Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie (0-10..-22) 628-28-62, 628-78-42, Fax. RIO 628-31-16 Adres, ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa Wydz. Kontroli (0-10..-22) 625-38-59, 625-21-55, Fax. RIO 629-43-29 Adres, ul. śurawia 24 a, 00-515 Warszawa RIO - II - 0913 / 411 / 2007 Warszawa, dnia 03.12.2007 r. Pan Marek Skowroński Burmistrz Gminy Konstancin Jeziorna 05-520 Konstancin - Jeziorna ul. Warszawska 32 Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia 23.11.2007r. Wystąpienie pokontrolne Działając na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. Nr 55 z 2001 r., poz. 577 z późn. zm.) i Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb, liczby członków kolegium i trybu postępowania (Dz. U. Nr 167 z 2004r., poz. 1747) przeprowadzona została w dniach od 25.07.2007r. do 22.11.2007r. kontrola kompleksowa gospodarki finansowej. Kontrolą objęto okres 2006 roku zgodnie z programem kontroli. Kontrola wykazała nieprawidłowości i niedociągnięcia, dlatego w celu ich wyeliminowania w przyszłości, na podstawie art. 9 ust. 2 w/w ustawy wnioskuję co następuje: I. Ustalenia ogólno-organizacyjne 1. Analiza terminowości przesyłania uchwał i zarządzeń do zaopiniowania przez RIO wykazała, Ŝe uchwały Rady Miejskiej i Zarządzenia Burmistrza objęte nadzorem 1
regionalnej izby obrachunkowej przekazywane były do RIO z przekroczeniem ustawowego terminu wynoszącym od 1 do 5 dni. ( str. 6 protokołu, załącznik Nr 5) Stosownie do art. 90 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (tj. Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm. ) uchwały Rady Miejskiej i zarządzenia Burmistrza objęte zakresem nadzoru regionalnej izby obrachunkowej przekazywać do organu nadzoru w terminie 7 dni od dnia ich podjęcia. 2. W roku 2006 nie przeprowadzono kontroli 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych Gminy Konstancin - Jeziorna. (str. 10 protokołu, załącznik Nr 7) Przestrzegać art. 187 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.), który mówi, Ŝe przewodniczący zarządu jednostki samorządu terytorialnego kontroluje przestrzeganie przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych, realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Kontrola obejmuje w kaŝdym roku, co najmniej 5 % wydatków podległych jednostek organizacyjnych. 3. W 2006 roku nie został opracowany plan audytu Gminy Konstancin - Jeziorna oraz nie sporządzono sprawozdania z jego wykonania. (str.10 protokołu, załącznik Nr 8) Przestrzegać art. 53 ust. 5 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.), zgodnie z którym audytor wewnętrzny przedstawia kierownikowi jednostki : do końca marca kaŝdego roku - sprawozdanie z wykonania planu audytu za rok poprzedni i do końca października kaŝdego roku - plan audytu na rok następny. II. Księgowość i sprawozdawczość budŝetowa 4. Nie wszystkie operacje gospodarcze ujęte w księgach rachunkowych Urzędu jednostki budŝetowej zostały wprowadzone do ksiąg na podstawie poprawnych dowodów źródłowych, tj. : - zapisów księgowych dokonywano na podstawie kserokopii faktur, natomiast oryginały faktur zostały odesłane do wystawcy, - faktury nie zostały podpisane pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym. (str. 12 protokołu, załącznik nr 9). Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać na podstawie dowodów księgowych sporządzonych zgodnie z przepisami art. 20 22 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) oraz 5 ust. 5 Zarządzenia Nr 40/IV/2005 Burmistrza Gminy Konstancin-Jeziorna z dnia 05.07.2005r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu i kontroli dowodów finansowo-księgowych, 2
zasad ich sporządzania i ewidencji oraz procedur kontroli finansowej oraz wprowadzenia Instrukcji kasowej. W zakresie postępowania z dowodami zewnętrznymi (fakturami VAT) przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług ( Dz. U. Nr 95, poz. 798 z późn. zm. ). III. Gospodarka pienięŝna i rozrachunki 5. Obsługa bankowa budŝetu Gminy Konstancin-Jeziorna prowadzona jest na podstawie umowy zawartej w dniu 24.04.1994r. z Bankiem Spółdzielczym w Piasecznie, który nie został wybrany w trybie przepisów o zamówieniach publicznych. Umowę zawarto na czas nieokreślony. (str. 19-20 protokołu, załącznik Nr 11) Bezwzględnie przestrzegać art. 195 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych ( Dz. U. z 2005r. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.), który stanowi cyt. bankową obsługę budŝetu jednostki samorządu terytorialnego wykonuje bank wybrany na zasadach określonym w przepisach o zamówieniach publicznych, w powiązaniu z art. 142 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U z 2006r. Nr 164, poz. 1163), zgodnie z którym umowy zawiera się na czas oznaczony. 6. W 2006 roku dokonano zapłaty odsetek za zwłokę w łącznej kwocie 10.040,39zł z tytułu nieterminowego dokonywania wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych za okres od stycznia 2001r. do lutego 2005r. (str.23-24 protokołu, załącznik Nr 55) Przestrzegać zasad wynikających z art. 49 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych ( Dz. U. Nr 123, poz. 776 z późn. zm.), zgodnie z którym wpłaty na PFRON winny być dokonywane w terminie do dnia 20 następnego miesiąca po miesiącu, w którym zaistniały okoliczności powodujące powstanie obowiązku wpłat. Zobowiązania regulować terminowo aby nie dopuścić do uszczuplenia środków publicznych i naruszenia dyscypliny finansów publicznych, o której mowa w art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 17 grudnia 2004r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005r. Nr 14, poz. 114 z późn. zm.). IV. Wykonanie budŝetu 7. Nie dokonywano czynności sprawdzających dotyczących wykazywania danych w deklaracjach podatkowych w podatku rolnym od osób fizycznych. (str. 37 protokołu, załącznik Nr 18) 3
Stosownie do przepisów określonych art. 272 i art. 274 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) dokonywać czynności sprawdzających, mających na celu stwierdzenie poprawności wypełnionych deklaracji podatkowych. W przypadku stwierdzenia błędów w deklaracjach, wzywać podatników do złoŝenia wyjaśnień lub skorygowania deklaracji. 8. Opłaty za zezwolenia na sprzedaŝ napojów alkoholowych nie były naliczane proporcjonalnie do okresu waŝności zezwolenia. Opłaty naliczano od momentu odbioru przedmiotowego zezwolenia. (str. 52-53 protokołu, załącznik Nr 21) Przestrzegać przepisów z art. 11 1 ust. 8 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi ( tj. Dz. U. z 2002 Nr 147, poz.1231 ze zm.) zgodnie z którym w roku nabycia zezwolenia na sprzedaŝ napojów alkoholowych opłaty dokonuje się w wysokości proporcjonalnej do okresu waŝności zezwolenia. 9. Opłaty za zajęcie pasa drogowego były naliczane i pobierane niezgodnie z art. 40 ust. 4 ustawy o drogach publicznych. (str. 54 protokołu, załącznik Nr 22) Ustalać i pobierać opłaty za zajęcie pasa drogowego zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów ustawy z dnia 21 marca 1985r. o drogach publicznych ( tj. Dz. U. z 2007r. Nr 19, poz. 115 z późn. zm.). 10. Analiza dokumentów dotyczących zezwoleń na zajęcie pasa drogowego wykazała, Ŝe decyzja 29/2006 z dnia 08.11.2006r. w sprawie zajęcia pasa drogowego została wydana na podstawie wniosku, który nie zawierał wymaganych informacji, o których mowa w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004r. w sprawie określenia warunków udzielania zezwoleń za zajęcie pasa drogowego. (str. 54-55 protokołu, załącznik Nr 22) Przestrzegać przepisów 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004r. w sprawie określenia warunków udzielania zezwoleń za zajęcie pasa drogowego (Dz. U. Nr 140 poz. 1481 ). 11. Dochody związane z realizacją zadań zleconych z zakresu administracji rządowej (za wydane dowody osobiste) przekazywane były do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego z naruszeniem zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 10 listopada 2000r. w sprawie szczegółowych zasad, trybu i terminów opracowywania planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami oraz przekazywania jednostkom samorządu terytorialnego dotacji celowych na realizację tych zadań. ( str. 56-57 protokołu, załącznik Nr 23). 4
Dochody związane z realizacją zadań zleconych z zakresu administracji rządowej odprowadzać do MUW na zasadach i w terminach określonych w 8 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 lipca 2006 roku w sprawie planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami przekazywania dotacji celowych i przekazywania pobranych dochodów związanych z realizacją tych zadań (Dz. U. Nr 135 poz.955), tj. wg stanu środków na 10 i 20 dzień kaŝdego miesiąca w terminach odpowiednio do 15 i 25 danego dnia miesiąca. 12. W związku z wykonaniem remontów nawierzchni dróg gminnych na podstawie umowy - zlecenia nr RO 5548/29/06 z dnia 10.03.2006r. nie zawarto pisemnego aneksu wprowadzającego zmiany w zakresie przedmiotu robót i ceny jednostkowej oraz dokonano wypłaty wynagrodzenia wykonawcy wg stawek nie wynikających z podpisanego zlecenia. (str.64-66, załącznik Nr 25-27). Przestrzegać warunków umów i egzekwować postanowienia w nich zawarte mając na uwadze przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. - Kodeks Cywilny ( Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.). JeŜeli umowa została zawarta w formie pisemnej równieŝ postanowienia odnośnie jej uzupełnienia lub zmiany powinny być dokonane w formie pisemnej, co wynika z art. 77 1 KC. 13. Nieprawidłowo ustalono wysokość i dokonano wypłaty ryczałtu z tytułu uŝywania własnego samochodu do celów słuŝbowych przez pracowników Urzędu za miesiące : marzec 2006r., kwiecień 2006r., maj 2006r. i listopad 2006r. (str. 78-84, załącznik Nr 38 i Nr 39) Przestrzegać zapisów zawartych w 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów uŝywania do celów słuŝbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy ( Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.) zgodnie z którym kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za kaŝdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróŝy słuŝbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za kaŝdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów słuŝbowych. 14. Analiza dokumentów w sprawie dotacji udzielonych dla podmiotów nie będących jednostkami organizacyjnymi gminy wykazała, Ŝe zwrot niewykorzystanych środków z dotacji przyznanej dla Ludowego Klubu Sportowego Skra Obory na podstawie umowy Nr ST-1/06 z dnia 23.05.2006r. oraz Aneksu Nr 1 z dnia 27.10.2006r. nastąpił dnia 23.02.2007r., czyli 39 dni po terminie określonym w 9 ust. 1 umowy oraz z tytułu opóźnienia Urząd nie naliczył i nie wyegzekwował naleŝnych odsetek od środków zwróconych po terminie umowy. (str. 87-88, załącznik Nr 40) 5
Przestrzegać zasad dotyczących rozliczania udzielonych dotacji określonych w zawartych umowach oraz art. 176 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.). W przypadku nie dotrzymania przez jednostki dotowane terminów rozliczenia się z otrzymanych dotacji naliczać i egzekwować naleŝne odsetki na zasadach określonych w zawartych umowach. 15. Zwrotu wadiów oferentom biorącym udział w przetargu na pielęgnację i wycinkę drzew na terenie gminy Konstancin Jeziorna w roku 2006 dokonano : w dniu 28.04.2006r., tj. po upływie 67 dni od terminu związania ofertą oraz w dniu 02.10.2007r., tj. 594 dni od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. (str. 94-95, załącznik Nr 42) Niezwłocznie dokonywać zwrotu wadiów przetargowych mając na uwadze przepisy art. 46 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2006r. Nr 164, poz. 1163 z późn. zm.). 16. Wadium w przetargu na bieŝące utrzymanie i drobne remonty dróg gminnych w latach 2006-2007 na terenie gminy Konstancin-Jeziorna zostało ustalone w wysokości 250.000zł, tj. 5% wartości zamówienia. (str. 97, załącznik Nr 43) Przestrzegać przepisów art. 45 ust. 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2006r. Nr 164, poz. 1163 z późn. zm.), zgodnie z którym kwota wadium moŝe być określona przez Zamawiającego w granicach od 0,5 % do 3 % wartości zamówienia. V. Mienie komunalne 17. Nieprawidłowo zakwalifikowano do Wartości niematerialnych i prawnych środek trwały o niskiej wartości. Dokonano błędnego naliczenia umorzenia wg stawki 20% zamiast 100% umorzenia w miesiącu oddania do uŝywania. (str. 126 protokołu, załącznik Nr 52) Umorzenia środków trwałych dokonywać wg stawek określonych dla poszczególnych rodzajów środków trwałych w załączniku Nr 1 do ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000r. Nr 54 poz. 654 z późn. zm.). W celu uniknięcia w przyszłości nieprawidłowości w zakresie dokumentowania i ujmowania w ewidencji poszczególnych rodzajów środków trwałych naleŝy bezwzględnie przestrzegać Zarządzenia Nr 40/IV/2005 Burmistrza Gminy z dnia 05.07.2005r. 18. Nieprawidłowości dotyczące dokumentowania przyjęcia środków trwałych na stan ewidencyjny jednostki. Na dowodach OT stwierdzono m.in. brak daty przyjęcia środka 6
trwałego, brak podpisów osób materialnie odpowiedzialnych, dokumenty OT nie były opatrzone datą, a w księgach inwentarzowych nie były wpisywane numery inwentarzowe środków trwałych. (str. 126-127 protokołu, załącznik Nr 53) Gospodarkę środkami trwałymi realizować zgodnie z Zarządzeniem Nr 40/IV/2005 Burmistrza Gminy Konstancin-Jeziorna z dnia 05.07.2005r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu i kontroli dowodów finansowo-księgowych, zasad ich sporządzania i ewidencji oraz procedur kontroli finansowej oraz wprowadzenia Instrukcji kasowej. Celem uniknięcia w przyszłości podobnych nieprawidłowości naleŝy zobowiązać osoby odpowiedzialne do przekazywania dokumentów na bieŝąco sporządzonych poprawnie do Wydziału Finansowego, co zapewni właściwy obieg informacji pomiędzy wydziałami urzędu oraz pozwoli uniknąć podobnych błędów. Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest: - Burmistrz Gminy, - Skarbnik Gminy. Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577 z 2001r. z późn. zm.) Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie oczekuje (w 2 egz.) zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia. Przekazując powyŝsze, proszę jednocześnie o zapoznanie z treścią wystąpienia pokontrolnego Radnych na najbliŝszej sesji Rady Gminy. Zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy jw. do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Burmistrzowi Gminy prawo zgłoszenia zastrzeŝenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty trzymania wystąpienia pokontrolnego. Podstawą zgłoszenia zastrzeŝenia moŝe być tylko zarzut naruszenia prawa przez błędną jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie. Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej /-/ mgr Jerzy Urbaniak Do wiadomości: Rada Miejska Konstancin-Jeziorna 7