Poradnik: Jak skutecznie wykorzystać nowe technologie w komunikacji prowadzonej przez komisje dialogu społecznego, dzielnicowe komisje dialogu społecznego oraz warszawskie organizacje pozarządowe Część I Warszawa, 2015 Aldona Zaborowska Prowadzenie Stołecznego Centrum Współpracy Obywatelskiej www.centrumwspolpracy.org.pl
SPIS TREŚCI : CZĘŚĆ I FACEBOOK... 4 1.1 Jak stworzyć prosty i funkcjonalny profil organizacji na Facebooku?... 4 1.2. Podstawowe informacje... 4 1.3 Warstwa wizualna... 4 1.4 Świadomie buduj grupę odbiorców... 6 1.5 Różnorodność postów... 6 1.6 Krótkie i zwięzłe posty... 7 1.7 Harmonogram postów... 7 1.8 Hasztag moda czy funkcjonalność?... 8 CZĘŚĆ II INSTAGRAM... 10 2.1 Jak umiejętnie wykorzystać Instagram jako narzędzie marketingowe?... 10 2.2 Hasztagi (#hasztagi)... 12 2.3 Filtry... 12 CZĘŚĆ III TWITTER... 13 3.1 Twitter jako narzędzie do budowania marki i prowadzenia sprawnej komunikacji... 13 2
Wstęp Poradnik skierowany jest przede wszystkim do przedstawicieli warszawskich organizacji pozarządowych, w tym członków (uczestników) komisji dialogu społecznego i dzielnicowych komisji dialogu społecznego, którzy rozpoczynają działania w mediach społecznościowych. Proponowane przeze mnie rozwiązania mają na celu usprawnienie procesu komunikacji przy wykorzystaniu bezpłatnych narzędzi marketingowych. W tej części poradnika będę starała się przekonać Was, jak ważna dla wymienionych wyżej podmiotów jest spójna i dobrze prowadzona komunikacja i jakie korzyści mogą z tego wynikać dla każdej ze stron. Postaram się też pokazać, jak w przemyślany sposób wykorzystać popularne kanały społecznościowe (Facebook, Instagram i Twitter) do promowania marki, działań oraz przepływu informacji. Aldona Zaborowska Tekst przygotowany na zlecenie Federacji MAZOWIA w ramach projektu Prowadzenie Stołecznego Centrum Wspo łpracy Obywatelskiej wspo łfiinansowanego ze sŕodko w m.st. Warszawy. Publikacja dystrybuowana jest bezpłatnie. Ta praca objęta jest licencją Creative Commons Polska Creative Commons Uznanie autorstwa Na tych samych warunkach 3.0 Polska. Aby zapoznac się z kopią licencji, nalezỵ odwiedzic stronę http://creativecommons.org/licenses/by- sa/3.0/pl/ lub wysłac list do Creative Commons: 543 Howard St., 5th Floor, San Francisco, California, 94105, USA. 3
CZĘŚĆ I FACEBOOK 1.1 Jak stworzyć prosty i funkcjonalny profil organizacji na Facebooku? Sposób, w jaki budujesz wizerunek twojej organizacji w Internecie, świadczy o tym, na ile jesteś profesjonalny w swoich działaniach. Bądź kreatywny, otwórz się na nowe narzędzia marketingowe, jakie proponuje ci Internet. To doskonały sposób na bezpłatną promocję twojej organizacji lub komisji i dotarcie do szerszego grona odbiorców. Facebook jest obecnie najpopularniejszym portalem społecznościowym. Na podstawie raportu fiskalnego za ostatni kwartał 2014 roku, który opublikowano w sieci, liczba jego użytkowników sięga 1,39 miliarda osób, w tym ciągłą aktywność wykazuje więcej niż 890 milionów osób. Praktycznie każda firma i organizacja ma na nim swój profil. 1.2. Podstawowe informacje Gdy stworzysz profil, pamiętaj, aby w zakładce INFORMACJE podać dane adresowe organizacji, jej numer telefonu oraz adres strony internetowej. Zaznaczając na mapie dokładną lokalizację siedziby, pomożesz beneficjentom w zaplanowaniu podróży i wybraniu właściwych środków transportu. W tej zakładce określasz też profil bądź kategorię działalności, np. organizacja pozarządowa. Jeśli nie masz prywatnego konta na Facebooku, nie będziesz mieć możliwości założenia oficjalnego profilu swojej organizacji. Możesz stworzyć fikcyjne konto, którego nie musisz aktualizować umożliwi ci ono jednak założenie konta dla organizacji. 1.3 Warstwa wizualna Warstwa wizualna jest bardzo ważnym elementem profilu; jej atrakcyjność i estetyka sprawią, że twój profil będzie się wyróżniał na tle konkurencji. Zadbaj o to, aby zdjęcie profilowe i zdjęcie w tle były spójne tematycznie i kolorystycznie z twoją organizacją. Publikuj zdjęcia i grafiki będą doskonałym uzupełnieniem informacji tekstowych. Zamieszczając posty, staraj się unikać używania emotikonów (takich jak: buźki, uśmieszki, serduszka) jako uzupełnienia tekstu. Stosowanie ich na oficjalnych profilach nie jest profesjonalne. 4
Jako zdjęcie profilowe ustaw logo organizacji, w tle zaś wykorzystaj grafikę lub zdjęcie związane tematycznie z działalnością organizacji w ten sposób utrwalasz w świadomości odbiorców markę swojej organizacji, sprawiasz, że staje się ona bardziej rozpoznawana. Możesz skorzystać z banków bezpłatnych zdjęć oraz programów do tworzenia ciekawej oprawy graficznej (o tym przeczytasz w drugiej części Poradnika). Poniżej znajduje się zrzut ekranu profilu organizacji działającej na rzecz opuszczonych i osieroconych dzieci w Polsce SOS Wioski Dziecięce. Jako zdjęcie profilowe ustawiono logo organizacji, w tle wykorzystano grafikę z hasłem i zdjęciem związanym tematycznie z działalnością organizacji. Wszystko utrzymano w jednej kolorystyce, spójnej z wizerunkiem organizacji. Źródło: https://www.facebook.com/wioskisos/ 5
1.4 Świadomie buduj grupę odbiorców Gdy roześlesz już wszystkim znajomych zaproszenia do polubienia profilu twojej organizacji i okaże się, że liczba obserwujących jest nadal mała, zastanów się, do jakiej społeczności jeszcze powinny trafić zamieszczane przez ciebie posty: komu mogą być przydatne i kogo zainteresują zawarte w nich informacje. To, w jaki sposób zbudujesz swoją grupę odbiorców, będzie miało także wpływ na późniejsze działania na twoim profilu i możliwość angażowania osób w dyskusję lub wymianę informacji. Wyszukaj na Facebooku organizacje prowadzące działalność podobną do twojej, polub je i zachęć, by i one polubiły twój profil możesz dołączyć krótką informację o tym, czym zajmuje się organizacja i jakie prowadzi działania. Znajdź organizacje sąsiednie, skupione np. wokół konkretnej komisji dialogu społecznego lub prowadzące działania na terenie twojej dzielnicy, miasta. Zabieraj głos w odpowiednich grupach dyskusyjnych, np. Konkursy Warszawa 2016; bądź tam aktywny, informuj także o swoich działaniach. 1.5 Różnorodność postów Dbaj o atrakcyjność zamieszczanych przez ciebie postów. Nie ograniczaj się wyłącznie do pisania. Suche informacje tekstowe mają najmniejszy zasięg (sprawdź statystyki przeczytasz o nich w dalszej części tego Poradnika). Staraj się formułować posty w formie pytań zachęcisz w ten sposób użytkowników do zaangażowania się w dyskusję, wymiany opinii oraz informacji. Zamieszczaj zdjęcia pamiętaj, aby były one związane tematycznie z profilem, a najlepiej przedstawiały osoby związane z organizacją, działania przez nie podejmowane, relacje z konferencji, warsztatów itp. Twórz galerie zdjęć z poszczególnych wydarzeń, oznaczaj na nich uczestniczące osoby i miejsca, w których odbywa się wydarzenie. W ten sposób zwiększysz zasięg publikowanego postu (patrz: wspomniane wcześniej statystyki). Podpisuj krótko zdjęcia, a galeriom nadawaj odpowiednie nazwy, np. Spotkanie Komisji Dialogu Społecznego. 6
Wklejaj linki do innych stron, materiałów są wizualnie atrakcyjnie dla odbiorcy. Koniecznie podaj źródło, z którego pochodzi zaczerpnięta przez ciebie informacja. Pamiętaj, że wymagana jest zgoda na wykorzystanie wizerunku. Taką zgodę powinna podpisać każda osoba uchwycona na zdjęciu, które planujesz opublikować. 1.6 Krótkie i zwięzłe posty Większość informacji zamieszczanych na portalach społecznościowych ma formę krótkich i zwięzłych postów ograniczających się do 30 50 znaków. Taki sposób tworzenia treści sprawia, że można je opublikować jednocześnie w wielu miejscach (Facebook, Twitter, podpis pod zdjęciem na Instagramie). Jeśli uznasz, że twój post wymaga uzupełnienia, wstaw link do źródła informacji, a wpis potraktuj jako nagłówek do tekstu z załącznika. 1.7 Harmonogram postów Posty wrzucaj raz dziennie, o stałej porze. Dla każdego profilu właściwa będzie inna pora precyzyjnie można ją określić na podstawie statystyk profilu (o tym, gdzie ich szukać i jak je odczytywać, przeczytasz w drugiej części Poradnika). Jeśli uczestniczysz w konferencji, spotkaniu komisji dialogu społecznego lub innym wydarzeniu i chcesz podzielić się tą informacją zrób zdjęcie, zamieść je na profilu i dodaj krótki opis. Oznacz uczestników i miejsce, w którym jesteś. Jak to zrobić? Kliknij w zdjęcie; gdy rozpoczniesz wpisywanie imienia lub nazwiska osoby, którą chcesz oznaczyć, Facebook wyświetli listę podpowiedzi. Wybierasz z niej właściwą osobę i w ten sposób zostaje ona oznaczona. W podobny sposób oznaczasz miejsce. Facebook ma bardzo przydatną funkcję, która umożliwia ci zaplanowanie wyświetlenia postów. W oknie głównym profilu, w prawym dolnym rogu, znajduje się przycisk OPUBLIKUJ. Klikając strzałkę, która znajduje się przy nim, rozwiniesz listę opcji. Jedną z nich jest możliwość wpisania wybranej daty i godziny publikacji treści w ten sposób możesz zaplanować posty na kolejne dni. 7
Po zamieszczeniu pierwszych informacji sprawdź statystyki. Przetestuj różne godziny publikacji postów, a następnie porównaj, kiedy pojawiało się najwięcej wejść na profil, a posty zdobywały najwięcej lajków (wszystkie te informacje dostępne są w statystykach). Pamiętaj o konsekwencji: kilka postów zamieszczonych w ciągu jednego dnia o losowo wybranej porze rozproszy komunikat i ograniczy jego zasięg. 1.8 Hasztag moda czy funkcjonalność? Hasztag to słowo poprzedzone znakiem # (z ang. hash). Początkowo wykorzystywano go wyłącznie na Twitterze. Teraz jego funkcjonalność i siłę przekazu wykorzystują również użytkownicy (userzy) innych kanałów społecznościowych. Hasztagi zbierają towarzyszące im informacje w grupy tematyczne, co pozwala na szybkie odszukanie wiadomości na określony temat. Stosując hasztagi na Facebooku, możesz zgrupować w jednym miejscu posty na wybrany temat, np. o zbiórce 1% podatku (#jedenprocent). Użytkownicy, którzy do swojego komunikatu (w widoku publicznym) dodadzą ten sam hasztag, będą współtworzyć ogólnodostępne treści np. o możliwości przekazania 1% podatku dla twojej organizacji. Jeśli zaczniesz używać hasztagów, bądź konsekwentny i dodawaj je przy każdym zamieszczanym poście (możesz każdorazowo dodawać hasztag z nazwą organizacji czy słowem kluczem kojarzącym się z działaniami, np. #komisja #dialog). Czego nie powinieneś robić na Facebooku: - nie lajkuj własnych postów, - nie usuwaj postów zamieszczonych przez innych (chyba że są one niezgodne z prawem), - nie lekceważ umieszczanych opinii, szybko odpowiadaj na wszelkie pytania zadawane przez odwiedzających profil twojej organizacji, dyskutuj. 8
Nie można podać zasad dobrego i efektywnego prowadzenia profilu na Facebooku, które będą uniwersalne dla wszystkich organizacji. Warto jednak wykorzystać funkcjonalności, które pomogą nam w budowaniu komunikacji dobrej, skutecznej i spójnej z działalnością, skierowanej do naszej grupy docelowej. 1.9 Sprawdzaj statystyki W górnym pasku twojego profilu dostępna jest zakładka STATYSTYKI. Dane te są widoczne także na bocznym pasku, pod zakładką PROMUJ. To tutaj można sprawdzić m.in. informacje dotyczące liczby polubień ( lajków ), zasięg postów, liczbę osób, które je zobaczyły, skomentowały czy udostępniły wpis dalej. Na podstawie zamieszczonych statystyk możesz sprawdzić, kto i w jakim celu odwiedza profil, np. czy są to w większości kobiety czy mężczyźni, do jakiej grupy wiekowej należą i o której godzinie oglądali profil. Dowiesz się też, jaki rodzaj postu zdjęcie, link czy status ma największą liczbę wyświetleń, komentarzy, lajków. Wykresy statystyk są bardzo czytelne, a zawarte tam dane weryfikowalne i różnorodne. Wyjdź naprzeciw potrzebom odbiorców i wykorzystaj informacje zawarte w statystykach. Jeśli okaże się, że najwięcej fanów masz np. wśród mężczyzn z grupy wiekowej 25-30 lat, czytających posty o godzinie 9.00 rano we Wrocławiu (wszystkie dane do sprawdzenia w statystykach profilu), zamieszczaj posty właśnie o tej godzinie i staraj się, by były atrakcyjne dla tej grupy odbiorców. 5 kwestii, o których nie można zapominać, prowadząc profil na Facebooku 9
CZĘŚĆ II INSTAGRAM 2.1 Jak umiejętnie wykorzystać Instagram jako narzędzie marketingowe? Instagram jest najbardziej znanym serwisem społecznościowym, w którym nośnikiem informacji jest atrakcyjne, wywołujące emocje zdjęcie. Założenie konta na Instagramie jest bardzo proste, a gdy już to zrobimy, można je zsynchronizować z profilem twojej organizacji na Facebooku. W praktyce oznacza to, że zdjęcia publikowane na Instagramie możesz udostępniać także na Facebooku. Pierwotnie, zgodnie z założeniami twórców, aplikacja była przeznaczona do zdjęć wykonywanych wyłącznie telefonem, które po dodaniu odpowiedniego opisu (z hasztagiem) umieszczano w Internecie. Szybko jednak profesjonaliści wykorzystali Instagram do promowania zdjęć wykonanych także aparatem. Aplikacja dostępna jest na wszystkie mobilne urządzenia i komputery mające stały dostęp do Internetu. Im trafniej dopasujesz hasztag do zamieszczanego zdjęcia, tym większe zyskasz szanse, że to właśnie twoje zdjęcie zostanie wyszukane i powiązane z twoją organizacją. 6 zasad prowadzenia konta na Instagramie 10
Jak wynika z analizy liczby obserwujących (tzw. followersów) na Instagramie, spośród polskich organizacji pozarządowych największą aktywnością wyróżniają się: Fundacja Wielkiej Orkiestry Świątecznej Pomocy (FUNDACJAWOSP) ponad 6 tysięcy obserwujących Fundacja DKMS Polska (DKMS_POLSKA) ponad 6 tysięcy obserwujących Źródło: https://www.instagram.com/fundacjawosp/ https://www.instagram.com/dkms_polska/ 11
2.2 Hasztagi (#hasztagi) Hasztagi (o tym, jak je stosować, pisałam już w rozdziale poświęconym Facebookowi) pomagają uporządkować zdjęcia w serwisie i przypisać je do konkretnej kategorii. Wpisawszy w opisie zdjęcia interesujący nas hasztag, serwis wyświetli obok liczbę postów, w których został on już wykorzystany. Wybieraj hasztagi spójne z przekazem i użyte wiele razy. Dobrze jest znaleźć słowo określające twoją organizację, działania czy formę komunikacji i powtarzać je pod każdym zamieszczonym zdjęciem. Określenie ma być łatwe do zapamiętania. Im krótsze, tym lepiej. #hasztag 2.3 Filtry To jedna z możliwości obróbki zdjęć, jakie daje Instagram. Zastosowanie filtrów może wyróżnić i uatrakcyjnić twój profil. a przy tym jest bardzo łatwe w użyciu. Wybierz filtr, którego będziesz używać do wszystkich swoich zdjęć zamieszczanych na Instagramie, albo zrezygnuj zupełnie z tej opcji i oznacz fotografię hasztagiem #nofilter. To propozycja dla tych instagramowiczów, którzy chcą zaprezentować swój talent i pokazać atrakcyjność zdjęcia bez żadnej obróbki. Wszystko zależy od twojej kreatywności i pomysłu na prowadzenie konta. Pamiętaj jednak, aby działania były ze sobą spójne. Instagram ma też funkcję nagrywania krótkich filmików i umieszczania ich w sieci. Podobnie jak zdjęcia, film możesz przepuścić przez filtr, ustawić początkowe ujęcie, dodać dźwięk i opublikować. Na koniec dodajesz hasztagi. 12
CZĘŚĆ III TWITTER 3.1 Twitter jako narzędzie do budowania marki i prowadzenia sprawnej komunikacji Mogłoby się wydawać, że Twitter służy wyłącznie do komentowania bieżących wydarzeń i przekazywania newsów. Jednak znane marki oraz duże organizacje bardzo prężnie działają na Twitterze, zdobywając tym samym ogromne liczby obserwujących (followersów). Twitter ma wiele rozszerzeń swojej funkcjonalności, dzięki którym możliwa jest bardzo szybka wymiana treści z innymi portalami społecznościowymi, np. Facebookiem. W serwisie tym możesz też publikować zdjęcia czy linki do swojej strony. Najważniejszy jest jednak Tweet czyli zwięzła i konkretna informacja ograniczona do 140 znaków. Publikuj atrakcyjne wpisy, aby czytający chcieli je przekazywać dalej. Używaj hasztagów pozwalają szybko wyszukać konkretne treści. Angażuj innych w dyskusję. 13
5 wskazówek dla użytkowników Twittera Tak swoje profile na Twitterze prowadzą Fundacja Panoptykon i Fundacja Batorego: 14
Źródło: https://twitter.com/panoptykon https://twitter.com/batoryfundacja Każda z tych organizacji ma ponad 3 tysiące obserwujących osób, co oznacza, że do takiej liczby odbiorców dociera każdy nowy wpis przekazywany za pomocą tego kanału społecznościowego. Jeśli umiejętnie wykorzystasz zaproponowane przez mnie kanały społecznościowe i poprowadzisz dzięki nim spójną i przemyślaną komunikację w social media, szybko przekonasz się, że podjęte działania przyniosą organizacji profity. Usprawnią one komunikację, zwiększą rozpoznawalność marki i przyciągną nowych odbiorców. 15