Fan page Punktu Informacji Europejskiej Europe Direct Grudzień 2014 Logo zgodne z wytycznymi dotyczącymi zawartości logo PIEED, bez nieostrości, przygotowana w odpowiedniej rozdzielczości (180 x 180 px), z zachowanym wolnym marginesem (wyświetla się 160 x 160 px), wszystkie elementy powinny być widoczne w całości, nieprzycięte. Cover photo grafika dobrej jakości, bez nieostrości, tematycznie związana z UE, otoczeniem lokalnym lub samym PIEED, nie może promować instytucji prowadzącej. Nazwa Nazwa powinna być zbudowana według szablonu: Punkt Informacji Europejskiej Europe Direct - Miasto gdzie: Miasto podają Państwo miasto, w którym znajduje się PIEED 1
Link Link powinien być zbudowany według następującego schematu: https://facebook.com/edmiasto gdzie: Miasto podają Państwo miasto, w którym znajduje się PIEED Informacja o stronie (mapa, godziny) krótka informacja o tym, jakiego typu sprawy można załatwić w PIEED, dokładny adres i telefon (bezpośredni) do PIEED, godziny otwarcia, mapa. Kategoria Należy ustawić następującą kategorię: Organizacja Dodatkowy administrator fan page'a PIEED Każdy PIEED ma obowiązek dodać do administratorów fan page'a osobę wskazaną przez Przedstawicielstwo Komisji Europejskiej w Polsce. Bez uprzedniej zgody Przedstawicielstwa Komisji Europejskiej w Polsce nie wolno go usuwać z listy administratorów. Zasady dotyczące prowadzenia fan page'a Liczba publikacji i ich częstotliwość 5-10 postów w tygodniu, rozłożonych równomiernie na poszczególne dni, Zalecamy umieszczanie jednej publikacji dziennie (jeżeli fan page publikuje mniej niż 7 postów w tygodniu), Dopuszczalne są dwie publikacje dziennie, w takim przypadku zalecany odstęp pomiędzy publikowanymi treściami to min. 3 godziny niedopuszczalne są kilkudniowe przerwy w publikowaniu, niedopuszczalne jest publikowanie kilku postów na raz. Z punktu widzenia odbiorcy wygląda to jak spamowanie. 2
Interakcja monitorowanie fan page a pod kątem aktywności fanów (także wiadomości, które fani piszą do fan page a PIEED): w godzinach 8:00 17:00 należy co 2-3 godziny sprawdzać czy nie pojawiły się nowe komentarze, posty, wiadomości od fanów dobrze jest także, po godzinie 17:00 kontrolować fan page na każdą aktywność fana skierowaną do fan page a powinno się zareagować: udzielając rzetelnej odpowiedzi, pisząc miły komentarz, można też po prostu dać lajka. reakcja powinna być możliwe szybka - w ciągu 3-4 godzin, gdy ktoś napisze przed godziną 17:00 lub następnego dnia rano, gdy ktoś napisał po godzinie 17:00, w przypadku publikacji lub komentarzy fanów, które mogą przedstawiać UE, jej instytucje lub sam PIEED w złym świetle należy reagować możliwe szybko: ukryć komentarz, gdy jest to spam lub bardzo niekulturalna wypowiedź, która nie powinna być widoczna na fan page u PIEED można usunąć komentarz, gdy narusza on prawo lub dobre obyczaje, skontaktować się osobami koordynującymi działania PIEED, gdy sytuacja grozi poważnym kryzysem komunikacyjnym, załagodzić sytuację, gdy kryzys nie jest poważny: zawsze odpowiadamy w profesjonalnym tonie, udzielamy rzetelnych informacji, nie okazujemy emocji i unikamy kontrataków pod adresem autora niewygodnej dla nas wypowiedzi. Udostępnianie treści z innych fan page y i linków ze stron www należy mieć na uwadze hierarchię źródeł to PIEED jest źródłem informacji dla mediów o tym, co się dzieje w instytucjach UE, nie odwrotnie. Zatem nie należy podawać linków typu: gazeta.pl, onet.pl, polityka.pl itp., ale linki do stron Komisji Europejskiej, Parlamentu Europejskiego i innych oficjalnych stron związanych z UE, należy unikać udostępniania materiałów pomiędzy fan page ami PIEED, jeżeli są to informacje o charakterze centralnym, wtedy należy je udostępniać z fan page a źródłowego, czyli np. fan page a Komisji Europejskiej, Funduszy Europejskich itp. lub stworzyć własny post, należy unikać publikowania filmików wykonanych przez instytucje zewnętrzne i opierać się pod kątem konkretnych kampanii na materiałach przygotowanych przez Instytucje UE. Wyjątkiem mogą tu być materiały przygotowane przez fanów fan page'a PIEED. Chęć umieszczenia filmów instytucji zewnętrznej należy każdorazowo konsultować z Przedstawicielstwem KE w Polsce wysyłając odpowiedni link z krótkim uzasadnieniem na adres COMM-REP-WAW-ED@ec.europa.eu, 3
szczególnie skrupulatnie należy respektować prawa autorskie. Jeżeli materiał pochodzi z niesprawdzonego źródła i zachodzi nawet niewielkie podejrzenie, naruszenia praw autorskich, należy zrezygnować z jego publikowania. Zasady szczególne fan page PIEED nie służy do promocji innych podmiotów niż UE i jej instytucje. W szczególności należy na to zwracać uwagę w graficznych elementach fan page a, ale także w treściach publikacji czy w informacjach o miejscach kontaktu. Przykład to rozdawanie kalendarzy szkolnych ED w siedzibach innych instytucji (wyjątek to stoisko PIEED i obecność pracownika PIEED w innej instytucji), gdyż wtedy PIEED ma szansę na bezpośredni kontakt, rozmowę i budowanie świadomości oraz wiedzy o zakresie działań PIEED, skrupulatnie należy stosować się do maili od osób koordynujących sieć PIEED w Polsce zalecającymi opublikowanie określonych treści. Takie treści powinny być publikowane tego samego dnia, w którym przyszła wiadomość lub następnego, zalecamy umieszczanie informacji i zdjęć (najlepiej w formie galerii) z wydarzeń lokalnych, zwłaszcza, gdy PIEED był obecny na wydarzeniu. Informacje o charakterze lokalnym powinny dotyczyć inicjatyw o charakterze społecznym, obywatelskim, kulturalnym, edukacyjnym, raczej nie powinny promować podmiotów komercyjnych (fan page PIEED nie jest bezpłatną powierzchnią reklamową). Grupa dyskusyjna Grupa jest przeznaczona wyłącznie dla Sieci Informacji Europejskiej Europe Direct i administratorzy grupy (pracownicy PKE oraz osoby przez nich wskazane) będą czuwać nad tym, aby osoby postronne nie były jej członkami. Grupa dyskusyjna, służy wymianie informacji i opinii na temat działań Sieci Informacji Europejskiej Europe Direct na Facebooku i poza nim. Na grupie umieszczane będą wspólne ustalenia, co do podejmowanych działań, a także możliwość przedyskutowania w trybie roboczym istotnych problemów i wątpliwości z innymi Punktami Europe Direct lub osobami koordynującymi Sieć Informacji Europejskiej Europe Direct. Jak dołączyć do grupy (tylko poprzez konto prywatne opiekuna profilu PIEED): 1. Proszę kliknąć w link: https://www.facebook.com/groups/340797609439028/ 2. Proszę kliknąć w przycisk Dołącz do grupy 3. Proszę poczekać aż administrator zaakceptuje prośbę o dołączenie do grupy 4
Osoby upoważnione do kontaktu Osobami upoważnionymi do kontaktu z Punktami Informacji Europejskiej Europe Direct są pracownicy Przedstawicielstwa Komisji Europejskiej w Polsce (Jacek Alicki i Justyna Rybacka) oraz inne osoby wskazane przez Przedstawicielstwo Komisji Europejskiej w Polsce. Osoby te odpowiedzą na wszystkie Państwa pytania i wątpliwość związane z prowadzeniem fan page y. Będą również kontaktować się w sprawie nieprawidłowości i błędów związanych z komunikacją PIEED na Facebook.com i będą wymagały od Państwa wprowadzenia stosownych zmian. 5