrok, postanowienia wydane poza rozprawą oraz zawiadomienia o rozprawie doręczane są stronom postępowania lub ich pełnomocnikom listem poleconym za zwrotnym poświadczeniem odbioru. Pozostałe pisma doręczane są listem poleconym. 16 Pismo uważa się za doręczone stronie w przypadku, gdy zostało ono wręczone osobiście adresatowi lub nadane na adres jego siedziby lub miejsca stałego pobytu. Doręczenia dla stron, które są przedsiębiorcami podlegającymi wpisowi do rejestrów są dokonywane na adresy wskazane w rejestrze, chyba że strona wskazała inny adres. 17 Strony postępowania mają obowiązek informowania Sądu o każdej zmianie adresów dla doręczania korespondencji. Jeżeli strona zaniedbała tego obowiązku, pisma pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia. III. Postępowanie w celu ustalenia właściwości Sądu polubownego 18 Zarzut niewłaściwości Sądu może być podniesiony przez stronę najpóźniej z chwilą złożenia odpowiedzi na pozew lub pozwu wzajemnego. Po upływie tego terminu skład orzekający może rozpoznać zarzut niewłaściwości Sądu tylko w wyjątkowym wypadku, gdy uzna, że niedotrzymanie przez stronę terminu spowodowane było istotnie ważną przyczyną i nie jest zawinione przez stronę. 4

19 1. W przypadku podniesienia zarzutu niewłaściwości Sądu przez stronę przed wdaniem się w spór, Sekretarz wzywa stronę do przedstawienia uzasadnienia swojego stanowiska we wskazanym terminie. 2. Po przedstawieniu uzasadnienia, o którym mowa w punkcie 1 niniejszego paragrafu, Sekretarz przedkłada je wraz z pozwem w sprawie Prezydium Sądu, które podejmuje decyzję co do właściwości Sądu i nadania sprawie dalszego biegu. 20 W przypadku gdy zarzut niewłaściwości Sądu zostanie podniesiony przed ukonstytuowaniem się składu orzekającego, organem kompetentnym do orzekania w sprawie jest Prezydium Sądu. 21 We wszystkich pozostałych przypadkach organem kompetentnym do rozpatrywania zarzutu niewłaściwości jest Skład Orzekający. IV. Arbitrzy 22 1. Arbitrzy są niezawiśli, w szczególności nie reprezentują interesów stron, które je wyznaczyły. Pełnią powierzony im urząd bezstronnie, zgodnie ze swą wiedzą i sumieniem ( 32). 2. Arbitrzy powinni legitymować się pełnią praw publicznych oraz pełną zdolnością do czynności prawnych. Arbitrzy powinni władać językiem, w którym toczy się postępowanie. 3. Arbitrami nie mogą być osoby pozostające ze stronami w takich stosunkach, które mogłyby wywołać wątpliwości co do ich bezstronności. 4. Arbitrami nie mogą zostać ustanowione osoby pozostające w stosunku pracy z Polsko-Niemiecką Izbą Przemysłowo-Handlową. 5. Arbitrzy zobowiązani są do zachowania w tajemnicy wszelkich okoliczności, o których dowiedzieli się w związku z wykonywaniem swoich funkcji, zasada ta obowiązuje zarówno w trakcie postępowania jak i po zakończeniu sporu. 23 Arbitrem może być zarówno osoba wpisana na Listę Arbitrów, jak i osoba wybrana przez stronę spoza tej listy. 5

24 1. Osoba, którą wybrano do pełnienia funkcji arbitra, powinna odmówić pełnienia tej funkcji w przypadku gdy zachodzą okoliczności wskazane w 22 pkt. 3, okoliczności powodujące wyłączenie sędziego z mocy ustawy zawarte w polskim kodeksie postępowania cywilnego oraz inne okoliczności, które mogą poddać w wątpliwość niezawisłość lub bezstronność arbitra. 2. Osoba wybrana arbitrem ma obowiązek sporządzenia oświadczenia o swojej bezstronności i niezależności. Oświadczenie to Sekretarz Sądowy przechowuje w aktach sprawy. 25 1. W przypadku gdy w przekonaniu strony zachodzą wątpliwości co do bezstronności arbitra lub jego niezależności, strona może żądać wyłączenia arbitra. 2. Wniosek o wyłączenie arbitra powinien być złożony nie później, niż w terminie 14 dni od dnia powzięcia wiadomości o wyborze arbitra i nie później, niż przed rozpoczęciem pierwszej rozprawy, chyba że strona żądająca wyłączenia wykaże, że o przyczynie wyłączenia dowiedziała się w terminie późniejszym. 3. Strona ma prawo złożyć wniosek o wyłączenie arbitra także wtedy, gdy nie wywiązuje się on ze swoich obowiązków oraz gdy zachodzą prawne lub faktyczne przeszkody uniemożliwiające mu pełnienie urzędu. 4. Arbiter, co do którego żądano wyłączenia może ustosunkować się do zarzutów zawartych we wniosku. 26 Wniosek o wyłączenie arbitra rozpatruje Prezydium Sądu. 27 1. Na miejsce arbitra, którego wyłączono z postępowania wstępuje, uprzednio wskazany przez stronę - arbiter zapasowy. 2. Jeżeli strona nie wskazała uprzednio arbitra zapasowego, względnie, jeżeli arbiter zapasowy nie podejmie się funkcji albo zostanie wyłączony arbitra powołuje Prezes Sądu z listy arbitrów. 28 1. Strony mogą dowolnie kształtować liczbę arbitrów, ale niezależnie od umowy między stronami liczba arbitrów zawsze musi być nieparzysta i nie może przekroczyć trzech. 6

2. O ile strony nie umówiły się inaczej, spory w których wartość przedmiotu sporu nie przekracza równowartości 10.000 są rozpoznawane przez arbitra jedynego. 3. W przypadku, jeżeli spór jest rozpoznawany przez arbitra jedynego, strony zobowiązane są do zgodnego wyboru tego arbitra i jego zastępcy (arbitra zapasowego) w terminie określonym przez Sekretarza Sądu. Termin ten nie może być krótszy niż 7 dni. 4. W przypadku braku zgodnego wyboru przez strony, arbitra jedynego wyznacza Prezes Sądu z Listy Arbitrów. 29 1. Skład Orzekający złożony jest z dwóch arbitrów i arbitra przewodniczącego. Arbiter jedyny posiada uprawnienia Składu Orzekającego. 2. Arbiter przewodniczący i jego zastępca (arbiter zapasowy) wybierany jest zgodnie przez arbitrów z Listy Arbitrów. W przypadku niedokonania przez arbitrów zgodnego wyboru, w terminie 14 dni od wezwania ich do tego przez Sekretarza Sądu, arbitra przewodniczącego i jego zastępcę wyznacza z Listy Arbitrów Prezes Sądu. V. Zasady postępowania 30 Przed Sądem każda ze stron ma równe prawa i strony powinny być równo traktowane przez Sąd. 31 Skład Orzekający powinien w każdym stadium postępowania nakłaniać strony do zawarcia ugody. 32 Językiem postępowania jest język polski, chyba że strony dokonają wyboru innego języka spośród następujących: niemiecki, angielski, francuski, rosyjski. 33 Na wniosek strony i jej koszt, Skład Orzekający ustanowi tłumacza dla rozprawy. 34 1. Strona pozwana może wnieść powództwo wzajemne do czasu zakończenia pierwszej rozprawy. Powództwo wzajemne jest dopuszczalne jeżeli związane z 7

nim roszczenia należą do właściwości sądu i pozostaje w związku z roszczeniami powoda lub nadaje się do potrącenia. 2. Powództwo wzajemne rozpoznaje ten sam Skład Orzekający. Do powództwa wzajemnego stosuje się odpowiednio przepisy niniejszego regulaminu dotyczące pozwu, w szczególności rozpoznanie powództwa wzajemnego przez Sąd może nastąpić po uiszczeniu opłaty wynikającej z taryfy opłat Sądu. 3. Niezależnie od wniesienia powództwa wzajemnego, stronom przysługuje uprawnienie do skorzystania z zarzutu potrącenia. 35 1. Po ukonstytuowaniu się Składu Orzekającego, strony mają obowiązek bezpośrednio doręczać sobie oraz sądowi odpisy pism procesowych wraz z załącznikami. 2. Do pism procesowych stosuje się przepisy 11 pkt. 2 w zakresie odnoszącym się do ilości egzemplarzy przeznaczonych dla sądu i arbitrów. 36 1. Osoba trzecia mająca interes prawny w tym, aby sprawa została rozstrzygnięta na korzyść jednej ze stron, może przystąpić do tej strony w charakterze przypozwanego, aż do zamknięcia pierwszej rozprawy (interwencja uboczna). Osoba trzecia powinna zgłosić swoje przystąpienie na piśmie, w którym wykaże swój interes prawny i poda, do której ze stron postępowania przystępuje. 2. Jeżeli wynik sprawy może mieć wpływ na roszczenia regresowe lub odszkodowawcze jednej ze stron do określonej osoby trzeciej, strona może, do czasu zakończenia pierwszej rozprawy zgłosić wniosek o zawiadomienie tej osoby o toczącym się postępowaniu przed Sądem, z jednoczesnym wezwaniem jej do wzięcia udziału w postępowaniu w charakterze przypozwanego (przypozwanie). Sekretarz Sądu zwróci się do osoby, której dotyczy pismo aby w określonym terminie oświadczyła czy przystępuje do postępowania w charakterze przypozwanego. 3. O przystąpieniu osoby trzeciej do postępowania decyduje w postanowieniu Skład Orzekający. Osoba trzecia, która została dopuszczona do postępowania, jest uprawniona do dokonywania wszelkich czynności, o ile nie pozostają one w sprzeczności z czynnościami i oświadczeniami strony, do której przystąpiła. 4. Sekretarz Sądu wzywa osobę trzecią wskazaną w postanowieniu Składu Orzekającego o dopuszczeniu do postępowania lub stronę wzywającą osobę trzecią do przystąpienia do postępowania, aby w terminie wyznaczonym przez Sekretarza Sądu dokonała opłaty arbitrażowej, według stawek określonych w 8

Taryfie Opłat. Niedokonanie opłaty arbitrażowej skutkuje niedopuszczeniem osoby trzeciej do postępowania. 5. Osoba trzecia nie ma prawa wyboru arbitra. 6. W sprawie może występować kilka osób trzecich. 37 1. Postępowanie ulega zawieszeniu na wniosek powoda lub na zgodny wniosek stron. 2. W przypadku zawieszenia postępowania na wniosek powoda lub na zgodny wniosek stron, postępowanie nie podjęte w ciągu roku przez którąkolwiek ze stron ulega umorzeniu. Nie dotyczy to przypadku, w którym zawieszenie postępowania następuje z uwagi na inne toczące się postępowanie. VI. Koszty postępowania 38 1. O kosztach postępowania rozstrzyga Sąd w wyroku albo w postanowieniu kończącym postępowanie. 2. Koszty bezpośrednio związane z postępowaniem, które poniosła strona nie ulegają zwrotowi. Nie podlegają zwrotowi zaliczki na pokrycie wydatków związanych z czynnościami podjętymi przez Sąd na wniosek strony. 3. Zwrotowi ulegają jedynie, opłata arbitrażowa oraz uzasadnione koszty zastępstwa procesowego. VII. Rozprawa 39 Rozprawy nie są publiczne. W czasie rozprawy oprócz składu orzekającego oraz protokolanta w sprawie mogą być obecne strony i ich pełnomocnicy oraz za zgodą stron - inne osoby. 40 Rozstrzygnięcie sprawy powinno nastąpić w miarę możliwości na jednej rozprawie. 41 1. Termin rozprawy wyznaczany jest przez arbitra przewodniczącego. 2. O wyznaczonym terminie rozprawy strony lub ich pełnomocnicy zawiadamiani są przez Sekretarza Sądu. W przypadku należytego powiadomienia, 9

niestawiennictwo strony lub jej pełnomocnika nie powoduje wstrzymania postępowania. 3. Miejscem rozpoznania sprawy jest Warszawa. Prezes Sądu na wniosek stron lub na wniosek arbitra przewodniczącego może zadecydować o przeprowadzeniu rozprawy i wydaniu orzeczenia w innym miejscu. 42 1. Skład orzekający stosuje prawo, które strony zgodnie wybrały. W przypadku braku takiego wyboru skład orzekający stosuje prawo tego państwa, które pozostaje w najściślejszym związku z rozpatrywanym stosunkiem prawnym. 2. Skład orzekający stosuje postanowienia umowy stron oraz ustalone zwyczaje. Za zgodą stron skład orzekający może rozstrzygnąć sprawę na zasadzie słuszności lub jako amiables compositeur. 43 Strony mogą przez cały czas rozprawy przytaczać okoliczności faktyczne i dowody na uzasadnienie swych wniosków lub w celu odparcia wniosków strony przeciwnej. Skład Orzekający ma prawo pominąć środki dowodowe, jeżeli uzna, że sporne okoliczności zostały już wyjaśnione w wystarczającym stopniu lub jeżeli powoływanie środków dowodowych ma na celu przewlekanie postępowania. 44 Skład orzekający może dopuszczać dowody z urzędu jeżeli uzna, że są one niezbędne do wyjaśnienia okoliczności sprawy. 45 1. Jeżeli przeprowadzenie dowodu ma się odbyć poza miejscem rozprawy lub poza granicami kraju, w którym odbywa się rozprawa, skład orzekający deleguje jednego ze swych członków do przeprowadzenia dowodu lub zwraca się z prośbą o jego przeprowadzenie do właściwego sądu powszechnego. 2. Przeprowadzenie dowodu może również nastąpić w innej formie określonej przez Skład Orzekający. Forma ta musi czynić zadość zasadzie umożliwienia stronom wzięcia udziału w przeprowadzanych czynnościach. 46 1. Skład orzekający zamyka rozprawę, gdy uzna, że sprawa została dostatecznie wyjaśniona. 2. Skład orzekający może przed wydaniem wyroku otworzyć na nowo zamkniętą rozprawę. Powinien to uczynić jeżeli po zamknięciu rozprawy pojawiły się istotne okoliczności mogące mieć wpływ na treść wyroku. 10

47 1. Z rozprawy protokolant wyznaczony przez Sekretarza sporządza protokół. 2. Protokół z rozprawy podpisywany jest przez Skład orzekający i protokolanta. 3. Strony mogą żądać sprostowania protokołu lub jego uzupełnienia w ciągu 14 dni od daty zamknięcia rozprawy. 4. Do protokołu mogą być dołączane załączniki składane przez strony zawierające ich twierdzenia i oświadczenia. VIII. Wyroki i postanowienia Sądu 48 1. Skład orzekający wydaje wyrok po naradzie i głosowaniu. Powinno to nastąpić nie później niż w ciągu 30 dni od zamknięcia rozprawy. 2. Zarówno narada jak i głosowanie są niejawne. 3. Orzeczenia zapadają większością głosów. 4. Wyrok powinien być podpisany przez większość arbitrów. Arbiter, który nie zgadza się ze stanowiskiem większości może zaznaczyć to podpisując wyrok, a także może dołączyć do akt sprawy swoje stanowisko. W przypadku odmówienia przez arbitra podpisania wyroku lub gdy arbiter nie może podpisać wyroku z innych powodów, okoliczność tę zaznacza się na wyroku. 5. Wyrok powinien zawierać przytoczenie motywów, którymi kierował się Sąd przy wydawaniu wyroku. 6. Wyrok powinien zostać podpisany również przez Prezesa Sądu oraz Sekretarza i zaopatrzony w pieczęć Sądu. 7. Sąd doręcza stronom wypis wyroku podpisany tak samo jak oryginał. 8. W uzasadnionych przypadkach Skład Orzekający może wydać wyrok wstępny albo wyrok częściowy. 1. Wyroki Sądu są ostateczne. 49 2. Od wyroków Sądu nie przysługuje odwołanie. 50 1. Każda ze stron ma prawo, w ciągu 30 dni od daty otrzymania wyroku, złożyć wniosek o uzupełnienie wyroku, jego wykładnię oraz sprostowanie błędów pisarskich i arytmetycznych. 2. Odpis wniosku wnioskodawca ma obowiązek przekazać drugiej stronie. 11

51 Sąd Polubowny wydaje postanowienia w sprawach nie wymagających wydania wyroku. 52 Odpisy z akt są wydawane stronom za odrębną opłatą, określoną w Taryfie opłat stanowiącą załącznik do niniejszego regulaminu. 53 1. Prezes Sądu może wyrazić zgodę na publikację wyroku przy zachowaniu anonimowości składu orzekającego i stron. 2. Prezydium Sądu może publikować informacje o postępowaniach arbitrażowych w postaci zestawienia danych statystycznych. 54 Niniejszy regulamin wchodzi w życie z dniem 01 stycznia 2003 roku. Regulamin znajduje zastosowanie do postępowań, które zostały wszczęte po dniu 31. grudnia 2002. 12