REGULAMIN PRZETARGÓW PROWADZONYCH PRZEZ KOMISJE PRZETARGOWE SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWEJ LOKATORSKO - WŁASNOŚCIOWEJ PRZYJAŹŃ W KRZESZOWICACH Postanowienia niniejszego regulaminu zostały stworzone w oparciu o normy Ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. Nr 19 z 09,02,2004, poz. 177) z późniejszymi zmianami. Regulamin służy do organizowania i przeprowadzania przetargów na roboty budowlane, prace projektowe, ekspertyzy oraz inne prace związane z realizacją postanowień norm prawa budowlanego. Postanowienia regulaminu nie naruszają obowiązków inwestorów określonych w ustawie Prawo Zamówień Publicznych. Pojęcia zdefiniowane w ww. ustawach mają odpowiednie zastosowanie w niniejszym regulaminie. Ilekroć w regulaminie jest mowa o: 1 1. robotach budowlanych należy przez to rozumieć budowę, a także prace polegające na montażu, remoncie lub rozbiórce obiektu budowlanego, 2. prace projektowe w budownictwie należy przez to rozumieć usługę polegającą na opracowaniu koncepcji, założeń techniczno - ekonomicznych, projektu technicznego wraz z kosztorysem inwestorskim lub ślepym kosztorysem, pełnieniem funkcji nadzoru autorskiego, 3. oferent należy przez to rozumieć wykonawcę pracy projektowej w budownictwie lub robót budowlanych, dostawy lub usługi, 4. zamawiający - należy przez to rozumieć Spółdzielnie Mieszkaniową Lokatorsko - Własnościową Przyjaźń w Krzeszowicach, 5. zamówienia publiczne - należy przez to rozumieć zamówienia na roboty budowlane, dostawy oraz wykonywanie usług opłaconych ze środków budżetu w całości lub w części,
6. własnych środków finansowych należy przez to rozumieć środki pochodzące z wpłat członków Spółdzielni oraz innych źródeł związanych z działalnością Spółdzielni, 7. najkorzystniejszy w ofercie należy przez to rozumieć ofertę z najniższą ceną albo ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny oraz innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia, w szczególności kosztów eksploatacji parametrów technicznych, funkcjonalności oraz terminów wykonania. 2 1. Przetarg jest organizowany przez Zamawiającego w celu wyboru najkorzystniejszej oferty. 2. Przetarg może mieć jedną z następujących form: a. przetargu nieograniczonego może w nim uczestniczyć każdy wykonawca, niezależnie od przynależności sektorowej tj. przedsiębiorstwo państwowe, spółdzielcze, spółki prawa handlowego i cywilnego, osoby fizyczne, które dysponują własnym potencjałem produkcyjnym, prezentują odpowiedni dla zamówienia poziom wiedzy technicznej i zatrudniają pracowników posiadających odpowiednie przygotowanie zawodowe dla realizowania przedmiotu przetargu oraz spełniają wymagania niniejszego regulaminu, b. przetargu ograniczonego - może w nim uczestniczyć wykonawca zaproszony przez Zamawiającego, który zobowiąże się, że zastosuje się do wymagań niniejszego regulaminu, c. konkurs ofert - (przetarg dwustopniowy) przetarg nieograniczony lub ograniczony, w ramach którego wykonawcy w pierwszym etapie są obowiązani przedstawić własne warunki wykonania (zakres rzeczowy i finansowy wykonania oraz termin wykonania); w drugim etapie uczestniczą wyłącznie wykonawcy wybrani przez Zamawiającego spośród wszystkich oferentów oraz dodatkowo zaproszeni inni wykonawcy, niekoniecznie uczestniczący w pierwszym etapie konkursu, d. zlecenia z wolnej ręki (bezprzetargowe) Zamawiający zleca wykonanie robót, prac projektowych w budownictwie wybranemu bez przetargu przez Zamawiającego wykonawcy, e. negocjacji z zachowaniem konkurencji przez co należy rozumieć udzielenie zamówienia, w którym zamawiający negocjuje warunki umowy w sprawie zamówienia
z odpowiednią, zapewniającą konkurencję liczbą dostawców lub wykonawców, jednak nie mniejszą niż dwóch. Formę tę można stosować gdy zachodzi jedna z okoliczności: - zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia w sytuacji, której wcześniej nie można było przewidzieć i nie wynika ona z winy Zamawiającego, - wszczęto postępowania przetargowe i nie wpłynęła wymagana liczba ważnych ofert, bądź wszystkie oferty zostały odrzucone, a jednocześnie uzasadnione jest przypuszczenie, że powtórny przetarg nie doprowadzi do zawarcia umowy. Pierwotne warunki zamówienia nie mogą być w istotny sposób zmienione. f. zapytanie o cenę należy przez to rozumieć pytania do co najmniej trzech dostawców lub wykonawców, które zapewnią wybór najkorzystniejszej oferty, konkurencji i sprawny przebieg postępowania. 3. Każdorazową decyzję o wyborze formy przetargu podejmuje Zarząd Spółdzielni. 3 1. O przetargu Zamawiający powiadamia wykonawców za pośrednictwem: a) ogłoszenia w prasie lokalnej lub ogólnokrajowej, b) ogłoszenia zamieszczonego na tablicy ogłoszeń w miejscu ogólnie dostępnym, c) w przetargu ograniczonym listownie lub innej formie wybranej przez Zamawiającego, d) Internetu. 2. W przypadku udziału w finansowaniu zlecanych robót za środków budżetu Gminy lub innych jednostek gospodarczych, Zamawiający zawiadamia o przetargu wykonawców za pośrednictwem biuletynu zamówień publicznych oraz odpowiedni organ samorządowy celem uczestniczenia w pracach Komisji Przetargowej. 3. O sposobie zawiadamiania o przetargu decyduje każdorazowo Zarząd Spółdzielni Mieszkaniowej. 4. Ogłoszenie przetargowe winno nastąpić na 14 dni przed terminem składania ofert.
4 1. Zarząd Spółdzielni może zdecydować o odstąpieniu od formy przetargowej i powierzyć wykonanie zlecenia dowolnemu wykonawcy z wolnej ręki w następujących przypadkach: a) w sytuacjach uzasadniających pilność wykonania zlecenia związanych z koniecznością usuwania awarii i jej skutków lub innych zdarzeń losowych bez względu na wartość zamówienia; w takim przypadku Zarząd zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić Radę Nadzorczą, b) przy niewielkich zakresach robót nieprzekraczających wartości 15.000,00 zł., słownie: piętnaście tysięcy złotych. 2. Zarząd Spółdzielni może zdecydować o odstąpieniu od przetargu również wtedy kiedy do przetargu zgłosi się tylko jeden oferent, który spełnia wymagania Zamawiającego, a powtórne ogłoszenie przetargu jest nieuzasadnione z uwagi na brak czasu i koszty przetargu za wyjątkiem robót wymienionych w 3 pkt.2. 3. Nie dopuszcza się dzielenia wartości prac w celu pominięcia procedur przetargu. 5 Z udziału w przetargu wyklucza się: 1. wykonawców, którzy chociażby jednego z zamówień wykonywanych w okresie ostatnich 12-mcy przed przystąpieniem do niniejszego przetargu, nie wykonali z należytą starannością przez co należy rozumieć terminowość i jakość wykonania, 2. wykonawców, w odniesieniu do których wszczęto postępowanie upadłościowe lub których ogłoszono upadłość, 3. wykonawców, którzy zalegają z uiszczeniem podatków lub składek na ubezpieczenia społeczne, 4. osoby fizyczne, które prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem przetargowym albo inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, 5. osoby prawne, których urzędujących członków władz prawomocnie skazano za przestępstwa popełnione w związku z postępowaniem przetargowym albo inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych,
6. wykonawców pozostających w stosunku małżeńskim lub w stosunku pokrewieństwa w linii prostej lub linii bocznej do drugiego stopnia do członków Zarządu, Rady Nadzorczej i Komisji Przetargowej; z postępowania są wyłączeni także wykonawcy związani z członkami Zarządu, Rady Nadzorczej lub Komisji Przetargowej z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli, bądź zastępstwa procesowego. 6 1. Przetarg przeprowadza Komisja przetargowa powołana Uchwałą Zarządu zamawiającego. 2. Komisja składa się z co najmniej trzech pracowników Zamawiającego, posiadających kwalifikację i wiedzę w zakresie przedmiotu przetargu. 3. W pracach Komisji winni uczestniczyć: a) członkowie Rady Nadzorczej upoważnieni odpowiednią uchwałą Rady Nadzorczej w celu nadzorowania i kontroli sposobu przeprowadzenia postępowania przetargowego (zgodnie z 144 ust. 2 pkt. 2 Statutu Spółdzielni), b) Radca Prawny, c) inne osoby, których zaproszenie do udziału Zamawiający uzna za uzasadnione (np. biegli), z zastrzeżeniem, że osoby te nie mogą brać udziału w podejmowaniu decyzji o wyborze oferenta. 4. Członkowie Komisji Przetargowej są związani tajemnicą służbową w zakresie wiadomości, które uzyskały w toku pracy Komisji Przetargowej. 7 Do obowiązków członków Komisji należy: 1. Zapoznanie się z warunkami prowadzenia przetargu, przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; w szczególności dokonują oceny czy dostawcy lub wykonawcy spełniają wymagane warunki, oceniają oferty oraz przedstawiają propozycje wyboru oferty najkorzystniejszej. 2. Zapoznanie się z dokumentacją projektową, kosztorysami i innymi dokumentami w zakresie zamówienia.
3. Opracowanie projektu umowy na przedmiot zamówienia lub sporządzenie zestawienia istotnych postanowień ww. umowy, które bezwarunkowo należy ująć w umowie. 4. Opracowanie tekstu ogłoszenia o każdym rodzaju przetargu z uwzględnieniem postanowień 10 niniejszego regulaminu. 8 Wszystkie oświadczenia i zawiadomienia składane przez Zamawiającego i wykonawców wymagają formy pisemnej. 9 Przystępując do udziału w przetargu każdy wykonawca składa następujące pisemne dokumenty potwierdzające, że: 1. jest uprawniony do występowania w obrocie prawnym zgodnie z wymaganiami ustawowymi, 2. posiada uprawnienia niezbędne do wykonania określonych prac lub czynności, jeżeli istnieje ustawowy obowiązek posiadania takich uprawnień, 3. posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie, potencjał ekonomiczny i techniczny, a także pracowników zdolnych do wykonania zamówienia, 4. znajduje się w sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, 5. nie podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 17 ustawy Prawo Zamówień Publicznych, 6. wpis do rejestru handlowego lub wpis do ewidencji działalności gospodarczej, 7. zaświadczenie o nadanie REGON, 8. potwierdzenie zgłoszenia rejestrującego podatnika o podatku VAT, 9. zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o niezaleganiu z uiszczaniem podatku, 10. zaświadczenie z ZUS o niezaleganiu w odprowadzeniu składek na ubezpieczenia społeczne, 11. wycenę ryczałtową lub kosztorysową robót wraz z nośnikami cenotwórczymi, 12. referencje na temat dotychczasowej działalności.
10 Ogłoszenie o przetargu powinno zawierać podstawowe informacje o przedmiocie zamówienia, m.in.: 1. Nazwę i adres zamawiającego. 2. Określenie charakterystycznych cech przedmiotu przetargu, a do robót budowlanych rodzaj, zakres i lokalizację prac budowlanych. 3. Wymagany termin realizacji zamówienia. 4. Informacje o warunkach, które musi spełnić oferent, aby jego oferta została poddana ocenie. 5. Warunki i terminy kontaktowania się wykonawcy z Zamawiającym w celu bliższego zapoznania się z przedmiotem zamówienia, pobrania specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wskazanie ceny egzemplarza tych warunków. 6. Miejsce i termin składania ofert. 7. Miejsce i termin otwarcia ofert. 8. Wysokość wadium przetargowego wraz z warunkami wpłaty wadium na konto Zamawiającego. 9. Zastrzeżenie, że zamawiającemu przysługuje prawo swobodnego wyboru wykonawcy, jak też prawo unieważnienia przetargu bez podania przyczyny. 10. W przypadku przedmiotu przetargu objętego zamówieniami publicznymi, należy spełnić wymogi określone przez właściwy organ. 11. W przypadku przedmiotu przetargu finansowanego przez inne jednostki gospodarcze należy spełnić warunki podane przez te jednostki. 11 Obowiązki oferenta Wykonawcy robót: 1. Oferta na przedmiot przetargu winna być złożona w kopercie zaklejonej i zabezpieczonej przed łatwym dostępem do jej zawartości przez osobę niepowołaną oraz opisana przetarg na wykonanie (nazwa przedmiotu przetargu) pełna nazwa i adres oferenta i oznaczona klauzulą nie otwierać przed (ustalona data). 2. Ofertę złożoną po terminie w przypadku rozstrzygnięcia przetargu zwraca się bez jej otwierania.
3. Wyznaczony przez Zamawiającego termin składania ofert nie może być krótszy niż 2 tygodnie. 4. Oferta winna ponadto spełniać warunki 9 niniejszego regulaminu. 12 1. Wadium wpłacone przez oferenta stanowi zryczałtowaną wartość odszkodowania w przypadku nieuzasadnionego wycofania się oferenta z przetargu. Jego wysokość zostanie ustalona uchwałą Zarządu Spółdzielni w przedziale 1-10% wartości zamówienia. 2. Wpłata wadium winna być wnoszona w środkach pieniężnych na rachunek bankowy Zamawiającego w nieprzekraczalnym terminie, określonym w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ), przy czym za nieprzekraczalny termin rozumie się datę wpływu na rachunek bankowy Zamawiającego. 3. Wniesione wadium nie podlega oprocentowaniu i jest zwracane w wysokości nominalnej wniesionej. 4. Dla oferentów, których oferty zostały odrzucone lub wycofane przed upływem terminu ich składania wadium wypłacane jest w terminie do 30 dni po rozstrzygnięciu przetargu. 5. Oferentowi, który wygrał przetarg, wadium jest zaliczane na poczet zabezpieczenia należytego wykonania przedmiotu umowy i jest zwracane w wysokości nominalnej w terminie do 14 dni po podpisaniu Protokołu Odbioru Końcowego robót. 6. W przypadku wycofania się oferenta wybranego przez Komisję Przetargową i nie podpisania umowy wpłacone wadium nie podlega zwrotowi i przepada na rzecz Zamawiającego. 13 Projekt umowy będzie każdorazowo przedstawiony oferentom przez Komisję po ogłoszeniu przetargu, z którym winni zapoznać się zainteresowani przed złożeniem oferty.
14 1. Otwarcie ofert następuje w miejscu i terminie określonym w ogłoszeniu przetargowym. Oferty nieodpowiadające wymaganiom niniejszego regulaminu odrzuca się. 2. Komisja Przetargowa po merytorycznej analizie porównawczej ofert przyjmie uzgodnione stanowisko w sprawie oceny ofert. 3. W przypadku przetargu dwustopniowego komisja w I etapie kwalifikuje oferty do II etapu, w którym dopuszczalne jest prowadzenie negocjacji dotyczących złożonych ofert pomiędzy Komisją Przetargową a oferentami. 4. Komisja Przetargowa z każdego posiedzenia sporządza protokół podpisany przez członków Komisji, w którym uzasadnia swoje stanowisko i motywację wyboru. 5. Przewodniczący Komisji Przetargowej występuje do Prezesa Zarządu o zatwierdzenie wyników przetargu. 6. Prezes Zarządu w przypadkach szczególnie uzasadnionych może unieważnić wynik przetargu, a swą decyzję winien przedstawić i uzasadnić na najbliższym posiedzeniu Zarządu. Szczególnie uzasadnionymi przypadkami pozwalającymi unieważnić przetarg są m.in.: gdy po wyborze wyszły na jaw okoliczności dyskredytujące wiarygodność oferenta lub gdy wybór oferenta narusza interes Spółdzielni. 7. O wynikach przetargu zawiadamia się zainteresowane strony, w sposób dający potwierdzenie w terminie do 7 dni od daty posiedzenia komisji. 15 W przypadku złożenia mniej niż dwóch ofert, odrzucenia wszystkich ofert albo kiedy zaistniały przesłanki wskazujące, iż oferenci weszli w zmowę przeciwko Zamawiającemu, przetarg unieważnia się, zawiadamiając o tym fakcie niezwłocznie wszystkich oferentów bez podania przyczyn unieważnienia przetargu. 16 Z tytułu odrzucenia ofert, oferentom nie przysługuje żadne roszczenie przeciwko Zamawiającemu.
17 Wykonawca zobowiązany jest podpisać umowę w terminie 14 dni od daty zakończenia postępowania przetargowego. 18 W imieniu Zamawiającego przetarg może przeprowadzić inna osoba prawna wskazana przez Zamawiającego i posiadająca do tego odpowiednie pełnomocnictwa Zarządu (np. Inwestor Zastępczy). 19 1. Traci moc Regulamin uchwalony przez Radę Nadzorczą Spółdzielni w dniu 18.04.2002 roku Uchwałą Nr 15/02. 2. Regulamin został uchwalony przez Radę Nadzorczą Spółdzielni Mieszkaniowej Lokatorsko -Własnościowej w dniu 31.03.2008, Uchwała Nr 21/08 i wchodzi w życie z dniem uchwalenia. Ostatnia zmiana Uchwała nr 65/09 uchwalona przez Radę Nadzorczą w dniu 29.12.2009 r.