Zarządzenie Nr 2/11 Kierownika Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Myślenicach z dnia 19.02.2011r. w sprawie wdrożenia Procedur zarządzania ryzykiem w MGOPS w Myślenicach Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 w związku z art. 68 ust. 2 pkt 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009r. nr 157, poz. 1240 ze zm.),w oparciu o Komunikat nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009r. w sprawie standardów kontroli zarządczej oraz 11 Statutu Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Myślenicach, zarządzam, co następuje: 1. 1. Wprowadzam Procedury zarządzania ryzykiem w Miejsko Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Myślenicach, stanowiącej Załącznik Nr 1 do niniejszego Zarządzenia. 2. Obowiązki związane z realizowaniem Procedury zarządzania ryzykiem: a. Obowiązkiem kierownictwa, koordynatorów, osób zajmujących samodzielne stanowiska pracy jest monitorowanie i okresowy przegląd ryzyk zagrażających wykonaniu głównych celów strategicznych i operacyjnych. b. Osoby odpowiedzialne za zarządzanie ryzykiem powinny mieć kwalifikacje wystarczające do identyfikacji ryzyk i ich oceny. c. Raportowanie o wszelkich zdarzeniach zarówno pozytywnych, jak i negatywnych jest obowiązkiem każdego pracownika. 3. Procedury zarządzania ryzykiem stanowią narzędzie zarządzania dla kadry kierowniczej Ośrodka oraz wytyczne dla wszystkich pracowników. Zostały opracowane przy uwzględnieniu specyficznych cech i uwarunkowań środowiskowych Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Myślenicach. 4. Załącznik Nr 2 do niniejszego Zarządzenia stanowi Arkusz ryzyka i metody przeciwdziałania ryzyku, który jest integralną częścią procedury zarządzania ryzykiem. 5. Załącznik Nr 3 do niniejszego Zarządzenia stanowi Zbiorcze zestawienie ryzyk i podejmowanych w Ośrodku działań, określające ryzyka występujące w Ośrodku i wdraża środki zarządcze w działalności Ośrodka dla przeciwdziałania lub zniwelowania ryzyk. 6. Załącznik Nr 4 do niniejszego Zarządzenia stanowi Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej, który jest integralną częścią procedury zarządzania ryzykiem. Wykonanie Zarządzenia powierza się Kierownikowi, Głównej Księgowej i pracownikom Ośrodka. 2. 3. Zarządzenie wchodzi w życie od dnia podania go do wiadomości pracowników z mocą obowiązującą od dnia 1 stycznia 2011 r. 1
Załącznik nr 1 do Zarządzenia NR 2/11 Kierownika MGOPS w Myślenicach z dnia 19.02.2011r PROCEDURY zarządzania ryzykiem w Miejsko Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Myślenicach << Myślenice, luty 2011>> 2
I. Postanowienia ogólne 1. Miejsko Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Myślenicach, zwany dalej Ośrodkiem jest gminną jednostką organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, działającą jako jednostka budżetowa Miasta i Gminy Myślenice, utworzoną w celu realizacji zadań Gminy Myślenice w zakresie zadań własnych i zleconych gminie z zakresu pomocy społecznej oraz przewidzianych innymi przepisami do realizacji przez jednostki pomocy społecznej. 2. Misją Ośrodka jest wspieranie osób i rodzin w wysiłkach zmierzających do zaspokojenia niezbędnych potrzeb i umożliwienie im życia w warunkach odpowiadających godności człowieka. Ośrodek ma na celu pomoc w przezwyciężeniu ich trudnych sytuacji życiowych, których nie są oni w stanie pokonać, wykorzystując własne środki, możliwości i uprawnienia. 3. Celem Ośrodka jest przeciwdziałanie powstawaniu problemów społecznych poprzez aktywizację osób, rodzin i grup zagrożonych marginalizacją, wykluczeniem społecznym na rzecz usamodzielnienia, integracji i reintegracji społecznej oraz zawodowej. Kładzie się wysoki nacisk na profilaktykę w rozwiązywaniu problemów społecznych. W wyznaczonych okresach jednostka sporządza sprawozdania z wykonania poszczególnych zadań. Okresowo dokonuje się także oceny stopnia osiągnięcia i realizacji zaplanowanych zadań. Działania Ośrodka są skierowane na pomoc rodzinom we wzmacnianiu lub odzyskaniu przez nie zdolności do funkcjonowania w społeczeństwie oraz na tworzeniu warunków sprzyjających temu celowi. 4. Realizacja zadań oraz osiąganie celów, dla których Ośrodek został powołany wymaga spójnego i skutecznego podejścia do ryzyka czyli zagrożeń wewnętrznych i zewnętrznych, mających wpływ na jego funkcjonowanie. 5. Procedurą zarządzania ryzykiem objęte są wszystkie sfery działalności Ośrodka oraz pracownicy wykonujący wyznaczone im zadania i cele. 6. Procedury zarządzania ryzykiem zostały opracowane na podstawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych zawartych w Komunikacie Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. i stanowią element systemu kontroli zarządczej funkcjonującej w Ośrodku. 7. 1. Zarządzanie ryzykiem jest nierozłącznym elementem kontroli zarządczej, która stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań statutowych oraz ich jakości 3
w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Zarządzanie ryzykiem jest realizowane na I poziomie kontroli zarządczej. 2. Celem polityki zarządzania ryzykiem jest identyfikacja obszarów ryzyka, oszacowanie ryzyka, a następnie eliminacja lub redukcja ryzyka do akceptowalnego poziomu, przy ograniczeniu kosztów działań zaradczych do niezbędnego minimum. Działania te powinny przyczynić się do bardziej efektywnego i racjonalnego osiągania celów statutowych Ośrodka tj.: 3. Realizacji celów służą: a) podnoszenie świadomości pracowników Ośrodka nakierowanej na zagadnienia z zakresu polityki zarządzania ryzykiem, b) zdefiniowanie obszarów ryzyka i zadań wrażliwych w działalności Ośrodka, c) stały monitoring obszarów ryzyka, d) podejmowanie działań zaradczych prowadzących do redukcji ryzyka do poziomu akceptowalnego. 8. Identyfikacja, ocena i zarządzanie ryzykiem są ściśle powiązane z realizacją celów Ośrodka. Zarządzanie ryzykiem jest jednym z elementów cyklu planowania i podejmowania decyzji. Przebieg procesu zarządzania ryzykiem: 1. Zdefiniowanie wszystkich obszarów ryzyka. 2. Przyjęcie jednolitej metodyki raportowania ryzyk. 3. Funkcjonowanie procesu oceny i przeciwdziałania skutkom ryzyka, obejmującego wszystkie Działy Ośrodka. 4. Ograniczenie ryzyk poprzez adekwatne i terminowe działania awaryjne i naprawcze 5. Ciągły proces analizy ryzyka. 9. W zarządzaniu Ośrodkiem podejmowane są działania mające na celu uświadomienie ryzyka oraz podjęcie mechanizmów zmierzających do monitorowania tego ryzyka przez nadzór, kontrolę, okresowe analizy i bieżące sprawozdania dotyczące realizowanych zadań w stosunku do zakładanych planów. II. Ustalenia szczegółowe Obszary ryzyka 10. 1. Realizacja zadań wynikających z: 1) Gminnej Strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych Miasta i Gminy Myślenice, na lata 2008-2013, 2) Gminnego Systemu Profilaktyki i Opieki nad Dzieckiem i Rodziną, 3) Programu Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie oraz ochrony ofiar przemocy w rodzinie, dla Miasta i Gminy Myślenice na lata 2010-2015, 4) zapewnienia obsługi organizacyjno technicznej Zespołu Interdyscyplinarnego d.s. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie, 4
5) realizacji POKL 6) prowadzenia Centrum Profilaktyczno-Dydaktycznego. 2. Realizacja zadań statutowych w aspekcie zabezpieczenia środków w budżecie (zadania są ograniczone budżetem). 3. Standardy i poziom realizacji zadań w zakresie pomocy społecznej realizowanych przez pracowników Ośrodka w obrębie wszystkich stanowisk. 4. Realizacja zadań zgodnie z procedurami postępowania administracyjnego (terminowość, rzetelność). 5. Gospodarowanie środkami pieniężnymi i majątkowymi Ośrodka (zasoby rzeczowe, majątkowe). 6. Ryzyko naruszenia dyscypliny finansów publicznych podczas realizowania zadań statutowych własnych i zleconych. 7. Zapewnienie ochrony danych osobowych zgodnie z Zasadami bezpieczeństwa przy przetwarzaniu danych osobowych z wykorzystaniem technik informatycznych stanowiących załącznik nr A do Zarządzenia Kierownika MGOPS nr 8/99 z dnia 29 października 1999 i instrukcji określającej sposób zarządzania systemem informatycznym do przetwarzania danych osobowych w Miejsko-Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Myślenicach, stanowiących załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 2/2000, Kierownika MGOPS z dnia 21 stycznia 2000r 8. Realizacja zadań z zakresu zamówień publicznych zgodnie z Regulaminem postępowania przy udzieleniu zamówień publicznych stanowiącym załącznik Nr 1 do Zarządzenia nr 4/09 Kierownika MGOPS w Myślenicach z dnia 4 maja 2009. 9.Standardy i poziom osiągany w obszarze zadań realizowanych w ramach programów przez kierownictwo i poszczególnych pracowników i jednostki. 11. Zarządzanie ryzykiem w szczególności odnosi się do zagrożenia polegającego na zabezpieczeniu odpowiednich środków w budżecie Ośrodka, które umożliwiają właściwą realizację misji Ośrodka i osiąganie jego celów, poprzez realizację zadań statutowych i spełnianie standardów jakości pracy. 12. W Ośrodku dokonuje się ustalania nie rzadziej niż raz w roku identyfikacji ryzyka i jego poziomu w odniesieniu do celów i zadań własnych i zleconych, przy budowaniu planu finansowego na kolejny rok budżetowy. 13. Identyfikacji i oceny ryzyka oraz ustalenie metody przeciwdziałania ryzyku dokonuje się raz w roku w terminie do dnia 31 sierpnia każdego roku kalendarzowego. 5
14. Na podstawie dokonanej identyfikacji ryzyka poszczególni pracownicy sporządzają Arkusz ryzyka i metody przeciwdziałania ryzyku w obszarze ich zakresu obowiązków służbowych, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia, w następującym układzie: Cel - zadanie do realizacji Ryzyko ( kategoria ) dla realizacji wymienionego celu zadania Istotność ryzyka ( ryzyko nieznaczne, ryzyko umiarkowane, ryzyko poważne ) Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka Wpływ ryzyka na ograniczenie realizacji zadań ( ilości i jakości ) i misji jednostki Planowane przeciwdziałania ryzyku. Przyjmuje się następujące kategorie ryzyka 15. 1. Ryzyko działalności (np. realizacja misji Ośrodka, jego celów, poszczególnych zadań). 2. Ryzyko zasobów ludzkich (np. jakość wykonywanej pracy ze względu na nadmiar zadań przyporządkowanych poszczególnym pracownikom, urlopy macierzyńskie, zwolnienia chorobowe, wypalenie zawodowe, rezygnacja z pracy, zatrudnienie nowych pracowników, niesatysfakcjonujące wynagrodzenie). 3. Ryzyko finansowe (np. zabezpieczenie środków na poziomie umożliwiającym realizację zaplanowanych zadań, hipotetyczne przewidywanie potrzeb, terminowość spływania środków finansowych). 4. Ryzyko zewnętrzne (np. uwarunkowania polityczne, zmiana kryteriów dochodowych, zamrożenie środków finansowych, kryzys gospodarczy, rozbudowana sprawozdawczość). Stosuje się następujące poziomy istotności ryzyka 16. 1. Ryzyko nieznaczne (akceptowane) nie wywołuje istotnych zagrożeń dla realizacji zadań. 2. Ryzyko umiarkowane z reguły wywołuje konieczność usprawnienia organizacyjnego, rzeczowego, finansowego dla zrealizowania zadań i podniesienia standardów i jakości usług. 3. Ryzyko poważne stanowi istotne zagrożenie dla zrealizowania zadań, celów i misji Ośrodka, ogranicza możliwość właściwego funkcjonowania, uniemożliwia realizację zadań i osiągania standardów w znacznych obszarach, wywołuje konieczność podejmowania niezwłocznych działań wewnętrznych i na zewnątrz Ośrodka (w porozumieniu z Burmistrzem Miasta i Gminy). 17. Przy ocenie ryzyka należy uwzględniać następujące elementy systemu działalności Ośrodka: 6
1. Wieloletnią prognozę finansową sporządzaną przez Urząd Miasta i Gminy w Myślenicach, w której ujęty jest Ośrodek. 2. Realizację zadań statutowych w kontekście budżetu Ośrodka i planu finansowo rzeczowego. 3. Zgodność z prawem pracownicy zobowiązani są do wykonywania czynności służbowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 4. Skuteczność i efektywność działania pracownicy zobowiązani są do rzetelnego, sumiennego i profesjonalnego wykonywania obowiązków służbowych określonych w Statucie Ośrodka w poszczególnych regulaminach oraz wynikających z indywidualnych zakresów czynności, wyznaczonych w bieżących planach i poleceniach służbowych. 5. Wiarygodność sprawozdań sprawozdawczość statystyczna i finansowa uwzględniająca zasadę zgodności danych, prowadzona terminowo w oparciu o rzetelnie prowadzoną rachunkowość i bieżącym prowadzeniu ksiąg rachunkowych. 6. Przestrzeganie trybu administracyjnego z kodeksu postępowania administracyjnego oraz zagrożeń wynikających z wydaniem decyzji powodujących szkody oraz odpowiedzialnością pracowników za szkody tym spowodowane. 7. Ochrona zasobów Ośrodka materialnych, prawnych i ludzkich poprzez wdrożenie procedur zabezpieczających dostęp do zasobów wyłącznie przez upoważnionych pracowników, zapewnienie ochrony przed zniszczeniem lub utratą danych osobowych, zasobów informatycznych, księgowych i majątkowych (powierzenie pracownikom odpowiedzialności materialnej i służbowej). 8. Zasady etycznego postępowania znajomość zasad obowiązujących w Ośrodku (zawartych w Regulaminach i innych przepisach wewnętrznych) i przestrzeganie ich przez wszystkich pracowników. 9. Efektywność i skuteczność przepływu informacji korzystanie z poziomego (przepływ informacji pomiędzy stanowiskami) i pionowego systemu komunikacji (udzielanie dyspozycji i poleceń służbowych niezbędnych do wykonywania obowiązków). Wykorzystywanie systemu komunikacji poziomej i pionowej w codziennej pracy oraz w trakcie spotkań Zespołu Ośrodka a poprzez to zapewnienie wszystkim pracownikom dostępu do informacji. 10. Prawidłowość gospodarki finansowej, budżetowej i sprawozdawczej szczególna rola Głównego Księgowego Ośrodka, który prowadząc rachunkowość i wykonując wstępne kontrole obowiązany jest do przestrzegania zasad rachunkowości oraz przeciwdziałania przypadkom powodującym naruszenie dyscypliny finansów publicznych. 18. 1. Poszczególni pracownicy, nie rzadziej niż raz w roku dokonują okresowej identyfikacji ryzyka i jego poziomu w odniesieniu do swoich obowiązków służbowych. 2. Po dokonaniu z uwzględnieniem 16 oceny ryzyka pracownicy sporządzają Arkusz ryzyka i metody przeciwdziałania ryzyku wg wzoru stanowiącego załącznik Nr 2 do niniejszego Zarządzenia. i przekazują je do 10 sierpnia każdego roku kierownikowi Ośrodka. 3. Kierownik MGOPS w terminie do 30 sierpnia dokonuje oceny poszczególnych arkuszy i sporządza Zbiorcze zestawienie ryzyk i podejmowanych w Ośrodku działań wg wzoru stanowiącego załącznik Nr 3 do niniejszego Zarządzenia oraz określa i wdraża środki zarządcze w działalności Ośrodka dla przeciwdziałania lub zniwelowania ryzyk. 4. Zbiorcze zestawienie ryzyk i podejmowanych działań w jednostce w danym roku stanowi podstawowy dokument niezbędny dla uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej w MGOPS w Myślenicach. 7
5. W terminie do dnia 31 marca następnego roku Kierownik Ośrodka dokumentuje ten fakt poprzez podpisanie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do niniejszego Zarządzenia. 6. Arkusze ( ) oraz Zbiorcze zestawienie ryzyk i podejmowanych w Ośrodku działań podlegają bieżącemu oraz okresowemu monitorowaniu oraz omawianiu na okresowych naradach pracy organizowanych przez kierownictwo MGOPS, wykorzystywane jest dla poprawy efektywności i usprawnienia kontroli zarządczej ze szczególnym uwzględnieniem wyników ewaluacji wewnętrznych i zewnętrznych oraz wyników kontroli organu sprawującego nadzór oraz organu prowadzącego. 7. W przypadku istotnej zmiany warunków pracy Ośrodka, dokonuje się aktualizacji identyfikacji ryzyka. 8