INSTRUKCJA WPROWADZANIA ZMIAN W PROJEKTACH ZAKWALIFIKOWANYCH DO FINANSOWANIA w konkursach OPUS 1, PRELUDIUM 1, SONATA 1, HARAMONIA 1, MAESTRO1 Kierownik projektu jest zobowiązany realizować projekt zgodnie z zapisami umowy, harmonogramem stanowiącym załącznik nr 1 do umowy, z kosztorysem stanowiącym załącznik nr 2 do umowy, oraz zgodnie z opisami projektu zawartymi we wniosku o jego finansowanie. Kierownik projektu mając na uwadze przyjęty cel i założenia badawcze może dokonywać zmian warunków realizacji projektu w następującej formie: 1. ANEKS DO UMOWY: 1.1 Zmiana kierownika projektu Wniosek o dokonanie zmiany kierownika projektu wraz ze szczegółowym uzasadnieniem składany jest przez kierownika projektu oraz kierownika jednostki. Do wniosku należy dołączyć: NCN) ankietę dorobku naukowego kandydata na kierownika projektu sporządzoną według schematu wskazanego we wzorze wniosku o finansowanie projektu badawczego. podpisaną zgodę na przetwarzanie danych osobowych kandydata na kierownika projektu (wzór zgody dostępny w sekcji Informacje dla realizujących projekty na stronie internetowej: www.ncn.gov.pl, oraz jako Załącznik B do niniejszej instrukcji) W przypadku konkursu MAESTRO1 zmiana kierownika może nastąpić wyłącznie w szczególnie uzasadnionych przypadkach, niemożliwych do przewidzenia na etapie zawierania umowy (par. 4 pkt. 3 umowy). 1.2 Zmiana jednostki realizującej Wniosek o dokonanie zmiany miejsca realizacji projektu wraz ze szczegółowym uzasadnieniem składa kierownik projektu. Do wniosku należy dołączyć: pozytywną opinię kierownika jednostki realizującej pozytywną opinię kierownika jednostki przejmującej realizację projektu NCN) zawierającego informacje o: wysokości środków finansowych dotychczas otrzymanych przez jednostkę realizującą, wysokości środków niewykorzystanych przez jednostkę realizującą, do przekazania jednostce przejmującej realizację projektu, sposobie zagospodarowania aparatury (ze wskazaniem jednostki na stan, której przechodzi), zestawienie poniesionych kosztów (wzór dostępny w sekcji Informacje dla realizujących projekty ) opatrzone podpisem głównego księgowego jednostki realizującej. 1
Opinie kierowników jednostek (realizującej i przejmującej realizacje projektu) mogą być wyrażone bezpośrednio na wniosku w formie adnotacji wyrażającej pozytywną ocenę wprowadzanej zmiany, lub mogą zostać dołączone oddzielnie. 1.3 Zmiana terminu zakończenia realizacji projektu; Wniosek o dokonanie zmiany wraz ze szczegółowym uzasadnieniem, zatwierdzony przez kierownika jednostki, a w przypadku projektów PRELUDIUM 1 także opiekuna, składa kierownik projektu. Do wniosku należy dołączyć: NCN) nowy harmonogram realizacji projektu, jeśli czas realizacji poszczególnych zadań badawczych ulega zmianie. Wnioski o możliwość przedłużenia czasu realizacji projektu należy nadsyłać najpóźniej miesiąc przed zakończeniem pierwotnie planowanego okresu realizacji, o ile nie są one spowodowane nadzwyczajnymi okolicznościami, które wystąpiły po upływie tego terminu. Szczegółowe zasady dotyczące możliwości zmiany terminów realizacji projektów wskazano w Załączniku A. 1.4 Zmiana kosztorysu projektu zwiększenie środków finansowych o więcej niż 15 % Zmiana warunków umowy wywołująca skutki finansowe w danym roku budżetowym może być dokonana nie później niż do dnia 15 listopada roku, którego zmiana dotyczy. Dla zwiększenia środków finansowych w poszczególnych pozycjach kosztorysu (wynagrodzenia, inne koszty bezpośrednie) lub harmonogramie (koszty poszczególnych zadań) o nie więcej niż 15% kosztów wskazanych w pozycji, do której następuje przesuniecie środków, wystarczająca jest zgoda kierownika jednostki, jeżeli zmianie nie ulega wysokość środków finansowych przyznanych na cały okres oraz kolejne lata realizacji projektu. Wniosek o dokonanie zmiany wraz ze szczegółowym uzasadnieniem, zatwierdzony przez kierownika jednostki, składa do NCN kierownik projektu. Do wniosku należy dołączyć: NCN) wraz z nowym kosztorysem nowy harmonogram - w sytuacji, gdy zmiana kosztorysu wiąże się ze zmianą kosztów poszczególnych zadań badawczych. UWAGA: Wysokość kosztów pośrednich nie może ulec zwiększeniu w trakcie realizacji projektu. 2
1.5 Zmiana harmonogramu projektu, polegająca na modyfikacji nazw zadań badawczych (wnikających ze zmian o charakterze merytorycznym) Wniosek o dokonanie zmiany wraz ze szczegółowym uzasadnieniem, zatwierdzony przez kierownika jednostki, składa do NCN kierownik projektu. Do wniosku należy dołączyć: NCN) wraz z nowym harmonogramem nowy kosztorys - w sytuacji, gdy zmiana zadań badawczych i/lub czasu ich realizacji wpływa na wzrost poszczególnych kategorii kosztów o więcej niż 15%, bądź na wysokość wydatkowanych środków w kolejnych latach realizacji projektu. 2. PISEMNA ZGODA CENTRUM: 2.1 Zmiana dotycząca planowanej do zakupienia aparatury wskazanej w pkt. 2 kalkulacji kosztów zawartej we wniosku Każda zmiana w zakresie kupowanej/wytwarzanej aparatury musi ściśle wiązać się z zakresem zadań badawczych zaplanowanych w projekcie. Wniosek o dokonanie zmiany wraz ze szczegółowym uzasadnieniem, zatwierdzony przez kierownika jednostki, składa do NCN kierownik projektu. Uzasadnienie powinno m.in. zawierać informacje dotyczące tego, czy aparaturę, z której się rezygnuje planuje się zastąpić innym aparatem, / dlaczego proponowana aparatura nie była planowana w pierwotnym wniosku. Wyłączenia: Zgody Centrum nie wymagają (uznaje się za wystarczającą zgodę kierownika jednostki) zmiany w zakresie kupowanej / wytwarzanej aparatury, o ile nie prowadzą one do zwiększenia lub zmniejszenia środków finansowych w poszczególnych pozycjach kosztorysu lub harmonogramu o więcej niż 15 % kosztów wskazanych w pozycji, do której następuje przesunięcie środków i zmianie nie ulega wysokość środków finansowych przyznanych na cały okres realizacji projektu oraz w kolejnych latach jego realizacji. Dla projektów wyłonionych w konkursach OPUS 1, PRELUDIUM 1, SONATA 1, HARMONIA 1 w sytuacjach, gdy: kupowana aparatura jest tożsama z zaplanowaną w projekcie, a różnica w jej cenie wynika z przyczyn niezależnych od jednostki oraz nie powoduje wzrostu łącznych kosztów aparatury w projekcie o więcej niż 15%. w przypadku zakupu dodatkowej, nieplanowanej pierwotnie we wniosku aparatury / kupowaniu aparatury o lepszych parametrach niż pierwotnie 3
planowano: łączna wartość kupowanego a nieplanowanego pierwotnie sprzętu nie przekracza 15% pierwotnie planowanych łącznych kosztów aparatury. w przypadku rezygnacji z zakupu aparatury: łączna wartość sprzętu z zakupu, którego jednostka rezygnuje nie przekracza 15% pierwotnie planowanych łącznych kosztów aparatury. w przypadku, zastąpienia jedną aparaturę inną aparaturą zamiana traktowana jest, jako rezygnacja z zakupu aparatury planowanej pierwotnie oraz zakup aparatury dodatkowej. Dla projektów wyłonionych w konkursach MAESTRO1 uznaje się za wystarczającą zgodę kierownika jednostki na dokonanie zmian w zakresie kupowanej/wytwarzanej aparatury w sytuacjach, gdy: nowa aparatura ma porównywalne parametry techniczne i tę samą funkcję w projekcie lub zmiana nie prowadzi do zwiększenia lub zmniejszenia wydatków na aparaturę o więcej niż 10000 PLN w danym roku kalendarzowym. Zwiększenie wydatków na aparaturę nie może prowadzić do zmniejszenia zakresu merytorycznego zadań zaplanowanych do realizacji w projekcie; obowiązkiem jednostki jest zapewnić wykonanie projektu zgodne z umową oraz opisami projektu załączonymi do wniosku o jego finansowanie. Zasadność zakupu konkretnych urządzeń zostanie zweryfikowana na etapie oceny raportów rocznych i końcowych. W przypadku stwierdzenia, że ze środków projektu dokonano zakupów nieuzasadnionych, jednostka zostanie wezwana do zwrotu wydatkowanych w ten sposób kwot. 2.2 Zmiana warunków realizacji projektu, określonych w opisach projektu (skróconym i pełnym) dołączonych do wniosku, która wpływa na zakres merytoryczny zadań badawczych, i/lub na przyjęte założenia metodologiczne dotyczące sposobu ich realizacji ( 3 ust.1 umowy), oraz nie wpływa na zapisy harmonogramu. 3. ZGODA KIEROWNIKA JEDNOSTKI: Każdorazowo w przypadku dokonywania poniższych zmian, zgodnie z zapisami umowy kierownik projektu i kierownik jednostki są zobowiązani do poinformowania Centrum o ich zaistnieniu przez zawarcie stosownych informacji w najbliższym raporcie rocznym oraz raporcie końcowym; Centrum zachęca też do przekazywania informacji o dokonywanych zmianach poprzez przesłanie drogą e-mail informacji do opiekuna projektu. 3.1 Zmiana warunków realizacji projektu, określonych w opisach projektu (skróconym i pełnym) dołączonych do wniosku, która nie wpływa na zakres merytoryczny zadań badawczych, ani na przyjęte założenia metodologiczne dotyczące sposobu ich realizacji nie wpływa na zapisy harmonogramu. 4
3.2 Zmiany dotyczące wykonawców, jeśli ich nazwiska zostały ujęte we wniosku o finansowanie projektu. W przypadku zmiany wykonawców do pisma kierownika projektu informującego Centrum o dokonanej zmianie, należy dołączyć podpisaną przez nowego/dodatkowego wykonawcę zgodę na przetwarzanie danych osobowych (wzór zgody dostępny w sekcji Informacje dla realizujących projekty ) na stronie internetowej: www.ncn.gov.pl, oraz jako Załącznik B do niniejszej instrukcji) 3.3 Niektóre zmiany dotyczące planowanej do zakupienia aparatury naukowobadawczej, wskazane w pkt. 2.1. - Wyłączenia 3.4 Zwiększenie środków finansowych w poszczególnych pozycjach kosztorysu (wynagrodzenia, inne koszty bezpośrednie) lub harmonogramie (koszty poszczególnych zadań) o nie więcej niż 15% kosztów wskazanych w pozycji, do której następuje przesuniecie środków, jeżeli zmianie nie ulega wysokość środków finansowych przyznanych na cały okres oraz kolejne lata realizacji projektu. 3.5 Zmiany wydatków wskazanych we wniosku w punkcie kalkulacja poszczególnych pozycji kosztorysu, innych niż zakupy aparatury badawczej (z wyjątkiem sytuacji, w których zmiany te wpływają na zwiększenie środków finansowych w poszczególnych pozycjach kosztorysu większe niż określone w punkcie 3.4 powyżej). 4. INNE ZMIANY 4.1 Zmiana numeru rachunku bankowego jednostki realizującej W przypadku zmiany numeru rachunku bankowego jednostki, na który przekazywane są środki finansowe w ramach projektu, należy przesłać pisemną informację o tym zdarzeniu z podpisem kierownika jednostki. 4.2 Zmiana zagranicznej instytucji partnerskiej (konkurs HARMONIA 1) Nie będzie akceptowana przez Centrum zmiana instytucji partnerskiej w projektach w ramach konkursu HARMONIA. UWAGI KOŃCOWE: Wnioski o akceptację zmian merytorycznych (harmonogram, lub zmiany zadań/metod ujętych w opisach projektu), kierownika, jednostki, finansowych (kosztorys), aparaturowych, wymagające zgody Centrum, należy przesyłać najpóźniej 3 miesiące przed zakończeniem realizacji projektu (za wyjątkiem wypadków losowych) oraz w terminie 14 dni od dnia zaistnienia przyczyn powodujących potrzebę zmian. Odstępstwo od tej zasady wymaga dodatkowych wyjaśnień wskazujących uzasadnione i niezależne od jednostki przyczyny, dla których dochowanie terminu nie było możliwe. Wnioski o możliwość przedłużenia czasu realizacji projektu można nadsyłać najpóźniej miesiąc przed zakończeniem pierwotnie planowanego okresu 5
realizacji, o ile nie są one spowodowane nadzwyczajnymi okolicznościami, które wystąpiły po upływie tego terminu. Propozycje wzorów aneksów zmieniających zapisy umowy w konkretnym obszarze, umieszczone zostały na stronach internetowych NCN w sekcji Informacje dla realizujących projekty. W przypadku, gdy wnioskowane zmiany dotyczą więcej niż jednej kwestii, grantobiorca, w oparciu o zamieszczone wzory, powinien opracować treść aneksu odzwierciedlającą wszystkie planowane modyfikacje. 6
Załącznik A Szczegółowe zasady dotyczące możliwości zmiany terminów zakończenia projektów finansowanych w konkursach NCN czas trwania wg. warunkó w konkursu A B C urlop macierzyński, dodatkowy urlop macierzyński, urlop na warunkach urlopu macierzyńskie go, dodatkowy urlop na warunkach urlopu macierzyńskie go, urlop ojcowski, urlop wychowawczy. niezdolność do pracy spowodowana chorobą 1) trwająca w sposób nieprzerwany przez okres dłuższy niż 3 miesiące (w tym zwolnienia lekarskie w trakcie ciąży oraz zwolnienia lekarskie z tytułu choroby dziecka) LUB 2) trwająca łącznie dłużej niż 6 w danym roku realizacji projektu (liczonym od momentu rozpoczęcia projektu) niezdolność do pracy potwierdzona zwolnieniem lekarskim (np. z tytułu choroby, ciąży, opieki nad chorym dzieckiem). wystąpienie uzasadnionego przypadku spowodowanego wystąpieniem okoliczności niemożliwych do przewidzenia na etapie zawierania umowy, innych niż wskazane w punktach A i B (w tym wypadki losowe - np. poważne usterki aparatury; długotrwałe procedury przetargowe; opóźnienia ze strony podwykonawców, kontrahentów i partnerów; przypadki siły wyższej - warunki pogodowe, atmosferyczne; klęski żywiołowe itp. oraz znaczące zmiany merytoryczne wynikające z odkrycia nowych ścieżek badawczych w toku realizacji projektu) Maksymalny czas przedłużenia w przypadku kombinacji czynników A+B, B+C, A+C, lub A+B+C OPUS 1 HARMONIA 1 nie więcej niż 36 nie więcej niż 36 uprawnia do przedłużenia projektu o okres nie dłuższy niż 12. We wniosku o zmiany należy podać uprawnia do przedłużenia projektu o okres równy okresowi niezdolności do pracy i nie dłuższy niż 12 ; uprawnia do przedłużenia projektu o okres nie dłuższy niż 12, po przedstawieniu uzasadnienia opatrzonego podpisem kierownika projektu i kierownika jednostki Nie więcej niż 100 procent pierwotnego czasu realizacji projektu i zarazem nie więcej niż 24 miesiące. 7
FUGA 1 (STAŻE 1) PRELUDIUM 1 12-36 nie więcej niż 36 SONATA 1 36-60 SONATA BIS 1 MAESTRO 1 dokładne daty przebywania na urlopie. wymagane zaświadczenie lekarskie określające okres niezdolności do pracy. uprawnia do przedłużenia projektu o okres nie dłuższy niż 12, po przedstawieniu uzasadnienia opatrzonego podpisem opiekuna stażu, kierownika projektu i kierownika jednostki. uprawnia do przedłużenia projektu o okres nie dłuższy niż 12, po przedstawieniu uzasadnienia opatrzonego podpisem opiekuna naukowego, kierownika projektu i kierownika jednostki. uprawnia do przedłużenia projektu o okres nie dłuższy niż 12, po przedstawieniu uzasadnienia opatrzonego podpisem kierownika projektu i kierownika jednostki WAZNE! W przypadku wstrzymania finansowania projektu, okres, na jaki realizacja została wstrzymana wlicza się do maksymalnego czasu, o jaki dopuszczalne jest przedłużenie projektu. W przypadku projektów trwających 36-48 - nie więcej niż 24 miesiące. W przypadku projektów trwających 48-60 - nie więcej niż 30. WAZNE! W przypadku wstrzymania finansowania projektu, okres, na jaki realizacja została wstrzymana wlicza się do maksymalnego czasu, o jaki dopuszczalne jest przedłużenie projektu 8
Załącznik B Zgoda na przetwarzanie danych osobowych Kierownika/Wykonawcy podejmującego współpracę w ramach projektu badawczego finansowanego w konkursach NCN, będącego w trakcie realizacji Oświadczenie kierownika projektu/wykonawcy 1 Zapoznałam/-em się z wnioskiem o finansowanie oraz umową o realizację i finansowanie projektu badawczego pt.:.. o nr rejestracyjnym. Wyrażam zgodę na zamieszczenie moich danych osobowych, przekazanych Narodowemu Centrum Nauki w związku z udziałem w realizacji w/w projektu, w zbiorze danych Narodowego Centrum Nauki oraz na przetwarzanie tych danych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.2). miejscowość i data osoby, której dotyczy oświadczenie podpis 1 Niewłaściwe skreślić 9