Łobez 21.03.2006 r. Protokół kontroli Zgodnie z poleceniem Starosty Powiatu Łobeskiego przeprowadzono kontrolę wykonania zaleceń- wniosków z kontroli jaką przeprowadzono w Starostwie Powiatowym w dniach 26.01do 07.02. 2005 roku. Zakres kontroli obejmował: a). Analiza rozmów telefonicznych w Starostwie Powiatowym w Łobzie za 2005 rok. b). Analiza wydatków na operacje pocztowe /korespondencja, telegramy, paczki/, za 2005 r. Czas trwania kontroli: - od 14.032006 roku do 21.03.2006 roku. Informacji w czasie kontroli udzielali i byli obecni: Helena Szulc Skarbnik Starostwa w Łobzie; Remigiusz Kowalec Informatyk Starostwa w Łobzie; W wyniku czynności kontrolnych ustalono: a). Telefony Komórkowe. Starostwo Powiatowe w Łobzie na rozmowy z telefonii komórkowej ma podpisane umowy z: 1). PTK Centertel Sp. zoo w sieci IDEA- 6 telefonów; 1
2). PLUS GSM - 1 telefon; Szczegółowy wykaz wartości rozmów telefonicznych poszczególnych numerów z telefonii komórkowej w 2005 roku przedstawia zamieszczona poniżej tabela. WYKAZ WARTOŚCI ROZMÓW Z TELEFONII KOMÓRKOWEJ IDEA Numer telefonu I II III IV V VI SP a 353,25 251,29 242,49 268,22 265,4 264,12 WS b 250,97 146,51 141,18 139,67 124,37 153,67 CZ b 302,78 342,4 371,51 212,08 283,5 222,85 BR b 142,4 143,2 136,05 116,88 118,04 115,28 SE c 80,8 80 80,35 60,16 60 60 GK c 88,34 87,19 98,86 63,76 60,16 60,32 VII VIII IX X XI XII ceny netto SP a 288,4 310,75 229,39 267,17 220,72 224,56 3185,76 WS b 160,64 139,87 182,84 146,49 188,8 168,61 1943,62 CZ b 290,15 583,69 280,24 251,79 215,48 214,99 3571,46 BR b 123,21 119 117,04 117,68 115,22 115,76 1479,76 SE c 60 60 60,56 60,16 60,24 60 782,27 GK c 65,56 60 61,39 63,16 61 66,95 836,69 PLUS Numer telefonu I II III IV V VI SEKRETARIAT d 236,68 285,6 362,58 245,59 298,66 238,24 VII VIII IX X XI XII ceny brutto 449,77 126,65 423,99 366,83 442,49 389,86 3866,94 2
a - Pakiet Idea Top Firma 400-240 zł b- Pakiet Idea Top Firma 200-140 zł c- Pakiet Idea Top Firma 100-80 zł d- Pakiet Plus Lider 300-193,50 / 236,07 zł MIESIĘCZNY WYKAZ WARTOŚCI ROZMÓW TELEFONICZNYCH W 2005 ROKU. Idea Top Firma Plus Lider I 1485,64 I 236,68 II 1281,72 II 285,6 III 1342,54 III 362,58 IV 1050,14 IV 245,59 V 1112 V 298,66 VI 1069,01 VI 238,24 VII 1205,31 VII 449,77 VIII 1553,43 VIII 126,65 IX 1136,38 IX 423,99 X 1105,87 X 366,83 XI 1 051 XI 442,49 XII 1038,06 XII 389,86 14431,1 3866,94 Telefon Komórkowy na kartę IDEA xxxx - Członek Zarządu miesiąc III VI VII IX XI kwota 2 Łączna wartość rozmów przez telefonię komórkową wynosi 18548,02 złotych. W celu obniżenia kosztów telefonii komórkowej Starostwo Powiatowe w Łobzie od września 2005 roku zmieniło Pakiety w Idea Top Firma na bardziej ekonomiczne. b). Telefony stacjonarne. 3
Starostwo Powiatowe w Łobzie ma podpisaną umowę z Telekomunikacją Polską S.A. na korzystanie z usług telefonii stacjonarnej. Koszty rozmów telefonii stacjonarnej, jakie poddano analizie w 2005 roku przedstawia poniższa tabela. miesiąc kwota I 3937,04 II 4227,29 III 4205,57 IV 4640,62 V 4198,67 VI 4299,32 VII 4757,67 VIII 4104,68 IX 4160,86 X 4425,32 XI 4430,61 XII 4060,76 51449,63 W kwocie 51449,63 złotych zawiera się opłata za korzystanie z Internetu - 4611,55 złotych. Na rozmowy telefoniczne Starostwa Powiatowego w roku 2005wykorzystało kwotę 62963 złotych, a 2004 roku wykorzystano kwotę 60303 złotych Wszystkie rozmowy telefoniczne, które zamawiane są przez pracowników Starostwa za pośrednictwem centralki telefonicznej znajdującej się w pokoju Informacji Starostwa, są odnotowane w zeszycie: Rejestr rozmów telefonicznych. W 2005 roku zapisano w zeszycie Rejestr rozmów telefonicznych 778 rozmów telefonicznych do wszystkich typów sieci telefonicznych. Wszystkie faktury są sprawdzone pod względem formalnym i merytorycznorachunkowym przez osoby odpowiedzialne za prawidłowe funkcjonowanie kontrolowanej jednostki budżetowej. c). Wydatki na operacje pocztowe/korespondencja, telegramy, paczki w 2005 roku: Korespondencję wysyłaną z Starostwa zapisuje się w dwóch dziennikach: 1. Dziennik korespondencyjny, w którym prowadzona jest ewidencja poczty wychodzącej wszystkie listy zwykłe, odbioru na terenie miasta Łobez. 2. Pocztowa książka nadawcza, gdzie prowadzona jest ewidencja korespondencji wychodzącej listy polecone i ze zwrotnym odbioru poza terenem Łobza. 4
Decyzję o formie wysyłania korespondencji podejmują dyrektorzy wydziałów. Wszystkie pisma wychodzące z Starostwa Powiatowego zawierające decyzje urzędowe, od których przysługuje środek odwoławczy są wysyłane za zwrotnym odbioru. Reguluje to kodeks postępowania administracyjnego. Poniżej przedstawiono zestawienie korespondencji 2003-2005 rok. ZESTAWIENIE KORESPONDENCJI WYCHODZĄCEJ Z STAROSTWA POWIATOWEGO W ŁOBZIE W LATACH 2003-2005 R. ZESTAWIENIE KORESPONDENCJI ZA ROK 2003 Rodzaj Listu Ilość w szt. cena za szt. rozniesiono przez stażystów Wysłano listy zwykłe 5 648 1.20 823 4 825 listy polecone 1 174 3.40 1 174 odbioru 3 394 od 5.40 do 8 zł ( cena zależna od wagi) 3 394 Wysłano ogółem 9 393 Rozniesiono ogółem 823 Razem 10 216 szt. ZESTAWIENIE KORESPONDENCJI ZA ROK 2004 Rodzaj Listu Ilość w szt. cena za szt. rozniesiono przez stażystów Wysłano listy zwykłe 5 730 1.25 1 462 4 268 listy polecone 852 odbioru 4 073 listy zwykłe Jurek Grzesiek 1 250 listy polecone Jurek Grzesiek 225 odbioru Jurek Grzesiek 879 od 3.50 do 10 zł ( cena zależna od wagi) 852 od 5.50 do (cena zależna od wagi) 4 073 Wysłano ogółem 9 193 5
Rozniesiono ogółem 1 462 Razem 13 009 szt. ZESTAWIENIE KORESPONDENCJI ZA ROK 2005 Rodzaj Listu Ilość w szt. cena za szt. rozniesiono przez stażystów Wysłano listy zwykłe 6 141 1.30 1 633 4 508 listy polecone 1 127 3.50 1 127 odbioru 4 201 od 5.50 ( cena zależna od wagi) 909 3 292 Wysłano ogółem 8 927 Rozniesiono ogółem 2 542 Razem 11 469 szt. Wartość rozniesionych listów wg obowiązujących cen pocztowych, na terenie miasta Łobez listy zwykłe 1 633 szt. 1,30 zł 2 122,90 złotych odbioru 909 szt. 5,50 zł 5 000 złotych 7 122,90 złotych Opłaty pocztowe w 2004 roku zamknęły się kwotą 44219 złotych, zaś w roku 2005 była to kwota 48819 złotych. 6
Wnioski 1. Zarząd Starostwa Powiatowego w Łobzie winien rozpatrzyć możliwość przekazania telefonu komórkowego z sekretariatu o numerze 693-.. członkowi zarządu, który korzysta z karty doładowującej do numeru 506-. W dalszej kolejności winno się rozpatrzyć celowość przedłużenia umowy z operatorem sieci PLUS. Umowa ta wygasa w dniu 08.06.2007 roku. 2. Pracownicy Starostwa Powiatowego w Łobzie wszystkie rozmowy na numery telefonii komórkowej winni zamawiać przez centralkę telefoniczną znajdującą się w pokoju,, Informacja Starostwa i być odnotowane w zeszycie,,rejestr rozmów telefonicznych. 3. Proponuję aby korespondencja roznoszona na terenie miasta Łobza w większej ilości przybrała formę,,polecony za odbioru, co ograniczy wysyłanie listów poleconych. Inspektor ds. kontroli wewnętrznej i obsługi funduszu pożyczkowego - Józef Błyszko Skarbnik w Starostwie w Łobzie - Helena Szulc Informatyk w Starostwie w Łobzie - Remigiusz Kowalec 7