ZAPYTANIE OFERTOWE / ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT NR 4 Z DNIA 20.07.2016r. na chromatograf gazowy z wyposażeniem Medicofarma Spółka Akcyjna zgodnie z obowiązującą zasadą konkurencyjności zaprasza do składania ofert na dostawę sprzętu w ramach projektu Utworzenie Laboratorium Badawczo - Rozwojowego firmy Medicofarma S.A. zgodnie z warunkami określonymi w niniejszym zapytaniu ofertowym I. Dane zamawiającego Medicofarma S.A. Ul. Sokołowska 9/19 lok. U19 01-142 Warszawa Regon: 012250271 Osoba uprawniona ze strony Zamawiającego do kontaktów w sprawie zapytania ofertowego: Alicja Jabłońska, Tel. (+48) 609 781 781 II. Tryb udzielenia zamówienia Zamówienie powyżej 50 tys. PLN netto zostanie udzielone zgodnie zasadą konkurencyjności i z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju). Zamówienie nie podlega przepisom ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Zapytanie zostało wysłane do potencjalnych Oferentów w celu wyboru najkorzystniejszej oferty. Niniejsze zapytanie jest również dostępne w biurze - 1 -
Zamawiającego w Warszawie, przy ul. Sokołowskiej 9/ lok. U19 i na stronie internetowej www.medicofarma.pl Zamówienie stanowiące przedmiot niniejszego postępowania jest współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. III. Oznaczenie projektu w ramach którego dokonywane jest zamówienie 1. Tytuł projektu: Utworzenie Laboratorium Badawczo - Rozwojowego firmy Medicofarma S.A. 2. Nazwa Programu Operacyjnego: Program Operacyjny Inteligentny Rozwój 3. Nazwa osi priorytetowej: 2. Oś priorytetowa - Wsparcie otoczenia i potencjału przedsiębiorstw do prowadzenia działalności B+R+I 4. Numer i nazwa działania: Działanie 2.1 Wsparcie inwestycji w infrastrukturę B+R przedsiębiorstw 5. Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa. IV. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiot zamówienia według kodów Wspólnego Słownika Zamówień: 38432210-7 chromatografy gazowe 1. Wymagana data dostawy zamówienia: do 12 miesięcy od dnia zawarcia umowy 2. Miejsce dostawy zamówienia: Radom, ul. Tarnobrzeska 13. 3. Przedmiotem zamówienia jest dostawa chromatografu gazowego wyposażeniem obejmującym stanowiących funkcjonalną, gotową do pracy całość. Na przedmiot zamówienia składać się będzie: generator wodoru oraz - 2 -
instalacja dla gazów zasilających (sprężone powietrze, hel, azot), instalacje zapewniające stabilną pracę aparatury. 4. Chromatograf gazowy będzie wykorzystany do analiz farmaceutycznych, zwłaszcza pozostałości lotnych związków organicznych w substancjach ora oznaczania ilościowego niektórych substancji czynnych.. 5. Chromatograf gazowy wraz z wyposażeniem będzie przedmiotem leasingu finansowego, Wykonawca sprzeda maszynę renomowanej firmie leasingowej wskazanej przez Zamawiającego. 6. Aparatura powinna pochodzić z bieżącej produkcji nie dopuszcza się oferowania aparatu pochodzącego z ekspozycji lub leasingu. 7. Przedmiot zamówienia obejmuje skompletowanie, dostawę - na bazie CIP Radom, INCOTERMS 2010 (przewoźne i ubezpieczenie opłacone do siedziby Zamawiającego), instalację (montaż), uruchomienie, kwalifikację instalacyjną, kwalifikację operacyjną, kwalifikację sprawności (IQ/OQ/PQ), szkolenie z obsługi u zamawiającego, dostarczenie instrukcji obsługi. 8. W przypadku, gdy w opisie przedmiotu zamówienia posłużono się znakami towarowymi lub pochodzeniem zamawiający dopuszcza zastosowanie w ofercie innych, równoważnych pod względem technicznym i eksploatacyjnym urządzeń, sprzętów, materiałów, podzespołów itp. Na wykonawcy ciąży obowiązek wykazania, że oferowane wyroby i urządzenia równoważne mają parametry techniczne zgodne z wymaganiami zamawiającego. Na potwierdzenie równoważności oferowanego przedmiotu Wykonawca załączy do oferty dane producenta potwierdzające równorzędność oferowanego sprzętu z wymaganiami zamawiającego w tym, a o ile jest to możliwe, również wskazanie klienta, u którego je Wykonawca zastosował. 9. Przy realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca może korzystać z usług podwykonawców. 10. Naprawy gwarancyjne oferent zobowiązuje się wykonywać u użytkownika. Oferent jest zobowiązany posiadać skład części zamiennych (lub współpracować z podmiotem prowadzącym taką usługę na rzecz oferenta) do oferowanego wyposażenia w magazynie na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. Wymagany czas reakcji serwisu nie może być dłuższy niż 48 godziny od zgłoszenia, nie licząc dni wolnych od pracy. - 3 -
11. Zamawiający dopuszcza załączenie do oferty dla oferowanego sprzętu (również w języku angielskim), firmowych materiałów technicznych producenta, potwierdzających oferowane dane techniczne. 12. Niedopuszczalne jest składanie ofert częściowych V. Warunki udziału w postępowaniu ofertowym 1. O realizację zamówienia mogą ubiegać się osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą lub osoby prawne, spełniające następujące warunki: a) posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, b) posiadanie wiedzy i doświadczenia w zakresie objętym zamówieniem, c) dysponowanie odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, d) są w sytuacji ekonomicznej i finansowej wystarczającej do realizacji zamówienia sytuacji ekonomicznej i finansowej 2. Zamawiający dokona oceny spełnienia wymaganych warunków na podstawie załączonych do ofert dokumentów i oświadczeń wg kryteriów spełnia lub nie spełnia. Niespełnienie chociażby jednego warunku skutkować będzie wykluczeniem wykonawcy z postępowania i odrzuceniem jego oferty. 3. Wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełnienia warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji zamówienia, przedkłada pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. 4. Termin związania ofertą: Wykonawcy pozostają związani złożoną przez siebie ofertą przez 60 dni od daty upływu terminu składania ofert. VI. Opis sposobu obliczania ceny - 4 -
1. Rozliczenia pomiędzy zamawiającym a wykonawcą prowadzone będą w złotych polskich. 2. Dostawca (Wykonawca) jest zobowiązany skalkulować cenę oferty tak, aby ujęte były wszystkie koszty jakie Zamawiający poniesie przy realizacji zamówienia w tym: koszt dostawy, montażu i uruchomienia, materiały oraz koszt przeszkolenia wskazanych osób z personelu Zamawiającego w zakresie obsługi, oraz powinna zawierać wszystkie opłaty, jakie będzie musiał uiścić Zamawiający - loco siedziba zamawiającego (odpowiednik CIP Radom, INCOTERMS 2010) i inne związane z realizacją niniejszego zamówienia. 3. Cenę za przedmiot zamówienia zgodnie z formularzem ofertowym należy podać jako cenę netto, wyliczoną stawkę VAT oraz cenę brutto. Cena oferty musi być określona w złotych polskich lub euro. W przypadku ofert złożonych w walucie obcej przyjęty zostanie średni kurs NBP obowiązujący w dniu otwarcia ofert. 4. Zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, może zwrócić się do wykonawcy o udzielenie w określonym przez Zamawiającego terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. 5. W toku badania i oceny ofert Zamawiający poprawi w ofercie: 1) oczywiste omyłki pisarskie, 2) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, 3) inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, nie powodujące istotnych zmian w treści ofert VII. Opis kryteriów, którymi Beneficjent będzie kierował się przy wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z podaniem znaczenia kryteriów - 5 -
Jako kryterium wyboru oferty przyjmuje się w niniejszym przetargu najkorzystniejszy bilans podanych niżej kryteriów. Oferty oceniane będą w odniesieniu do najkorzystniejszych warunków przedstawionych przez oferentów w zakresie każdego kryterium: a) Cena (koszt) - współczynnik wagowy 60 %, b) Ocena techniczna współczynnik wagowy 40 % Ocena punktowa poszczególnych kryteriów zostanie dokonana w następujący sposób: Ad. a) Oferta oceniana otrzyma liczbę punktów A on wyliczoną wg wzoru: Najniższa zaoferowana cena A on = -------------------------------------------- x 100 pkt x 0,60 Cena oferty ocenianej Ad. b) Zamawiający oceniać będzie zgodność oferowanego sprzętu z wymaganiami określonymi w poniższej Tabeli Zestawienie parametrów. Każda oceniana oferta otrzyma liczbę punktów B on wyliczoną na następujących zasadach: o oferta proponująca urządzenia o parametrach minimalnych wymaganych, określonych poniżej w kolumnie 3 Tabeli otrzyma B 1 = 0 punktów, o oferty o parametrach korzystniejszych pożądanych (ponad wymagane minimum) określonych poniżej w kolumnie 4 Tabeli otrzymają odpowiednio dodatkową liczbę punktów B 2 (do 100 pkt). o Oferta oceniana otrzyma liczbę punktów B on wyliczoną wg wzoru: B on = B 1 + B 2 x 0,40 Tabela zestawienie parametrów do oceny Lp. PARAMETRY URZĄDZENIA WARTOŚCI MINIMALNE WYMAGANE WARTOŚCI POŻĄDANE PUNKTY DODATKOWE 1 2 3 4 5 A. Aparat podstawowy 1 Chromatograf gazowy a) Zakres temperatur pieca +5 od temp otoczenia do + 400 o C; +4 - +450 o C 4 b) Co najmniej 10 programowanych 20 narostów i 20 2 narostów temperaturowych (w tym plateau - 6 -
Lp. PARAMETRY URZĄDZENIA WARTOŚCI MINIMALNE WYMAGANE WARTOŚCI POŻĄDANE PUNKTY DODATKOWE 1 2 3 4 5 ujemne) i co najmniej 10 plateau c) maksymalny narost temperaturowy nie 110 o C, i więcej 3 mniej niż 100 o C/min d) chłodzenie od 450 o C(lub górny zakres Max 5 min 2 temp.) do 50 o C max 10 min. e) elektroniczna kontrola pneumatyczna do co najmniej 50 psi kpa precyzja nastawu i kontroli <0,004 psi <0,002 psi 10 f) wybór gazu nośnego i make up He/ N 2 / H 2 g) Programowanie przepływów i ciśnienia 3 rampy, i więcej 2 co najmniej 2 rampy h) Dozownik split/splitless 1 szt. maks 1:6000 lub 2 temp 450 o C Maksymalny podział co najmniej 1:5000 korzystniej i) powtarzalność czasów retencji <0,1% 0,008% 5 j) możliwość stosowania kolumn kapilarnych o średnicy od 100µm do 530 µm Pojemność minimum 16 fiolek, zakres szerszy od wartości wymaganej 2 Automatyczny podajnik próbek 3 Detektor FID a)minimalny poziom detekcji <2 pg C/s <1,5 pg C/s 3 b)dynamiczny zakres liniowości 10 7 c)maksymalny nabór danych 200 Hz d)detekcja zgaśnięcia płomienia i automatyczne ponowne zapalanie lub równoważne rozwiązanie e)praca do 450 o C 7 za każde 100 Hz powyżej 200, nie więcej niż 21 4. Head space a)pojemność 80 próbek 100 próbek i więcej 5 10 21 Przystawka powinna posiadać co najmniej dwa miejsca priorytetowe umożliwiające badanie dodatkowych próbek bez zatrzymywania sekwencji metody b) maksymalna temperatura termostatu, zaworu i pętli dozującej oraz linii transferowej 300 o C dokładność kontroli nastaw temperatury co 1 o C temperatury 0,1 i dokładność kontroli temperatury 0,5 o C lepiej o C c) dodatkowa funkcjonalność HS wytrząsanie próbek celem szybszego równoważenia lub równoważne rozwiązanie d) dodatkowa funkcjonalność HS możliwość wyboru opcji ekstrakcji: - pojedyncza; - wielokrotna; - wielokrotna z zatężaniem; 10 5 2 1-7 -
Lp. PARAMETRY URZĄDZENIA WARTOŚCI MINIMALNE WYMAGANE WARTOŚCI POŻĄDANE 1 2 3 4 5 e) kontrola pneumatyczna z kompensacją warunków zewnętrznych (temp. i 5. Kwalifikacja GC i Head Space 6 Butle (dopuszcza się uwzględnienie dzierżawy butli), generator wodoru, instalacja doprowadzająca gazy do chromatografu ciśnienie) f)funkcjonalne podłączenie przystawki HS do GC g) przepływ i napełnianie pętli przy kontrolowanym ciśnieniu i temperaturze h) Pojemność pieca w przystawce HS 5 fiolek Pełna kwalifikacja IQ/OQ/PQ zgodna z GLP Kwalifikacja PQ na metodzie wg FP monografia 0229 (Magnezu stearynian), p. Kwas stearynowy i kwas palmitynowy. Kryteria akceptacji wg. Farmakopei Polskiej, obowiązujące wydanie. a) Przygotowanie miejsca posadowienia butli z gazem b) doprowadzenia gazów/ linie doprowadzające c) zainstalowanie reduktorów w pomieszczeniu d) zainstalowanie generatora wodoru w pomieszczeniu GC generator wodoru 100 ml H 2/min lub lepiej e) system odprowadzania nadmiaru ciepła w pomieszczeniu GC (np.: okap) B. Wyposażenie, akcesoria i materiały eksploatacyjne Podłączenie linii transferowej, wieży nastrzykowej do jednego dozownika lub równoważne rozwiązanie. Min 10 3 PUNKTY DODATKOWE 10 1 Zestaw instalacyjny Zestaw umożliwiający uruchomienie aparatu ferule, uszczelki, wkładka do dozownika itp., 2 Strzykawka 10 l 2 szt 3 Septa 50 szt 4 Vialki 2 ml z 2000 szt. septą, zakręcane 5 Vialki 20 ml do 2000 szt. head space, kapslowane z septą 6 Kolumna GC 30 m x 0,25 mm faza stacjonarna poli(dimetylo)siloksan d=0,25μm 7 Kolumna GC 30 m x 0,32 mm faza stacjonarna usieciowany policyjanopropylofenylosiloksan (6%) poli(dimetylo)siloksan (94%) d=1,8μm 8 Kolumna GC 30 m x 0,32 mm faza stacjonarna macrogol 20000 d=0,5μm 9 Kolumna GC 30 m x 0,53 mm faza stacjonarna difenyl polisiloksan (5%) ; dimetyl polisiloksan (95%) d=5 μm z prekolumną: 5 m x 0,53 mm faza stacjonarna fenylometylosiloksan C. Komputer sterujący Komputer, Pełny zestaw komputerowy i drukarka oprogramowanie zapewniające kontrolę laserowa, Monitor parametrów, gromadzenie i analizę - 8 -
Lp. PARAMETRY URZĄDZENIA WARTOŚCI MINIMALNE WYMAGANE WARTOŚCI POŻĄDANE PUNKTY DODATKOWE 1 2 3 4 5 LCD 23 lub danych, drukarka laserowa większy. D. Oprogramowanie Program operacyjny Windows Zgodny z CFR 21 part 11 Program(y) użytkowe Program do prowadzenia OQ/PQ E. Inne 1. Certyfikat ISO Tak producenta 2. Certyfikat CE Tak oferowanego sprzętu 3. Gwarancja Min. 36 m-ce 4. Instrukcja obsługi Tak w języku polskim/angielski m 5. Szkolenie personelu 6. Conajmiej 10 lat obecności na rynku polskim w zakresie sprzedaży chromatografów gazowych. Co najmniej 2 x 2 dniowe szkolenie z obsługi urządzenia i oprogramowania, w odstępie 3-6 tygodni. Tak W przypadku niedostarczenia przez oferenta firmowych materiałów informacyjnych potwierdzających podany w ofercie parametr pożądany, zamawiający w ocenie technicznej nie przydzieli za ten parametr punktów dodatkowych. VIII. Wybór oferty Wybór oferty zostanie dokonany z należytą starannością, z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, bezstronności, obiektywności, efektywności oraz przejrzystości. Brak odniesienia się w ofercie do któregokolwiek spośród kryteriów punktowanych, wyszczególnionych w punkcie VII, będzie skutkować przyznaniem 0 punktów za dane kryterium. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty w powiązaniu z kryteriami przedstawionymi w punkcie VII i po wyliczeniu wskaźnika oceny oferty (W) wg wzoru: W = A on + B on - 9 -
Oferta najkorzystniejsza będzie miała największą wartość wskaźnika W. W przypadku braku możliwości dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na remisowy wynik ich oceny, Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Oferentami. W przypadku, gdy Oferent, którego oferta została wybrana za najkorzystniejszą, uchyli się od podjęcia prawnego zobowiązania do realizacji zamówienia, Zamawiający zastrzega sobie prawo wyboru najkorzystniejszej oferty spośród pozostałych ofert. W przypadku, gdy cena wykonania zamówienia w złożonych ofertach przekroczy wartość środków finansowych przeznaczonych na realizację tego celu, wybór ofert może zostać unieważniony lub mogą zostać przeprowadzone dodatkowe negocjacje cenowe z co najwyżej trzema Oferentami, którzy otrzymali najwyższą liczbę punktów w wyniku oceny. IX. Opis sposobu przygotowania ofert 1. Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę (bez wariantów) pod rygorem wykluczenia z uczestnictwa w przetargu. 2. Oferent poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 3. Oferta powinna zostać podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy. W przypadku podpisania oferty przez osobę/by nieuprawnione do reprezentacji Wykonawcy na mocy odpisu z właściwego rejestru należy dołączyć do oferty pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy w postępowaniu w formie oryginału lub kopii poświadczonej przez wykonawcę ważne w dniu składania ofert. 4. Oferta będzie sporządzona na piśmie w języku polskim lub angielskim, a zapis powinien zapewniać pełną jej czytelność. Wszystkie strony/karty oferty powinny być ponumerowane. 5. Wszystkie dokumenty i oświadczenia nie będące oryginałami (odpisy i kserokopie dokumentów) winny być uwierzytelnione w formie pisemnej za zgodność z oryginałem własnoręcznym podpisem przez Wykonawcę lub osobę(y) uprawnioną(e) do reprezentowania Wykonawcy. 6. W przypadku, gdy załączone do oferty dokumenty zostały sporządzone w języku obcym (w tym dokumenty składane przez Wykonawcę zagranicznego) niezbędne jest przedstawienie ich tłumaczenia na język polski i poświadczone przez Wykonawcę. - 10 -
7. Cena ofertowa powinna być podana cyfrowo i słownie. 8. Sposób płatności: nieodwołalny Letter of Credit z banku leasingodawcy lub 100% płatność przed wysyłką. 9. Wszelkie poprawki w treści oferty powinny zostać dokonane w sposób czytelny i dodatkowo opatrzone parafą osób podpisujących ofertę. Jeżeli złożone kserokopie dokumentów będą nieczytelne lub będą budzić wątpliwości, co do ich prawdziwości, Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu. 10. Wykonawca może przed terminem składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. Zmiana lub wycofanie wymaga oświadczenia Wykonawcy na piśmie. Zmiany dotyczące treści oferty lub dokumentów dołączonych do oferty powinny zostać przygotowane, opakowane i zaadresowane w ten sam sposób jak oferta. 11. Dokumenty, oświadczenia, informacje powinny być ułożone wg podanej poniżej kolejności: 1. Oświadczenie ustanawiające pełnomocnika, jeżeli dotyczy; 2. Formularz ofertowy - zał. nr 1 3. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu załącznik nr 2 4. Kopia aktualnego odpisu z właściwego rejestru. 12. W przypadku składania oferty w formie papierowej, oferta winna być spakowana w zamkniętej nieprzejrzystej kopercie lub podobnym opakowaniu i zaadresowana do Zamawiającego wg poniższego wzoru:.. Nazwa i adres wykonawcy, telefon Oferta Dostawa chromatografu gazowego z wyposażeniem do Medicofarma S.A. - 11 -
X. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert 1. Ogłoszenie o zamówieniu dostępne jest w wersji elektronicznej na stronie www.medicofarma.pl oraz w wersji papierowej w siedzibie Zamawiającego w Warszawie, przy ul. Sokołowskiej 9/ lok. U19. 2. Oferty (zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1) należy składać w formie elektronicznej na adres a.jablonska@medicofarma.pl lub w formie pisemnej w siedzibie zamawiającego: przy ul. Sokołowskiej 9/ lok. U19, 01-142 Warszawa. W przypadku składania oferty za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie plików załączonych do korespondencji, pliki powinny być zapisane w formacie umożliwiającym odczytanie ich treści np. PDF. 3. Termin składania ofert upływa w dniu 04.08.2016 r. o godz.16.00 4. Oferta złożona po terminie składania ofert nie będzie rozpatrywana. 5. Oferty przesłane pocztą zostaną zakwalifikowane do postępowania pod warunkiem, że ich dostarczenie przez pocztę do siedziby zamawiającego nastąpi nie później niż do dnia i godziny określonej w pkt. 3. 6. Powiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty ukaże się w siedzibie firmy Zamawiającego oraz na stronie internetowej firmy w ciągu 7 dni od terminu składania ofert. 7. Przewidywana data podpisania umowy: do 25.08.2016r - 12 -