Zwolnienie z pracy w dokumentacji kadrowej Rozstanie pracownika z pracodawcą może mieć różne oblicza. Raz przebiegnie bezkonfliktowo, innym razem może zakończyć się na drodze sądowej, przy czym prawo z reguły działa na korzyść zatrudnionego. Dlatego też, aby uniknąć nieporozumień, szczególną uwagę należy zwrócić na cały proces ustania stosunku pracy i dokumentację kadrową. Akta osobowe - część III Pracodawca ma obowiązek prowadzić akta osobowe każdego pracownika. Składają się one z trzech części: dokumenty z zakresu ubiegania się o pracę, dokumenty z zakresu przebiegu zatrudnienia, dokumenty z zakresu ustania zatrudnienia. Akta osobowe muszą być prowadzone w sposób należyty, a za wszelkie odstępstwa od normy pracodawca może zostać ukarany. Co więcej, rzetelny sposób prowadzenia dokumentacji kadrowej pracownika może zaowocować na korzyść pracodawcy podczas kontroli PIP czy rozprawy sądowej na linii pracodawca-pracownik. Tym razem szczegółowo skupimy się na trzeciej części akt osobowych związanej z ustaniem stosunku pracy. Będzie więc brana pod uwagę cała dokumentacja z zakresu ustania stosunku pracy i ta, która powstała po odejściu pracownika z firmy. Zaliczymy do niej: oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, 26-08-2016 1 / 11
kopię wydanego świadectwa pracy, informację dotyczącą czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia prowadzonej w związku z trwającym postępowaniem egzekucyjnym, umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli taka została zawarta pomiędzy stronami, orzeczenie lekarskie w związku z przeprowadzonymi badaniami, wydane po rozwiązaniu stosunku pracy, wszelką korespondencję związaną z ustaniem zatrudnienia na linii pracodawca-pracownik. Oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę Pierwszym krokiem przy ustaniu stosunku pracy jest oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę. Sposoby rozwiązania umowy szczegółowo określa Kodeks pracy w art. 30 1. Art. 30 1. k.p. Umowa o pracę rozwiązuje się: 1) na mocy porozumienia stron, 2) przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem), 26-08-2016 2 / 11
3) przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia), 4) z upływem czasu, na który była zawarta, 5) z dniem ukończenia pracy, dla której wykonania była zawarta. Rozwiązanie pracy za porozumieniem stron Ta forma rozwiązania stosunku pracy jest najdogodniejsza dla obu stron i może dotyczyć każdego rodzaju umowy o pracę w dowolnym terminie. Do rozwiązania umowy w tym trybie dochodzi poprzez złożenie pisemnego oświadczenia jednej ze stron. Formalnym warunkiem dla skuteczności porozumienia stron powinno być wyrażenie zgody obu stron, najlepiej poprzez umieszczenie takiej adnotacji na oświadczeniu obok swojego podpisu. W związku z tym, że jest to forma polubownego rozwiązania stosunku pracy, strony mają prawo wyrazić sprzeciw. Rozwiązanie umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia poprzez oświadczenie jednej ze stron Pracodawca, jak i pracownik mają prawo wypowiedzieć umowę o pracę poprzez wręczenie pisemnego oświadczenia. Nie każdą umowę można rozwiązać za wypowiedzeniem. Zgodnie z art. 32 Kodeksu pracy wypowiedzieć można umowę zawartą na okres próbny i na czas nieokreślony. W przypadku umów zawartych na czas określony strony mogą przewidzieć dopuszczalność wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę za 2-tygodniowym okresem wypowiedzenia, pod warunkiem, że umowa została zawarta na okres dłuższy niż 6 miesięcy oraz taki zapis pojawił się na umowie. Istnieją jednak pewne wyjątki od tej zasady, do których zaliczamy umowę na czas zastępstwa, kiedy okres wypowiedzenia wynosi 3 dni robocze. Wypowiedzenia nie można wręczyć pracownikowi w czasie urlopu lub innej, usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Ponadto Kodeks pracy przewiduje okresy trwania wypowiedzenia w zależności od stażu pracy osoby zatrudnionej. Okresy wypowiedzenia umowy o pracę 26-08-2016 3 / 11
Umowa na okres próbny rozwiązuje się z upływem tego okresu, a przed jego upływem może zostać rozwiązana za wypowiedzeniem. Zgodnie z art. 34 k.p. okres wypowiedzenia takiej umowy wynosi: 3 dni robocze, jeżeli umowa nie przekracza 2 tygodni, 1 tydzień, jeżeli umowa zawarta na okres dłuży niż 2 tygodnie, 2 tygodnie, jeżeli okres próby wynosi 3 miesiące. Umowa zawarta na czas nieokreślony może zostać rozwiązana przy zastosowaniu okresu wypowiedzenia zgodnie z art. 36 k.p.: 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy, 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy, 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata. Wypowiadając umowę o pracę, pracodawca musi podać przyczynę Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony przez pracodawcę, nakłada na niego obowiązek podania przyczyny wypowiedzenia. Jednak należy zaznaczyć, że takiego obowiązku nie ma pracownik. Pracodawca o zamiarze wypowiedzenia umowy pracownikowi zatrudnionemu na czas nieokreślony musi powiadomić zakładową organizację związkową, uzasadniając przyczynę rozwiązania. Zakładowa organizacja związkowa w ciągu 5 dni ma prawo zgłosić zastrzeżenie pisemnie do pracodawcy. 26-08-2016 4 / 11
Nie we wszystkich zakładach pracy istnieją związki zawodowe. W takiej sytuacji pracodawca podejmuje decyzję o wypowiedzeniu w konsultacji z przedstawicielem pracowników (jeżeli taki został powołany) lub osobą odpowiedzialną za kardy w firmie. Ostatecznie to pracodawca podejmuje decyzje w sprawie wypowiedzenia. Wydłużenie okresu wypowiedzenia umowy o pracę Pracodawca ma prawo do wydłużenia okresu wypowiedzenia w momencie, kiedy pracownik ponosi odpowiedzialność materialną za powierzone mienie. Wówczas okres wypowiedzenia może zostać wydłużony: w przypadku 2 tygodni wypowiedzenia - do 1 miesiąca, w przypadku 1 miesiąca wypowiedzenia do - 3 miesięcy. Strony zachowują również prawo do wcześniejszego rozwiązania umowy bez potrzeby zmiany trybu rozwiązania umowy o pracę. Urlop w okresie wypowiedzenia i zwolnienie na poszukiwanie pracy Zgodnie z art. 1671 k.p. pracodawca ma prawo wysłać pracownika w okresie wypowiedzenia na urlop wypoczynkowy zaległy i bieżący, a pracownik ma obowiązek z takiego urlopu skorzystać. Za niewykorzystany urlop parownikowi należy się ekwiwalent pieniężny. Pracownikowi będącemu w okresie wypowiedzenia umowy o pracę przysługuje zwolnienie na poszukiwanie pracy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, w wymiarze: 2 dni robocze - w okresie dwutygodniowego i jednomiecznego wypowiedzenia, 3 dni robocze - w okresie trzymiesięcznego wypowiedzenia, a także w przypadku jego skrócenia w związku z ogłoszeniem upadłości lub likwidacji pracodawcy (art. 37 k.p.). 26-08-2016 5 / 11
Wypowiedzenie umowy o pracę a wiek zbliżony do emerytalnego Pracownikowi, któremu pozostało nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, a okres zatrudnienia umożliwia mu to prawo, z uwzględnieniem tego wieku, pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę. Wyjątek stanowi uzyskanie prawa do renty lub orzeczenie o całkowitej niezdolności do pracy. Skrócenie okresu wypowiedzenia umowy o pracę W przypadku likwidacji lub upadłości firmy pracodawca może skrócić okres wypowiedzenia z 3 miesięcy, najwyżej do 1 miesiąca, przy czym należy zaznaczyć, że pracownikowi przysługuje prawo do zachowania wynagrodzenia w postaci odszkodowania. Rozwiązanie umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia poprzez oświadczenie jednej ze stron Prawo do rozwiązania umowy w tym trybie przysługuje zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi. Stosowane jest w szczególnych przypadkach, gdy w sposób ciężki naruszone zostają przepisy przez jedną ze stron. Pracodawca może wręczyć potocznie zwaną dyscyplinarkę (zgodnie z art. 52 k.p.), czyli rozwiązać umowę bez wypowiedzenia z winy pracownika, w razie ciężkiego naruszenia przez pracownika praw i obowiązków pracowniczych, popełnienia czynu, który uniemożliwia dalsze zatrudnienie, co w efekcie daje podstawy do tego sposobu rozwiązaniu umowy. Istnieją również okoliczności, kiedy pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia, ale nie z winy pracownika. Do takich przypadków należy zaliczyć dłuższą nieobecność pracownika w pracy spowodowaną: niezdolnością do pracy powstałą wskutek choroby trwającej dłużej niż 3 miesiące (dla pracownika zatrudnionego krócej niż 6 miesięcy), niezdolnością do pracy powstałą w skutek choroby trwającej dłużej niż łączny okres pobierania z tego tytułu wynagrodzenia i zasiłku oraz pobierania świadczenia rehabilitacyjnego przez pierwsze 3 miesiące (dla pracownika zatrudnionego dłużej niż 6 miesięcy lub niezdolność do pracy powstała z tytułu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej), 26-08-2016 6 / 11
usprawiedliwioną nieobecność w pracy z innych przyczyn, która trwa dłużej niż miesiąc. Od powyższej zasady istnieją pewne wyjątki, np. nie można rozwiązać stosunku pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika w trakcie jego nieobecności spowodowanej sprawowaniem opieki nad chorym dzieckiem. Pracodawca ma obowiązek poszanowania godności i innych dóbr osobistych pracownika. W przeciwnym razie pracownik ma prawo rozwiązać umowę o pracę bez okresu wypowiedzenia z winy pracodawcy, o czym stanowi art. 55 k.p. Do ciężkiego naruszenia obowiązków przez pracodawcę zalicza się nieprzestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, niewypłacanie terminowo wynagrodzenia za pracę oraz nieudzielenie pracownikowi urlopu. Ponadto zgodnie z art. 55 1 k.p. pracownik może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia, jeżeli zostanie wydane orzeczenie lekarskie stwierdzające szkodliwy wpływ wykonywanej pracy na zdrowie pracownika, a pracodawca nie przeniesie do w terminie wskazanym w orzeczeniu do innej pracy, odpowiedniej ze względu na stan jego zdrowia i kwalifikacje zawodowe. Pracownik ma obowiązek wnieść do pracodawcy wniosek o rozwiązanie umowy z winy pracodawcy w formie pisemnej. Co ważne, zatrudniony zachowuje prawo do wynagrodzenia za okres wypowiedzenia, który obowiązywałby go zgodnie z przepisami kodeksu pracy. Wygaśnięcie umowy o pracę Do wygaśnięcia umowy o pracę dochodzi z mocy prawa w sytuacji: śmierci pracownika, śmierci pracodawcy, trwającej ponad 3 miesiące nieobecności pracownika spowodowanej aresztem. 26-08-2016 7 / 11
Ponadto stosunek pracy wygasa w momencie, kiedy pracownik po upływie 7 dni od terminu upływu urlopu bezpłatnego, na którym zatrudniony przebywał z wyboru, nie stawia się w pracy, chyba że jego nieobecność zostanie usprawiedliwiona. Obowiązki na linii pracodawca-pracownik po ustaniu stosunku pracy Po ustaniu stosunku pracy, pracodawca musi rozliczyć pracownika w ramach okresu rozliczeniowego wcześniej i wypłacić mu należne wynagrodzenie, uwzględniając wszystkie dodatki, jeżeli mu oczywiście przysługują. Pracownikowi należy się także ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. W przypadku śmierci pracownika, wszelkie prawa majątkowe, w tym wynagrodzenie czy ekwiwalent za urlop, pracodawca ma obowiązek wypłacić małżonkowi lub innej osobie spełniającej warunki prawne do dziedziczenia. Podobnie bywa z rozliczeniem pracownika względem pracodawcy. Pracownik, który na dzień ustania stosunku pracy ma długi wobec swojego pracodawcy, musi je rozliczyć. Za dług pracownika należy uznać: pożyczkę z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, ale również sprzęt roboczy, odzież czy obuwie. Jeżeli pracownik nie rozliczy się z pracodawcą na czas, ten może go wezwać do rozliczenia, ale nie może samoistnie dokonać potrącenia z wynagrodzenia, ekwiwalentu za urlop czy odprawy. Świadectwo pracy Pracodawca ma obowiązek przekazać niezwłocznie świadectwo pracy w formie pisemnej, pracownikowi lub osobie upoważnionej w dniu ustania stosunku pracy w siedzibie firmy. Szczególne problemy mogą pojawić się wówczas, gdy przed datą ustania stosunku pracy pracownik został zwolniony z obowiązku świadczenia pracy, wobec czego nie stawia się w miejscu pracy. Dodatkowym utrudnieniem może być brak kontaktu telefonicznego z pracownikiem lub sytuacja, gdy zamieszkuje on w innej miejscowości. Dlatego też przepisy przewidują szczególną formę przekazania świadectwa pracy w tych przypadkach, gdy nie jest możliwe jego wydanie pracownikowi lub osobie przez pracownika upoważnionej. W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek w ciągu 7 dni od dnia będącego dniem wydania świadectwa pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami ( 1a r.s.p. oraz art. 97 12 i 13 k.p.) przesłać świadectwo pocztą albo samemu pracownikowi, albo osobie przez niego upoważnionej. Rozporządzenie nie wyklucza w takim przypadku również innych form przekazania świadectwa, np. za pośrednictwem innego pracownika. Przepisy Kodeksu pracy różnicują ostateczne terminy na wystawienie świadectwa odnosząc się do konkretnej sytuacji. Art. 97 k.p. 26-08-2016 8 / 11
11. Jeżeli pracownik pozostaje w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy na podstawie umowy o pracę na okres próbny, umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas wykonania określonej pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy obejmujące zakończone okresy zatrudnienia na podstawie takich umów, zawartych w okresie 24 miesięcy, poczynając od zawarcia pierwszej z tych umów. 12. Świadectwo pracy wydaje się w dniu upływu terminu, o którym mowa w 11. Jeżeli jednak rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy o pracę nawiązanej przed upływem 24 miesięcy przypada po upływie tego terminu, świadectwo pracy wydaje się w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia takiej umowy o pracę. 13. Pracownik, o którym mowa w 11, może w każdym czasie żądać wydania świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem każdej umowy o pracę wymienionej w tym przepisie lub świadectwa pracy dotyczącego łącznego okresu zatrudnienia na podstawie takich umów, przypadającego przed zgłoszeniem żądania wydania świadectwa pracy. Pracodawca jest obowiązany wydać świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia pisemnego wniosku pracownika. W przypadku śmierci pracownika z wnioskiem o wydanie świadectwa pracy może wystąpić członek rodziny zmarłego lub spadkobierca. Prawidłowo wystawione świadectwo pracy powinno zawierać informacje: datę wystawienia, dane osobowe podstawowe, dokładnie określony czas zatrudnienia, od kiedy do kiedy, rodzaj pracy 26-08-2016 9 / 11
wymiar czasu pracy stanowisko tryb i podstawę prawną rozwiązania umowy lub wygaśnięcia stosunku pracy, ilość dni udzielonego urlop wypoczynkowego oraz ilość dni wypłaconego ekwiwalentu za niewykorzystany urlop (informacja za rok bieżący), ilość dni urlopu bezpłatnego i wychowawczego, ilość dni zwolnienia od pracy na mocy art. 188 k.p. ilość dni niezdolności do pracy powstałej w skutek choroby pracownika (poparte zwolnieniem lekarskim ZUS ZLA), za które pracownik otrzymał wynagrodzenie w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy zgodnie z art. 92 k.p. ilość dni, za które pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku z skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 1 k.p. okres odbytej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okres nieskładkowy przypadający w okresie zatrudnienia informacja o zajęciu komorniczym. 26-08-2016 10 / 11
Powered by TCPDF (www.tcpdf.org) Data: Ponadto na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach. Pracownik powinien zostać poinformowany o możliwości odwołania się do Sądu Pracy w terminie 7 dni od dnia otrzymania świadectwa i jego sprostowanie. Ponadto pracodawca powinien dopilnować, aby wyrejestrować byłego pracownika w terminie 7 dni od ustania stosunku pracy z ZUS-u, na formularzu ZUS ZWUA oraz o członków jego rodziny na druku ZUS ZCNA (jeżeli tacy byli uprzednio zgłoszeni). Potwierdzone dokumenty można załączyć do akt osobowych, chociaż przepisy nie nakładają takiego obowiązku. Dokument PIT-11 w trakcie roku pracodawca ma obowiązek wydać tylko na pisemny wniosek pracownika w terminie 14 dni od daty otrzymania. Jeżeli nie otrzyma takiej dyspozycji, to będzie musiał przekazać dokument byłemu pracownikowi najpóźniej do końca lutego następnego roku zgodnie z art. 39 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dowiedz się więcej na temat akt osobowych pracownika i sposobu ich przechowywania. Copyright Wszystkie prawa zastrzeżone 2006-2016 Web INnovative Software Sp. z o.o., Bolesława Krzywoustego 105/21 51-166 Wrocław, biuro@wfirma.pl KRS 0000342082, NIP 8982167294, Kapitał 60 000zł 26-08-2016 11 / 11