Zarządzenie Nr 57/2016 Rektora Uniwersytetu Medycznego w Lublinie z dnia 31 maja 2016 roku w sprawie zasad zawierania, realizacji oraz rozliczania umów cywilnoprawnych z osobami fizycznymi wykonującymi działalność osobiście Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym (t.j. Dz. U. z 2012 poz. 572 z późn. zm.) zarządza się, co następuje: 1 W Uniwersytecie Medycznym w Lublinie wprowadza się ogólne zasady zawierania, realizacji i rozliczania umów cywilnoprawnych z osobami fizycznymi wykonującymi działalność osobiście. 2 1. Zawarcie umowy powinno być uzasadnione potrzebą wykonania przez Uniwersytet Medyczny w Lublinie zadań określonych w ustawie Prawo o szkolnictwie wyższym i Statucie Uczelni, spełniać wymogi zapisów ustawy Prawo zamówień publicznych oraz być uzasadnione ekonomicznie, zgodnie z przepisami o finansach publicznych. 2. Przedmiot umowy nie może dotyczyć realizacji zadań i prac wynikających ze stosunku pracy z Uniwersytetem Medycznym w Lublinie oraz wykonywania zadań i czynności w warunkach określonych w art. 22 1 Kodeksu pracy. Wniosek o zawarcie umowy cywilnoprawnej 3 1. Umowę cywilnoprawną zawiera się na podstawie zatwierdzonego wniosku kierownika jednostki organizacyjnej/tematu badawczego, w której zakresie działania znajduje się przedmiot umowy lub osoby przez niego wskazanej (na podstawie pisemnego upoważnienia w przypadku osoby nie będącej pracownikiem Uniwersytetu Medycznego w Lublinie). W umowach powszechnie zawieranych kierownik jednostki organizacyjnej w porozumieniu z kierownikiem jednostki koordynującej może upoważnić do składania wniosków pracowników jednostki koordynującej. 2. Wnioski w sprawie zawarcia umowy cywilnoprawnej składa się drogą elektroniczną za pośrednictwem Portalu Pracowniczego nie później niż 20 dni przed planowanym terminem zawarcia umowy. 3. Numer wniosku generowany jest automatycznie przez system i jest częścią składową numeru zawieranej umowy. 4 1. Wniosek wymaga zatwierdzenia pod względem merytorycznym i formalnym przez jednostkę koordynującą z zastrzeżeniem ust. 2 tj.: 1) Dział Nauki w zakresie prac wykonywanych w ramach działalności naukowobadawczej oraz konferencji; 2) Dział Kształcenia w zakresie działalności dydaktycznej (w tym dotyczącej działalności organizacji studenckich), działalności Chóru oraz Zespołu Pieśni i Tańca; 3) właściwy Dziekanat - w zakresie opracowywania recenzji dorobku naukowego, promotorstwa prac doktorskich, studiów podyplomowych, praktyk zawodowych, kursów
przygotowawczych, egzaminów w ramach przewodów doktorskich, nostryfikacji dyplomów, tłumaczeń dyplomów, realizacji zajęć fakultatywnych; 4) Ośrodek Kształcenia Podyplomowego - w zakresie kursów i szkoleń należących do kompetencji Ośrodka Kształcenia Podyplomowego; 5) Dział Jakości Kształcenia w zakresie rekrutacji na studia oraz oceny jakości kształcenia; 6) Biuro Promocji i Rozwoju Uczelni w zakresie prac związanych z promocją i rozwojem Uczelni; 7) Wydawnictwo w zakresie wydawanych publikacji i czasopism; 8) Dział Planowania i Analiz Ekonomicznych w zakresie działalności pomocniczej; 9) Komisja Bioetyczna w zakresie spraw związanych z pracami Komisji Bioetycznej; 10) Biuro Rektora w zakresie opinii sądowo lekarskich nie wykonywanych w ramach działalności pomocniczej, o której mowa w pkt. 8. 11) Studium Praktycznej Nauki Języków Obcych - w zakresie egzaminów językowych do specjalizacji oraz kursów językowych; 12) Centrum Transferu Wiedzy - w zakresie komercjalizacji wyników badań naukowych i prac rozwojowych oraz wspierania współpracy naukowej, rozwoju badań i transferu wiedzy; 13) Zespół ds. Współpracy z Zagranicą w zakresie spraw związanych z realizacją projektów międzynarodowych, przyjmowania gości zagranicznych i profesorów wizytujących; 14) Ośrodek Medycyny Doświadczalnej w zakresie wykonywania badań eksperymentalnych w naukach medycznych i farmaceutycznych; 15) Zespół Organizacyjny w pozostałym zakresie. 2. Zatwierdzenia wniosku w zakresie projektów koordynowanych przez Dział ds. Funduszy Europejskich dokonuje Dział ds. Funduszy Europejskich niezależnie od przedmiotu umowy. 3. Wniosek wymaga potwierdzenia źródła finansowania przez: 1) Dział Nauki w zakresie prac wykonywanych w ramach działalności naukowobadawczej; 2) Dział Kształcenia - w zakresie prac wykonywanych w ramach działalności dydaktycznej; 3) Dział Księgowości/Dział ds. Funduszy Europejskich w przypadku projektów koordynowanych przez Dział ds. Funduszy Europejskich; 4) Dział Księgowości w zakresie prac wykonywanych w ramach Komisji Bioetycznej ; 5) Dział Planowania i Analiz Ekonomicznych w pozostałym zakresie. 4. Wniosek pod względem finansowym akceptuje Kwestor. 5. Wniosek zatwierdza Rektor, Prorektor lub Kanclerz zgodnie z posiadanymi uprawnieniami. 6. W uzasadnionych przypadkach zatwierdzony wniosek może zostać anulowany. Anulowania wniosku dokonuje za pośrednictwem Portalu Pracowniczego jednostka koordynująca. 5 1. W przypadku wnioskowania o zawarcie umowy zlecenia z osobą niebędącą pracownikiem Uniwersytetu Medycznego w Lublinie wnioskodawca załącza w Portalu Pracowniczym skan Oświadczenia zleceniobiorcy niebędącego pracownikiem Uniwersytetu Medycznego w Lublinie i na jego podstawie wprowadza informacje dotyczące obowiązku objęcia zleceniobiorcy ubezpieczeniem zdrowotnym i ubezpieczeniami społecznymi.
2. W przypadku zleceniobiorcy nie mającego miejsca stałego zamieszkania na terytorium Polski, wnioskodawca załącza w Portalu Pracowniczym dodatkowo skan Oświadczenia o rezydencji podatkowej dla osób nie mających miejsca zamieszkania na stałe w Polsce. 6 1. Wnioskowane wynagrodzenie określa się podając kwotę brutto na podstawie: 1) stosownych zarządzeń JM Rektora; 2) zatwierdzonych budżetów/kalkulacji; 3) oferty przyjętej w wyniku przeprowadzonego postępowania ofertowego; 4) innych zatwierdzonych stawek. 2. Za prawidłowe ustalenie wynagrodzenia odpowiada wnioskodawca w porozumieniu z jednostką koordynującą. 7 1. Wniosek w wersji elektronicznej przekazywany jest kolejno do: 1) jednostki koordynującej, 2) jednostki potwierdzającej źródło finansowania, 3) Kwestora, 4) Rektora/Prorektora lub Kanclerza. 2. Zatwierdzenie wniosku przez Rektora/Prorektora lub Kanclerza kończy obieg elektroniczny wniosku. Sporządzenie i zawarcie umowy 8 1. Po uzyskaniu przez wniosek statusu zatwierdzony wnioskodawca drukuje w co najmniej 2 jednobrzmiących egzemplarzach umowę, (zgodną z wzorcem) za pośrednictwem Portalu Pracowniczego. 2. W uzasadnionych przypadkach wnioskodawca może zmodyfikować wzorzec i wydrukować projekt umowy. 3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 umowę na jednym egzemplarzu parafuje wnioskodawca potwierdzając tym samym zgodność umowy z zatwierdzonym wnioskiem i przedkłada umowę do podpisu zleceniobiorcy/wykonawcy. Podpisaną jednostronnie umowę wnioskodawca przekazuje do jednostki koordynującej w celu uzyskania podpisu Kwestora i Rektora/Prorektora lub Kanclerza. 4. W przypadku określonym w ust. 2 jednostka wnioskująca lub jednostka koordynująca sporządza umowę, załącza wydruk zatwierdzonego wniosku i uzyskuje parafki: 1) jednostki koordynującej; 2) jednostki potwierdzającej źródło finansowania, 3) Radcy Prawnego, 4) Administratora Bezpieczeństwa Informacji lub jego Zastępcy w przypadku gdy przedmiot umowy ma wpływ na ochronę informacji lub danych osobowych oraz kontrasygnatę Kwestora i podpis Rektora/Prorektora lub Kanclerza. Tak podpisaną umowę przekazuje do podpisu zleceniobiorcy/wykonawcy. 5. Jeden egzemplarz umowy podpisany przez obie strony jednostka koordynująca przekazuje zleceniobiorcy/wykonawcy a drugi egzemplarz przekazuje do Działu Planowania i Analiz Ekonomicznych po wykonaniu zlecenia wraz z pierwszym rachunkiem.
9 1. Jednostka koordynująca po podpisaniu umowy przez obie strony zmienia w portalu pracowniczym elektroniczny status umowy na umowa podpisana. 2. Podpisana przez obie strony umowa wpisywana jest do rejestru w Zintegrowanym Systemie Informatycznym automatycznie wraz ze zmianą statusu, o którym mowa w ust. 1. 3. Podpisana przez obie strony umowa (egzemplarz Uczelni) przechowywana jest z pierwszym rachunkiem w Dziale Kadr i Płac. 4. Jednostka koordynująca w ciągu 3 dni od zawarcia umowy przekazuje odpowiedni druk zgłoszeniowy ZUS wypełniony przez zleceniobiorcę wraz z oryginałem Oświadczenia zleceniobiorcy nie będącego pracownikiem Uniwersytetu Medycznego w Lublinie do Działu Kadr i Płac w celu terminowego dopełnienia ustawowego obowiązku zgłoszenia do ZUS. W przypadku gdy zleceniobiorcą jest osoba nie mająca miejsca zamieszkania na terytorium Polski jednostka koordynująca przekazuje również Oświadczenie o rezydencji podatkowej dla osób nie mających miejsca zamieszkania na stałe w Polsce. 10 1. Monitorowanie wykonania przedmiotu umowy zgodnie z jej zapisami oraz wnioskowanie o ewentualne zmiany umowy należy do wnioskodawcy lub jednostki koordynującej. 2. Wszelkie zmiany umowy muszą być dokonywane w formie aneksu. 3. Aneksy powinny mieć numerację umowy, której dotyczą oraz symbol A i kolejny numer aneksu. 4. Aneksy wymagają parafowania przez Radcę Prawnego oraz Administratora Bezpieczeństwa Informacji lub jego Zastępcy w przypadku gdy mają wpływ na ochronę informacji lub danych osobowych, kontrasygnaty Kwestora i podpisu Rektora/Prorektora lub Kanclerza. 5. Skan aneksu stanowi elektroniczny załącznik do zatwierdzonego wniosku a forma papierowa przechowywana jest przy umowie w Dziale Kadr i Płac. 6. Zmiany umowy dokonane w formie aneksu w zintegrowanym systemie informatycznym nanosi Dział Kadr i Płac. Odbiór pracy i wypłata wynagrodzenia 11 1. Wykonawca/zleceniobiorca po zrealizowaniu całości umowy lub jej części wystawia rachunek (każdorazowo w odniesieniu do roku kalendarzowego, w którym praca została wykonana) a następnie uzyskuje potwierdzenie wykonania i odbioru przedmiotu umowy przez kierownika jednostki organizacyjnej/tematu badawczego, w której zakresie działania znajduje się przedmiot umowy. Sposób odbioru jest uzależniony od rodzaju umowy oraz określonych w niej zasad. 2. Potwierdzony rachunek wykonawca/zleceniobiorca przekazuje do właściwej jednostki koordynującej w terminie do 2 tygodni od daty stwierdzenia odbioru pracy. W przypadku gdy zleceniobiorcą jest osoba nie będąca pracownikiem Uczelni do rachunku każdorazowo załącza aktualne ( za miesiąc, za który dokonywana jest wypłata) Oświadczenie zleceniobiorcy nie będącego pracownikiem Uniwersytetu Medycznego w Lublinie. 3. Po stwierdzeniu zgodności z umową jednostka koordynująca przekazuje rachunek wraz z podpisaną umową (egzemplarz Uczelni) lub kolejny rachunek, uwzględniając termin wypłaty wynagrodzenia określony w umowie oraz obowiązujący w Uczelni terminarz wypłat do Działu Planowania i Analiz Ekonomicznych w ramach: 1) parafowania pod względem zgodności rachunku z zarejestrowaną w zintegrowanym systemie informatycznym umową;
2) przekazania do akceptacji Kanclerza - w przypadku działalności pomocniczej; 3) przekazania do Działu Kadr i Płac w celu rejestracji rachunku w zintegrowanym systemie informatycznym, wypłaty wynagrodzenia i dokonania rozliczeń publicznoprawnych z tego tytułu po uprzedniej weryfikacji niezbędnych danych ujętych na rachunku w terminie nie późniejszym niż 10 dni roboczych przed terminem wypłaty zgodnym z terminarzem wypłat w Uczelni. 4. Listę płac pod względem finansowym podpisuje Kwestor a pod względem merytorycznym osoby reprezentujące Uczelnię jako zamawiającego/zleceniodawcę. 5. Wypłata wynagrodzenia następuje na podstawie zatwierdzonego rachunku w terminie wynikającym z terminarza wypłat. 12 Wprowadza się następujące wzory stanowiące załączniki do niniejszego Zarządzenia: 1. Umów o dzieło: 1) umowa o dzieło wzór ogólny załącznik nr 1; 2) umowa o dzieło na badania naukowe/prace rozwojowe/usługi badawcze-załącznik nr 2; 3) umowa o dzieło na recenzję załącznik nr 3; 4) umowa na opinię przy habilitacji załącznik nr 4; 5) umowa o dzieło na opracowanie opinii sądowo-lekarskiej załącznik nr 5. 2. Umów zlecenia: 1) umowa zlecenia - wzór ogólny załącznik nr 6; 2) umowa zlecenia z dostępem do danych osobowych - wzór ogólny załącznik nr 7; 3) umowa zlecenia szkolenia z dojazdem/noclegiem OKP załącznik nr 8; 4) umowa zlecenia z dostępem do danych osobowych szkolenia z dojazdem/noclegiem OKP załącznik nr 9; 5) umowa zlecenia z dostępem do danych osobowych działalność o charakterze pomocniczym załącznik nr 10; 6) umowa zlecenia działalność o charakterze pomocniczym załącznik nr 11. 3. Rachunków: 1) rachunek wzór ogólny załącznik nr 12; 2) rachunek dla obcokrajowca załącznik nr 13; 3) rachunek autorski załącznik nr 14. 4. Oświadczenia zleceniobiorcy nie będącego pracownikiem Uniwersytetu Medycznego w Lublinie załącznik nr 15. 5. Oświadczenia o rezydencji podatkowej dla osób nie mających miejsca zamieszkania na stałe w Polsce załącznik nr 16. 6. Wniosków: 1) wniosek o zawarcie umowy cywilnoprawnej załącznik nr 17; 2) wniosek o zawarcie umowy cywilnoprawnej działalność o charakterze pomocniczym załącznik nr 18; 3) wniosek o zawarcie umowy cywilnoprawnej szkolenia z dojazdem/noclegiem załącznik nr 19. 13 Z dniem wejścia w życie Zarządzenia traci moc Zarządzenie Nr 18 Rektora Uniwersytetu Medycznego w Lublinie z dnia 15 kwietnia 2008 roku w sprawie zawierania umów cywilnoprawnych w Uniwersytecie Medycznym w Lublinie oraz Zarządzenie Nr 32 Rektora Uniwersytetu Medycznego w Lublinie z dnia 21 kwietnia 2009 roku w sprawie wprowadzenia jednolitego wzoru wniosku o zawarcie umowy cywilnoprawnej na przeprowadzenie zajęć dydaktycznych w Uniwersytecie Medycznym w Lublinie.
14 1. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 czerwca 2016 roku. 2. Do dnia 30 września 2016 roku dopuszcza się składanie wniosku na dotychczas obowiązujących zasadach. Rektor Uniwersytetu Medycznego w Lublinie Prof. dr hab. Andrzej Drop