Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 71/2016 Burmistrza Miłakowa z dnia 08 listopada 2016 roku Procedury obowiązujące w zakresie zapewnienia poprawności i spójności rozliczeń podatku VAT w Gminie Miłakowo oraz jej jednostkach budżetowych 1. Zobowiązuje się dyrektorów/kierowników jednostek do przeglądu dochodów budżetowych osiąganych przez daną jednostkę i odprowadzania do budżetu Gminy pod kątem opodatkowania podatkiem od towarów i usług VAT, oraz podziału ich na trzy kategorie: - objętych zwolnieniami od VAT, - objętych stawkami VAT (23%, 8% i 5%), - niepodlegających opodatkowaniu podatkiem VAT. 2. Zobowiązuje się dyrektorów/kierowników jednostek budżetowych do sporządzenia aneksów umów. Aneksy powinny zawierać zmianę strony umowy (stroną umowy powinna być gmina reprezentowana przez jednostkę) oraz informację o konieczności doliczenia do pobieranej ceny właściwej kwoty podatku od towarów i usług wg stawki wynikającej z ustawy o podatku od towarów i usług. 3. W przypadku, gdy wcześniej zawarte umowy nie określają kwot brutto ani klauzuli o doliczeniu należnej kwoty podatku VAT do ceny netto, to w aneksach do umów należy taki zapis zamieścić. W przypadku braku możliwości takiego zapisu, należy podatek od towarów i usług obliczyć metodą w stu. 4. Nowe umowy po 1 stycznia 2017 roku, należy zawierać w imieniu Gminy Miłakowo. Powinny one zawierać pełną nazwę gminy, jej adres i jej NIP oraz dane jednostki jako podmiotu reprezentującego gminę, czyli pełną nazwę jednostki wraz z jej adresem, a także podpis dyrektora/kierownika jednostki z upoważnienia Burmistrza Miłakowa. 5. W przypadku posiadania przez jednostkę kasy rejestrującej dopuszcza się zgodnie ze specustawą o centralizacji dalsze jej używanie przez okres dwóch lat (2017-2018) bez zmiany danych identyfikacyjnych sprzedawcy na paragonach fiskalnych. Jednakże począwszy od 1 stycznia 2019 r. dalsze jej używanie uzależnione jest od doprowadzenia do poprawności danych identyfikacyjnych drukowanych na dokumentach generowanych przez te kasy, poprzez zgłoszenie tej sprawy serwisantowi kasy i dostosowanie się do jego zaleceń. Natomiast w jednostkach nie posiadających kasy rejestrującej zobowiązuje się ich dyrektorów do przeanalizowania przepisów prawnych w zakresie ewentualnego obowiązku jej zainstalowania. Informację w tym zakresie należy przekazać do Referatu Finansów Urzędu Miejskiego w Miłakowie.
6. Począwszy od miesiąca stycznia 2017 roku zobowiązuje się dyrektorów/kierowników jednostek do obowiązkowego prowadzenia cząstkowych ewidencji sprzedaży za poszczególne miesiące rozliczeniowe. Ewidencja dokonywanej sprzedaży powinna być prowadzona zarówno na podstawie wszelkich wystawianych przez jednostkę faktur, jak i na podstawie innych dokumentów finansowych, w tym dokumentów finansowych sprzedaży na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej. Wówczas ewidencja sprzedaży może być prowadzona np. na podstawie kwitariuszy wydanych obiadów na stołówce szkolnej lub zestawień przypisów księgowych odnośnie czynszu najmu. 7. W celu zapewnienia poprawności i jednolitości rozliczeń podatku VAT ustala się metodę bezpośredniego rozliczenia podatku naliczonego zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. 8. W przypadku gdy jednostce przysługuje prawo do odliczeń podatku naliczonego VAT, to począwszy od stycznia 2017 roku zobowiązuje się dyrektora/kierownika jednostki do prowadzenia cząstkowych ewidencji zakupów za poszczególne miesiące rozliczeniowe. Ewidencja dokonywanych zakupów powinna być prowadzona wyłącznie na podstawie otrzymywanych faktur, z których jednostka posiada wynikające z ustawy o VAT prawo do odliczeń podatku naliczonego VAT. 9. W celu identyfikacji prowadzonych cząstkowych ewidencji sprzedaży i zakupu w jednostkach, ustala się następujący sposób ich oznaczenia: a) nazwa rejestru zakupu, b) nazwa rejestru sprzedaży, c) okres, którego dotyczy: miesiąc/rok, d) nazwa podmiotu: pełna nazwa gminy/ pełna nazwa jednostki, e) adres jednostki, f) NIP gminy. 10. Faktury sprzedaży wystawiane w imieniu gminy muszą zawierać wszystkie niezbędne elementy określone ustawą o podatku od towarów i usług oraz następujące dane identyfikacyjne wg wzoru: Sprzedawca: Gmina Miłakowo, ul. Olsztyńska 16, 14-310 Miłakowo NIP: 741-20-25-674 Wystawca: Nazwa i adres jednostki organizacyjnej Faktury wystawiane przez jednostkę organizacyjną Gminy Miłakowo powinny być numerowane chronologicznie, odrębnie dla każdego roku kalendarzowego wg schematu: Numer faktury/symbol jednostki/miesiąc/rok.
W celu ujednolicenia numeracji faktur sprzedaży wystawianych w imieniu Gminy przez poszczególne jednostki ustala się symbole wykazane w załączniku Nr 2 do niniejszego zarządzenia. Odrębna numeracja powinna być prowadzona dla faktur korygujących i wewnętrznych. Wszelkie odpłatne czynności jednostek organizacyjnych gminy na rzecz gminy lub dokonywane pomiędzy samymi jednostkami (w tym dostawa i refakturowanie mediów) powinny być dokumentowane notą księgową i nie należy ich ujmować w ewidencji sprzedaży ani w deklaracjach cząstkowych. Nie dotyczy to jednak odpłatnych świadczeń, jeżeli stroną takiej transakcji będzie inna jednostka samorządu terytorialnego (inna gmina, powiat, województwo). Taką transakcję wówczas dokumentuje się fakturą, a wynikające z niej kwoty ujmuje się w ewidencji sprzedaży i w deklaracji dla towarów i usług (VAT-7). 11. Faktury zakupu, oprócz elementów określonych w ustawie o podatku od towarów i usług powinny zawierać następujące dane identyfikacyjne nabywcy wg wzoru: Nabywca: Gmina Miłakowo, ul. Olsztyńska 16, 14-310 Miłakowo NIP: 741-20-25-674 Odbiorca: Nazwa i adres jednostki organizacyjnej Faktury dotyczące zakupów towarów i usług powinny być stemplowane datą ich otrzymania, ponieważ prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. 12. By nie powodować wydłużenia obiegu faktur nabycia dotyczących konkretnych jednostek oraz w celu dochowania wynikającego z nich terminu płatności, należy ich wystawcom jednoznacznie wskazać adresata faktur. Oznacza to, iż faktura taka powinna być doręczona podmiotowi widniejącemu w niej jako odbiorca, a nie nabywca. 13. Jednostki organizacyjne gminy będą prowadzić dla celów prawidłowego sporządzenia cząstkowych deklaracji dla podatku od towarów i usług (VAT-7), ewidencję sprzedaży towarów i usług (wygenerowanych z systemu PUMA z modułu Faktury) oraz ewidencję zakupów towarów i usług (wzór 1). 14. Ewidencję zakupów towarów i usług sporządza się wyłącznie na podstawie otrzymanych faktur i to tylko tych, które są związane ze stawkami podatku od towarów i usług (23%, 8% lub 5%) i dają jednostce prawo do pełnego lub częściowego odliczenia podatku od towarów i usług naliczonego. 15. Obowiązuje sporządzanie ewidencji zerowych.
16. Jednostki organizacyjne sporządzają deklaracje cząstkową dla podatku od towarów i usług (VAT-7) na podstawie danych wynikających ze sporządzonych przez nie ewidencji VAT. Kwoty ujmowane w deklaracjach powinny obejmować wartości w groszach (bez zaokrągleń). 17. Obowiązuje sporządzanie deklaracji zerowych. Podmiotem, do którego adresowana jest deklaracja cząstkowa dla podatku od towarów i usług (VAT-7) jest Gmina Miłakowo. Dane identyfikacyjne podatnika to dane jednostki sporządzającej deklaracje. 18. W cząstkowej ewidencji sprzedaży oraz deklaracji dla podatku od towarów i usług (VAT- 7), jednostka wykazuje kwoty należne, dla których obowiązek podatkowy powstał w danym miesiącu. Zgodnie z art. 19a ustawy o podatku od towarów i usług obowiązek podatkowy przypada: a) w dacie świadczenia, b) w dacie wystawienia faktury, nie później niż w dacie upływu terminu, c) w dacie sprzedaży bądź nabycia towarów objętych odwrotnym obciążeniem. 19. Za treść złożonych dokumentów, poprawne obliczenie i zadeklarowanie kwoty podatku należnego i naliczonego wykazanego w deklaracjach cząstkowych za dany okres rozliczeniowy odpowiada dyrektor/kierownik jednostki. 20. W celu prawidłowego rozliczenia przez Gminę Miłakowo podatku VAT z Urzędem Skarbowym zobowiązuje się dyrektora/kierownika jednostki do wyznaczenia osób odpowiedzialnych za prawidłowość rozliczeń podatku od towarów i usług VAT w jednostce i przekazanie tych danych do Referatu Finansowego Urzędu Miejskiego w Miłakowie. Cząstkowe ewidencje oraz wydruki kont księgowych w zakresie rozliczanego podatku VAT i deklaracje dla podatku od towarów i usług sporządzone przez jednostki organizacyjne Gminy Miłakowo, po podpisaniu przez Dyrektora/Kierownika oraz Księgowego, należy dostarczyć do sekretariatu Urzędu Miejskiego w Miłakowie, w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który ewidencje i deklaracje zostały sporządzone. Jeżeli dzień ten przypada na dzień wolny od pracy, to ww. dokumenty należy przekazać w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym ten dzień. Przekazanie ewidencji i deklaracji do Urzędu Miejskiego w Miłakowie następuje: a) w wersji elektronicznej na adres: finanse@milakowo.eu b) w wersji papierowej składanej w sekretariacie Urzędu Miejskiego w Miłakowie.
W przypadku, gdy po dostarczeniu cząstkowych ewidencji i deklaracji dla podatku VAT, przed lub po złożeniu deklaracji zbiorczej do Urzędu Skarbowego, zostaną stwierdzone nieprawidłowości lub zaistnieje inna okoliczność skutkująca koniecznością dokonania korekty deklaracji dla podatku od towarów i usług (VAT-7) za dany miesiąc, należy: a) niezwłocznie zgłosić ten przypadek do Referatu Finansów, b) sporządzić niezbędne korekty cząstkowych ewidencji i deklaracji dla podatku od towarów i usług (VAT-7) ze wskazaniem przyczyny. 21. Po otrzymaniu przez gminę cząstkowych deklaracji dla podatku VAT wraz z odpowiednimi ewidencjami, następować będzie sporządzanie zbiorczej ewidencji sprzedaży i zakupu. Na podstawie ww. zbiorczych ewidencji, pracownik Referatu Finansowego Urzędu Miejskiego w Miłakowie zajmujący się rozliczaniem podatku od towarów i usług, sporządza jedną skonsolidowaną deklarację dla podatku od towarów i usług (VAT-7), która zostaje przesłana do Urzędu Skarbowego w Ostródzie do 25 dnia miesiąca następnego po miesiącu rozliczeniowym. 22. Jednostki organizacyjne kwotę podatku od towarów i usług podlegającego wpłacie do Urzędu Skarbowego w wysokości wynikającej z deklaracji cząstkowej (poz. 51 deklaracji VAT-7) dla podatku od towarów i usług, przekazuje na rachunek podstawowy Gminy Miłakowo tj.: 11 8857 1038 3001 0000 0202 0001, w terminie do 15 dnia miesiąca następnego po miesiącu rozliczeniowym. W przypadku, gdy z deklaracji cząstkowej lub korekty deklaracji cząstkowej dla podatku od towarów i usług (VAT-7) wynikać będzie kwota do zwrotu ( poz. 54 deklaracji), podatek zostanie przekazany jednostce organizacyjnej na wskazany rachunek z rachunku Gminy Miłakowo lub po otrzymaniu tych środków z Urzędu Skarbowego nie później niż po upływie 60 dni. Burmistrz /-/ Aleksander Gawryluk