Wasz znak: Nasz znak: IZ/3840/1/46/2014 Wrocław, dnia 21 listopada 2014 r. ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY na postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego o szacunkowej wartości, która nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 30 000 euro na zadanie pod nazwą: Przeprowadzenie procesu konsultacji społecznych projektów aktualizacji planów gospodarowania wodami na obszarach dorzeczy na terenie działania RZGW we Wrocławiu I. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie procesu konsultacji społecznych projektów aktualizacji planów gospodarowania wodami na obszarach dorzeczy na terenie działania RZGW we Wrocławiu. W skład zakresu zadania wchodzą określone elementy, które działając na zasadzie synergii, przyczynią się do sprawnego i efektywnego przeprowadzenia procesu konsultacji społecznych na terenie działania RZGW we Wrocławiu. Jedną z ważniejszych części zakresu przedmiotowego zadania jest promocja procesu konsultacji społecznych. Składają się na nią: - Wykonanie i Emisja spotów radiowych w lokalnych stacjach radiowych, - Wykonanie folderu informacyjnego, - Kampania typu citylight w skład, której wchodzą: reklama w autobusach MPK Wrocław o wym. 420 x 1200 mm. Reklama w autobusach w Opolu w postaci pełnokolorowych spotów reklamowych na 19 calowych monitorach TFT z wbudowaną szerokokątną matrycą, czas trwania reklamy ok. 15 sekund, emitowane są, co 5 6 minut, 7 dni w tygodniu. Reklama w autobusach w Zielonej Górze obejmująca pełnokolorowe spoty reklamowe na 19 calowych monitorach reklamowych LCD umieszczonych we wszystkich autobusach MZK w Zielonej Górze, długość spotu wynosi 10 sekund, częstotliwość emisji co 7 20 min, czas emisji 7 dni w tygodniu. - Reklama na dworcach PKP we Wrocławiu i Opolu: obejmuje ekspozycje citylight o wymiarach 1,2 x 1,8 m w holu dworca. - Reklama na przystankach autobusowych we Wrocławiu, obejmuje ekspozycjie citylight na przystankach autobusowych o wymiarach 1,2 x 1,8 m. W ramach działań zaplanowano również przeprowadzenie badania fokusowego, na które składają się: badanie wśród 10 grup po maksymalnie 10 osób, wyznaczenie miejsc realizacji badania (sześć miast), określenie typu zapraszanych respondentów grupa wysoko wyspecjalizowana, ustalenia liczby wywiadów realizowanych w ramach jednego procesu badawczego, długość trwania wywiadu ok. 1,5 godziny, przygotowanie założeń badawczych i
2 scenariusza, udział moderatora i osób rekrutujących uczestników, wynajęcie Sali, poczęstunek dla uczestników, materiały pomocnicze wykorzystywane w trakcie wywiadu. Kolejnym istotnym elementem zakresu przedmiotowego zadania jest zorganizowanie seminariów konsultacyjnych o następującej specyfikacji: ilość seminariów konsultacyjnych 6, zasięg terytorialny/ miejsce organizacji wybrane przykładowo miasta leżące na obszarze działania RZGW we Wrocławiu (Wrocław, Opole, Zielona Góra, Wałbrzych, Kłodzko, Bolesławiec, ilość uczestników ok. 100 osób, rodzaj uczestników: reprezentanci następujących grup docelowych: administracja rządowa, samorządowa, użytkownicy: przemysł (w tym energetyka wodna), rolnictwo, usługi wodne, rybactwo, wędkarstwo, turystyka, żegluga, organizacje pozarządowe NGO s związane z ochroną środowiska, media, inni np. instytuty naukowo-badawcze, stowarzyszenia naukowe. Przygotowanie scenariuszy i harmonogramu spotkań. Zapewnienie prelegenta eksperta z planowania w gospodarowaniu wodami. Przedstawienie informacji na spotkaniu informacyjnym w formie prezentacji multimedialnej przez eksperta z planowania w gospodarowaniu wodami. Wydruk i wysyłka (pocztą tradycyjną i elektroniczną) zaproszeń wraz z formularzem zgłoszeniowym wg przygotowanego rozdzielnika. Opracowanie i wydruk ankiety oceniającej spotkanie przez uczestników. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi - załącznik nr 03. WSPÓLNY SŁOWNIK ZAMÓWIEŃ (CPV) Główny przedmiot Dodatkowe przedmioty Kod CPV Opis 79.34.22.00-5 Usługi w zakresie promocji 79.34.10.00 6 55.12.00.00 7 55.50.00.00 5 Usługi reklamowe Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji Usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków II. Termin realizacji zamówienia Od Wykonawcy oczekuje się wykonania zadania w wymaganym terminie, tj. od dnia zawarcia umowy do 31.07.2015 r. III. Okres gwarancji Wykonawca udzieli gwarancji na okres nie krótszy niż 6 miesiące licząc od daty końcowego odbioru. IV. Inne istotne warunki zamówienia określa wzór umowy. V. Sposób przygotowania oferty: 1. Ofertę należy sporządzić w języku polskim na załączonym druku FORMULARZ OFERTOWY. 2. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną. 3. Ofertę należy złożyć w zaklejonej kopercie opisanej wg wzoru:
3 OFERTA na zadanie pn.: Przeprowadzenie procesu konsultacji społecznych projektów aktualizacji planów gospodarowania wodami na obszarach dorzeczy na terenie działania RZGW we Wrocławiu < DOKŁADNA NAZWA i ADRES WYKONAWCY > < DOKŁADNA NAZWA i ADRES ZAMAWIAJĄCEGO > NIE OTWIERAĆ PRZED <TERMIN OTWARCIA OFERT> w siedzibie RZGW we Wrocławiu ul. C. K. Norwida 34, pokój nr 13 (parter). Termin składania ofert upływa dnia 01.12.2014 r. o godzinie 7:30 Termin otwarcia ofert dnia 01.12.2014 r. o godzinie 8:00 w pokoju nr 22 w siedzibie Zamawiającego. VI. Przy wyborze oferty do realizacji zamawiający będzie się kierował kryterium: 1. Najniższa cena VII. O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który spełnia warunki dotyczące: 1. Posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. 1.1. Oświadczenie o posiadaniu uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, zgodnie z pkt 11 lit. a) Formularza Ofertowego stanowiącego zał. 01 do niniejszego Zaproszenia. 2. Posiadania wiedzy i doświadczenia tj. Wykonawca spełni warunek dotyczący posiadania wiedzy i doświadczenia w realizacji, co najmniej 5 usług polegających na wykonaniu podobnego przedmiotu zamówienia (tj.: opracowanie, wykonanie i produkcja materiałów promocyjnych; materiałów informacyjnych, przeprowadzanie badań fokusowych, organizacja i prowadzenie konsultacji społecznych) w okresie ostatnich 3 lat. Na potwierdzenie tego warunku, Wykonawcy zobowiązani są załączyć Wykaz z okresu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert: co najmniej 5 wykonanych usług polegających na organizacji konferencji, szkoleń, seminariów, w których w każdej z nich uczestniczyło minimum 60 osób łącznie, w jednym terminie, w ramach każdej z nich Wykonawca zapewnił salę szkoleniową, wyżywienie dla uczestników, przeprowadził rekrutację, dokonał przygotowania i rozesłania zaproszeń i zapewnił kompleksową obsługę uczestników. co najmniej 5 wykonanych usług polegających na przygotowaniu i dostawie promocyjnych gadżetów i materiałów poligraficznych o wartości: 3 usługi o wartości co najmniej 10 000,00 PLN brutto każda, 2 usługi o wartości co najmniej 25 000,00 PLN brutto każda. Ocena spełnienia warunku będzie dokonana na zasadzie spełnia/nie spełnia na podstawie potwierdzających dokumentów.
4 2.1. Oświadczenie o posiadaniu wiedzy i doświadczenia do wykonania zamówienia, zgodnie z pkt 11 lit. b) Formularza Ofertowego stanowiącego zał. 01 do niniejszego Zaproszenia. 3. Dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, tj.: Osoby zdolne do wykonania zamówienia: Kierownik zespołu specjalista w dziedzinie kampanii informacyjnych, promocyjnych lub edukacyjnych posiadający wykształcenie wyższe magisterskie z zakresu do wyboru: dziennikarstwa, komunikacji wizerunkowej, socjologii, politologii, psychologii, public relations, reklamy lub stopień naukowy w jednym z ww. zakresów, posiadający przynajmniej 3 letnie doświadczenie w przygotowaniu i prowadzeniu, co najmniej 3 kampanii z zakresu do wyboru: informacyjnych, promocyjnych lub edukacyjnych. Grafik komputerowy z minimum 3 letnim doświadczeniem zawodowym związanym z wykonywaniem zadań podobnych do przedmiotu umowy. Moderator, który będzie uczestniczył w każdym seminarium konsultacyjnym oraz badaniu fokusowym, powinna być to osoba z minimum 3 letnim doświadczeniem zawodowym, posiadająca doświadczenie w organizacji i prowadzeniu spotkań, konsultacji społecznych oraz prowadzeniu dyskusji m.in. w tematyce związanej z gospodarką wodną obejmującą problematykę Ramowej Dyrektywy Wodnej (RDW), dbająca o ich właściwy przebieg w trakcie trwania seminariów organizowanych na minimum 60 osób. Co najmniej 2 specjalistów w dziedzinie gospodarki wodnej lub ochrony środowiska posiadających wykształcenie wyższe magisterskie z zakresu do wyboru: gospodarki wodnej, ochrony środowiska w tym geografii, inżynierii środowiska, hydrologii lub specjalizację bądź stopień naukowy w jednym z ww. zakresów, minimum 3 letnie doświadczenie zawodowe związane z wykonywaniem opracowań związanych z: procesem wdrażania Dyrektywy 2000/60/WE tzw. Ramowej Dyrektywy Wodnej lub planem gospodarowania wodami na obszarze dorzecza. Powinien posiadać doświadczenie w kierowaniu projektami i wskazać co najmniej dwie prace związane z gospodarką wodną lub ochroną środowiska, które wykonane zostały pod jego kierownictwem. Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia. 3.1. Oświadczenie o dysponowaniu odpowiednim potencjałem technicznym, zgodnie z pkt 11 lit. c) Formularza Ofertowego stanowiącego zał. 01 do niniejszego Zaproszenia. 3.2. Oświadczenie o dysponowaniu osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, zgodnie z pkt 11 lit. c) Formularza Ofertowego stanowiącego zał. 01 do niniejszego Zaproszenia. 4. Sytuacji ekonomicznej i finansowej, tj.: Posiadanie środków finansowych lub zdolności kredytowej do realizacji przedmiotowego zadania w wysokości nie mniejszej niż 25 tys. zł. W przypadku złożenia informacji banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w których wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytowa Wykonawcy wyrażona będzie w walucie obcej, to dla potwierdzenia spełniania warunku Zamawiający dokona przeliczenia tej waluty na PLN według średniego bieżącego kursu wyliczonego i ogłoszonego przez NBP z dnia opublikowania ogłoszenia o zamówieniu.
5 Posiadanie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia o sumie nie mniejszej niż 25 tys. zł W przypadku złożenia polisy, w której wysokość ubezpieczenia Wykonawcy wyrażona będzie w walucie obcej, to dla potwierdzenia spełniania warunku Zamawiający dokona przeliczenia tej waluty na PLN według średniego bieżącego kursu wyliczonego i ogłoszonego przez NBP z dnia opublikowania ogłoszenia o zamówieniu. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające spełnienie warunku: 4.1. Oświadczenie o sytuacji ekonomicznej i finansowej, zgodnie z pkt 11 lit. d) Formularza Ofertowego stanowiącego zał. 01 do niniejszego Zaproszenia. 4.2 Informacja banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w których Wykonawca posiada rachunek, potwierdzającej wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wykonawcy, wystawionej nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. 4.3 Opłacona polisa, a w przypadku jej braku innego dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia. 5. O braku podstaw do wykluczenia, zgodnie z pkt 11 lit. e) Formularza Ofertowego stanowiącego załącznik 01 do niniejszego Zaproszenia. VIII. Wykonawca składając ofertę, składa następujące dokumenty: 1. Formularz ofertowy Oferta cenowa winna być podana w Formularzu Ofertowym stanowiącym załącznik nr 01 do niniejszego zaproszenia. Formularz ofertowy winien być wypełniony jak w załączonym wzorze. Dokument należy przedstawić w oryginale. 2. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Dokument należy przedstawić w oryginale lub kopii poświadczonej przez Wykonawcę. 3. Upoważnienie (pełnomocnictwo) dla osoby (lub osób) do reprezentowania wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, powinno być dołączone do oferty o ile nie wynika ono z innych dokumentów załączonych do oferty. Pełnomocnictwo należy przedstawić w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie. 4. Pełnomocnictwo dla osoby (lub osób) do reprezentowana wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (przypadku wykonawców występujących wspólnie). Pełnomocnictwo należy przedstawić w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie. 5. Wykaz wykonanych usług w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, odpowiadających swoim rodzajem i wartością usługom stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te usługi zostały wykonane należycie (np.: protokoły odbioru, poświadczenia, referencje), sporządzonego według wzoru:
6 L.p. Odbiorca (nazwa, adres) Nazwa zamówienia i miejsce wykonania Wartość zadania (zł) Wykaz prac (rodzaj usług) Termin wykonania Od (data) 1 2 3 4 5 6 Do (data) 6. Wykaz niezbędnych do wykonania zamówienia narzędzi i urządzeń, którymi dysponuje lub będzie dysponował wykonawca; sporządzonego według wzoru: L.p. Rodzaj narzędzi i urządzeń Charakterystyka techniczna Ilość (szt.) Podstawa dysponowania 1 2 3 4 5 7. Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nich czynności; sporządzonego według wzoru: L.p. Imię i nazwisko Stanowisko przy realizacji zamówienia (zakres wykonywanych czynności) Wykształcenie Kwalifikacje zawodowe, uprawnienia Doświadczenie (jakie i ile lat) 1 2 3 4 5 6 8. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą wykonywać zamówienie posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, 9. Informacja banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w których Wykonawca posiada rachunek, potwierdzającej wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wykonawcy, wystawionej nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. 10. Opłacona polisa, a w przypadku jej braku innego dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia. 11. Wyceniona Tabela usług Wykonawca winien opracować ją w układzie zgodnym z układem Tabeli usług stanowiącą zał. nr 04 do niniejszego Zaproszenia. Dokument ten winien posiadać datę sporządzenia, podpis Wykonawcy lub osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Dokument należy przedstawić w oryginale. Dokumenty, o których mowa w rozdz. VIII.5, VIII.6, VIII.7, XVII.8, XVII.9, XVII.10 należy złożyć w formie oryginałów lub kserokopii, poświadczonych za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. IX. Opis sposobu obliczania ceny Podana w propozycji cenowej cena musi uwzględniać wszystkie wymagania niniejszego zaproszenia oraz obejmować wszelkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia a cena winna zawierać wynagrodzenie za kompletne wykonanie przedmiotu zamówienia. Wykonawca
7 musi przewidzieć wszystkie okoliczności, które mogą wpłynąć na cenę zamówienia i uwzględnić to w propozycji cenowej. Cenę należy podać w zł. wraz z podatkiem VAT, z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku i powinna być ona podana liczbowo i słownie. Wykonawca zobowiązany jest ustalić stawkę podatku VAT zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie regulacjami prawnymi. Cenę należy podać w Formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 01 niniejszego Zaproszenia. Pozostałe warunki określa wzór umowy stanowiący załącznik nr 02 niniejszego Zaproszenia. X. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcą oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje strony przekazują pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazane za pomocą faksu czy drogą elektroniczną uważa się za złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem terminu i została niezwłocznie potwierdzona. Zamawiający przyjmuje wszelkie pisma w godzinach urzędowania, to znaczy od 7:00 do 15:00 w dni robocze tj. od poniedziałku do piątku. XI. Dokumenty, które Wykonawca winien przedstawić na etapie zawierania umowy w przypadku wyboru oferty Wykonawców występujących wspólnie - umowę regulującą współpracę tych podmiotów podpisaną przez wszystkich partnerów, wykaz podwykonawców w przypadku zamiaru powierzenia części zamówienia podwykonawcom, XII. Osobą uprawnioną ze strony Zamawiającego do porozumiewania się z Wykonawcą jest: Alina Pluskota tel. 71-33-78-983; faks 71-328-07-66; 71-328-50-48 lub e-mail: zamówienia@wroclaw.rzgw.gov.pl. XIII. Postępowanie o udzielenie niniejszego zamówienia odbywa się na podstawie Zarządzenia Dyrektora RZGW we Wrocławiu nr 0230/16/2014 z dnia 16.04.2014 r. w sprawie zasad i trybu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w Regionalnym Zarządzie Gospodarki Wodnej we Wrocławiu, które udostępnione jest na stronie internetowej Zamawiającego. XIV. Zamówienie dotyczy projektu / programu finansowanego ze środków wspólnotowych. Materiały dotyczące ww. postępowania są do pobrania na naszej stronie internetowej bip.wroclaw.rzgw.gov.pl., www.wroclaw.rzgw.gov.pl. tj.: Załączniki: zał. 01. Formularz ofertowy zał. 02. Wzór umowy zał. 03. Opis przedmiotu zamówienia