Realizacja projektów badawczych - procedury administracyjne

Transkrypt

1 Realizacja projektów badawczych - procedury administracyjne 1

2 Umowy Przykładowy numer umowy: UMO-2018/28/Z/ST3/00001 UMO - skrót dla umowy rok, w którym zakończył się nabór wniosków 28 - nr edycji konkursowej Z - typ konkursu (Beethoven G, DAINA L, UNISONO Z) ST3 - panel, w który wniosek został złożony kolejny nr rejestracyjny wniosku 2

3 Umowy Obsługa administracyjna projektów badawczych przebieg wyłącznie w FORMIE ELEKTRONICZNEJ Bezpieczny podpis elektroniczny można zakupić w jednej z firm nadzorowanych przez Ministerstwo Cyfryzacji Aktualną listę firm znaleźć można na stronie NCCert Na stronie epuap.gov.pl dostępne są instrukcje zakładania kont na platformie epuap dla podmiotu publicznego ( Strefa Urzędnika) lub osoby fizycznej ( Strefa klienta ) 3

4 Zakładanie konta na platformie epuap osoba fizyczna 4

5 Umowy Podpisaną umowę podpisem elektronicznym w standardzie PAdES, przez Kierownika projektu oraz osoby reprezentujące Jednostkę należy wysyłać do NCN na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej (ESP) (/ncn/skrytkaesp). 5

6 Kwalifikowalność kosztów Zgodnie z pismem Dyrektora NCN w sprawie ujednolicenia zasad realizacji projektów badawczych z dn. 6 lutego 2018 r.: koszt kwalifikowalny to wydatek, który został poniesiony od dnia uprawomocnienia się decyzji Dyrektora Centrum o przyznaniu środków finansowych do dnia zakończenia realizacji projektu w przypadku niepodpisania umowy z przyczyn leżących po stronie jednostki lub kierownika projektu nie można występować do Centrum o zwrot poniesionych kosztów 6

7 Zmiany w projektach badawczych 7

8 Zmiany w projektach Podstawa prawna zapisy umowy dotyczące wprowadzania zmian w projektach: 3, w szczególności ust. 1 umowy Opcjonalnie: Pismo Dyrektora NCN w sprawie ujednolicenia zasad realizacji projektów badawczych z dn. 6 lutego 2018 r. 8

9 Zmiany w projektach Zmiana warunków realizacji projektu kierownik jednostki na wniosek kierownika projektu kierownik projektu aneks do umowy 9

10 Zmiany w składzie osobowym za zgodą kierownika jednostki do zespołu projektowego można włączyć dodatkowych wykonawców w drodze aneksu dokonywane są zmiany: kierownika projektu wiodącego partnera zagranicznego (konkurs Harmonia) kierownika zespołu badawczego (konkurs Symfonia) 10

11 Zmiana okresu realizacji Łączny okres przedłużeń okresu realizacji projektu nie może przekroczyć 24 mies. za zgodą kierownika jednostki można przedłużyć okres realizacji projektu do 12 miesięcy w stosunku do terminu wskazanego w umowie przedłużenie o okres dłuższy niż 12 miesięcy wymaga sporządzenia aneksu do umowy Skrócenie okresu realizacji projektu zawsze wymaga zawarcia aneksu do umowy. 11

12 Zmiana kosztorysu za zgodą kierownika jednostki przesunięcia środków finansowych pomiędzy pozycjami Kosztorysu w łącznej wysokości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w 3 ust.1 lit. e umowy o realizację i finansowanie projektu badawczego (tj. 15% kosztów bezpośrednich z pozycji Razem kosztorysu projektu - nie więcej niż zł). Aneksu wymagają zmiany przekraczające powyższe wartości. 12

13 Zmiana kosztorysu W trakcie realizacji projektu koszty pośrednie nie mogą ulec zwiększeniu, zarówno kwotowo, jak i w odniesieniu do współczynnika procentowego ustalonego przy wniosku. Zmiany w ramach innych kosztów bezpośrednich może wprowadzić Kierownik projektu o ile nie jest to sprzeczne z wewnętrznymi regulacjami Jednostki. Zasadność powyższych zmian zostanie oceniona podczas rozliczenia końcowego lub w trakcie kontroli. 13

14 Zmiana planowanej aparatury Zmiany w zaplanowanej do zakupienia lub wytworzenia aparaturze naukowo-badawczej, urządzeniach lub oprogramowaniu może wprowadzić Kierownik projektu o ile nie jest to sprzeczne z wewnętrznymi regulacjami Jednostki. Zasadność powyższych zmian zostanie oceniona podczas rozliczenia końcowego lub w trakcie kontroli. 14

15 Zmiany merytoryczne Zmiany merytoryczne może wprowadzić Kierownik projektu, o ile nie jest to sprzeczne z wewnętrznymi regulacjami Jednostki. Zasadność powyższych zmian zostanie oceniona podczas rozliczenia końcowego lub w trakcie kontroli. 15

16 Zmiany dokonywane aneksem Wymagane dokumenty: pismo z wnioskiem o zmianę (pismo przewodnie), zawierające szczegółowe uzasadnienie wprowadzenia zmian, podpisane przez kierownika jednostki realizującej i kierownika projektu aneks wraz z wymaganymi załącznikami dodatkowe dokumenty, ściśle związane z procedowaną zmianą (np. oświadczenie dot. niewystępowania pomocy publicznej, ankieta dorobku naukowego kierownika projektu) 16

17 Zmiany w projektach - termin wystąpienia z wnioskiem wniosek o przedłużenie okresu realizacji projektu najpóźniej na miesiąc przed zakończeniem realizacji projektu; zgoda kierownika jednostki na przedłużenie okresu realizacji projektu do wiadomości NCN najpóźniej na miesiąc przed zakończeniem pierwotnego okresu realizacji projektu; zmiana umowy wywołująca skutki finansowe w danym roku budżetowym nie później niż do dnia 15 listopada danego roku; inne zmiany w realizacji projektu nie później niż 3 miesiące przed zakończeniem okresu realizacji projektu. 17

18 Aneksy strona internetowa 18

22 Wynagrodzenia i stypendia naukowe w projektach badawczych 22

23 Wynagrodzenia Wynagrodzenia etatowe Wynagrodzenia dodatkowe Stypendia naukowe Kierownik projektu Kierownik projektu Student/doktorant Osoba na stanowisku typy post-doc Wykonawcy Umowa o pracę Umowa stypendialna Umowa o prace w pełnym wymiarze czasu pracy Umowy cywilno-prawne Inne formy 23

24 Wynagrodzenia etatowe Zatrudnienie wyłącznie na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy dla: kierownika projektu osoby na stanowisku typu post-doc 24

25 Wynagrodzenia Wykonawca zatrudniony na podstawie umowy o pracę w podmiocie realizującym projekt badawczy nie może otrzymywać dodatkowego wynagrodzenia na podstawie umowy cywilnoprawnej. Wynagrodzenie dla takiej osoby może zostać wypłacone w formie dodatku do umowy o pracę. 25

26 Wynagrodzenia etatowe Osoba zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy: nie pobiera innego wynagrodzenia w żadnej formie z projektów finansowanych przez NCN nie pobiera innego wynagrodzenia na podstawie umowy o pracę u jakiegokolwiek pracodawcy, jak również nie pobiera świadczeń emerytalnych z systemu ubezpieczeń społecznych musi zostać wybrana w drodze otwartego konkursu (nie dotyczy kierownika projektu) 26

27 Wynagrodzenia etatowe zwiększenie puli wynagrodzeń etatowych albo wypłata w wysokości wyższej niż planowana we wniosku, a także na innej podstawie niż planowana we wniosku umowa o pracę jest niedopuszczalne jeżeli wynagrodzenie etatowe nie jest pobierane przez cały okres planowany we wniosku, kwota na wynagrodzenia etatowe ulega zmniejszeniu proporcjonalnie do okresu, w którym wynagrodzenie jest wypłacane jednostka będąca miejscem realizacji projektu badawczego może również dofinansować wynagrodzenia etatowe i dodatkowe ze środków własnych 27

28 Wynagrodzenia etatowe Jeżeli środki zaplanowane we wniosku na wynagrodzenia etatowe nie są pobierane przez cały planowany okres lub z innych przyczyn nie są wykorzystane, mogą zostać przeznaczone na wynagrodzenia etatowe w ramach utworzenia dodatkowych/ego stanowisk/a typu post-doc lub podlegają zwrotowi do Centrum. 28

29 Wynagrodzenie etatowe Zatrudnienie etatowe na stanowisku post-doc: wykonawca zatrudniony na tym stanowisku to osoba rozpoczynająca karierę naukową, która uzyskała stopień naukowy doktora nie wcześniej niż 7 lat przed rokiem zatrudnienia w projekcie (do okresu tego nie wlicza się przerw związanych z urlopem macierzyńskim, ojcowskim, wychowawczym itp.) zatrudnienie na stanowisku typu post-doc min. 6 mies. 29

30 Wynagrodzenia dodatkowe Zatrudnienie na podstawie każdej formy zatrudnienia: - umowy cywilno-prawnej, - umowy o pracę (w pełnym lub częściowym wymiarze czasu pracy), - oddelegowanie pracownika do wykonywania zadań (czynności) w projekcie. 30

31 Wynagrodzenia dodatkowe budżet wynagrodzeń dodatkowych jest ograniczony określoną kwotą w zależności od rodzaju konkursu, wielkości zespołu badawczego planowane we wniosku kwoty nie determinują wysokości miesięcznych wynagrodzeń poszczególnych wykonawców, lecz służą obliczeniu maksymalnego budżetu wynagrodzeń dodatkowych w danym projekcie dopuszcza się pobieranie wynagrodzenia dodatkowego w ramach dwóch lub więcej projektów finansowanych przez NCN przez tego samego wykonawcę 31

32 Wynagrodzenia dodatkowe budżetem wynagrodzeń dodatkowych dysponuje kierownik projektu po uzyskaniu zgody kierownika podmiotu realizującego projekt zwiększenie puli wynagrodzeń dodatkowych jest niedopuszczalne 32

33 Stypendium naukowe student / doktorant warunki przyznania stypendium naukowego muszą być spełnione przez cały okres realizacji zadań w projekcie, jeśli któryś warunek przestanie byś spełniony, to stypendium może być pobierane nie dłużej niż przez 6 mies. kwota: zł mies. okres wypłaty: nie dłużej niż 60 mies. 33

34 Stypendium naukowe stypendia naukowe NCN można pobierać w ramach więcej niż jednego projektu badawczego finansowanego ze środków NCN łączna kwota pobieranych przez wykonawcę stypendiów naukowych NCN nie może przekraczać zł mies. stypendysta w okresie pobierania stypendium naukowego NCN nie może pobierać wynagrodzenia w żadnej formie ze środków NCN (wynagrodzenia dodatkowe/wynagrodzenia etatowe) 34

35 Stypendium naukowe Środki zaplanowane na stypendia naukowe nie mogą być wykorzystane na inny cel i podlegają zwrotowi do Centrum. Opracowanie dotyczące zasad planowania, przyznawania i wypłacania stypendiów naukowych w projektach badawczych znajduje się na stronie internetowej NCN: 35

36 Wynagrodzenia w projektach Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące wynagrodzeń w projektach badawczych: 36

37 Raportowanie roczne i końcowe 37

38 Raporty roczne Termin na złożenie raportów rocznych: 31 marca następnego roku Pierwszy raport roczny okres realizacji projektu wynosi co najmniej 8 miesięcy (umowa podpisana do 30 kwietnia danego roku kalendarzowego) Projekty zakończone do 30 kwietnia danego roku kalendarzowego raport za rok poprzedzający nie jest wymagany 38

39 Raporty roczne W przypadku niezłożenia raportu w terminie, złożenia raportu niekompletnego lub niepoprawnego Centrum może wstrzymać finansowanie projektu do czasu wyjaśnienia wątpliwości. Edycja raportu tylko redaktor główny. 39

40 Informacje podstawowe Formularz raportu rocznego A. Dane podmiotu realizującego projekt B. Dane kierownika projektu C. Informacje o projekcie Informacje o zrealizowanych zadaniach i poniesionych kosztach E. Wykonane zadania badawcze według harmonogramu F. Wykaz publikacji G. Wykaz aparatury H. Zestawienie kosztów I. Zespół projektowy Oświadczenia i podpisy * Informacja uzupełniająca projekty realizowane w ramach konsorcjum naukowego 4

41 Informacje podstawowe Zmiana jednostki dane wprowadza opiekun projektu w NCN po otrzymaniu zgłoszenia (zmiana w drodze aneksu do umowy/porozumienia stron). Zmiana kierownika poprzez opcję Zmień kierownika udostępnianą przez opiekuna projektu w NCN po otrzymaniu zgłoszenia (zmiana w drodze aneksu do umowy). 41

42 Wykonane zadania badawcze W raporcie rocznym nie przedstawia się rzeczywistego czasu trwania zdań badawczych Jeżeli wprowadzona zmiana merytoryczna wpływa na treść zadań badawczych, plan badań powinien zostać zaktualizowany. Pole tekstowe - dodatkowe wyjaśnienia (zawarte aneksy, inne odstępstwa od realizacji zadań badawczych zgodnie z umową). W przypadku zmiany merytorycznej wymagamy zamieszczenia komentarza. 42

43 Wykaz publikacji Każda publikacja musi być opatrzona informacją o instytucji finansującej projekt/badania wraz z numerem projektu/numerem decyzji, na mocy której przyznane zostały środki finansowe - zgodnie z postanowieniami odpowiedniej umowy. przykład: Praca powstała w wyniku realizacji projektu badawczego o nr 2011/01/B/NZ1/00001 finansowanego ze środków Narodowego Centrum Nauki. Plik pdf z pełną wersją publikacji lub link z dostępem do jej trwałego miejsca zdeponowania. 43

44 Wykaz aparatury Cała aparatura z wniosku. Należy wykazać aparaturę zakupioną dodatkowo a nieplanowaną we wniosku oraz pozostawić aparaturę, z której zrezygnowano. Nie należy usuwać pozycji w przypadku nie zakupienia ich w danym roku lub w trakcie realizacji projektu. W przypadku zmiany aparatury (dodanie/usunięcie) w sekcji Wykaz aparatury na pytanie Czy zakupiona w trakcie realizacji projektu aparatura jest zgodna z umową o realizację i finansowanie projektu? należy udzielić odpowiedzi Nie i opisać dokonane zmiany. 44

45 Zestawienie kosztów Na pytanie o zgodność kosztów poniesionych w trakcie realizacji projektu z kosztami planowanymi we wniosku odpowiedź NIE: w przypadku zmian wprowadzonych w drodze aneksu do umowy lub za zgodą kierownika jednostki jeśli suma kosztów wydatkowanych jest niższa niż 50% kosztów planowanych Zmiany finansowe dokonane w drodze aneksu zmiany w kosztach planowanych możliwe do wprowadzenia tylko w raporcie końcowym dodatkowe kolumny planowane (koszty zgodne z aneksem) W kosztach poniesionych projektu należy wykazywać kwoty do dwóch miejsc po przecinku 45

46 Zespół projektowy Należy uwzględnić wszystkie osoby biorące udział w realizacji projektu oraz otrzymujące z tego tytułu wynagrodzenie: osoby planowane na etapie wniosku osoby, które wyłączono z zespołu i / lub dołączono do zespołu osoby nieotrzymujące wynagrodzenia a będące kluczowymi wykonawcami 46

47 Zespół projektowy Planowane wynagrodzenie powinno zostać określone dla każdego z wykonawców na cały okres realizacji projektu. Jeśli dany wykonawca otrzymał wynagrodzenie ze środków projektu w ramach kilku różnych form zatrudnienia, należy go ująć kilkukrotnie tj. tyle razy ile form zatrudnienia dotyczy danej osoby. 47

48 Raport końcowy Sekcje występujące w raporcie rocznym i w raporcie końcowym Sekcje dodatkowe występujące w raporcie końcowym 48

49 Raport końcowy Termin złożenia: do 60 dni od dnia zakończenia realizacji projektu Raport końcowy podlega ocenie formalnej, finansowej i merytorycznej. Oceny formalnej i finansowej raportu końcowego dokonuje pracownik Działu Rozliczania Projektów Badawczych, Staży i Stypendiów. Oceny merytorycznej dokonują: Ekspert/Eksperci, Zespół Ekspertów oraz Rada Narodowego Centrum Nauki. Dyrektor Narodowego Centrum Nauki zatwierdza rozliczenie projektu na podstawie oceny formalnej, finansowej i merytorycznej. 49

50 Sprawozdanie merytoryczne Należy wypełnić lub załączyć plik pdf z podziałem na 4 sekcje: osiągnięcia uzyskane wyniki realizowane cele wpływ na dyscyplinę 50

51 Wykaz publikacji Podstawą pozytywnego rozliczenia projektu są publikacje w czasopiśmie o zasięgu międzynarodowym efektem realizacji projektu musi być opublikowanie w wydawnictwie / wydawnictwach o zasięgu międzynarodowym, poddanych wcześniejszej ewaluacji, wyników badań zrealizowanych w ramach projektu Kierownik projektu i Jednostka zobowiązują się do ewaluacji i publikacji wyników badań zrealizowanych w ramach projektu w wydawnictwie o zasięgu międzynarodowym. 51

52 Popularyzatorski opis rezultatów projektu Opis zrozumiały dla szerokiego grona odbiorców. W opisie należy uwzględnić: najważniejsze zrealizowane zadania/podjęte działania, znaczenie projektu wpływ na rozwój dyscypliny, stan istniejącej wiedzy oraz znaczenie badań dla społeczeństwa. 52

53 Upowszechnianie wyników Sekcja składa się z następujących zakładek: konferencja, sympozjum, wydarzenie popularyzujące naukę, inne formy upowszechniania wyników, strona internetowa, zamieszczanie pozycji w publicznej bazie danych. 53

54 Raporty końcowe - ocena uznanie umowy za wykonaną pozytywna ocena Zespołu i Rady, uznanie umowy za wykonaną ze stwierdzonymi nieprawidłowościami - pozytywna ocena merytoryczna z zastrzeżeniami, uznanie umowy za niewykonaną z koniecznością zwrotu całości środków - negatywna ocena. Ewentualne nałożenie kary umownej. 54

55 Dziękujemy za uwagę! 55