ZAPYTANIE OFERTOWE zakwaterowanie Uczestników/-czek Projektu Zapytanie ofertowe w trybie zgodnym z zasadą konkurencyjności wraz z opisem przedmiotu zamówienia i załącznikami do zamówienia, realizowanego zgodnie z zapisami rozdziału VIII. Zasada konkurencyjności (i zapisami powiązanymi) Wytycznych w zakresie kwalifikowalności kosztów w ramach art. 36 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, dotyczących ogłoszonego w dniu 15 września 2014r. piętnastego konkursu o zlecenie realizacji zadań (w formie wsparcia) w ramach art. 36 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, na usługi hotelarskie i powiązane dla niepełnosprawnych Uczestników/-czek Projektu Kontynuacja prowadzenia placówki wsparcia i rozwoju osobistego osób niepełnosprawnych w okresie 2016-2018, realizowanego w ramach XXIV konkursu Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych o zlecenie realizacji zadań (w formie wsparcia) w ramach art. 36 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, (dalej Projekt ), realizowanego przez Fundację Instytut Rozwoju Regionalnego. Nr postępowania: 1/PFRON/PLAC2016/2016/3, data: 15.05.2016r. 1. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO Fundacja Instytut Rozwoju Regionalnego 31-261 Kraków, ul. Wybickiego 3A Adres strony internetowej: http://www.firr.org.pl 2. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem niniejszego zapytania jest wykonanie usługi hotelarskiej (zapewnienie zakwaterowania w pokojach 1-2 osobowych wraz ze śniadaniem oraz sali szkoleniowej min. 70m2 wyposażonej w rzutnik do komputera i ekran) podczas zajęć grupowych realizowanych w ramach Projektu. Wymagany standard miejsca zakwaterowania odpowiadający minimum **, zakwaterowanie w pokojach 1-2 osobowych. Wymagana Lokalizacja umożliwiająca dojazd do siedziby Zamawiającego (ul. Wybickiego 3a, 31-261 Kraków) komunikacją miejską w czasie ok. 20 minut. Daty szkoleń i liczba osób w nich uczestniczących: 05 czerwca 2016r 9 czerwca 2016r. 7 osób 26 czerwca 2016r. 30 czerwca 2016r. 7 osób 16 sierpnia 2016r. 25 sierpnia 2016r. 10 osób 04 września 2016r. 08 września 2016r. 10 osób. Ostateczna liczba Uczestników/-czek, jak i ostateczna liczba noclegów mogą ulec niewielkim zmianom zgodnie z potrzebami Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo każdorazowego określenia liczby potrzebnych pokoi 1 i 2 osobowych.
3. WSPÓLNY SŁOWNIK ZAMÓWIEŃ (CPV) 55000000-0 - Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego. 4. ZADANIA PO STRONIE WYKONAWCY Wykonawca będzie odpowiedzialny za zapewnienie zakwaterowania ze śniadaniem wg powyższego wyliczenia i terminów, zapewnienie obsługi hotelowej przeszkolonej do pracy z osobami niewidomymi i słabowidzącymi, jak również (wg bieżących potrzeb Zamawiającego) zapewnienie sali szkoleniowej o powierzchni min. 70m2, wyposażonej w rzutnik komputerowy i ekran. 5. ZADANIA PO STRONIE ZAMAWIAJĄCEGO 1. Współpraca w zakresie obsługi Uczestników/-czek. 2. Obsługa organizacyjno-księgowa prowadzonego Projektu. 6. TERMIN I MIEJSCE WYKONANIA ZAMÓWIENIA 1. Okres wykonania usługi: od 05.06.2016 roku do 10.09.2016 roku. 2. Zamawiający przewiduje wykonanie zamówienia w Krakowie. 7. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. Prowadzenie działalności gospodarczej przez Wykonawcę w zakresie objętym Zapytaniem ofertowym. 2. Złożenie oferty zgodnej z Załącznikiem 1 do Zapytania ofertowego oraz oświadczenia, zgodnego z Załącznikiem 2 do Zapytania ofertowego, w sposób i terminie określonych w pkt 12 Zapytania ofertowego. 3. Wykonawca nie może być powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w jego imieniu, lub osobami wykonującymi w jego imieniu czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Ocena spełnienia przedstawionych w pkt. 2 warunków zostanie dokonana według formuły spełnia / nie spełnia. Zleceniobiorca, który nie spełni któregokolwiek z warunków, zostanie odrzucony w postępowaniu.
8. DOKUMENTY WYMAGANE W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW Zamawiający w celu potwierdzenia warunków udziału w postępowaniu wymaga przedłożenia następujących dokumentów: 1. Formularza ofertowego, zgodnie z wzorem z załącznika nr 1. 2. Oświadczenia o braku powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym, zgodnie ze wzorem z załącznika nr 2; 9. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY a. Wymagania podstawowe: a. Oferta powinna być sporządzona wg wzoru FORMULARZ OFERTOWY- wycena przedmiotu zamówienia (załącznik nr 1). b. Oferta i oświadczenie powinny być podpisane przez osobę upoważnioną. c. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z opracowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania. b. Cena: Cena przedstawiona w ofercie (cena jednego noclegu) powinna przedstawiać pełny koszt usługi i obejmować elementy opisane w niniejszym Zapytaniu. c. Forma oferty: a. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim. b. Dopuszczalne formy to forma pisemna i forma elektroniczna. c. W przypadku formy elektronicznej należy pocztą elektroniczną przesłać skan wypełnionych i podpisanych załączników nr 1 i 2 do niniejszego zapytania ofertowego Oferta jest jawna, z wyjątkiem informacji stanowiących tajemnice przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, a Wykonawca składając ofertę zastrzegł w odniesieniu do tych informacji, że nie mogą one być udostępnione innym uczestnikom postępowania oraz informacji stanowiących dane osobowe w rozumieniu Ustawy o ochronie danych osobowych (Dz.U. 1997 nr 133 poz. 883 z późn. zm.). 10. WALUTA, W JAKIEJ BĘDĄ PROWADZONE ROZLICZENIA ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ NINIEJSZEGO ZAMÓWIENIA PLN 11. OSOBY PO STRONIE ZAMAWIAJĄCEGO UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z POTENCJALNYMI WYKONAWCAMI Marcin Piwowoński tel. 12 629 85 14, kom. 663 883 339. Informacje są udzielane w godzinach pracy Zamawiającego, tj. od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00 17:00. 12. MIEJSCE, TERMIN I SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY Ofertę wraz z załącznikami należy złożyć w wersji elektronicznej lub pisemnej do dnia 20 maja 2016r. włącznie.
Oferty należy składać: w formie elektronicznej na adres email rekrutacja@firr.org.pl, mail nie może być większy niż 10MB, osobiście lub za pośrednictwem poczty: Marcin Piwowoński, Fundacja Instytut Rozwoju Regionalnego, ul. Wybickiego 3A, 31-261 Kraków. W przypadku ofert pisemnych będą one przyjmowane w godzinach pracy Zamawiającego, tj. od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00 17:00. Zaleca się, by oferty opatrzyć nagłówkiem Oferta - hotel odpowiednio w tytule maila (forma elektroniczna) lub na kopercie (forma pisemna). 13. KRYTERIA OCENY OFERT I WYBORU WYKONAWCY 1. Zamawiający oceni i porówna te oferty, które nie zostaną odrzucone (tj. spełniające wymogi formalne oraz warunki udziału w postępowaniu). 2. Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie poniżej przedstawionych kryteriów oceny ofert: Lp Nazwa kryterium Waga kryterium w ocenie ofert 1. Cena jednego noclegu 80% (80 pkt) 2. Dostępność obiektu dla osób niewidomych i słabowidzących. 20% (20 pkt) 3. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców dodatkowych wyjaśnień dotyczących treści złożonych dokumentów. 14. SPOSÓB OCENY OFERT Zamawiający wybierze oferty, które uzyskają największą liczbę punktów. Sposób oceny ofert: 1. Punkty za kryterium cena jednego noclegu zostaną obliczone według następującego wzoru: (cena oferty najtańszej / cena oferty badanej) x 80 Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do 2 miejsc po przecinku. 2. Punkty za kryterium Dostępność obiektu dla osób niewidomych i słabowidzących : 1. Pełna dostępność 20 punktów 2. Częściowa dostępność 10 punktów 3. Dostateczna dostępność 5 punktów. Zamawiający zastrzega sobie prawo przeprowadzenia wizji lokalnej obiektu celem potwierdzenia oceny kryterium dostępności obiektu dla osób niewidomych i słabowidzących.
15. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY BYĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY (OFERT) W CELU ZAWARCIA UMOWY Zamawiający niezwłocznie powiadomi Oferentów o wyborze ofert i przystąpi do podpisywania umów z wyłonionymi Wykonawcami. W szczególności w umowie znajdą się zapisy dotyczące obowiązku poddania się przez Wykonawcę kontroli ze strony Zamawiającego, Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych lub innych organów kontrolnych. 16. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Oferent pozostaje związany ofertą do 31 czerwca 2016r. 17. UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny, w całości lub w części. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów przygotowania ofert ani innych kosztów związanych ze złożeniem ofert, poniesionych przez Oferentów. 18. FINANSOWANIE Zamówienie jest współfinansowane ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. 19. UWAGI KOŃCOWE Z możliwości realizacji zamówienia są wyłączone podmioty, które powiązane są z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo. Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do zawarcia umowy. Zamawiający może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji. Niniejsze zapytanie ofertowe może ulec modyfikacji. Jego najbardziej aktualna wersja znajduje się na stronie internetowej Zamawiającego: http://www.firr.org.pl. 20. POSTANOWIENIA KOŃCOWE Do zapytania ofertowego dołączono: Załącznik nr 1 Formularz ofertowy wycena przedmiotu zamówienia. Załącznik nr 2 Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych.
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego numer 1/PFRON/PLAC2016/2016/3 Oferent (dane teleadresowe): Formularz ofertowy wycena przedmiotu zamówienia Dotyczący zamówienia na wykonanie usługi cateringowej, zgodnie z warunkami z Zapytania ofertowego, podczas szkoleń grupowych realizowanych w ramach Projektu. Odpowiadając na Zapytanie ofertowe nr 1/PFRON/PLAC2016/2016/3 składam ofertę na wykonanie przedmiotu zamówienia w zakresie objętym zapytaniem ofertowym: Cena jednego noclegu:.. zł (słownie zł:. ) Powyższa cena przedstawia pełny koszt dla Zamawiającego (w tym zgodnie z pkt. 9 lit. b Zapytania ofertowego). Dostępność obiektu dla osób niewidomych słabowidzących*: Pełna dostępność 20 punktów Częściowa dostępność 10 punktów Dostateczna dostępność 5 punktów. *Prosimy o zakreślenie właściwego punktu. Oświadczam, że: 1. Zaproponowana cena uwzględnia wszystkie koszty związane z realizacją umowy. 2. Zapoznałem/-am/-liśmy się z zapytaniem ofertowym, w tym załącznikami, oraz przyjmuję/-emy bez zastrzeżeń wymagania w nich zawarte. 3. Spełniam/-y wszystkie warunki udziału w postępowaniu. 4. W przypadku wyboru mojej/-naszej oferty zobowiązuję/-emy się do zawarcia umowy w terminie wskazanym przez Zamawiającego. 5. Zapoznałem/-am/-liśmy się z zapytaniem ofertowym oraz uzyskałem/-am/-liśmy konieczne informacje i wyjaśnienia niezbędne do przygotowania oferty. 6. Wszystkie informacje zamieszczone w ofercie są aktualne i prawdziwe. (miejscowość i data) (podpis)
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego numer 1/PFRON/PLAC2016/2016/3 Oferent (dane teleadresowe):, dnia Zamówienia na wykonanie usługi hotelarskiej zgodnie z Zapytaniem ofertowym podczas zajęć grupowych realizowanych w ramach Projektu. OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ KAPITAŁOWYCH LUB OSOBOWYCH Ja/my: Oświadczam/-y, że Wykonawca jest / nie jest* powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej (rodzice, dzieci, wnuki, teściowie, zięć, synowa), w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia (rodzeństwo, krewni małżonka/i) lub pozostawania w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli., dnia * Niepotrzebne skreślić. podpis Wykonawcy